Upphandling, avtal och inköp

Transkript

1 Upphandling, avtal och inköp

2 Tibro kommuns inköp Kommunen gör inköp för 170 miljoner/år!

3 Upphandlingsprocessen

4 Vad styr kommunens upphandling? Lagen om offentlig upphandling (LOU) Styrdokument: Upphandlingspolicy och Riktlinjer för inköp Nyttja de konkurrensmöjligheter som finns Agera affärsmässigt och objektivt Hela och rena leverantörer Större och samordnade inköp ger bättre priser ramavtal

5 Ramavtal Täcka kommunens samlade behov av en produktgrupp Lika villkor för alla enheter i kommunen Ofta 2 år med möjlighet till 1+ 1 optionsår Villkor som reglerar avrop/beställningar Skyldighet att använda

6 Direktupphandling När värdet är ringa och avtal inte finns Upphandling utan formkrav Konkurrens, tillfråga 3 leverantörer på marknaden Tillvägagångssätt (telefon), mejl eller annons i databas Dokumentationskrav över kronor, samt kontakta inköpssamordnare Motivera! Beloppsgräns för direktupphandling = kronor, gäller för hela kommunen uppdelning får aldrig ske i syfte att kringgå annonsering!

7 Avtalstrohet Inköp enligt upphandling! Annars risk för skadeavgifter, stämning, skadestånd till befintlig leverantör Besparingspotential Bra underlag för statistik Effektivare fakturahantering

8 Hur går vi tillväga? Behöriga beställare beställa på befintliga ramavtal Direktupphandlare genomföra direktupphandlingar där avtal inte finns

9 Riktlinjer för inköp

10 En expert nära dig!

11 Genomförandeplan inköpsorganisation september oktober november december 2019 Styrdokument antas Avstämning i ledningsgrupper Upphandlingspolicy Riktlinjer för inköp Förvaltningarna lämnar förslag på namn och funktioner för de olika rollerna senast 30 okt. Behöriga beställare Direktupphandlare Inbjudan till utbildningstillfälle. Utbildning av genomförs, kartläggning av behörigheter samt överblick i Raindance. Inköpsorganisation implementerad 1 jan 2019!

12 Strategi upphandling/inköp Information, stöd och utbildning Inköpsorganisation Styrdokument för inköp E-handelsutveckling

13 Det ska vara lätt att göra rätt!

14 Kvalitetssäkrade inköp Information: Inredan, nyhetsbrev Inköpskatalogen: sökfunktion, -ord E-handel i Raindance: utbildningsinsatser Rekvisitioner Inköpsnätverk Inköpsanalys: uppföljningsrapporter

15 Hur gör vi i praktiken?

16 Inköp på stan Den nya inköpssamordnaren behöver köpa en lagbok och lite annan facklitteratur. Det finns en bokhandel i stan och ett inköp där gynnar ju den lokala handeln! Väl där kan man ju även passa på och köpa lite pennor och färgglada block till hela enheten det behövs ju alltid. Hur ska inköparen tänka?

17 Leveranskoll Förskolan Tallkotten har beställt frukt och grönt från den upphandlade leverantören till den årliga utflykten. Vid leveransen visar det sig att bananerna är övermogna, äpplena missfärgade och förpackningarna sönder. Beställaren påtalar detta till leverantören men får till svar att det blir så ibland. Hur ska beställaren tänka?

18 Fakturafunderingar Fakturan för leveransen av frukt och grönt anländer till förskolan Tallkotten. Utöver kilopriset för den beställda frukten och grönsakerna tillkommer det kostnader för frakt, emballage och en särskild administrationsavgift. Beställaren ifrågasätter om detta är korrekt men får till svar från leverantören att det stämmer för vi gör ju inte detta gratis. Hur ska beställaren tänka?

19 Goda referenser Kommunens årsredovisning ska tryckas upp enligt den grafiska profilen. Inköpssamordnaren har till uppgift att upphandla en lämplig leverantör, men råkar också känna en kompis som jobbar i branschen och visst är väldigt bra på det hon gör. Det rör ju sig inte om så mycket pengar och spar ju på allas tid om hon får uppdraget. Dessutom kommer resultatet garanterat att blir toppenbra! Hur ska inköparen tänka?

20 Vi vill inte ha ett urspårat tåg..

21 Tack! Maria Peltola Inköpssamordnare