Arbetsmiljöplan

Transkript

1 Dnr Lingfil 2015:4, dossier 2:7 Arbetsmiljöplan Institutionen för lingvistik och filologi

2 Dnr Lingfil 2015:4, dossier 2:7 Arbetsmiljöplan Institutionsstyrelsen för Institutionen för lingvistik och filologi har vid sammanträde beslutat fastställa arbetsmiljöplanen för Beáta Megyesi prefekt

3 Innehållsförteckning ARBETSMILJÖPLAN 4 Inledning 4 Institutionens arbetsmiljöorganisation 4 Arbetsmiljöarbetet 6 Den fysiska arbetsmiljön 6 Genomförda åtgärder under Planerade åtgärder Den psykosociala arbetsmiljön 8 Genomförda åtgärder under Planerade åtgärder Miljöpolicy 10 3

4 ARBETSMILJÖPLAN Inledning UU:s arbetsmiljöpolicy är utgångspunkten för arbetsmiljöarbetet i vår verksamhet liksom övriga riktlinjer och handlingsplaner inom området. Arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig och integrerad del i det dagliga arbetet för alla anställda och studerande på institutionen. Samtliga anställda och studenter är del av vår arbetsmiljö och har därmed ansvar för att bidra till att skapa en bra arbetsmiljö! Målet för arbetsmiljöarbetet vid institutionen är: att skapa förutsättningar för att utföra arbetet på ett effektivt och tillfredsställande sätt genom arbetsglädje, utvecklingsmöjligheter och trygghet för såväl anställda som studerande; att förebygga arbetsmiljörelaterad ohälsa; att skapa möjligheter för delaktighet i utformningen av den egna arbetsplatsen samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet; att möjliggöra en god arbetsmiljö och förhindra arbetsmiljöproblem. Utgångspunkten är att alla bemöter varandra på ett respektfullt sätt. All diskriminering p.g.a. funktionshinder, kön, könsidentitet, sexuell läggning, ålder, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning är förbjuden. All sorts diskriminering ska anmälas till prefekt, studierektor eller skyddsombud. Likabehandlingsarbetet bedrivs fortlöpande vid institutionen som en viktig del av arbetsmiljön. En plan för arbetsmiljöarbetet upprättas årligen och ingår i verksamhetsplaneringen. Allvarliga arbetsmiljörisker som uppstår under året åtgärdas direkt, om möjligt, och redovisas inom ramen för institutionens ordinarie personalmöten. Plan för arbetsmiljöarbetet består av två delar: utgångspunkter med institutionens arbetsmiljöorganisation samt handlingsplan för arbetsmiljöförbättrande åtgärder. Handlingsplanen visar vilka åtgärder som prioriteras för kommande år utifrån den riskbedömning som genomförts. Uppföljning av planen för arbetsmiljöarbete sker med ansvarig för respektive åtgärd vid verksamhetsuppföljningstillfällen. Handlingsplanen ersätter tidigare arbetsmiljöplan för läsåret Institutionens arbetsmiljöorganisation Uppsala universitet har som arbetsgivare det yttersta ansvaret för arbetsmiljöfrågorna. På institutionsnivå har prefekten delegerats det samlade arbetsmiljöansvaret vilket innebär att prefekten ska tillse: att de åtgärder för att förebygga arbetsmiljöproblem som formulerats i arbetsmiljöplanen också vidtas; 4

