Anvisningar för förtroendemannavalet inom kommunsektorn

Transkript

1 Anvisningar för förtroendemannavalet inom kommunsektorn

2 INNEHÅLL INLEDNING...4 FACKAVDELNINGEN ARRANGERAR FÖRTROENDEMANNAVALET...6 Vem kan bli förtroendeman?...6 FÖRE VALET...6 Kartläggning av förtroendemannaläget...7 Uppdatering av medlemsuppgifter...8 Det viktiga dataskyddet...8 Förhandlingar med arbetsgivaren...9 VALET...10 Valnämnd eller centralvalnämnd?...10 Att tillsätta en centralvalnämnd i samkommun...10 Valnämndens/centralvalnämndens uppgifter...11 Bild: VALNÄMND ELLER CENTRALVALNÄMND?...12 Bild: CENTRALVALNÄMNDEN ORGANISERAR FÖRTROENDEMANNAVALET I SAMKOMMUN Valmeddelande...14 Kandidatnominering...14 Valbarhet och rösträtt...14 Tidtabell för kandidatnomineringen...15 Nomineringshandling...15 Valsätt...16 Valförrättning genom röstning...17 Kandidatlista...17 Röstlängd...17 Röstsedlar...17 Röstningsområde...18 Tid och plats för valet...18 Valkommittén...18 Material som behövs vid valplatsen...18 Röstning...19 Att fylla i röstsedeln...19 Efter röstningen...20 Sämjoval...20

3 Valmöte...20 Röstning på valmöte...21 Poströstning...21 Att fastställa valresultatet...22 Samkommunens koordinerande och/eller förhandlande huvudförtroendeman...23 Val av koordinerande/förhandlande huvudförtroendeman...23 EFTER VALET Att fastställa och anmäla valresultatet...24 Arkivering av valdokument...25 Samarbete mellan förtroendemännen och fackavdelningen...25 Fyllnadsval under pågående mandatperiod...26 Om förtroendet försvinner...27 KOMMUNIKATION SOM EN DEL AV ETT FRAMGÅNGSRIKT VAL Presentation av kandidaterna...28 Använd alla informationskanaler...28 Uppdatering av kontaktuppgifterna...29 CHECKLISTA FÖR VALARRANGÖREN EXEMPEL PÅ HUR MAN ORGANISERAR FÖRTROENDEMANNAVAL I EN SAMKOMMUN När ditt meddelande innehåller sekretessbelagda uppgifter, såsom person- och medlemsuppgifter, skicka ditt meddelande i ett krypterat e-postmeddelande: Före du skickar meddelandet kan du från listrutan välja den enhet som meddelandet ska skickas till. Helsingfors 6/2018 Copyright SuPer rf

4 Inledning Inom kommunsektorn hör SuPer till huvudavtalsorganisationen KoHo (Kommunsektorns utbildade vårdpersonal) som förhandlar och avtalar om kommunsektorns tjänste- och arbetskollektivavtal. Förutom SuPer hör också Social- och hälsovårdens fackorganisation Tehy och Finlands Brandmäns förbund SPAL till KoHo. SuPer har egna huvudförtroendemän och förtroendemän, vars mandatperiod är för tillfället fyra år. Den pågående mandatperioden löper ut i slutet av år På hösten arrangeras kommunsektorns förtroendemannaval i SuPers fackavdelningar. Alla SuPers valbara medlemmar inom kommunsektorn (se s. 14) kan kandidera i förtroendemannavalet. Fackavdelningarnas medlemmar som jobbar inom privata sektorn kan inte delta i kommunsektorns förtroendemannaval på något sätt. Förtroendemännen har en central roll i att förverkliga medlemmarnas intressebevakning, som är fackavdelningens grunduppgift. Fackavdelningens röstberättigade medlemmar (se s. 14) väljer de personer som åtnjuter deras förtroende till sina förtroendemän. Förtroendemännen väljs, enligt nuvarande uppgifter, för perioden Inom kommunsektorn är det fackavdelningen som är ansvarig för att arrangera förtroendemannavalet. De flesta fackavdelningar måste organisera val både för medlemmarna i baskommunerna och delta i organisering av valet för områdets samkommun om det finns medlemmar som jobbar för samkommunen. Med baskommun menas i dessa anvisningar den kommun (de kommuner) som hör till fackavdelningens verksamhetsområde och där det jobbar medlemmar inom t.ex. småbarnspedagogiken och utbildningsväsendet. Baskommunen kan också ansvara för kommunens social- och hälsovård. Med samkommun menas både samkommuner och andra social- och hälsovårdsområden, såsom Essote, Siunsote och Eksote, möjliga kommande landskap eller andra liknande samarbetsområden som producerar social- och hälsovårdstjänster. 4

5 Förbundet stöder fackavdelningarna vid arrangemangen kring förtroendemannavalet. I dessa anvisningar beskrivs i detalj hur förtroendemannavalet arrangeras både i baskommunen och i samkommunen. Alla olika dokumentmallar och blanketter som behövs i valet finns på På sidan samlas allt material och all information som behövs inför valet. Det finns även färdigt material som fackavdelningarna kan använda. Valaffischer och -broschyrer kan beställas från Palveluvarasto där de hittas under Ruotsinkieliset materiaalit. Fackavdelningens ordförande har inloggningsuppgifterna till Palveluvarasto. Under hösten 2018 ordnas det valkvällar på större orter. Dessa kvällar är på finska och datum och plats meddelas i början av hösten på förbundets webbsida på Vid behov kan dock valkvällar ordnas även på svenska. Kontakta i så fall yleishallinto@superliitto.fi. 5

6 FACKAVDELNINGEN ARRANGERAR FÖRTROENDEMANNAVALET Varje fackavdelning inom kommunsektorn arrangerar förtroendemannavalet i första hand för SuPer-medlemmarna inom det egna verksamhetsområdets kommun/ kommuner. Om en samkommun ansvarar för områdets social- och hälsovård ska fackavdelningen arrangera valet tillsammans med de andra fackavdelningarna som hör till samkommunens verksamhetsområde och har medlemmar som jobbar för samkommunen. Att delta i förtroendemannavalet är medlemmarnas grundrättighet och en möjlighet att påverka fackavdelningens verksamhet. Fackavdelningen ska i samband med att den arrangerar valet se till att alla kommunsektorns valbara och röstberättigade medlemmar får information om hur man kan kandidera i valet, hur kandidater nomineras och hur man kan rösta i valet. VEM KAN BLI FÖRTROENDEMAN? Varje valbar medlem i fackavdelningen (se s. 14) har rätt att kandidera i förtroendemannavalet. Fackavdelningen ska ge varje villig medlem möjlighet att kandidera. Varje ordinarie medlem i fackavdelningen som arbetar inom baskommunen eller samkommunen kan fungera som förtroendeman för SuPer. Den som ämnar bli förtroendeman har en vilja att sköta gemensamma ärenden, känner till förhållandena på arbetsplatserna, är samarbetsvillig och har en förmåga att förhandla. SuPer ordnar utbildningar för sina förtroendemän. Utbildningen är enligt utbildningsavtalet avlönad. FÖRE VALET Fackavdelningarna ska påbörja valarrangemangen i tid så att valresultatet kan fastställas före utgången av året och innan den nya mandatperioden inleds. Innan man sätter i gång själva valarrangemangen är det bra att fundera på hur mycket tid det behövs för förberedelserna, för informering om valet och för genomförande av valet. Man bör också reservera pengar för valarrangemangen. Det kan uppstå utgifter för t.ex. kopiering, postning, reseersättningar, medlemskvällar och annonsering. 6

