Delårsrapport. Mars 2014 BOT 2014:75:1

Transkript

1 Delårsrapport Mars 2014

2 Sida 1(10) Delårsrapport mars Sammanfattning Verksamheten under det första kvartalet har bedrivits enligt plan och budget. Första kvartalet på året är ofta odramatiskt i en verksamhet som Botaniskas som till betydande del är säsongsstyrd. Förvaltningen behöver även fortsättningsvis visa stor ekonomisk återhållsamhet. Under 2013 genomfördes omfattande besparingar i verksamheten. Det utökade regionbidraget fr.o.m används för att återta viss verksamhet, bl.a. ledningsfunktioner. Återbetalning av negativt kapital ska påbörjas. Förvaltningen har mycket angelägna fastighetsinvesteringsbehov. Flera lokaler har dömts ut eller stängts p.g.a. arbetsmiljöproblem. Förstudier för ny ekonomigård och ny skollokal har genomförts under En förstudie för nya växthus påbörjades 2013 och slutförs Västfastigheter har genomfört en förstudie för nödvändiga arbeten i samband med dagvattenhantering. I Vitsippsdalen finns en rad säkerhetsproblem, bl a farliga trappor och raserade broar. Frågan om åtgärder ligger nu hos Västfastigheter. Våren kom rekordtidigt och det vackra vädret under mars månad lockade många besökare till trädgården. Den publika verksamheten kommer att ha Tema Japan under sommarhalvåret. Med start i maj visas utställningen Ta i trä, i samarbete med Slöjd & Byggnadsvård på Nääs. Skolverksamheten har fått externa medel för att kunna arbeta med läromedel och metoder i skolträdgården som passar alla barn, med eller utan funktionsnedsättning. Ett LONA-anslag från länsstyrelsen har också beviljats för ett projekt runt pollinatörer och värdväxter. Det glädjande beskedet att Arbetsmarknadsnodens finansiering fortsätter innebär att angelägna arbetsinsatser i bl.a. Arboretet kan fortsätta. Under första kvartalet har röjningsarbetet efter stormen Sven i stort avslutats. Tack vare projektmedel från Miljönämnden har Botaniska kunnat påbörja samarbetet inom Göteborgs lustgårdar (Park och natur, Göteborg, Liseberg, Gunnebo slott, Göteborg & Co). Lustgårdsåret genomförs 2016 och en gemensam projektledare har anställts. Förvaltningen har aktivt deltagit i branschdiskussioner med VGR- IT. En utredning har visat att Botaniskas befintliga nätverk inte uppfyller den standard som krävs och dragning av nya kablar pågår. Botaniska räknar med att kunna övergå till Gemensam IT-plattform (GIT) under maj månad. Under första kvartalet fortsatte det utvecklingsarbete med all personal som påbörjades Resultaten från medarbetarenkäten följs upp inom det arbetet. Kostnader för företagshälsovård kommer att vara större än beräknat, som en konsekvens av förändrat grundavtal.

3 2. Verksamheten Sida 2(10) I februari erbjöds vinterlovslediga barn aktiviteter med läbbiga, luriga växter. I mars pågick Orkidéfrossan och den rekordtidiga våren lockade många besökare till trädgården. Nya geotekniska mätningar i Vitsippsdalen har resulterat i att Stolpboden måste stängas och att trädgårdens upplagsområde akut måste flyttas. Under första kvartalet har ett intensivt arbete pågått inför årets publika aktiviteter. I april invigs årets Japan-satsning i närvaro av regiondirektören och Japans ambassadör. Syftet med satsningen är att visa upp trädgårdens rika skatt av japanska träd och örter, och att berätta om japansk trädgårdskultur. En annan publik aktivitet är Ta i trä, en utställning och aktiviteter i samarbete med Slöjd & Byggnadsvård på Nääs. En annan utställning, också på temat trä och träslag är Trä äger, är producerad inom ett samarbete mellan Västarvet och Hjo kommun. Guldkroksskolan 5B i Hjo har tillsammans med två arkitekturpedagoger från Kultur i Väst medverkat med en del i utställningen. På uppdrag av Botaniskas styrelse utreds hur förvaltningen kan stärkas som besöksmål/miljöanpassad verksamhet genom värdebaserad måltidsproduktion. Efter kontakt med konsult framgår att en sådan utredning kostar ca 150 tkr, en obudgeterad kostnad som är svår att rymma inom Botaniskas ram. Skolverksamheten har fått externa medel för att kunna arbeta med läromedel och metoder i skolträdgården som passar alla barn, med eller utan funktionsnedsättning. Ett LONA-anslag från länsstyrelsen har också beviljats för ett projekt runt pollinatörer och värdväxter. Tävlingen i Växtkunskap för femteklassare genomförs även i år, i samarbete med Göteborgs universitet. Efter flera års diskussioner har Göteborgs stad öppnat för att återta skötselansvaret för Änggårdsbergens naturreservat. Möten med länsstyrelsen och Västfastigheter har också förts angående möjligheten att öka tillgängligheten i Vitsippsdalen. En utredning behöver göras som tar hänsyn till aspekter som naturvärden, tillgänglighet, rekreation och säkerhet. Ett erfarenhetsutbyte med Edinburgh Botanical Garden har genomförts och förhoppningen är att det är starten på ett gemensamt, kompetensfrämjande utbytesprogram. I samband med att en av trädgårdens botanister besökte Kew gardens överlämnades sticklingsförökade exemplar från vårt unika Påsköträd, Gröna rehab har utvärderats på nytt av Institutet för stressmedicin. Den nya rapporten bekräftar verksamhetens goda resultat och visar att de positiva effekterna kvarstår under lång tid. Förvaltningen har aktivt deltagit i branschdiskussioner med VGR- IT. Den nya organisationen med uppdelning i branscher har upplevts mycket positivt. En utredning 2013 har visat att Botaniskas befintliga nätverk inte uppfyller den standard som krävs och dragning av nya kablar pågår. Botaniska räknar med att kunna övergå till Gemensam IT-plattform (GIT) under maj månad. Överflyttningen till VGR-IT kommer att innebära ökade driftskostnader och ökad hyra, men hur stor ökningen blir är ännu inte klarlagt.

