Plats och tid Asarumssalen, klockan 13: , ajournering kl

Transkript

1 sid 1 av 17 Plats och tid Asarumssalen, klockan 13: , ajournering kl Beslutande: Tobias Folkesson Ordförande (S) Susanne Olsson Vice ordförande (S) Charlotta M Sjöqvist Ledamot (M) Mona Wettergren Ledamot (SD) Bengt-Olof Björck Ledamot (S) Rickard Holmberg Ledamot (M) Linda Winnetoft Ledamot (S) Kenneth Svanberg Ledamot (L) Tjänstgörande ersättare: Närvarande ersättare: Övriga: ersätter Anna Arlid (M) Carin Erlandsson (M) Elisabeth Rosengren (S) Qristina Ribohn (S) Sofie Ekenberg (C) Sofie Wennerberg (MP) Mohammed Merzi (S) Linda Winnetoft (S) Kristin Lundberg (L) Patrik Håkansson, förvaltningschef Torsten Berg, verksamhetschef förskola Emma Håkansson, sekreterare Cecilia Bernardsson, förvaltningsjurist William Lavesson, projektledare samhällsbyggnadsförvaltningen Emma Aldén, personalutvecklare, Utses att justera: Kenneth Svanberg (L) Paragrafer: Justeringsdatum: Sekreterare Ordförande Justerande Emma Håkansson Tobias Folkesson Kenneth Svanberg

2 sid 2 av 17 Anslag/Bevis Organ: Nämnden för barn, ungdom och skola Sammanträdesdatum: Datum då anslaget sätts upp: Datum då anslaget tas ner: Förvaringsplats för Rådhuset protokollet: Underskrift:

3 sid 3 av 17 Innehållsförteckning 27 Godkännande av dagordning Val av protokolljusterare Information om General Data Protection Regulation (GDPR) Lägesrapport angående strategisk lokalplanering Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2017, BUS nämnden 2018/ BUS-nämndens svar på Granskning av måluppfyllelse inom skolan 2017/ Förslag till BUS nämndens svar på granskningsrapport, orosanmälningar och uppföljning av placerade barn 2017/ Ekonomisk uppföljning per den 28 februari / Aktuellt från verksamheten Information Beslutsuppföljning mars / Handlingar för kännedom, mars / Redovisning av delegationsbeslut, mars /

4 sid 4 av Godkännande av dagordning s beslut att godkänna dagordningen

5 sid 5 av Val av protokolljusterare s beslut att utse Kenneth Svanberg (L) att justera dagens protokoll

6 sid 6 av Information om General Data Protection Regulation (GDPR) s beslut att ta informationen till protokollet Förvaltningsjurist Cecilia Bernardsson informerar nämnden om den nya dataskyddsförordningen (GDPR, General Data Protection Regulation) som träder ikraft Syftet med den nya lagstiftningen är att stärka enskildas rätt till skydd av personuppgifter samt en harmonisering av lagstiftning kring behandling av personuppgifter inom EU. GDPR ersätter den nuvarande svenska personuppgiftslagen och en ny svensk dataskyddsförordning kommer att komplettera den. Tillsynsmyndighet för att se till att reglerna efterföljs är Datainspektionen. För de som inte följer reglerna kan sanktionsavgifter bli aktuella. Personuppgifter är en uppgift som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person. Behandling av personuppgifter är åtgärder eller en kombination av åtgärder med personuppgifter. BUS nämnden är personuppgiftsansvarig för alla personuppgifter inom nämndens verksamheter. Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning t ex företag som står för olika verksamhetssystem. Hur personuppgiftsbiträdet får behandla uppgifterna regleras genom ett personuppgiftsbiträdesavtal. Det är dock alltid den personuppgiftsansvarige som har ansvaret för uppgifterna gentemot den registrerade. Alla nuvarande personuppgiftsbiträdesavtal behöver uppdateras pga. nya krav som lagstiftningen ställer. En grundläggande princip i GDPR är att endast de personuppgifter som verkligen behövs ska samlas in. En registerförteckning över alla nämndens behandlingar av personuppgifter ska finnas dokumenterad. De registrerade har olika rättigheter t ex att få information om att de är registrerade och att få registerutdrag över alla de behandlingar av deras personuppgifter som finns inom en myndighet. Den som hanterar personuppgifter måste kunna visa på att reglerna följs. Dataskyddsarbetet måste således vara aktivt, det ska finnas styrdokument, dokumentation och uppföljningar. Dataskyddsombud ska utses som har en rådgivande samt granskande funktion, vilket kräver att de är väl insatta i lagstiftningen.

