1 Parter. 1.1 Uppdragets omfattning

Transkript

1 1 Parter Upphandlande myndighet och enheter är i detta avtal kallad beställaren. Mellan nedanstående parter, leverantör och beställare, har följande avtal träffats. Leverantör: S4F Progress AB, org.nr Box Fagersta Leverantörens kontaktperson Minna Paajanen, VD, tfn , , minna.paajanen@s4fprogress.se Ändringsbegäran Leverantören ska vid byte av kontaktperson eller andra ändringar som prisjusteringar med mera göra en ändringsbegäran via e-avrop. Beställaren: Örnsköldsviks kommun, Övik Energi AB, Övik Energi Nät AB, Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB, Domsjö Vatten AB, Örnsköldsviks Hamn och Logistik AB, Hörneborgs Hamn AB, Örnsköldsviks Airport, AB Övikshem, Rodret i Örnsköldsvik AB, Beställarens kontaktperson Avtalsfrågor: Arnold Eriksson, , upphandling@ornskoldsvik.se Sakfrågor: Sara Sörlin, , sara.sorlin@ornskoldsvik.se Veronika Jakobsson, , veronika.jakobsson@ornskoldsvik.se 1.1 Uppdragets omfattning Leverantören ska utföra skanning, tolkning och verifiering, filöverföring och arkivering av inkommande pappersfakturor samt hantera mailfakturor (pdf) till beställaren. Betäiiaren arbetar med att öka andelen elektroniska fakturor (enligt SFTI-standard) och därmed minska antalet pappersfakturor men kommer fortsatt att ha ett behov av att skanna och tolka leverantörsfakturor samt att hantera mailfakturor (pdf). 1

2 1.2 Tidplan Uppstart genom tester och provdrift ska ske innan avtalsstart. Testen vara slutförd och godkänd i god tid innan avtalsstart. Tjänsten ska vara i skarp drift vid avtalsstarten. 1.3 Kva ntitet De i upphandlingen angivna kvantiteterna är beställarens ungefärliga behov som kan variera och således över- eller underskridas. 1.4 Förbehåll Örnsköldsviks Hamn och Logistik AB med dotterbolaget Hörneborgs Hamn AB kommer inledningsvis inte att ta emot skannade fakturor. De har ett annat workflowsystem och deras inträde i skanningen ligger drygt ett år bort i tiden. Målsättningen är dock att skanning påbörjas under avtalsperioden. 1.5 Krav för tjänstens utförande Grundläggande krav Möjlighet ska finnas att göra specifika lösningar för olika beställare Beställaren ska ha kvar sina specifika faktureringsadresser. Leverantören ska kunna ta emot fakturor från flera organisationsnummer på ett och samma boxnummer. För pappersfakturor till exempel: Örnsköldsviks Kommun, Leverantörsfaktura, Örnsköldsvik. För PDF-fakturor (används endast för kopior) till exempel: cfg@ornskoldsvik.se Leverantören ska skicka e-post dagligen till respektive beställare om totalt antal teckentolkade- och mailfakturor (pdf) per beställare. E-post ska skickas även om antalet fakturor är noll. Leverantören ska kunna ta emot beställarens samtliga pappersfakturor. Rutiner för felrapportering ska finnas. Beställaren rapporterar eventuella fel från leverantören via e post eller registreras på leverantörens webbsidor Skanningstjänstens moment: Postöppning Skanningstjänsten ska ha rutiner för hantering av övriga dokument/papper som kommer isamma kuvert som fakturan eller kommer separat och inte är en tydlig bilaga till någon faktura och ej ska skannas. Skanningstjänsten ska ha rutiner för hantering av övriga dokument/papper. Betalningspåminnelse och inkassokrav skannas som pdf och mailas till beställaren. Övriga försändelser som inte är en tydlig bilaga till en faktura ska inte skannas in utan ska sändas till beställaren. Till exempel fakturor ställda i annan valuta än SEK, biljetter m.m. Högst en kostnad motsvarande kuvert, porto och fraktavgifter får debiteras beställaren. Preparering Skanningstjänsten ska innehålla preparering dvs. hantering av gem, klammer, kvitton, post-itlappar och dylikt. Skanning Skanningstjänsten ska innehålla momentet skanning av: - Fakturor - Fakturabaksidor med information - Fakturabilagor - Fakturabilagors baksida med information Beställaren ska kunna välja bort skanning av fakturabilder och fakturabilders baksida för vissa leverantörers fakturor. 2

