Leader Sörmlandskusten Riskanalys 2016 sid 1 (7) Bilaga 4 till årsberättelsen

Transkript

1 Leader Sörmlandskusten Riskanalys 201 sid 1 (7) Riskanalys Enheten lokalt ledd utveckling kommer årligen att uta tillsyn av. Detta innebär i huvudsak att de kommer att kontrollera att och leaderkontoren följer villkoren i sina så kallade startbeslut. De kommer även att fokusera på att handläggningen av projekten uts på ett kvalitativt och rättssäkert sätt. Syftet med denna riskanalys är att identifiera möjliga fallgropar :s genomande, samt att ge slag på lämpliga dessa fallgropar. Vi bygger analysen efter det punkter Jordbruksverket kommer att fokusera på. Innehåll 1 Organisation 1 2 Handläggningsprocess 2 Lags arbete :s uppföljningssystem av indikatorer 5 Förvaltningslagen Ekonomi och Boking 5 7 Öppenhet och sekretess 8 Klagomål 7 Så här ska man läsa analysen: S = Sannolikheten att händelsen ska inträffa (1 = ingen sannolikhet, = stor sannolikhet) K = Vilken Konsekvens kommer det att få projektet (1 = ingen konsekvens, = stor konsekvens) R = Riskvärde beräknas genom att S multipliceras med K. Åtgärdsplan innehåller tankar om att minska negativa konsekvenser p.g.a. risk Beskrivning av risk S 1- K 1- R Åtgärder att minska/få bort risken Åtgärder om risken blir en 1 Organisation Startbeslut LLU Att grundläggande villkor inte följs. 1 Vi läser och följer upp vårt startbesked, ordning och Jordbruksverkets eskrifter. fattar beslut om ansökan om ändring av villkor till Jordbruksverket Vi håller kontakt med valtningsmyndighetens löpande uppdateringar om regler och deltar i anordnade utbildningar och nätverksträffar Ytterst kan en extra eningsstämma vara aktuellt

2 Leader Sörmlandskusten Riskanalys 201 sid 2 (7) Personal Att arbetsbelastning blir hög med risk utbrändhetsjukskrivning AU Att det inte finns tydliga direktiv på uppgifter och arbetssätt eller att sammansättningen inte är anpassad efter uppgiften Att inte är medvetna om vilket ansvar som följer med uppdraget Vi stämmer löpande av med om arbetsbelastning. Vi avlastar med en extra resurs som kan träda in vid behov om minst 200 timmar per år. Båda har behörighet till IT-systemet, både JBV system och boking. Vi har flera personer som är behöriga till våra banktjänster. Vi har utsett ett AU om personer exkl. Jämn delning geografiskt och sektoriellt. Arbetsordningen reglerar arbetsuppgifter. Tillfälliga beredningsgrupper kan tillsättas efter behov. Ordande uppmuntrar alla ledamöter att aktivt bidra med kompetens och synpunkter. Samt säkerställer att har tillräcklig kompetens att genoma sitt uppdrag Vi anställer en vikarierande Vi ser över fler personer som kan skolas in som extra resurs. Vi gör en årlig utvärdering av vårt arbetssätt. Extra utbildningar. Förtydligar i s arbetspärm Ta hjälp av externa konsulter eller jäma med andra Ordf. AU Kansli Att vårt kansli av något skäl inte skulle få vara kvar på nuvarande plats eller upplevs otillgängligt. Årlig avstämning med hyresvärden om hyreskontraktet. Observanta på sökandes uppfattning av platsen vårt kansli Det finns ganska gott om alternativa kontorslokaler. Ambulerande kansli tex genom att finnas tillgänglig i kommunhusen under vissa dagar. Beskrivning av risk S 1- K 1- R Åtgärder att minska/få bort risken 2 Handläggningsprocess Vi har en arbetsordning som har beslutat om och som följer regler i startbesked samt lagar och ordningar. Att arbetsordningen inte uppdaterad efter gällande regelverk. 9 Kontinuerlig uppföljning av Justerar arbetsordningen arbetsordningen. vid nästkommande möte -rapporterar till när nytt meddelande från LLU-enheten sänds. Ofta läsa meddelanden på LADAN