5 att nödvändiga åtgärder vidtas och dokumenteras om nya arbetsmiljöproblem uppstår under verksamhetsåret; att arbetsmiljöplanen revideras när förändringar i arbetsmiljön påkallar detta; att arbetsmiljöplanen utvärderas utifrån uppsatta mål och genomfört arbetsmiljöarbete årligen; Alla medarbetare är skyldiga att inom ramen för sina arbetsuppgifter främja en god fysisk och psyko-social arbetsmiljö. Ansvarsfördelningen beror på vilken befattning medarbetaren har. I institutionens befattningsbeskrivningar framgår arbetsuppgifter för samtliga befattningar. Ett särskilt stort arbetsmiljöansvar åvilar medarbetare i ledande befattningar (studierektorer för grund- och avancerad nivå och forskarutbildning samt områdesansvariga/ämnesföreträdare). Löpande ärenden gällande den fysiska arbetsmiljön hanteras av administrativ samordnare Inga-Lill Holmberg. Skyddsombud för anställda bevakar arbetsmiljön löpande, stödjer de som vill ha hjälp och samarbetar med arbetsplatsombud och prefekt vid behov. Skyddsombud: Petur Helgason (t.o.m. juli 2015), Niklas Edenmyr (fr.o.m. aug. 2015) Skyddsombud för studenter bevakar studenters arbetsmiljö löpande. Studentskyddsombud: vakant (kontakta fakultetens studiebevakare eller studierektor för grund- och avancerad nivå vid problem). Jämställdhets- och likavillkorsombud, Likavillkorsgrupp har ansvar för att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till respektive olika maktordningar. Jämställdhetsombud: Birsel Karakoç Lokalrelaterade arbetsmiljöproblem samt frågor som rör försäkringar och friskvård hanteras av administrativa samordnaren. Administrativ samordnare: Inga-Lill Holmberg Arbetsplatsombud för anställda samverkar med skyddsombudet i frågor som rör arbetsmiljön vid behov. Arbetsplatsombud TCO/ST: Bengt Dahlqvist Förste forskningsingenjörer ansvarar för att datorrelaterad teknisk utrustning bidrar till en bra arbetsmiljö för både anställda och studenter. Förste forskningsingenjör: Bengt Dahlqvist och Per Starbäck Brandskyddskontrollanterna har till uppgift att uppmärksamma personalen på brandskyddsfrågor och att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till de lokaler institutionen hyr. Brandskyddskontrollanter: Inga-Lill Holmberg (plan 3) och Niklas Edenmyr (plan 2) Miljöombud samordnar och driver på miljöarbetet på institutionen och fungerar som en länk mellan lokal och central nivå för universitetets miljöarbete. Miljöombud: Petur Helgason (t.o.m. juli 2015), Niklas Edenmyr (fr.o.m. augusti 2015) 5

6 Arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp årligen av prefekt, skyddsombud, studierektorer, administrativ samordnare och IT-ansvariga första forskningsingenjörer. Sjukfrånvaron följs upp regelbundet av prefekt. Vid behov av rehabilitering vid t.ex. långtidssjukskrivning, missbruk, stress eller fysiska problem bedrivs ett aktivt rehabiliteringsarbete i samarbete med Länshälsan. På personalmöten tas arbetsmiljöfrågor upp och alla anställda informeras om arbetsmiljöplanen och deras ansvar i arbetsmiljöarbetet. God kännedom om vad som sker på arbetsplatsen hör till det som bidrar till en bra arbetsmiljö. Prefekten har återkommande personalmöte med informationsstund. Vidare skickas löpande personalinformation ut med e-post till all personal samt viktiga dokument och information läggs upp institutionens webbplats. Kompetensutveckling är en viktig del i arbetet och tid för kompetensutveckling ingår i arbetstidsavtalet. Hur tiden ska beräknas och fördelas bestäms av prefekten i samband med att tjänstgöring planeras inför kommande budgetår. Institutionsledningen ansvarar för: att institutionens tillsvidareanställda medarbetare erbjuds en personligt relevant kompetensutveckling; att institutionens tillsvidareanställda medarbetare erbjuds relevant kompetensutveckling i förhållande till institutionens fortsatta utveckling; att nyanställda medarbetare med tillsvidareanställning deltar i universitetets introduktionsutbildning; att tidsbegränsat anställda medarbetare ges rimliga förutsättningar för att utföra ålagda arbetsuppgifter, samt att de ges möjlighet att vara delaktiga i institutionens verksamhet; att anställda som saknar svenska ges möjlighet till att läsa en kurs i svenska vid Institutionen för nordiska språk. Den fysiska arbetsmiljön Den fysiska arbetsmiljön är i stort sett god. I förebyggande syfte erbjuds friskvård till alla anställda genom t ex subventionerad träning. Personalen erbjuds förbättringar av den fysiska utformningen av arbetsmiljön och utrustningen av arbetsplatsen för att uppnå ergonomiskt goda förutsättningar. Vid behov uppmanas anställda att kontakta Feelgood för råd och hjälp. Vid kontakt anges anställning vid Institutionen för lingvistik och filologi, Uppsala universitet. Förbättringar av institutionens personalrum och gemensamma seminarierum har genomförts under de senaste åren. Problem med avstängd ventilation under kvällar och helger har lösts av intendenturen. Problem med tunga dörrar återstår. 6

