BILAGA I TILL ANBUDSINFORDRAN

Transkript

1 BILAGA I TILL ANBUDSINFORDRAN KRAVSPECIFIKATION Redigering, produktion och distribution av den elektroniska och tryckta versionen av tidningen Europa som ges ut av Europeiska kommissionens representation i Finland ÖPPET ANBUDSFÖRFARANDE PO/ /HEL

2 Innehållsförteckning 1. UPPHANDLINGENS RUBRIK SYFTE OCH BAKGRUND FÖREMÅL FÖR AVTALET Tjänster som omfattas Rapporter AVTALETS OMFATTNING AVTALSVILLKOR INLÄMNING AV ANBUD TEKNISKT ANBUD PRISANBUD UTESLUTNINGSKRITERIER Försäkran på heder och samvete och styrkande handlingar Anbud som lämnas av konsortier och anbud med underentreprenad URVALSKRITERIER Anbudsgivarens kapacitet Ytterligare krav för gemensamma anbud Ytterligare krav för anbud som inbegriper underentreprenad TILLDELNINGSKRITERIER Bedömning av de tekniska aspekterna Bedömning av de ekonomiska aspekterna Tilldelning av uppdraget

3 1. UPPHANDLINGENS RUBRIK Redigering, produktion och distribution av den elektroniska och tryckta versionen av tidningen Europa som ges ut av Europeiska kommissionens representation i Finland referensnummer PO/ /HEL. 2. SYFTE OCH BAKGRUND Målet för Europeiska kommissionens kommunikationsinsatser är att se till att allmänheten får information om EU och dess institutioner och politik. Informationen förmedlas via olika kanaler. Aktuell EU-information läggs regelbundet ut på kommissionens webbplats Europa ( och via de sociala medierna. Också i tidningar, tidskrifter och audiovisuella medier ges information om EU. Kommissionen anser att det är särskilt viktigt att knyta an EU:s politik till ett lokalt sammanhang så att det är lättare för allmänheten att se EU-aspekterna på vanliga frågor. I Finland är tryckta medier fortfarande en av de viktigaste källorna till EU-information. Europeiska kommissionens representation i Finland ger inom ramen för sin informationsoch kommunikationsstrategi ut tidningen Europa. Representationen söker nu en uppdragstagare som kan producera tidningen. Syftet med tidningen är att informera läsarna om nya initiativ och förslag från Europeiska kommissionen, upplysa om EU-frågor och relatera dem till det finländska samhället och den aktuella debatten i Finland. Tidningen bör dessutom främja kommissionens och GD Kommunikations arbetsprogram. GD Kommunikations arbetsprogram 2013: Europeiska kommissionens arbetsprogram: 3. FÖREMÅL FÖR AVTALET 3.1. Tjänster som omfattas Bakgrund Kommissionens representation i Finland ger ut en egen tidning, Europa, som handlar om EUfrågor som är intressanta för finländare. Målet är att tidningen ska vara lättillgänglig för alla slags läsare Tidsplan Den tryckta versionen av tidningen utkommer en gång om året, medan den elektroniska versionen utkommer tio gånger, dvs. varje månad utom i juli och den månad då den tryckta versionen utkommer. Av den elektroniska versionen av tidningen ska två nummer vara särskilt anpassade till mobilutrustning (läsplattor, smarttelefoner). Representationen och 3

