Stora sammanträdesrummet, Björkarna

Transkript

1 SOCIALNÄMNDEN Tid och plats Tisdag 20 maj 2014 kl. 10:00 Stora sammanträdesrummet, Björkarna Beslutande Övriga deltagare Åke Gustavsson (S), Ordförande Ann Louise Brodén (S) Ann Mari Uppvall (S) Jan Eric Jönsson (S) Jill Lind (S) Siri Sjögren (S) Gunilla Boqvist (V) Roger Ericsson (M), vice ordförande Birgitta Almroth (FP) Yvonne Palmgren (C) Berit Johansson (M) Se separat lista Justerare Roger Ericsson Tid för justering Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerare Birgitta Nilsson Åke Gustavsson Roger Ericsson ANSLAG/BEVIS Beslutande organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Björkarna Torsby Underskrift Birgitta Nilsson

2 sid 2 Övriga deltagare Anders Rönnelöv (S) Hanni Andersson (S) Ulf Johansson, socialchef Felicia Weinberg, bitr socialchef Ulla Lena Larsson, vård och omsorgschef Mikael Westin, förvaltningsekonom Birgitta Nilsson, förvaltningssekretrare Margaretha Persson, områdeschef, 59

3 sid 3 Innehållsförteckning Ärende Sida 59 Redovisning av uppföljningsärende Delårsuppföljning per 30 april Verksamhetsuppföljning platser särskilda boenden och beviljade hemtjänsttimmar Ansökan, ordinarie BBIC licens Svar angående kompetensutveckling i demensvård Deloitte, Uppföljande granskning avseende planering för de äldres behov av särskilt boende Deloitte, Uppföljande granskning granskning av stöd till våldsutsatta Deloitte, Uppföljning granskning granskning av s ansvar för placering av barn Deloitte, Uppföljande granskning granskning avseende utredningsrutiner vid anmälan om barn som far illa Deloitte, Uppföljande granskning granskning avseende den interna kontrollen avseende kommunens fordon För kännedom Vård, omsorg och stöd för personer med missbruks och beroendeproblem21 77 Uppföljning a systematiskt förbättringsarbete avseende riskanalys, egenkontroll samt klagomål och synpunkter i vård och omsorg om äldre Svar på frågor från kommunrevisionen med anledning av Nya perspektiv Komplettering på förslag på lokal dagverksamheten samt utemiljö Dalbygården Val av uppföljningsärende... 25

4 sid 4 59 Redovisning av uppföljningsärende Dnr SOC 2014/34 Områdeschef Margaretha Persson redogör för hur planeringsenheten arbetar när det får en beställning från biståndsenheten. s beslut Tackar för redovisningen. Margaretha Persson, områdeschef

5 sid 5 66 Delårsuppföljning per 30 april 2014 Dnr SOC 2014/36 Uppföljningen per 30 april är även en del i kommunens första delårsuppföljning för året. I denna uppföljning ska nämnder rapportera budgetutfall till kommunstyrelsen och fullmäktige samt även ställa en prognos för utfallet på budgeten för hela verksamhetsåret. Totalt för socialnämnden redovisas i delårsuppföljningen överskott mot budget på cirka 100 tkr. Under april har verksamheten belastats med en retroaktiv kostnad på cirka 750 tkr för hälso och sjukvårdsinsatser hos en privat utförare. Insatserna har utförts under tidigare verksamhetsår men fakturan har inkommit först detta år. Av överskottet kan 760 tkr hänföras till budget för familjecentralen och det boendestödsteam som kommer att startas upp under våren. De flesta arbetstagare har fått ny lön från första april och löneökningen ligger inom budget. Även om verksamheten redan fått större, extraordinära, kostnader så är bedömningen i nuläget att årets verksamhet kommer att inrymmas i tilldelad budget. Det återstår emellertid en stor del av året där den stora utmaningen är sommarsemestern och alla de vikarier som ska in i verksamheterna. Liksom tidigare år så råder brist på vikarier framför allt bland den legitimerade personal inom hälso och sjukvården. Handlingar i ärendet Delårsuppföljning per 30 april 2014 från förvaltningsekonom Mikael Westin. s förslag till kommunstyrelsen godkänner delårsuppföljning per 30 april 2014.

