ANVÄNDARMANUAL FAKTURERA

Transkript

1 Version 1.9 Datum: Sida 1 av 31

2 Innehåll... 1 Innehåll... 2 Fakturera... 4 Information... 4 Företagsuppgifter... 5 Bokförings konton... 6 Logotype... 7 QR-Barcode... 7 Högerställ kund info/adress på pdf fakturan... 7 Spara fakturor till Excel... 7 Artiklar... 8 Kunder... 9 Moms Valuta Miniräknare Verktyg Skapa en faktura Du kan välja annan moms Omvänd byggmoms Fritext Kreditfaktura Rabatt Skapa PDF Mapp innehåll (struktur) i Faktureraprogrammet Exempel på en skapad faktura Nu kan du skriva ut fakturan och skicka den till kunden Faktura pdf på Engelska ROT/RUT faktura Offert Exempel på hur du skapar en offert Exempel på en skapad pdf offert Påminnelse faktura Exempel Påminnelse faktura Exempel Inkassokrav Statistik Exempel på fakturor i Excel Pivottabell i Excel Version 1.9 Datum: Sida 2 av 31

3 Diagram i Excel Version Version 1.9 Datum: Sida 3 av 31

4 Fakturera Programmet är mycket enkelt att använda, när du startar programmet kommer du till följande bild. Dina fakturor sparas som en pdf fil och i en csv fil som går att öppna i ex. Excel för statistik över alla fakturor som du skickat. Du kan enkelt se hur mycket du fakturerat under året, eller till en kund. Toltip om du har muspekaren ovanför en knapp eller ett fält så ger programmet en förklarande text. Information Användarmanual Användarmanual Excel Installationsanvisningar Licensvillkor Version 1.9 Datum: Sida 4 av 31

5 Företagsuppgifter För att komma igång med programmet behöver du lägga till uppgifter om ditt företag. Gå till fliken Företagsuppgifter. Fyll i uppgifter om ditt företag. Version 1.9 Datum: Sida 5 av 31

6 Fakturanummer här kan du fylla i det nummer (måste vara ett heltal) som dina fakturor ska börja med, det räknas sedan upp med ett när du trycker pdf faktura. För att använda egen fakturanummerserie bocka i "Eget fakturanummer", om du vill ha årtal som prefix till fakturanummer bocka i Årtal som prefix. Om du inte bockar i Eget fakturanummer kommer programmet att använda datum och tid som fakturanummer. Fyll i resterande företagsuppgifter och klicka på (Spara) när du är klar. Bokförings konton Om du vill skriva ut kopior med konteringsinformation till din bokföring. Fyll i dina konton som du använder i bokföring, med toltip kan du se vanligen använda konton. Bocka i Skriv ut bokförings uppg. och välj bokföringsmetod, standard är Faktureringsmetoden men du kan byta till Kontantmetoden om det är den du använder. Exempel på Faktura kopia med konteringsuppgifter. Förhandsgranska Finns möjlighet att ändra teckenstorlek i förhandsgranskningen, måste vara ett heltal default är 12. Version 1.9 Datum: Sida 6 av 31

7 Logotype Bocka i Logotype på fakturan, om du vill få en logotyp utskriven på pdf fakturan. Logotypen ska sparas tillsammans med programfilerna i mappen Fakturera\f_images och heta logo.jpg Det finns en exempel logo.jpg som följer med programmet, byt ut den mot din egen. Om du inte vill ha en logotype på fakturan lämna fältet tomt, då skrivs ditt företags namn istället. Storleken på logotypen ska vara ca pixlar (bred) * pixlar (hög), förhållandet är viktigt. Har du en fyrkantig logotyp lämnar du en sida vit så att den blir rektangulär, då kommer den att fungera. QR-Barcode Klicka i info som QR-barcode, då kommer info även att skrivas ut som QR-barkode på pdf fakturan. Högerställ kund info/adress på pdf fakturan Klicka i Kund uppgifter högerställd på pdf fakturan, då kommer kunduppgifterna att skrivas till höger istället för till vänster. Spara fakturor till Excel, om detta är bockat kommer programmet att löpande fylla på en csv-fil med alla dina fakturor, med den kan du enkelt göra statistisk på vad du fakturerat under året. Version 1.9 Datum: Sida 7 av 31