4 uppdragstagaren ska varje år komma överens om när de mobilanpassade versionerna av tidningen ska utkomma. Avtalet omfattar en enda, odelbar post och kommer att ingås för ett år i taget med möjlighet till förlängning högst tre gånger Artiklar Varje nummer av tidningen ska baseras på kommissionens nuvarande program, ett aktuellt EU-evenemang (t.ex. ett toppmöte) eller ett centralt tema som sedan behandlas med utgångspunkt i flera olika källor, eventuellt med vinklingar som dagspressen normalt inte använder. Tidningen Europa ska innehålla artiklar, intervjuer (även med beslutsfattare och andra kända personer) och reportage om EU:s politik och program samt om EU-lagstiftning. Den ska också innehålla allmänt eller personligt vinklade reportage om andra EU-frågor. Dessutom ska tidningen bevaka viktiga evenemang som anordnas av representationen. Materialet i tidningen bör vara sådant att det kan användas av representationen i sociala medier (Facebook och Twitter). Det kan till exempel bestå av följande: Kvalitativa, intresseväckande bilder och videofilmer. För den elektroniska versionen ska bildkvaliteten vara tillräckligt hög för webbvisning. För den tryckta versionen ska bilderna vara av vanlig tryckkvalitet. Artiklar med en lokal infallsvinkel. Inlägg på Facebook varje gång ett nytt nummer av tidningen (tryckt och elektroniskt) kommer ut. Uppdragstagaren ska vara proaktiv och följa diskussionen i media samt ta hänsyn till de frågor som är aktuella på EU-nivå, till kommissionens arbetsprogram (se punkt 2) och till de evenemang som anordnas i Europasalen, vid representationen och på övriga orter i Finland. De evenemang som anordnas i Europasalen och av representationen ska lyftas fram i tidningen. Tidningens redaktör bör i mån av möjlighet delta i evenemangen och skriva artiklar om dem, enligt överenskommelse med representationen Målgrupp Tidningen är avsedd för en intresserad allmänhet, men särskilt för opinionsbildare såsom offentliganställda, företrädare för ideella organisationer, lärare, beslutsfattare, organisationer, myndigheter, fackliga representanter och medier i Finland. Den bör ge dessa målgrupper mer information om och insikt i EU-frågor, så att de kan utnyttja dessa i sina egna nätverk och förmedla informationen till en bredare allmänhet. 4

5 Beskrivning Den journalistiska stilen och språkliga nivån måste anpassas till tidningens syfte, nämligen att ge bakgrundsinformation om EU-frågor och sätta in dem i ett större sammanhang för målgrupperna. Men också de EU-frågor som diskuteras i Finland måste tas upp. Målet är att skapa en källa till information om EU som är relevant och attraktiv, som tar upp ett brett spektrum av aktuella teman och som direkt och indirekt bidrar till den finländska debatten om EU-frågor. Tidningens visuella uttryck bör vara modernt. Tidningen bör stå i samklang med de andra informationskanaler som representationen använder, dvs. representationens webbplats, sociala medier som Facebook och Twitter, nyhetsbrev m.m. Innehållet i tidningen bör vara sådant att artiklarna med endast smärre anpassningar kan användas i representationens övriga informationsverksamhet Uppgifter och ansvarsfördelning Europeiska kommissionens representation i Finland kommer att vara tidningen Europas utgivare och ha det övergripande ansvaret för dess innehåll. Uppdragstagaren ska i samråd med representationen stå för detaljerad planering, produktion och distribution av tidningen. Uppdragstagaren ska se till att representationen får en webblänk till tidningen, så att den kan läggas ut på representationens webbplats ( Uppdragstagaren ansvarar för alla upphovsrättsliga skyldigheter, inbegripet fotografier och videofilmer Tryckt tidning Tidningen ska vara i magasinsformat (DIN A4) i fyrfärg och omfatta 24 sidor (inklusive omslag). Uppdragstagaren ska producera ett tryckt nummer av tidningen per år. Det första numret ska ges ut under första kvartalet Uppgifter Uppdragstagarens huvudsakliga uppgifter kommer att vara följande: a. Planering Planera tidningens innehåll och layout, i samråd med representationen, i enlighet med kommissionens prioriteringar för kommunikation och arbetsprogram för det aktuella året. b. Produktion Redigera och skriva artiklar, intervjuer och reportage på finska (egna skribenter, frilansare eller andra källor), skaffa fotografier och illustrationer, stå för grafisk formgivning och layout. Texterna ska vara välskrivna, med ett korrekt och lättläst språk. I varje nummer ska det finnas minst en artikel som är översatt till svenska. Uppdragstagaren ansvarar för översättningen. c. Tryck Låta trycka exemplar i magasinsformat (DIN A4) på återvunnet papper av hög kvalitet: Omslag och inlaga 80 g/m2 matt Eller motsvarande miljövänlig kvalitet. 5

