2 Delårsrapport Inköp

Transkript

1 KALLELSE D A T U M Delårsrapport Inköp Diarienummer: Dokument: Handläggare DU-UPP DU-UPP Teemu Lehtimäki Ärendegång Mötesdatum Ärendenr 1 DU-nämnden Tjänsteutlåtande: Förslag till beslut DU-nämndens beslut Delårsrapport 2, 2015, godkänns. Sammanfattning Inköps delårsrapport 2 avser verksamheten fram till och med augusti 2015 och bygger på Landstinget Sörmlands reglemente för planering och uppföljning. Ärendets beredning Delårsrapporten har arbetats fram av inköpschefen med stöd från verksamhets- och ledningsservice samt landstinget Sörmlands ekonomistab. Delårsrapport 2, DU-nämndens sammanträden 2015, har arbetats fram av DU-nämndens sekreterare. Beslutsunderlag Delårsrapport 2, 2015, Inköp Rapportering 2015 Spec resultaträkning Rapport internkontroll, delår 2, 2015 Delårsrapport 2, DU-nämndens sammanträden 2015 Beslutet expedieras till Inköp Ekonomienheterna (D) och (U) Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se

2 Diarienummer: Delårsrapport 2 Inköp Delår Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet

3 Inköp, Delårsrapport 2 2(7)

4 Innehållsförteckning Inledning... 4 Sammanfattande analys... 4 Medborgarperspektivet... 5 Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse... 5 Personalperspektivet... 5 Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse... 5 Process- och förnyelseperspektivet... 6 Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse... 6 Miljöperspektivet... 6 Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse... 6 Ekonomiperspektivet... 7 Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse... 7 Ekonomiskt utfall... 7 Bilagor Bilaga 1: Internkontrollplan Bilaga 2: RR Inköp DU Delår Inköp, Delårsrapport 2 3(7)

5 Inledning Sammanfattande analys Inköp har under perioden januari-augusti arbetat vidare med strategisk utveckling. Arbetet har nu övergått från projektform till en förvaltande fas där vi internt kontinuerligt under perioden jobbat med effekthemtagning, leverantörsstyrningsmodell, kategoristyrning, inköpshandbok, mallar och e-handel och processer. Inköp har beslutat att använda sig av strukturerade dokument i upphandlingsverktyget Tendsign och flertalet medarbetare har varit intensivt involverade i att färdigställa upphandlingsmallar och strukturerade dokument för att underlätta upphandlingsprocessen. Inköp har som krav på sig att visa en effekthemtagning och direkta ekonomiska effekter i form av möjliggjorda besparingar under verksamhetsåret. För att möta det kravet loggar Inköp affärer och annan information om avtalen för att redovisa möjligjorda besparingar i en effektrapport. Landstinget Sörmland har beslutat att flytta den verksamhetsnära systemförvaltningsdelen inom e-handel till Inköp och som en följd av det har Inköp under perioden rekryterat en Systemförvaltare och en Förvaltningsledare till Inköp. Inköp har under perioden arbetat med att synliggöra sina processer i Landstinget Västmanlands ledningssystem samt haft kundmöten som ett led att öka tillgängligheten och närvaron i Landstinget Västmanland. Inköp har under perioden haft en workshop om Landstinget Sörmlands värdegrund tillsammans med personalutvecklingsenheten, Inköp har återkopplat resultatet från medarbetarenkäten och påbörjat arbetat med att ta fram en gemensam kompetensutvecklingsplan. Under sommaren har tre medarbetare sagt upp sig vilket resulterar i att tid och resurser kommer att gå åt under hösten för att lösa bemanningen. Inköp kan under perioden januari-augusti rapportera följande nyckeltal: Inköp har hanterat 123 upphandlingsuppdrag Inköp har hanterat ca inköpsordrar Inköp har under perioden tecknat kontrakt i 9 gemensamma upphandlingar Inköp har haft 26 avtal med särskilda miljökrav och 33 avtal med uppförandekoden Inköp har möjliggjort besparingar på 14,7 msek Inköp har etablerat 7 kategoriteam Inköp har hanterat 13 överprövningar varav 6 pågående, 1 avskriven, 1 vunnen från föegående år och 5 vunna i år. Inköp, Delårsrapport 2 4(7)