3 Leader Sörmlandskusten Riskanalys 201 sid (7) Rekvisition av medfinansiering (-pott) från projekten Att vi betalar ut mycket pott eller skotterar pengar som inte upparbetas. Hantering av korrespondens Att vi tappar bort viktiga mejl eller glömmer att spara en utskrift eller göra en tjänsteanteckning. Del- och slutrapporter Att vi missbedömer sökandes rapporter. Projekten följer inte beslutet vi får inte det resultat vi önskar! Sökande får avdrag Vi arbetar med FLIT vilket styr hand-läggningen av ärenden. Upprepade fel i handläggningen kan resultera i avstängning Undvika skottsbetalningar av Återkrav från sökande. -pott, endast betala ut efter Alt. Omprövningsbeslut. meddelande från utbetalningsenheten. Särredovisa i bokingen. Alltid tänka på att dokumentera eller skriva ut viktiga e- postmeddelande som kan ha betydelse ärendet. Alltid tänka på att ladda upp viktiga dokument eller anteckningar som rör ansökan i kundakt. Vi har god kunskap om våra externa projekt, tydliga underlag till ansökan hjälper oss att följa upp och vägleda sökande. Det ligger som grund till yttranden in rekvisitioner och slututbetalningar Kontroller av handläggningen administrativa kontroller. Dokumentation av vanligt ekommande fel. Mejl kan finnas kvar i arkivboxen Inkomna pappershandlingar kan ligga i pärmen projektidéer alt beslutade projekt. Extra utbildningar i projektredovisning. Uppsökande verksamhet oftare kontroller om lägesrapportering Repetition av utbildningar. AU Beskrivning av risk S 1- K 1- R Åtgärder att minska/få bort risken Lags arbete Trepartssamverkan Ojämn representation eller engagemang från en sektor hindrar leadermetoden Partnerskapets roll Lågt deltagande, färre medlemmar, hindrar underifrånperspektivet och att projekten får en bred ankring och spridning Geografiskt verksamhetsområde och fondavgränsning Felbeslut, medel eller nytta hamnar i exkluderade områden < invånare Eller utan vårt område Fastställda urvalskriterier enligt godkänd strategi Icke prioriterade insatser får stödpengar vi får en låg måluppfyllelse Väl sammansatt valberedning geografisk spridning och lokalkännedom Öppen dialog med valberedningen om behov. Kompetensutveckling Nyhetsbrev och hemsida medlar info till partnerskapet och inbjuder till samverkan Medlemsrekrytering Tydlig karta med gränser. Alltid ha fokus på landsbygdsnytta. Arbete med urvalskriterier sker st i AU. Därefter presenteras slag till och gör bedömning i arbetsgrupper. Alltid motivera alla kriterier. Saklig och opartisk granskning Avvisning av projektansökningar Avslag Omprövning av beslut. Valberedning. Kontinuerlig uppföljning av indikatorer. Utvärdera strategin. AU

4 Leader Sörmlandskusten Riskanalys 201 sid (7) Budget per insatsområde,s driftsbudget 25% Outnyttjade medel ger låg måluppfyllelse, riskerar också att inte får tillräcklig driftsbudget Rimlighetsbedömning av kostnader. Kostnadsineffektiva lösningar dränerar budgeten vi riskerar att få dåliga resultat Rekvisition utbetalning. Att vi eller projekten får avdrag eller att långa handläggningsprocesser skapar likviditetsproblem Uppföljning av brukning sker kontinuerligt. Om avvikelser uppträder gör vi ts en extra insats mobilisering. Jäm priser, tar in offerter använder oss av kommittéer. Ansökan om omdelning av budget -ägda projekt extra insatser. Vi avslår ansökningar som inte har tillräcklig måluppfyllelse i hållande till insatta medel. Hänvisar till tidigare projekt eller,s erfarenheter. Omprövningar. AU Vi får granska fall till fall Leaderkontoret deltar i anordnade och överväga om det går utbildningar. Uppföljning och att överklaga. Kanske lärdom av faktiska fall avdrag. kan vår dokumentation Utbildning av projektägare. Kreditprövningar. Upprätta en bra kontakt och bidra till rättelse. Likviditetsproblem, skott alt rekvirera ofta. beredskap med banken. Rekvirera Ytterst ansöka om lån ofta. från bank. AU Beskrivning av risk S 1- K 1- R Åtgärder att minska/få bort risken. :s uppföljningssystem av indikatorer Indikatorer 1 Kontinuerligt följa upp och utvärdera våra projekt. Alla projekt får en egen lista på uppföljningsuppgifter, både indikatorer och ideella resurser och väntade resultat. Lägesrapporter jäms mot listan. Slutredovisade projekt sammanställs i en gemensam lista hela området och jäms mot vad vi skrev i strategin Beskrivning av risk S 1- K 1- R Åtgärder att minska/få bort risken 5 Förvaltningslagen Dokumentation 9 Majoriteten av händelser dokumenterar vi i FLIT i samband med handläggningen. Vi ser över rutiner och söker rätta felet efter bästa måga.