6 d. Distribution Organisera distributionen av tidningen så att målgrupperna nås. Distributionskanalerna bör omfatta allmänna bibliotek, press och audiovisuella medier, universitet och högskolor, gymnasier och vuxenutbildningscenter, intresseorganisationer, fackliga organisationer och branschorganisationer, icke-statliga organisationer, riksdagen, statsrådets kansli, ministerierna, politiska partier, myndigheter, arbetsförmedlingar samt hälso- och sjukvårdscentraler. Representationens befintliga sändlistor och nätverk kan användas som källor för sammanställning av prenumerantdatabasen. Som utgångspunkt kan den nuvarande databasen i Excel-format användas. e. Prenumerantdatabas Organisera, uppdatera och administrera prenumerantdatabasen, skriva ut och tillhandahålla adressetiketter samt skicka ut tidningen. f. Tidningens innehåll Den tryckta versionen av tidningen som ges ut varje år ska bestå av ett antal olika inslag som uppdragstagaren tillhandahåller: Bakgrundsartiklar och intervjuer: Två eller tre artiklar och intervjuer på tecken var (inkl. mellanslag, skiljetecken och tecken i faktarutor). Korta artiklar och notiser om lokala eller regionala EU-frågor: Tidningen ska innehålla i genomsnitt sex artiklar/notiser på tecken var (inkl. mellanslag och skiljetecken). De ska bygga på nya förslag till lagstiftning eller på pressmeddelanden, sammanfattningar i kommissionens förslag eller informationsmaterial om EU-projekt i Finland. Bildmaterial. Uppdragstagaren ska tillhandahålla det material som behövs (fotografier, reproduktioner, illustrationer osv.). Representationen ska inneha upphovsrätten till bildmaterialet Webbtidning Uppdragstagaren ska tillhandahålla tio elektroniska nummer av tidningen. Två av dem ska vara anpassade till mobilutrustning (läsplattor, smarttelefoner). Tidningen ska vara på finska, men innehålla en artikel på svenska i varje nummer. Uppdragstagaren ska se till att representationen får ett exemplar av varje nummer av tidningen i lämpligt elektroniskt format så att det kan läggas ut på representationens webbplats. Uppdragstagarens huvudsakliga uppgifter kommer att vara följande: g. Tillhandahållande av innehåll, redigering och layout av tidningen. h. Redigering, layout och sändning av material som är färdigt att laddas upp som webbtidning. i. Upprättande och administration av en prenumerantdatabas och utskick (med e-post) av tidningen till prenumeranterna. 6

7 j. Varje nummer av webbversionen av tidningen ska innehålla ett brett urval inslag som uppdragstagaren tillhandahåller: artiklar och intervjuer på högst tecken var (inkl. mellanslag, skiljetecken och tecken i faktarutor). I genomsnitt sex korta artiklar eller notiser om lokala eller regionala EU-frågor på tecken var (inkl. mellanslag och skiljetecken). Materialet ska tillhandahållas av uppdragstagaren och bygga på till exempel nya förslag till lagstiftning eller på pressmeddelanden, sammanfattningar i kommissionens förslag eller dokumentation om EU-projekt i Finland. Dessutom ska uppdragstagaren sammanställa i) en översikt över kommande EUlagstiftning och evenemang, ii) ett kalendarium över evenemang anordnade av representationen och det finländska Europa direkt-nätverket ( samt se till att det finns iii) utrymme för utdrag ur debattinlägg och insändare samt länkar. Bildmaterial. Uppdragstagaren ska tillhandahålla det material som behövs (fotografier, reproduktioner, illustrationer osv.). Representationen ska inneha upphovsrätten till bildmaterialet Redaktör Redaktörens uppgifter: Redaktionell planering och granskning av artiklar. Representationens presschef och redaktören kommer att träffas vid representationen varannan månad för att diskutera och komma överens om innehållet i kommande nummer av tidningen. Redaktören ska lägga fram ett skriftligt förslag före varje möte. Inhämtande av journalistiskt material och bildmaterial. Uppdragstagaren ansvarar för att utarbeta egna artiklar och intervjuer och bevaka seminarier, besök och evenemang. Tio resdagar om året alla inom Finland kan förväntas. Uppdatering av översikten över kommande EU-lagstiftning och EU-evenemang, uppdatering av evenemangskalendariet. Beställning av layout, fotografier och illustrationer. Korrekturläsning. Möten, rapportering och kontakter med representationen, samt nödvändiga telefonsamtal, videokonferenser och korrespondens. Webblayout av tidningens elektroniska version. Externt material För att framställa en förstklassig produkt och garantera en hög professionell nivå kan uppdragstagaren anlita externa yrkesskickliga journalistiska medarbetare och illustratörer. Dessa måste godkännas av representationen. 7

