BILAGA 1 BILAGA I TILL ANBUDSINFORDRAN PO/ INF/HEL

Transkript

1 BILAGA 1 BILAGA I TILL ANBUDSINFORDRAN KRAVSPECIFIKATION Tillhandahållande av tjänster STÄDTJÄNSTER I DE LOKALER SOM NYTTJAS AV EU- KOMMISSIONENS REPRESENTATION OCH EUROPAPARLAMENTETS INFORMATIONSKONTOR ÖPPET ANBUDSFÖRFARANDE PO/ INF/HEL

2 Innehållsförteckning 1. Titel Syfte och bakgrund Föremål för avtalet Tjänster som omfattas Rapporter Efterlevnad av lagar och förordningar Avtalet Beskrivning av uppdraget Varaktighet Plats för fullgörande av uppdraget Deltagande i anbudsinfordran Avtalets värde Betalning Inlämnande av anbud Tekniskt anbud Ekonomiskt anbud Uteslutningskriterier Urvalskriterier Besök på plats av de kontor som ska städas Tilldelningskriterier Bedömning av de tekniska aspekterna Bedömning av de ekonomiska aspekterna Tilldelning av uppdraget Förteckning över bilagor till kravspecifikationen

3 1. TITEL STÄDTJÄNSTER I DE LOKALER SOM NYTTJAS AV EU-KOMMISSIONENS REPRESENTATION OCH EUROPAPARLAMENTETS INFORMATIONSKONTOR Ref. PO/ INF/HEL. 2. SYFTE OCH BAKGRUND Syftet med denna kravspecifikation är att beskriva de städtjänster som ska tillhandahållas i de lokaler som nyttjas av EU-kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor, nedan kallade kommissionen, parlamentet eller institutionerna, samt i de allmänna utrymmena i Europahuset i HELSINGFORS. Under hela anbudsförfarandet samt under genomförandet av avtalet kommer kommissionens representation (nedan kallad den upphandlande myndigheten) att vara kontaktpunkt och också agera för Europaparlamentets informationskontor. I bilagorna 1a och 1b finns uppgifter om arbetsschemat. I bilaga 1c finns en beskrivning av lokalerna. 3. FÖREMÅL FÖR AVTALET 3.1. Tjänster som omfattas De tjänster som omfattas av detta avtal gäller huvudsakligen städning av och bortskaffande av avfallsmaterial från de lokaler som nyttjas av kommissionen och parlamentet samt de allmänna utrymmena i Europahuset i Helsingfors Huvuduppgifter Städschema Vilka tjänster som ska utföras, hur ofta de ska utföras och tidsschemat för utförandet anges i tabellerna i bilagorna 1a och 1b. Vid avtalets genomförande måste uppdragstagaren också informera institutionerna om alla förbättringar som skulle kunna göras och/eller områden där vissa tjänster som inte omfattas av det här avtalet skulle kunna läggas till. Denna information ska åtföljas av ett anbudspris och en förklaring som kan utgöra underlag för ett beslut i frågan Uppdragstagaren har ansvar för att utföra de tjänster som föreskrivs i avtalet på ett sådant sätt att institutionernas verksamhet och infrastruktur inte störs och kan flyta på ett normalt sätt. Uppdragstagaren måste vidta alla nödvändiga åtgärder för att undvika skador på byggnader och egendom, får inte störa institutionernas normala verksamhet och måste omedelbart rapportera 3

4 eventuella avvikelser som kan skada personer, lokaler och egendom av alla slag Tjänsterna ska utföras under uppdragstagarens ansvar och ledning, i enlighet med tabellerna i bilagorna 1a och 1b, instruktioner från auktoriserad personal på den upphandlande myndigheten Insamling av avfall Innehållet i papperskorgar, olika typer av avfall och damm från sopning eller moppning och dammsugning ska samlas in i påsar i enlighet med de regler som gäller för lokalerna där tjänsterna tillhandahålls. Påsarna ska tillhandahållas av uppdragstagaren och avlämnas på därför avsedda platser i byggnaden Packlådor, avfall i form av dokument och pappersavfall ska samlas in separat, i påsar eller på något annat sätt, för lagring i ett utrymme i byggnaden som är anpassat för detta syfte Uppdragstagaren ska se till att soptunnorna sätts ut och kommer att informeras om på vilka dagar och tider detta ska ske. Dessutom ska uppdragstagaren utföra följande uppgifter: Leda arbetet med bortförande, transport, sortering och återvinning eller bortskaffande av avfall från den berörda byggnaden, i enlighet med gällande bestämmelser. Denna verksamhet ska samordnas med de lokala myndigheter som är ansvariga på detta område. Tillhandahålla institutionerna tillräckligt med behållare som är lämpliga för det avfall som hanteras. Tillhandahålla institutionerna handlingar som på ett tillfredsställande sätt styrker att avfall som kräver återvinning eller särskilda metoder för bortskaffande har hanterats i enlighet med gällande bestämmelser och standarder. Inom 30 (trettio) dagar från och med den dag då avtalet träder i kraft informera institutionerna om vart de olika typerna av avfall kommer att föras och hur de kommer att återvinnas eller bortskaffas. Ny information ska lämnas omedelbart om villkoren ändras. Sända institutionerna en sammanfattande rapport varje år om dels den berörda byggnaden, dels varje avfallstyp, med uppgifter om avfallsmängder som förts bort för återvinning respektive bortskaffande, samt eventuella förslag på förbättringar. 4