4 Sida 3(10) Rekrytering av chefsträdgårdsmästare pågår, en post som tidigare varit vakant på grund av besparingar. Förvaltningens friskvårdsgrupp fortsätter sitt arbete. En av de populäraste aktiviteterna är en halvtimmes friskvårdspromenad på arbetstid. Rättighetsfrågor, planerade aktiviteter: Jämställdhet Publika aktiviteter/visningar/utställningar skall ledas av både män och kvinnor. Målet anses uppfyllt om balansen är 60:40. I interna arbetsgrupper, ex i samband med rekrytering, ska både män och kvinnor ingå i processen. Barnets rättigheter Kontinuerlig dialog med barn och unga för utveckling/utvärdering av skolverksamheten Publika aktiviteter/anläggningar som utformas tillsammans med barn och unga Funktionsnedsättning Tillgänglighetsarbeten (gångvägar) i Vitsippsdalen Samarbete med Bräcke diakoni Övrigt Svenska för invandrare (SFI) använder sig av Botaniska som resurs sedan många år, så även Verksamhetens övergripande uppdrag och verksamhetens mål Aktiviteter under 2014: Under sommarhalvåret 2014 har den publika verksamheten fokus på Botaniskas rika samling av japanska växter. Under temat erbjuds särskilda visningar, föredrag och olika kulturella verksamheter med koppling till Japan. Satsningen medfinansieras av Botaniskas vänner och medel har även sökts från en Japansk utställningsfond. Utfall mars: Intensiv planering och förberedelse. Tyvärr erhölls inga medel från den japanska fonden. Under vintern anordnas en utställning om trä och träslag i samarbete med Västarvet, Röhsska museet, Högskolan för design och konsthantverk och Nääs byggnadsvård.

5 Sida 4(10) Utfall mars: Intensiv planering och förberedelse. Ett akut problem uppstod i och med att Stolpboden, där utställning och aktiviteter skulle pågå, måste helt stängas på grund av rasrisk. Tillsammans med Västfastigheter undersöks en lösning att använda Stallet som ersättningslokal. Skolverksamheten fortsätter att bedriva odling tillsammans med barn. Externa medel söks för att kunna anpassa barn- och ungdomsverksamheten så att alla, med eller utan funktionsnedsättning, kan delta. Utfall mars: Medel för skolverksamheten har erhållits dels från Trädgårdsföreningens stiftelse, dels från länsstyrelsen i ett samarbete med Park och natur i Göteborg. Samarbetet med Naturbruksgymnasierna fördjupas. Utfall mars: En kurs i Växtkunskap förläggs delvis till Botaniska. Ett försök att använda får i det naturbevarande arbetet genomförs i samarbete med Strömma naturbruksgymnasium. På uppdrag av Botaniskas styrelse utreds hur förvaltningen kan stärkas som besöksmål/miljöanpassad verksamhet genom värdebaserad måltidsproduktion. Utfall mars: Efter kontakt med konsult framgår att en sådan utredning kostar ca 150 tkr, en kostnad som inte ryms inom Botaniskas ram. Ett nytt skyltprogram genomförs. Utfall mars: Nya vägvisningsskyltar kommer att börja placeras ut under våren. Anslutning till VGR-IT. Utfall mars: Dragning av kablar för nätverk pågår. Övergång till GIT (gemensam ITplattform) beräknas genomföras under maj. 2.6 Prestationer Enligt uppdrag: Antal besökare i parken ska behållas på samman nivå som 2013 Undervisningen av skolbarn ska ligga på samma nivå som Kommentar: Under 2013 har insatsen tillfälligt utökats tack vare externa bidrag. Basresursen är en heltidstjänst vilken innebär att ca skolbarn kan tas emot varje år. Behovet och intresset överstiger kraftigt tillgången på lektionstid. När nya lektioner släpps i början av varje termin blir samtliga fulltecknade inom en vecka. I regionen finns idag närmare barn i åldrarna 6-15 (källa: VGRs hemsidas befolkningsstatistik, 2012) ). Det finns därför en stor utvecklingspotential för den pedagogiska verksamheten vid trädgården. Antal deltagare vid Gröna Rehab ska ligga på samma nivå som 2013 (fullbelagt).