3 Skannade fakturor ska tilldelas ett unikt pagineringsnummer/löpnummer. Förutom de tolkade värdena ska varje faktura tilldelas:- Unikt ID-nummer- Buntnummer Ankomstdatum/skanningsdatum Hyresavier med flera inbetalningskort per faktura ska kopieras så att varje inbetalningskort bildar en separat faktura Prenumerationsförlängningar som innehåller flera inbetalningskort med olika belopp, ska skannas som en faktura tillsammans med inbetalningskortet med det lägsta beloppet Bildbehandling Skanningstjänsten ska innehålla bildbehandling, dvs. färgborttagning. Bakgrunden ska vara vit och texten svart. Tolkning Kreditfakturor ska kunna anges med negativa belopp (minustecken) Tjänsten ska innehålla tolkning av innehållet i nedan specificerade fakturafält som ska levereras som textfil. Fakturafälten kan dock skilja sig mellan de olika beställarna. Innehåll: - Bankgiro, Plusgiro alt clearing- och kontonummer - Fakturadatum - Fakturanummer - Fakturabelopp - Momsbelopp - Fakturareferens - Ordernummer - Förfallodatum - Âtersökningsnummer - Sekretess - OCR-nummer - Momsregnr - Organisationsnummer - Objektnummer - Stämplat ankomstdatum Om ingående moms på fakturan är uppdelad på flera belopp ska dessa summeras till ett momsbelopp Vid behov ska det vara möjligt att utöka antalet specificerade fakturafält för tolkning av innehållet. Detta ska ske utan tillkommande kostnad. I de fall flera betalningsuppgifter framgår på fakturan ska tolkning göras i följande ordning: 1. Bankgironummer 2. Plusgironummer 3. Clearing och kontonummer. En fiktiv fakturareferens enligt exempel nedan ska sättas för de beställare som så önskar för nedanstående kontroller. Till exempel referens: /01 sätts om fakturareferensnummer saknas /02 sätts om fakturan saknar information om F-skatt eller om FA-skatt framgår /03 sätts om fakturan har moms men saknar momsregistreringsnummer /04 sätts om det är en räntefaktura /05 sätts om fakturan innehåller två eller fler "fel" av ovanstående hårdkodade referenser 1-4 Leverantören ska nollställa eller nivåsätta momsbeloppet för av beställaren angivna fakturareferensnummer. 3

4 Mallning av fält specifikt för olika leverantörer ska vara kostnadsfritt. Exempel på sådana fält är: LPH fastigheter (Bg ), i beloppet har ören skannats som kronor vilket har gjort att totalbeloppet är kr istället för kr.- För leverantör som saknar fakturanummer ska OCR skannas som fakturanummer. Leverantörens system ska varna för ologiska uppgifter som läses in. Exempel på detta kan vara att momsbeloppet är större än nettobeloppet. Vid skanning av sekretess styr referenskoden på fakturan.fakturor med nedanstående referenser ska sekretessklassas och referenskoden ska konverteras till annat värde enligt tabellvid skanning Vid leverans48nnnnnn/nn 45nnnnnn/nn49nnnnnn/nn 44nnnnnn/nn59nnnnnn/nn 51nnnnnn/nn69nnnnnn/nn 61nnnnnn/nn79nnnnnn/nn 71nnnnnn/nnÖvriga kontroller, som för andra ska även fungera i kombination med detta. Till exempel kontroll av F-skatt samt momsregistreringsnummer. Räntefakturor ska hanteras som vanliga fakturor men fakturareferens /04 ska sättas på dessa. Tolkade och registrerade data ska kopplas ihop med rätt fakturabild och bilagor och vara i ordningsföljd enligt beställarens önskemål. Flersidigt material ska hållas ihop. Hantering av ofullständiga fakturor Skanningstjänsten ska kunna behandla ofullständiga fakturor som saknar innehåll i något/några av fakturafälten. Vid saknat innehåll får beställaren avgöra hur tomma fält ska hanteras, till exempel att fakturan skannas in ändå, fakturan returneras till beställaren eller fakturan returneras till leverantören med ett följebrev som beställaren tillhandahåller. Verifiering Skanningstjänsten ska innehålla verifiering, det vill säga kontroll och eventuell rättning av tolkade fält. Leverantören ska stämma av antalet färdigbehandlade fakturor mot antalet inkomna fakturor. Skapande av fil med leverantörsfakturor En teckentolkad textfil respektive en bildfil ska skapas och skickas till beställaren. Leverantören ska leverera bilder i TIFF-format (tiff) med god kvalitet och lämplig komprimering i en bildfil för att kunna läsas på bildskärm och skrivas ut med bra kvalitet. Bilderna bör inte överstiga 100 kb. Textfilerna ska kunna integreras till Vismas programvara lof-inköp och Faktura 8.8 eller senare versioner som beställaren kommer att använda som work-flow system för fakturorna. Detta innebär att filen produceras som en ASCIItextfil (ANSI) enligt teckenstandarden Fälten ska separeras med kommatecken i den textfil som skickas till beställaren. 4