6 sid 6 forts sn 66, delårsuppföljning per 30 april 2014 Ulf Johansson, socialchef Felicia Weinberg, bitr socialchef Ulla Lena Larsson, vård och omsorgschef Mikael Westin, förvaltningsekonom Kommunrevisorerna

7 sid 7 68 Verksamhetsuppföljning platser särskilda boenden och beviljade hemtjänsttimmar Dnr SOC 2014/38 Av totalt 189 särskilda boendeplatser används 3 platser till växelvård. För svikt/korttidsvård tas 18 platser i anspråk och 1 plats är ledig. 12 personer är beviljade särskilt boende varav 2 personer är tillfrågade men ännu inte tackat ja. 7 personer har önskemål om boende i Torsbys centrala delar och 3 i Klarälvdalen. En person har väntat över 3 månader (anmälan ). Tillfrågad om sä bo plats. Fördelning av platser: Dalbygården (29) 1 växelvårdsplats och 1 sviktplats Finnskogahemmet (14) 1 sviktplats Gömmanberg (22) 1 sviktplats Klarastrand (22) 5 sviktplatser och 1 ledig plats Linden (48) 2 växelvårdsplatser Lövenstrand (39) Alla permanenta Solliden (15) 10 svikt och 5 permanenta Beviljade hemtjänsttimmar har ökat något, från till Ökningen har skett i Fryksdalen. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från vård och omsorgschef Ulla Lena Larsson. s beslut Godkänner verksamhetsuppföljning, särskilda boendeplatser och beviljade hemtjänsttimmar.

8 sid 8 forts sn 68, verksamhetsuppföljning platser särskilda boenden och beviljade hemtjänsttimmar Ulla Lena Larsson, vård och omsorgschef Biståndsrenheten Lena Nilsson, debitering och avgiftshandläggare Lillemor Ronge, administrativ handläggare

9 sid 9 69 Ansökan, ordinarie BBIC-licens Dnr SOC 2014/210 Torsby kommun har sedan BBIC infördes som metod i barn och ungdomsärenden haft en prövolicens då man ej kunnat uppfylla de krav socialstyrelsen ställer för att utföra en ordinarie licens. Ansökan om ordinarie licens inlämnades under 2013 men återtogs då kravet att kommunen skulle ha egna utbildare i den egna organisationen ej kunde fullgöras. Under våren 2014 har två socialsekreterare utbildats till utbildra inom BBIC och de krav socialstyrelsen ställer för att utfärda en ordinarie licens är uppfylld. En ny ansökan om ordinarie BBIC licens bör därför göras då den prövolicens kommunen för närvarande har upphör inom kort. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse och ansökan från ifo chef Mona Rahm. s beslut beslutar att till socialstyrelsen ansöka om ordinarie BBIC licens. Socialstyrelsen Mona Rahm, ifo chef

10 sid Svar angående kompetensutveckling i demensvård Dnr SOC 2014/55 Tack för ert brev som tar upp kompetensbehovet av våra anställda inom demensvården i Torsby kommun. Det är en viktig fråga som ni belyser eftersom det är en grupp där både den person som har demensdiagnos och även dennes anhöriga behöver stöd över tid. Därför är det viktigt med utbildning för att kunna bemöta och stödja på bästa sätt i de olika faser personen och anhöriga befinner sig i. Därför har det satsats också från statens sida på den här gruppen bland annat genom prestationsersättning till kommunerna för att implementeringen av de nationella riktlinjerna för vård och omsorg vid demenssjukdom ska genomföras på ett effektivt sätt. Kommunen satsar resurser för den merkostnad som uppstår för vikarier när personal är på utbildning. Det utvecklingsarbete som pågår inom demensvården kräver utbildning och socialnämndens intention är att alla som arbetar med personer med demens ska arbeta utifrån ett helhetsperspektiv och från en gemensam kunskapssyn. 1. Demensombuden ska tillsammans med övrig personal genomgå webbutbildning i demens ABC. 2. Alla demensombud skall tillsammans med chefer och sjuksköterska utbildas två dagar för utredning och skapandet av handlingsplan utifrån personcentrerad vård. 3. Fortbildning erbjuds kontinuerligt för demenssjuksköterska och övriga i demensteamet. 4. Handledning erbjuds kontinuerligt samt vid behov för personalgrupper. 5. Visst antal personer får erbjudandet om att delta på föreläsningar etc varje år. (Antal kan variera utifrån övrig prioritet.)