8 Representationen förbehåller sig rätten att utse särskilda journalister eller illustratörer för särskilt material Inledande arbete När avtalet träder i kraft anordnas ett inledande möte. Därefter ska uppdragstagaren utarbeta en slutgiltig, ingående och heltäckande plan över tidningens innehåll. Planen ska presenteras för Europeiska kommissionen inom 20 arbetsdagar efter det att avtalet har trätt i kraft. Planen och genomförandet av den ska diskuteras med representationen så att eventuella ändringar kan behandlas vid ett justeringsmöte 10 arbetsdagar efter det att den har presenterats. Det första numret av tidningen ska godkännas och skickas ut inom 10 arbetsdagar efter justeringsmötet. Det inledande arbetet omfattar följande: Layout: Uppdragstagaren ska ta fram och förverkliga en enhetlig visuell grafisk lösning (grafik) för tidningens layout. Det är viktigt att den valda lösningen stöder den journalistiska och redaktionella inriktningen. Vidare ska layouten följa kommissionens riktlinjer i Information Providers Guide ( och kommissionens visuella identitet, se Upprättande av en prenumerantdatabas utifrån den befintliga databasen i Excelformat Upprättande och administration av en prenumerantdatabas och utskick av tidningen Läsarna ska kunna prenumerera på och avbeställa tidningen, men redaktören ska också kunna uppdatera prenumerantdatabasen manuellt, t.ex. i samband med årliga kampanjer för att utöka läsarkretsen (se nästa punkt). Prenumeranternas personuppgifter ska behandlas i enlighet med gällande lagar och andra författningar om skydd av personuppgifter. Uppgifterna får inte utan Europeiska kommissionens skriftliga medgivande användas för något annat syfte än utskick av tidningen. När avtalet löper ut ska alla uppgifter genast överlämnas till kommissionen Årlig läsarundersökning, förslag på ändrad strategi och läsarkampanjer, utförande av kampanjerna samt systemutveckling Uppdragstagaren bör utföra en läsarundersökning en gång om året. Läsarundersökningen ska omfatta ett urval av 200 läsare som får lämna synpunkter på den elektroniska och tryckta versionen av tidningen. Undersökningens format och frågorna i den ska överenskommas med Europeiska kommissionens representation i Finland. Tidningens innehåll och layout ska utvecklas regelbundet efter målgruppens behov och önskemål. Därför ska uppdragstagaren utföra en detaljerad läsarundersökning varje gång avtalet förnyas. Läsarundersökningen ska utföras i början av varje ny avtalsperiod. Med utgångspunkt i läsarundersökningen, användarstatistik o. dyl. ska uppdragstagaren utarbeta följande: 8

