Kvalitetsuppföljning Del-Ta

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson SN 2018/ Socialnämnden Kvalitetsuppföljning Del-Ta Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Del-Ta gjordes av socialnämnden Del-Ta Produktion AB är ett socialt företag som drivs i aktiebolagsform. Ägare är en ideell förening som består av Kalmar kommun, Nybro kommun och Del-Ta personalförening. Del-Ta verkställer beslut om daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder tillhörande personkrets 1 och 2, 1 LSS eller beslut om dagverksamhet SoL. Inriktningen på verksamheten är legoproduktion. De sammanfattande intrycken och slutsatserna var att verksamheten är mycket välfungerande, såväl i kärnverksamhet som till yttre krav. Kommunen har föreslagit några tips och förbättringsförslag. Mest aktuellt är att verksamheten behöver undersöka huruvida det finns behov av ansökan för tillståndsplikt. Verksamheten har därefter inkommit med handlingsplan för adekvata åtgärder. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Rapport kvalitetsuppföljning Del-Ta Handlingsplan Del-Ta Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Niklas.Hermansson@kalmar.se

2 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller (7) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn DEL-TA Produktion AB Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Socialt företag som drivs i aktiebolagsform. Ägare är en ideell förening som består av Kalmar Kommun, Nybro Kommun och DEL-TA personalförening. Föreståndare/verksamhetsansvarig Ola Bengtsson (Tf VD), tel: Hemsida Kontaktperson på kommunen: Johan Augustsson, tel: Epost: johan.augustsson@kalmar.se Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder. Personkrets 1 och 2, 1 LSS eller beslut om dagverksamhet enligt SoL. Enligt föregående uppföljning med inriktning legoproduktion. Antal brukare i verksamheten 27 st i daglig verksamhet. Kvalitetsuppföljningen utförd av Nadja Widéhn verksamhetsutvecklare. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Mats Olsson personalchef, Zilha Avdulla gruppledare samt Cecilia Slottner Höglund personalhandläggare. Datum: Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar

3 2 (7) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Verksamheten ger intrycket av vara mycket välfungerande och har under senaste åren utformat goda förutsättningar för systematiskt kvalitetsarbete för verksamhet enligt LSS och SoL. Tillämpningen av dessa hindras emellertid av frågan kring tillståndsplikt. DEL-TA:s dagliga verksamhet skiljer sig från Socialförvaltningens andra upphandlade dagliga verksamheter genom att företaget består av flera delar och riktar sig till flera olika målgrupper. Företaget innehar i dagsläget inget tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) att bedriva daglig verksamhet. Frågan om tillståndsplikt är viktig att reda ut, för att vara på det klara med, under vilka föreskrifter och regler verksamheten formellt lyder under. Rutiner är alltså upprättade men väntar på att kunna fastställas inför att tillståndspliktfrågan är utredd. Detta eftersom tillstånd berör bland annat rapporteringsskyldighet enligt Lex Sarah. Verksamheten har rutin och blankett för genomförandeplan men tillämpar det inte. Verksamheten förklarar detta med att underlaget från kommunen fortfarande är för bristfälligt. Dialog har dock förts med Slussen som ska återkomma med underlag. Verksamheten har å sin sida samlat underlag genom individuella samtal med brukarna. Verksamheten råds att upprätta genomförandeplaner med befintligt underlag. Detta för att skapa tydlighet, underlätta uppföljning samt säkerhetsställa informationsöverföring mellan medarbetare och vid nyrekrytering av personal. Avtalet är äldre och behöver ses över/ uppdateras. Förbättringsområden Verksamheten ombeds se över åtgärder kring följande: - För att komplettera uppgift föregående uppgift med anledning av nyrekrytering: Återkomma med uppgift om hur många personer har arbetat minst ett år. - Inför uppdatering av avtal: Återkomma med synpunkter. - Säkerhetsställa och vid behov upprätta rutin för kontakt med hälsooch sjukvårdspersonal. - Bevaka Kunskapsguidens webbutbildningar och informationsmaterial förslagsvis gällande: - Basutbildning område funktionsnedsättning. - Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. - Upprätta individuella genomförandplaner. - Kontakta IVO för att klargöra eventuell tillståndsplikt.

4 3 (7) Handlingsplan Rapporten från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten planerar att vidta och när dessa beräknas vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, d.v.s. senast 3 januari Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas avtal samt tidigare kvalitetsuppföljning med handlingsplan. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att utgöra en växtplats för människor som av olika skäl står långt från arbetsmarknaden.

5 4 (7) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Avtalsansvarig är VD Marie Fransson har efter längre tids sjukskrivning fattat beslut om att inte återträda som VD. Ola Bengtsson fortsätter därför som tillförordnad VD och styrelsen kommer fatta beslut under 2018 om permanent ersättare. Ola Bengtsson (som också är produktionschef) har lång erfarenhet inom verksamheten. Olas utbildning efterfrågades ej under uppföljningen. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Eftersom DEL-TA är ett socialt företag så sker den mesta rekryteringen Genom praktik eller annan insats via arbetsförmedlingen, kommunen, migrationsverket eller kriminalvården. Därefter kan personen erbjudas en anställning. Rekrytering till gruppledarbefattning sker internt och då fästs störst vikt vid personlig lämplighet. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Ja. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Ja. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Ja. Gruppledaren fungerar som särskild kontaktman. Gruppledarna samarbetar, men det är aktuell gruppledare som ansvarar för den enskildes dokumentation. Har verksamheten en ansvarsförsäkring? Ja för anställda i verksamheten. För deltagarna/ brukarna tecknas ansvarsförsäkring via beställaren enligt avtal. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Ökat antal anställda under 2017, mycket tack vare gemensamt projekt med Arbetsförmedlingen. Nu har verksamheten 72 anställda varav 63,85 arbetar heltid. Hur många personer är anställda? Se ovan. Hur många personer har arbetat minst ett år? Mats Olsson ska återkomma med uppdaterad uppgift. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Ja