7 Genomförda åtgärder under 2014 Institutionen lämnade in begäran av installation av automatiska dörröppnare för att handikappanpassa dörrar men inga åtgärder har vidtagits. Önskemål om utökade tider för ventilation har uppmärksammats av intendenten och är åtgärdade. Ventilationen stängs av automatiskt kl. 17 men man kan sätta på den manuellt för en timme i taget, knappar finns vid två ställen på plan 3 och på plan 2. Genomgång av arbetsplats för de som önskade av ergonom via Länshälsan. Bord, stol, lampor och annan utrustning har bytts ut vid behov. Gamla datorer och skärmar byttes ut. Fortsatt leverans av fruktkorg två gånger i veckan. Arkiv har gallrats av en arkivarie under Avskilt personalrum: Gardiner har hängts upp för att minska insyn till personalrummet från korridoren. Planerade åtgärder Riskbedömning Åtgärder Ansvarig Att risker för hälsan inte uppmärksammas i tid Ergonomiska besvär (nacke axlar handleder rygg) Tunga dörrar Hygienbrister bidrar till en mindre trivsam miljö. Smutsiga koppar och glas Skyddsrond organiseras för att vara årligt förekommande systematiskt moment Planerad 2016 Genomgång av arbetsplats av ergonom för dem med behov genom Feelgood. Beställning av hjälpmedel efter behov (bord, stol, mm.) Installation av automatisk dörröppnare Påminnelse om förbättrad hygien i personalrum och pentry. Storstädning av köket minst en gång per termin. Inköp av nya koppar och glas till personalrummet Prefekt, skyddsombud Administrativ samordnare Prefekt/Intendent Prefekt/Skyddsombud Alla Prefekt Administrativ samordnare Skyddsombud 7

8 Den psykosociala arbetsmiljön Den psykosociala arbetsmiljön har under flera års tid präglats av upplevelser av oro och en stressad arbetssituation som en följd av en snäv ekonomi och orimliga tidsramar från fakultets-, områdes- och/eller universitetsnivå, senast till exempel en för kort given tid till institutionens budgetarbete (4 veckor totalt). Ett annat problem är att universitetet tvingar medarbetarna att använda ett stort antal icke användarvänliga administrativa system (senast Primula Resemodul). Universitetets och fakultetens hemsidor där viktig och kontinuerligt uppdaterad information bör finnas om gällande regler och riktlinjer, fattade beslut, mm är inte alltid uppdaterade och/eller svåra eller rent av omöjliga att hitta. Arbetsmiljön präglas också av att omkring hälften av de anställda har korttids- och/eller deltidsanställningar på institutionen. Den förbättrade ekonomiska situationen har lett till större trygghet generellt och förbättrade kompetensutvecklingsmöjligheter för personalen. De genomförda nedskärningarna till följd av minskat uppdrag inom grund- och avancerad nivå under de senaste fyra åren har redan lett till diskussioner och befaras återigen leda till ökad oro och en mycket stressad situation för samtliga anställda. En långsiktig ekonomisk planering är önskvärd för att kunna upprätthålla en god arbetsmiljö för såväl personal som studenter. Även den ständiga omorganisationen inom den centrala administrationen, ändrade länkar till viktiga styrdokument på universitetets hemsidor, och den nuvarande planen om att avveckla personal- och ekonomiadministratörerna på institutionerna leder till oro inte bara bland administratörerna utan även ledningen. Vid behov, t.ex. vid sjukdom, stressrelaterade problem, uppmanas anställda att kontakta Feelgood Företagshälsovård AB för råd och hjälp. Vid kontakt anges anställning vid Institutionen för lingvistik och filologi, Uppsala universitet. Fortlöpande åtgärder: Sjukfrånvaro följs upp regelbundet av prefekten. Rehabiliteringsarbete drivs vid behov av prefekt med stöd av personalavdelningen och Feelgood Företagshälsovård AB. Utvecklingssamtal genomförs årligen av prefekt, områdesansvariga och studierektorer där dialog om kompetensutveckling och arbetsmiljö är ett viktigt inslag i samtalen. Tid för kompetensutveckling ingår i arbetstidsavtalet och överenskommelse sker med prefekt i samband med utarbetande av tjänstgöringsplaner. Informationsflöde på institutionen: - regelbundna personalmöten minst två gånger per termin och lärardag en gång per termin, - prefektinfo och studierektorsinfo regelbundet per e-post om pågående och planerade arbeten, deadlines, beslut, förslag, m.m. - ledningsnytt och styrelseprotokoll skickas ut till alla, - handledarkollegier hålls minst två gånger per termin och sammankallas av studierektor för forskarutbildningen, - pedagogisk ledningsgrupp hålls minst en gång per termin och sammankallas av studierektor för grund- och avancerad nivå, 8

