Protokoll ordinarie föreningsstämma

Transkript

1 Protokoll ordinarie föreningsstämma Dag Plats Önneredshallen, Påvelund Tid kl 19:00-21:30 Närvarande: 49 fastigheter enligt bilaga 1 1 Stämmans öppnande Roland Norlén (RN) hälsade alla välkomna samt inledde stämman med följande anförande. I år har inga större händelser skett i vår samfällighet under Infrastrukturen har i stort fungerat bra. Vi har gemensam förvaltning av värme, varm och kallven, avlopp, Internetuppkoppling samt Kabel TV med 18 kanaler. I förvaltningen ingår även underhåll och reparation samt nödvändiga förbättringar av anläggningarna. Samfälligheten har ledningar för värme och ven på vindarna i radhusen. Ledningar för bredband och kabel TV finns under mätartavlan i hallen. Avlopp finns från fastigheterna. Samfällighetsföreningen har enligt stadgarna rätt få tillträde till radhusen för inspektion och underhåll av samfällighetens anläggningar. Samfällighetsföreningens verksamhet är fastlagd genom beslut av lantmätare, anläggningsbeslutet. För föreningen gäller även lagen om samfällighetsföreningar. För samfällighetsföreningen finns också stadgar. Anläggningsbeslutet är ramen för verksamheten. Lagen och stadgarna ger närmare regler för hur verksamheten skall bedrivas. Medlem som anser föreningsstämmans beslut inte följer anläggningsbeslutet, lagen eller stadgarna kan överklaga beslutet till domstol. Vi får varje år nya medlemmar i samfällighetsföreningen eftersom det är fastigheterna som är medlemmar i föreningen. Den som köper ett radhus i området blir automatiskt medlem i samfälligheten samtidigt som säljaren lämnar samfälligheten. Medlemskapet förvaltas av ägarna till fastigheten, har radhuset mer än 1 (en) ägare, måste alla ägare delta i beslut för fastigheten. Frånvarande ägare kan ge fullmakt till närvarande fastighetsägare. Medlem har möjlighet påverka verksamheten genom kontakta styrelsen. Inlämnas ett förslag som en formell motion ställd till föreningsstämman den 31 januari är styrelsen skyldig med sitt yttrande över motionen ta upp medlemmens förslag på nästa ordinarie föreningsstämma. Stämman får inte besluta i ett medlemsförslag som inte i förväg är berett av styrelsen. Styrelsen konstaterar samfällighetens ekonomi är god även om likviditeten är i minsta laget. Underhållsfonden som är tvingande enligt lag behöver växa. Styrelsen har som ambition kunna behålla samma utdebitering kr/ kvartal under några år framåt. Protokoll ordinarie föreningsstämma Sid. 1 (7)

2 Ordförande öppnade därefter föreningsstämman. 2 Val av ordförande för stämman Till ordförande för stämman utsågs Roland Norlén. 3 Val av sekreterare för stämman Till sekreterare för stämman utsågs Dan Pettersson. Anteckning: Dan Pettersson har i e-post meddelat han inte längre står till förfogande som sekreterare för föreningsstämman. Stämmoprotokollet har därför förts av stämmans ordförande bilaga 8 4 Justering av protokoll Till justera dagens protokoll jämte ordföranden utsågs Barbro Gustavsson och Jacob Claesson. 5 Fastställande av dagordningen I det utsända materialet inför stämman fanns en dagordning (sid. 2). Dan Pettersson, Sam Merafzoon, Peter Flood m. flera yrkade på punkt 12 skulle tas bort från den föreslagna dagordningen. Grunden för yrkandena var styrelsen, efter en votering med röstsiffrorna 3-2 beslutat, för egen del avslå arbetsgruppens förslag till Individuell mätning och debitering (IMD). Samfällighetens ordförande Roland Norlén hade därför överskridits sina befogenheter genom ta upp punkten på föreningsstämman. Enligt Sam Merafzoon m. fl. var frågan slutligen avgjord genom styrelsens beslut. Roland Norlén, Marie Follin och Stefan Nilsson med flera påminde stämman om på föregående ordinarie föreningsstämma fanns en motion om styrelsen skulle återkomma till 2018 års ordinarie föreningsstämma med en redovisning av styrelsens uppfning i sak. För verkställa det tidigare stämmobeslutet var styrelsen tvungen dels redovisa sin uppfning om IMD samt dels genomföra en behandling av motionen i sak. Omständigheterna redovisades på sid 18 i stämmomaterialet. På sidorna 19 och 20 i stämmomaterialet fanns ett förslag från 3 enskilda styrelsemedlemmar i samfälligheten stämman skulle fa ett inriktningsbeslut om införa IMD. Därefter skulle en fullständig upphandling ske med en redovisning av fördelar och nackdelar. Möjlighet fanns givetvis för alla medlemmar i en sakbehandling framföra sin uppfning och vid en avslutande omröstning ta ställning till sakfrågan, skall samfällighetsföreningen ta ett inriktningsbeslut eller inte. Bilaga 9 Ett positivt inriktningsbeslut innebar arbetet fortsätter på för ta fram mer relevanta kostnader och påbörjar en upphandling av IDM inför ett slutligt beslut på en extra stämma under hösten Ett nej till förslaget om ett inriktningsbeslut hade inneburit motionen därmed var slutbehandlad. Det noterades också Sam Merafzoon, Petter Flood, Dan Pettersson delat ut ett flygblad till en del av samfällighetens medlemmar med en delvis felaktig information i sakfrågan. Bilaga 7 Efter det saken hade diskuterats klart, beslutade stämman med acklamation ta bort punkten 12 från dagordningen. Protokoll ordinarie föreningsstämma Sid. 2 (7)