5 Minimikrav på den textfil som skickas till beställaren (importfil) är följande innehåll: - Namn, identitet - Framställningsdatum - Klockslag - Batchprefix/Buntprefix - Âtersökningsnummer - Körningsdatum - Körningstidpunkt - Namn-bild faktura - Antal sidor för respektive faktura (fram/bak) - Bankgironummer eller Plusgironummer alternativt clearing- och kontonummer - Fakturadatum - Fakturanummer - Fakturabelopp - Momsbelopp - Fakturareferens - Ankomstnummer Säkerhetskopior av filer ska skapas och lagras hos leverantören Överföring av fil Textfiler och bildfiler ska på ett säkert sätt överföras mellan leverantören och beställaren. Vid fel vid överföring ska filer översändas på nytt och säkerställa att dubbletter inte uppstår. Fakturor ska vara skannade, tolkade, verifierade och överförda till beställaren i form av bildfil och textfil senast 24 timmar efter det att de har anlänt till leverantören. Arkivering av pappersoriginal Support Arkivering av inskickade original samt destruktion av originalen efter arkiveringstidens utgång ska ske i enlighet med gällande lagstiftning. Innan destruktion sker ska beställaren kontaktas för samråd. Leverantören ska efter avtalstidens utgång årsvis fortsättningsvis debitera kostnad för arkivering fram till arkiveringstidens utgång samt kostnader därefter för destruktion. Kostnadsfri support ska vara öppen under normal kontorsarbetstid, kl 08:00-16:00 helgfri vardag måndag till fredag Ärenden till följd av felanmälningar, omskanningar och förfrågningar ska påbörjas samma dag samt återkopplas senast efterföljande arbetsdag All kommunikation i taloch skrift ska ske på svenska Atersökning och ~terarkivering av pappersoriginal vid behov Âtersökning, det vill säga framtagande och leverans av pappersoriginal till beställaren ska ske inom 5 arbetsdagar samt att återarkivering av pappersoriginalet ska vara möjligt och ske inom 5 arbetsdagar Fakturorna får inte under några omständigheter lämnas ut till andra än angiven personal hos beställaren 2 Avtalstid Avtalet gäller från och med till med möjlighet till förlängning. Förlängning 1: Första förlängningsoptionen löper till och med Förlängning 2: Andra förlängningsoptionen löper till och med

