FOKUS FÖR DENNA GUIDE

Transkript

1

2 ANVÄNDARGUIDE FOKUS FÖR DENNA GUIDE FOKUS FÖR DENNA GUIDE INTRODUKTION Bitnet är ett skräddarsytt affärssystem för begravningsbyrån. Systemet hjälper dig att hantera allt som ingår i en begravnings- eller juridiskt ärende. Bitnet finns där du är, inga installationer krävs. Du jobbar lika enkelt hemifrån som på kontor. Du och dina kollegor har tillgång till samma information, var ni än befinner er. Systemet är utvecklat av och för begravningsrådgivaren och juristen. Vi arbetar i nära dialog med dig som användare. För att komma igång med Bitnet krävs att byrån lagt in adresser till församlingar, präster, solister, minneslokaler etc. Ett artikelregister med era artiklar, blommor, transporter, arbetskostnad etc. skall också var upplagt innan systemet kan sättas igång. När detta är gjort får varje användare sina inloggningsuppgifter och rättigheter till de olika delarna i systemet. I grunden är Bitnet en Att-Göra lista där varningar läggs upp som sedan bockas av fram till begravningsdagen och slutligen fakturan som skapas i systemet och skickas till kund. Varningssystemet är individuellt för varje byrå och kan kopplas på olika sätt till exempelvis begravningsskick. Som användare har du en egen startsida där du ser din kalender, dina pågående ärenden och en meny för olika funktioner i systemet. Den gemensamma kalendern ger översikt över planeringen för hela byrån. För att skapa ett nytt ärende finns en guide som tar dig igenom de olika delarna när du lägger upp en ny begravningsakt. Centralt är den avlidnes personnummer som alltid skall finnas som id på en akt i Bitnet. Blanketter/dokument ligger inlagt enligt byråns önskemål som enkelt kan kopplas till informationen som finns i begravningsakten. Exempel på blanketter är Dokumentation, Anmälan, PM till representant m.fl. Transporter, blommor, annonser etc. som ej skall betalas av dödsboet samlas upp för separat fakturering som kan göras t.ex. månadsvis. Det går också att skapa fristående fakturor i Bitnet. När en akt är registrerad så jobbar du likt ett pärm-system med flikar för de olika delarna i ärendet. Vi har kopplingar mot Timecut och Adstate för annonshantering och Minnestryck och InMemory för programkort och minnesalbum. Sveriges Begravningsbyråer IT AB FOKUS FÖR DENNA GUIDE 2

3 ANVÄNDARGUIDE KOMMA IGÅNG KOMMA IGÅNG TERMER HUVUDMENY: Huvudmenyn är den meny som alltid finns till vänster i Bitnet. Det är den som du använder för att ta dig runt i systemet. HEMSKÄRM: Din hemskärm (eller startsida) är den sida du först ser när du loggar in i Bitnet. Det är även den sida du kommer till om du klickar på Hem i Huvudmenyn. SÖKRUTA: Sökrutan eller sökfältet är en smidig funktion som alltid finns längst upp till höger i Bitnet. Här kan du söka på ärenden, kontakter, församlingar, präster, fakturor mm. ÄRENDEGUIDE: Ärendeguiden (även kallad guiden) är den funktion du använder när du lägger in en ny begravning i Bitnet. Den hjälper dig att mata in uppgifterna från kundbesöket. Sveriges Begravningsbyråer IT AB KOMMA IGÅNG 3