3 Mot beslutet reserverade sig Roland Norlén, Marie Follin, Stefan Nilsson och Ingemar Gustavsson eftersom stämmans beslut innebar ett avsteg från 14 i samfällighetsföreningens stadgar, om en medlem har rätt till en saklig behandling av en motion som inkommit i tid. I övrigt fastställdes dagordningen med 2 tillägg under punkten 21 övriga frågor 1. Varför fick inte alla medlemmar det utdelade flygbladet från Sam Merafzoon 2. Information av Göran Winberg 6 Fråga om stämman utlysts i behörig ordning Mötesdeltagarna fann stämman utlysts i behörig ordning. 7 Styrelsens förvaltningsberättelse inklusive årsredovisningen RN föredrog styrelsens förvaltningsberättelse och årsredovisning. godkänna styrelsens förvaltningsberättelse och årsredovisning för år 2017 bilaga 2 8 Beslut om fastställande av a. Förgående års resultat RN föredrog årets resultat kr fastställa 2017 års resultat till kronor. b. Fastställande av balansräkningen fastställa den i förvaltningsberättelsen redovisade balansräkning per c. Avsättning till underhållsfonder RN föredrog styrelsens förslag avsätta kr till underhållsfonden. fastställa styrelsens förslag till underhållsfonden samt överföra resterande belopp till ny räkning. 9 Revisorernas berättelse Eivind Larsson föredrog revisorernas berättelse för år anteckna revisorernas berättelse bilaga 3 10 Ansvarsfrihet för styrelsen enligt revisorernas förslag bevilja styrelsen ansvarsfrihet. Protokoll ordinarie föreningsstämma Sid. 3 (7)

4 11 Styrelsens förslag till underhållsplan fastställa den redovisade underhållsplanen bilaga 4 Punkt 12 har utgått, se 5 ovan. 13 Styrelsens förslag till budget och utdebitering RN presenterade styrelsens förslag till budget för 2018 samt förslag till utdebitering. fastställa styrelsens förslag till budget för 2018 bilaga 5 fastställa den framlagda debiteringslängden bilaga 6 14 Ersättning till styrelsen och revisorerna Jacob Claesson föredrog valberedningens förslag av ersättning till styrelsen och revisorerna samt specialarvode enligt följande: Ordförande Sekreterare Verkställande ledamot Övriga ledamöter Revisorer Valberedning Suppleanter 0.- Mötesarvode Specialarvode Styrelsen äger rätt besluta om arvode skall utgå till person som gör en arbetsinsats utöver det åtagande som anses rimliga ingå i dennes åtagande. Kostnader får dock ej vara högre än om en konsult hade anlitats. Beslut skall fas av styrelsen före arbetsinsatsen påbörjas. Sam Mehrafzoon lämnade ett motförslag ordförandes arvode kvarstår på kr och övriga ledamöters arvode kvarstår på kr enligt förra årets stämmobeslut (se stämmoprotokoll ) fastställa valberedningens förslag av ersättningar med tillägg ordförandes arvode kvarstår på kr samt övriga ledamöters arvode kvarstår på kr enligt förra årets stämmobeslut. 15 Styrelsens storlek Jacob Claesson föredrog valberedningens förslag om styrelsens antal skall vara oförändrat. Protokoll ordinarie föreningsstämma Sid. 4 (7)