11 sid 11 forts sn 70, svar angående kompetensutveckling i demensvård Som ni påpekar har förvaltningen 800 tkr avsatta till kompetensutveckling som ska räcka till alla anställda inom socialförvaltningen. Därför görs det ständiga prioriteringar för att få ut det mesta av de resurser som finns för socialförvaltningens hela verksamhet. Ambitionen är också att ha en lärande organisation där möjligheten till att ta del av föreläsningar och konferenser sprids till så många medarbetare som möjligt över tid. Om någon vill delta på eget initiativ kan resultatet bli att personen får stå för hela eller delar av kostnaden. anser att ert engagemang tillsammans med kommunens åtagande skapar bra förutsättningar till god vård och omsorg för personer med demenssjukdom och deras anhöriga. Ni är välkomna att ställa frågor till såväl politiker som förvaltningspersonalen. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från vård och omsorgschef Ulla Lena Larsson. s beslut godkänner svaret till Nordvärmlands demensförening. Nordvärmlands demensförening Ulla Lena Larsson, vård och omsorgschef

12 sid Deloitte, Uppföljande granskning - avseende planering för de äldres behov av särskilt boende Dnr SOC 2009/165 Kommunrevisorerna gör regelmässigt uppföljning av tidigare lämnad rapporter. Syftet är att få en uppfattning om i vilken omfattning som rekommendationerna tagits tillvara av de granskande nämndera. I KPMG:s rapport, daterad 20 mars 2009 rekommenderas att: Omsorgsnämnden bör analysera vad som förklarar de eventuellt höga kostnaderna för särskilt boende som redovisas i nationella nyckeltal eftersom övriga nyckeltal pekar på en genomsnittsnivå beträffande personaltäthet och antal platser. Torsby kommun har kostnad för särskilda boenden som är högre än Värmland i stort men lägre än liknande kommuner samt glesbygdskommuner. (Bil 1) Kostnad S bo per vårdtagare ligger högre än Värmland i stort och högre än liknande kommuner men lägre än glesbygdskommuner. (Bil 2) Bruttokostnaden för lokaler är högre än Värmland i stort men lägre än liknande kommuner och glesbygdskommuner. (Bil 3) I Torsby kommun har det varit en medveten politisk strategi att behålla de boenden som finns i syfte att tillgodose behovet av särskilda boendeplatser i närmiljön för den enskilde kommuninnevånaren. Boendena är av varierande storlek och finns geografiskt placerade över hela kommunen. Storleken varierar från 14 platser upp till 48 platser. Flera små enheter bidrar till ökad kostnad då det är svårt att ta till vara resurserna optimalt på småskalighet framför stordrift. Från 2009 och framåt har socialnämnden fattat beslut på avveckling av platser och anpassning på grund av minskad efterfrågan. Minskningen har skett utspritt över flera boenden som då blivit mindre och dyrare per plats.

13 sid 13 forts sn 71, Deloitte, uppföljande granskning - avseende planering för de äldres behov av särskilt boende Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från vård och omsorgschef Ulla Lena Larsson. s beslut godkänner svaret på avseende planering för de äldres behov av särskilt boende. Kommunstyrelsen Ulf Johansson, socialchef Ulla Lena Larsson, vård och omsorgschef