4 ANVÄNDARGUIDE KOMMA IGÅNG FÖRBEREDELSER Innan du kan börja jobba med Bitnet så behöver du se till så att dina uppgifter stämmer och alla kopplingar mot externa tjänster finns på plats. Exempel på sådana tjänster är Timecut och Adstate som hanterar publicering av annonser och dokumentbevakningen som kollar efter testamenten och andra dokument som kan finnas lagrade. BYTA LÖSENORD Längst upp till höger i Bitnet, till vänster om Sökrutan finns dagens datum och tid. Direkt till vänster om dagens datum ska det finnas en blå ikon med ett frågetecken. Om du klickar på denna ikon så öppnas en meny där det ska finnas en länk för att byta lösenord. Klicka på Byt lösenord. Nu öppnas en ny ruta där du behöver ange ditt befintliga lösenord innan du kan byta. Fyll i alla fält och klicka på OK. DINA ANVÄNDARUPPGIFTER Börja med att kontrollera att dina användaruppgifter stämmer. Klicka på Administration > Administration i huvudmenyn till vänster. Klicka på Mina uppg. för att se dina användaruppgifter. Kontrollera att alla uppgifter stämmer och att minst ett telefonnummer och din e-post finns inlagd. TIMECUT Om din byrå använder Timecut och du har fått en inloggning dit så behöver denna läggas in i dina användaruppgifter i Bitnet för att du och dina kollegor ska kunna hämta annonserna till Bitnet. Fyll i ditt användarnamn till Timecut i rutan TimeCut Inl. och ditt lösenord till Timecut i rutan Lösenord direkt till höger. Glöm inte att klicka på spara. ADSTATE Om din byrå använder Adstate så ska detta aktiveras genom att kontakta vår support, support@bitnet.se DOKUMENTBEVAKNINGEN Kontakta SBF för att få din inloggning till Dokumentbevakningen. Klicka på Administration > Administration i huvudmenyn till vänster. Klicka på Mina uppg. Fyll i din Dokumentbevakningsnyckel och klicka på spara. Sveriges Begravningsbyråer IT AB KOMMA IGÅNG 4

5 ANVÄNDARGUIDE DIN STARTSIDA DIN STARTSIDA ÖVERSIKT Det första du ser när du loggar in i Bitnet är din personliga startsida (även kallad hemskrämen). Din startsida är till för att ge dig den viktigaste informationen om det ni jobbar med på byrån just nu. Startsidan är indelad i tre rutor. Kalender, Ärenden och Nyheter. Fig.1. Fig.1. Kalender (1), Ärenden (2), Nyheter (3) Sveriges Begravningsbyråer IT AB DIN STARTSIDA 5

6 ANVÄNDARGUIDE DIN STARTSIDA KALENDER Kalendern på din hemskärm visar hur dina dagar ser ut framåt i tiden. Antalet dagar du kan se i denna ruta är beroende på storleken på din skärm och hur mycket du har att göra varje dag. Exempel på saker som syns här är begravningar som du ansvarar eller är representant för, varningar i ärenden du jobbar med, kundbesök m.m. Fig.2. Exempel på två händelser i din kalender ÄRENDEN Till höger om rutan för kalender finns det en mindre ruta kallad Ärenden. Denna ruta visar alla pågående begravningar sorterad efter begravningsdatum. Om någon begravning inte har ett begravningsdatum satt så hamnar den längst upp i denna lista. En begravning ligger kvar i listan till dess att begravningen har varit eller att begravningsärendet har fakturerats. Du kan se ärenderutan på föregående sida. Fig.1 SNABB ÖVERSIKT Ärenderutans huvudsakliga uppgift är att ge dig en bra överblick och insyn i alla pågående begravningar. Från denna ruta så kan du förutom begravningsdatum se exakt hur många varningar ni har i ett ärende. Varningarna fungerar likt en att-göra lista där du och dina kollegor lägger till och bockar av varningar under tiden ni jobbar i begravningsärendet. Ärenderutan ger dig även status på blombeställningar, annonser och minnesgåvor. Allt utan att behöva göra ett enda klick. Ärenderutan kan filtreras för att visa kontorets eller hela byråns begravningar. Fig.3. En begravning med ikoner Sveriges Begravningsbyråer IT AB DIN STARTSIDA 6

7 ANVÄNDARGUIDE DIN STARTSIDA NYHETER Rutan för nyheter fungerar likt en anslagstavla där du och dina kollegor kan skriva information som ni vill når ut till alla på byrån. Nyheter bör inte användas för att informera om specifika begravningar. Istället bör man använda funktionen för att meddela om semester, nya rutiner, om en församling är fullbokad en fredag o.s.v. När en ny nyhet har lagts upp så kommer den att dyka upp på dina kollegors skärmar. Ibland lägger Bitnet upp nyheter till alla byråer och dessa bör du alltid läsa igenom noggrant. Fig.4. Exempel på nyheter hos en byrå z Sveriges Begravningsbyråer IT AB DIN STARTSIDA 7