7 KARTLÄGGNING AV FÖRTROENDEMANNALÄGET Valförberedelserna inleds med att se över det nuvarande lokala avtalet om förtroendemannaverksamheten och avgöra eventuella förändringsbehov: Hur många val ska arrangeras: finns det en eller flera kommuner inom fackavdelningens verksamhetsområde, finns det någon samkommun inom fackavdelningens verksamhetsområde, där det jobbar medlemmar? Hur ser samkommunen ut: hur många fackavdelningar ingår i samkommunens verksamhetsområde, dvs. vilka fackavdelningar deltar i valarrangemangen? Hur stor är arbetsgivaren och hur ser organisationen ut: har det skett förändringar? Hur många verksamhetsenheter har arbetsgivaren? Finns det nya sektorer, t.ex. dagvård eller handikappvård? Hur många förtroendemän behövs det inom varje verksamhetsenhet? Har medlemsantalet hos de olika arbetsgivarna ändrats sedan senaste val, medräknat självbetalande medlemmar? Inom baskommunen är det fackavdelningens styrelse som genomför kartläggningen. Situationen inom samkommunerna kartläggs i ett gemensamt möte med de fackavdelningar som hör till samkommunen. I mötet deltar åtminstone ordföranden och huvudförtroendemannen från varje fackavdelning. Huvudregeln är att det är ordföranden för den största fackavdelningen som sammankallar mötet. På webbsidan fortroendeman finns en förteckning över alla fackavdelningarna i storleksordning. Från mötet förs ett protokoll som vid behov kopieras till alla fackavdelningar. Det ursprungliga protokollet med bilagor arkiveras av områdets största fackavdelning. 7

8 UPPDATERING AV MEDLEMSUPPGIFTER För ett lyckat val är uppdaterade medlemsuppgifter en avgörande faktor. På basis av medlemsuppgifterna kan bl.a. antalet personer som representeras räknas, medlemmarnas valbarhet kontrolleras och röstlängd upprättas. Kom ihåg att uppmuntra medlemmarna att kontrollera och vid behov uppdatera sina medlemsuppgifter innan antalet medlemmar räknas. Uppgifter som ska kontrolleras är förutom de egna kontaktuppgifterna (adress, telefonnummer och e-postadress) arbetsgivarens och arbetsplatsens uppgifter. Medlemmarna kan kontrollera sina egna uppgifter via förbundets webbplats genom att logga in på de egna medlemssidorna. Före förhandlingarna med arbetsgivaren ska fackavdelningen/fackavdelningarna tillsammans ta reda på antalet medlemmar som jobbar i baskommunerna/samkommunerna. Medlemsantalet påverkar t.ex. förtroendemännens tidsanvändning. När man räknar ut medlemsantalet ska man ta hänsyn till både de medlemmar som betalar medlemsavgiften genom en fullmakt och de som betalar medlemsavgiften själva. Medlemsantalet kontrolleras via förbundets elektroniska medlemsservice som kommer att ersätta fackavdelningarnas rapporter. Man kommer åt den elektroniska medlemsservicen genom att gå till förbundets webbplats och logga in på de egna medlemssidorna. Det är fackavdelningens ordförande, huvudförtroendeman, sekreterare och ansvariga för medlemsregistret som har tillgång till fackavdelningens medlemsuppgifter. Antalet självbetalande medlemmar kan man få från förbundets medlemsenhet (jasenrekisteri@superliitto.fi). Vid behov skriver medlemsenheten ett intyg för förhandlingarna med arbetsgivaren. Det viktiga dataskyddet Vid hantering av medlemsuppgifterna ska fackavdelningen vara mycket försiktig och alltid beakta dataskyddet. Fackavdelningen får endast hantera de egna medlemmarnas uppgifter. Medlemskapet i ett fackförbund är känslig information som ska hanteras extra noggrant. Alla medlemsuppgifter ska hanteras varsamt och får inte överlåtas till utomstående. Med utomstående menas också representanter för andra fackavdelningar. Ifall dokument måste skrivas ut så ska de förvaras noggrant. Originaldokument och bilagor arkiveras så att de inte hamnar i fel händer. Kopior ska förstöras efter användning i dataskyddsavfall/dokumentförstörare/bränning eller annat liknande sätt. 8

9 FÖRHANDLINGAR MED ARBETSGIVAREN När förtroendemannaläget har kartlagts kan förhandlingarna inledas. Förhandlingarna kan inledas antingen på initiativ av arbetsgivaren eller fackavdelningen men oftast inleds förhandlingarna på initiativ av fackavdelningen. Förhandlingarna inleds genom att fackavdelningen skickar en begäran till arbetsgivaren. Begäran kan göras via e-post eller med en särskild blankett. I själva förhandlingarna deltar vanligtvis fackavdelningens ordförande tillsammans med den nuvarande huvudförtroendemannen. I en samkommun görs begäran av de fackavdelningar som de nuvarande huvudförtroendemännen är valda ifrån. I en samkommun ska man på förhand komma överens om vem som deltar i själva förhandlingarna. Oftast deltar ordförande för den största fackavdelningen och samkommunens nuvarande gemensamma (förhandlande) huvudförtroendeman. Om det finns flera gemensamma huvudförtroendemän och en förhandlande huvudförtroendeman inte har valts, ska huvudförtroendemännen sinsemellan komma överens om vem som deltar i förhandlingarna. Det finns en färdig mall för begäran att förhandla på I förhandlingarna kommer man överens om: antalet huvudförtroendemän och förtroendemän och uppgiftsfördelningen mellan dem förtroendemännens verksamhetsområde, dvs. i vilka förvaltningsnämnder, inrättningar eller verksamhetsenheter förtroendemännen tillsätts (t.ex. sjukhus, hälsocentral, dagvård, äldreboende, servicecenter, sjukvårdsdistrikt) tidsanvändningen med hänsyn till, förutom antalet personer som representeras, kommunens eller en annan enhets storlek, karaktär och omfattning av den verksamhet som utövas, antalet tjänste- och arbetskollektivavtal som tillämpas, de lönesystem och anställningstyper som används samt behovet av förhandlingar som dessa ger upphov till hur valet i praktiken organiseras på arbetsplatsen. 9