6 5 (7) Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Nej. Rutin är dock utformad men svår att genomföra i nuläget eftersom underlaget från kommunen fortfarande är för bristfälligt. Dialog har dock förts med Slussen som ska återkomma med underlag. Regelbundna individuella medarbetarsamtal har införts med brukarna för att skapa ett underlag och på det sättet göra dem delaktiga i genomförandeplanen. Kvalitetsuppföljaren föreslår att företrädarna söker information på socialstyrelsens kunskapsportal Kunskapsguiden för att göra en bedömning om huruvida genomförandeplaner kan upprättas med det underlag som finns och på det sättet göra mål tidsatta och mätbara. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Se ovan. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja. lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Rutin är upprättad men frågan om tillstånd och anmälningsplikt måste utredas. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej, ej aktuellt. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Nej, ej aktuellt. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Ja. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Ja. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Ja. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Nej. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Nej. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Nej. Inte aktuellt.

7 6 (7) Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Görs i samband med allmän skyddsrond. Senast Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Se rubrik och genomförandeplan. Regelbundna möten hålls där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Ja stormöte hålls varannan vecka. Verksamhetsledningen framhåller att de värnar delaktigheten från deltagarna. Tillgänglighet Har enheten nödvändiga hjälpmedel till de brukare som behöver det? Ja. Finns det (utöver matsal) särskilt rum för rast och vila? Ja. Självbestämmande och integritet Enheten har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregående uppföljning. Nej. Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten En medarbetarundersökning ( tempmätning ) genomförs normalt 2 ggr/år. Även i samband med skyddsrond 2 ggr/år görs en gruppvis undersökning av den psykosociala arbetsmiljön. Under 2017 har verksamheten dessutom tillsammans med andra DV i Kalmar kommun (kommunala och privata) deltagit i nationell brukarundersökning som drivs av socialstyrelsen. Resultaten går att jämföra mellan verksamheter i kommunen såväl som med resten av landet. Under 2018 planerar verksamheten att införa en ny medarbetarundersökning (för brukarna) enligt modell från Prevent.

8 7 (7) Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Verksamheten har haft återkommande dialog med enhetschef Johan Augustsson under året, som också har varit behjälplig att förbättra samverkan med Slussen vad gäller underlag. Verksamheten har fortfarande viss bekymmer med att de inte får tillräckligt med underlag från Slussen för att kunna upprätta genomförandeplaner men hoppas i och med dialog att detta är på bättringsväg. Det uppskattas mycket att Johan även besöker verksamheten spontant. Socialnämndens samt omsorgsnämndens ordföranden har gjort studiebesök hos verksamheten vilket var mycket uppskattat. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Se ovan. Förändringar och frånvaro? Ny gruppledare har tillträtt för företagsgrupp vilket fungerar mycket bra. Har verksamheten anlitat underentreprenör? Nej. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Verksamhetschef Niklas Hermansson och verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn ska se över detta i januari. Verksamheten återkommer med synpunkter på avtal inför detta. Frågan om tillståndsplikt är viktig att reda ut, för att vara på det klara med, under vilka föreskrifter och regler verksamheten formellt lyder under. Verksamheten behöver ta kontakt med IVO för att undersöka detta. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Nej.

9 Handlingsplan över åtgärder DEL-TA planerar att vidta, utifrån genomförd kvalitetsgranskning av omsorgsverksamheten i december När det gäller rutin för kontakter med hälso- och sjukvård så fungerar detta i praktiken. Dock finns det ingen dokumenterad rutin, vilket kommer att tas fram av Personalchef, tillsammans med berörda gruppledare och sjukvårdsansvarig inom verksamheten. Utifrån medarbetarsamtal som genomförs med de personer som är på DEL-TA via omsorgsavtalet, kommer vi att ta fram en genomförandeplan för var och en. Omfattning och innehåll kommer dock att kunna variera utifrån de olika förutsättningar som varje individ har. DEL-TA:s Personalchef kommer att kontakta IVO för att klargöra vad som behöver göras när det gäller att söka tillstånd för att bedriva nuvarande verksamhet. Gällande själva ansökan kan det bli aktuellt att ta hjälp ifrån Kalmar Kommun. Antalet med anställningstid överstigande 1 år, bifogas denna handlingsplan. Handlingsplan PC=Personalchef, PH=Personalhandläggare, GL=Gruppledare, F=Fadder, NM=Nyckelmontör, L=Ledningsgrupp, HSO=Huvudskyddsombud, SO=Skyddsombud. Åtgärd/aktivitet Ansvarig Medverkande Start Klart 1. Skriftlig rutin för kontakter med hälso- och PC GL, sjukvårdspersonal sjukvårdsansvariga 2. Rutin för skapande av genomförandeplan PC GL utifrån de medarbetarsamtal som genomförs med de personer som är på DEL- TA genom omsorgsavtalet 3. Kontakt med och ansökan om tillstånd från PC Kalmar kommun IVO 4. Precisering av antalet anställda > 1 år PC Kalmar Mats Olsson Personalchef