EUROPEISKA KOMMISSIONEN UPPHANDLINGSSPECIFIKATIONER. Allmänna och administrativa upplysningar 1

Transkript

1 EUROPEISKA KOMMISSIONEN EUROSTAT UPPHANDLINGSSPECIFIKATIONER Allmänna och administrativa upplysningar 1 Dessa upplysningar lämnas i informationssyfte och kompletterar de officiella specifikationer som gäller för den aktuella anbudsinfordran. 1 Alla hänvisningar till bilagor och avsnitt i detta dokument avser bilagor och avsnitt i upphandlingsspecifikationerna. 1/14

2 INFORMATION OM AVTALET Allmän information Ett anbud som lämnas in till följd av en anbudsinfordran från kommissionen innebär att anbudsgivaren godtar alla villkor i meddelandet om upphandling och i avtalet (i bilaga 12), avsäger sig sina egna försäljnings- och leveransvillkor och andra allmänna villkor, bekräftar att han eller hon inte har samarbetat med övriga anbudsgivare beträffande uppgifterna i sitt anbud och inte har sökt stöd från Eurostats personal. Alla handlingar som lämnas av anbudsgivarna blir kommissionens egendom och behandlas konfidentiellt. Uppdragstagaren ska utföra uppgifterna i enlighet med följande handlingar: 1. Avtalet. 2. De tekniska specifikationer som ingår i anbudshandlingarna. 3. Anbudet. Vid konflikter mellan dessa tre handlingar gäller bestämmelserna i fallande ordning. Så snart kommissionen har öppnat anbudet blir det kommissionens egendom och behandlas konfidentiellt. Alternativa anbud är inte tillåtna. Arbetet ska utföras på uppdragstagarens normala arbetsplats, om inte annat anges i avsnitt 2. Betalningar och garantier Avtalen kommer att uttryckas i euro. Alla betalningar enligt avtalen görs också i euro. Betalningarna enligt avtalet görs i enlighet med artiklarna I.4, II.15 och II.16 i utkastet till avtal i bilaga 12. Om en förfinansiering föreslås (se artikel I.4.1 i utkastet till avtal i bilaga 12), kan uppdragstagaren vara skyldig att ställa en säkerhet för det belopp som anges i ovannämnda artikel. En sådan säkerhet krävs för alla avtal där förfinansieringen överstiger euro. Under denna tröskel kan en förfinansieringsgaranti också krävas om uppdragstagarens senaste årsomsättning uppgår till mindre än tre gånger det årliga avtalsvärdet eller om den upphandlande myndigheten anser det nödvändigt på grundval av resultaten av analysen av anbudsgivarnas finansiella kapacitet. Analysen grundas på följande uppgifter: Specifika tal: eget kapital, rörelsekapital, bruttodriftsöverskott, nettoresultat och självfinansieringskapacitet. Kvoter: generell likviditet, skulder, täckning av medel från tredje man genom självfinansieringskapacitet samt lönsamhet. Särskild uppmärksamhet kommer att ägnas åt följande uppgifter: eget kapital, rörelsekapital, bruttodriftsöverskott, likviditetsgrad och skuldkvot. 2/14