5 Uppdragstagaren ska förebygga risken för brand genom att instruera sin personal att följa följande regler: - Institutionernas lokaler är rökfritt område, vilket innebär att personalen inte får röka där. - Innan personalen lämnar lokalerna ska den kontrollera att det inte finns något som kan orsaka fara i utrymmena avsedda för avfallsförvaring Återställande av föremål till deras ursprungliga plats När städarbetet slutförts ska följande uppgifter utföras: Möbler och andra kontorsföremål som har flyttats ska ställas tillbaka på sin rätta plats. Lamporna ska släckas. Kontorsdörrarna ska stängas. Kranarna i toalettutrymmena och köksutrymmet ska vara stängda. Städpersonalen ska regelbundet inspektera att utrustning och armaturer fungerar korrekt samt göra löpande kontroller av produktförråden Ändringar av tider i städschemat Parlamentet och kommissionen förbehåller sig rätten att göra ändringar i städschemat om de bedömer att så är nödvändigt Tilläggstjänster som begärs av parlamentet och/eller kommissionen i särskilda fall Förutom det städschema som föreskrivs i punkt 3.1 förbehåller sig parlamentet och kommissionen rätten att i särskilda fall begära tilläggstjänster. En sådan begäran ska lämnas skriftligt av den upphandlande myndigheten, som ska ange av vilket slag de berörda tjänsterna är, på vilket datum och klockslag de ska utföras samt hur mycket personal som kommer att behövas. Denna skriftliga begäran ska lämnas minst 48 timmar innan tjänsterna ska utföras, till den person som uppdragstagaren har utsett enligt punkt Uppdragstagaren ska göra följande: Tillhandahålla den utrustning och de produkter som behövs för att tjänsterna ska kunna utföras. För detta tillhandahållande gäller samma villkor som de som anges i städschemat i bilagorna 1, insamling av avfall (punkt 3.1.2) och återställande av föremål till deras ursprungliga plats (punkt 3.1.3). Arbeta övertid om den upphandlande myndigheten begär det, vilket kan innebära att man måste avvika från städschemat i Dessa tjänster ska faktureras och betalas tillsammans med de ordinarie tjänsterna. Priserna i den relevanta rubriken för prisanbudet ska gälla (11.2.b och c). 5

6 3.1.6 Tjänsternas kontinuitet Personal Om den upphandlande myndigheten uttryckligen begär det ska uppdragstagaren, utan någon extra kostnad utöver totalsumman i prislistan, tillhandahålla och underhålla ytterligare utrustning som anses vara nödvändig för att uppgifterna i ska kunna utföras Uppdragstagaren ska tillhandahålla, leda och utöva tillsyn över en personalstyrka som har lämpliga kunskaper för att utföra uppgifterna och som ska tillhandahålla tjänsterna på de tider och med de intervall som anges i bilagorna till detta dokument Uppdragstagaren kommer att vara personalens arbetsgivare under hela avtalets löptid. Varken uppdragstagaren eller någon av hans eller hennes anställda kommer att ha ett anställningsavtal med den upphandlande myndigheten Uppdragstagaren ska omedelbart ersätta en anställd som av någon anledning är frånvarande så att de berörda tjänsterna kan fortsätta att utföras utan avbrott Uppdragstagaren ska utse en anställd (arbetsledare) med allmänt ansvar. Arbetsledaren ska ha minst två års erfarenhet på ett verksamhetsområde som är jämförbart med det område som detta avtal omfattar. Denna person måste på plats kunna lösa eventuella problem som rör avtalets genomförande. Vid behov måste det vara möjligt att kontakta honom eller henne när som helst under arbetsdagen (och i undantagsfall också på helger och allmänna helgdagar). Om arbetsledaren är frånvarande ska han eller hon ersättas av en biträdande arbetsledare med samma kvalifikationer. Den upphandlande myndigheten ska också ges tillgång till kontaktuppgifter för nödsituationer på helger och allmänna helgdagar Uppdragstagaren ska se till att personalen följer alla regler och föreskrifter som gäller i Europahusets lokaler. Uppdragstagaren ska också tillhandahålla den upphandlande myndigheten de uppgifter om personalen som institutionerna behöver för säkerhetsändamål enligt sin arbetsordning, och ska inom tre dagar meddela institutionerna alla eventuella förändringar av dessa uppgifter. Innan arbetet inleds ska uppdragstagaren tillhandahålla en förteckning med efternamn, förnamn, nationalitet, födelsedatum, fullständig adress samt (om tillämpligt) typ av arbetstillstånd för varje person i personalen som föreslås utföra tjänsterna. 6