8 ANVÄNDARGUIDE ÄRENDEGUIDEN ÄRENDEGUIDEN SKAPA ETT NYTT BEGRAVNINGSÄRENDE Det finns flera sätt att lägga in ett nytt begravningsärende i Bitnet. Vilket av dessa sätt som passar bäst beror helt på hur begravningen är utformad och i vilket steg som du har påbörjat hanteringen av begravningen. INTRODUKTION Den funktion som du kommer att använda dig av när du lägger in nya begravningsärenden i systemet kallas för Ärendeguiden. Denna guide används för att på en ett enkelt sätt ta de uppgifter man samlat in under kundbesöket och spara dessa i systemet. Ärendeguiden kan även användas för att förbereda inför ett kundbesök genom att börja lägga in en del av uppgifterna och sen komma tillbaka vid ett senare tillfälle för att komplettera och slutföra Ärendeguiden. Begravningsärenden som man lägger in i förväg och fortsätter med senare kallas för Påbörjande registreringar. ÖVERSIKT AV STEG Här är en kort översikt över de delar som utgör Ärendeguiden. Vi kommer att gå igenom varje steg i mer detalj längre fram i guiden. 1 Personnummer: Här fyller du i den avlidnes personnummer eller ett dödsdatum. 2 Avliden: Här matar du in uppgifter om den avlidne. 3 Beställare: Här matar du in uppgifter om huvudbeställaren. 4 Begravning: Här matar du in uppgifter om ceremoni och gravsättning. 5 Begravning forts: Här väljer du kista och urna. 6 Övriga fält: 7 Kontor: Välj byrå och vem som ansvarar för begravningen. Sveriges Begravningsbyråer IT AB ÄRENDEGUIDEN 8

9 ANVÄNDARGUIDE ÄRENDEGUIDEN STEG 1: PERSONUMMER Den första informationen du anger när du ska skapa ett nytt begravningsärende via Ärendeguiden är den avlidens personnummer. Personnumret ska formateras enligt följande: ÅÅÅÅMMDD-XXXX (exempel: ) TIPS: FORTSÄTT UTAN PERSONNUMMER Du kan alltid hoppa över de 4 sista siffrorna i personnumret om du vill och ange ett datum (ÅÅÅÅMMDD) istället. Bitnet är kopplat mot SPAR (Statens Personadressregister) för automatisk inhämtning av personuppgifter. Det görs även en sökning i Dokumentbevakningen för att se om det finns ett testamente eller andra dokument som kan behöva tas fram av er. När man har fyllt i personnumret och gått vidare med Ärendeguiden till nästa steg så kommer man att få en varning om det finns dokument i dokumentbevakningen att hämta ut. Fig.5 Första stegen i ärendeguiden är att fylla i den avlidens personnummer Sveriges Begravningsbyråer IT AB ÄRENDEGUIDEN 9

10 ANVÄNDARGUIDE ÄRENDEGUIDEN STEG 2: AVLIDEN I steg två av Ärendeguiden fyller du i den avlidnes uppgifter. Om några uppgifter har hämtats från SPAR (Statens Personadressregister) så bör du kontrollera att dessa stämmer. De flesta av fälten i detta steg är obligatoriska men det betyder inte att du måste fylla i allt nu. Alla uppgifter som fylls i sparas automatiskt och ni kan alltid lämna Ärendeguiden och fortsätta vid ett senare tillfälle. STEG 3: BESTÄLLARE I detta steg fyller du i huvudbeställarens uppgifter, alltså den person som beställt begravningen. Om man behöver lägga in fler kontaktpersoner, fakturamottagare eller liknande så gör du detta när Ärendeguiden har slutförts och ärendet är skapat. Om beställaren har samma adress som den avlidne så kan du med fördel klicka på knappen Samma adress som avliden för att kopiera över den avlidnes adress. Knappen Boka besök kan du använda för att direkt från Ärendeguiden boka in ett besök i kalendern. TIPS: KOPIERA ADRESS FRÅN BESTÄLLARE Om beställaren har samma adress som den avlidne kan du kopiera den med knappen Samma adress som avliden. STEG 4: BEGRAVNING I detta steg fyller du i uppgifter om ceremonin, minnesstund och gravsättningen. Flera av dessa fält och listor hämtar sitt innehåll från Adressregistret. Exempelvis kyrkor, lokal för minnesstund, serveringsansvariga och kyrkogårdar. STEG 5: BEGRAVNING FORTS. Här fortsätter du att fylla i uppgifter om begravningen. Listorna för kistor och urnor hämtas från ert register. Detta register kan den som är administratör på byrån ändra och anpassa efter behov. Sveriges Begravningsbyråer IT AB ÄRENDEGUIDEN 10