8 Artiklar Du kan fylla i artiklar direkt i programmet, men om du vill välja fördefinierade artiklar. Gå till fliken Artiklar, där kan du skriva in dina tjugo vanligaste artiklar, med det pris som du vill ha för varje artikel. Du kan även fylla i förvalt antal, default är 1. Fyll i dina artiklar och klicka på spara. Version 1.9 Datum: Sida 8 av 31

9 Kunder Du kan skriva in en kund direkt i programmet, men om du vill lägga upp dina vanligaste kunder går du till fliken Kunder och fyller i upp till tjugo av dina vanligaste kunder. Rabatt kan fyllas för respektive kund, skriv 0.00 om du inte vill ge rabatt (för att ge ex. 30 % rabatt skriv 0.30). Klicka i pdf på Engelska om du vill få fakturan utskriven på Engelska för kunden. Version 1.9 Datum: Sida 9 av 31

10 Moms Fyll i din moms sats, för definierat är dom vanliga moms satserna. Valuta Här kan du fylla i aktuella valutakurser, klicka på för att komma till en webbsida som innehåller information om valutakurser. Fyll i kurser och klicka på spara. När du klickar på Faktura visas belopp i SEK och du kan välja en annan valuta för att se vad intäkten blir i vald valuta. Version 1.9 Datum: Sida 10 av 31

11 Miniräknare Det finns en enkel miniräknare om du behöver räkna lite. Verktyg Öppna kopia av csv fil i associerat program ex. Excel. Öppna katalog med csv filer som innehåller alla sparade pdf fakturor, se exempel nedan. Rensa förhandsgranskning och fakturerings uppgifter. Rensa alla fält och återställ till default. Version 1.9 Datum: Sida 11 av 31

12 Skapa en faktura Nu är du redo för att skapa en faktura. Klicka på fliken Förhandsgranska, för att kunna förhandsgranska din faktura innan du sparar den som pdf. Välj artiklar eller skriv in egen text, pris och antal. Välj kund, eller fyll i egen text på den kund dom du ska fakturera. Se bilder för exempel. Klicka på (Miniräknare) för att räkna ut Summa, Moms, Totalt pris, för att skapa fakturadatum, leveransdatum, fakturanummer, betaldatum och förhandsgranskning. Du kan ändra Leveransdatum till eget datum eller månad, annars föreslår programmet dagens datum. Version 1.9 Datum: Sida 12 av 31

13 Du kan välja annan moms Tryck på Miniräknare för att räkna om och förhandsgranska. Omvänd byggmoms Om du klickar på Omvänd byggmoms skapas en faktura utan moms med uppgifter om omvänd byggmoms på fakturan. Då måste även kunden ha sitt VAT(momsregistrerings nummer) ifyllt. När du gjort det klicka på Miniräknare för att räkna om. Fritext Fyller du i Fri text fält på fakturan, så kommer texten ut på fakturan när du klickar på Miniräknare. Version 1.9 Datum: Sida 13 av 31

14 Kreditfaktura Klickar du i Kreditfaktura, fyll i Fakturanummer som ska krediteras. Då skapar programmet en kreditfaktura med (minus) på alla artiklar, klicka på Miniräknare för att räkna om. Rabatt Du kan fylla i rabatt och lämna rabatt på priset, detta kan för definieras per kund. Men du kan också ändra eller lägga till valfri rabatt när du skapar fakturan. Rabatten räknas ut när du klickar Miniräknare Version 1.9 Datum: Sida 14 av 31

15 Skapa PDF När du är klar med fakturan och allt ser bra ut, klicka på pdf faktura, nu skapar programmet en pdf som får namnet Faktura_fakturanummer.pdf. Fakturan öppnas automatiskt med det program som är associerat med pdf filer. Den sparas Fakturan sparad i katalogen f_pdf, som innehåller alla dina skapade fakturor/kreditfakturor/offerter. Se bild för exempel. Mapp innehåll (struktur) i Faktureraprogrammet f_pdf innehåller dina skapade fakturor och offerter. f_images innehåller din logotype, som ska heta logo.jpg f_files innehåller alla sparade uppgifter. f_data innehåller alla csv filer för statistik. f_doc innehåller all dokumentation, användare manual, installationsanvisningar, licensvillkor och readme. f_pictures innehåller en ico logotype som kan användas när man skapar en genväg till programmet. lib innehåller programfiler (jar-filer). Version 1.9 Datum: Sida 15 av 31

16 Exempel på en skapad faktura Nu kan du skriva ut fakturan och skicka den till kunden. Du kan även e-posta den till kunden och spara porto. Version 1.9 Datum: Sida 16 av 31

