13/16 Budget för DU-nämnden 2017

Transkript

1 PROTOKOLL D A T U M D I A R I E N R DU-KAN /16 Budget för DU-nämnden 2017 Diarienummer: DU-KAN Behandlat av Mötesdatum Ärendenr 1 DU-nämnden /16 DU-nämndens beslut 1. DU-nämndens budget för 2017 godkänns. 2. Inköpsutskottets budget för 2017 fastställs. 3. Intern kontrollplan 2017 för inköp Sörmland godkänns. Yrkande Ordföranden Tommy Levinsson (S) yrkar att nämnden också ska fastställa Inköpsutskottets budget för Proposition Ordföranden ställer framskrivet förslag och eget yrkande under proposition och finner att dessa bifalls. Sammanfattning DU-nämndens budget innehåller kostnad för politik och administration, samt inköpsverksamhetens verksamhetsplan och budget för Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Verksamhetsplan med budget, Inköp, 2017 Intern kontrollplan 2017 Inköp Sörmland Västmanland Resultatrapport DU Inköp 2017 Kostnader för administration och politik 2017 Beslutet expedieras till Respektive landstingsstyrelse, D och U Teemu Lehtimäki, inköpschef (D) Ekonomienheterna, D och U Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(2) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Jim Sebastian Johannesson Administrativa enheten DU-KAN Ä R E N D E G Å N G DU-nämnden M Ö T E S D A T U M Budget för DU-nämnden 2017 Förslag till beslut DU-nämndens beslut 1. DU-nämndens budget för 2017 godkänns. 2. Intern kontrollplan 2017 för inköp Sörmland godkänns. Sammanfattning DU-nämndens budget innehåller kostnad för politik och administration, samt inköpsverksamhetens verksamhetsplan och budget för Bakgrund Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland har inrättat en gemensam nämnd för samverkansfrågor, DU-nämnden. Till nämnden hör, från och med , ett utskott för de båda landstingens inköpsverksamhet. Landstinget Sörmland är värdlandsting och den gemensamma nämnden ingår i detta landstings organisation. Den styrmodell som Landstinget Sörmland tillämpar är balanserad styrning. Landstingets styrmodell tillämpas endast avseende inköpsverksamheten. Den balanserade styrningen är en strukturerad metod som ger förutsättningarna att styra mot och följa upp de landstingsövergripande mål som Landstingsfullmäktige fastställt som strategiskt viktiga och därigenom skapa en tydlig styrningslogik som sträcker sig från politik till praktik. Balanserad styrning syftar till att förbättra styrningen och uppföljningen av de strategiska målen, utveckla en helhetssyn på verksamheten, skapa en större kännedom och förståelse för verksamhetens uppdrag samt öka möjligheten till delaktighet och ansvarstagande i hela organisationen. För att skapa balans i budgeten och för att kunna bedöma konsekvenserna av de strategiska målen görs en utförligare beskrivning av valda mål utifrån följande fem perspektiv: Medborgarperspektivet Personalperspektivet Process- och förnyelseperspektivet Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR C:\Docserver\c9cdc bbd-bd8c-29d59d351900\Working\3e08a30f-4f09-416f-bada-1f2cbfdea1e3\341118_6_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 1(2) :15

3 Miljöperspektivet Ekonomiperspektivet Medborgarperspektivet är överordnat och strategierna i övriga perspektiv ska understödja måluppfyllelsen i medborgarperspektivet. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom inköps-, ekonomi- och den administrativa enheten (D). Beslutsunderlag Verksamhetsplan med budget, Inköp, 2017 Intern kontrollplan 2017 Inköp Sörmland Västmanland Resultatrapport DU Inköp 2017 Kostnader för administration och politik 2017 Beslutet expedieras till Respektive landstingsstyrelse, D och U Teemu Lehtimäki, inköpschef (D) Ekonomienheterna, D och U Akten ORG NR C:\Docserver\c9cdc bbd-bd8c-29d59d351900\Working\3e08a30f-4f09-416f-bada-1f2cbfdea1e3\341118_6_0.DOCX Utskriftsdatum: SID 2(2) :15