11 ANVÄNDARGUIDE ÄRENDEGUIDEN STEG 6: ÖVRIGA FÄLT Detta steg finns till för att ni på byrån själva ska kunna lägga till fält och kryssrutor som ni vill ha i systemet. Anpassa denna flik efter behov så att ni alltid kan fylla i all information som ni samlat upp under kundbesöket. Exempel på fält som ni kan lägga här är fotografering, själaringning och tacksägelse. Vanligtvis så har vi redan hjälp er att anpassa denna flik innan ni börjar använda systemet men om ni vill ändra eller lägga till något kan ni prata med den som är administratör på byrån eller kontakta vår support så hjälper vi er. STEG 7: KONTOR I sista steget av Ärendeguiden så väljer du vilket kontor som ansvarar för begravningen och vem som är ansvarig. Här finns även ett anteckningsfält som kan kopplas till utskrifter. Prata ihop er så att alla vet om detta anteckningsfält ska användas för intern information eller om det kommer att skrivas ut på en eller flera blanketter. VIKTIGT OM ANTECKNINGAR Prata ihop er så att alla vet om anteckningsfältet ska användas internt eller om det kommer att synas på utskrifter mot kund, till präst eller andra utskrifter. Sveriges Begravningsbyråer IT AB ÄRENDEGUIDEN 11

12 BEGRAVNINGSÄRENDET INTRODUKTION När du eller någon annan har gått igenom alla steg i Ärendeguiden och klickat på Slutför, det är först då som ärendet blir ett aktivt ärende i Bitnet. Alla skapade ärenden är sökbara och det finns nu flera sätt för dig att ta dig till ärendet. Om du nyss skapat ärendet via Ärendeguiden så ska du nu befinna dig i det skapade ärendet på fliken varningar. Om ärendet har ett begravningsdatum som ligger framåt i tiden så ska det finnas på din startsida. (Beroende på hur du valt att filtrera ärendevyn) Läs mer om startsidan på sida 5. Via sökfältet längst upp till höger i Bitnet. I huvudmenyn under Ärenden > Visa ärenden. ÄRENDETS UPPBYGGNAD Ärendet är uppdelat i flikar för att du enkelt ska hitta det du letar efter. De uppgifter som lagrats via Ärendeguiden finns sparat under dessa flikar. Exempelvis så ligger uppgifter om den avlidne nu under fliken Avliden, beställarens uppgifter finns under fliken Kund. Använd denna guide som ett hjälpmedel för att lära dig hur varje flik är uppbyggd. Fortsätt att läsa mer om ärendet och flikarna på nästa sida. PRISUPPGIFT För att så snabbt som möjligt ta ut en prisuppgift till kunden så behöver du inte gå igenom varje flik. Fokusera på att lägga in blombeställningar, annonser, transporter och kista /urna. Gå till Fakturafliken och lägg till de artiklar som saknas. Slutligen klickar du på fliken Utskrifter för att skriva ut en dokumentation och prisuppgift. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 12

13 FLIK 1: AVLIDEN Här hittar du alla uppgifter om den avlidne. Alla fält på denna flik kan redan ha fyllts i via Ärendeguiden. Om du vill så kan du enkelt ändra eller komplettera uppgifter på denna flik. Klicka sedan på knappen spara. AKTNUMMER Om ni har valt att systemet automatiskt ska ge varje akt ett aktnummer så kan detta fält inte ändras nu när akten är skapad. Fig.6. Bild på fliken Avliden Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 13