6 Sida 5(10) Utfall mars: Efter entréarbetena under 2013 har nu nya besöksräknare kommit på plats och mätningar finns från och med februari. Under mars månad slogs besöksrekord tack vare den tidiga våren. Skolverksamheten är fullbelagd. Gröna Rehab har full beläggning. 3. Personal Aktiviteter: Det utvecklingsarbete som påbörjats under 2013 fortsätter. Utfall mars: Aktiviteter har genomförts med all personal vid flera tillfällen. Rekrytering av vissa nyckelfunktioner som varit vakanta under Utfall mars: Rekrytering av Chefsträdgårdmästare (vakan efter pensionsavgång 2013) har inletts. En kompetenskartläggning genomförs och en kompetensförsörjningsplan tas fram. Utfall mars: Kartläggning har genomförts med personalens medverkan. Medarbetarenkäten följs upp och en handlingsplan tas fram inom ramen för det pågående utvecklingsarbetet. Utfall mars: Utvecklingsarbetet har fokuserat på Mål och vision, Ansvar och roller, Organisation och Kommunikation och bemötande. Medarbetarenkätens resultat bekräftar att det finns ett behov av ett förändringsarbete. 3.1 Lönestruktur Lönekartläggning, löneanalys sker genom köpta tjänster från Regionservice. och handlingsplan avseende anställningsvillkor, lika och likvärdigt arbete på förvaltningen. Osakliga löneskillnader har inte påvisats. Förvaltningen har inte prioriterat yrkesgrupper i lönerevisionen. Måltal för lönespännvidden har inte identifierats, vid förvaltningen finns flera yrkesgrupper med mycket få personer där begreppet är svårt att använda. 3.3 Personalvolym På förvaltningen finns det i mars 2014 anställda inom 4 personalgrupper. Störst andel anställda (67 %) finns inom gruppen teknik och hantverkare. Totalt har man ökat antal anställda med 1 person, från 60 st i mars 2013 till 61 st i mars Antal årsarbetare har ökat med 2,6 st, från 53,5 st i mars 2013 till 56,1 st i mars Ökningen av antal årsarbetare påverkas av antal personer i arbetsmarknadssatsningar, men även av att säsongsanställningar kunnat förlängas tack vare vakanser.

7 Sida 6(10) Anställda och årsarbetare per personalgrupp Mars 2014 Mars 2013 Anställda Årsarbetare Anställda Årsarbetare Rehabilitering och förebyggande 4 4,0 4 4,0 Utbildning, kultur och fritid 7 5,9 8 6,3 Teknik, hantverkare 40 37, ,1 Kök, städ, tvätt ,0 Administration 10 9,0 11 9,0 Summa 61 56, ,5 3.4 Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron för mars 2014 har minskat med 3,1 % och långtidssjukfrånvaron har minskat med 9,1 % jämfört med mars Det har skett en minskning i sjukfrånvaro för både kvinnor och män, men den största minskningen av långtidssjukfrånvaron ser vi bland kvinnorna. Eftersom Botaniska är en liten förvaltning påverkar enstaka personer sjuktalen. Även om det är glädjande att inte sjukfrånvaron ökat, är det sannolikt fråga om en normal fluktuation snarare än en trend. Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid Jan-mars 2014 Jan-mars 2013 Kvinnor 2,5 % 5,4 % Män 8,5 % 11,4 % Totalt 5,2 % 8,3 % Andel långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) av den totala sjukfrånvaron 3.5 Bemanningsföretag Botaniska använder inte bemanningsföretag. 5. Ekonomi Förvaltningen behöver även fortsättningsvis visa stor ekonomisk återhållsamhet. Utökat anslag om 3 miljoner används för återbetalning av negativt kapital, rekrytering av nyckelpersoner (1-2 tjänster fr.o.m. 1 april 2014), energikostnader för Växthus, samt ökade kostnader för IT och företagshälsovård. Återbetalning av negativt kapital har budgeterats. Uttag från fonder begränsas till 450 tkr.

