MINNESANTECKNINGAR Handläggargrupen för internationaliseringsarbete

Transkript

1 MINNESANTECKNINGAR Handläggargrupen för internationaliseringsarbete Tid: Plats: C501, Artisten Närvarande: Pernilla Danielsson, Ordförande Douglas Washburn, Sekreterare Christina Aurell, LUN Johan Ahlgren, IMO Sigridur Beck, HFN Karin Dejke, SA Christina Kaspersen, IMO Dora Kos- Dienes, IMO Ilse Hakvoort, UFN Margareta Hanning, KFN Karin Hellqvist, Gästservice Laila Johannesson, NFN Birgitta Karlén, Gästservice Victoria Nilsson Lissvall, SFN Catharina Miklin, HHFN Ulla Nylin, Studentavdelningen Patricia Perla, UFN Erika Qvist, SA Frånvarande fakulteter/enheter: ITFN Studentkåren 1. Välkomnande av Staffan Rydén Rektor Staffan Rydén hälsade alla välkomna på mötet. 2. Mötesordningens godkännande Mötesordningen godkändes med tillägg av följande punkter om Situation i Japan (punkt 3), Implementering av MoveOn (punkt 9.b) och Uppdatering om förtecknande för Erasmus avtal (punkt 9.c) samt övriga frågor (punkt 11) om kurser på engelska och CSN. 3. Situation i Japan Pernilla informerade om att Sashiko och Yasuko har jobbat intensivt med att ta kontakt med in- och utresande studenter under helgen. Alla studenter har varit nåbara och ingen har varit skadad. Alla partneruniversitet har hört av sig och budskapet är att det är svårt att ta

2 sig ifrån Japan och GU har när mötets inte hålls gått ut med en utmaning att kalla hem studenter. Information kommer att gå ut till alla studenter och anhöriga via hemsidan och mejl från centralt håll. Leif Bouvin äger frågan. Kjell Malmgren är huvudsakligen inblandad och Karolina Sahlin ansvarar för försäkringsfrågor. IA har skrivit ett brev från rektorn som kommer att skickas ut till alla japanska universitet GU har ett universitetsövergripande avtal med. Brevet skickas ut till fakulteter om de vill använda det som en mall för brev till partners på institutions- och fakultetsnivå. 4. Bostäder Douglas och Karin presenterade den preliminära fördelningsmodellen som har skickats ut till fakulteterna. Fakulteterna kan höra av sig fram till den 23 mars om de har frågor eller upptäcker felaktigheter i den föreslagna fördelningen. Arbetsgruppen presenterade en alternativ fördelningsmodell baserat endast på HST från inresande studenter, samt den tidigare baserat på både in- och utresande, och öppnande för en diskussion om vilken modell fakulteter föredrar. Under diskussion framkom följande synpunkter: Laila tyckte att det var bra att räkna både inresande och utresande men att modellen kan i inledningsskedet begränsas till endast inresande. SFN föredrar att modellen baseras endast på inresande. SA föredrar att modellen baseras på antal in- och utresande studenter. Med andra ord, fakulteter ser till den modell som ger fördelaktigast utdelning för egen del. Karin H presenterade en reviderad tidsplan. Handläggargruppen ställde sig bakom tidsplanen och gick med på att utse en representant vid varje fakultet att rangordna inresande utbytesstudenter. Arbetsgruppen har skrivit ett förslag på ett brev som kan skickas ut per e-post till alla studenter som har sökt. Alla frågor från våra partneruniversitet eller studenter ska besvaras av Gästservice så att det blir ett enhetligt svar. Åtgärd: Arbetsgruppen lägger till ett tak för studenter som kommer på GU avtal. Doktorander som kommer på utbytesavtal kan inkluderas i fakulteternas rangordningslistor. Eftersom det rör sig om ett litet antal föreslår arbetsgruppen att fakulteter inte behöver komplettera med siffror om doktorander. Förslag på ett standardsvar till studenter/universitet med frågor om boende kommer att skickas till handläggargruppen. 5. International Student Barometer (se bilaga) Föredragande: Christina Kaspersen Christina skickar ut information via ett PM. 6. Global Week (se bilaga) Pernilla redogjorde ett preliminärt program för Global Week. Se bilagan för ett preliminärt program. Jan Eliasson bjuder in talare och föreslår temat Ett öppet Europa. Global Forum som drivs av Åke Magnusson och anordnas vid svenska mässan på måndagen 21 november kommer att ingå i Global Week.