7 sid 7 av Lägesrapport angående strategisk lokalplanering s beslut att ta informationen till protokollet William Lavesson projektledare samhällsbyggnadsförvaltningen informerar nämnden om aktuella fastighetsprojekt inom BUS nämndens verksamhetsområden. BUS nämnden kommer på sammanträdet att fatta beslut om en prioriteringsordning för fastighetsprojekten. Följande prioriteras för närvarande; Äskande av medel samt ta fram budget för en ny skola i Mörrum. Ta med projektet i partneringupphandling, där förstudie genomförs och ritningar tas fram. Hitta en ny tomt för förskola i Mörrum för 6-8 avdelningar pga. av nuvarande tillfälliga bygglov och ej effektiva små enheter. Förprojektering/detaljplan för Hällaryds skola/förskola. Förstudie för tillbyggnad/ombyggnad av Österslättsskolan och Bodetorpsskolan, därefter optimering av övriga skolor. Ny plats för skola och förskola i Karlshamn. Ta fram en total tidsplan och kalkyl för samtliga fastighetsprojekt som hanteras inför kommande budgetår. Uppdatera befolkningsprognos och statusavstämningar. Övriga objekt arbetas vidare med enligt underlag där de tas med i nya detaljplaner, fördjupande översiktsplaner och planprogram om det är möjligt. Beslutet skickas till Patrik Håkansson, förvaltningschef William Lavesson, projektledare samhällsbyggnadsförvaltningen Martin Åsman, verksamhetschef grundskola Torsten Berg, verksamhetschef förskola

8 sid 8 av Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2017, BUS nämnden 2018/943 s beslut att godkänna redovisningen av systematiskt arbetsmiljöarbete 2017 för BUS nämndens verksamheter Emma Aldén personalutvecklare presenterar uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2017 för BUS nämnden. Inom Karlshamns ska inom det systematiska arbetsmiljöarbetet tre delar årligen genomföras på respektive enhet, arbetsmiljörond APT, arbetsmiljörond fastighetssyn/fysisk skyddsrond samt på APT gå igenom riktlinjerna för likabehandling, kränkande särbehandling, alkohol och droger samt rökfri arbetstid och arbetsplats. Inom BUS-nämndens verksamheter har 97 % av enheterna redovisat hur de arbetat med det systematiska arbetsmiljöarbetet och är överens om detta på arbetsplatsen. 97 % har gjort arbetsmiljörond APT, 81 % har gjort arbetsmiljörond fastighetssyn/fysisk arbetsmiljörond och 78 % har gått igenom riktlinjerna. Av de enheter som redovisat hur de arbetat med det systematiska arbetsmiljöarbetet finns en plan för hur de under 2018 ska arbeta med samtliga delar. Nämndens statistik för 2017 avser 1029 medarbetare. För BUS nämnden totalt sjunker den korta sjukfrånvaron och landar för 2017 på 5,38 dagar per medarbetare. För en totalt ligger den korta sjukfrånvaron på 6,39 dagar per medarbetare. Uppdelat på förskola och grundskola sker olika utvecklingar där den korta sjukfrånvaron ökar inom förskolan till 8,69 dagar och inom grundskolan minskar till 3,76 dagar per medarbetare. Den långa sjukfrånvaron ökar för BUS-nämnden totalt efter några års nedgång och är dagar per medarbetare. För en totalt ligger den långa sjukfrånvaron för 2017 på 21,25 dagar. Även när det gäller den långa sjukfrånvaron gör förskola och grundskola olika utvecklingar. Förskolan minskar sin långa sjukfrånvaro till 15,8 dagar per medarbetare medan grundskolan ökar sin till 11,19 dagar per medarbetare. För 2017 ökade den totala sjukfrånvaron per medarbetare för BUS-nämnden till 18,43 dagar jämfört med 17,3 under Förskolan minskar sin totala sjukfrånvaro till 24,49 dagar per medarbetare och grundskolan ökar sin till 14,95. Kommunens totala sjukfrånvaro var 27, 64 dagar per medarbetare. Uppföljning av anmälda arbetsskador inom Karlshamns redovisas per förvaltning. En anmäld arbetsskada är en upplevd arbetsskada, men inte en konstaterad. Totalt har 335 arbetsskadeanmälningar inkommit 2017 fördelade på 262 olycksfall 10 färdolyckor 63 arbetssjukdomar