9 En sammanfattning av läsarundersökningen. Ett förslag till ändring av tidningens långsiktiga strategi, med ett förslag till vidareutveckling av innehållet, 3.2. Rapporter ett förslag till ytterligare teknisk utveckling, ett förslag till vidareutveckling av layouten, och kartläggning av nya målgrupper och en plan för att locka nya läsare, med hänsyn till möjligheterna och begränsningarna med elektroniska medier. Uppdragstagaren ska en gång i kvartalet lämna in en rapport till kommissionen om det arbete som utförts inom ramen för avtalet. I rapporten ska följande anges: De resurser som använts. Eventuella problem och hur de lösts. Kostnaderna för att sammanställa rapporterna måste ingå i enhetspriset. 4. AVTALETS OMFATTNING Den preliminära budgeten för detta avtal är mellan euro och euro per år och mellan euro och euro för fyra år. 5. AVTALSVILLKOR De tjänster som beskrivs ovan kommer att vara föremål för ett tjänsteavtal mellan Europeiska kommissionens representation i Finland och den anbudsgivare som tilldelas uppdraget. Ett utkast till avtal finns i bilaga II till anbudsinfordran. När anbudet utarbetas bör anbudsgivaren beakta bestämmelserna i utkastet till avtal, särskilt följande: I.8 Utnyttjande av resultaten II.10 Rätten till resultaten Immateriella rättigheter II.15 Rapporter och utbetalningar 6. INLÄMNING AV ANBUD Följande ska ingå i anbudet: Försäkran på heder och samvete om uteslutningskriterierna. Fyll i och underteckna blanketten i bilaga IV. Alla de handlingar som krävs enligt urvalskriterierna i punkt 10. Fyll även i tabellerna i bilagorna V och VI. Ett tekniskt anbud enligt anvisningarna i punkt 7 och specifikationerna i punkt 3. Ett prisanbud enligt punkt 8, i överensstämmelse med kravspecifikationen. Fyll i och underteckna tabellen i bilaga III. 9

10 7. TEKNISKT ANBUD Ett tekniskt anbud ska ingå. Det ska utarbetas i enlighet med villkoren i denna kravspecifikation och beskriva hur de uppgifter som omfattas av avtalet kommer att utföras. Det tekniska anbudet ska utformas enligt samma struktur som föremålet för avtalet (se punkt 3). Anbudsgivarna bör dessutom lämna följande: En översikt över tidningens innehåll och layout. En beskrivning (högst tre A4-sidor) av tidningen, med förslag till hur dess innehåll och layout kan vidareutvecklas, i enlighet med specifikationerna i punkt 3. En prototyp av den trycka versionen av tidningen Europa, med konkreta exempel på innehåll, utformning och disposition. Prototypen bör bestå av ett omslag och fyra sidor. Ett exempel på en nyhetsartikel om finanskrisens framtid, med lokal eller regional anknytning, och ett exempel på en intervju ( tecken inkl. mellanslag, skiljetecken och tecken i faktarutor). Båda ska presenteras enligt den planerade layouten. Artiklarna ska vara lättlästa, tilltalande och informativa både vad avser innehåll och layout. Artiklarna ska intressera både en vidare allmänhet och läsare som redan har vissa kunskaper om ämnet. Provlayout av tidningens elektroniska version. Denna bör levereras i elektronisk form. Det tekniska anbudet ska inte innehålla några av de handlingar som anges i uteslutningseller urvalskriterierna och ska inte heller hänvisa till omständigheter som omfattas av dessa kriterier. Det tekniska anbudet kommer att bedömas mot bakgrund av tilldelningskriterierna för kvalitet i punkt PRISANBUD Prisanbudet ska ges på blanketten i bilaga III. Blanketten ska undertecknas och dateras. Det angivna priset ska vara ett totalpris som täcker alla kostnader för fullgörandet av avtalet och som beskrivs ovan. 9. UTESLUTNINGSKRITERIER Anbud från anbudsgivare som befinner sig i en situation som omfattas av uteslutningskriterierna i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen 1 kommer inte att beaktas