14 FLIK 2: KUND Här hittar du alla uppgifter om huvudbeställaren och alla andra kontaktpersoner som du väljer att lägga till. Till skillnad från Ärendeguiden där man endast lägger till huvudbeställaren så kan du nu lägga till hur många kontakter du vill i ärendet. Via denna flik får du också översikt över inbokade möten med kunden. Du kan använda kalendern direkt för att boka in möten men om du gör det via denna flik så kommer alla möten synas både i ärendet och i kalendern. Exempel på kontakter att lägga till under denna flik är: Huvudbeställaren Kontaktperson (Prästkontakt) Fakturamottagare Gravrättsinnehavare Son, Dotter Fig.7. Fliken Kund. 1: Inlagda kontaktpersoner. 2: Klicka här för att boka in ett möte med kund. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 14

15 FLIK 3: BLOMMOR På denna flik hanterar du alla ärendets blombeställningar, oavsett om det ska faktureras till dödsboet eller betalas på annat sätt. Tanken är att en akt i systemet ska innehålla alla uppgifter om begravningen. Så även om blomman ska betalas kontant så ska den läggas in här. SKAPA NY BLOMBESTÄLLNING När en ny beställare / kund har beställt blommor så klickar du på knappen Ny kund för att skapa en helt ny beställning. Då öppnas en ny sida där du matar in alla uppgifter om blommorna i beställning. En blombeställning kan innehålla ett obegränsat antal blommor av olika typer. Exempelvis fem handbuketter, en krans och en hög kistdekoration. I det sista steget av blombeställningen väljer man vem som beställt blommorna, vilken florist som ska användas och vem som ska betala. När blombeställningen är skapad så kan den skickas till floristen direkt via Bitnet. Floristen får då ett mail som de bekräftar med ett knapptryck. KOMPLETTERA BLOMBESTÄLLNING Om du glömde att lägga till alla blommor när du skapade beställningen eller om du behöver lägga till fler blommor i en redan skapad blombeställning så är detta inget problem. Detta gör du enkelt genom att klicka på knappen Ny blomma på den beställning du vill komplettera. Fig.8. Fliken Blommor, knappar för ny kund och ny blomma. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 15

16 FLIK 4: ARBETE Denna flik används för att hålla reda på anteckningar i begravningsärendet. Du kan använda den för att skriva ner vad som har bestämdes i ett samtal med beställaren, om någonting speciellt behöver antecknas efter kundbesöket; eller om ni bara vill ha någonstans att anteckna hur mycket tid ni lagt ner för att lättare kunna fakturera rätt arbetskostnad. Det viktiga är att inte använda denna flik som en att-göra lista eller gömmer viktiga saker här som senare glöms bort. Denna flik är endast till för anteckningar och som referens. 1. Klicka på knappen lägg till för att skapa en ny anteckning. 2. Fyll i valfri rubrik och text i rutan. Om du vill så kan du anteckna arbetstid, kostnad och välja en artikel som ska följa med på fakturan. Prata med den som är administratör på byrån om det är oklart om eller hur ni ska använda denna funktion. Fig.9. Ruta för att skapa en ny anteckning. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 16

17 FLIK 5: UTSKRIFTER Fliken Utskrifter är där du hittar alla dokument och blanketter som ni skriver ut eller mailar i samband med en begravning. Här ska alla era mallar finnas tillgängliga så att ni enkelt och snabbt kan ta ut den information ni behöver dela med er av till exempelvis kund, församling, präst och solist. Systemet kommer att hämta uppgifter från ärendet och fylla på dokumentet med dessa uppgifter. Detta betyder att du oftast inte kommer att behöva fylla i någonting för hand i dessa dokument. Om man har fyllt i uppgifterna i ärendet så ska det följa med ut på dokumenten. SKRIVA UT Klicka på dokumentets namn i listan för att öppna upp den som en PDF på skärmen. Beroende på dina inställningar så kan dokumentet antingen öppnas upp direkt i din webbläsare eller laddas ner till din dator och öppnas i ditt PDF-läsningsprogram. E-POST För att skicka ett dokument med e-post via systemet så klickar du på knappen maila till höger om det dokument du vill skicka. Då öppnas en ny ruta upp där du kan välja mottagare för mailet, skriva ett meddelande och sen skicka iväg mailet. Mailet kommer att skickas från vår server till mottagaren. För mottagaren kommer det stå att mailet kommer från din e-post. Detta betyder att om mottagaren svarar på mailet så kommer detta svar hamna i din inkorg i ditt e-postprogram. Du får även en kopia på alla mail som du skickar direkt till din inkorg. Det kan vara bra att sätta upp en regel i sitt e-postprogram som flyttar alla dessa mail från din inkorg till en egen mapp. Listan över e-postmottagare fylls automatisk med de e-postadresser som finns i ärendet. Exempelvis prästen, solist, beställare, församling, cateringfirma. För att lägga till en mottagare manuellt. Skriv e- posten i rutan Skicka till och tryck Retur/Enter. Fig.10. Lista över utskrifter i utskriftsfliken. För att maila klickar man på knappen till höger. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 17