4 Diarienummer: Verksamhetsplan med budget Inköp Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet

5 Innehållsförteckning Inledning... 3 Verksamhetens uppdrag... 3 Organisation... 4 Förändringar under planperioden... 4 Perspektiv... 4 Medborgarperspektivet... 4 Personalperspektivet... 4 Process- och förnyelseperspektivet... 5 Miljöperspektivet... 5 Ekonomiperspektivet... 6 Inköp, Verksamhetsplan med budget 2(6)

6 Inledning Verksamhetens uppdrag Inköp är en verksamhet som finns till för landstingen i Sörmland och Västmanland. Inköps uppdrag är att verka för en lägre total inköpskostnad och ökad verksamhetsnytta med syfte att bidra till en hållbar utveckling och bättre patienthälsa för landstingen i Sörmland och Västmanland. Enhetens övergripande mål kan sammanfattas i tre fokusområden; sänkta totalkostnader, rätt kvalitet och nöjda kunder som med utgångspunkt i landstingens strategiska mål och perspektiv vägleder inköpsorganisationen att uppfylla sitt uppdrag. Inköps ansvar är att bidra till synergier genom att möjliggöra för landstingen att samordna sina inköp. Samordning kan även ske med andra landsting och organisationer. Inköps ansvar är också att bidra till en hållbar utveckling genom att ställa miljökrav och krav på uppförandekoden i upphandlingar. Inköp i landstingen ska präglas av att affärsmässighet, konkurrens och objektivitet tillvaratas och tillämpas. Detta speglar också den kravprofil på färdigheter och kompetens som ställs på våra medarbetare. Våra medarbetare har goda kunskaper om lagen om offentlig upphandling och affärsmannaskap. Inköp leder och styr inköpsprocessen, uppdraget består till lika delar av att ge stöd och service till verksamheten som att analysera och följa upp inköpsbehov. Huvudprocesserna är; Från inköpsbehov till upphandlingsplan, från upphandlingsplan till etablerat kontrakt, från behov till leverans och från leverans till leverantörsutveckling. Verksamheten finansieras av landstingsbidrag från både Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland. Större händelser under perioden Ny upphandlingslagstiftning planeras att införas under 2017 vilket medför förändringar i rutiner och arbetssätt. Inköp kommer under perioden att fokusera på att synliggöra Inköp i landstingen samt att arbeta med att utveckla e-handeln. Vidare kommer Inköp fortsätta att arbeta med kategoristyrt inköp. Några stora upphandlingar som kan komma att påbörjas under 2017 är bland annat; Läkemedelsförsörjning i Sörmland, Rekvisitionsläkemedel i Sörmland, Rekvisitionsläkemedel i Västmanland, DOS-upphandling 7-klövern, Kontorsmöbler, Ramavtal för tvätt-och textilservice, Fordon, Magnetkamera i Västmanland, Immunkemi inkl. reagens Labbmedicin i Västmanland, Ventilatorer intensiven, Bemanningstjänster sjuksköteskor, LOV Barn-och ungdomstandvård samt diverse om-till och nybyggnationer på Nyköpings lasarett och Eskilstuna Mälarsjukhuset. Inköp, Verksamhetsplan med budget 3(6)

7 Organisation Se bifogat organisationsschema. Förändringar under planperioden Perspektiv Medborgarperspektivet Strategiskt mål: Landstinget bidrar till god livskvalitet, en jämlik hälsa samt en livskraftig och levande region genom verksamheter med god kvalitet, tillgänglighet, öppenhet, respektfullhet och delaktighet Åtagande: Förvaltningen följer utvecklingen och bidrar till att skapa förutsättningar för öppenhet och tillgänglighet. Inga mål för Inköp att rapportera under planperioden. Åtagande: Förvaltningen bidrar till att skapa insikt och goda förutsättningar för mänskliga rättigheter, samt god och jämlik hälsa hos länets innevånare. Inga mål för Inköp att rapportera under planperioden. Personalperspektivet Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare som deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten. Indikator Målvärde Långsiktigt målvärde Andelen engagerade medarbetare (HME index) 90 % år 2019 Åtagande: Förvaltningen har kundorienterade och stolta medarbetare, som deltar engagerat i arbetet med förvaltningens väl kommunicerade mål. Som ett led i att vara en bra arbetsgivare och att tillvarata personalens resurser ska Inköp arbeta med resultatet från medarbetarenkäten. Inköp kommer att delta i Landstinget Sörmlands pilot för Kompetensförsörjning. Åtagande: Förvaltningens föregår med gott exempel inom kompetensområdena och har chefer som visar vägen genom flexibelt och kompetent ledarskap. Inköp deltar i VLS chefsutbildningar. Inköp, Verksamhetsplan med budget 4(6)