10 VALET Efter att fackavdelningen har kartlagt förtroendemannaläget och förhandlat med arbetsgivaren om förtroendemännens tidsanvändning och organisering av valet, påbörjar fackavdelningen valet och ansvarar för de praktiska arrangemangen. Fackavdelningarna samarbetar om deras medlemmar har samma arbetsgivare (samkommun). Innan valet påbörjas bestämmer fackavdelningen på ett styrelsemöte/gemensamt möte med de andra fackavdelningarna om: tillsättandet av en valnämnd eller en centralvalnämnd tidpunkt och plats för valet kandidatnomineringen: sista datum för nominering av förtroendemannakandidater och vem som tar emot nomineringshandlingar valsätt: valmöte, röstning på arbetsplatserna eller poströstning VALNÄMND ELLER CENTRALVALNÄMND? Om fackavdelningens medlemmar är på ett geografiskt litet område och avstånden inte är alltför långa lönar det sig för fackavdelningen att tillsätta en valnämnd. Valnämnden består av minst fem representanter för fackavdelningen och de väljer bland sig en ordförande och en sekreterare. Fackavdelningens styrelse kan också fungera som valnämnd. När fackavdelningens verksamhetsområde är geografiskt stort och det finns många verksamhetsenheter rekommenderas fackavdelningen att tillsätta en centralvalnämnd. I samkommuner är det obligatoriskt att tillsätta en centralvalnämnd. Centralvalnämnden tillsätter för varje valplats en valkommitté med minst två medlemmar och två suppleanter. Om röstningen bara sker på en plats fungerar valnämnden också som valkommitté. Ifall det finns flera valplatser och röstningen sker på flera platser samtidigt ska en centralvalnämnd tillsättas. Att tillsätta en centralvalnämnd i samkommun Ifall den blivande huvudförtroendemannen representerar medlemmar från flera fackavdelningar ska tillsättandet av en centralvalnämnd och de praktiska arrangemangen diskuteras på fackavdelningarnas gemensamma möte. Det är ordföranden för den största fackavdelningen som sammankallar mötet. På webbsidan fortroendeman finns en förteckning över fackavdelningarna i storleksordning. 10

11 Från varje fackavdelning kallas minst två representanter till mötet: fackavdelningens ordförande och en annan styrelsemedlem. En medlem som kandiderar i valet kan inte representera fackavdelningen. Om fackavdelningens ordförande kandiderar i valet ska vice ordförande representera fackavdelningen på mötet. På mötet behövs uppgifter om medlemmarna och därför ska någon av representanterna ha tillgång till fackavdelningens medlemsuppgifter. Från mötet förs ett protokoll som vid behov kopieras till alla fackavdelningar. Det ursprungliga protokollet med bilagor arkiveras av områdets största fackavdelning. VALNÄMNDENS/CENTRALVALNÄMNDENS UPPGIFTER Valnämnden eller centralvalnämnden ansvarar för förberedelserna inför valet. Uppgifterna är: informera om valet se till att kandidatnomineringen går rätt till göra färdigt nomineringshandlingarna efter att nomineringstiden har gått ut kontrollera att nomineringshandlingarna är korrekt ifyllda och att både kandidaterna och de som nominerat kandidaterna är valbara sammanställa kandidatlistorna sammanställa en förteckning över medlemmar med rösträtt per valdistrikt. Förteckningen fungerar som röstlängd göra färdigt och kopiera de röstsedlar som ska användas i valet, separat för varje valdistrikt Centralvalnämnden väljer också bland sig en kontaktperson för röstningssituationerna. Det är viktigt att välja en kontaktperson ifall valkommittén har frågor under röstningen. 11

12 VALNÄMND ELLER CENTRALVALNÄMND? VALNÄMND I baskommunen om fackavadelningen har ett geografiskt litet verksamhetsområde eller om valet förrättas i sin helhet på valmötet. Röstningen sker på arbetsplatserna. VALNÄMNDEN arrangerar valet. VALMÖTE Valnämnden räknar rösterna som getts på arbetsplatserna eller konstaterar sämjoval. Röstningen kan också ske på valmötet. Valnämnden fastställer resultatet. VALRESULTATET MEDDELAS till arbetsgivaren, förbundet och medlemmarna. CENTRALVALNÄMND I baskommunen om fackavdelningen har ett geografiskt brett verksamhetsområde med många arbetsenheter och/eller om röstningen genomförs på många ställen samtidigt. I samkommuner är det obligatoriskt att tillsätta en centralvalnämd. VALKOMMITTÈ arrangerar röstningen VALKOMMITTÈ arrangerar röstningen VALKOMMITTÈ arrangerar röstningen Valkommittéerna levererar VALMATERIALET (röstlängd, protokoll, oanvända röstsedlar) OCH VALURNAN till centralvalnämnden. CENTRALVALNÄMNDENS MÖTE Centralvalnämnden räknar rösterna som getts på arbetsplatserna och fastställer valresultatet. Fackavdelningen meddelar valresultatet till arbetsgivaren, förbundet och medlemmarna. 12

13 CENTRALVALNÄMNDEN ORGANISERAR FÖRTROENDEMANNAVALET I SAMKOMMUN FACKAV- DELNING FACKAV- DELNING FACKAV- DELNING FACKAV- DELNING FACKAV- DELNING Ordförande + en styrelsemedlem Ordförande + en styrelsemedlem Ordförande + en styrelsemedlem Ordförande + en styrelsemedlem Ordförande + en styrelsemedlem CENTRALVALNÄMNDEN tillsätter valkommittéer för röstningstillfällen VAL- KOMMITTÉN arrangerar röstningen VAL- KOMMITTÉN arrangerar röstningen VAL- KOMMITTÉN arrangerar röstningen VAL- KOMMITTÉN arrangerar röstningen VAL- KOMMITTÉN arrangerar röstningen Valkommittéerna levererar VALMATERIALET (röstlängd, protokoll, oanvända röstsedlar) OCH VALURNAN till centralvalnämnden CENTRALVALNÄMNDENS VALMÖTE Centralvalnämnden räknar rösterna som getts på arbetsplatserna samt fastställer och meddelar valresultatet till fackavdelningarna. Fackavdelningarna meddelar valresultatet till arbetsgivaren, förbundet och medlemmarna. 13

