Arbetsmiljöplan

Transkript

1 Dnr Lingfil 2013/6, Arbetsmiljöplan

2 Dnr Lingfil 2013/6, Arbetsmiljöplan Institutionsstyrelsen för har vid sammanträde beslutat fastställa arbetsmiljöplanen för Beáta Megyesi prefekt

3 Innehållsförteckning ARBETSMILJÖPLAN 4 Inledning 4 Institutionens arbetsmiljöorganisation 4 Arbetsmiljöarbetet 6 Den fysiska arbetsmiljön 6 Genomförda åtgärder under Planerade åtgärder Den psykosociala arbetsmiljön 8 Genomförda åtgärder 9 Planerade åtgärder

4 ARBETSMILJÖPLAN Inledning UU:s arbetsmiljöpolicy är utgångspunkten för arbetsmiljöarbetet i vår verksamhet liksom övriga riktlinjer och handlingsplaner inom området. Arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig och integrerad del i det dagliga arbetet för alla anställda och studerande på institutionen. Samtliga anställda och studenter är del av vår arbetsmiljö och har därmed ansvar för att bidra till att skapa en bra arbetsmiljö! Målet för arbetsmiljöarbetet vid institutionen är: att skapa förutsättningar för att utföra arbetet på ett effektivt och tillfredsställande sätt genom arbetsglädje, utvecklingsmöjligheter och trygghet för såväl anställda som studerande; att förebygga arbetsmiljörelaterad ohälsa; att skapa möjligheter för delaktighet i utformningen av den egna arbetsplatsen samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet; att möjliggöra en god arbetsmiljö och förhindra arbetsmiljöproblem. En plan för arbetsmiljöarbetet upprättas årligen och ingår i verksamhetsplaneringen. Allvarliga arbetsmiljörisker som uppstår under året åtgärdas direkt, om möjligt, och redovisas inom ramen för institutionens ordinarie personalmöten. Plan för arbetsmiljöarbetet består av två delar: utgångspunkter med institutionens arbetsmiljöorganisation samt handlingsplan för arbetsmiljöförbättrande åtgärder. Handlingsplanen visar vilka åtgärder som prioriteras för kommande år utifrån den riskbedömning som genomförts. Uppföljning av planen för arbetsmiljöarbete sker med ansvarig för respektive åtgärd vid verksamhetsuppföljningstillfällen. Handlingsplanen ersätter tidigare arbetsmiljöplan för läsåret 2012/2013. Institutionens arbetsmiljöorganisation Uppsala universitet har som arbetsgivare det yttersta ansvaret för arbetsmiljöfrågorna. På institutionsnivå har prefekten delegerats det samlade arbetsmiljöansvaret vilket innebär att prefekten ska tillse: att de åtgärder för att förebygga arbetsmiljöproblem som formulerats i arbetsmiljöplanen också vidtas; att nödvändiga åtgärder vidtas och dokumenteras om nya arbetsmiljöproblem uppstår under verksamhetsåret; att arbetsmiljöplanen revideras när förändringar i arbetsmiljön påkallar detta; att arbetsmiljöplanen utvärderas utifrån uppsatta mål och genomfört arbetsmiljöarbete årligen; 4

5 Alla medarbetare är skyldiga att inom ramen för sina arbetsuppgifter främja en god fysisk och psyko-social arbetsmiljö. Ansvarsfördelningen beror på vilken befattning medarbetaren har. I institutionens befattningsbeskrivningar framgår arbetsuppgifter för samtliga befattningar. Ett särskilt stort arbetsmiljöansvar åvilar medarbetare i ledande befattningar (studierektorer för grund- och avancerad nivå och forskarutbildning samt områdesansvariga/ämnesföreträdare). Löpande ärenden gällande den fysiska arbetsmiljön hanteras av administrativ samordnare Inga-Lill Holmberg. Jämställdhetsombud, Jämställdhetsgrupp har ansvar för att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till respektive olika maktordningar. Jämställdhetsombud: Birsel Karakoc Brandskyddskontrollanterna har till uppgift att uppmärksamma personalen på brandskyddsfrågor och att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till de lokaler institutionen hyr. Brandskyddskontrollanter: Inga-Lill Holmberg (plan 3) och Marco Kuhlmann (plan 2) Utrymningsledare leder utrymningen av institutionens lokaler. Utrymningsledare: Inga-Lill Holmberg Skyddsombud för studenter bevakar studenters arbetsmiljö löpande. Studentskyddsombud: vakant (kontakta fakultetens studiebevakare eller studierektor för grund- och avancerad nivå vid problem). Skyddsombud för anställda bevakar arbetsmiljön löpande, stödjer de som vill ha hjälp och samarbetar med arbetsplatsombud och prefekt vid behov. Skyddsombud: Petur Helgason Arbetsplatsombud för anställda samverkar med skyddsombudet i frågor som rör arbetsmiljön vid behov. Arbetsplatsombud TCO/ST: Bengt Dahlqvist Miljöombud bevakar institutionens miljöarbete. Miljöombud: Petur Helgason Förste forskningsingenjörer ansvarar för att datorrelaterad teknisk utrustning bidrar till en bra arbetsmiljö för både anställda och studenter. Förste forskningsingenjör: Bengt Dahlqvist och Per Starbäck Städkommitté sammankallar till storstädning i köket minst en gång per termin. Städkommitté: Mats Eskhult, Anna Lindström och Jörg Tiedemann. Festkommitté organiserar en vårfest och en julfest. Festkommitté: Jakob Andersson, Gail Ramsay och Heinz Werner Wessler 5