8 Åtagande: Arbete med värdegrund genom att ta fram de mest prioriterade områdena och mindset Inköp ska arbeta löpande med värdegrundsfrågor genom att följa upprättad handlingsplan. Process- och förnyelseperspektivet Strategiskt mål: Landstinget levererar effektiva och säkra tjänster genom tydliga processer, ständiga förbättringar och samverkan Åtagande: Förvaltningen har arenor för effektiv kunddialog där lyhördhet, kontinuitet, kvalitet och hållbarhet är ledstjärnor som skapar tillförlitliga förutsättningar för ledning och styrning av landstingets verksamhet. Inköp ska marknadsföra och synliggöra inköpsverksamheten på nya och befintliga arenor i landstingen. Åtagande: Förvaltningen skapar förutsättningar för en ändamålsenlig landstingsverksamhet. Inköp ska utveckla arbetssättet med kategoristyrt inköp. Inköp ska effektivisera och förvalta sina processer. Inköp ska utveckla leverantörsstyrnings- och samverkansmodell. Inköp ska fortsätta arbeta med e-handelsinförande. Åtagande: Förvaltningen har en effektiv och kompetent samverkan med interna och externa aktörer för att skapa insikt och förutsättningar. Inköp ska utreda förutsättningar för att implementera det nya kategoriträdet från LFU. Miljöperspektivet Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett hållbart och effektivt miljöarbete fokuserat på att minimera miljöbelastning och förebygga föroreningar genom arbete med de betydande miljöaspekterna Åtagande: Förvaltningen följer utvecklingen och skapar förutsättningar för ledning och styrning inom miljöområdet. Inköp ska verka för hållbar upphandling och beakta miljökrav i upphandlingar. Inköp ska införa uppförandekoden i alla annonserade upphandlingar. Åtagande: Förvaltningen skapar insikt och förutsättningar för landstingets verksamheter att uppnå miljöprogrammets mål. Inköp ska aktivt arbeta för att andelen distansmöten ska öka. Indikator Målvärde Långsiktigt målvärde Köptrohet mot upprättade ramavtal Utsläpp av växthusgaser med fossilt ursprung från Följsamheten mot ramavtal ska vara minst 95 procent år 2018 Ska minska med 30 % från Inköp, Verksamhetsplan med budget 5(6)

9 Indikator Målvärde Långsiktigt målvärde transporter utgångsår 2013 till år 2018 (690 ton CO2, beräknat på bränsle 2012) Åtagande: Förvaltningen bedriver ett effektivt miljöarbete genom att följa aktuellt miljöledningssystem Inköp ska följa miljöledningssystemet och gå anvisad miljöutbildning. Ekonomiperspektivet Strategiskt mål: Landstinget har en stark ekonomi i balans Åtagande: Förvaltningen levererar effektiv och kundorienterad service som bidrar till god ekonomistyrning. Inga mål att rapportera. Indikator Målvärde Långsiktigt målvärde Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr 0 eller positivt Åtagande: Förvaltningen arbetar förebyggande och långsiktigt med kostnadseffektiv utveckling. Inköp möjliggör besparingar för en långsiktig kostnadseffektiv utveckling. Inköp har som mål att leverera 70 msek i möjliggjorda besparingar under Inköp ska arbeta för att öka andelen samordnade upphandlingar. Inköp har som mål att leverera 30 st samordnade upphandlingar under Indikator Målvärde Långsiktigt målvärde Samordnade upphandlingar 30 st Inköp, Verksamhetsplan med budget 6(6)