14 Valmeddelande I valmeddelandet berättar man att fackavdelningen ordnar förtroendemannaval och meddelar tidpunkt för valet och valsätt. I meddelandet ska det framgå när nomineringstiden börjar och slutar, hur man ska gå tillväga om man vill kandidera, hur nomineringen går till och till vilka verksamhetsenheter förtroendemännen tillsätts. I valmeddelandet berättar man också hur och var en medlem kan kontrollera sin rösträtt och när man senast ska framföra eventuella invändningar mot förteckningen. Det finns en färdig dokumentmall för valmeddelandet på Kandidatnominering När (central)valnämnden har gjort och publicerat valmeddelandet kan kandidatnomineringen börja. (Central)valnämnden ansvarar för att nomineringen går till enligt reglerna. Kandidatnomineringen är obligatorisk i förtroendemannavalet. Kandidatnomineringen måste göras även om det på förhand ser ut att det bara finns en kandidat. Kandidater till valet kan nomineras av både medlemmar och fackavdelningar. Kandidaterna måste alltid ge sitt samtycke till kandidaturen. Bara de medlemmar som den kommande förtroendemannen kommer att representera kan nominera kandidater. Två valbara medlemmar tillsammans kan nominera en kandidat. Kandidaten och de som nominerar kandidaten kan höra till olika fackavdelningar om de jobbar för samma arbetsgivare. En kandidat nomineras genom att fylla i nomineringshandling (se s. 15). Fackavdelningen kan bara nominera sina egna medlemmar även om valet arrangeras i samband med flera fackavdelningar. Då fackavdelningen nominerar kandidater ska kandidathandlingen undertecknas av fackföreningens namntecknare (ordförande eller vice ordförande tillsammans med sekreterare eller kassör). Fackavdelningen måste godkänna som kandidater alla valbara medlemmar som vill ställa upp i valet. Valbarhet och rösträtt I kommunsektorns förtroendemannaval är valbara, dvs. har rätt att kandidera, alla SuPers (sam)kommunanställda ordinarie medlemmar vars anställningsförhållande har börjat minst en månad före valdagen. Valbara medlemmar har också rätt att nominera kandidater i valet inom det egna området. Röstberättigad är en ordinarie SuPer-medlem som på valdagen står i tjänste- eller arbetsförhållande eller i uppdragsförhållande (familje- och närståendevårdare) till en kommun eller samkommun. 14

15 Fackavdelningens pensionsmedlemmar och SuPers studerandemedlemmar är varken valbara eller röstberättigade. Fackavdelningens privatanställda medlemmar har inte rätt att kandidera eller rösta i kommunsektorns förtroendemannaval. En person som är medlem i kommunstyrelsen, i styrelsen för en samkommun eller ett organ som behandlar personalärenden (t.ex. lönenämnd eller -kommitté) kan inte samtidigt vara förtroendeman. Enligt 35 i kommunallagen är ordföranden i styrelsen för ett samfund som sköter bevakningen av personalens intressen i kommunen (på SuPer är det fackavdelningen) eller den som i egenskap av förhandlare för samfundet ansvarar för intressebevakningen (förtroendeman eller huvudförtroendeman) inte valbar till kommunstyrelsen. En medlem som kandiderar i valet kan inte vara funktionär i valet, dvs. medlem av central(valnämnden) eller valkommittén. På möten har kandidaterna närvarorätt. Tidtabell för kandidatnomineringen Det måste reserveras tillräckligt med tid mellan kandidatnomineringen och det egentliga valet. Kontrollering av nomineringshandlingarna och valarrangemangen tar sin tid och dessutom ska fackavdelningen möjliggöra för alla sina valbara medlemmar att kandidera. Rekommenderad tid för kandidatnomineringen innan valet är minst två veckor. Ifall valet genomförs på valmötet (se s. 20) kan kandidatnomineringen pågå ända fram till mötet om fackavdelningen så bestämmer. I detta fall kan man ställa upp som kandidat även på själva valmötet. Nomineringshandling Nomineringshandling är en blankett med vilken en kandidat nomineras i valet. Nomineringshandlingen kan bifogas till valmeddelandet så att medlemmarna lätt kan fylla i den. Kandidaten måste ge sitt samtycke genom att underteckna nomineringshandlingen. I samtycket ska det tydligt framgå till vilket uppdrag kandidaten ger sitt samtycke. Om kandidaten vill kandidera till flera uppdrag ska hon/han fylla i en egen nomineringshandling för varje uppdrag. Både medlemmarna och fackavdelningen kan använda samma nomineringshandling. 15

16 Också de som nominerar kandidaten ska underteckna nomineringshandlingen. Kandidaten kan inte nominera sig själv men kan naturligtvis vara med och nominera en annan kandidat. En medlem kan bara nominera en kandidat till valet. Nomineringshandlingarna ska skickas till valnämnden inom den angivna tidsfristen. Efter att kandidatnomineringen avslutats ska (central)valnämnden granska att nomineringshandlingarna är korrekt ifyllda och innehåller all den information som behövs. Efter det kontrolleras att både kandidaterna och de som nominerat kandidaterna är valbara. Uppgifterna kontrolleras utifrån fackavdelningarnas medlemsuppgifter och därför är det viktigt att det i centralvalnämnden finns en representant från varje fackavdelning som har tillgång till fackavdelningens medlemsuppgifter. Det finns en färdig dokumentmall för nomineringshandlingen på Nomineringshandlingarna ska arkiveras på samma sätt som allt material som används i valet (se s. 25). VALSÄTT När nomineringen avslutats ska (central)valnämnden fastställa valsättet beroende på hur många medlemmar som kandiderar. Ifall det finns fler kandidater än förtroendemannaposter ska röstning organiseras. Ifall det finns lika många kandidater som förtroendemannaposter har det blivit sämjoval och någon röstning behövs inte. Valet avslutas dock alltid med ett valmöte oavsett valsättet (se s. 20). Fackavdelningarna ska se till att alla förtroendemannaposter fylls. En kandidat ställer alltid upp i första hand till ordinarie (huvud)förtroendeman. Det går inte att enbart kandidera till vice förtroendeman. Valet för huvudförtroendeman och förtroendeman hålls samtidigt. I valet ska det också väljas en vice huvudförtroendeman för huvudförtroendemannen och en vice förtroendeman för förtroendemannen. Vice förtroendemän väljs i ordning baserad på antalet röster (se s. 22). 16

17 Valförrättning genom röstning Ifall det finns flera kandidater än öppna poster ska röstning organiseras. Röstningen kan ske antingen direkt på valmötet, på arbetsplatserna eller som poströstning, beroende på vad fackavdelningen har bestämt. Om röstningen sker på valmötet är det valnämnden som organiserar röstningen. Om röstningen sker på arbetsplatserna är det valkommittéerna som organiserar röstningstillfällen (se s. 18). Valkommittén ansvarar för förhandsarrangemangen av röstningen. Kandidatlista Före valet ska kandidaterna sammanställas i en kandidatlista. Kandidaterna för varje område ska på kandidatlistan anges per röstningsområde. Kandidaterna ska vara i alfabetisk ordning enligt efternamn. Röstlängd Inför röstningen ska varje val ha en egen röstlängd, alltså en lista över medlemmar med rösträtt. Med hjälp av den elektroniska medlemsservicen får fackavdelningen en lista över alla sina medlemmar. Från listan ska man ta bort de medlemmar som inte har rösträtt (se s. 15). Genom att sortera kandidaterna enligt arbetsgivare får fackavdelningen en röstlängd för varje val (exempelbild: Fackavdelningens ordförande, huvudförtroendeman, sekreterare och ansvariga för medlemsregistret har rätt att läsa medlemslistorna. Medlemsuppgifterna ska alltid hanteras varsamt enligt dataskyddsförordningar. Röstsedlar Valnämnden modifierar och kopierar röstsedlarna så att de är lämpliga för den egna fackavdelningen. Varje röstningsområde ska ha egna röstsedlar. På röstsedlarna ska det före utskrivningen skrivas i vilka val och på vilket röstningsområde sedlarna används. Röstsedlarnas antal ska vara samma som antalet medlemmar som har rösträtt inom röstningsområde. Det finns en färdig mall för röstsedlarna på fortroendeman. 17