7 Förteckningen ska också ange vilka uppgifter varje anställd ska tilldelas samt mellan vilka tider han eller hon ska arbeta Uppdragstagaren förpliktar sig att alltid använda samma personal för kontorsstädningen. Eventuella förändringar ska alltid meddelas skriftligt i förväg Den upphandlande myndigheter kommer så snart som möjligt att utställa passertillstånd för de anställda på städfirman så att de får tillträde till de byggnader som detta avtal omfattar. Varje person kommer att få ett passerkort, som ska bäras synligt när han eller hon befinner sig i lokalerna. Personalen måste följa alla instruktioner från den upphandlande myndigheten, särskilt när det gäller tillträde till vissa byggnader. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att, av skäl som den inte behöver redovisa, neka tillträde för en person som arbetar för uppdragstagarens räkning Alla arbetstagare, förmän, instruktörer och andra personer som arbetar för uppdragstagarens räkning ska skriva in sig i ett för ändamålet avsett register i receptionen när de går in i och ut ur byggnaden Det är förbjudet för uppdragstagarens personal att avlägsna föremål som tillhör den upphandlande myndigheten, även i sådana fall där de tycks vara utan värde. Personalen får inte ta del av något institutionsdokument som inte berör dem direkt Produkter och utrustning som uppdragstagaren ska tillhandahålla För alla områden och tjänster som omfattas av tabellerna i bilagorna 1a och 1b Uppdragstagaren ska tillhandahålla och använda följande: Rengöringsprodukter för alla ytor (rengöringsmedel, desinfektionsmedel osv.). Produkter som behövs för påfyllning i toalettutrymmena (tvål, toalettpapper, handdukar, desinfektionsmedel, luftrenande produkter osv.). Alla produkter till köksutrymmet (diskmedel, rengöringsmedel, diskhanddukar, handdukar osv.). Nödvändig utrustning (dammsugare, trappstegar osv.), lämpliga stora soppåsar för bortförande av avfall i behållare. De arbetskläder och den skyddsutrustning som behövs. Golvmattor (tillräckligt många mattor till entrén, trapporna osv. Mattorna ska bytas ut regelbundet, minst en gång i veckan under sommaren och minst två gånger i veckan under vintern). Beräknat antal golvmattor (för kännedom): 7

8 5 stycken mattor under sommaren. Ytterligare två mattor kommer att behövas under cirka sju månader (oktoberapril), beroende på väderförhållandena De produkter som används får inte innehålla ämnen som kan skada exempelvis heltäckningsmattor, marmorytor, kaklade ytor, linoleum eller metaller. Produkternas sammansättning ska bevara de behandlade ytorna på ett tillfredsställande sätt. Produkterna ska följa gällande bestämmelser om miljöskydd och preferens kommer att ges till sådana produkter som ger de bästa garantierna i detta avseende Om någon yta skulle skadas på grund av att uppdragstagaren inte har följt dessa regler ska uppdragstagaren på egen bekostnad och så snabbt som möjligt reparera skadan Miljö-, säkerhets- och hälsokriterier Uppdragstagaren ska uppfylla EU-bestämmelser och nationella bestämmelser om miljöskydd, säkerhet och hälsa. Om den upphandlande myndigheten begär det ska uppdragstagaren tillhandahålla en förteckning över alla produkter som används och deras kemiska sammansättning. Om den upphandlande myndigheten anser att de produkter som används inte ger tillräckliga garantier när det gäller hälsa, säkerhet och miljöskydd har den rätt att förbjuda användning av dessa produkter i lokalerna. De produkter och material som används ska förvaras i behållare med lämplig märkning och endast i utrymmen eller skåp som utsetts för detta ändamål. Skriftligt tillstånd för förvaring av brandfarliga produkter ska sökas hos en auktoriserad tjänsteman. Den utrustning och de metoder som används ska följa de hälso- och säkerhetsstandarder som gäller i de kontorslokaler där städningen sker, i enlighet med lokala föreskrifter. Rengöringsmedel ska uppfylla kraven i EUförordningarna när det gäller biologisk nedbrytbarhet. Framför allt ska den genomsnittliga biologiska nedbrytbarheten för de ytaktiva ämnen som rengöringsmedlen innehåller vara lägre än 90 % för var och en av följande kategorier av ytaktiva ämnen: anjoniska, katjoniska, icke-joniska och amfotera ämnen. När andra rengöringsmedel än de som omfattas av de ovannämnda föreskrifterna väljs, ska som en allmän regel preferens ges till produkter som är baserade på biologiskt nedbrytbara beståndsdelar. 8

9 Uppdragstagarens personal ska slå larm till de personer som ansvarar för lokalerna om det skulle uppstå problem med vattenläckage i tvätt- och toalettutrymmena eller om de upptäcker någon annan typ av fel vid utförandet av arbetet. Uppdragstagarens personal ska ha utbildats i hur de ska använda rengöringsprodukter på ett ekonomiskt vis och i rätta mängder. Uppdragstagaren ska kunna bevisa för institutionerna att denna utbildning har ägt rum. Rengöringsprodukterna ska helst vara koncentrerade och förpackade i återvinningsbara eller återanvändbara behållare försedda med ett mått eller någon annan mätanordning. De mängder som är lämpliga att använda ska anges på förpackningen tillsammans med en bruksanvisning. Bruksanvisningen ska också finnas på etiketterna. Kontorsavfall ska samlas in separat. Allt avfall bestående av rengöringsprodukter som innehåller giftiga ämnen ska behandlas som riskavfall. Uppdragstagaren ska i möjligaste mån använda produkter utan blekmedel, EDTA (etylendiaminotetraättiksyra), formaldehyd, nitromyskämnesbaserade doftämnen eller ämnen som klassificerats som cancerframkallande, mutagena eller reproduktionstoxiska. Uppdragstagaren ska under arbetet minimera energiförbrukningen så mycket som möjligt. Termisk desinfektion ska användas när det går. De metoder och/eller produkter som används ska på ett lämpligt sätt bevara de behandlade ytorna under alla omständigheter. De produkter som används för rengöring av inredningsdetaljer i aluminium och andra metaller ska uppfylla de standarder som fastställts i det berörda landet av företagssammanslutningen av företag som arbetar med sådana produkter. Vissa fönster, dörrar och glasväggar är försedda med ett skyddande skikt, vilket måste rengöras på rätt sätt. Inga rengöringsmedel får användas och ytorna får inte heller skrapas. Därför ska uppdragstagaren vara särskilt noggrann vid valet av rengöringsmetod för de föremål som är försedda med ett skyddande skikt Rapporter Var sjätte månad från och med den dag då tjänsteavtalet undertecknades, efter att uppgifterna i punkt 3 har avslutats, ska uppdragstagaren lämna in verksamhetsrapporter om genomförandet till den upphandlande myndigheten. I rapporterna ska följande anges: 9

