Statens jordbruksverks författningssamling Statens jordbruksverk Jönköping, tel: telefax:

Transkript

1 Statens jordbruksverks författningssamling Statens jordbruksverk Jönköping, tel: telefax: ISSN Föreskrifter om ändring i Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2007:44) om rutiner vid de lokala utvecklingsgruppernas handläggning av ärenden om projektstöd; SJVFS 2009:18 Utkom från trycket den 20 februari 2009 Omtryck beslutade den 19 februari 2009 Statens jordbruksverk föreskriver, med stöd av 1 kap. 34 förordningen (2007:481) om stöd för landsbygdsutvecklingsåtgärder, samt efter samråd med länsstyrelsen, Sametinget och Skogsstyrelsen i fråga om verkets föreskrifter (SJVFS 2007:44) om rutiner vid de lokala utvecklingsgruppernas handläggning av ärenden om projektstöd dels att 3 och 4 samt bilaga 1 och 2 ska ha följande lydelse samt dels att det i föreskrifterna ska införas två nya paragrafer 1 a och 2 a av följande lydelse. Författningen kommer därför att ha följande lydelse från och med den dag då denna författning träder i kraft. 1 Dessa föreskrifter gäller vid de lokala utvecklingsgruppernas (LAG) handläggning av ärenden som avser ansökningar om projektstöd. 1 a Definitioner I denna författning förstås med åtgärdskod: Kod i IT-systemet som medför att en åtgärd måste vidtas innan ärendet kan handläggas vidare eller som är av informationskaraktär. Koderna genereras automatiskt eller läggs upp manuellt i systemet, checkpunkt: Kod i IT-systemet som innebär att handläggaren intygar att ett moment har genomförts, LB-systemet: Det av Jordbruksverket tillhandahållna IT-systemet för handläggning av ärenden, riskanalys: Ett analysarbete och ett dokument som anger de faktorer till vilka hänsyn ska tas vid kvalitetskontrollen enligt bilaga 2. (SJVFS 2009:18) 2 LAG:s handläggning av ansökningar om stöd och genomförande av kvalitetskontroller ska ske i enlighet med bilagorna 1-2 i dessa föreskrifter. 2 a Ansökan om utbetalning av stöd som inkommer till LAG ska överlämnas till länsstyrelsen för handläggning och kontroll. (SJVFS 2009: 18) 3 All kommunikation i ärendet, såväl skriftlig som muntlig, ska dokumenteras samlat. Detta kan göras antingen på ett särskilt dagboksblad i akten eller i händelseloggen i LB-systemet. En hänvisning till tjänsteantecking eller annan handling ska finnas i dagboksbladet eller i händelseloggen.

2 Kommunikation i ärendet, ändring eller komplettering av en uppgift i en inlämnad handling samt genomförd utredning ska alltid följas av signering samt anteckning av datum och orsak till genomförd åtgärd. Detta ska ske på ett sätt som går att följa. (SJVFS 2009: 18) 4 Som underlag för länsstyrelsens beslut om stöd ska LAG överlämna handlingar enligt avsnitt G i bilaga 1. (SJVFS 2009: 18) 5 Jordbruksverket kan medge undantag från bestämmelserna i dessa föreskrifter. Framställan om undantag ska vara skriftlig. Grundläggande bestämmelser 6 Grundläggande bestämmelser om stöd till landsbygdsutveckling finns i 1. rådets förordning (EG) nr 1698/2005 av den 20 september 2005 om stöd för landsbygdsutveckling (EJFLU), 1 2. kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1290/2005 när det gäller godkännande av utbetalningsställen och andra organ och avslutande av räkenskaperna för EGFJ och EJFLU, 2 3. kommissionens förordning (EG) nr 1974/2006 av den 15 december 2006 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1698/2005 om stöd för landsbygdsutveckling (EJFLU), 3 4. kommissionens förordning (EG) 1975/2006 av den 7 december 2006 om tillämpningsföreskrifter för förordning (EG) nr 1698/2005 i fråga om kontroller och tvärvillkor i samband med stöd för landsbygdsutveckling, 4 5. Förordning (2007:481) om stöd för landbygdsutvecklingsåtgärder Ikraftträdandebestämmelser Denna författning5 träder i kraft den 1 juli Denna författning 6 träder i kraft den 20 mars MATS PERSSON Maria Hessel (Process- och planeringsenheten) 1 EUT L 277, , s. 1 (Celex 32005R1698). 2 EUT L 171, , s. 90 (Celex 32006R0885). 3 EUT L 368, , s. 15 (Celex 32006R1974). 4 EUT L 368, , s. 74 (Celex 32006R1975). 5 SJVFS 2007:44 6 SJVFS 2009:18 2