18 Röstningsområde (Huvud)förtroendemannens verksamhetsområde bildar röstningsområdet. Verksamhetsområdet kan vara en enhet, t.ex. enskilt äldreboende eller daghem eller en bredare helhet, t.ex. hela samkommunens åldringsvård eller kommunens småbarnsfostran. Det beror på vad som är överenskommet med arbetsgivaren i förhandlingarna. Tid och plats för valet Tiden och platsen för valet måste vara överenskommet så att alla medlemmar har en möjlighet att rösta. Röstningen kan genomföras under flera dagar. Då datum, plats och klockslag bestäms bör arbetsplatsens dagliga rutiner tas i beaktande; när och var är det lämpligast för arbetstagarna att avbryta arbetet för en stund för att rösta. Valkommittén För varje valplats behövs en valkommitté. Valkommittén består av minst två medlemmar och deras suppleanter. Valkommittén ansvarar, på uppdrag av centralvalnämnden, om de praktiska arrangemangen på arbetsplatserna och övervakar valet. Ifall röstningen sker på ett ställe i taget fungerar valnämnden som valkommitté. Valkommittén ordnar valplatsen organiserar röstningen och övervakar den fyller i röstningsprotokollet skickar valmaterialet till centralvalnämnden efter avslutad röstning Valkommittén ska ha kontaktuppgifter till någon i centralvalnämnden om det uppstår frågor vid valplatsen. Material som behövs vid valplatsen (Central)valnämnden ser till att valkommittén på valplatsen har de dokument som behövs för röstningen; röstlängd, valprotokoll, kandidatlista och röstsedlar. Valkommittén organiserar valplatsen och ser till att alla möbler finns. Valkommittén behöver ett eget bord och stolar, anteckningsmaterial, skyltar till valplatsen, tejp, sax och en valurna. Som valurna kan användas en ask med lås eller en tät låda. Valurnan ska ha en öppning för röstsedlarna. 18

19 Valplatsen ska organiseras så att röstningen sker så smidigt som möjligt. Skyltarna om röstningen ska placeras synligt. På valkommitténs bord finns röstlängden, valprotokollet och anteckningsmaterial. Valurnan placeras på bordet eller bredvid. För dem som röstar ska det reserveras ett eget lugnt bord en bit från valkommitténs bord. På röstningsbordet ska det finnas pennor och kandidatlista över röstningsområdets kandidater. Valkommittén för protokoll under röstningen. I protokollet antecknas datum, klockslag när röstningen inleds och avslutas, medlemmarna i kommittén, hur många som röstat och om det händer något avvikande. Bifogat finns en färdig mall för protokollet. Valkommittén ska också städa upp valplatsen efter röstningen. Röstning Röstningen inleds och avslutas på valplatsen de datum och klockslag som (central) valnämnden på förhand meddelat. Minst två av valkommitténs medlemmar ska vara närvarande under röstningen. För att bevara valhemligheten ska röstningen genomföras med röstsedlar. När röstningen börjar ska valkommitténs medlemmar tillsammans med den första väljaren kontrollera att valurnan är tom. Efter det stängs urnan. När en medlem kommer för att rösta ska valkommittén identifiera medlemmen. För identifiering räcker körkort eller ett identitetskort med bild. På röstlängden ska man notera vilka som har utnyttjat sin rösträtt och vilka som har röstat på förhand. Vid hantering av röstlängden ska dataskyddet beaktas (se s. 8). Ifall medlemmens uppgifter inte finns i röstlängden ska valkommittén kontakta en medlem av centralvalnämnden för vidare utredning. Vid behov ska medlemmen hänvisas till det egna röstningsområdet för att rösta. Efter identifieringen får medlemmen en röstsedel och anvisningar om hur röstningen sker. Medlemmen ger sin röst på röstsedeln och lämnar den i valurnan. Att fylla i röstsedeln Den som röstar ska på röstsedeln och det angivna strecket med TYDLIG HANDSTIL anteckna namnet på den kandidat man röstar på. På röstsedeln får man inte göra andra anteckningar. 19

20 Om röstsedeln använts till att rösta på en kandidat från ett annat röstningsområde ska röstsedeln förkastas. Röstsedeln förkastas också om kandidatens namn är otydlig eller om det finns andra anteckningar på den. Efter röstningen Valkommittén ser till att valplatsen är lugn och att röstningen sker smidigt. De som röstar ska lämna valplatsen direkt efter röstningen. Röstningen avslutas det klockslag som centralvalnämnden meddelat. Valkommittén konstaterar att röstningen avslutas och stänger valplatsen. De medlemmar som befinner sig på valplatsen då röstningen avslutas får dock rösta. Efter att röstningen avslutats ska valkommittén fylla i resten av valprotokollet. Den stängda urnan, röstlängden, valprotokollet och de oanvända röstsedlarna ska levereras till centralvalnämnden för räknande av röster och fastställande av valresultat. Om röstningen sker under flera dagar och det inte är frågan om ett valmöte ska urnan förvaras i ett låst utrymme och i transporteringen deltar alltid två medlemmar av valkommittén. Efter att röstningen avslutats ska valkommittén städa valplatsen och returnera alla redskap till centralvalnämnden. Sämjoval Om det efter kandidatnomineringen (se s. 14) finns lika många kandidater som förtroendemannaposter har det uppstått ett sämjoval. Då behövs ingen röstning men ett valmöte måste ändå ordnas för att fastställa valresultatet. Det ska föras ett protokoll över mötet. Kandidatnomineringen måste göras oavsett om det på förhand bara finns en kandidat. Valmöte Kommunsektorns förtroendemannaval avslutas alltid med ett valmöte. Röstningen kan också ske direkt på valmötet om fackavdelningens medlemmar är på ett geografiskt litet område och avstånden inte är alltför långa. Om röstningen skett på arbetsplatserna räknas rösterna på valmötet och valresultatet fastställs. Då deltar centralvalnämndens medlemmar i mötet. Om röstningen sker på valmötet ska mötet sammankallas minst 14 dygn före valet. 20