10 De resurser som använts. En beskrivning av de uppgifter som avslutats (inklusive utförandedatum för de uppgifter som utförs med mer än en veckas mellanrum) enligt bilagorna 1a och 1b. En sammanställning av de tjänster som fakturerats varje månad. Tjänsterna ska kategoriseras på samma sätt som i prisanbudet. Eventuella problem och deras lösningar. Vid behov förslag på hur den upphandlande myndigheten kan förbättra till exempel sin avfallshantering. 3.3 Efterlevnad av lagar och förordningar Anbuden ska följa tillämplig nationell rätt och EU-lagstiftning. Anbuden ska utformas i överensstämmelse med tillämplig nationell och europeisk lagstiftning, särskilt när det gäller företagsöverlåtelser, och framför allt direktiv 2001/23/EG (EGT L 82, ) och dess nationella genomförandebestämmelser. Särskild uppmärksamhet bör fästas vid de gällande bestämmelserna avseende skydd för arbetstagarnas rättigheter vid byte av arbetsgivare i samband med företagsöverlåtelser. 4. AVTALET 4.1. Beskrivning av uppdraget De tjänster som beskrivs i denna kravspecifikation kommer att bli föremål för ett avtal mellan den upphandlande myndigheten och den anbudsgivare som har vunnit upphandlingen. I detta avtal kommer de rättsliga och ekonomiska villkoren att anges, tillsammans med de administrativa och tekniska villkor som gäller under avtalets löptid. Avtalet kommer att upprättas med hänvisning till de villkor som anges i utkastet till avtal i bilaga 2 till anbudsinfordran. När anbuden utarbetas bör anbudsgivarna beakta bestämmelserna i utkastet till avtal, särskilt följande: I.4 Betalningsvillkor II.15 Rapporter och utbetalningar 10

11 4.2. Varaktighet Detta avtal kommer att ingås för en inledande period på ett år. Det kan förnyas fyra gånger för ytterligare en period på ett år. Avtalet får sammanlagt löpa i högst fem år Plats för fullgörande av uppdraget Uppdragstagaren kommer att arbeta i de lokaler som nyttjas av Europaparlamentets informationskontor och Europeiska kommissionens representation i Helsingfors, Malmgatan Deltagande i anbudsinfordran Uppdraget omfattas av Världshandelsorganisationens avtal om offentliga upphandlingar. Både fysiska och juridiska personer kan delta i anbudsinfordran Avtalets värde Avtalets uppskattade värde är euro för ett år och euro för fem år exklusive moms. Enligt artikel f och i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget får den upphandlande myndigheten använda sig av ett förhandlat förfarande om de nya tjänsterna innebär en upprepning av liknande tjänster som samma uppdragstagare fått i uppdrag att utföra vid den första upphandlingen. Detta förfarande får bara tillämpas under tre år efter det att det ursprungliga avtalet ingåtts. 5. BETALNING Betalning för de tillhandahållna tjänsterna (ordinarie städschema plus tilläggstjänster i särskilda fall) kommer att ske varje månad på det sätt som anges i utkastet till avtal, efter föreläggande av en korrekt faktura som upprättats i enlighet med nationell lagstiftning och av alla styrkande handlingar som anger de tjänster som utförts under den berörda månaden, särskilt den skriftliga begäran från den upphandlande myndigheten om tilläggstjänster i särskilda fall. 6. INLÄMNANDE AV ANBUD Genom att lämna att anbud godtar anbudsgivarna de villkor som anges i denna kravspecifikation och dess bilagor, utan utelämnanden eller tillägg, och avstår från sina egna försäljningsvillkor. 11