6 Lokalrelaterade arbetsmiljöproblem samt frågor som rör försäkringar och friskvård hanteras av administrativa samordnaren. Administrativ samordnare: Inga-Lill Holmberg Arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp årligen av prefekt, skyddsombud, studierektorer, administrativ samordnare och IT-ansvariga första forskningsingenjörer. Sjukfrånvaron följs upp regelbundet av prefekt. Vid behov av rehabilitering vid t.ex. långtidssjukskrivning, stress eller fysiska problem bedrivs ett aktivt rehabiliteringsarbete i samarbete med Länshälsan. På personalmöten tas arbetsmiljöfrågor upp och alla anställda informeras om arbetsmiljöplanen och deras ansvar i arbetsmiljöarbetet. God kännedom om vad som sker på arbetsplatsen hör till det som bidrar till en bra arbetsmiljö. Prefekten har återkommande personalmöte med informationsstund. Vidare skickas löpande personalinformation ut med e-post till all personal samt viktiga dokument och information läggs upp institutionens webbplats. Kompetensutveckling är en viktig del i arbetet och tid för kompetensutveckling ingår i arbetstidsavtalet. Hur tiden ska beräknas och fördelas bestäms av prefekten i samband med att tjänstgöring planeras inför kommande budgetår. Institutionsledningen ansvarar för: att institutionens tillsvidareanställda medarbetare erbjuds en personligt relevant kompetensutveckling; att institutionens tillsvidareanställda medarbetare erbjuds relevant kompetensutveckling i förhållande till institutionens fortsatta utveckling; att nyanställda medarbetare med tillsvidareanställning deltar i universitetets introduktionsutbildning; att tidsbegränsat anställda medarbetare ges rimliga förutsättningar för att utföra ålagda arbetsuppgifter, samt att de ges möjlighet att vara delaktiga i institutionens verksamhet. Universitet har upphandlat en arbetsmiljöutredning som planeras att genomföra under 2013 eller Den fysiska arbetsmiljön Den fysiska arbetsmiljön är i stort sett god. I förebyggande syfte erbjuds friskvård till alla anställda genom t ex subventionerad träning. Personalen erbjuds förbättringar av den fysiska utformningen av arbetsmiljön och utrustningen av arbetsplatsen för att uppnå ergonomiskt goda förutsättningar. Vid behov uppmanas anställda att kontakta Länshälsan, för råd och hjälp. Vid kontakt anges anställning vid, Uppsala universitet. 6

7 Förbättringar av institutionens personalrum och gemensamma seminarierum har genomförts under de senaste åren. Problem med ventilation och tunga dörrar återstår. Genomförda åtgärder under 2012 Institutionen lämnade in begäran av installation av automatiska dörröppnare för att handikappanpassa dörrar samt utökade tider för ventilation till intendenten för andra gången under Åtgärder är inte vidtagna. Intendenturstyrelsen har uppmärksammat frågan under VT 2013 och möjligheten till ventilation under kvällar oh helger utreds under 2013 av intendenten. Genomgång av arbetsplats för de som önskade av ergonom via Länshälsan. Brandskyddet i personalrummet sågs över under 2012 av Brandmyndigheten och bedömdes uppfylla alla krav enligt regelverket. Gamla datorer och skärmar byttes ut. Nya kopiatorer har beställts och installerats genom intendenturen. Ny kaffemaskin och vattenautomat installerades. Fortsatt leverans av fruktkorg två gånger i veckan. Arkiv gallras av en arkivarie. Planerade åtgärder Riskbedömning Åtgärder Ansvarig Att risker för hälsan inte uppmärksammas i tid Ergonomiska besvär (nacke axlar handleder rygg) Ventilation: dålig luft på kvällar/helger Tunga dörrar Hygienbrister bidrar till en mindre trivsam miljö. Skyddsrond organiseras för att vara årligt förekommande systematiskt moment Planerad hösten 2013 Genomgång av arbetsplats av ergonom för dem med behov genom Länshälsan Utökade tider för ventilation önskas på kvällar och helger Installation av automatisk dörröppnare Påminnelse om förbättrad hygien i personalrum och pentry. Storstädning av köket sammankallas minst en gång per termin. Prefekt, skyddsombud Administrativ samordnare Prefekt/Intendent Prefekt/Intendent Skyddsombud Städkommitté 7