11 9.1. Försäkran på heder och samvete och styrkande handlingar Anbudsgivarna ska lämna en försäkran på heder och samvete (undertecknad och daterad) om att de inte befinner sig i någon situation som innebär att de utesluts från upphandlingen. Blanketten i bilaga IV till anbudsinfordran ska användas. Den anbudsgivare som ska tilldelas uppdraget ska, inom en frist som den upphandlande myndigheten fastställer och innan avtalet undertecknas, lämna nödvändiga handlingar för att styrka försäkran. De styrkande handlingarna måste vara giltiga den dag då tidsfristen för anbudsinlämningen går ut och får vara högst ett år gamla vid denna tidpunkt. De styrkande handlingarna ska i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad gälla juridiska eller fysiska personer, och där så krävs enligt den upphandlande myndighetens bedömning, företagsledare och andra aktörer med rätt att representera, fatta beslut eller utföra kontroll hos anbudsgivaren. Om sådana handlingar redan lämnats in i samband med ett annat anbudsförfarande och det gått högst ett år sedan de utfärdades och de fortfarande är giltiga, ska anbudsgivaren på heder och samvete försäkra att styrkande handlingar redan har lämnats in vid en tidigare upphandling och att hans eller hennes situation inte har förändrats Anbud som lämnas av konsortier och anbud med underentreprenad Om anbud lämnas av konsortier eller grupper av tjänsteleverantörer ska var och en av de ekonomiska aktörer som deltar i anbudet lämna en försäkran på heder och samvete (daterad och undertecknad) som styrker att inget av uteslutningskriterierna är tillämpligt på dem (bilaga IV). Den anbudsgivare som tilldelas uppdraget ska, inom en frist som den upphandlande myndigheten fastställer och innan avtalet undertecknas, lämna ovanstående handlingar för att styrka försäkran på heder och samvete för var och en av de aktörer som ingår i konsortiet eller gruppen av tjänsteleverantörer. Vid anbud med underentreprenad och om den upphandlande myndigheten begär det ska anbudsgivaren lämna en försäkran på heder och samvete från den planerade underentreprenören om att denne inte befinner sig i någon av de situationer som beskrivs i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen. Om tvivel föreligger om denna försäkran på heder och samvete ska den upphandlande myndigheten begära de styrkande handlingar som avses i artikel och i tillämpningsföreskrifterna. Artikel ska gälla i tillämpliga fall. 10. URVALSKRITERIER Anbudsgivarens kapacitet Anbudsgivarna måste styrka att de har den ekonomiska, finansiella, tekniska och yrkesmässiga kapacitet som krävs för att utföra de uppgifter som anges i punkt 3 i denna kravspecifikation. 11

12 En ekonomisk aktör får, i tillämpliga fall och för ett visst avtal, ta andra enheters resurser i anspråk för att uppnå den ekonomiska, finansiella och tekniska kapacitet som krävs, oavsett den rättsliga förbindelsen mellan dem (underentreprenör, moderbolag eller tredje part). I sådana fall måste aktören visa för den upphandlande myndigheten att han eller hon kommer att förfoga över de resurser som krävs för att fullgörandet av avtalet, t.ex. genom att uppvisa ett åtagande från dessa enheter om att de kommer att bidra med nödvändiga resurser (se punkterna 10.2 och 10.3). När en anbudsgivares finansiella kapacitet helt eller till mycket stor del tillhandahålls av en tredje part kan den upphandlande myndigheten begära att den tredje parten ska underteckna avtalet eller lämna en solidarisk proprieborgen om anbudsgivaren skulle tilldelas uppdraget. Anbudsgivarna måste styrka sin kapacitet genom att bifoga följande uppgifter och handlingar till sitt anbud. Den upphandlande myndigheten får frångå kravet på att en anbudsgivare ska lämna de styrkande handlingar som avses i punkt 10.1 a, b och c om sådana handlingar redan lämnats in vid ett tidigare upphandlingsförfarande och fortfarande uppfyller kraven i punkt a Rättslig kapacitet och bankuppgifter Anbudsgivarna ska fylla i och underteckna de blanketter som gäller rättssubjekt och bankkonto och bifoga nödvändiga bilagor. Blanketterna kan laddas ner från följande webbsidor: b Finansiell och ekonomisk kapacitet Den ekonomiska och finansiella kapaciteten ska styrkas med följande handlingar: Balansräkning eller utdrag ur balansräkning för de två senaste verksamhetsåren med årsbokslut, i de fall då offentlig redovisning av balansräkningen krävs enligt bolagslagstiftningen i det land där den ekonomiska aktören är etablerad. Tabellerna I och II i bilaga VI, ifyllda, undertecknade och daterade, med alla relevanta uppgifter ur balansräkningen (i euro). Tabellerna måste också lämnas in på cd/dvd/usb. Om en anbudsgivare på grund av särskilda skäl inte kan tillhandahålla de handlingar som den upphandlande myndigheten begär får han eller hon bevisa sin ekonomiska och finansiella kapacitet på annat sätt som den upphandlande myndigheten anser vara lämpligt (bankgaranti, bevis på relevant ansvarsförsäkring för verksamheten), förutsatt att den upphandlande myndigheten anser att skälen är giltiga c Teknisk och yrkesmässig kapacitet Kriterium 1: Yrkeserfarenhet av liknande tjänster: Anbudsgivarna måste visa att de har tidigare erfarenhet av tidningsproduktion och att de tidigare projekten har ett minimivärde på euro vardera. 12