3 Det ska uttryckligen anges att säkerheten träder i kraft senast det datum då uppdragstagaren mottar förfinansieringen. Kommissionen kommer att frigöra borgensmannen från dennes skyldigheter så snart uppdragstagaren har visat att förfinansieringen har täckts av motsvarande arbete. Den finansiella säkerheten ska hållas inne till dess att förfinansieringen har avräknats från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till uppdragstagaren. Se mallen för säkerhet vid förfinansiering i bilaga 10. Uppdragstagaren kan också åläggas att ge den upphandlande myndigheten garantier för att arbetet slutförs till fullo. En sådan fullgörandegaranti krävs av alla uppdragstagare om avtalsvärdet överstiger euro. Under detta tröskelvärde kan en fullgörandegaranti också krävas av uppdragstagare i någon av de situationer som beskrivs ovan (i samband med förfinansieringsgarantin). Om så krävs ska garantibeloppet (som anges i artikel I.4.4 i utkastet till avtal i bilaga 12 i upphandlingsspecifikationerna) motsvara 10 procent av det sammanlagda avtalsbeloppet. Denna garanti träder i kraft på dagen för utfärdandet och har obegränsad giltighetstid. Garantin ska frigöras en månad efter den slutliga utbetalningen. Den ska garantera fullgörandet av avtalet enligt de villkor som anges i bilaga II i utkastet till avtal i bilaga 12 i upphandlingsspecifikationerna. Se mallen för fullgörandegaranti i bilaga 11. Alla garantier ska ställas i euro. Garantin (garantierna) ska ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut (garanten). Den kan ersättas av en proprieborgen från tredje man. Garantin eller garantierna ska innebära att banken, finansinstitutet eller tredje man ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för uppdragstagarens fullgörande av sina förpliktelser. Kommissionen har rätt att underkänna en garanti som bedöms som otillräcklig. Den ska då avge ett motiverat beslut gällande garantins kvalitet. Kostnaderna för ställande av garantier ska betalas av uppdragstagaren. Ersättning av personer som ansvarar för arbetets utförande Kommissionen förväntar sig att avtalet genomförs av de personer som anges i anbudet. Om det är nödvändigt att ersätta dessa personer ska uppdragstagaren garantera att tjänsterna fortsätter att hålla hög kvalitet och att information förmedlas på ett effektivt sätt. Om någon ska ersättas under loppet av avtalets genomförande krävs kommissionens skriftliga godkännande. Uppdragstagaren ska i god tid föreslå en ersättare med minst likvärdig kompetens och erfarenhet i följande fall: Om en person av vederbörligen motiverade skäl inte kan fortsätta att tillhandahålla sina tjänster. Om alla personer som anges i avtalet av kommissionen bedöms som inkompetenta eller olämpliga för utförandet av sina uppgifter enligt avtalet, eller om utförandet av deras uppgifter enligt avtalet inverkar negativt på avtalets korrekta och lämpliga genomförande. Om inte annat anges ska uppdragstagaren, om kommissionen skriftligen begär att någon ska ersättas, föreslå en ersättare inom en månad efter det att 3/14

4 kommissionens begäran tagits emot. Om denna tidsfrist inte respekteras kommer det att betraktas som ett avtalsbrott. Bytet medför ingen skyldighet för kommissionen att betala ersättning, arvoden eller ytterligare kostnader utöver dem som anges i det ursprungliga avtalet. Uppdragstagaren ska stå för alla ytterligare kostnader till följd av eller i anslutning till bytet. Dessa kostnader inbegriper kostnader för återresa för den ersatta personen och dennes familj, kostnader för utbildning av ersättaren och, vid behov, kostnader till följd av att både den ersatta personen och ersättaren behöver vara kvar på arbetsplatsen. Personuppgifter och immateriella rättigheter Personuppgifter Om handläggningen av anbudsgivarens anbud medför registrering och behandling av personuppgifter (t.ex. namn, adress och meritförteckning) kommer dessa uppgifter att behandlas enligt förordning (EG) nr 45/2001 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutioner och gemenskapsorgan behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter. Om inget annat anges är anbudsgivarens svar på frågorna och de personuppgifter som begärs nödvändiga för bedömningen av anbudsgivarens anbud i enlighet med specifikationerna i anbudsinfordran och kommer att behandlas enbart för det ändamålet av den berörda enheten. Upplysningar om behandlingen av personuppgifter finns på följande adress: Anbudsgivarens personuppgifter (för en fysisk person: efternamn och förnamn, för en juridisk person: adress, rättslig form, registreringsnummer samt efternamn och förnamn på de personer som har representations-, besluts- och kontrollbefogenheter) kan komma att registreras av kommissionens räkenskapsförare endera i systemet för tidig varning enbart eller både i systemet för tidig varning och i den centrala databasen för uteslutning av anbud i den händelse anbudsgivaren befinner sig i någon av de situationer som anges i kommissionens beslut 2008/969/EG, Euratom av den 16 december 2008 om systemet för tidig varning ( eller kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 av den 17 december om den centrala databasen för uteslutning av anbud. Immateriella rättigheter Anbudsgivare uppmärksammas på artikel I.9 i avtalets specialvillkor, som innehåller särskilda bestämmelser om immateriella rättigheter avseende resultaten av avtalet och deras användning. 4/14