12 Anbudet ska innehålla följande: a) All information och dokumentation som krävs för att den upphandlande avdelningen ska kunna bedöma anbuden på grundval av de uteslutnings- och urvalskriterier som anges i punkterna 11 och 12. Därför ska anbudsgivaren också fylla i tabellerna i bilaga 5 till anbudsinfordran, där det anges vilka handlingar som krävs, samt fylla i och underteckna försäkran på heder och samvete i bilaga 3 till anbudsinfordran. b) Prisanbudet i bilaga 4 till anbudsinfordran ska fyllas i fullständigt, dateras och undertecknas av anbudsgivaren. c) Anbudet får upprättas på vilket som helst av Europeiska unionens officiella språk. d) Om anbudet lämnas in av ett konsortium eller en grupp av tjänsteleverantörer ska varje medlem lämna in en undertecknad och daterad fullmakt eller ett annat giltigt godkännande som ger en av dem befogenhet att ingå åtaganden för konsortiet eller gruppen och samtliga medlemmar. 7. TEKNISKT ANBUD Anbudsgivarna ska som en del av sina anbud lämna ett tekniskt anbud som utarbetats i enlighet med villkoren i denna kravspecifikation och innehåller en beskrivning av hur de ämnar utföra de uppgifter som omfattas av avtalet. Det tekniska anbudet ska utformas enligt samma struktur som föremålet för avtalet (se punkt 3). Det tekniska anbudet ska innehålla följande: 1. En detaljerad beskrivning av hur personalens arbete ska organiseras och hur anbudsgivaren ämnar utföra de uppgifter som omfattas av avtalet enligt villkoren i denna kravspecifikation, inklusive hur många lokalvårdare som krävs för att genomföra avtalet effektivt och utan avbrott under löptiden. 2. En beskrivning av åtgärderna för kvalitetskontroll av de tillhandahållna tjänsterna. 3. En beskrivning av kvaliteten på och kvantiteten av de rengöringsmedel som anbudsgivaren använder i det dagliga städarbetet, inklusive de produkter som används för påfyllning i toalettutrymmena, för att se till att avtalet genomförs effektivt och att tjänsterna håller hög kvalitet. Det tekniska anbudet ska inte innehålla några av de handlingar som anges i uteslutnings- eller urvalskriterierna och ska inte heller hänvisa till omständigheter som omfattas av dessa kriterier. Det tekniska anbudet kommer att bedömas mot bakgrund av tilldelningskriterierna för kvalitet i punkt

13 8. EKONOMISKT ANBUD Det ekonomiska anbudet ska lämnas på blanketten i bilaga 4. Blanketten ska undertecknas och dateras. Anbudsgivaren uppmanas att särskilt beakta följande: - Priserna ska anges i euro. - Alla anbudsgivare ska ange ett totalpris som ska täcka alla nödvändiga arbetskläder, rengöringsprodukter och redskap, samt alla andra kostnader som gäller avtalets genomförande. - Prisanbudet i bilaga 4 till anbudsinfordran måste undertecknas och dateras. Det ska innehålla följande sju delar: 1. Månatligt totalpris för ordinarie tjänster (se rubrik I för prisanbudet Ordinarie tjänster). 2. Tilläggstjänster som begärs särskilt på arbetsdagar under normal, avtalsenlig arbetstid (pris II A) samt tilläggstjänster som begärs särskilt på arbetsdagar utanför normal arbetstid (pris II B). 3. Totalpris per timme och person för tilläggstjänster som begärs särskilt på lördagar, söndagar eller allmänna helgdagar (se rubrik II.C för prisanbudet Tilläggstjänster som begärs särskilt och utförs på en lördag, söndag eller allmän helgdag). Priserna ska anges utan några avgifter eller skatter, inbegripet moms, eftersom Europeiska unionens institutioner är befriade från dessa enligt artiklarna 3 och 4 i protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier. Momsbeloppet ska redovisas separat. Priserna ska vara fasta och får inte justeras under det första året av avtalets löptid. Från och med inledningen av det andra året av avtalets löptid får priserna justeras uppåt eller nedåt varje år på årsdagen av det datum då avtalet undertecknades. Detta sker på begäran av en av parterna och via ett rekommenderat brev som skickas minst tre månader innan det datumet. Denna justering bestäms av utvecklingen för konsumentprisindex och kommer att beräknas med hjälp av den formel som anges i utkastet till avtal i bilaga 3 till anbudsinfordran. Alla kostnader för utarbetandet och inlämnandet av ett anbud ska bäras av anbudsgivaren och ersätts inte. 9. UTESLUTNINGSKRITERIER 1 - Uteslutande från deltagande i förfarandet: Anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i ett upphandlingsförfarande i följande fall: a) Om de är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer, har avbrutit sin näringsverksamhet, är föremål för förfaranden avseende dessa omständigheter, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och bestämmelser. b) Om de har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom. c) Om den upphandlande myndigheten kan styrka att de har gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. d) Om de inte har fullgjort sina skyldigheter att erlägga socialförsäkringsavgifter eller betala skatt enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade eller i det land där den upphandlande myndigheten finns, eller där avtalet ska genomföras. 13