13 För att styrka sin förmåga att producera en tidning ska de lämna in en förteckning över minst tre och högst sex motsvarande tjänster som de utfört under de senaste tre (högst fem) åren. Förteckningen ska innehålla uppgifter om belopp, datum och mottagare samt rekommendationer från uppdragsgivarna. Minst två av de tidigare tidningarna som producerats ska vara finskspråkiga. Kriterium 2: I den personal som utför uppgifterna bör minst följande funktioner ingå: Projektledare: Minst tre års erfarenhet av projektledning, inklusive erfarenhet av kontroll av tillhandahållna tjänster, kundservice och konfliktlösning i ett projekt av motsvarande storlek (minst euro) samt erfarenhet av att leda ett team med minst tre personer. Expert på journalistiskt arbete: Minst tre års yrkeserfarenhet inom tidningsproduktion. Redaktör: Minst avgångsbetyg från gymnasium eller yrkesläroanstalt. Minst tre års erfarenhet inom tidningsproduktion. Goda kunskaper om sökverktyg på internet. Goda kunskaper om EU och EU-institutionernas funktion. Utmärkta kunskaper i finska: Minimikravet är språkfärdighetsnivå C2: Goda praktiska kunskaper i svenska och engelska: Minimikravet är språkfärdighetsnivå B2: För att styrka detta ska anbudsgivarna uppge vilken utbildning de personer som ska utföra uppgifterna har (meritförteckningar). Detta gäller även ledningspersonalen. Av varje enskild persons meritförteckning ska det framgå vilken funktion personen i fråga ska ha vid utförandet av uppgifterna. Kriterium 3: Tekniska resurser som krävs för att de uppgifter som ingår i avtalet ska kunna utföras enligt bästa yrkespraxis: Uppdragstagaren ska förfoga över de lokaler och den mjukvara och hårdvara som behövs för att kunna utföra de uppgifter som ingår i produktionen av den elektroniska och tryckta versionen av tidningen. Infrastrukturen och utrustningen bör omfatta minst följande: Nödvändig it-utrustning. Snabb internetuppkoppling. Utrustning som behövs för fotografering och bearbetning av videomaterial. För att styrka detta ska anbudsgivarna lämna en beskrivning av den tillgängliga infrastrukturen och utrustningen. 13