5 INFORMATION OM ANBUDSFÖRFARANDET Allmän information Anbudsinfordran offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (EUT) i enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen: Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002, ändrad genom rådets förordning (EG, Euratom) nr 1995/2006 av den 13 december 2006 och kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002, ändrad genom kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1261/2005 av den 20 juli 2005, kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1248/2006 av den 7 augusti 2006 och kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 478/2007 av den 23 april 2007 (genomförandebestämmelser för budgetförordningen). Syftet är att välja den eller de anbudsgivare som är bäst kvalificerade för att utföra arbetet inom det ovannämnda området. Anbudsinfordran är avsedd att vara öppen för konkurrens. En anbudsgivare som försöker få tillgång till konfidentiella uppgifter, ingå otillåtna avtal, samarbeta eller ingå överenskommelser med andra anbudsgivare, söka stöd från kommissionens personal eller på något sätt påverka utvärderingskommittén eller dess medlemmar i samband med anbudsförfarandet kommer att få sitt anbud ogiltigförklarat. Anbuden ska vara tydliga och kortfattade. Sidorna ska numreras och fästas samman på ett hållbart sätt (t.ex. bindas eller häftas). Eftersom varje anbudsgivare kommer att bedömas uteslutande på grundval av innehållet i sitt skriftliga anbud, måste det framgå klart av detta att anbudsgivaren är i stånd att uppfylla specifikationerna och kan utföra arbetet. Anbudet ska vara skrivet på något av Europeiska unionens officiella språk. Det ska innehålla alla uppgifter och handlingar som kommissionen begärt för utvärderingen av anbuden på grundval av uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterierna i enlighet med specifikationerna. I annat fall kan kommissionen komma att utesluta anbudet från upphandlingsförfarandet. Närmare upplysningar finns i punkt 4.4 i upphandlingsspecifikationerna Anbudets innehåll. Vem kan delta i detta anbudsförfarande Deltagandet i anbudsförfarandet (inbegripet för varje medlem av ett konsortium i förekommande fall) är öppet på lika villkor för alla fysiska och juridiska personer som omfattas av fördragens tillämpningsområde, liksom för alla fysiska och juridiska personer som är medborgare i ett land som har ett särskilt avtal med Europeiska unionen på området offentlig upphandling enligt villkoren i det avtalet, eller har ratificerat WTO:s plurilaterala avtal om offentlig upphandling på de villkor som anges i detta avtal. En tjänsteleverantör kan välja att lämna ett anbud som ensam enhet eller att lämna ett anbud i samarbete med andra tjänsteleverantörer: antingen genom att inge ett gemensamt anbud (via ett konsortium) eller genom underentreprenad. De två tillvägagångssätten kan kombineras. Det ska i samtliga övriga fall anges mycket tydligt i anbudet om de leverantörer som står bakom anbudet agerar som konsortium (gemensamt anbud) eller som underleverantörer (detta gäller också om de berörda företagen tillhör samma koncern eller om ett av företagen är de övrigas moderbolag). 5/14