14 sid Deloitte, Uppföljande granskning - granskning av stöd till våldsutsatta Dnr SOC 2010/340 Deloitte, tidigare KPMG har tidigare genomfört en granskning av stöd till våldsutsatta i Torsby kommun och följer nu upp i vilken omfattning rekommendationerna har tagits tillvara. Deloitte önskar ta del av de åtgärder som vidtagits och vilka dokument som tagits fram. I rapporten 7 juli 2010 rekommenderades att kommunen skulle: Upprätta tydligare målformuleringar gällande arbetet med våldsutsatta kvinnor och barn som bevittnat våld. Fastställa former för uppföljning och återrapportering inom verksamhetsområdet. Utreda huruvida besöksavgiften 120 kr med möjlighet till avgiftsfrihet efter individuell prövning ställer sig i förhållande till likställighetsprincipen, samt styrgruppens beslutsmandat i frågan. Att kommunens hemsida utvecklas där information kan erhållas på flera språk än svenska. Tydligare målformuleringar Nya mål är antagna av socialnämnden Utifrån dessa satta mål kommer verksamheten att ta fram områden där barn som bevittnat våld och våldsutsatta är prioriterade områden. Ett prioriterat område är att ta fram en handlingsplan för socialnämndens arbete med våldsutsatta kvinnor och barn som bevittnat våld. Handlingsplanen är under utveckling utifrån nya rekommendationer och kommer att antas i socialnämnden under hösten I handlingsplanen fastställs uppföljningsbara mål samt ansvar för kontroll och uppföljning av verksamhet som utförs av annan verksamhet, hur uppföljning och utvärdering skall göras, med vilken regelbundenhet en kartläggning av omfattningen av våldsutsatta skall göras, information om nämndens verksamhet inom området till enskilda och grupper, uppföljning av erbjudna tjänsters effekter, samverkan med andra aktörer och hantering

15 sid 15 forts sn 72, Deloitte, uppföljande granskning - granskning av stöd till våldsutsatta av skyddade personuppgifter. Former för uppföljning och återrapportering En årlig återrapportering sker till socialnämnden i samband med årsberättelsen. I handlingsplanen återfinns former för hur uppgifter för uppföljning och återrapportering inhämtats vilket kommer att ske genom sammanställning av uppgifter från nämndens interna verksamheter, uppgifter från andra myndigheter och organisationer samt officiell statistik. Besöksavgift familjerådgivning Befriande eller nedsättning av avgift har tagits upp till beslut i respektive socialnämnd och är således ett politiskt beslut om avgiftsbefrielse. Familjerådgivning är en verksamhet som utgår från socialtjänstlagen 8 Kap. 2 och är därmed en speciallagstiftning och är undantagen från likställighetsprincipen. Kommunens hemsida Kommunens hemsida är under förändring där besluts tagits att Torsby kommun ska använda sig av en modell som heter Funka nu och som idag används av över 100 andra kommuner i Sverige. Det innebär att hemsidan är anpassad utifrån kundundersökningar som gjorts och ska göras så funktionell som möjligt med utgångsperspektiv från den enskilde kommuninvånaren. Ord samt ämnen är kategoriserade utifrån antal sökningar för att det ska vara så lätt tillgängligt och anpassat som möjligt. Även möjligheten att läsa lätt läst samt på andra språk ses över. Den nya layouten kommer att vara i drift under sommaren och hösten Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från bitr socialchef Felicia Weinberg och ifo chef Mona Rahm. s beslut godkänner svaret på granskning av stöd till våldsutsatta.

16 sid 16 forts sn 72, Deloitte, uppföljande granskning - granskning av stöd till våldsutsatta Kommunstyrelsen Felicia Weinberg, bitr socialchef Mona Rahm, ifo chef

17 sid Deloitte, Uppföljning granskning - granskning av s ansvar för placering av barn Dnr SOC 2011/146 Bitr socialchef Felicia Weinberg redogör för svaret på granskning av s ansvar för placering av barn, bilaga till protokollet. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från ifo chef Mona Rahm. s beslut godkänner svaret på granskning av s ansvar för placering av barn. Kommunstyrelsen Felicia Weinberg, bitr socialchef Mona Rahm, ifo chef

