Användarhandledning för koppling av dokument

Transkript

1 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] nvändarhandledning för koppling av dokument Olika typer av dokument kan kopplas till poster i en 3L-databas. Exempelvis kan en eller flera ritningar kopplas till en byggnad; en instruktion kopplas till en driftåtgärd eller kanske en bild kopplas till en försäljningsartikel. Detta dokument behandlar grundförutsättningarna för att kunna koppla och visa dokument via 3L, samt visar exempel på hur ett dokument kopplas till en post. Med dokument i 3L menas en fil (Word, Excel, PDF etc.), som finns tillgänglig för användarna av 3L lokalt eller i nätverk. Grundförutsättningar (systemadministration) tt kunna koppla ett dokument till en post kräver ingen inställning av 3L. För att kunna visa ett kopplat dokument via 3L kan kräva registrering av dokumenttyper och tillgång till program som klarar att visa respektive dokumenttyp. När användaren kopplar ett dokument till en post får denne ange en dokumenttyp. Vid visning av ett kopplat dokument anropar 3L det program som är angivet på dokumenttypen eller associerat program i Windows. Skapa dokumenttyper Via meny Systemrutiner Registervård Dokumenttyper startas följande formulär: Unik ID för dokumenttyp. nvänd förslagsvis filändelser. Valfri benämning på dokumenttypen. nge valfritt kortnamn. Saknar f.n. betydelse. nge sökväg till bild som ska visas i anslutnng till dokument för lättare identifiering av dokumenttyp. nge vilken programvara som ska användas för att visa dokument av denna typ. Obs! Om ingen viewer anges, eller om angiven viewer inte hittas, försöker 3L öppna dokument med hjälp av de associationer som finns i Windows. Från Kod kan översikt anropas för visning/hämtning av befintliga dokumenttyper. De fält som visas i översikten är Bild, Namn och Kod. Bildfilen måste vara av typ BMP. Bilderna i detta exempel är i storleken 32x32 punkter och med 16 färger. Vid förfrågan kan 3L skicka över dessa exempelbilder (DokumentIkoner.zip). Placera förslagsbilderna i en underkatalog till programvaran (ex. \Bild) för 3L, för att de ska vara åtkomliga för alla användare. Vid angivelse av Viewer är det viktigt att tänka på att denna ska vara åtkomlig för alla användare samt oberoende av från vilken PC 3L körs. Här följer två exempel: Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc

2 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] Denna dokumenttyp används för att visa PDF-filer med hjälp av crobat Reader 7.0: Not. Om sökväg/filnamn innehåller mellanslag har den i tidigare versioner av 3L varit tvungen att - som i exemplet ovan - vara omsluten med citattecken. Det är från version 2006 egalt om citattecken omsluter en sökväg/filnamn eller inte. Denna dokumenttyp används för att visa textfiler med hjälp av nteckningar/notepad: Från version 2006 av 3L behöver inte en viewer anges på dokumenttypen. Om viewer inte är angiven eller om 3L inte hittar angiven viewer, så låter 3L Windows försöka öppna filer med hjälp av de associationer som finns i Windows. Om användarnas datorer är olika konfigurerade kan det betyda att vissa användare kan öppna en dokumenttyp och andra inte. Det finns heller ingen kontroll över vilka program som används för att visa de olika dokumenttyperna. Om du som systemadministratör vill styra eller ha kontroll över vilka visningsprogram som används för olika dokumenttyper ska viewer anges. Om det ska fungera lika för alla krävs det dock att alla användare har tillgång till angivna viewers. Sökvägar För att 3L ska visningsprogram måste antingen sökvägen finnas angiven i dokumenttypen eller så måste filen kunna hittas med hjälp av operativsystemet (Windows 2000, Windows XP etc.) Om ingen sökväg är angiven kommer 3L att först leta efter filen i sin egen programkatalog. Finns den inte där söks de bibliotek igenom som finns angivna i miljövariabeln PTH. Om 3L används av många användare gäller det därför att ha kunskap om var visningsprogram är placerade. Några frågor att utreda: Finns visningsprogrammet i 3L-katalogen? Finns visningsprogram i operativsystemets sökväg, såsom Notepad (notepad.exe), Wordpad (write.exe) och Paint (mspaint.exe)? Kan sökvägen anges i 3L, d.v.s. har alla användare samma sökväg till visningsprogrammet? Kan sökvägen anges via inloggningsscript i nätverket? Måste PTH korrigeras lokalt hos respektive användare (se Bilaga 1)? Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc

3 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] Klassificering av dokument Ett dokument kan klassificeras i 3L utifrån tre grupper samt tilldelas en status: Vilka alternativ som ska finnas i respektive listbox kan du själv styra. Genom att dubbelklicka i en listbox, öppnas ett nytt fönster där alternativ kan läggas till, ändras eller raderas. Obs! Om en kod är använd kan den inte raderas. Vidstående exempel avser Grupp 1 i föregående bild: Identifikation av dokument manuellt eller automatiskt När dokument (som inte sedan tidigare är registrerat) ska registreras i 3L måste de åsättas en identifikation (se Id i första bild i föregående avsnitt). ntingen anger användaren ett id eller så kan 3L automatiskt generera ett id. Bestäm din inställning under Systemrutiner nvändare/grupper nvändare, Inställningar:, Programinställningar, Kopplade dokument. Markera flik SYS om inställningen ska gälla för alla företag och användare. Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc

4 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] Standardsökväg till dokument hjälp vid koppling av nya dokument De dokument som kopplas till poster i 3L bör vara tillgängliga för alla användare. Placera därför dokument i en mapp/katalog som alla användare har tillgång till med samma mappning (exakt samma sökväg). Tips! UNC sökvägar kan användas. Det kan också vara idé att göra en understruktur till den gemensamma mappen för att det ska bli lättare att hitta och överblicka. Du kan ange vilken mapp/katalog som ska föreslås vid koppling av nya dokument via Systemrutiner nvändare/grupper nvändare, Inställningar:, Programinställningar, Std sökväg dokument. Se också föregående avsnitt. Koppla dokument till en post (löpande användning) Förutsättning: En post är inläst i ett formulär.. Grenen Dokument finns i postens relationsträd. Koppla nytt dokument Klicka på Dokument. Följande översikt öppnas, som visar vilka dokument som är kopplade till posten. I detta fall har inget dokument ännu blivit kopplat. Klicka på Koppla nytt dokument. Ett bläddringsfönster öppnas. Sök rätt på och markera det dokument som ska kopplas till posten. Klicka därefter på Öppna. Om dokumentet redan finns registrerat i 3L meddelas detta. I annat fall öppnas följande formulär. Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc

5 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] Om automatisk identifikation är påslagen (se ovan) föreslås ett id. I annat fall måste det anges manuellt. nge dokumenttyp. Om viewer styrs från 3L via dokumenttyper måste detta ske för att dokumentet senare ska kunna visas. nge en beskrivning av dokumentet som säger vad det innehåller. Komplettera med status och gruppering om så önskas. Spara. Stäng fönster Dokument. Koppla befintligt dokument I föregående exempel valde vi Koppla nytt dokument. Denna gång väljer vi istället Koppla befintligt dokument. Följande översikt visas. Välj dokument genom dubbelklick eller genom att markera och trycka Enter. Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc

6 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] Koppla bort dokument Har du kopplat fel eller av annan anledning vill ta bort befintlig dokumentkoppling, så kan du göra det från översikten som visar kopplade dokument till en post. Markera dokumentet som ska kopplas bort från posten och välj Koppla bort dokument. Notera att dokumentet efter bortkoppling fortfarande finns kvar i 3Ls dokumenttabell. Vill du ta bort dokumentposten helt från 3L gör du det via formulär Dokument, som du når via Systemrutiner Registervård Registrera dokument. Visa dokument Dokument kan visas från tre olika fönster. 1. I översikten som visar dokument som är kopplade till en post finns det tre sätt: Dubbelklicka på filen. Markera ett dokument i översikten. Välj Visa dokument Markera ett dokument i översikten. Välj grafsymbolen i 3Ls verktygsrad.. 2. I formulär Dokument (Systemrutiner Registervård Registrera dokument), och ett i 3L registrerat dokument är inläst i formuläret, visas det genom att välja grafsymbolen i 3Ls verktygsrad.. 3. I den översikt som visas från fält Id i formulär Dokument eller vid koppling av befintliga dokument, kan dokument visas genom att markera ett dokument i översikten och därefter välja grafsymbolen i 3Ls verktygsrad.. Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc

7 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] Bilaga 1 Hur korrigera miljövariablen PTH Miljövariablen PTH kan behöva korrigeras i användarens operativsystem för att 3L ska finna visningsprogram. Hur man ställer in miljövariabler skiljer sig åt mellan olika versioner av Microsoft Windows. I det följande visar vi hur det går till i version XP, 2000, NT samt 98. XP Logga in som administratör på den dator som ska användas. Starta Utforskaren (Windowsknappen + E). Högerklicka på Den här datorn, välj Egenskaper. Välj sedan fliken vancerat och klicka på Miljövariabler... Markera Path under systemvariabler och klicka sedan på Redigera Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc

8 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] Lägg till sökvägen (sist i Variabelvärde ) till katalogen där exe-filen ligger. Klicka sedan på OK. Obs! Sökvägar skiljs åt med ett semikolon. I ovanstående exempel är NTUR det som stod sist i Variabelvärde innan tillägget Logga in som administratör på den dator som ska användas. Högerklicka på Den här datorn, välj Egenskaper. Välj sedan fliken vancerat och klicka på Miljövariabler... Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc

9 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] Markera Path under systemvariabler och klicka sedan på Redigera Lägg till sökvägen (sist i Variabelvärde ) till katalogen där exe-filen ligger. Klicka sedan på OK. Obs! Sökvägar skiljs åt med ett semikolon. I ovanstående exempel är NTUR det som stod sist i Variabelvärde innan tillägget. NT Logga in som administratör på den dator som ska användas. Högerklicka på Den här datorn, välj Egenskaper. Välj sedan fliken Miljö : Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc

10 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] Leta reda på och markera Path under systemvariabler. Lägg till (sist i Värde ) sökvägen till katalogen där exe-filen ligger. Klicka sedan på OK. Obs! Sökvägar skiljs åt med ett semikolon. (Se också sista bild med kommentar i avsnitt för 2000 ovan.) 98 I Windows 98 definieras miljövariabler i filen autoexec.bat, som oftast finns direkt under C:\ (i roten på C:). Starta Utforskaren (Windowsknappen + E). Klicka på C:\. Högerklicka på autoexec.bat och välj 'Redigera': Lägg till i strängen 'Path' sökvägen till den katalog där exe-filen finns. Se exempel nedan. Spara därefter filen (rkiv, Spara). Obs! Datorn måste startas om för att ändringen ska ta effekt. Obs! Sökvägar skiljs åt med semikolon. Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc

11 nvändarhandledning Modul: lla vser: Koppla dokument i 3L [11] Copyright 3L FÖRVLTNINGSSYSTEM B 2006Dok id: LO/ nvändarhandledning för koppling av dokument.doc