3 Frågor kvarstår angående strukturen av fakulteternas dag och studentmässan. Karolina Riedel kommer att anställas som projektassistent för att jobba med studentaktiviteter under Global Week. IA avvaktar att fatta ett beslut om strukturen av studentmässan tills Karolina tillträder och träffar kårens representanter. Onsdag verkar vara den bästa dagen för fakulteternas dag. Under diskussion framkom följande sypunkter. Fakulteter vill att fakulteternas dag ska ligga under Global Week. Annonsering av fakulteternas dag borde samordnas. 7. Utåtriktade verksamhet från IMO Föredragande: Ulla Nylin Ulla och Christina har besökt ett antal fakulteter och informerat om stipendier som finns för svenska studenter för framförallt utlandspraktik (mycket kortfattad information om utlandsstudier har ingått i presentationerna). Information saknas till icke-svensk talande studenter och Ulla undrar hur information ska spridas till den gruppen. Ett förslag som lades fram är att nya utländska studenter kunde få information om sina möjligheter till stipendier under mottagningsperioden. Åtgärd: Fakulteter som är intresserad av informationspass eller om information som finns i stipendiehandboken kan höra av sig till Ulla och Christina. 8. Avtal De flesta avtal vars avtalstid som har löpt ut har skickats iväg. Det gäller Kochi-universitet, Keio-universitet, Victoria-universitet och sedan tidigare Edith Cowan, och National University of Singapore. Vi har väntat med National University of Singapore eftersom de kräver att våra studenter tecknar en särskild försäkring som kostar ca 250 SEK. GU är på gång att skriva ett universitetsgemensamt avtal med Zhejiang-universitet. Fakulteter som är intresserad att skriva på egna hängavtal borde kontakta IA. Frågan lyftes på internationaliseringsrådet hur GU ställer sig till universitet som inte accepterar Kammarkollegiets försäkring och internationaliseringsrådet föreslår att kostnaden tas på internationaliseringsbudgeten. Åtgärd: IA undersöker frågan tillsammans med IMO och rapporterar på nästa handläggargruppsmöte. 9. Informationspunkter 9.a Internationaliseringsrådets minnesanteckningar Pernilla redogjorde för gruppen minnesanteckningar från senaste IR den 23 mars. 9.b Implementering av MoveOn Föredragande: Christina Kaspersen Christina redogjorde för gruppen status i arbete med MoveOn. Se Christinas mejl den 16:e mars för en tidsplan och detaljerad projektplan. Styrgruppen har beslutat att MoveOn ska vara implementerat som ett universitetsgemensamt system för hantering av internationella studier fr.o.m. den 1 oktober och kommer att vara tillgängligt via medarbetarportalen/citrix i april. Exporter av data kommer att ske i 2 steg. Anneli Hyllner kommer att hålla i ett 1:a utbildningstillfälle i april som kommer att handla om hur vi hanterar avtal i systemet. MoveOn ansvarar för det 2:a