6 Ett gemensamt anbud innebär att ett anbud inlämnas av en grupp av anbudsgivare (ett konsortium). Vid tilldelning av avtalet är varje konsortiemedlem solidariskt ansvarig gentemot kommissionen för avtalets genomförande. Vid gemensamma anbud får konsortiemedlemmarna endast lämna ett anbud för ett och samma avtal. I anbudet ska anges vilken medlem som företräder konsortiet gentemot den upphandlande myndigheten. Anbudet ska innehålla en beskrivning av hur samarbetet kommer att organiseras för att nå avsett resultat och en redogörelse för de tekniska, administrativa och ekonomiska aspekterna. Om formuleringen om solidariskt ansvar inte finns med i anbudet kommer andra leverantörer än den som undertecknat anbudet (anbudsgivaren) att betraktas som underleverantörer. Underentreprenad förekommer när kommissionen har ingått eller kommer att ingå ett avtal med en anbudsgivare som, för att genomföra detta avtal, ingår rättsligt bindande avtal med andra juridiska eller fysiska personer om att genomföra en del av uppdraget (tjänster som utförs av en expert som inte är anställd av anbudsgivaren kommer i synnerhet att betraktas som utlagda på entreprenad). Kommissionen har inte något direkt rättsförhållande till underleverantören eller underleverantörerna. Om vissa uppgifter i avtalet läggs ut på underleverantörer är uppdragstagaren fortfarande bunden av sina skyldigheter gentemot kommissionen i enlighet med avtalet och ska bära hela ansvaret för att avtalet genomförs korrekt (se artikel II.6 i utkastet till avtal i bilaga 12). Under avtalets genomförande ska uppdragstagaren på förhand inhämta skriftligt tillstånd från kommissionen att ersätta en underleverantör och/eller lägga ut uppgifter som enligt det ursprungliga anbudet inte skulle läggas ut på entreprenad på en tredje part. I avsnitt 4, punkt 4.4, anges vilka upplysningar som ska lämnas när det gäller ett konsortium och underentreprenad. Inlämning av anbud Allmänna uppgifter Den som är intresserad av denna upphandling ska lämna ett original och fyra kopior av sitt anbud (se anbudets innehåll nedan) på papper (för varje berörd del om flera delar föreslås). Försändelsen ska vara märkt med benämningen på anbudsinfordran, referensnumret, eventuellt delnummer och anbudsgivarens namn. Den ska också ha påskriften Invitation to tender not to be opened by the mail service. Om självhäftande kuvert används ska det förseglas med tejp och avsändaren ska skriva sin namnteckning tvärsöver tejpen. Anbudsgivaren måste iaktta den tidsfrist som anges i meddelandet om anbudsinfordran och lämna sitt anbud i enlighet med de upplysningar som lämnas i upphandlingsspecifikationerna (se avsnitt 4, punkt 4.3.1). Öppnandet av anbuden En bemyndigad företrädare för varje anbudsgivare har rätt att närvara vid öppnandet (se avsnitt 4, punkt 4.3.3). En skriftlig fullmakt undertecknad av anbudsgivaren eller dennes bemyndigade ombud ska uppvisas för ordföranden för den kommitté som öppnar anbuden. 6/14

7 Kontakter med Eurostat Kontakter mellan kommissionen och anbudsgivaren är i princip förbjudna under förfarandets gång. Kontakter kan dock i undantagsfall tillåtas före sista dagen för inlämning av anbud: På begäran av anbudsgivarna, men endast för att klargöra vad upphandlingen gäller. En begäran om kompletterande upplysningar ska göras skriftligen och innehålla uppgift om de avsnitt och stycken som avses. Begäran kan skicks per brev, fax eller e-post endast till nedanstående adress. Om de kompletterande upplysningarna begärts i god tid kommer de att göras tillgängliga samtidigt för alla ekonomiska aktörer på webbplatsen Detta ska ske senast sex kalenderdagar före sista dagen för inlämning av anbud eller, om begäran om upplysningar mottas mindre än åtta kalenderdagar före sista dagen för inlämning av anbud, så snart som möjligt efter det att begäran om upplysningar mottagits. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att besvara en sådan begäran om kompletterande information om den lagts fram mindre än fem arbetsdagar före sista dagen för inlämning av anbud. På den upphandlande myndighetens initiativ, för att informera berörda personer om fel, oklarheter, förbiseenden eller brister av något slag i anbudshandlingarna genom att lämna upplysningar på webbplatsen Kontakter kan tillåtas efter det att anbuden har öppnats, men då endast på den upphandlande myndighetens initiativ om ett anbud kräver klargöranden eller om uppenbara fel i anbudet måste korrigeras. Dessa kontakter får inte under några omständigheter leda till någon ändring av villkoren i anbudet. Anbudets giltighetstid Anbuden är fasta och får inte ändras under arbetets gång. Anbudet ska vara giltigt i 12 månader räknat från den sista dag för inlämning av anbud som anges i punkt IV.3.4 i meddelandet om upphandling. Om det ursprungliga avtalet kan förlängas ska anbudet vara giltigt under denna förlängning. Om avtalet förlängs förbehåller sig kommissionen rätten att begära uppdaterade formulär gällande uteslutnings- och urvalskriterierna (se avsnitt 4, punkt 4.4). Avtalet eller avtalen ska undertecknas under giltighetstiden, under vilken anbudsgivaren ska fortsätta att uppfylla alla de krav som anges i uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterierna. Om situationen beträffande dessa krav har förändrats under den tid som gått sedan anbudet i fråga lämnades in, ska kommissionen omedelbart och på anbudsgivarens initiativ underrättas om alla ändringar. Anbudets innehåll Anbuden ska bestå av följande fem avsnitt, som ska innehålla alla begärda upplysningar (om detta villkor inte uppfylls kan kommissionen besluta att utesluta anbudet från upphandlingsförfarandet), och vara fullt läsliga så att det inte råder någon tvekan om ord och siffror: Avsnitt ett: Administrativa upplysningar Avsnitt två: Uteslutningskriterier Avsnitt tre: Urvalskriterier Avsnitt fyra: Teknisk del av anbudet Avsnitt fem: Det ekonomiska anbudet 7/14