3 Bilaga 1 RUTINBESKRIVNING OCH CHECKLISTA FÖR HANTERING AV ANSÖKAN OM PROJEKTSTÖD Avvikelser, förtydliganden och kommentarer i anslutning till kontrollen av checkpunkterna, som har betydelse för ärendets handläggning ska alltid dokumenteras. Då checkpunkterna markeras bekräftar tjänstemannen att kontrollerna utförts och att de åtgärder som krävs har vidtagits. A Ankomstgranska och registrera Kontrollerna i detta moment ska genomföras enligt följande: 1. Ankomststämpla För varje handling i ärendet ska det framgå vilket datum den har kommit in till LAG. 2. Rätt myndighet Kontrollera att handlingen har kommit in till rätt LAG. Om handlingen kommit in till fel LAG skicka den omgående i original till rätt LAG eller myndighet. 3. Inkommen ansökan Kontrollera att handlingen är att betrakta som en ansökan i enlighet med bestämmelserna i Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2007:9) om ansökan om vissa jordbrukarstöd och landsbygdsstöd. 4. Kontrollera att inga strykningar i försäkranstexten har gjorts. 5. Ankomstregistrera. 6. För varje handling i akten ska ärendets journalnummer framgå. B Registrera uppgifter 1. Registrera aktuella uppgifter från ansökningsblanketten och projektplanen. 2. Registrera kompletteringar och ändringar. C Granska uppgifter om sökanden Kontrollera att ansökan är undertecknad av behörig person. D Utreda D 1 Utreda ansökan 1. Utred ansökan och åtgärdskoder. 2. Utred kompletteringar och ändringar. 3. Bekräfta utredningen genom att markera checkpunkterna. 3

4 4. Ta fram underlag för beslut om stöd i LAG. D 2 Byte av stödmottagare Utred byte av stödmottagare och utför bytet om kraven för detta uppfylls. E Genomföra registreringskontroll Kontrollera att uppgifter i IT-systemet stämmer mot den slutgiltiga ansökan. F Fatta beslut om stöd i LAG LAG fattar ett protokollsbeslut. Protokollet ska undertecknas i enlighet med LAG:s stadgar. En kopia av protokollet eller ett protokollsutdrag ska läggas i akten. G Upprätta underlag till länsstyrelsen 1. Utforma meddelande om beslut i IT-systemet. 2. En handläggningsrapport ska upprättas i enlighet med den mall som Jordbruksverket tillhandahåller. Rapporten ska undertecknas av behörig person. 3. Kopia av LAG:s protokollsbeslut. 4. Kopia av övriga handlingar i ärendet. (SJVFS 2009:18) 4

5 Bilaga 2 KVALITETSKONTROLL Utförande av kvalitetskontroll Kontrollen ska säkerställa att hela handläggningsprocessen utförs på ett riktigt sätt och att dokumentation av utfört arbete och kontroller sker så som fastställts. Kontrollen ska även säkerställa att en ändamålsenlig och väl fungerande intern kontroll finns i organisationen. Kontrollen avser hela handläggningsprocessen. Den ska utföras av beslutsfattaren, bemyndigad tjänsteman i de delar denne inte varit ansvarig för handläggningen eller föreningens interna revisor (observera att kontrollen inte sker på ärendenivå). Kontrollen ska föregås av en riskanalys som dokumenteras där bland annat problem från tidigare år ingår. Riskanalysen ska omfatta hela handläggningsprocessen och ligga till grund för hur arbetet kommer att planeras. Dokumentation Av dokumentationen ska framgå: riskanalys, hur kontrollen av handläggningsprocessen utförts, resultat, vidtagna åtgärder, samt vem/vilka som utfört kontrollen. Utvärdering En skriftlig utvärdering ska göras en gång per år. Sammanfattningen ska sändas till länsstyrelsen vid den tidpunkt som länsstyrelsen bestämmer. (SJVFS 2009:18) 5