10 Intern kontrollplan 2017 Inköp Sörmland Västmanland Kontrollområde/ perspektiv Kontrollmål/ Kontrollmoment Metod och sammanställning av resultat Utförare Personalperspektivet/Personalomsättni ng Kontrollmål Inköp ska genomföra aktiviteter för att minska personalomsättning samt att hantera den personalomsättning som råder. Sammanställa i Delårsrapport och Verksamhetsberättelse. Inköp TL Process-och förnyelseperspektiv/samordnade upphandlingar Kontrollmoment Mätning av framfart i aktiviteter i verksamhetsplanen som främjar låg personalomsättning. Mätning av framfart i aktiviteter i verksamhetsplanen som stärker Inköps möjligheter att hantera personalomsättning. Kontrollmål Följer Inköp de rutiner som gäller Inköps ansvar att verka för samordnade upphandlingar. Sammanställa i Delårsrapport och Verksamhetsberättelse. Inköp TL Kontrollmoment Kontroll av motiveringar på uppdragsblanketter. Börja följa upp att rutinen används. Definition av samordnade upphandlingar ska föras in i Handboken. Kontrollmål: Implementera policy och riktlinjer. Kontollmoment: Mäta hur det gått att följa upp implementering av policyn. Miljöperspektivet/CSR hållbar upphandling, ökade resurskrav Kontrollmål Följer Inköp de rutiner som gäller Inköps ansvar att verka för att uppförandekoden finns med i upphandlingar. Sammanställa i Delårsrapport och Verksamhetsberättelse. Inköp TL Kontrollmoment Följa upp hur många annonserade upphandlingar där uppförandekoden finns med.

11 Kontrollområde/ perspektiv Kontrollmål/ Kontrollmoment Metod och sammanställning av resultat Utförare Ekonomiperspektivet/Brister i förhållningssätt gentemot leverantör Kontrollmål Följa upp att Inköp undviker onödiga överprövningar. Analysera avbrutna upphandlingar. Sammanställa i Delårsrapport och Verksamhetsberättelse. Inköp TL Besparingar/ Ekonomiperspektiv Kontrollmoment Mäta och analysera överprövningarna och avbrutna upphandlingar. Kontrollmål: Att Inköp uppnår målet 70 mkr i möjliggjorda besparingar Sammanställa i Delårsrapport och Verksamhetsberättelse. Inköp TL Följa upp avropen i investeringar så att de kommer in i tid. Kontrollmoment: Kontroll av att processen kring effektrapportering efterlevs.

12 Spec Resultaträkning Meny Förvaltning: Period: LLS 2017 Inköp DU (Kkr) Inkl resurs Kollektivtrafiken Budget Budget Sörmland Västmanland och Samlad Redovisning Sörmland Budget 2017 Verksamhetens intäkter Landstingsbidrag Övriga intäkter Summa verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Kostn för arbetskraft (kkl 4) Inköp varor och tjänster (kkl 5) Övriga kostnader (kkl 6 och 7) Summa verksamhetens kostnader Avskrivningar maskiner och inventarier Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansnetto Förändring av eget kapital Intäkter per kundgrupp Landstinget Sörmland: Uppdragsersättning Landstinget Sörmland: Övriga Andra landsting Statliga myndigheter Primärkommuner

13 Verksamhets- och ledningsservice H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Jim Johannesson DU-nämndens kostnader för politik och administration 2017 Kostnader för de förtroendevaldas deltagande i nämnd och utskottsarbetet Kostnaderna för förtroendevaldas deltagande i nämndarbetet belastar respektive landsting, medan kostnader för nämndens sekretariat, sammanträden och övriga kostnader ska fördelas lika mellan värdlandstinget Sörmland och landstinget Västmanland. Kostnaderna har räknats upp med 1,6 % jämfört med kostnaderna 2016, i enlighet med uppräkningen i Landstinget Sörmlands budget för Kostnader för nämndens och utskottets administration Personalkostnader (lön och sociala avgifter) avseenden nämndsekreterare m.fl. 25 % av helårsarbetstid Kostnader för administrativt stöd i form av kopiering, distribution, resor och förtäring vid möten m.m. Summa kostnader: Enligt gällande samverkansavtal ska driftkostnaderna delas lika mellan de två samverkande landstingen, vilket betyder kr per landsting. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(1)