8 Kommissionen förbehåller sig rätten att inom angiven tid begära andra kompletterande upplysningar om det anbud som lämnats in för att kunna utvärdera och kontrollera anbudet. Alla hänvisningar till bilagor i denna del avser bilagorna till upphandlingsspecifikationerna. Avsnitt ett: Administrativa upplysningar I det första avsnittet ska anbudsgivaren tillhandahålla följande: Ett följebrev undertecknat av anbudsgivarens rättsliga företrädare. En innehållsförteckning (med sidnummer). Administrativa handlingar avseende anbudsgivarens rättsliga ställning, dvs. följande: Fall 1: Ett anbud som lämnas av en anbudsgivare Ett ifyllt administrativt informationsformulär i enlighet med bilaga 1. Ett formulär för juridiska personer (bilaga 2) ifyllt och undertecknat av en bemyndigad företrädare för anbudsgivaren, åtföljt av alla begärda styrkande handlingar. Ett standardformulär för fysiska personer, privata och offentliga enheter på respektive medlemsstats språk är tillgängligt på följande webbplats: Ett formulär för bankuppgifter (bilaga 3) ifyllt och undertecknat av en bemyndigad företrädare för anbudsgivaren och för banken. Ett särskilt formulär för varje medlemsstat är tillgängligt på följande webbplats: n.cfm Frågeformuläret för gemensamma anbud och/eller underentreprenad undertecknat av en rättslig företrädare för anbudsgivaren (den samordnande partnern vid gemensamt anbud med underentreprenad) (bilaga 4). Fall 2: Ett anbud som lämnas av en anbudsgivare med en eller flera underleverantörer Om anbudsgivaren vill lägga ut samtliga eller en del av tjänsterna på underleverantörer ska anbudsgivaren, förutom de dokument som ska lämnas i fall 1, lämna följande upplysningar: Ett formulär för juridiska personer (bilaga 2) ifyllt och undertecknat av en bemyndigad företrädare för varje underleverantör, åtföljt av alla begärda styrkande handlingar. Ett standardformulär för fysiska personer, privata och offentliga enheter på respektive medlemsstats språk är tillgängligt på följande webbplats: En tillgänglighetsförsäkran från varje underleverantör om avsikten att samarbeta med anbudsgivaren om denne tilldelas avtalet (bilaga 5). Fall 3: Ett gemensamt anbud Varje berörd enhet (alla medlemmar av konsortiet, inbegripet den samordnande partnern) ska lämna följande dokument: Ett ifyllt administrativt informationsformulär i enlighet med bilaga 1. Ett formulär för juridiska personer (bilaga 2) ifyllt och undertecknat av en bemyndigad företrädare för anbudsgivaren, åtföljt av alla begärda styrkande handlingar. Ett 8/14