5 fastställa valberedningens förslag till antalet ledamöter vilket innebär 5 ordinarie samt 3 suppleanter. 16 Val av ordinarie styrelseledamöter Jacob Claesson föredrog valberedningens förslag av ordinarie styrelseledamöter enligt följande: Roland Norlén Sam Mehrafzoon Peter Malmen Dan Pettersson Stefan Nilsson Kvarstår 1 år Kvarstår 1 år Kvarstår 1 år Omval 2 år Omval 2 år Sam Mehrafzoon föreslog även Peter Flood som ordinarie ledamot förutom Dan Pettersson. Dan valde ställa sin plats till förfogande. Marie Follin blev därefter av valberedningen föreslagen som ordinarie ledamot. Votering begärdes då 3 kandidater fanns för två platser: Antal Röster Stefan Nilsson 49 Peter Flood 35 Marie Follin 14 välja om Stefan Nilsson på 2 år samt nyval på Peter Flood på 2 år. 17 Val av ersättare Jacob Claesson föredrog valberedningens förslag av suppleanter enligt följande: Bo Lennart Andersson Marie Follin Ernst Ahlberg omval 1 år omval 1 år nyval 1 år Sam Mehrafzoon föreslog följande personer av suppleanter: Kajsa Lindberg nyval 1år Jessica Hofbauer nyval 1år Sofie Nylander nyval 1år Övriga förslag Cecilia Wendin nyval 1 år Votering begärdes och genomfördes med enligt nedan. Antal röster Cecilia Wendin 38 Kajsa Lindberg 36 Jessica Hofbauer 19 Sofia Nylander 16 Bo Lennart Andersson 13 Marie Follin 12 Ernst Ahlberg 13 Protokoll ordinarie föreningsstämma Sid. 5 (7)

6 till ersättare på ett år välja Cecilia Wendin, Kajsa Lindberg samt Jessica Hofbauer 18 Val av styrelseordförande för ett år Jacob Claesson föredrog valberedningens förslag av Roland Norlén som styrelseordförande. Peter Flood föreslog Sam Mehrafzoon som ny ordförande i styrelsen. välja Sam Mehrafzoon som ny styrelseordförande i föreningen. 19 Val av två revisorer med ersättare Jacob Claesson föredrog valberedningens förslag av revisorer enligt följande: Ordinarie Eivind Larsson Omval 1 år Ingemar Gustafsson Omval 1 år Ersättare Ann-Sofie Hansson Omval 1 år Anne Johansson Omval 1 år fastställa valberedningens förslag av revisorer med ersättare. 20 Val av valberedning valberedningens sammansättning ska vara följande Jacob Claesson Omval 1 år (sammankallande) Ingemar Gustafsson Omval 1 år Henrik Nordström Nyval 1 år 21 Övriga frågor 1. Nejsidans Informationsblad Barbro Gustavsson ville ha svar på varför inte alla medlemmar fick det så kallade Informationsbladet som Sam Mehrafzoon, Peter Flood och Dan Pettersson stod bakom om varför de tyckte individuell mätning av värme och ven inte var bra för samfälligheten. Sam svarade detta var ett medvetet val med vetskapen informationsbladet förr eller senare skulle nå de som inte fått detsamma. Sam menade vidare syfte var en symboliskt markering mot en minoritet (Lillåsmaffian) som fått för stort utrymme i styrelsen det senaste åren. Informationsbladet bifogas som bilaga 7 2. Information av Göran Winberg Göran Winberg lämnade några synpunkter på innehållet i informationsbladet. (bilaga 7). Han uppgav det är riktigt själva värmekostnaden ligger på cirka kr per år men man måste lägga till venkostnaden på cirka kr eftersom den individuella mätningen skulle ske på både värme och ven. Används samma beräkning som för värmen skall c:a kr läggas till och då uppgår besparingen till kronor Protokoll ordinarie föreningsstämma Sid. 6 (7)

7 Den så kallade installationskostnadskalkylen på kr innehåller mer än installation av mätare. Det finns tillkommande kostnader som kan uppstå om IMD inte införs 1 Att montera backventiler, som länge diskuterats kostar c:a kr om det inte görs i samband med IMD 2. Samfälligheten har inte motionerat ventilerna på vindarna på många år. Motioneringen görs för säkerställa ventilerna går använda vid venläckage. Görs arbetet vid sidan av IMD kostar det c:a kr 3 IMD medför styrelsen får ett instrument för spåra fel och läckor i både värme- och vensystemen. I annat fall kan konsultkostnader för värmeutredningar tillkomma på stora belopp. 4. Samfällighetsföreningen tvingas sannolikt inom några år begära ett nytt anläggningsbeslut till en kostnad på drygt kr. Görs det i samband ett införande av IMD sjunker priset till c:a kr, på grund av de förenklingar IMD medför av samfällighetsföreningens organisation Beslutet avstå från IMD kan på sikt medföra onödiga kostnader på hundratusentals kronor 22 Stämman avslutande Ordföranden avslutade därefter stämman. Påfvelund Roland Norlén föreningsstämmans ordförande Justeras: Jakob Claesson Barbro Gustavsson Bilagor 1. Närvarolista 2. Förvaltningsberättelse och årsredovisning 3. Revisorernas berättelse 4. Underhållsplan 5. Budget 6. Debiteringslängd 7. Nejsidans Informationsblad om Individuell mätning 8. Sekreterarens avsägelse 9. Förslaget till stämmans beslut från Roland Norlén m fl Protokoll ordinarie föreningsstämma Sid. 7 (7)