8 Kopiatorer: stress p.g.a. ej fungerande kopiatorer Systemet med de nya kopiatorerna utvärderas. Intendent/Prefekt Den psykosociala arbetsmiljön Den psykosociala arbetsmiljön har under en tid präglats av upplevelser av oro och en stressad arbetssituation. Detta har varit en följd av en snäv ekonomi, orimliga tidsramar från fakultets-, områdes- och/eller universitetsnivå samt p.g.a. av att universitetet tvingar medarbetarna att använda ett stort antal användarovänliga administrativa system. Arbetsmiljön präglas av att omkring hälften av de anställda har korttidsanställningar på institutionen. Den tillfälligt förbättrade ekonomiska situationen har lett till större trygghet generellt och förbättrade kompetensutvecklingsmöjligheter. De genomförda nedskärningarna till följd av minskat uppdrag och minskningen av institutionens uppdrag inom grund- och avancerad nivå har redan lett till diskussioner och befaras återigen leda till ökad oro och en mycket stressad situation för samtliga anställda. Vid behov, t.ex. vid sjukdom, stressrelaterade problem, uppmanas anställda att kontakta Länshälsan, för råd och hjälp. Vid kontakt anges anställning vid, Uppsala universitet. Fortlöpande åtgärder: Sjukfrånvaro följs upp regelbundet av prefekten. Rehabiliteringsarbete drivs vid behov av prefekt med stöd av personalavdelningen och Länshälsan. Utvecklingssamtal genomförs årligen av prefekt, områdesansvariga och studierektorer där dialog om kompetensutveckling och arbetsmiljö är ett viktigt inslag i samtalen. Tid för kompetensutveckling ingår i arbetstidsavtalet och överenskommelse sker med prefekt i samband med utarbetande av tjänstgöringsplaner. Informationsflöde på institutionen: o regelbundna personalmöten minst två gånger per termin och lärardag en gång per termin, o prefektinfo och studierektorsinfo regelbundet per e-post om pågående och planerade arbeten, deadlines, beslut, förslag, m.m. o ledningsnytt och styrelseprotokoll skickas ut till alla, o handledarkollegier hålls minst två gånger per termin och sammankallas av studierektor för forskarutbildningen, o pedagogisk ledningsgrupp hålls minst en gång per termin och sammankallas av studierektor för grund- och avancerad nivå, o regelbundna ämneskollegier hålls flera gånger per år och sammankallas av ämnesföreträdare, o lathundar för anställda och studenter hålls uppdaterade av studierektor för grund- och avancerad nivå och finns tillgängliga på hemsidan, o uppdatering av institutionens webbplats sker löpande av första forskningsingenjör. Befattningsbeskrivningar finns för att skapa genomskinliga ansvarsområden. 8

9 Vår- och julfest arrangeras av festkommitté för alla anställda. Genomförda åtgärder Centrala administrationen, förvaltningen har informerats om att snäva tidsramar, införande av otillräckliga och icke användarvänliga administrativa system leder till ökad stress, frustration och ohälsa och innebär ett allvarligt arbetsmiljöproblem för all personal. Institutionens hemsidor har setts över för att ytterligare förbättra informationsåtkomsten. Lathundar för anställda, lärare och studenter har uppdaterats och gjorts tillgänglig på institutionens hemsida. Medarbetarsamtal har genomförts under 2012 med all administrativ personal, ämnesföreträdare samt med de flesta lärare, forskare och doktorander med anställning vid institutionen. Ledningsgrupp har genomgått ledarskapsutbildning. Diskriminering togs upp på ett personalmöte under 2012 där all personal uppmanades att till prefekt/skyddsombud/studierektorer anmäla när man ser eller själv upplever kränkande särbehandling. En festkommitté etablerades som ordnade en mycket uppskattad julfest. Planerade åtgärder Introduktionsrutin för nyanställda inkl. doktorander ska ses över. Ansvarig: administrativ samordnare och prefekt. Nya medarbetare i ledningsgruppen går ledarskapsutbildning. Utvecklingssamtal ska genomföras med T/A personal, lärare och doktorander årligen. Ansvarig: Prefekt, studierektor för forskarutbildningen och områdesansvariga. Befattningsbeskrivningar ska revideras vid behov. Ansvarig: Prefekt. Lathundar för lärare och studenter ska uppdateras vid behov. Ansvarig: Studierektor för grund- och avancerad nivå. Information till doktorander gällande regler, rättigheter och skyldigheter ska utarbetas. Ansvarig: Studierektor för forskarutbildning. Skyddsrond ska genomföras av prefekt och skyddsombud. Ansvarig: Prefekt. 9