9 standardformulär för fysiska personer, privata och offentliga enheter på respektive medlemsstats språk är tillgängligt på följande webbplats: Ett intyg undertecknat av varje medlem av konsortiet där medlemmen ger den samordnande partnern tillstånd att lämna anbudet på dess vägnar. Dessutom ska den samordnande partnern lämna följande dokument: Ett formulär för bankuppgifter (bilaga 3) ifyllt och undertecknat av en bemyndigad företrädare för anbudsgivaren och för banken. Ett särskilt formulär för varje medlemsstat är tillgängligt på följande webbplats: n.cfm Frågeformuläret för gemensamma anbud och/eller underentreprenad undertecknat av en rättslig företrädare för den samordnande partnern (bilaga 4). Den samordnande partnern ska lämna följande dokument på kommissionens begäran, men först före undertecknandet av avtalet: En fullmakt ifylld och undertecknad av en bemyndigad företrädare för respektive partner (bilaga 6). Avsnitt två: Uteslutningskriterier Anbudsgivaren eller anbudsgivarna, inbegripet varje partner vid gemensamt anbud och varje underleverantör, ska lämna en försäkran om uteslutningsgrunder (bilaga 7). Anbudsgivare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om de a) är försatta i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet, eller befinner sig i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra författningar, b) har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom, c) har gjort sig skyldiga till ett allvarligt fel i yrkesutövningen som på något sätt har kunnat styrkas av den upphandlande myndigheten, d) inte har fullgjort sina skyldigheter att betala socialförsäkringsavgifter och skatt enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade, i det land där den upphandlande myndigheten finns eller i det land där avtalet ska genomföras, e) i en lagakraftvunnen dom har dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan verksamhet som skadar Europeiska unionens finansiella intressen, f) för närvarande är föremål för administrativa påföljder för att ha lämnat felaktiga uppgifter till den upphandlande myndigheten i fråga om de krav som måste uppfyllas för att få delta i anbudsförfarandet eller för att inte ha lämnat de uppgifter som krävs, eller för att ha gjort sig skyldiga till ett allvarligt avtalsbrott avseende det avtal som finansieras via Europeiska unionens budget. 9/14

10 Avtal får inte tilldelas anbudsgivare som i samband med upphandlingsförfarandet 2 g) befinner sig i intressekonflikt, h) har lämnat felaktiga uppgifter till den upphandlande myndigheten i fråga om de krav som måste uppfyllas för att få delta i anbudsförfarandet, eller som inte lämnat de uppgifter som krävs, i) befinner sig i någon av de uteslutningssituationer som avses i punkterna a f ovan. Endast på begäran och för avtal vars värde överstiger euro är den eller de anbudsgivare (alla partner vid gemensamt anbud) till vilka avtalet ska tilldelas skyldiga att styrka att de inte befinner sig i någon av de ovannämnda situationerna. Den upphandlande myndigheten godtar följande som tillräckligt bevis 3 : För de situationer som avses i a, b eller e, ett aktuellt utdrag (daterat mindre än fyra månader före sista dagen för inlämning av anbud) från brottsregistret eller, om något sådant inte går att uppbringa, en likvärdig handling, utfärdad av en behörig rättslig eller administrativ myndighet i personens hemland eller ursprungsland, som visar att dessa krav är uppfyllda. För den situation som avses i d, ett aktuellt intyg eller en skrivelse, (daterad mindre än fyra månader före sista dagen för inlämning av anbud) från en behörig myndighet i den berörda staten. Dessa handlingar ska styrka att anbudsgivaren betalat alla skatter och sociala avgifter, inklusive moms, inkomstskatt (endast fysiska personer) och bolagsskatt (endast juridiska personer). Om anbudsgivaren är en juridisk person och lagstiftningen i det land där anbudsgivaren har sitt säte inte medger utfärdande av sådana handlingar för juridiska personer, ska handlingarna avse fysiska personer, t.ex. företagsledarna eller andra med befogenhet att företräda, fatta beslut för eller utöva kontroll över anbudsgivaren. Om landet i fråga inte utfärdar de handlingar som avses i de båda styckena ovan, får dessa i någon av situationerna i a, b, d eller e ersättas med en sanningsförsäkran eller, i annat fall, en försäkran på heder och samvete (formuläret i bilaga 7 kan användas för detta ändamål) som vederbörande avgett inför en domstol eller myndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller hemlandet. För de situationer som avses i c, f, g och h, formuläret i bilaga 7 undertecknat och daterat av den berörda parten. Den upphandlande myndigheten kan i enlighet med artiklarna 93, 94 och 96 i budgetförordningen tillämpa administrativa och ekonomiska påföljder för anbudsgivare som befinner sig i någon av de ovannämnda situationer som leder till uteslutning. Avsnitt tre: Urvalskriterier a- Ekonomisk och finansiell kapacitet: 2 Rättslig grund: Artikel 94 i budgetförordningen (rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002, ändrad genom rådets förordning (EG, Euratom) nr 1995/2006 av den 13 december 2006 (budgetförordningen). 3 Rättslig grund: Artikel 134 i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen (kommissionens förordning (EG) nr 2342/2002 av den 23 december 2002, ändrad genom kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1261/2005 av den 20 juli 2005, kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1248/2006 av den 7 augusti 2006 och kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 478/2007 av den 23 april 2007 (genomförandebestämmelser för budgetförordningen). 10/14