5 Leader Sörmlandskusten Riskanalys 201 sid 5 (7) Bristande dokumentation kan leda till avdrag, sanktioner eller senade handläggningar Övrigt finns i protokoll från eller tjänsteanteckningar. Avtal, direktupphandlingar eller riktlinjer varas i särskild pärm. Inkomna idéskisser diaries. Kommer att ske enligt anvisningar från Jordbruksverket Arkivering 2 5 Diarieing 10 Följer Jordbruksverkets anvisningar. Sparar de handlingar vi tror har betydelse i respektive akt. Skrivningar kännedom eller liknande är inte nödvändigt att diariea. Regel det som fordrar en åtgärd ska diarieas. Om det avser information som ska följas ex. riktlinjer, slag o liknande ska det diarieas. Att vi underskattar diarieingens betydelse. Ska diariea allt som har med ärendehantering att göra, dvs. ansökningar om stöd. Vi går igenom rutinen Det som har med ansökan om diarier och arkivering utbetalning att göra behöver inte diarieas men viktiga kontakter med stödsökande angående ansökningar om utbetalningar kan vara bra att dokumentera på något sätt. 12 Beskrivning av risk S 1- K 1- R Åtgärder att minska/få bort risken Ekonomi och Boking Uppföljning ekonomi Stora avvikelser mot beslutad driftsbudget alt -ägda projekt Boking Kontinuerlig uppföljning av -pott, likviditet och brukning enligt budget. Redovisning vid varje möte Ansökan om omdelning av budget. Rapportera till Jordbruksverket. Sammanblandning av projektkostnader felkonterade eller oriktiga rekvisitionsunderlag 2 8 Vi har en konteringsmall med anvisningar om vilka kostnadsställen vi har. Vi märker varje verifikat med hur vi konterat. Vår redovisningstjänst hjälper oss att stämma av konton och rätta fel. Vi dialog med revisorn om bokslut.

6 Leader Sörmlandskusten Riskanalys 201 sid (7) Attestering och kontrasignering Att vi betalar ut felaktigt eller till fel saker. 1 Enligt stadgar och konstituerande möte har vi fastställt firmateckning, signering av utbetalning. Två firmatecknare i flertalet fall, dubbel signering av utbetalningar och annan ekonomisk hantering. Vi har beloppsgränser betalningar från kontokort. Vi sparar alla kvitton och underlag. Avvikelser rapporteras till Ordf. Beskrivning av risk S 1- K 1- R Åtgärder att minska/få bort risken 7 Öppenhet och sekretess Att arbetsmaterial/offentlig handling sammanblandas LOU 2 2 Vi har rutiner att alla handlingar innan ett formellt beslut räknas som arbetsmaterial. Efter beslut räknas handlingarna som offentliga med undantag regeln om personuppgiftslagen, enskilds affärs- eller drifthållande, uppfinningar eller forskningsresultat Vi går igenom rutiner dokumenthantering. Att sammanlagda värdet av en vara eller tjänst överstiger tröskelvärden utan en regelrätt upphandling Information och utlysning Att möjligheten att söka projektstöd inte når fram till vår målgrupp Jäv Vi underskattar våra privata intressen 1 Säkerställer att avtal och dokument är i ordning Vi läser på lagen om offentlig upphandling. Sörjer att hålla kontroll över liknande köpta tjänster eller varor över tid. Kommunikationsplan ligger som grund. Information/utlysning sker löpande genom web-sida, nyhetsbrev, sociala media, öppna Vi ser över vår info-träffar och personliga kontakter. kommunikationsplan. Vi följer riktlinjer användning av EUlogo Vid handläggning av ärenden tillämpar vi jävsregeln. Förvaltningslag 198:22 Fyra ögon principen Vi överlåter handläggningen till en annan handläggare. -ledamot är inte närvarande vid beredning eller beslut.

7 Leader Sörmlandskusten Riskanalys 201 sid 7 (7) Beskrivning av risk S 1- K 1- R Åtgärder att minska/få bort risken 8 Klagomål Sökande vill klaga på s beslut eller på de bedömningar som gjorts. 1 Vi har kontinuerlig kontakt med sökande under handläggningstiden. Vi använder oss av ett lättståeligt språk och ger snabba återkopplingar med tydliga beskrivningar om hur våra riktlinjer är utformade. Vi motiverar och dokumenterar skriftligt och noggrant samt sörjer en god transparens sökande och allmänheten. Vi ser över våra rutiner, granskar ärendet på ett objektivt sätt och besvarar klagomålet skriftligt på ett sakligt och lättståeligt sätt. Vi underrättar Jordbruksverket om alla klagomål tillsammans med en beskrivning av hur vi svarat och bemött klagomålen Ordf. Riskanalysen utd: Jacqueline Hellsten