17 Faktura pdf på Engelska Bocka i pdf på Engelska (det kan för väljas per kund). Klicka på Miniräknare, pdf faktura. Nu får du en pdf faktura på Engelska, detta fungerar bara för en vanlig faktura. Kreditering/ROT/RUT/Påminnelse/Omvänd byggmoms fakturor är bara på Svenska. Version 1.9 Datum: Sida 17 av 31

18 Exempel faktura på engelska Version 1.9 Datum: Sida 18 av 31

19 ROT/RUT faktura Klicka på fliken ROT/RUT Avdrag och fyll i uppgifter Fastighetsbeteckning Köparens personnummer Arbetskostnad exklusive moms Om du vill ändra Text1-4 eller avdrag i % full i nya uppgifter och spara. Klicka på Miniräknare Version 1.9 Datum: Sida 19 av 31

20 Arbetskostnad hämtas från ROT/RUT Avdrag och fylls i Artikel rad 1. Fyll därefter i eventuella övriga kostnader på artiklar. Klicka sedan på Miniräknaren och pdf faktura. Version 1.9 Datum: Sida 20 av 31

21 Faktura med ROT/RUT avdrag skapas Version 1.9 Datum: Sida 21 av 31

22 Offert Offerter skapas på exakt samma sätt som fakturor. Texter på offert kan anpassas om du klickar på fliken Offert Skriv in önskade texter och klicka på Spara Gör sedan på samma sätt som att skapa en faktura men klicka i stället på, Skapa Offert Miniräknare och pdf offert då kommer programmet att skapa en offert. Version 1.9 Datum: Sida 22 av 31

23 Exempel på hur du skapar en offert Version 1.9 Datum: Sida 23 av 31

24 Exempel på en skapad pdf offert Version 1.9 Datum: Sida 24 av 31

25 Påminnelse faktura Klicka på fliken Påminnelse Fyll i fakturanummer för faktura du inte fått betalt för. Fyll i totalkostnaden för obetald faktura inklusive moms. Fyll i förfallodatum för obetaldfaktura (format ÅÅÅÅ-MM-DD). Fyll i fakturadatum för obetaldfaktura (format ÅÅÅÅ-MM-DD). Klicka på Miniräknare, nu räknar programmet ut upplupen ränta enligt formel: (totalkostnad * ränta * antal dagar) / 360 Välj vad du vill ta med på fakturan: o Påminnelsekostnad o Räntekostnad o Inkassoavgift (brukar skickas efter 1:a påminnelsen), om du vill skicka ett Inkassokrav, klicka Ta med. Då skapas ett Inkassokrav istället. Se bild nedan för ett exempel på hur du fyller i uppgifter. Skapa sedan påminnelse faktura på vanligt sätt, välj / fyll i kund, Klicka på Miniräknare, pdf faktura. Så skapar programmet en påminnelse faktura. Du kan ändra för ifyllda uppgifter för ränta, påminnelseavgift, inkassoavgift och texter. Klicka på spara knapparna efter ändring så sparas dina uppgifter till nästa gång. Version 1.9 Datum: Sida 25 av 31

26 Exempel Påminnelse faktura Version 1.9 Datum: Sida 26 av 31

27 Exempel Inkassokrav Version 1.9 Datum: Sida 27 av 31

28 Statistik Programmet exporterar automatiskt alla fakturor som du skapar till en csv fil. Med den kan du enkelt skapa statistik och undersöka, hur mycket du har fakturerat i år, till vilka kunder, vilka artiklar etcetera. Du kan vrida och vända på data precis som du vill skapa rapporter, tabeller och diagram över din försäljning. Nedan ser du exempel på vad du kan få ut. För att programmet ska exportera till csv fil måste Företagsuppgifter. vara bockat i När du väljer att skapa en pdf faktura kommer programmet automatiskt att lägga in fakturan i filen. I Verktyg kan du klicka på för att öppna dina fakturor. Klicka på för att öppna mappen där dina csv filer är lagrade. Exempel på fakturor i Excel Version 1.9 Datum: Sida 28 av 31

29 Pivottabell i Excel Version 1.9 Datum: Sida 29 av 31

30 Diagram i Excel Version 1.9 Datum: Sida 30 av 31

31 Version Kort information om vilken version av programmet som du har och vilka nyheter som finns i respektive version. Version 1.9 Datum: Sida 31 av 31