18 FLIK 6: ANNONSER (TIMECUT) Under fliken Annonser kopplar du ihop ärendet i Bitnet med annonsen i Timecut. Du kan själv välja om du vill skapa annonserna innan du lägger in ärendet i Bitnet eller om du hellre lägger upp ärendet i Bitnet först för att sen skapa annonserna i Timecut. Vanligtvis skapas annonserna under kundbesöket för att sedan kopplas ihop med ärendet i Bitnet innan man tar ut en prisuppgift. KOPPLING TILL TIMECUT För att Bitnet ska kunna hämta annonser från Timecut så krävs det att alla användare lägger in sina inloggningsuppgifter till Timecut i sina användarinställningar. KOPPLA MED BEFINTLIGA ANNONSAKT Om du eller någon annan redan har skapat annonserna tidigare så kan du koppla ihop dem med ärendet genom att klicka på knappen Hämta befintlig akt. En ny ruta öppnas upp där du kan välja från en lista på akter i Timecut att koppla med. Välj rätt akt och spara. SKAPA NY ANNONSAKT Om annonserna inte är skapade så kan du klicka på knappen Skapa akt i Timecut. Då öppnas Timecut upp så att du kan börja skapa annonserna. Akten i Timecut blir direkt kopplad till Bitnet och alla ändringar du gör i Timecut kommer att skickas över automatiskt. VÄLJ FAKTURAMOTTAGARE När du har kopplat ihop Akten i Timecut med Ärendet i Bitnet så ska alla annonser laddas in under Annonsfliken. För att välja fakturamottagare på annonserna så klickar du på knappen Välj Fakturamottagare. Allt som faktureras till dödsbo hamnar automatisk på fakturafliken. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 18

19 FLIK 6: ANNONSER (ADSTATE) Under fliken annonser kan du skapa annonser i Adstate. När du trycker på knappen Skapa ny annons så skickas information om den avlidne till Adstate och Adstates program öppnas upp inuti Bitnet. I vänstra hörnet av denna ruta så kan man klicka på Tillbaka för att återvända till annonsfliken. VÄLJ FAKTURAMOTTAGARE När du har skapat akten i Adstate och lagt upp annonser så ska dessa laddas in under Annonsfliken. För att välja fakturamottagare på annonserna så klickar du på knappen Välj Fakturamottagare. Allt som faktureras till dödsbo hamnar automatisk på fakturafliken. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 19

20 FLIK 7: ÖVRIGT Denna flik finns till för att ni på byrån själva ska kunna lägga till fält och kryssrutor som ni vill ha i systemet. Anpassa denna flik efter behov så att ni alltid kan fylla i all information som ni samlat upp under kundbesöket. Exempel på fält som ni kan lägga här är fotografering, själaringning och tacksägelse. Vanligtvis så har vi redan hjälp er att anpassa denna flik innan ni börjar använda systemet men om ni vill ändra eller lägga till något kan ni prata med den som är administratör på byrån eller kontakta vår support så hjälper vi er. FLIK 8: KUNDWEBB Kundwebben ger era kunder en unik inblick i sitt ärende via er hemsida. Här kan dom se anmälningslistan, beställda blommor, programmet, minnesgåvor och enkelt kommunicera med er genom att skicka meddelanden. Om ni använder Kundwebben så är på denna flik som ni ser eventuella meddelanden som kunden skickat till er via er hemsida. FLIK 9: LOGG Loggfliken ger dig en inblick i vad som har hänt i begravningsärendet. Exempelvis vilka mail som har skickats. Blombeställningar som ni skickat till floristen. Gäster som lagts till på anmälningslistan till minnesstund osv. Om du undrar när något gjordes eller av vem så är detta ett bra ställe att börja titta. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 20