9 sid 9 av 17 Av de 335 anmälda arbetsskadorna avsåg 16 st medarbetare inom utbildningsförvaltningen. Av utbildningsförvaltningens 16 anmälda arbetsskador ledde: 6 st inte till någon sjukfrånvaro 3 st till 1-3 dagars sjukfrånvaro 2 st till 4-14 dagars sjukfrånvaro 5 st till mer än 14 dagars sjukfrånvaro Följande orsaker har angetts till de 16 anmälda arbetsskadorna Fall 3 st Fysisk överbelastning 3 st Psykisk överbelastning 3 st Slagit eller stött emot 2 st Skadad av maskin/föremål i rörelse 1 st Skadad av fallande föremål 1st Skadad av person (fysiskt) 1 st Fordonsolycka 1 st Inomhusklimat 1 st 2017 var andra året på nuvarande avtal med företagshälsovården Avonova. Avtalet sträcker sig till och med 2021 och omfattar totalt 4000 timmar för hela Karlshamns. Timmarna är fördelade enligt: Beteendevetare 1900 timmar Fysioterapeut 1300 timmar Företagssköterska 400 timmar Företagsläkare 200 timmar Arbetsmiljöingenjör 100 timmar Hälsopedagog 100 timmar Under 2017 nyttjade utbildningsförvaltningen totalt 26 % av dessa timmar. Beslutsunderlag Arbetsmiljörapport 2017 BUS Beslutet skickas till Patrik Håkansson, förvaltningschef Martin Åsman, verksamhetschef grundskola Torsten Berg, verksamhetschef förskola Emma Aldén, personalstrateg

10 sid 10 av BUS-nämndens svar på Granskning av måluppfyllelse inom skolan 2017/4241 s beslut att anta utbildningsförvaltningens förslag till svar på revisionsrapporten som nämndens eget Ernst &Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlshamns granskat hur (BUS-nämnden) arbetar för att samtliga elever ska klara målen i alla ämnen. I granskningen ställs följande revisionsfrågor: Stödjer nämndens styrning, ledning, organisation och uppföljningssystem kvalitetsarbetet på såväl nämndnivå som enhetsnivå? Finns dokumentation för grundskola som är tillräcklig för att ligga till grund för analys och beslut på nämndnivå om prioriteringar av utvecklingsinsatser? Har nämnden genomfört en uppföljning och utvärdering av resursfördelningssystemet och dess konsekvenser för skolornas arbete med elever i behov av särskilt stöd? tar till sig de slutsatser som revisionen kommit fram till och kommer att arbeta vidare med de rekommendationer som revisionsrapporten ger. Fördelningen till de fristående skolorna sker enligt gällande regelverk. Beslutsunderlag BUS nämndens svar på Granskning av måluppfyllelse inom skolan, tjänsteskrivelse av Patrik Håkansson förvaltningschef, Marie Hemming utvecklingssamordnare och Matthias Holmesson utvecklingssamordnare Missiv - Granskning av måluppfyllelsen inom skolan Granskningsrapport måluppfyllelse skolan Beslutet skickas till Revisionen Patrik Håkansson, förvaltningschef Martin Åsman, verksamhetschef Marie Hemming, utvecklingssamordnare Matthias Holmesson, utvecklingssamordnare