14 e) Om de i en lagakraftvunnen dom har dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan olaglig verksamhet som skadar gemenskapens finansiella intressen. f) Om de i samband med ett annat upphandlingsförfarande eller bidragsförfarande som finansierats av gemenskapsbudgeten har förklarats skyldiga till allvarligt avtalsbrott eftersom de inte fullföljt sina avtalsenliga skyldigheter. Styrkande handlingar: 1. Anbudsgivarna ska i sina anbud lämna en försäkran på heder och samvete om att de inte befinner sig i någon av de situationer som beskrivs ovan. Använd mallen i bilaga 4 till anbudsinfordran och glöm inte att datera och underteckna försäkran. 2. Inom den tidsfrist som fastställs av den upphandlande myndigheten och innan avtalet undertecknas ska den anbudsgivare som tilldelas uppdraget lägga fram de bevis som avses i följande punkt och som styrker den försäkran som avses i föregående punkt. 3. Såsom tillräckligt bevis för att den anbudsgivare som ska tilldelas uppdraget inte befinner sig i någon av de situationer som avses i punkt 1 a), 1 b) eller 1 e) kommer den upphandlande myndigheten att godta ett utdrag ur ett officiellt register eller, om ett sådant inte kan uppbringas, en handling med samma bevisvärde utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller det land personen kommer ifrån som visar att kraven i detta avseende är uppfyllda. Den upphandlande myndigheten kommer som tillräckligt bevis för att anbudsgivaren inte befinner sig i någon av de situationer som beskrivs i punkt 1 d) att godta ett intyg från en behörig myndighet i den berörda medlemsstaten. Om landet i fråga inte utfärdar sådana handlingar eller intyg, och för andra fall av uteslutning enligt punkt 1 c) och 1 f) ovan, får intyget ersättas med en försäkran under ed eller på heder och samvete som vederbörande avgett inför en domstol eller förvaltningsmyndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land personen kommer ifrån. Dessa dokument eller intyg ska vara giltiga vid utgången av tidsfristen för anbudsinfordran, och ska oavsett detta ha utfärdats mindre än 12 månader före tidsfristens utgång. De handlingar som anges i punkterna 1 och 3 ovan ska, i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad, gälla juridiska eller fysiska personer, inbegripet, i de fall där så krävs enligt den upphandlande myndighetens bedömning, företagsledare och andra aktörer med rätt att representera, fatta beslut eller utföra kontroll hos anbudsgivaren. 2 - Uteslutande från uppdragstilldelning: Inget uppdrag kommer att tilldelas anbudsgivare som vid tidpunkten för uppdragstilldelningen genom detta förfarande befinner sig i någon av följande situationer: a) De befinner sig i en intressekonflikt. Den upphandlande myndigheten måste se till att anbudsgivaren när anbudet inges inte befinner sig i en intressekonflikt med avseende på denna anbudsinfordran. En intressekonflikt kan uppstå bl.a. till följd av ekonomiska intressen, politisk eller nationell anknytning, familjeband eller känslomässiga band, någon annan relevant anknytning eller gemensamt intresse. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att bedöma om en intressekonflikt föreligger. 14

15 Därför ska anbudsgivarna ange om deras avlöningslista, personal eller aktieägare inbegriper tidigare EU-tjänstemän, kontraktsanställda, tillfälligt anställda eller extraanställda som har arbetat för Europeiska gemenskaperna under de senaste tre åren närmast före denna anbudsinfordran, tjänstlediga EU-tjänstemän, tidigare utplacerade tjänstemän till EU-institutionerna som har arbetat för Europeiska gemenskaperna under de senaste tre åren närmast före denna anbudsinfordran. Anbudsgivarna ska också försäkra att de inte har lämnat och inte kommer att lämna några erbjudanden av något slag som kan ge upphov till en fördel inom ramen för avtalet, att de inte har tilldelat och inte kommer att tilldela, inte har sökt och inte kommer att söka, inte har försökt och inte kommer att försöka erhålla samt inte har tagit emot och inte kommer att ta emot någon förmån av ekonomisk eller annan art till eller från någon part, som skulle utgöra en olaglig handling eller innebära direkt eller indirekt korruption, som incitament eller belöning i samband med tilldelningen av uppdraget, samt att de utan dröjsmål kommer att underrätta den upphandlande myndigheten om alla situationer där en intressekonflikt föreligger eller skulle kunna uppstå. b) De har lämnat felaktiga uppgifter till den upphandlande myndigheten i fråga om de krav som måste uppfyllas för att få delta i anbudsförfarandet eller har inte lämnat de uppgifter som krävs. Styrkande handlingar: Den upphandlande myndigheten kommer som tillräckligt bevis på att anbudsgivaren inte befinner sig i någon av situationerna i punkterna 2 a) och 2 b) att godta en försäkran på heder och samvete som undertecknats av anbudsgivaren och utformats enligt mallen i bilaga 3 till anbudsinfordran. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig dock rätten att kontrollera uppgifterna. 3 - Anbud som lämnas av företagskonsortier eller grupper av tjänsteleverantörer anbud med underentreprenad Om anbudet lämnas in av ett konsortium eller en anbudsgivare som har för avsikt att lägga ut en del av arbetet på underentreprenad eller låta det utföras av en annan ekonomisk aktör, ska uteslutningskriterierna ovan uppfyllas av varje ekonomisk aktör som deltar i anbudet. Styrkande handlingar: I fråga om anbud som lämnas in av konsortier eller grupper av tjänsteleverantörer ska varje ekonomisk aktör som deltar i anbudet lämna en försäkran på heder och samvete för att bevisa att inget av uteslutningskriterierna för deltagande i förfarandet eller tilldelning av uppdrag är tillämpligt. Inom den tidsfrist som fastställs av den upphandlande myndigheten och innan avtalet undertecknas ska den anbudsgivare som tilldelas uppdraget lägga fram de bevis som avses ovan, för att styrka den försäkran på heder och samvete som varje ekonomisk aktör som är part i konsortierna eller i grupperna av tjänsteleverantörer har lämnat. 15