21 Möteskallelsen ska läggas på anslagstavlorna på arbetsplatserna och delas så mycket som möjligt genom andra kanaler. Valmötet kan hållas samtidigt som det stadgeenliga höstmötet om tidpunkten passar. Då ska det i höstmöteskallelsen tydligt framgå att det i samband med höstmötet också hålls förtroendemannaval. Kandidatnomineringen måste alltid genomföras före valmötet. Då kan kandidatnomineringen pågå fram till valmötet. Det kan även vara möjligt att ställa upp som kandidat på mötet om fackavdelningen så bestämmer. Då måste kandidaternas valbarhet (se s. 14) kontrolleras innan röstningen inleds. Rösträtten (se s. 14) måste också kontrolleras för de medlemmar som deltar i valmötet. Röstning på valmöte På valmötet gäller samma principer för röstning som på arbetsplatserna (se s. 19). Röstningen sker med slutna röstsedlar. För röstningen behöver valkommittén en röstlängd för att kontrollera medlemmarnas rösträtt. Rösträknarna väljs i början av mötet. Till mötet reserveras röstsedlar och en valurna. Rösträknarna delar ut röstsedlarna. Alla som röstar ska på röstsedeln anteckna namnet på kandidaten, vika ihop röstsedeln och lägga den i urnan. Bara de medlemmar som den kommande förtroendemannen ska representera får rösta. Till valmötet kan man med fördel bara kalla de medlemmar som får rösta. Om valmötet hålls i samband med höstmötet är det bra att börja valmötet efter höstmötet. Då kan de medlemmar som saknar rösträtt lämna lokalen innan valmötet börjar. De medlemmar som jobbar inom privata sektorn saknar rösträtt i kommunsektorns förtroendemannaval. Poströstning Ibland kan det vara motiverat att ordna poströstning men överväg detta alternativ nogrannt före ni gör beslutet. Fackavdelningen står för alla kostnader som poströstningen medför. Därför måste man vara säker på att fackavdelningens pengar räcker till för en poströstning. Man ska även fundera på hur valhemligheten tryggas och hur man försäkrar att en medlem inte 21

22 kan rösta två gånger. Också postens gång måste tänkas på; kommer posten i tid och hur hanteras de röster som kommer utanför röstningstiden. Bestäms tidsfristen enligt stämplingsdatum eller ankomstdatum? Ifall fackavdelningen ändå bestämmer sig för poströstning ska (central)valnämnden sända en röstsedel, ett röstningskuvert, ett svarskuvert med frimärke och returadress och valanvisningar till de röstberättigade. Anvisningarna ska innehålla information om när svarskuvertet senast ska returneras samt en förteckning över förtroendemannakandidaterna per röstningsområde. Valposten ska returneras till (central)valnämndens ordförande som sparar de oöppnade kuverten till valmötet. Ifall poströstning används som förhandsröstning ska medlemmarna informeras var och när de senast kan begära material för röstningen. När medlemmen kommer efter materialet ska medlemmen identifieras med hjälp av ett identitetsbevis och det ska noteras i röstlängden att hon/han röstar på förhand. ATT FASTSTÄLLA VALRESULTATET När röstningen genomförts är valförrättningen över. Valmöte måste hållas även om röstningen skett på arbetsplatserna. (Central)valnämnden öppnar valurnan, räknar antalet röstsedlar och antecknar det i valprotokollet. Om förhandsröstning har tillämpats, ska detta antecknas separat i protokollet. Därefter kontrollerar man röstsedlarna och förkastar otydliga röstsedlar samt sedlar som man inte fyllt i enligt anvisningarna. Valnämnden räknar rösterna och fastställer att den som fått flest röster väljs till (huvud)förtroendeman och den som fått näst flest röster till vice (huvud)förtroendeman. Finns det flera huvudförtroendemannaposter, t.ex. tre poster, väljs de tre som fått flest röster till ordinarie huvudförtroendemän och till deras personliga vice huvudförtroendemän de tre som fått näst flest röster. Om det är en centralvalnämnd som ansvarar för valet ska valkommittéerna returnera de stängda valurnorna, valprotokollen och de oanvända röstsedlarna till centralvalnämnden. Centralvalnämnden räknar rösterna och fastställer valresultatet. Om rösterna faller jämt är det lotten som avgör resultatet. Från valmötet förs ett protokoll som fackavdelningen arkiverar (även bilagorna). Det finns en färdig mall för protokollet på 22

23 SAMKOMMUNENS KOORDINERANDE OCH/ELLER FÖRHANDLANDE HUVUDFÖRTROENDEMAN Ofta är samkommunen eller kommunen geografiskt så stor att fackavdelningen kan förhandla flera huvudförtroendemän till sitt område. Då kan det vara bra att dela upp samkommunen som område och huvudförtroendemännens tidsanvändning för att det ska vara lättare att hantera området i sin helhet. Samarbetet mellan huvudförtroendemannen och fackavdelningen samt även samarbetet mellan förbundet och huvudförtroendemannen blir lättare om man bland alla huvudförtroendemän väljer en koordinerande huvudförtroendeman. Arbetsgivaren vill kanske inte heller ha alla valda huvudförtroendemän vid förhandlingsbordet och då fungerar den koordinerande huvudförtroendemannen också som förhandlare. Den förhandlande huvudförtroendemannen representerar alla SuPers medlemmar i samkommunen och förhandlar för alla medlemmar. Förutom förhandlingar, kan det i den koordinerande huvudförtroendemannens uppgifter också ingå fördelning av arbetsuppgifter till de övriga huvudförtroendemännen. Val av koordinerande/förhandlande huvudförtroendeman Den koordinerande huvudförtroendemannen väljs bland alla de huvudförtroendemän som är villiga att ställa upp. Valet sker på ett gemensamt valmöte med områdets alla fackavdelningar. Före det gemensamma mötet ska styrelsen för varje fackavdelning diskutera vem de tycker är lämpligast som koordinerande huvudförtroendeman. Till det gemensamma mötet kallas två representanter från varje fackavdelning: ordförande och en annan styrelsemedlem. Kandidaterna kan inte representera fackavdelningen men de har närvarorätt vid mötet. Ifall fackavdelningens ordförande kandiderar till koordinerande huvudförtroendeman ska fackavdelningen representeras av vice ordförande. Den koordinerande huvudförtroendemannen väljs genom att rösta på mötet. Röstningsförfarandet bestäms på mötet. Varje fackavdelning har en röst. Om rösterna faller jämt är det lotten som avgör. Den förhandlande huvudförtroendemannen behöver inför förhandlingarna om lokala avtal en fullmakt från varje fackavdelning. Man kan med fördel ta med fullmakten redan till mötet. 23

24 Efter valet fyller man i fullmakten med den valda huvudförtroendemannens namn, undertecknar fullmakten och ger den till huvudförtroendemannen om hon/han deltar i mötet. I annat fall ska fullmakten skickas till henne/honom per post. Fullmakten undertecknas av fackavdelningens namntecknare (ordförande eller vice ordförande tillsammans med sekreterare eller kassör). Ifall fackavdelningens namntecknare inte är närvarande vid mötet kan de underteckna fullmakten redan före mötet. Det finns en färdig mall för fullmakten på EFTER VALET Efter valet finns det kvar många uppgifter som fackavdelningen/fackavdelningarna tillsammans måste sköta om. Valresultatet ska anmälas till medlemmarna, till arbetsgivaren och till förbundet. Dessutom ska allt valmaterial arkiveras. Det är bra att för varje uppgift utse en ansvarsperson, som ser till att uppgiften blir skött. ATT FASTSTÄLLA OCH ANMÄLA VALRESULTATET (Central)valnämnden anmäler valresultatet till SuPers fackavdelning om inte styrelsen själv fungerar som valnämnd. I samkommunens val är det centralvalnämnden som meddelar valresultatet till alla fackavdelningar som deltog i valet. Meddelandet skickas till fackavdelningens egna e-postadress. De valda (huvud)förtroendemännens fackavdelningar gör anmälan till arbetsgivarna och förbundet. Till förbundets medlemsenhet meddelas alla samma uppgifter som till arbetsgivaren. Korrekta uppgifter i SuPers förtroendemannaregister garanterar att informationen går snabbt och smidigt till de invalda förtroendemännen. Alla anmälningsblanketter och en mall för fullmakten finns på 24