11 sid 11 av Förslag till BUS nämndens svar på granskningsrapport, orosanmälningar och uppföljning av placerade barn 2017/4214 s beslut att anta yttrandet som svar till revisionen Ernst &Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlshamns granskat arbetet kring orosanmälningar. Kommunens revisorer vill veta vilka åtgärder nämnden för arbete och välfärd samt nämnden för barn, ungdom och skola tänker vidta för att förändra rutiner för anmälningsskyldighet hos personal inom nämnden för barn, ungdom och skolas verksamhetsområden. Det pågår ett arbete med att revidera rutinerna angående anmälningsplikten inom förskola och skola. En arbetsgrupp med representanter från nämnden för arbete och välfärd, mottagningsenheten och verksamhetschefer från förskola och skola ingår i arbetsgruppen. Under våren år 2018 förväntas att rutinerna är klara samt att gemensam information lämnas till berörda chefer inom utbildningsförvaltningen. Implementeringen startar så snart rutinerna är färdigställda. Beslutsunderlag Förslag till BUS nämndens svar på granskningsrapport, orosanmälningar och uppföljning av placerade barn, tjänsteskrivelse av Patrik Håkansson förvaltningschef Rapport Karlshamn orosanmälningar Missiv Granskning av arbetet med oroanmälningar och uppföljning av placerade barn Beslutet skickas till Revisionen Patrik Håkansson, förvaltningschef Martin Åsman, verksamhetschef grundskola Torsten Berg, verksamhetschef förskola

12 sid 12 av Ekonomisk uppföljning per den 28 februari /121 s beslut att godkänna ekonomisk uppföljning per den 28 februari 2018 Ekonomisk uppföljning per den 28 februari 2018 föreligger enligt beslutsunderlag. Beslutsunderlag Ekonomisk uppföljning BUS per den 28 februari Beslutet skickas till Jennie Blomqvist, ekonom

13 sid 13 av Aktuellt från verksamheten s beslut att ta informationen till protokollet Förvaltningschef Patrik Håkansson informerar om aktuellt från verksamheten, Petra Gagner ny verksamhetschef för den strategiska elevhälsan har rekryterats. Petra har arbetat många år inom utbildningsförvaltningen som psykolog. I tjänsten som verksamhetschef för den strategiska elevhälsan har chefen en samordnarfunktion och har inte personalansvaret för all personal inom elevhälsan. Den strategiska elevhälsan omfattar alla verksamheter från förskolan till gymnasiet. Verksamhetschefen ansvarar för resurscenter där tal- och hörselpedagoger och specialpedagoger ingår, samarbeten internt med barn- och familjeenheten, samarbeten externt med landstinget samt individärenden t ex utredningar i ärenden till Skolinspektionen.

14 sid 14 av Information s beslut att ta informationen till protokollet Förvaltningschef Patrik Håkansson informerar om, Chefsdag på Södra Hoka 9 mars, handlade bl a om kvalitetsarbetet vilket behöver anpassas mer till verksamheten och måste nå ända in i klassrummen. Cheferna fick även information från ekonomi och personal. Kultur i verksamheterna diskuterades också liksom styr- och ledningssystemet Kompass Karlshamn.

15 sid 15 av Beslutsuppföljning mars /126 s beslut att godkänna redovisningen Beslutsuppföljning för BUS-nämnden redovisas enligt beslutsunderlag. Datum för återrapportering saknas för ett ärende. Beslutsunderlag Beslutsuppföljning BUS mars 2018

16 sid 16 av Handlingar för kännedom, mars /448 s beslut att godkänna redovisningen Handlingar för BUS nämndens kännedom under tiden 6 februari 2 mars 2018 redovisas enligt beslutsunderlag. Beslutsunderlag Handlingar för kännedom mars 2018

17 sid 17 av Redovisning av delegationsbeslut, mars /125 s beslut att godkänna redovisningen har överlåtit sin beslutanderätt enligt delegationsordning antagen 16 januari 2018, 8. Dessa beslut ska anmälas till nämnden för barn, ungdom och skola för att vinna laga kraft. Härmed anmäls beslut fattade under perioden 6 februari mars Beslutsunderlag Delegationsbeslut mars 2018 Delegationsbeslut mars 2018, beslutsattestanter och ersättare