14 10.2. Ytterligare krav för gemensamma anbud Om anbudet lämnas in av ett konsortium måste varje medlem styrka sin ekonomiska och finansiella kapacitet (se punkt 10.1 b). Dessutom ska följande ingå i anbudet: En handling med namnet på det företag som utsetts till företrädare för konsortiet, med en fullmakt för den person som utsetts att underteckna avtalet och/eller fungera som konsortiets kontaktperson för kommissionen. En handling som tydligt visar gruppens eller enhetens sammansättning och typ (företag, tillfällig sammanslutning osv.), liksom under vilka juridiska former samarbetet kommer att ske om man tilldelas uppdraget och om en ändring är nödvändig för att avtalet ska kunna fullgöras. Ett brev som undertecknats av alla medlemmar i konsortiet och som intygar att de åtar sig att utföra de tjänster som anges i anbudet, med en tydlig beskrivning av medlemmarnas funktion, kvalifikationer och erfarenhet Ytterligare krav för anbud som inbegriper underentreprenad Om anbudet inbegriper underentreprenad måste anbudsgivaren styrka den ekonomiska och finansiella kapaciteten (se punkt 10.1 b) för varje underentreprenör vars uppgifter utgör mer än 20 % av avtalets värde. Dessutom ska följande ingå i anbudet: En handling där det tydligt anges vilka underentreprenörerna är, vilka uppgifter och skyldigheter de kommer att ha samt hur stor volym eller andel av uppgifterna var och en av dem kommer att utföra. Det måste också framgå på vilket sätt kvaliteten på de uppgifter som utförs av underentreprenörerna kommer att kontrolleras. En avsiktsförklaring från var och en av underentreprenörerna, där de klart och tydligt åtar sig att samarbeta med anbudsgivaren om han eller hon skulle tilldelas uppdraget samt anger hur mycket resurser de kommer att ställa till anbudsgivarens förfogande för fullgörandet av avtalet. Om anbudet inte inbegriper underentreprenad ska anbudsgivaren lämna in en handling med uppgift om att inget arbete kommer att läggas ut på underentreprenad och att kommissionen kommer att underrättas om detta ändras. Kommissionen förbehåller sig rätten att avgöra om en eventuell ändring i detta avseende kan godtas. Anbudsgivare som befinner sig i en yrkesrelaterad intressekonflikt som kan påverka avtalets genomförande kan avvisas på grund av att de inte uppfyller urvalskriterierna för yrkesmässig kapacitet. 11. TILLDELNINGSKRITERIER Anbud från anbudsgivare som befinner sig i någon av de situationer som anges i uteslutnings- eller urvalskriterierna kommer inte att beaktas. Avtalet kommer att ingås med den anbudsgivare som ger det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt följande kriterier: 14

15 a. Hur relevant, omfattande och tydlig översikten över innehållet och layouten är. Beskrivning (högst tre A4-sidor) av tidningen med förslag till hur dess innehåll och layout kan vidareutvecklas. Detta kriterium motsvarar 20 % i den sammanlagda bedömningen av anbudet. b. Kvaliteten på prototypen av den tryckta versionen av tidningen Europa: Hur lättläst, tilltalande och informativ tidningen är (innehåll, layout och design samt aktualitet, lokalanpassning och målgruppsanpassning). Detta kriterium motsvarar 20 % i den sammanlagda bedömningen av anbudet. c. Kvaliteten på den artikel och intervju som lämnas in som exempel: Hur lättläst, tilltalande och informativ artikeln/intervjun är (stil, aktualitet, lokalanpassning och målgruppsanpassning). Detta kriterium har en vikt på 20 % i den sammanlagda bedömningen av anbudet. d. Provlayout av tidningens elektroniska version. Detta kriterium motsvarar 20 % i den sammanlagda bedömningen av anbudet. e. En beskrivning av hur man kommer att gå tillväga för att kunna fullgöra avtalet effektivt och utan avbrott under avtalets hela löptid samt för att hålla alla tidsfrister, tjänsternas kvalitet samt den kvalitetskontroll som kommer att göras. Detta kriterium motsvarar 20 % i den sammanlagda bedömningen av anbudet. f. Priset. Pris Bedömning av de tekniska aspekterna Det tekniska anbud som ska lämnas som en del av anbudet (se punkt 7) kommer att bedömas utifrån kvalitetskriterierna a, b, c, d och e. Vid bedömningen av de tekniska aspekterna poängsätts anbudet efter varje enskilt kriterium och poängen räknas sedan samman. Endast anbud som får minst 60 % för varje enskilt kriterium och sammanlagt minst 70 poäng kommer att beaktas när uppdragstagaren väljs ut Bedömning av de ekonomiska aspekterna För prisanbudet ska anbudsgivaren använda standardtabellerna i bilaga VI. Om dessa tabeller ändras eller om uppgifter utelämnas kommer anbudet att betraktas som ogiltigt. 15

16 11.3. Tilldelning av uppdraget Uppdraget kommer att tilldelas den anbudsgivare som får högst poäng enligt följande formel: Poäng för anbud X = Lägsta pris Pris för anbud X * Totalt antal poäng för kvaliteten (av 100) för samtliga kriterier för anbud X 16