25 FACKAVDELNINGENS STYRELSE fastställer valresultatet på sitt möte gör en skriftlig anmälan om de valda förtroendemännen till arbetsgivaren fyller i blanketten Anmälan om förtroendeuppdrag inom kommunsektorn tillsammans med de valda förtroendemännen och skickar blanketten per e-post till SuPers medlemsenhet jasenrekisteri@superliitto.fi. Anmälan måste göras även om den nyvalda förtroendemannen är samma som under förra mandatperioden. meddelar valresultatet till medlemmarna på arbetsplatsen via så många kanaler som möjligt ger fullmakt åt förtroendemannen att förhandla om lokala avtal för fackavdelningen. Lokala avtal godkänns eller avslås såsom fackavdelningens stadgar föreskriver ( 10). Arkiverar alla valdokument ARKIVERING AV VALDOKUMENT Efter valet ska allt valmaterial arkiveras av fackavdelningen. Arkiveringen gäller alla originaldokument och bilagor. Alla mötesprotokoll, nomineringshandlingar, röstlängder, röstsedlar och andra möjliga ursprungliga bilagor ska samlas i en mapp och arkiveras på samma ställe som fackavdelningens övriga material. Fackavdelningens styrelse kommer gemensamt överens om var dokumenten förvaras och alla styrelsemedlemmar ska vara medvetna om var dokumenten förvaras ifall de behövs senare. Arkiveringen ska göras med hänsyn till dataskyddet (se s. 8) och alla eventuella kopior ska förstöras. SAMARBETE MELLAN FÖRTROENDEMÄNNEN OCH FACKAVDELNINGEN En regelbunden kontakt mellan förtroendemännen och fackavdelningen är grunden till den lokala intressebevakningen. Fackavdelningens styrelse ska med jämna mellanrum kalla förtroendemännen till sina möten och huvudförtroendemannen ska informera fackavdelningens medlemmar om aktuella ärenden. 25

26 På fackavdelningens stadgeenliga möten är det viktigt att tillsammans med medlemmarna gå igenom de viktigaste nyheterna inom intressebevakningen. Huvudförtroendemannen skickar information, t.ex. elektroniskt, med jämna mellanrum till förtroendemännen och fackavdelningen. Det är fackavdelningarnas och förtroendemännens ansvar att skicka huvudförtroendemannen information från arbetsplatserna. Det är viktigt med regelbundna möten. Ansvaret för mötena har fackavdelningen och förtroendemannen gemensamt. Ifall arbetsgivaren inte ersätter huvudförtroendemannens resekostnader till fackavdelningarnas möten, ska fackavdelningarna gemensamt ersätta dem. Ett välfungerande samarbete blir fortsättningsvis allt viktigare. Samarbetsområdena blir större och hantering av stora helheter kräver ett aktivt samarbete mellan alla aktörer. FYLLNADSVAL UNDER PÅGÅENDE MANDATPERIOD Om en huvudförtroendeman eller förtroendeman av någon orsak måste avgå under mandatperioden, förrättas ett fyllnadsval. Då ska fackavdelningen/fackavdelningarna hålla ett extra möte och välja en ny person till den post som blir ledig för resten av mandatperioden. Under tiden som extra val organiseras ska vice förtroendemannen sköta uppgifterna. Vice förtroendemannen blir alltså inte automatiskt ordinarie förtroendeman om denna avgår från sin post. Man kan ställa upp som kandidat på mötet. Man ska komma ihåg att kontrollera kandidatens valbarhet. Om det finns bara en kandidat blir hon/han direkt invald till posten. Finns det flera kandidater ska man rösta, och den som fått flest röster blir invald. I röstningen kan bara delta de medlemmar som den invalda förtroendemannen kommer att representera. Fackavdelningen kan också ha medlemmar som jobbar inom privata sektorn, men de får inte delta i kommunsektorns förtroendemannaval. Fyllnadsvalet förrättas i ett extra möte för fackavdelningen om inte vår- eller höstmötet infaller lämpligt. Det extra mötet sammankallas minst en vecka före. I möteskallelsen ska det stå att det handlar om fyllnadsval: vad som väljs, till vilken post och hur man kan kandidera. Medlemmarnas rösträtt kontrolleras med hjälp av förbundets elektroniska medlemsservice innan de kan rösta. Röstsedlarna delas bara ut till de medlemmar som har rösträtt. På mötet ska det finnas en röstlängd över de röstberättigade medlemmarna. Fackav- 26

27 delningens pensionsmedlemmar och SuPers studerandemedlemmar har inte rösträtt. I en samkommun förrättas ett fyllnadsval på fackavdelningarnas gemensamma möte och förfaringssättet är samma som vid val av koordinerande/förhandlande huvudförtroendeman (se s. 23). Om den koordinerande huvudförtroendemannen lämnar sin post kan de övriga huvudförtroendemännen i samkommunen kandidera till posten. Om någon av huvudförtroendemännen i en samkommun lämnar sin post kan förtroendemännen i samkommunen kandidera till posten. Den som blir vald till posten väljs för resten av mandatperioden. Valresultatet antecknas i mötesprotokollet. Valresultatet meddelas också skriftligt till arbetsgivaren och till förbundets medlemsenhet samt till medlemmarna. Mallar för blanketterna finns på OM FÖRTROENDET FÖRSVINNER Ett friktionsfritt samarbete mellan alla funktionärerna är grunden till fackavdelningens verksamhet. Ibland kan det uppstå problem och konflikter i samarbetet. Konfliktsituationer ska främst lösas med en öppen dialog mellan fackavdelningens styrelse och förtroendemannen. För att lösa konflikten ska styrelsen höra alla parter innan de vidtar andra åtgärder. Om det kommer respons om förtroendemannens agerande från dem som förtroendemannen representerar ska responsen begäras in skriftligt och det måste tydligt framkomma vilka uppgifter förtroendemannen har misskött. Om förtroendemannen bevisligen misskött sina uppgifter och konflikten inte löser sig med diskussion kan förtroendemannen som sista alternativ med majoritetsbeslut tvingas avgå från sitt uppdrag. Det finns separata anvisningar för processen. Innan en eventuell avskedsprocess inleds ska fackavdelningen alltid vara i kontakt med förbundet. 27