21 FLIK 10: TRANSPORT Transportfliken är där du hanterar alla transporter som hör till begravningsärendet. Det är även på denna flik som du kan lägga till eller ändra vilken kista och/eller urna som skall användas. Listor över kistor och urnor hämtas från ert register. Detta register kan den som är administratör på byrån ändra och anpassa efter behov. LÄGGA TILL TRANSPORT Klicka på knappen Lägg till ny transport för att öppna en ny ruta där du väljer transport från en lista. Denna lista anpassas av den som är administratör. När du sparat transporten så hamnar den i listan längst ner på sidan. Klicka på den i listan för att ange uppgifter som datum, tid, destination och transportör. Om du anger ett datum och tid så lägger sig transporten automatiskt i kalendern. VÄLJ FAKTURAMOTTAGARE När du lagt till transporter i ärendet så ska du välja fakturamottagare och sätta pris. För att välja fakturamottagare på annonserna så klickar du på knappen Välj Fakturamottagare. Allt som faktureras till dödsbo hamnar automatisk på fakturafliken. Allt annat (exempelvis det som faktureras till församlingar) hamnar på samlingsfakturor som ekonomiansvarig tar ut. Fig.11. Transportfliken. 1: Kista, Urna m.m. 2: Lista över transporter och fakturamottagare. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 21

22 FLIK 11: FÖRTÄRING Fliken förtäring används för att hålla reda på uppgifter om minnesstunden och vilka som har anmält sig. Klicka på knappen Ändra för att lägga till datum, plats för minnesstunden och ansvarig cateringfirma. Använd rutan Övrigt för att ange mat och dryck. Klicka sedan på Spara. LÄGGA TILL GÄSTER Använd rutan Ny gäst för att lägga till personer som anmäler sig till minnesstunden. Fyll i Förnamn, Efternamn, Antal, Telefon, Kost och klicka på Lägg till. De uppgifter du angett ska nu lägga sig i listan lite längre ner på denna sida. För att sortera gästlistan efter en rubrik så är det bara att klicka på den. Om du exempelvis klickar på "inlagd så sorteras listan efter det datum som gästen lades till. SKRIVA UT & MAILA GÄSTLISTAN I högra hörnet av den lista där alla anmälda hamnar finns det en utskriftsikon (skrivare) och en ikon för mail. Klicka på ikonen för mail så öppnas en ny ruta upp där du kan välja mottagare för mailet, skriva ett meddelande och sen skicka iväg mailet. Mailet kommer att skickas från vår server till mottagaren. För mottagaren kommer det stå att mailet kommer från din e-post. Fig.12. Förtäringsfliken. 1: Information 2: Lägg till ny gäst 3: Gästlistan Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 22

23 FLIK 12: BEGRAVNINGSAKT Fliken Begravningsakt visar information om ceremonin och vilka som kommer att närvara i form av representant från byrån och personal (präster, solist, organist m.fl.) Mycket av denna information följer med från Ärendeguiden med det är bra att dubbelkolla så att alla uppgifter stämmer. VANLIGA FRÅGOR HEMLIG: Kryssrutan Hemlig används när man vill markera att ingen information får lämnas ut om begravningen. INFO TILL MEDVERKANDE: Om du vill skriva information till medverkande personal (Präst, organist, solist) Klicka på den blå knappen info till höger om personen. Fig.13. Lista över medverkande personal. Infoknapp för att skriva anteckningar. FLIK 13: GRAVSÄTTNING På fliken Gravsättning så visas information om vilken typ av gravsättning det är. När och vart den äger rum och om den ska ske i samband med ceremonin. Man kan även ange vilken gravplats som skall användas. VANLIGA FRÅGOR I SAMBAND MED AKTEN: Denna kryssruta markerar att gravsättningen sker i samband med ceremonin. När du kryssar i denna ruta och sparar så kommer rutan för gravsättningsdatum döljas. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 23