6 Medborgarperspektivet Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bidrar till god livskvalitet, en jämlik hälsa samt en livskraftig och levande region genom verksamheter med god kvalitet, tillgänglighet, öppenhet, respektfullhet och delaktighet Åtagande: Förvaltningen följer utvecklingen och bidrar till att skapa förutsättningar för öppenhet och tillgänglighet. Inget att rapportera under perioden. Åtagande: Förvaltningen bidrar till att skapa insikt och goda förutsättningar för mänskliga rättigheter, samt god och jämlik hälsa hos länets innevånare. Inget att rapportera under perioden. Personalperspektivet Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare som deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten. Åtagande: Förvaltningen har kundorienterade och stolta medarbetare, som deltar engagerat i arbetet med förvaltningens väl kommunicerade mål. Återkoppling och genomgång av medarbetarenkäten har genomförts. Uppföljning och utveckling sker genom aktivitetsplan. Värdegrundsarbete har utförts tillsammans med personalutvecklingsenheten och uppföljning sker genom aktivitetsplan. Arbetet fortskrider enligt plan. En handlingsplan med definierade aktiviteter avseende både NMI och värdegrund finns, och ska arbetas vidare med under året. Strategiska Inköpare har under perioden har sagt upp sig och vi har påbörjat ett rekryteringsarbete som tar tid och resurser och kommer att påverka handläggningen av inköpsärenden under hösten. Åtagande: Förvaltningens föregår med gott exempel inom kompetensområdena och har chefer som visar vägen genom flexibelt och kompetent ledarskap. Genomgång av allas kompetens enligt nya rollbeskrivningar har skett. Kartläggning av önskad kompetensutveckling har skett. Enhetscheferna samt Inköpschef har genomgått utbildning i att leda i förändring. Arbetet fortskrider, eventuellt kommer tidplanen att förskjutas något då Inköp deltar i projektet förstudie kompetensförsörjning som är ett landstingsövergripande initiativ. Projektet ger med all säkerhet synergieffekter och Inköp kommer att anpassar sitt eget Inköp, Delårsrapport 2 5(7)

7 arbete till detta. Identifierade behov av gemensam kompetenshöjning finns dokumenterade och genomförande är planerat. Process- och förnyelseperspektivet Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål:landstinget levererar effektiva och säkra tjänster genom tydliga processer, ständiga förbättringar och samverkan Åtagande: Förvaltningen har arenor för effektiv kunddialog där lyhördhet, kontinuitet, kvalitet och hållbarhet är ledstjärnor som skapar tillförlitliga förutsättningar för ledning och styrning av landstingets verksamhet. Arbetet med att etablera fler kategoriteam pågår. Inköp kommer att uppnå målet med att etablera 10 kategoriteam under året och trenden pekar på att vi under hösten kommer att starta upp ytterligare några fler kategoriteam. En stor del av det initiala arbetet läggs på att följa upp spend-data och att etablera kontakter i verksamheten, detta för att underlätta uppstart och samverkan. Vi har under sommaren tagit beslut att skaffa spendverktyget Spendency för att på så sätt få en gemensam analysplattform för Landstinget Sörmland och Västmanland. Arbetet med det kommer att pågå under hösten. Åtagande: Förvaltningen skapar förutsättningar för en ändamålsenlig landstingsverksamhet. En utsedd arbetsgrupp inom Inköp har tagit fram en leverantörsstyrningsmodell som omfattar både uppföljning och samverkan. Åtagande: Förvaltningen har en effektiv och kompetent samverkan med interna och externa aktörer för att skapa insikt och förutsättningar. Inget att rapportera under perioden. Miljöperspektivet Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett hållbart och effektivt miljöarbete fokuserat på att minimera miljöbelastning och förebygga föroreningar genom arbete med de betydande miljöaspekterna Åtagande: Förvaltningen följer utvecklingen och skapar förutsättningar för ledning och styrning inom miljöområdet. Inköp använder i stor utsträckning lync och ersätter därmed fysiska möten med distansmöten. Inköp, Delårsrapport 2 6(7)