16 Om anbudet inbegriper underentreprenad ska den anbudsgivare som tilldelas uppdraget, inom den tidsfrist som fastställs av den upphandlande myndigheten och innan avtalet undertecknas, lägga fram de bevis som avses ovan och som gäller uteslutningskriterierna för deltagande i förfarandet eller tilldelning av uppdrag, för att styrka försäkran på heder och samvete för varje underentreprenör för vilken den upphandlande myndigheten begär det. Om de uppgifter som ska utföras av underentreprenörer utgör mindre än 20 % av avtalets värde behöver dessa dock inte lämna några styrkande handlingar, utan bara en försäkran på heder och samvete (se bilaga 4 till anbudsinfordran). Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att begära in styrkande handlingar där den anser det vara lämpligt. 10. URVALSKRITERIER Anbudsgivarna ska styrka att de har de finansiella, ekonomiska och tekniska resurserna samt tillräckligt yrkeskunnande för att, mot betalning enligt utkastet till avtal för tillhandahållande av tjänster i bilaga 2 till anbudsinfordran, tillhandahålla tjänsterna i enlighet med uppgifterna i punkt 3 i denna kravspecifikation. Tillsammans med sitt anbud ska de också tillhandahålla de uppgifter och styrkande handlingar som anges i punkterna a, b och c nedan. Om anbudet lämnas in av ett konsortium ska de ekonomiska och finansiella resurserna hos varje medlem i konsortiet kontrolleras. Tekniska resurser och yrkeskunnande kan kontrolleras antingen för konsortiet som helhet eller individuellt för var och en av dess medlemmar. Om anbudet lämnas in av en anbudsgivare som har för avsikt att lägga ut en del av arbetet på underentreprenad eller låta det utföras av någon annan ekonomisk aktör, ska underentreprenören eller denna ekonomiska aktör styrka att kriterierna för ekonomiska, finansiella och tekniska resurser samt för yrkeskunnande är uppfyllda. I tillämpliga fall och för ett visst avtal får anbudsgivaren använda sig av andra enheters resurser, oavsett vilken associationsform som förbinder dessa enheter med anbudsgivaren. I sådana fall ska anbudsgivaren bevisa för den upphandlande myndigheten att han eller hon har tillräckliga resurser för att kunna genomföra avtalet, t.ex. genom att visa upp det åtagande som dessa enheter har lämnat om att de ska ställa sina resurser till förfogande. Anbudsgivaren måste ange vilken roll vart och ett av de berörda företagen har. a) Status och rättskapacitet För alla anbudsgivare ska följande uppgifter anges: Namn, adress, telefon- och faxnummer, e-postadress. Momsregistreringsnummer. Bankkontonummer samt bankens namn och adress. Intyg på registrering i handels- eller yrkesregister i enlighet med lagstiftningen i de EU-länder där anbudsgivaren är etablerad. Juridiska personer ska dessutom bifoga följande handlingar: Associationsform. Kopia av företagets stadgar och avtal. Namn på personer i ledningen och deras arbetsuppgifter. b) Ekonomiska och finansiella resurser (för alla anbudsgivare): Anbudsgivarnas ekonomiska och finansiella resurser kan styrkas med hjälp av någon av följande handlingar: Lämpliga bankreferenser eller bevis på täckande ansvarsförsäkring för verksamheten. 16

17 Balansräkning för åtminstone de två senaste räkenskapsåren med årsbokslut i de fall där offentlig redovisning av balansräkningar krävs enligt bolagslagstiftningen i det land där den ekonomiska aktören är etablerad. Uppgift om total omsättning och omsättning för de tjänster som avtalet gäller för en period som högst kan omfatta de senaste tre räkenskapsåren. Anbudsgivarens genomsnittliga omsättning per år får inte ha understigit euro under de senaste tre åren. c) Tekniska resurser och yrkeskunnande (för alla anbudsgivare): Anbudsgivarna ska lämna övertygande bevis på följande: Att de tidigare har uppnått goda resultat på det område som avtalet gäller. För att styrka detta ska anbudsgivarna tillhandahålla en förteckning över de tjänster de utfört under de senaste tre åren inom området kontorsstädning där avtalens värde uppgått till minst euro, tillsammans med uppgifter om värden, datum och namn på mottagarna av dessa tjänster (offentliga eller privata kunder). Om mottagaren av tjänsterna var en upphandlande myndighet ska de ekonomiska aktörerna tillhandahålla intyg som utställts eller undertecknats av den berörda myndigheten som bevis på de utförda tjänsternas goda kvalitet. Att de har erfarenhet av att arbeta och skriva rapporter på finska eller svenska. För att styrka detta ska anbudsgivarna lämna in en förteckning med minst tre tjänster som tillhandahållits under de senaste tre åren och som på bästa sätt demonstrerar deras språkkunskaper. Även datum och mottagare för dessa tjänster ska anges. Att deras genomsnittliga årliga arbetsstyrka och antalet arbetsledare under de senaste tre åren har varit tillräckliga med hänsyn till företagets arbetsvolym. De ska också lämna uppgifter om akademisk utbildning och yrkeskvalifikationer hos personer i ledande ställning och särskilt hos den anställda person (arbetsledaren) som utsetts till att ha det allmänna ansvaret för att tjänsterna tillhandahålls (se punkt ). Denna person ska kunna visa att han eller hon i tillräcklig grad behärskar finska eller svenska. Att de har tillräckligt med personal med de föreskrivna färdigheterna för att kunna genomföra avtalet enligt denna kravspecifikation med bilagor och i enlighet med bästa affärssed. För att styrka detta ska anbudsgivarna tillhandahålla en beskrivning av hur deras verksamhet är organiserad internt för att kunna utföra de föreskrivna uppgifterna och vilken personal som ska tillhandahålla tjänsterna. Beskrivningen ska också innehålla de föreslagna åtgärderna för att säkerställa att tjänsterna tillhandahålls utan avbrott och för att hantera nödsituationer under helger och allmänna helgdagar (se punkt ), samt en förteckning med efternamn och förnamn, nationalitet, födelsedatum, tekniska kvalifikationer, erfarenhet, fullständig adress och (om tillämpligt) typ av arbetstillstånd för varje person i anbudsgivarnas personalstyrka (se punkt ). Att de har utrustning och använder förfaranden som överensstämmer med gällande miljö-, hälso- och säkerhetskrav (se punkt 3.1.9). Anbud som inte uppfyller uteslutnings- och urvalskriterierna kommer inte att beaktas. Anbudsgivare som inte lämnar in de handlingar som föreskrivs i denna kravspecifikation för bedömningen avseende uteslutnings- och urvalskriterierna kommer att uteslutas från upphandlingen. Den upphandlande myndigheten kommer att besluta huruvida de styrkande handlingar som lämnats in uppfyller urvalskriterierna. 17

