Förfarande vid framläggande av doktorsavhandling vid psykologiska institutionen

Transkript

1 Förfarande vid framläggande av doktorsavhandling vid psykologiska institutionen Innan disputationsprovet skall ett antal praktiska frågor hanteras. Detta dokument är till för att informera doktorander om vad som är viktigt att tänka på så att det mesta löper rätt från början. Forskarutbildningsberedningen (FUB) Forskarutbildningsberedningen, som utgörs av samtliga professorer vid institutionen, likabehandlingsombud, en doktorandrepresentant samt en sekreterare, har en central roll i avhandlingens slutfas. Det är till FUB avhandlingsmanus skall lämnas, det är där granskare utses, det är där utlåtandet diskuteras och rekommendation till examinator utfärdas. Sekreteraren i FUB, Ann Backlund, är dessutom den person som handhar många av de praktiska frågorna kring disputationsförberedelserna och disputationen. Granskning av manus När handledaren/examinatorn anser att avhandlingsmanuset håller god standard är det dags att lämna det till FUB. En vecka före FUB:s sammanträde (sista måndagen i varje månad) ska ärendet skickas/lämnas till nämndens sekreterare i ett utskrivet ex och samtliga filer fia E-post. Tillsammans med Intyg angående lic./avhandlingsmanus inlämnat till institutionens FUB På förslag av handledare/examinator utser FUB en extern, minst docentkompetent, granskare. Granskaren och ledamöterna i FUB får manuset vid samma tidpunkt av sekreteraren. Tillsammans med manuset skall granskaren även få skriften Anvisningar till granskare av manus. Granskarens utlåtande skall skickas eller lämnas till Ann Backlund. Tidsåtgång för granskning Det är viktigt att ta med i sin tidsplan att granskaren skall ha tid till en omsorgsfull genomgång av manuset. Avsikten med granskningsarbetet är ju att det skall vara till konstruktiv hjälp för doktoranden. Oftast finns ett färdigt utlåtande från granskaren vid nästkommande FUB-möte. Handledaren bör göra klart för granskaren när utlåtandet bör vara klart. Vanligtvis handlar det om mindre förändringar och då behöver inte slutmanus lämnas till FUB.

2 Förslag om disputationsdag, betygsnämnd och opponent Vid det FUB-möte då granskarens utlåtande behandlas, meddelas via handledare/examinator förslag till datum för disputation, fakultetsopponent och betygsnämnd. Information om datum bör vara doktoranden tillhanda långt tidigare. Språkgranskning Total budget för tryck av avhandling är kronor. Fakturan ska innehålla beställarid: 2440bbacan. och hanteras av Ann Backlund. Avhandlingens framsida/pärm/inlaga Det finns särskilda regler för hur universitetets emblem/logga får använda se Om avhandlingen har skrivits i samarbete med annan institution/universitet får även dess namn och emblem finnas med på framsidan. Loggan skall finnas tryckt på pärmens framsida. Abstract (engelskspråkigt referat) skall förutom i inlagan även tryckas på ett löst blad (spikblad), där det även ska finnas information om tid och plats för disputationen. De artiklar som ingår i en sammanläggningsavhandling ska listas på spikbladet med namngivande av tidskrift/motsvarande, år och nummer där de finns publicerade. Abstract bladet formuleras efter vissa bestämmelser, det skall exempelvis innehålla ISRN, ISBN och ISSN numren. Abstract skall finns med löst inlagt i de 20 exemplar av avhandlingen som skickas till UB, mer information finns hos Ann. Sammanfattning avhandlingar som är skrivna på engelska skall innehålla en kort sammanfattning på svenska 2-5 sidor. Avhandlingar som är skrivna på svenska skall innehålla detsamma på engelska. Avhandlingen ska innehålla ISSN och ISRN nummer. ISSN hänvisar till vår institution och är samma för alla avhandlingar (ISSN X). ISRN däremot är ett nummer som även leder till författaren, ett slags söknummer. Ann Backlund ansvarar för distribution av ISSN och ISRN nummer. Avhandlingen kan också tilldelas ISBN nummer (International Standard Book Number). Numret utgör en identifikationsbetäckning som motsvarar titelbladets uppgifter. ISBN tilldelas av Kungliga biblioteket. För ytterligare information angående tillvägagångssätt, se 2