9 - regelbundna ämneskollegier hålls flera gånger per år och sammankallas av ämnesföreträdare, - lathundar såsom PM för lärare och information till studenter hålls uppdaterade av studierektor för grund- och avancerad nivå och finns tillgängliga på institutionens webbplats, - ABC för anställda hålls uppdaterad av administrativa samordnaren - uppdatering av institutionens webbplats sker löpande av första forskningsingenjör. Befattningsbeskrivningar finns för att skapa genomskinliga ansvarsområden. Vår- och julfest arrangeras av ämnena för alla anställda enligt följande schema: - grekiska, vårfest 2015, - indologi, julfest 2015, - iranska språk, vårfest 2016, - kinesiska, julfest 2016, - latin, vårfest 2017, - lingvistik, julfest 2017, - semitiska språk, vårfest 2018, - språkteknologi, julfest 2018, - turkiska språk, vårfest 2019, - grekiska, julfest 2019 Genomförda åtgärder under 2014 Centrala administrationen, förvaltningen har informerats om att snäva tidsramar, införande av otillräckliga och icke användarvänliga administrativa system leder till ökad stress, frustration och ohälsa och innebär ett allvarligt arbetsmiljöproblem för all personal. Institutionens hemsidor ses över årligen för att ytterligare förbättra informationsåtkomsten. Information för anställda, lärare och till studenter har uppdaterats och gjorts tillgängliga på institutionens webbplats (se ABC för anställda och PM för lärare). Medarbetarsamtal har genomförts under 2014 med all administrativ personal, ämnesföreträdare samt med de flesta lärare, forskare och doktorander med anställning vid institutionen. Ledningsgrupp har genomgått ledarskapsutbildning. Diskriminering togs upp på ett personalmöte under 2014 där all personal uppmanades att till prefekt/skyddsombud/studierektorer anmäla när man ser eller själv upplever kränkande särbehandling. Ventilationsproblem på kvällar och helger är åtgärdade av intendenturen genom installation av forseringsknappar där personal kan sätta på ventilationen vid behov en timme i taget. Information om funktionsnedsättning togs upp på en lärardag under Festkommittén ordnade en mycket uppskattad julfest. 9

10 Planerade åtgärder Val till prefekt, stf. prefekt och studierektorer sker under hösten Valberedning tillsätts av institutionsstyrelsen för att intervjua anställda och lämna förslag till ledningsgrupp till institutionsstyrelsen. Ansvarig: Prefekt. Nya medarbetare i ledningsgruppen går ledarskapsutbildning. Ansvarig: Prefekt. Utvecklingssamtal ska genomföras med T/A personal, lärare och doktorander årligen. Ansvarig: Prefekt, studierektor för forskarutbildningen och områdesansvariga. Forskningsstrategisk satsning genomförs för att möjliggöra anställda och unga forskare att forska, söka externa medel och publicera, samt möjliggöra ämnena att vidareutveckla kurser genom IT-baserade hjälpmedel. Befattningsbeskrivningar ska revideras vid behov. Ansvarig: Prefekt. Lathundar för lärare och studenter ska uppdateras vid behov. Ansvarig: Studierektorer för grund- och avancerad nivå och för forskarutbildning. Skyddsrond ska genomföras av prefekt och skyddsombud. Ansvarig: Prefekt. Genomförande av UUs interna miljörevision enligt anvisningar. Ansvarig: Skyddsombud och Prefekt. Utarbetande av likabehandlingsplan när fakultetens plan har blivit fastställd. Ansvarig: Prefekt och likabehandlingsombud. Miljöpolicy Miljöfrågor och hållbar utveckling är en viktig aspekt i all verksamhet vid universitetet. Målet är att naturresursanvändningen ska minskas. Alla medarbetare ska vara medvetna om miljöarbetet och aktivt bidra till den. Detta innebär följande: Medveten och resurssnål förbrukning och återanvändning av kontorsmaterial. Använd källsortering och följ universitetets riktlinjer för avfallshantering. Undvik användningen av engångsartiklar. Använd papperssnåla utskriftssätt för dubbelsidig utskrift (förinställt), längre texter kan skrivas ut 4 sidor/ark, uppslag från A3 till A4 kan med fördel förminskas. Scanna bok/artikel istället för att kopiera. Ny scanner köps in under VT2015 till handbiblioteket. Kopiatorerna går också att använda som scanner. Ladda upp dokument på Studentportalen istället för att dela ut kopior. Utvärderingar har visat att studenterna uppskattar minskad pappershantering. Om kurslitteratur finns som e-bok rekommendera studenterna den i första hand. Släck ljuset i rummen och undervisningssalarna. Följ universitetets riktlinjer för tjänsteresor och möten. 10

11 Överväg webbmöten, telefon- och/eller videokonferens som ett alternativ till resa. Universitetet tillhandahåller videokonferensverktyget Adobe Connect Pro i vilken kurser ges och anordnas av institutionen under VT Välj tåget och miljötaxi i möjligaste mån. 11