8 Åtagande: Förvaltningen skapar insikt och förutsättningar för landstingets verksamheter att uppnå miljöprogrammets mål. Inköp har under perioden haft miljöenheterna inbjudna till verksamhetsmöte. Inköp har medverkat i arbetet med att prioritera kommande upphandlingar ur miljösynpunkt. Miljöenheterna får vid varje upphandling ta del av upphandlingsuppdraget och ge sina synpunkter på om några särskilda miljökrav bör ställas. Inköp har medverkat till att ta fram ett arbetssätt som gäller för bägge landstingens miljöenheter och Inköp. Åtagande: Förvaltningen bedriver ett effektivt miljöarbete genom att följa aktuellt miljöledningssystem Inköp har under perioden haft en miljörevision som föll väl ut. Ekonomiperspektivet Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget har en stark ekonomi i balans Åtagande: Förvaltningen levererar effektiv och kundorienterad service som bidrar till god ekonomistyrning. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr Åtagande: Förvaltningen arbetar förebyggande och långsiktigt med kostnadseffektiv utveckling. Ekonomiskt utfall Kostnadsutfallet januari-augusti understiger ackumulerad budget för samma period med 2,7 msek. Aktuell prognos för helårets utfall pekar på ett överskott i resultatet på 700 tkr. Behovet i Sörmland av en upphandlare för projektet Framtidens hälso-och sjukvård har ännu inte effektuerats. Däremot har Inköp rekryterat en systemförvaltare och en systemförvaltningsledare som vi inte har fått intäkter för. Detta sammantaget medför att personalkostnaderna beräknas hålla budget. Flytten av lokaler i Västerås har planerats om så att befintliga lokaler behålls men byggs om, detta gör att lokalkostnader beräknas understiga budget med 500 tkr. Inköp kommer att implementera ett inköpsanalysstöd under hösten som understiger budgeterade kostnader. Övriga kostnader beräknas hålla budget. Inköp, Delårsrapport 2 7(7)

9 DU-UPP RR Inköp D_U Delår xls _1_0 Rapportering 2015 Spec resultaträkning RE80 Enhet: Period: Jan-Aug (tkr) Period Helår Utfall Utfall Budget Prognos Utfall Verksamhetens intäkter Landstingsbidrag 12 9 Övriga intäkter Summa verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Kostn för personal (kkl 4) Kostnader för köpt verksamhet m.m. (kkl 5) Övriga kostnader (kkl 6-7, exkl kto gr 79) Summa verksamhetens kostnader Avskrivningar maskiner och inventarier (kto gr 79) Verksamhetens nettoresultat Finansiella intäkter (kto gr 84) Finansiella kostnader (kto gr 85) -2-3 Resultat efter finansnetto Förändring av eget kapital Intäkter per kundgrupp Landstinget Sörmland: Uppdragsersättning Landstinget Sörmland: Övriga Andra landsting Statliga myndigheter Primärkommuner Företag och organisationer Privatpersoner Summa

10 Rapport internkontroll H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Teemu Lehtimäki, Inköp Rapport internkontroll Delår 2 Inköp Sörmland Västmanland Kontrollområde/perspektiv Kategoriteamsetablering/process-och förnyelseperspektivet Granskningen Beräkning och sammanställning av kategoriteamsetablering. Resultat Perioden januari-augusti har resulterat i 7 nyetablerade kategoriteam inom följande kategorier; Inhyrd vårdpersonal Tolktjänster IT Fastighetsdrift Hjälpmedel Tandvård Transportmedel Slutsats Rutinen fungerar väl och inga avvikelser förekommer. SID 1(5)