24 FLIK 14: VARNINGAR Varningarna är en av de viktigaste funktionerna i Begravningsärendet och det är därför denna flik öppnas först varje gång du öppnar ett Begravningsärende. Det är med hjälp av varningarna som du får fullständig koll på vad som är gjort och vad som ska göras inför begravningen. Varningarna ligger i en förbestämd ordning och fungerar likt en checklista där du bockar av det som är gjort, tar bort det som inte behövs och lägger till mer varningar när något nytt behöver göras. ATT JOBBA MED VARNINGAR Ett bra sätt att jobba med varningarna är att alltid börja med att bocka av det som är gjort direkt när ärendet skapats och att sen komma tillbaka till denna flik så fort du gjort något nytt. För att varningarna ska bli så effektiva som möjligt är det viktigt att alla på byrån använder denna funktion och att man alltid går in och bockar av det som är gjort. VANLIGA FRÅGOR RADERA VARNING: För att ta bort en varning som inte behövs så använder du knappen Behövs ej. Detta gör att varningen blir inaktiv och hamnar längst ner i listan nästa gång du laddar om fliken. Fig.14. Lista på varningar i ett begravningsärende. Knappar för Bekräfta och Behövs ej. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 24

25 FLIK 15: PROGRAM Programfliken är ett verktyg för dig att enkelt notera vilka psalmer, sånger och musikstycken som kommer att spelas och sjungas under begravningen. Skriv en programpunkt till vänster och vilken psalm eller musik det ska vara till höger. Den som är administratör på byrån kan ändra den mall som används för programpunkterna i era inställningar. VANLIGA FRÅGOR TOM RAD: För att göra en tom rad mellan två programpunkter kan du klicka på pilen bredvid raden där du vill ha en tom rad. OBS. den programpunkter och alla under kommer att flyttas ner för att göra plats åt den nya raden. AUTOMATISK SÖKNING: När du skriver något i programmet så kollar systemet i databasen om efter liknande texter som använts tidigare hos er byrå. Denna databas uppdateras automatiskt Fig.15. Vänster kolumn är programpunkter. Till höger är psalm, musik, o.s.v. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 25

26 FLIK 16: FAKTURA Fakturafliken är den flik där ärendets prisuppgift visas. Här samlas blommor, annonser, transporter, kista och urna från de olika flikarna. Allt som ni har angett ska betalas av dödsboet begravningsärende ska finnas på denna flik. LÄGGA TILL FLER ARTIKLAR Vanligtvis så behöver man lägga till fler artiklar på fakturan innan den är klar att skickas till kund. Använd rutan sök / lägg till i högra hörnet av denna flik för att söka och lägga till från ert artikelregister. ÄNDRA NAMN & PRIS Klicka på artikelns namn för att ändra pris, antal och namn på artikeln. Kom ihåg att annonser, transporter, blommor, kista & urna ska ändras från respektive flik och inte direkt från fakturafliken. Fig.16. Exempel på artiklar på fakturafliken. Sök / lägg till i vänstra hörnet. Sveriges Begravningsbyråer IT AB BEGRAVNINGSÄRENDET 26

27 ANVÄNDARGUIDE SLUTSATS SLUTSATS FLER RESURSER Jag hoppas att denna instruktionsmanual har varit användbar. Den är menad att användas som ett komplement till våra utbildningar. Den mest framgångsrika användningen av denna guide bygger på en förståelse av Bitnet s struktur, en bra grundutbildning, våra nätbaserade kurser och/eller individuell coachning. Besök gärna vår hemsida för att dra nytta av våra guider och supportmaterial. Kom ihåg att vi alltid finns här för att hjälpa dig att komma igång med Bitnet och för att svara på dina frågor. Max Scheibenpflug Kundansvarig FÖR MER INFORMATION OM BITNET, BESÖK: ELLER KONTAKTA OSS: Sveriges Begravningsbyråers IT AB support@bitnet.se Idrottsvägen 33, Örebro Sverige Sveriges Begravningsbyråer IT AB SLUTSATS 27

28 ANVÄNDARGUIDE SLUTSATS Sveriges Begravningsbyråer IT AB SLUTSATS 28