18 sid Deloitte, Uppföljande granskning - granskning avseende utredningsrutiner vid anmälan om barn som far illa Dnr SOC 2014/181 Deloitte, tidigare KPMG har tidigare genomfört en granskning av utredningsrutiner vid anmälan om barn som far illa i Torsby kommun och följer nu upp i vilken omfattning rekommendationerna har tagits tillvara. Deloitte önskar ta del av de åtgärder som vidtagits och vilka dokument som tagits fram. I rapporten daterad 18 juni 2009 rekommenderades att: Nämnden och förvaltningen skall analysera och vidta åtgärder för att säkerställa att förhandsbedömningar och utredningar slutförs inom lagstadgad tid. Nämnden och förvaltningen skall säkerställa att kraven på ledningssystem, nämndens egna mål samt kvalitet i verksamheten efterföljs genom att påskynda arbetet med rutiner och riktlinjer inom barn och ungdomsärenden. Nämnden inför systematiska uppföljningar och kontroller av att interna riktlinjer och rutiner följs samt att externa krav efterlevs. Åtgärder för att säkerställa att förhandsbedömningar och utredningar slutförs inom lagstadgad tid. För att säkerställa att förhandsbedömningar och utredningar slutförs inom den lagstadgade tiden har en modul i procapita köpts in där ansvarig handläggare på ett tydligt sätt ser aktuell handläggningstid. (Bilaga 1) Enskild ärendegenomgång har införts där socialsekreterare tillsammans med ifo chef gör utdrag ur systemet av aktuella ärenden och därefter kontrolleras att ärenden ligger i enlighet med aktuell lagstiftning och nämndens satta mål. BBIC som utredningsmetod ger ett mer strukturerat och enhetligt arbetssätt och i dagsläget sker all myndighetsutövning gällande barn och ungdomar enligt BBIC konceptet. Ansökan om ordinarie BBIC licens har inlämnats till socialstyrelsen Förstärkning av en tjänst inom familjehemsvården har budgeterats från 2014 vilket ytterligare frigör tid

19 sid 19 forts sn 74, Deloitte, uppföljande granskning - granskning avseende utredningsrutiner vid anmälan om barn som far illa till övriga socialsekreterare inom barn och familj. Socialstyrelsens kompetenssatsning i barn och ungdomsvården har resulterat i att fyra socialsekreterare kunnat erbjudas utbildning inom analys och bedömning i barnärenden under Ledningssystem, riktlinjer och rutiner Riktlinjer för arbetet inom barn och familj har utarbetats sedan senaste granskningen och antogs av omsorgsnämnden (Bilaga2) Ledningssystemet är under uppbyggnad där arbetet med att lägga in rutiner för hela socialförvaltingen pågår och beräknas vara i full drift september Bilaga 3 6. I ledningssystemet finns riktlinjer, rutiner samt mål tydligt beskrivna för hela socialförvaltningens område. Även intern och egenkontrollen ingår i ledningssystemet. Ensolutions ledningssystem är upphandlat (Bilaga 7) Systematisk uppföljning Som en del av det systematiska uppföljningsarbetet har socialnämnden fattat beslut om regelbunden uppföljning via internkontroll. Vid varje nämndsammanträde redovisas minst två uppföljningsärenden. Inför varje socialnämnd och arbetsutskott sker beredning mellan tjänstemän och presidiet där aktuell information från verksamheten delges. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från ifo chef Mona Rahm. s beslut godkänner svaret på granskning avseende utredningsrutiner vid anmälan om barn som far illa. Kommunstyrelsen Felicia Weinberg, bitr socialchef Mona Rahm, ifo chef

20 sid Deloitte, Uppföljande granskning - granskning avseende den interna kontrollen avseende kommunens fordon Dnr SOC 2009/43 Socialchef Ulf Johansson redogör muntligt för uppföljningsärende rörande revison av tidigare revisonsrapporter från 2008 och 2013 avseende granskning av hanteringen av personbilar. De rutiner som finns inom verksamheten beskrivs i huvudsak fungera tillfredsställande och ingen allvarlig kritik riktas mot nämnden. Leasingbilarna är en viktig stödprocess och det formella ansvaret är delegerat till första arbetsledarlinjen. Detta medför en spridning på många personer med ansvar för planering och logistik. I undantagsfall kan ett effektivt utnyttjande av arbetstiden stå i konflikt med optimal logistik för en leasingbil. De verktyg för effektivisering nämnden har är den centrala planeringsenheten (all hemtjänst) och planeringsverktyget TES. Utbyte av fordon behöver göras i större utsträckning, vilket innebär en inskränkning i första linjens ansvar, för att uppnå optimalt utnyttjande av total körsträcka. Det bedöms dock vara önskvärt med en starkare central samordning och styrning, vilket även skulle avlasta områdescheferna en arbetsuppgift. Det finns en planering för en sådan centralisering, men den har ännu ej kunnat verkställas. s beslut godkänner svar på granskning avseende den interna kontrollen avseende kommunens fordon. Kommunstyrelsen Ulf Johansson, socialchef