8 5.1 Ekonomiskt resultat Sida 7(10) Periodutfall Prognos Konsulter, konto 7551, IT-tjänster konto 754X, motpart Kurs och konferenser, konto 4611, motpart Trycksaker, konto 6471, PR och info, konto 6911 och 6931, motpart Kostnaderna för konsulter påverkas av det utvecklingsarbete som bedrivs vid förvaltningen med koppling till medarbetarenkäten. Den workshop om Målbild 2023 som styrelse och personal genomförde i december ligger också med i kostnaden. Kostnaden för trycksaker och annonsering ligger högre än 2013, men lägre än Anledningen är att 2014 genomförs en publik satsning på Japan, medan under 2013 gjordes inga satsningar utöver basverksamhet. För att kunna nå ut till turister och besökare är det helt nödvändigt att kunna tillhandahålla ett informationsmaterial. Vi är så sparsamma som möjligt och utnyttjar digitala media, men vi kan inte klara oss utan tryckt material i form av program och kartor. För IT är prognosticerad kostnad för 2014 lägre än för Totalt sett räknar vi ändå med att driftskostnaden ökar när vi övergår till Gemensam IT-plattform (GIT). Periodens utfall Helårsresultat Resultaträkning Utfall Budget Utfall Förändring Prognos Budget Utfall Avvikelse Förändring t.o.m. t.o.m. t.o.m. utfall/ per t.o.m. t.o.m. prognos/ prognos/ Utfall samt utfall budget utfall helårsbedömning mnkr mnkr mnkr % mnkr mnkr mnkr mnkr % Statsbidrag 2,0 2,0 2,1-1,9% 7,8 7,8 8,0 0,0-2,1% Erhållna bidrag 6,9 6,7 6,2 10,3% 25,9 25,9 24,8 0,0 4,4% Övriga intäkter 1,0 1,2 0,8 29,2% 7,5 7,5 6,3 0,0 19,7% Verksamhetens intäkter 9,9 9,8 9,1 9,1% 41,2 41,2 39,1 0,0 5,5% Personalkostnader -6,4-6,4-6,3 1,8% - -28,1-28,1 26,6 0,0 5,8% Övriga kostnader -2,7-2,6-2,4 14,0% - -11,1-11,1 11,3 0,0-2,4% Avskrivningar -0,4-0,4-0,3 9,6% -1,4-1,4-1,4 0,0-0,1% Verksamhetens kostnader -9,5-9,4-9,0 5,3% - -40,6-40,6 39,3 0,0 3,2% Finansiella intäkter/kostnader m.m. -0,1-0,1-0,1-0,3-0,3-0,3 0,0 Obeskattade reserver 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat 0,4 0,4 0,0 0,3 0,3-0,6 0,0

9 Sida 8(10) Observera! Under posten erhållna bidrag ingår uttag ur fonder om kr. Förvaltningen budgeterar med ett positivt resultat på 330 tkr (återbetalning negativt kapital 2012). 5.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans I budget 2014 ingår påbörjad återbetalning av negativt kapital. 5.3 Eget kapital Botaniska går in i 2014 med ett negativt kapital om 1,6 mkr. 5.4 Investeringar Botaniska räknar med att använda sin budgetram om 2 mkr under Därutöver finns angelägna fastighetsinvesteringsbehov (ekonomigård 16 mkr, skollokal 5,4 mkr, och dagvattenhantering (uppskattad kostnad 15 mkr). Botaniska har även, i likhet med fler förvaltningar inom Turism och Utveckling, ett investeringsbehov för att kunna anslutas till VGR-IT. 6. Bokslutsdokument och noter Bokslutsdokument RR KF BR Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader 2, Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut 0 0 Erhållna/lämnade regionbidrag 0 0 Årets resultat Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Investeringsbidrag Avskrivningar Utrangeringar/nedskrivningar 0 0

10 Sida 9(10) Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar Avsättningar 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning av kortfristiga skulder Kassaflöde från löpande verksamhet Förändring av redovisningsprincip 0 0 Förändring av eget kapital 0-1 Investeringsverksamhet Investeringar Momsjustering vid överlåtelse 0 0 Anläggningstillgångar överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar anläggningstillgångar 0 0 Aktier och andelar 0 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 0 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner 0 0 Justering för årets aktiverade investeringsbidrag Förändring aktiekapital 0 0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 0 ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar 6 6 Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kontroll av årets kassaflöde

11 Sida 10(10) Differens -2 0 Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark maskiner och inventarier pågående investeringar Finansiella anläggningstillgångar 0 0 Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar 0 0 Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Bokslutsdispositioner 0 0 Årets resultat Summa eget kapital Avsättningar 0 0 Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning.