MÅSTE INNOVATIONER VARA AV METALL? Att tänka om och skapa nytt i kommuner, landsting och regioner

Transkript

1 MÅSTE INNOVATIONER VARA AV METALL? Att tänka om och skapa nytt i kommuner, landsting och regioner

2

3 MÅSTE INNOVATIONER VARA AV METALL? Att tänka om och skapa nytt i kommuner, landsting och regioner Politiker och offentliganställda kan bli bättre på att tänka nytt och göra nytt genom att samverka mer och annorlunda med kollegor, forskare, företag och andra En inspirationsbok byggd på forsknings- och utvecklingsprogrammet Innovativa kommuner, landsting och regioner. Mats Utbult (red), Birgita Klepke, Ragnhild Larsson, Ulla Lundström Frilanskooperativet Arbetslivsjournalisterna Utgivare: Sveriges Kommuner och Landsting, Trygghetsfonden, Vinnova

4 INNEHÅLL Förord 3 Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det? 1. Kreatörer, nyskapare och förnyare i regioner, landsting och kommuner 8 2. Så hade vi ju aldrig gjort förut fyra fall av nyttigt nytänkande Arbetsplatsen kan hämma eller främja individens kreativitet Ny kunskap för nya lösningar genom samspel forskare-praktiker 54 Ofantliga utmaningar och offentligt innovativt arbete 5. Nytänkande för överlevnad klimatet kräver nya grepp Många behöver innovera mycket mera för att kunna klara att integrera flera Nöden är uppfinningarnas moder men kan det också vara tvärtom? 102 Gränsöverskridande möten för att åstadkomma innovationer 8. Kasta loss för att skapa nytt det går att göra på olika sätt Praktiker går över gränser och byter ögon med varandra Forska med, inte bara om Reflektioner och kommentarer 165

5 Förord Kommuner och landsting gynnas av att samspela med forskningen för att klara de utmaningar som de står inför. Formerna för detta samspel behöver utformas på ett sätt som tar hänsyn till kommun- och landstingssektorns förutsättningar och de verksamheter som ska förnyas. Samspelet ska leda till en förnyelse av de kommunala verksamheternas utformning, innehåll och effektivitet, vilket är viktigt för såväl medborgarna som för anställda och förtroendevalda. Ett organisationsklimat som präglas av dynamik, utveckling och förnyelse, kan därtill öka den kommunala sektorns attraktionskraft, vilket behövs för den långsiktiga kompetensutvecklingen. Så står det i den inbjudan till FoU-programmet Innovativa kommuner, landsting och regioner, som Vinnova, Trygghetsfonden och Sveriges Kommuner och Landsting har genomfört under åren Resultaten från detta program utgör basen för den här inspirationsboken. Intervjuer med forskare och praktiker som på olika sätt har medverkat i programmets nio projekt kompletteras med andra röster och infallsvinklar. Innovationer handlar inte bara om Uppfinnarjockar i tekniklaboratorier. Nytänk och kreativitet finns och behövs också på alla nivåer inom den offentliga sektorn från den enskilda hemtjänstaren till nätverk av regionens kommuner. Det här är en bok som riktar sig till alla inom kommuner och landsting som på ena eller andra sättet kommer i kontakt med förändrings- och förnyelsearbete: politiker, arbetsgivarföreträdare, chefer, fackliga företrädare. Målet är att läsaren efter ett par timmars läsning ska bli inspirerad och veta lite mer om innovationsarbete. Boken har tre teman: Tema ett: Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det? Fyra inledande kapitel behandlar på olika sätt teman kring kreativitet och innovationer i kommuner och landsting. Första kapitlet tar upp de grundläggande definitionerna och en rad kortfattade exempel på hur begreppen används i praktiken och på hur man arbetar praktiskt med att främja innovationer genom förslagsverksamhet och Idébanken. Fyra spår och fem nyckelfaktorer för innovationer pekas ut som röda trådar. Andra kapitlet innehåller reportage från fyra kommuner där man har arbetat mycket med att bryta gamla mönster och ta nya grepp: Piteå, Hällefors, Vara och Kalmar. I kapitlet intervjuas också en medförfattare till boken Framtidens städer, som bygger på en studie av 45 städer jorden runt. Tredje kapitlet (som är kortare än de andra) ger en fördjupad bild av vad kreativitet är, utifrån resultat från forskning om kreativitet. Fjärde kapitlet beskriver bakgrunden till forsknings- och utvecklingsprogrammet Innovativa kommuner, landsting och regioner och lite om det arbete som Sveriges Kommuner och Landsting har lagt ner på att få till stånd samverkan med forskningsvärlden, och att påverka statlig forskningspolitik utifrån medlemmarnas intressen. Kapitlet kommer också in på kopplingen till de många utvecklingsprojekt med EU-stöd som kommuner och landsting har genomfört de senaste tio åren. Tema två: Ofantliga utmaningar och offentligt innovativt arbete. Tre kapitel behandlar tre av de största utmaningarna som möter människor verksamma i kommuner

6 och landsting just nu: miljöfrågorna, integrationen och sjukskrivningarna. I bokens femte kapitel berättas om innovativt miljöarbete i kommunerna. Efter en allmän översikt följer skildringar av två av programmets projekt som handlar om erfarenheter av olika typer av satsningar, i Linköping-Norrköping respektive Hällefors. I sjätte kapitlet är ämnet några olika satsningar med anknytning till EU-programmet Equal på innovativa sätt att underlätta för invandrare och flyktingar att komma in på arbetsmarknaden. I ett av FoU-programmets projekt granskar och ifrågasätter forskarna om man i dessa utvecklingssatsningar verkligen gör det som man säger sig göra. I sjunde kapitlet står den dubbelriktade kopplingen mellan sjukskrivningar och förändringar i fokus. Utmaningen med sjukskrivningsökningen har sporrat många kommuner till nytänkande och nya tag. Men dåligt genomförda förändringar kan också ha bidragit till ökade sjukskrivningar. Det hävdar en forskare bakom ett projekt i FoU-programmet. Tema tre: Gränsöverskridande möten för att åstadkomma innovationer. Tre kapitel beskriver metoder för att främja ett innovativt arbete i kommuner och landsting, som har som gemensam nämnare att människor går över invanda gränser, för tankeutbyte och lärande eller för att genomföra helt nya lösningar. Bokens åttonde kapitel handlar om gränsen mellan privat och offentligt när det gäller utförande av offentliga tjänster. Många, inte minst kvinnor, startar eget inom offentligt finansierade tjänster. En drivkraft för dem som går över den gränsen är att få bryta invanda mönster och arbeta annorlunda. Om detta berättar forskare i ett av programmets projekt. I kapitlet finns också exempel på hur man inom ramen för det offentliga skapar entreprenörsliknande arbetsvillkor en större frihet för utförarna, även med ett kommunalt ägande. Nionde kapitlet beskriver gränsöverskridande möten mellan praktiker för att hitta nya lösningar och främja innovativt arbete. Forskare har följt och hjälpt till, men i centrum står praktikernas möten. Det handlar om två olika FoU-projekt från programmet, det ena om samarbete kring närvårdslösningar inom region Skåne, det andra om samarbete mellan politiker och tjänstemän i Sörmland och norska Vestfold. Tionde kapitlet handlar om möten mellan forskare och praktiker. Först berättas om de mötesplatser som har vuxit fram de senaste åren, genom olika typer av FoU-centra. Sedan berättar forskare och praktiker som har deltagit i två av projekten i programmet om sina erfarenheter av sådana mötesplatser, bägge i Östergötland. Ett elfte och avslutande kapitel bygger på ett rundabordssamtal kring de tio föregående kapitlen och handlar om vad som hämmar och vad som främjar ett innovativt arbetssätt i Sveriges regioner, landsting och kommuner. Tack till alla som medverkat i FoU-programmet som ligger till grund för denna bok. Tack till alla som ställt upp för intervju och generöst delat med sig av sina erfarenheter och alla intressanta exempel på innovationer. Tack till dem som vid ett rundabordssamtal bidrog med reflektioner och synpunkter på kapitel 1-10 och därigenom gjorde kapitel elva möjligt. Tillsammans gjorde vi den här boken möjlig! Åsikter och slutsatser är författarnas och de medverkandes egna. Trevlig och tankeväckande läsning tillönskas! Jonas Andersson, ordförande i FoU-rådet, Sveriges Kommuner och Landsting Ann Laurentz, ordförande, Trygghetsfonden Per Ericsson, generaldirektör VINNOVA

7 Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det?

8 Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det?

9 1. Kreatörer, nyskapare och förnyare i regioner, landsting och kommuner Av Mats Utbult Kommuner och landsting har ju alltid sysslat med att utveckla verksamheten, såväl i form av många små förbättringar i det dagliga arbetet som helt nya grepp. Men nu mer än någonsin är orden innovativ och kreativ något som lokala och regionala politiker och chefer gärna vill att deras fögderier ska bli förknippade med. Vad finns bakom dessa flitigt använda ord? Tittar man i Nationalencyklopedin finner man att ordet kreativitet kommer från latinska creo, som betyder skapa, frambringa. NEs definition blir: förmåga till nyskapande, till frigörelse från etablerade perspektiv. Ett annat sätt att säga saken: När vi bryter med vårt vanetänkande och får idéer till något nytt då är vi kreativa. Innovation kommer från latinska innovo som betyder förnya, åstadkomma något nytt. NEs definition: förlopp genom vilken nya idéer, beteenden, ting och tillvägagångssätt vinner insteg i ett samhälle och sedan sprids där. Ett annat sätt att säga saken: När våra idéer om något nytt får praktisk betydelse då är vi innovativa. Det handlar alltså på ett sätt om en tvåstegsraket: Först måste människor frigöra sig från etablerade perspektiv så att de kommer på en idé. Men sen måste de se till att idén omsätts i handling och får spridning. Först kreativ därefter innovativ. Fast till vardags förknippar vi nog bägge orden med olatinska begrepp som påhittig, fantasifull, klurig. Ofta behöver vi påhittighet, fantasi och klurighet såväl för att komma på en idé, som för att förverkliga den. Och på arbetsplatsen kan man uppmuntra eller avskräcka människor när det gäller att ifrågasätta etablerade perspektiv och att sprida nya idéer, ting och tillvägagångssätt. Så har vi aldrig gjort här. Men det här är en bok som tvärtom vill inspirera läsarna att fundera över hur de kan skapa bättre förutsättningar för nytänkande och innovationer i sin kommun, sitt landsting eller sin region. Det som förhoppningsvis kan inspirera är erfarenheter och tankar från såväl praktiker ute i verksamheter, som från forskare, bland annat från forskningsprogrammet Innovativa kommuner, landsting och regioner. Glödlampor och schemaläggningsmetoder är olika resultat av nytänkande och innovationsarbete. Det finns både mindre och större kliv och lyft när det gäller både varor och tjänster. Det finns en hel del som är gemensamt med förändringsarbete och utvecklingsarbete. Men i allmänhet menar man med innovationer de lite större kliven där det verkligen handlar om nytänkande och annorlunda tillämpningar. För några år sen kom en statlig utredning om innovationer i kommuner och landsting. Där lyfte utredarna fram begreppet innovativa processer som enligt dem handlar om att bryta traditionella mönster på ett sätt så att man uppnår stora skillnader när det gäller prestation eller resultat. De fortsätter: Banbrytande idéer kan också avse idéer till lösningar som i efterhand synes vara mycket enkla eller självklara. Många vardagsinnovationer i privatlivet och yrkeslivet är av den karaktären. Om en innovativ process leder fram till en ny behandling av t ex blödarsjuka är det sålunda patienternas och samhällets nyttjande av resultatet som utgör sista fasen i den innovativa processen. Innovationer finns på alla nivåer. Alla i en organisation kan delta i de olika faserna av förnyelsearbete från de anställda ute i verksamheterna, till chefer och politiker. Och förnyelsearbete kan ske i samarbete regionalt eller till och med internationellt, och i samverkan med forskare och leverantörer. Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det?

10 En kreativ kommun Låt oss börja med några varv med konkreta exempel. Det finns lite att välja på. Den som söker på nätet med orden kreativ och kommun får träffar av vitt skilda slag, givetvis. Söker man med orden innovativ och kommun får man träffar. Kreativ och region får över en miljon träffar, innovativ och region får träffar. Här följer några få nedslag bland alla dessa träffar, som ger en första bild av vad som kan finnas bakom orden. Vi är en kreativ kommun som lyssnar på kommuninvånarna. Socialdemokraterna i Vindeln svarar på Västerbottennytts fråga om vad de är mest nöjda med att ha genomfört den gångna perioden. Det handlar om såväl ett nytt arbetssätt med en nedläggningshotad skola, som det kommunala utvecklingsbolagets samarbete med näringslivet. Växjö skall vara en kreativ kommun. Ur valinformation från moderaterna i Växjö, som tycker att det borde stå skyltar med texten Entreprenörer sökes! vid infarterna till kommunen och som framhåller att entreprenörstänkandet måste in i kommunhuset. Nu vet vi att Eslöv är en förändringsbenägen och innovativ kommun. Vi vet att vi klarar av att hantera en krissituation. Kommunen har tagit ett helhetsgrepp och med kunskap och fantasi satsar vi på genomtänkt förändring under parollen utveckling i balans. Det berättar kommunen när man presenterar en vitbok om vad som hände när Volvo i slutet av 1998 lade ner sin tillverkning i Eslöv. Nedläggningen tvingade fram nya arbetssätt, organisationsformer och tankegångar. Idag ser vi positivt på våra samlade erfarenheter, trots att det knappast var en drömsituation som kommunen hamnade i. Kommunen samarbetade med Lunds universitet, som lät studenter på C- och D-nivå skriva ett tiotal uppsatser om förändringsarbetet. Vill du arbeta i en kreativ kommun där det finns förutsättningar för god livskvalitet, personlig utveckling och en stimulerande arbetsmiljö? Det frågar Strömstads kommun i en annons som söker en erfaren sjuksköterska till hemsjukvården, en fast tjänst på 86 procent med tjänstgöring kvällar och nätter. En god biblioteksverksamhet är en viktig faktor för att skapa en livskraftig och kreativ kommun. Kulturpolitiskt program, Härryda kommun. Botkyrka är känd som en kreativ kommun där det finns goda möjligheter att prova nya idéer och inte minst göra sin röst hörd det kan man läsa på kommunens nätplats under rubriken Satsning på upplevelseindustrin. Upplevelseindustrin är allt från Riksteatern och hiphopkultur till utbildningarna inom Grafiskt Centrum och Botkyrka mediacenter och inte minst nycirkusen Cirkus Cirkör och kultur- och näringslivsklustret Rotemannen som är ett nordiskt centrum för nycirkus. Kreativa nyheter heter ett nyhetsbrev från Botkyrkas upplevelsesatsning, som handlar om att hitta bra former för samarbete mellan företag, skolor, kulturinstitutioner och andra för att lyckas med att stimulera kreativitet och entreprenörskap så att människor uppnår sina mål inom skola, yrkesliv och andra arenor. 10 Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det?

11 En kreativ kommun med plats för utveckling, trygghet och framtidsdrömmar. Rubrik i en annonsbilaga från Trollhättans kommun. Kommunstyrelsens ordförande skriver bland annat: Vi delar gärna med oss av den kreativitet som skapat Sveriges filmmetropol eller stoltheten över att tillverka bilar i absolut världsklass. Torsås är en kreativ kommun, säger kommunsekreteraren när man presenterar sin nya slogan Torsås - en fullfjädrad kommun. Fullfjädrad syftar både på den hemslöjdade Torsåstuppen och på företagen som tillverkar industrifjädrar. Vår ambition är vidare att människor ska uppleva den kommunala servicen som fullfjädrad. Torsby kommun har satsat på att profilera sig genom världens längsta skidtunnel och världens enda inomhusbana för skidskytte. För att ytterligare dra till sig besökare till Torsby ordnade kommunen en idétävling bland medborgarna, Torsby Adventure Vinnande förslag går ut på att anordna ett event för singlar i Torsby i samarbete med de många singelnätplatser som finns. Singlar skulle på detta sätt kunna mötas i Torsby under en helg kantad av äventyr. Detta är, enligt juryn en idé som ligger i tiden och som kan sätta Torsby på kartan som mötesplats och samtidigt ytterligare utveckla den befintliga besöksnäringen i kommunen mot en ny och spännande målgrupp. Idén är innovativ men samtidigt konkret och får det att börja klia i fingrarna på den sanna entreprenören. Ockelbo var den första kommun som fick titeln Årets innovativa kommun, utsedd av kommunkonsultföretaget Komrev med förflutet inom Kommunförbundet, numer en del i den amerikanska revisions- och managementkonsultkoncernen Pricewater Coopers. Ockelbo har djärvt satsat på en ovanlig trädgårdsmästare som har gjort en gammal brukspark till en turistmagnet, så att de har mångdubblat antalet besökare på några år. Norrtälje kommun utsågs till Årets innovativa kommun 2006 för att kommunen hade genomfört en radikal helhetslösning inom hälsa, vård och omsorg, genom att kommun och landsting bildade ett gemensamt bolag för all vård inom kommunen. Det hela startade med att landstinget hade beslutat att lägga ned Norrtälje sjukhus som akutsjukhus, vilket orsakade demonstrationer och en proteströrelse. Men slutet blev en lösning som alla är nöjda med. Fyra spår Det här var ett dussin sinsemellan synnerligen varierande exempel framplockade på nätet med hjälp av sökverktyget Google. Börjar man sortera hittar man fyra spår när det gäller vad en lokal och regional kreativ och innovativ verksamhet kan handla om: 1. Varumärke och PR: Ibland använder man de två populära orden som en del i att försöka bygga kommunens, stadens eller regionens varumärke eller profil. Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det? 11

12 2. Lokal-regional näringspolitik: En deklaration om att man är en kreativ och innovativ kommun eller region kan stå för att man strävar efter ett allmänt företagsvänligt klimat. Det kan stå för en öppenhet för nya tankar och idéer bland medborgarna och olika aktörer som vill starta verksamheter (ibland i någon form av samverkan med det offentliga). 3. Lokal kulturpolitik: Ordet kreativ kan vara förknippat med satsningar på kultur och en förhoppning om att med kulturens förmåga att kunna hjälpa människor att bryta upp sina fyrkantiga tankeramar och frigöra fantasin. 4. Utveckling av den egna verksamhetens form och innehåll: Det kreativa och innovativa kan också handla om hur kommuner och landsting organiserar sitt arbete och ibland kan det vara att olika aktörer gör saker tillsammans, över gamla gränser. Idébanken och Idékatalogen Alla de här fyra spåren kommer vi att återkomma till i de följande kapitlen. Träffbilden blev spretig med googlandet, vilket också var meningen. Nu ska vi smalna av exemplifierandet genom att söka upp två olika idésamlingar inom kommun- och landstingsvärlden: Idébanken är en databas med ett växande antal korta projektbeskrivningar (över 600 sommaren 2007) som handlar om utvecklingsarbete i vid mening: organisation och struktur, arbetsmetoder, nätverk, kompetens och lärande. Intresserade kan hämta information, men också själva sätta in upplysningar om egna projekt på denna bank, som finns på en nätplats för arbetsmiljö och hälsa inom kommuner och landsting, ( eller Idékatalogen är en årlig skrift som sedan 1994 presenterar idéer inom gatuområdet, som deltar i en årlig Idépristävling. Utgivare är Sveriges Kommuner och Landsting. Bara under de tio första åren kom över tusen idéer in till tävlingen. Sprida goda exempel och idéer Bakom Idébanken står de tre partsammansatta organisationerna Trygghetsfonden, Arbetsmiljörådet för kommuner och landsting och Kommunala yrkesnämnden för kommuner, landsting och regioner. Målet är att sprida goda exempel och idéer så att kvaliteten i det arbete som görs i sektorn utvecklas samtidigt som arbetsplatserna blir attraktiva att jobba på. Idébanken innehåller både projekt och utvecklingsarbete som är en del i verksamheten. Det finns också beskrivningar av helt nya sätt att lösa problem och organisera arbetet, och många rör arbetsmetoder. En hel del projekt på Idébanken handlar om nya grepp inom personalutbildning och friskvårdssatsningar. Flest exempel kommer från vård, omsorg och socialtjänst. Bland projekten finns sådana som får stöd av EU Växtkraft mål 3 (Europeiska socialfonden), den statliga satsningen Kompetensstegen inom vård och omsorg och Trygghetsfonden för kommuner och landsting. Till varje projekt finns alltid uppgifter om kontaktpersoner och ibland hänvisar man till fylligare information på andra hemsidor eller i rapporter. Vi hoppas att de som använder Idébanken bygger vidare på andras lösningar och både anpassar dem till de egna förhållandena och för idéerna ett steg vidare, säger Isa Arbin, ansvarig på Trygghetsfonden för Idébanken. Enligt tesen fler gör mer vore det också roligt om användare av Idébanken som arbetar med att lösa likartade problem i sin verksamhet, men som kanske känner sig lite idéfattiga eller ensamma i sin strävan, kunde etablera kontakt med varandra och bilda små nätverk. Här kommer några exempel från Idébanken, på projekt som har orden kreativ och innovativ med i sina beskrivningar eller som har tagit helt nya grepp. Omsorgsförvaltningen i Växjö berättar om hur 150 medarbetare under ett par år har deltagit i en form av förbättringsarbete som kallas Goda exempel. Anställda från olika yrken och olika arbetsplatser arbetar tillsammans under tre 12 Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det?

13 lärandedagar. I varje team formulerar de ett tydligt mål som de vill uppnå, beslutar hur de ska mäta den förbättring de vill uppnå och hjärnstormar fram idéer om förändringar, som de sedan testar i det egna arbetet. Erfarenheten är att arbetssättet skapar engagemang, delaktighet och kreativitet från alla medarbetare i alla grupper. Omsorgsförvaltningen tar tillvara medarbetarnas idéer och prövar dem för att sedan kanske förverkliga och sprida dem. Metoden bidrar också till att utveckla ett systematiskt tänkande för fortsatta förbättringsarbeten. Karolinska universitetssjukhuset i Huddinge har satsat på att stödja ett trettiotal kvinnliga medarbetare som har idéer som de vill vidareutveckla. Femton förändringsagenter (varav tretton kvinnor), från olika yrken och verksamheter, har lärt sig att hjälpa sina kollegor, med hjälp av flera metoder: mentorringar, kreativa möten, seminarier, utbildning. De utvecklar också ett system för förslags- och belöningsverksamhet. Utgångspunkten är att kvinnor är kraftigt underrepresenterade som innovatörer. Det kan bland annat bero på att mannen har varit norm när man har byggt upp stödsystem. En annan orsak kan vara att kvinnor inom vården ofta saknar baskunskaper i teknik och arbete med innovationer. Sjukhuset har samarbetat med Svenska Uppfinnarföreningen och har fått stöd från Nutek och Europeiska socialfonden. Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det? 13

14 Mjölbys äldreomsorg har i projektet Den goda och uthålliga arbetsplatsen arbetat med att skapa bättre förutsättningar för utveckling och lärande inom en hemtjänstgrupp, en skola och Markgruppen inom Service- och entreprenadförvaltningen. Satsningen har sitt ursprung i Svenska Kommunförbundets projekt om Strategiska arbetsgivarfrågor och bygger på ett samarbete med forskare vid Linköpings universitet. Vid de tre arbetsplatserna har medarbetare valt ut områden som de vill utveckla och sen formulerat miniprojekt som de har genomfört. Det yttersta syftet har varit att lära sig att arbeta med såväl det individuella som det organisatoriska lärandet. Deltagarna från de olika verksamheterna i tvärgrupper har tycket att det varit mycket värdefullt att få lära sig av varandra. Vilhelminas gymnasieskola erbjuder en ny telemedicinsk grundkompetens genom ett samarbete mellan teknik- och vårdutbildningar. Vårdeleverna får lära sig teknik och teknikeleverna får lära sig vård. Man hoppas att detta kan bidra till ett mindre traditionellt yrkesval bland flickor och pojkar. Det nära samarbetet och ett sammanflätat teknikstöd ökar lärarnas möjlighet att utveckla pedagogik och metoder. Lärarna breddar sin kompetens genom gränsöverskridande fortbildning i riktning mot det andra utbildningsprogrammet. Umeå kommun uppmuntrar sedan 2005 nya idéer och utvecklingsarbete genom ett pris, utmärkelsen Årets verksamhet, som består av äran och upp till kronor ( kronor per medarbetare). Kommunen har utbildat ett tjugotal examinatorer och utvärderare av kandidatarbetsplatserna, som först har beskrivit hur de har arbetat med att förbättra och utveckla verksamheten. Utvärderarna använder ett särskilt utvärderingsunderlag som bygger på en styrmodell där de kommunala arbetsplatserna hela tiden arbetar med att planera och följa upp inre och yttre kvalitet, resurser och prestationer. Kommunen utser, förutom Årets verksamhet, vinnare och hedersomnämnanden i fyra klasser: förskola, skola, socialtjänst, övrig verksamhet. Västra Götalandsregionens förlossningsverksamhet vid några sjukhus i Göteborg arbetar med att låta långtidssjukskrivna barnmorskor, 50 + med belastningsskador, återgå i tjänst för att dela med sig av sina yrkeserfarenheter i det dagliga arbetet och handleda och undervisa barnmorskor, ambulanssjuksköterskor och läkare som praktiserar under sin utbildning. Nyutbildade barnmorskor får dessutom under sitt första år särskilt stöd av dessa äldre barnmorskor för att reflektera kring sitt arbete och sin yrkesroll, och de får den tid som behövs för detta. I arbetet med att förlösa barn har dessa erfarna barnmorskor en trygghetsskapande och avlastande inverkan som gynnar patienterna såväl som arbetsklimatet för alla anställda på avdelningen. Detta nya arbetssätt ger på sikt alla inblandade en större förmåga att lösa problem och se avvikelser och därmed en större handlingsberedskap inför svåra situationer i arbetet. Universitetssjukhuset MAS i Malmö har tagit ett nytt grepp inom arbetsorganisation och arbetsinnehåll för att minska sjukskrivningar bland lokalvårdare, samtidigt som vårdpersonalen får en minskad stress. Lösningen är att lokalvårdarna ägnar halva tiden till städning och halva tiden till att hjälpa till vid frukost och lunch, bädda sängar, sköta om blommor och sängbord, hämta och lämna prover, sköta tvätt och beställa förrådsartiklar. De mer varierade uppgifterna minskar belastningsskador, ökar trivseln och engagemanget för den egna vårdavdelningen. Tre stiftelser som driver äldreboende i Göteborg har genom en kombination av organisatoriska nyordningar och ett nytt ITstöd fått bukt med det stora bekymmer som vikariehanteringen har varit. En fast vikariegrupp med erfarna undersköterskor kompletteras med extra vikarier som arbetar som inhoppare. Inhopparna rapporterar numer själva när de kan arbeta till en internettjänst där både vikarierna och de som bokar dem kan se var och när de är bokade. 95 procent av de luckor som uppstår fylls nu genom de tider som finns i IT-systemet. 14 Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det?

15 Andra exempel i Idébanken på nytänkande och nya grepp handlar om hur olika grupper som rör sig mycket i sitt arbete kan arbeta på nytt sätt när de börjar använda handdatorer, som t ex miljöförvaltningens livsmedelsinspektörer i Stockholm, fältpersonal vid Stockholm Vatten, tandhygienister som arbetar med uppsökande tandvård inom Örebro landsting. Örebro läns landsting har för övrigt en egen Idébank på nätet där alla former av förändrings- och förbättringsarbete redovisas ( Nya idéer inom landstingets olika verksamheter presenteras också på den årliga Idémässan. Förslagsverksamhet belönad kreativitet Finns organiserade former för att stimulera och tillvarata medarbetarnas kreativitet, t ex forum för idéutbyte och systematisk förslagsverksamhet? Detta är en av testfrågorna till de kommuner som anmäler sig som kandidater till titeln Sveriges kvalitetskommun. Det är en utmärkelse som en jury med företrädare för bl a SKL, LO, TCO, Kvalitetsmässan och Föreningssparbanken delar ut vartannat år sedan Inom industrin har förslagsverksamhet funnits mycket länge. I Tyskland förekom det redan i stora företag för flera hundra år sedan. I Sverige var Avesta jernverk först 1914, och från 1940-talet och framåt fanns förslagsverksamheten med i de avtal som fack och arbetsgivare slöt om företagsnämnder. På många arbetsplatser satte man upp förslagslådor. Det har gått upp och ner med den här verksamheten. På 1980-talet kom en ny våg när företagen inspirerades av japansk företagsledning, där förslagsverksamhet är en viktig del i det som kallas kai zen, ständiga förbättringar. Än idag reglerar parterna förslagsverksamheten i avtal centralt, branschvis och lokalt för en stor del av arbetsmarknaden. En vanlig regel är att när ett förslag blir genomfört delar arbetsgivaren och förslagsställaren på första årets resultatförbättring, sedan man har dragit av för avskrivningar och utvecklingskostnader. Det här förutsätter förstås att man kan beräkna en ekonomisk vinst. Går inte det bör förslagsställaren få en skälig ersättning och storleken på den kan bero på vilket jobb som förslagsställaren har, om idékläckandet ingår i jobbet. Svenska Institutet för Förslagsverksamhet (SIFV) är ett utrednings- och konsultföretag som årligen samlar in statistik bland sina 137 medlemsföretag och bland de hundra bästa toppar Ericsson AB Core production i Stockholm med 955 förslag per hundra anställda, följt av Saab Automobile Powertrain i Göteborg med 666. På 67:e plats kommer Göteborg Energi AB med 21 förslag och på plats 84 kommer Sundsvalls kommun med 15. Bland de tio företag där de anställdas förslag gav mest 2003, sparade företaget mellan och kr per anställd, eller mellan och 134 miljoner per företag. Enligt SIFV innebar det årets förslag att företagen kunde spara in 800 miljoner de följande åren. Förslagsställarna fick 120 miljoner i ersättning. Nu är det självklart inte bara Göteborg energi och Sundsvalls kommun inom offentliga sektorn som har förslagsverksamhet. Sedan 1994 finns det inom de tekniska verksamheterna en Idépristävling och SKL ger ut en årlig idékatalog. 75 av 290 kommuner deltog någon gång i Idépristävlingen under de tio första åren. I många kommuner har systematisk förslagsverksamhet varit uppe till diskussion de senaste åren, Det är ett återkommande ämne för motioner. Ibland konstaterar man att förslagsverksamheten har dött ut och gör en nystart, eller genomför en tidsbegränsad kampanj för att få in förslag. Vi är minst lika kreativa Så länge jag är aktiv kommer jag arbeta för att visa att vi i offentlig sektor är minst lika kreativa som de som jobbar i privat verksamhet! Det här säger Björn Berntsson, Göteborgs Gatu AB, som har kallats för förslagsverksamhetens Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det? 15

16 16 Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det?

17 nestor på de tekniska kontoren, i en intervju som Torbjörn Tenfält har gjort för SKLs nätplats. Björn Berntsson är ordförande i juryn för SKLs Idétävling för de tekniska kontorens verksamheter och han förklarar att juryn bedömer förslagen utifrån fyra kriterier: nyhetsvärde, användbarhet, enkelhet och elegans/genialitet. Bästa förslag inom tre klasser, teknik, administration-organisation och miljö-säkerhet, får kronor, som delas ut på SKLs årliga Gatudriftdag i oktober. Björn Berntsson framhåller att förslagsverksamheten i högsta grad är ett politiskt ansvar och politikerna kan göra en viktig insats genom att ställa frågor som visar att de bryr sig. Bra förslagsverksamhet kan lyfta en förvaltning. Men för att bli framgångsrik måste den vara förankrad i ledningen och ingå som en naturlig del i arbetet, säger han. Han tycker att medarbetare i offentlig förvaltning borde kunna komma med fem till sju gånger fler förslag jämfört med idag. I genomsnitt kommer idag förslag per 100 anställda, men det borde vara minst 100 förslag, det vill säga minst ett förslag per anställd i snitt. Man ska inte ställa krav på att förslagsställarna ska kunna visa att förslagen är genomförbara, för då kan många dra sig för att lämna in sina förslag. Men kommer det många ogenomförbara förslag från en arbetsplats ser han det som ett tecken på att de anställda behöver utbildning eller att cheferna inte har klarat av att förklara vad man ska syssla med Det har med tiden blivit allt fler områden som berörs av förslagen i den här tävlingen. Från början handlade det nästan bara om maskiner och verktyg. Efterhand har det också kommit allt fler förslag som handlar om administration, miljö och trivselskapande åtgärder. Prisbelönta förslag inom området övrigt handlar om allt från pärm för nyanställda och kryapådigkort från chefen till sjukskrivna anställda (används i gatubolaget i Göteborg), till lås till bodar som försvårar inbrott. Syftet med tävlingen och idékatalogen är att sätta fokus på den innovativa kraft som finns hos den enskilde medarbetaren, en kraft som i hög grad kan bidra till att utveckla verksamheten, som det står i inledningen till katalogen. Hos varje medarbetare ligger denna kraft till nyskapande latent och den kan frigöras med rätt stimulans och resultera i utveckling. Man framhåller att varje anställd behöver känna att hon får utlopp för sin förmåga till utveckling och kreativt tänkande : När kreativiteten hos flera samverkar blir helheten större än delarna var för sig. En medarbetares idé kan utvecklas vidare av någon annan och helheten blir mer än delarna. Man konstaterar också att bedriva idé- och förslagsverksamhet är som att spela piano: när man slutar spela avklingar musiken väldigt fort och när man slutar att fråga efter idéer avstannar idéverksamheten lika snabbt. Besparingskrav, omorganisationer, utläggning av verksamhet på entreprenad är svårigheter som tar kraft från den spontana kreativa lusten. I de kommuner som har förslagsverksamhet har man i grova drag samma regler när det gäller belöning som i industrin: förslagsställaren får ofta hälften av den vinst som förslaget ger det första året. Dessutom kan man, som Gatukontoret i Mölndal, ge en belöning till alla som ger ett förslag. I Idékatalogen 2003 berättar man att det finns ett särskilt förslagsskåp intill matsalen med presenter som förslagsställare får välja bland. Alla förslag som innebär en förbättring får en stimulanspremie på några hundra kronor. Vid julkaffet presenterar Gatukontoret Årets förslagsställare som dessutom får diplom och blomma. Kristianstad kommun satsar också på belöningar och den ansvariga för förslagsverksamheten förklarar att uppmärksamheten kring belönade förslag är en viktig del i det hela: Det ska vara lite högtidligt och festligt. Samtliga belönade förslag presenteras i en personaltidning och uppmärksamheten gör att fler lämnar förslag på förbättringar som man länge gått och funderat på. Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det? 17

18 Fem nyckelfaktorer för att främja kreativitet och innovationsförmåga Idén bakom Idébanken, Idétävlingen, Idékatalogen och lokala satsningar på förslagsverksamhet, är att det går att göra någonting för att uppmuntra nytänkande och idékläckande. Det går att arbeta aktivt och medvetet med att skapa ett kreativt klimat, där frön till innovationer kan komma till, gro och växa på ett bättre sätt, än om man bara jobbar på som man alltid har gjort. Det gäller att se att nytänkande och utveckling är en angelägen del i arbetet för alla och överallt. Fem nyckelfaktorer, som återkommer som röda trådar i de följande kapitlen, finns redan nämnda i exemplen: 1. Skapa goda förutsättningar för nytänkande! Ge människor tid till reflektion och att slå sina huvuden samman och skapa tankeutbyte såväl mellan arbetskamraterna i gruppen, som med helt andra personer, som man annars inte talar med. Försök att skapa korsbefruktande utbyte mellan olika verksamhetsgrenar. Arbeta medvetet med att skapa ett klimat som tillåter och till och med välkomnar nytänkande, genom att se över hur ifrågasättande bemöts och förslag tas emot. arbetsinnehåll mellan olika människor och med en annan form av arbetsledning. Stora lyft kan ske när man kombinerar hårda och mjuka innovationer exempelvis genom att man kopplar ihop användning av ny informationsteknik med nya sätt att arbeta och organisera verksamheten. 5. En innovation behöver inte vara storslagen. Den kan vara liten men naggande god, för dem som njuter dess frukter i vardagen. Många små innovationer är väl så viktiga i längden, som de få men kolossala. Det avgörande är att det är en tidigare inte tänkt tanke i just den här verksamheten, som förverkligad här och nu löser ett problem. 2. Det finns hjälp att hämta utanför arbetsplatsen som kan vara bra att ta tillvara: forskare, Svenska uppfinnarföreningen, konsulter, projektstöd från Nutek, EU-fonder och annat. 3. Gör det tankemödan värt! Att få uppmärksamhet och tacksamhet kan vara väl så viktigt som pengaprassel. Men det ena utesluter inte det andra. 4. En innovation behöver inte vara gjord av metall Det finns mjuka innovationer som handlar om nya sätt att arbeta med människor, som kan vara lika betydelsefulla som makalösa manicker. Det finns innovationer inom arbetsorganisation, med en annan fördelning av 18 Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det?

19 Carl Milles-staty, Hällefors. 2. Så hade vi ju aldrig gjort förut fyra fall av nyttigt nytänkande Nu ska vi titta närmare på fyra kommuner som på olika sätt har tagit nya grepp och vågat bryta etablerade ramar. Tankeväckande nog visar det sig det var faktiskt inte alls uttänkt från början att tre av fyra har en koppling till Kina. Men denna slump säger kanske någonting om hur den lilla världen numer allt tydligare är invecklad i den stora världen Och detta är förstås en betydande drivkraft för att se till att nytänkande och utveckling verkligen blir en angelägen del i arbetet för alla och överallt. De fyra kommunerna är: Hällefors drabbades av stålkris i tidigt 90- tal och det som därefter hände har kallats undret i skogen för de oväntade stigar man gav sig in på. Kommunen har samarbetat mycket och länge med forskare och i ett senare kapitel återkommer vi till en speciell del av nytänket, som handlar om miljöfrågorna. Vara skulle väl kunna kallas för undret på slätten och det finns definitivt paralleller med Hällefors när det gäller grepp för att öppna upp fantasin, för att ta sig an framtiden på nya sätt. Kalmar har brädat Köpenhamn detta har inte hänt sedan Kalmarunionens tid, då Erik XIII kröntes i Kalmar som kung över Sverige, Danmark och Norge. Vad hände? Piteå satsar på förslagsverksamhet också i mjuka verksamheter och blir en mötesplats för nytänkande kring upplevelseindustri. Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det? 19

20 20 Innovationer i kommuner och landsting vad är det och hur uppnår man det?