21 sid För kännedom - Vård, omsorg och stöd för personer med missbruks- och beroendeproblem Dnr SOC 2014/211 Torsby kommuns revisorer har tillsammans med revisorerna i Landstinget i Värmland och kommunrevisorerna i Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hammarö, Karlstad, Kil, Kristinehamn, Munkfors, Sunne, Säffle och Årjäng granskat om landstinget och kommunerna i Värmland säkerställt att vård, omsorg och stöd för personer med missbruks och beroendeproblem fungerar på ett tillfredsställande sätt. En styrgrupp bestående av revisorer från de ingående parterna har varit sammanhållande för projektet. Konsulter från PwC har genomfört granskningen på uppdrag av revisorerna. Handlingar i ärendet Rapport från revisorerna. s beslut godkänner rapporten angående vård, omsorg och stöd för personer med missbruks och beroendeproblem. Kommunstyrelsen

22 sid Uppföljning a systematiskt förbättringsarbete avseende riskanalys, egenkontroll samt klagomål och synpunkter i vård och omsorg om äldre Dnr SOC 2014/212 Vård och omsorgschef Ulla Lena Larsson redogör för uppföljning av sytematiskt förbättringsarbete avseende riskanalys, egenkontroll samt klagomål och synpunkter i vård och omsorg om äldre, bilaga till protokollet. Handlingar i ärendet Uppföljning av systematiskt förbättringsarbete avseende riksanalys, egenkontroll samt klagomål och synpunkter i vård och omsorg om äldre från MAS Susanne Aristidou. s beslut godkänner uppföljningar av systematiskt förbättringsarbete avseende riskanalys, egenkontroll samt klagomål och synpunkter i vård och omsorg om äldre. Region Värmland Ulla Lena Larsson, vård och omsorgschef Susanne Aristidou, MAS

23 sid Svar på frågor från kommunrevisionen med anledning av Nya perspektiv Dnr SOC 2014/212 Bitr socialchef Felicia Weinberg redogör med anledning av det utvecklingsarbete som pågår inom ramen för Nya perspektiv att revisionskontoret vid Landstinget i Värmland har tagit fram frågeställningar som respektive kommuns revisorer ombetts ställa till sin kommun, bilaga till protokollet. Handlingar i ärendet Svar på frågor från kommunrevisionen med anledning av Nya perspektiv från bitr socialchef Felicia Weinberg. s beslut godkänner svaret på frågor från kommunrevisonen med anledning av Nya perspektiv. Kommunstyrelsen Felicia Weinberg, bitr socialchef

24 sid Komplettering på förslag på lokal dagverksamheten samt utemiljö Dalbygården gav kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram lämplig lokal till dagverksamheten för dementa personer i Sysslebäck , 137. Jan Esping fick i uppgift att ta kontakt med socialnämnden för en specificering av uppdraget. Områdeschef och berörd personal samt representanter från intresseorganisationen har tagit fram förslag på lokalens utformning samt förslag på förbättring av utemiljö för att bättre ta tillvara det behov som personer med demenssjukdom har. Beskrivning av hur lokalen bör vara utformad. (Bil 1) Beskrivning av hur utemiljön kan förbättras. (Bil 2) Karta (Bil3) Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från vård och omsorgschef Ulla Lena Larsson. s beslut beslutar att skicka kompletteringarna till Jan Esping för vidare handläggning enligt kommunstyrelsens samhällsutskott beslut , 4 (dnr KST 2014/3). Jan Esping, teknisk chef Ulla Lena Larsson, vård och omsorgschef

25 sid Val av uppföljningsärende s beslut beslutar att man får en redovisning på hur långt man kommit i arbetet med införandet av rökfri arbetsmiljö i Torsby kommun samt ger socialchef Ulf Johansson i uppdrag att utreda detta.