6 Om beställaren inte meddelat annat senast sex månader innan avtalstidens slut sker automatisk förlängning av avtalet enligt avtalade villkor. När alla förlängningsoptioner nyttjats upphör avtalet automatiskt att gälla. 3 Priser Enligt leverantörens anbud. Se bilaga. Samtliga priser är angivna utan moms. 3.1 Fastprisperiod Priser ska vara fasta t.o.m Prisändring Efter fastprisperioden kan part göra prisändringar en gång per 12-månadersperiod, dock ej retroaktivt. Part ska lämna in eventuella prisändringsförslag skriftligt i enlighet med avtalet, punkten "Ändringsbegäran", senast två veckor innan prisändringens ikraftträdande. Det ändrade priset är sedan fast tills nästa regleringstillfälle. Beställningsdagens pris ska gälla. Priserna regleras med arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän i näringsgren J enligt SNI 2007 baserat på de preliminära siffrorna. Basmånad (B) är september ,9 (indextal) Avläsningsmånad (A) är senast kända indextal. Exempel: ( A - B ) / B x 100 = Den procentuella höjning som leverantören har rätt göra. Vid indexförändringar mindre än 1% ska inte prisreglering ske. Om SCB:s framtagning av AKI upphör ska indexet ersättas av motsvarande Labour cost index (LCI). 4 Fakturor 4.1 Svefaktura Leverantören ska fakturera beställaren elektroniskt. Bilagor ska skickas med den elektroniska fakturan, detta ska ske som inbäddad PDF-fil (enligt SFTI-standard). Information om svefaktura finns att läsa på alternativt hos er systemleverantör, affärsbank eller eventuellt VAN-företag. 4.2 Fakturaadress Vid fakturering ska kostnaderna faktureras respektive beställare. 4.3 Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar efter erhållen faktura med specifikation och godkänd leverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter medges inte, ej heller delfakturering. Fakturorna ska innehllla: Fakturabelopp Fakturadatum 6

7 Texten. Innehar F-skatt' (om fakturan avser utfört arbete) Bankgironummer i första hand, alternativt Plusgironummer Leveransadress Beställarens namn Daterad följesedel/arbetsordernummer (om det finns) Fakturareferensnummer i exakt utförande enligt beställarnas önskemål Avtalsnummer, Dnr 4.4 Dröjsmålsränta Leverantören får inte lägga på dröjsmålsränta på fakturor som beställaren bestrider. Vid ny eller kompletterande faktura flyttas förfallodagen till 30 dagar efter mottagandet av den kompletta fakturan. 4.5 Underleverantörer Om Leverantören avser att anlita underleverantör vid utförandet av de tjänster som omfattas av avtalet ska detta skriftligen meddelas Beställaren i förväg. Det skriftliga meddelandet ska också innehålla information om vilka delar av uppdraget som kommer att utföras av underlevera ntören. Om leverantören anlitar underleverantör eller distributör för hela eller delar av uppdraget har leverantören det fulla ansvaret för samtliga samarbetspartners samt att i upphandlingen ställda krav uppfylls. Påslag för underleverantör accepteras ej. 4.6 Reklamation Beställaren ska reklamera fel som beror på leverantören. Leverantör ska: garantera att tjänsten utförs enligt förfråqninqsundertaqet med bilagor åtçärda iakttagna feloch brister snarast, utan kostnad för beställaren återkoppla reklamation skriftligt till beställaren med specificerade ~tgärder. 4.7 Påföljder vid försening eller fel Om leverantören inte uppfyller sina åtaganden har kunden rätt till vite. Vite ska utgå om: Träffprocenten understiger 99,3 % Filöverföring är försenad För ej uppnådd kvalitet ska vite utgå enligt följande: kr per mättillfälle, dvs. månadsvis, vid en träffprocent mellan 99,0-99,2 % kr per mättillfälle, dvs. månadsvis, vid en träffprocent under 99,0 % Vid försening ska vite utgå enligt nedan: 500 kr per förseningstillfälle om fil är försenad 1 dygn 7

8 2 000 kr per förseningstillfälle om fil är försenad 2 dygn kr per förseningstillfälle om fil är försenad 3 dygn eller fler Vite kan utgå endast om kvalitetssänkningen, eller förseningen, kan härledas direkt till leverantören och inte beror på helgdag eller påverkan av yttre omständigheter. Vitet gäller totalt sett, dvs. Örnsköldsviks kommun inklusive bolag. Vitesbeloppen regleras månadsvis. Beställaren fakturerar leverantören. 4.8 Tillstånd, ansvar och försäkringar Det är leverantörens ansvar att vara väl insatt i och uppfylla gällande lagar, regler och anvisningar samt inneha de tillstånd som behövs för att utföra det som avtalats. 4.9 Statistik Statistikuppgifter över utförda tjänster specifierad per beställare och önskad tidsperiod ska ska sändas till upphandlingsenheten vid anmodan. Den ska vara i elektronisk form och innehålla antalet skannade fakturor, återsökningar, återarkiveringar, skanningar av betalningspåminnelser och inkassokrav samt eventuella gallringar och destruktioner Krav på leverantören Leverantören ska vara registrerad för F-skatt eller likvärdigt. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal för branschen ska ändå minst motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda för uppdraget. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som leverantör anlitat för att fullgöra avtalet. på begäran av beställaren ska leverantören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger beställaren rätt att säga upp avtalet om bristen är väsentlig. Den grundlagsfästa yttrandefriheten, meddelarfriheten och meddelarskyddet enligt tryckfrihetsförordningen och regeringsformen ska även gälla anställda hos privata utförare som utför verksamhet på kommunen Uppförandekod Demokrati och rättssäkerhet är grundläggande värden för all offentlig verksamhet. Vi som arbetar inom den offentliga verksamheten har därför ett särskilt ansvar när det gäller att bekämpa mutor och andra former av korruption. Det innebär att gåvor och förmåner av olika slag inte får lämnas till beställarens anställda Uppstartsmöte Vid avtalsstart ska uppstartsmöte ske kostnadsfritt hos beställaren alternativt ske digitalt Sekretess Personaloch person anlitad av leverantören, som ges tillgång till sekretesskyddadinformation, ska tillämpa bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Personer får därmed inte röja eller utnyttja sekretessbelagda uppgifter som denne får del av vid avtalets genomförande. Leverantören förbinder sig att göra samtliga personer som sysselsätts med uppdraget uppmärksamma på gällande bestämmelser om sekretess och tillämpningen av dessa. Som bekräftelse på att informationen erhållits ska varje berörd person underteckna en sekretessförbindelse. Endast personer som lämnat sekretessförbindelse får utföra 8

9 arbetsuppgifter som ingår i avtalat åtagande. Beställaren ska, när så begärs, få kopior på undertecknade sekretessförbindelser. Denna bestämmelse gäller även efter det avtalet upphört och så länge sekretessen består Uppföljning av utförda arbeten Parterna ska vid behov, minst en gång per år, kostnadsfritt träffas på plats hos beställaren eller via digitalt media för genomgång av utförda arbeten för följande punkter: Prissättning: korrekt bedömning Bemötande: vid beställning, reklamationer, m.m. Tider: utförande, inställelse, framförhållning. Kvalitet: på utfört arbete, presentation av avstämningsresultat Fakturering: korrekta priser, tider m.m. Övriga tillkommande frågor. Mötet ska dokumenteras och godkännas av båda parter Bevis och intyg Bevis och intyg för att styrka ställda kravoch för att följa upp avtalsvillkor kan komma att begäras in. Leverantör svarar för att egna och eventuella UE:s bevis och intyg skickas in inom sju arbetsdagar. I dessa fall sker det på anmodan 4.16 Handlingarnas inbördes ordning Handlingarna kompletterar varandra. Om det förekommer motstridande uppgifter i handlingarna gäller de i följande ordning: Skriftliga ändringar och tillägg som båda parterna är överens om. Detta avtal med bilagor. Förfrågningsunderlag Leverantörens anbud 4.17 Beställarens avtalsdatabas Tecknat ramavtal med tillhörande bilagor som bland annat prislistor och kontaktuppgifter med mera kommer att publiceras i beställarens avtalsdatabas Överlåtelse av avtal Leverantören äger inte rätt att överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan beställarens skriftliga godkännande Force Majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta ramavtalom fullgörandet av det förhindras pågrund av omständighet utanför dennes kontroll som denne skäligen inte kunde ha räknat med vid ramavtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, eldsvåda, beslut från regeringen eller annan myndighet.den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligenunderrätta motparten om detta. så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning. 9

10 4.20 Tvist Tvist på grund av avtalet ska avgöras enligt svensk rätt och av svensk domstol i den domkrets beställaren önskar, om inte parterna enas om skiljeförfarande. Vid skiljeförfarande ska part bära sina egna kostnader Förtida upphörande Part äger rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning ska vara skriftlig för att äga giltighet. 5 Avtalsexemplar Detta avtal är upprättat i två exemplar, varav parterna fått var sitt. För Beställaren Örnsköldsviks kommun, Upphandlingsenheten es. ~~~ Âke Westin För leverantören t)?> Underskrift av behörig + na nförtydligande M I tv N It -:Pf'\:?O,A,~ Bilaga Prisbilaga 10