11 Kontrollområde/perspektiv Arbete med processer/process-och förnyelseperspektivet Granskningen Stickprov bland dokumenterade aktiviteter/processer. Resultat Perioden januari-augusti har resulterat i att processerna finns synliggjorda på våra respektive intranät. Inköp har granskat processerna i Västmanland främst ur synvinkeln hur tillgängliga processerna är för landstingets verksamheter. Slutsats Aktiviteter/processer är definierade och implementerade hos personalen på Inköp. Nu kvarstår att få processerna implementerade och tillgängliga i landstingens verksamheter ur ett kundperspektiv. SID 2(5)

12 Kontrollområde/perspektiv Resor i tjänsten kontra distansmöten/miljö-och ekonomiperspektivet Granskningen Analys av statistik över lyncmöten i förhållandevis till kostnader för korttidshyra av bilar. Resultat Inga data har ännu tagits fram. Årlig uppföljning. Slutsats Rutinen följs upp vid årsskiftet. SID 3(5)

13 Kontrollområde/perspektiv Upphandlingsprocessen/Ekonomiperspektivet Granskningen Analys och jämförelse av statistik från diariesystemet och upphandlingssystemet. Resultat Endast uppgifter över diarieförda upphandlingsuppdrag har kunnat tagits fram. För perioden januari-juni har 123 uppdrag genomförts. i jämförelse med helårsresultatet 2014 på 221 st. Slutsats Rutinen fungerar inte fullt ut. Avvikelse i mätning av upphandlingsystemet. SID 4(5)

14 Kontrollområde/perspektiv Besparingar/Ekonomiperspektiv Granskningen Sammanställa resultatet av möjliggjorda besparingar Resultat Besparingsplan är godkänd av Inköpsrådet och perioden januari-augusti har resulterat i 14,7 msek i möjliggjorda besparingar. Slutsats Vi har en godkänd besparingsplan och en rutin för mätning av effekthemtagning. SID 5(5)

15 D A T U M D I A R I E N R Delårsrapport , DU-nämndens sammanträden Under 2015 har nämnden hittills haft två sammanträden, 9 januari och 13 mars. Dessa sammanträden var båda förlagda i Västerås. Den 9 januari 2015 DU-nämnden valde ledamöter och ordförande till DU-nämndens inköpsutskott för mandatperioden Carl Werner (MP), Leif Lindström (S), Ingrid Jerneborg Glimne (M), Andreas Porswald (MP), Juha Rundgren (V) och Helena Hagberg (FP) valdes till ledamöter i DU-nämndens inköpsutskott för mandatperioden den 1 januari 2015 till den 31 december Carl Werner (MP) valdes till ordförande i DU-nämndens inköpsutskott för samma mandatperiod. Den 13 mars 2015 Jan Grönlund, direktör landstinget Sörmland, och Lennart Iselius, hälso- och sjukvårdsdirektör landstinget Västmanland, lämnade muntlig information gällande rapporten om vidareutveckling av samarbetet mellan landstingen i Sörmland och Västmanland Här presenterades bakgrund, utgångspunkter för att vidareutveckla samarbetet, visionen för ett stärkt samarbete, övergripande mål, uppföljning och arbetet i framtiden. Verksamhetsberättelse 2014, DU-nämnden, godkändes och lämnades till respektive landstingsstyrelse. Inköpsutskottet Under 2015 har inköpsutskottet sammanträtt vid fyra tillfällen, 30 januari, 27 mars, 29 maj och 11 september, i inköpsenhetens lokaler i Eskilstuna. En stående punkt på agendan har varit att inköpschefen Teemu Lehtimäki lämnat lägesrapport från upphandlingsenheten angående aktuella upphandlingar, upphandlingskö, aktuella överprövningar och rekryteringsläget. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(1)