4 utbildningstillfället i augusti/ september som kommer att handla om hur man hanterar studenter i systemet. Fakulteter ska tillfrågas vem som ska ha tillgång till systemet och vilka utbildningsområden som ska finnas i systemet. Bostäder och ekonomihantering (bara delar) kan i dagsläget inte hanteras i MoveOn. Under diskussionen framkom följande synpunkter; Det finns vissa brister i dagens avtalsdatabas och det är viktigt att alla man säkerställer att alla mobilitetsavtal finns med i MoveOn när data har migrerats. Viktigt i sammanhanget är att man tydlig när man begär information om utbildningsområde så att information är anpassad för studenter. 9.c Uppdatering om förtecknande för Erasmus avtal Föredragande: Johan Ahlgren Ett fåtal fakulteter har haft ett önskemål att skriva på sina egna Erasmus avtal. Punkten togs upp först vid handläggargruppsmöte den 14 oktober. Johan informerade att ett dokument har skickats till Mats som ger fullmakt till fakulteter att skriva på sina egna Erasmus avtal. 9.d Tillgängligheten för utbytesstudenter vad gäller SFN:s kurser nästa år Föredragande: Victora Nilsson Lissvall Victoria informerade att det blir platsbrist på SFN vid nästa år och de kommer att begränsa platser till utbytesstudenter från andra fakulteter. Representanter i handläggargruppen uppmanas att sprida information vidare till fakulteterna. 9.e Mottagningsverksamhet Internationella studenter Douglas informerade att studentavdelningen har bildat en arbetsgrupp för att se över stödoch mottagandeverksamhet och kommunikation med internationella studenter. Syftet är att ge bättre förutsättningar för denna grupp att genomföra sina studier samt öka trivseln under deras tid vid Göteborgs universitet. Adam Lindgren vid antagningsenheten är sammankallande för arbetsgruppen. I arbetsgruppen ingår Adam Lindgren (sammankallande), Mats Edvardsson (ej som ordinarie), Kerstin Jönsson (studentavd.), Birgitta Rorsman och Douglas Washburn. 9.f Uppdatering om Erasmus stipendier för icke-europeiska studenter Föredragande: Johan Ahlgren Johan informerade att de flesta lärosäten i Sverige kräver att studenter läser ett år innan de kan ansöka om utbytesstudier. Nya regler som finns inom Erasmus möjliggör att studenter som har medborgarskap utanför EU/EES länder kvalificeras för Erasmus stipendier. Införandet av studieavgifter komplicerar detta eftersom avgifter ska bli fullkostnadstäckande och i avgiften är inte inräknad eventuella kostnader för utbytesverksamhet. Enligt Mats Edvardsson måste frågan upp på en högre nivå eftersom vi har riktlinjer från IPK som säger en sak och regeringen säger en annan sak. 9.g Betalande studenter: förstahandssökande Siffror skickas ut till handläggargruppen via e-post. 10. Resor och konferenser 10.a APAIE Catharina Miklin informerade kort om APAIE-konferensen. Det är en ganska liten konferens. Huvudsyftet är att träffa partners och potentiella partners och sessions håller en lägre nivå än EAIE-konferensen.

5 10.b NAFSA Douglas W, Birgitta Rorsman (IMO), Dora Kos-Dienes (IMO), Catharina Miklin (HHFN) och Kajsa Gerdin (HHFN) deltar i NAFSA-konferensen. Konferensen är ett bra tillfälle att träffa befintliga partners och ger även en viss chans att knyta nya kontakter. Fakulteter som inte deltar med egen representation kan kontakta IA om ni vill knyta nya kontakter eller kontakta befintliga partners. Mer information kommer att skickas ut per mejl från IA. 12. Övriga frågor 12.a Kurser på engelska information på GU:s hemsida Douglas informerade att under våren kommer ett större arbete med att utveckla kurs- och programsidorna att starta där en översyn av GU:s kursutbud till utbytesstudenter på engelska kommer att ingå i arbetet. Frågan ligger hos Malin Lindholm, Ingegerd Sigfridsson och Lena Kolvik. Uppdatering efter handläggargruppsmötet: Lena Kolvik har bett IA att driva frågan vidare tillsammans med Ingegerd Sigfridsson och representanter från IMO. 12.b CSN punkt Karin efterfrågande information om CSNs rutiner när det gäller utresande utbytesstudenter och undrade om det fanns nya regler eftersom vissa utresande studenter har varit tvungen att skicka intyg till CSN från våra partneruniversitet. Enligt CSN gäller följande regler. Utresande utbytesstudenter måste alltid stryka terminstider. Vad som accepteras som intyg beror på om studenten följer vanliga terminstider på värduniversitetet. Om studenten följer vanliga terminstider räcker det med ett utdrag från t.ex. värduniversitetets kurskatalog eller hemsida. Det behöver inte vara ett personligt intyg. Om studenten avviker från värduniversitetes normala terminstider måste studenter stryka tiderna med personliga intyg som t.ex. antagninsbesked eller liknande. Om studenten ska läsa förberedande språkkurser kan studenten skicka in information om språkkursen. Det måste inte vara ett personligt intyg. Douglas undersöker vilka rutiner som gäller när studenters antal veckor inte överensstämmer med det antal HP de tillgodoräknar. 13. Nästa sammanträde 13 april på fm tillsammans med internationaliseringsrådet i Gula Salongen. Douglas återkommer med exakt vilken tid som gäller. Det blir max 3 timmar kl 9-12.