3 Information om numrens placering i avhandlingen lämnas med fördel av tryckeriet men också av Ann Under universitetets hemsida finns information om vilka tryckerier vi har avtal med. När får disputation äga rum? Disputation får äga rum under tiden 1 september till 22 december och 10 januari till lördagen närmast före midsommar, varvid perioderna 16 juni - 15 augusti och 24 december 6 januari inte får inräknas i den tid (i vanliga fall tre veckor) då avhandlingen skall hållas tillgänglig. Anhållan Doktorandens anhållan (anmälan) om att få disputera skickas till fakultetsnämnden senast sex veckor före disputationen av Ann Backlund. Förts då får samhällsvetenskapliga fakultetskansliet kännedom om ärendet och börjar då att arbeta efter de uppdrag som åligger dem att utföra i ärendet. Spikning Anslående av avhandlingen Spikning på universitetets anslagstavla skall äga rum senast tre veckor före disputationen. Ta kontakt med personal från kansliet, så att ni kan komma överens om en tid. Du ska ha med dig tre ex. av avhandlingen, kvittot på de exemplar som lämnats till UB samt tre spikningsblad. Från detta datum ska avhandlingen också hållas tillgänglig på institutionen så att alla som önskar det kan ta del av innehållet. E-spikning Från den 1 juli 2008 är det obligatoriskt att E-spika avhandlingen. Information om rutiner kring detta kommer doktoranden tillhanda i god tid före disputationen via personal från UB. Pressmeddelande Pressmeddelandet utformas i samråd med personal från fakultetskansliet 3

4 Disputationsprovet Disputationen leds av en ordförande och vid disputationen skall det även finnas en fakultetsopponent. Ordförande och opponent utses av fakultetsnämnden. Om opponenten kommer från ett annat land och inte är förtrogen med det svenska utbildningssystemet skall opponenten informeras om vilka krav och förväntningar som ställs. Särskild information finns hos Ann Backlund. Åhörarna vid disputationen har rätt att ställa frågor till respondenten i den ordning ordföranden bestämmer. Betygsnämnd/Betyg Doktorsavhandlingen bedöms med något av betygen underkänd eller godkänd. Betyg för avhandlingen bestäms av en betygsnämnd som utses av fakultetsnämnden. Betygsnämndens ledamöter skall vara minst docentkompetenta och minst två av dem skall hämtas utanför den egna institutionen och minst en av dem bör utses bland lärare inom en annan fakultetsnämnds verksamhetsområde eller vid en annan högskola. Universitetets jämställdhetsanvisningar skall iakttagas vid utseendet av ledamöterna i betygsnämnden. Handledaren/examinatorn och opponenten deltar vid sammanträde med betygsnämnden men inte i besluten. Spridning av avhandlingen Avhandlingen sprids respektive hålles tillgänglig enligt följande: Glöm inte att UB.s vaktmästeri skriver ett intyg som är viktigt inför spikningen. 20 ex till UB, lämnas via doktoranden ex till arkivering, via Ann ex till betygsnämnden, via Ann ex till opponenten, via Ann Vid disputationsprovet skall också ett antal avhandlingar tillhandahållas. Sekreteraren ansvarar för att de finns på plats Lokal för disputation För disputation bokas vanligen salen F1 av Ann Backlund. Inför disputationen dekoreras författarens och opponentens bord med blommor, 4

5 Kringarrangemang Allt praktiskt som har med en eventuell mottagning efter disputationen att göra skall doktoranden eller någon närstående ombesörja. Att bistå vid servering av dryck, tilltugg och att iordningställa lokalen är sålunda inte institutionens ansvar. Men vi bistår med hjälp med att boka lokaler. Quick reference guide for Licentiate defense There are several important dates and details to keep track off before your licentiate defense. This document can assist your planning. Start by setting up a meeting with Ann Backlund, the administrator of the PhD program. Engage the examiner and your supervisors in your planning. Set up agreements of who is responsible for doing what. This is how you use the quick reference guide: Start from the top and set the seminar date. Calculate backwards and write actual or approximate dates for the different tasks. Try to be ahead of time rather than too late! 5

6 Appendix 1 Seminar for the defense 3 weeks ahead Send a printed copy of the thesis to the opponents Make sure the opponents have established contact with each other Check with Ann so that the opponents have received information about procedures for being an opponent 4 weeks ahead Check if the head opponent wishes to give a seminar/presentation about own research. Determine (together with the opponents and the supervisors) who s presenting the thesis at the defense Check with Ann so that arrangements for travel and accommodation for the head opponents are set. Send Ann the title of the thesis. Ask for location to the seminar Get the ISRN and ISSN for the thesis from Ann Print the thesis! (Repro usually needs one week for printing, schedule the date with Repro to avoid delays) Do you want guests to mingle and celebrate directly after the seminar? You will have to plan and pay for this yourself 2 months ahead The thesis should be sent for proof reading. Reviewer s report is handed in, to FUB and me. FUB sets the final defense decision of the thesis Approx. 3 months ahead Send the thesis to the reviewer. (Settle with Ann whether she or you send it) FUB approves the suggested reviewer and gives a preliminary defense decision. Note: Check FUB s meeting dates. One week before the meeting Ann Backlund needs a printed copy and an electronic version of the thesis. Attach a signed document (appendix 1) and information about the seminar date, name of the thesis, and name of the reviewer Approx. 4 months ahead: Arrange a meeting with your supervisors to decide on the time plan, who should be the head and the doctoral opponents etc. Date 6