28 KOMMUNIKATION SOM EN DEL AV ETT FRAMGÅNGSRIKT VAL Effektiv kommunikation och informering har en central roll i ett framgångsrikt och demokratiskt val. Ju mera medlemmarna vet om valet desto mer aktivt deltar de. Därför kan det vara bra för fackavdelningen att göra en egen kommunikationsplan för valet. Kommunikationsplanen beaktar: vad berättar vi om valet? varför berättar vi det? för vem berättar vi? hur berättar vi? när berättar vi? PRESENTATION AV KANDIDATERNA Det är viktigt att medlemmarna känner till kandidaterna. Då ökar röstningsdeltagandet och det är lättare för medlemmarna att bestämma vem man ska rösta på. Fackavdelningen kan marknadsföra kandidaterna via sin webbplats och sociala medier. Dessutom kan kandidaterna bjudas in till fackavdelningens evenemang för att presentera sig. Vid marknadsföringen ska alla kandidater behandlas lika. Kandidaterna ska också uppmuntras till att göra eget kampanjarbete. Ett bra och gratis sätt att marknadsföra sin kandidatur är t.ex. sociala medier. ANVÄND ALLA INFORMATIONSKANALER Vid informering kan man med fördel utnyttja olika informationskanaler och -sätt: e-post, fackavdelningens webbplats, textmeddelanden, brev, anslagstavlorna på arbetsplatserna och tidningsannonser. Social media är en effektiv informationskanal men man ska komma ihåg att alla inte använder sociala medier så man ska även använda andra kanaler. 28

29 Ett billigt och effektivt sätt att dela ut information är att skicka informationen till medlemmarnas personliga e-postadresser. Medlemmarnas e-postadresser hittas via förbundets elektroniska medlemsservice. Vid hantering av medlemsuppgifter ska kraven från dataskyddet alltid beaktas. Då man skickar e-post till flera medlemmar samtidigt ska man alltid skriva in e-postadresserna i fältet för hemlig kopia. UPPDATERING AV KONTAKTUPPGIFTERNA Inga meddelanden går fram om adressen är fel. Man ska alltså komma ihåg att regelbundet påminna medlemmarna om att uppdatera sina kontaktuppgifter. Det gör man enklast via de egna medlemssidorna eller per e-post till jasenrekisteri@ superliitto.fi. För att förhandla om antalet förtroendemän och deras tidsanvändning och för att kontrollera medlemmarnas valbarhet och rösträtt är det viktigt att medlemmarnas anställnings- och kontaktuppgifter är uppdaterade. Även fackavdelningens och funktionärernas kontaktuppgifter ska vara uppdaterade på fackavdelningens webbplats. Fackavdelningens ordförande ska läsa fackavdelningens e-post med jämna mellanrum och svara på medlemmarnas kontaktförsök. Information från förbundet till fackavdelningarna bl.a. om förtroendemannavalet skickas till fackavdelningarnas egna e-postadresser. 29

30 CHECKLISTA FÖR VALARRANGÖREN Före valet: fackavdelningens styrelse/samkommunens fackavdelningar tillsammans Ansvarig Genomfört Gå igenom valanvisningarna och dokumentmallarna Uppdatera medlemsuppgifterna Kartlägga om det finns behov av att samarbeta med andra fackavdelningar Reda ut antalet medlemmar, självbetalande medlemmar medräknat Kontrollera om förtroendemannaavtalet behöver ändras Förhandla lokalt med arbetsgivaren om antalet förtroendemän och deras tidsanvändning Tillsätta valnämnd/centralvalnämnd Ta beslut om valets tidpunkt och plats Ta beslut om tidsschema för kandidatnomineringen Ta beslut om valsätt: valmöte, röstning på arbetsplatserna, poströstning Valet: Valnämnd/Centralvalnämnd Ansvarig Genomfört Gå igenom sig med valanvisningarna och dokumentmallarna Meddela om valet till medlemmarna Organisera kandidatnomineringen: tidtabell, sammanställa kandidathandlingarna, ta emot och kontrollera dem efter att kandidatnomineringen är avslutad Sammanställa kandidatlistorna Sammanställa röstlängden över medlemmarna med rösträtt Göra färdigt och kopiera röstsedlar för varje röstningsområde Utse en kontaktperson för röstningstillfällen

31 Röstning: Valkommittén Ansvarig Genomfört Organisera valplatsen och skaffa det material som behövs Organisera och övervaka röstningen Fylla i valkommitténs protokoll Leverera valmaterialet och valurnan till centralvalnämnden efter avslutad röstning Valmöte: (Central)valnämnden Ansvarig Genomfört Göra färdigt och skicka ut möteskallelsen Skriva ut underlaget för protokollet Ta med röstlängden till mötet (om röstningen sker på mötet) Kopiera röstsedlarna (om röstningen sker på mötet) Meddela valresultatet till fackavdelningen Efter valet: fackavdelningens styrelse Ansvarig Genomfört Fastställa valresultatet Skriftligen anmäla de nyvalda förtroendemännen till arbetsgivaren Anmäla de nyvalda förtroendemännen till SuPer:s medlemsenhet Meddela valresultatet till fackavdelningens medlemmar Ge förtroendemannen fackavdelningens fullmakt att förhandla om lokala avtal Arkivera valdokumenten

32 EXEMPEL PÅ HUR MAN ORGANISERAR FÖRTROENDEMANNAVAL I EN SAMKOMMUN SIUN SOTE SAMKOMMUNEN FÖR NORRA KARELENS SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRD Heinävesis fackavdelning rf 501 Ilomantsis fackavdelning rf 507 Joensuus fackavdelning rf 508 Juukas fackavdelning rf 509 Mellersta Karelens fackavdelning rf 510 Kontiolahtis fackavdelning rf 512 Lieksas fackavdelning rf 513 Liperis fackavdelning rf 514 Outokumpus fackavdelning rf 515 Norra Karelens sjuk- och socialvårdens fackavdelning rf 517 Övre Karelens fackavdelning rf 519 Polvijärvis fackavdelning rf 533 För de medlemmar som jobbar för samkommunen Siun sote ska områdets fackavdelningar tillsammans organisera förtroendemannavalet. Det bildas en gemensam centralvalnämnd som ansvarar för valarrangemangen (se s. 10). Varje fackavdelning ska dessutom i den egna baskommunen (-kommuner) organisera val för de medlemmar som jobbar inom småbarnspedagogiken eller i skolorna. Tohmajärvi kommun är inte med i samkommunen och Tohmajärvis fackavdelning 518 organiserar bara val i den egna baskommunen. Fackavdelningen är inte med och arrangerar valet inom samkommunen Siun sote. Rääkkylä kommun tillhör inte heller samkommunen. Rääkkylä hör till Mellersta Karelens fackavdelnings verksamhetsområde tillsammans med Kitee stad. Kitee stad är däremot med i samkommunen Siun sote. Därför ska Mellersta Karelens fackavdelning delta i organisering av de gemensamma valen i samkommunen. Dessutom ska Mellersta Karelens fackavdelning organisera val i både Rääkkylä kommun och Kitee stad. 32