18 11. BESÖK PÅ PLATS AV DE KONTOR SOM SKA STÄDAS Institutionerna kommer att anordna ett obligatoriskt besök på plats i lokalerna. Arrangemangen runt dessa besök anges i anbudsinfordran. Anbudsgivare som inte deltar i det obligatoriska besöket på plats kommer att uteslutas från upphandlingen. En rapport från detta besök på plats/informationsmöte kommer att sammanställas och skickas ut samtidigt till alla företag som var företrädda under besöket. 12. TILLDELNINGSKRITERIER Uppdraget kommer att tilldelas den anbudsgivare som ger det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt följande kriterier: Kvalitet Kvaliteten bedöms enligt följande kriterier: a Kvaliteten på den detaljerade beskrivningen av hur anbudsgivaren i enlighet med kraven i denna kravspecifikation ämnar utföra de uppgifter som omfattas av avtalet enligt punkt 3, inbegripet hur många lokalvårdare som behövs för att genomföra avtalet effektivt och utan avbrott under löptiden. b Kvaliteten på anbudsgivarens metoder för kvalitetskontroll av tjänsterna, i enlighet med kraven i punkt i det tekniska anbudet. c Kvantiteten av och kvaliteten på de rengöringsmedel som anbudsgivaren använder för det dagliga städarbetet för att garantera att tjänsterna håller hög kvalitet, samt kvaliteten på de produkter som används för påfyllning i toalettutrymmena, i enlighet med kraven i punkt i det tekniska anbudet. Högsta möjliga poäng Kvalitetspoäng sammanlagt (Q) Kvalitetskriterierna 1, 2 och 3 kommer att bedömas utifrån det tekniska anbud som ska ingå i anbudet (se punkt 9) Pris 12.1 Bedömning av de tekniska aspekterna Det tekniska anbud som ska lämnas in som en del av anbudet (se punkt 7) kommer att bedömas utifrån kvalitetskriterierna a, b och c. Resultatet av bedömningen av de tekniska aspekterna är summan av de poäng som erhålls vid bedömningen enligt varje kriterium. Endast anbud 18

19 som får minst 60 % för varje enskilt kriterium och sammanlagt minst 70 poäng kommer att beaktas när uppdraget tilldelas Bedömning av de ekonomiska aspekterna Det ekonomiska anbudet ska utformas med hjälp av tabellerna i bilaga 4. Varje ändring av eller utelämnande i originalprislistan gör anbudet ogiltigt. För att kunna bedöma och jämföra de ekonomiska anbuden kommer kommissionen att använda ett referenspris som utgörs av: TJÄNST Månatligt totalpris för utförande av ordinarie tjänster. 12 Multiplikatio nsfaktor A Totalpris per timme och person för en tilläggstjänst som begärs särskilt, finns med i städschemat i specifikationen och utförs på en arbetsdag. 20 B Totalpris per timme och person för en tilläggstjänst som begärs särskilt, finns med i städschemat i specifikationen och utförs på en arbetsdag utanför den normala avtalsenliga arbetstiden. Totalpris per timme och person för en tilläggstjänst som begärs särskilt, finns med i städschemat i specifikationen och utförs på en lördag, söndag eller allmän helgdag C D Sammanlagt referenspris A+B+C+D 12.3 Tilldelning av uppdraget Uppdraget kommer att tilldelas den anbudsgivare som får högst poäng enligt följande formel: Slutgiltigt antal poäng för anbud X = Lägsta pris Pris för anbud X * Totalt antal poäng för kvaliteten (av 100) för samtliga kriterier för anbud X Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att avstå från tilldelning av uppdrag. 19

20 13. FÖRTECKNING ÖVER BILAGOR TILL KRAVSPECIFIKATIONEN 1a Tjänsteschema definition av och tidsintervall för städarbetet 1b Arbetsschema sanitära utrymmen 1c Beskrivning av lokalerna 20