11 Anbudsgivaren eller anbudsgivarna, vid gemensamt anbud varje partner, ska fylla i det obligatoriska svarsformuläret för räkenskapsuppgifter (bilaga 8), bifoga fullständiga årsredovisningar (balansräkning, resultaträkning och bilagor) för de senaste två åren. Om dessa handlingar av ett giltigt skäl (som ska anges i anbudet) inte är tillgängliga, kan anbudsgivarna styrka sin ekonomiska och finansiella kapacitet med andra medel som kommissionen anser lämpliga. b- Teknisk och yrkesmässig kapacitet: Anbudsgivaren eller anbudsgivarna ska lämna följande handlingar som bevis för sina utbildnings- och yrkeskvalifikationer: Anbudsgivarna ska bifoga en meritförteckning för de personer som kommer att direkt arbeta med genomförandet av avtalet (även de som arbetar hos eventuella underleverantörer), med uppgift om utbildning och yrkeskvalifikationer samt yrkeserfarenhet på de områden som är relevanta för anbudet. I meritförteckningen ska språkkunskaperna anges med beaktande av att kommissionens arbetsspråk är engelska, franska och tyska. Anbudsgivarna ska ange om de föreslagna personerna arbetar för dem eller inte vid tidpunkten för inlämning av anbudet. I anbudet ska tydligt anges om den föreslagna experten är anställd av anbudsgivaren eller inte. Om den föreslagna experten inte är anställd av anbudsgivaren ska han eller hon betraktas som en underleverantör. Personer som arbetar med ett annat projekt och som inte kommer att ha avslutat detta andra arbete innan verksamheten enligt det aktuella avtalet ska inledas, och vars åtaganden begränsar deras planerade roll enligt det avtalet, får inte föreslås. Ett undertecknat åtagande (tillgänglighetsförklaring) för alla berörda personer (även anställda och underleverantörer) om att acceptera det arbete som anbudsgivaren föreslår om denne tilldelas avtalet (bilaga 5) ska bifogas. Dessutom ska anbudsgivaren lämna en förteckning över de viktigaste tjänster som tillhandahållits under de tre senaste åren med uppgift om belopp, datum och mottagare (offentlig eller privat) och alla relevanta bevis på att de särskilda urvalskriterierna är uppfyllda (se avsnitt 2 punkt 2.8). Avsnitt fyra: Teknisk del av anbudet Eftersom den tekniska delen är anbudets viktigaste del är det absolut nödvändigt att den till fullo uppfyller alla krav som framgår av de tekniska specifikationerna. Om en del av tjänsten ska läggas ut på underleverantörer ska detta anges och i vilken omfattning (underleverantörens identitet och de resurser som tillhandahålls). Avsnitt fem: Det ekonomiska anbudet Det obligatoriska svarsformuläret (bilaga 9) måste användas. Priser ska anges i euro. Priser ska anges exklusive alla tullar, skatter och andra avgifter, dvs. även exklusive moms, eftersom Europeiska kommissionen är befriad från sådana avgifter enligt bestämmelserna i artiklarna 3 och 4 i protokollet om Europeiska unionens immunitet och privilegier (av den 8 april 1965). 11/14

12 Alla kostnader till följd av arbetets utförande, även allmänna kostnader som kostnader för infrastruktur, administration, ledning och resor, ska ingå i det fasta sammanlagda pris som anges i det ekonomiska förslaget (ingen ersättning ges för rörliga kostnader som tillkommer). Utvärderingsmetod och tilldelning av avtalet Uteslutning och urval av anbudsgivare Anbudsgivarna kommer att utvärderas i två steg: a- Uteslutning av anbudsgivare Varje anbudsgivare eller underleverantör kommer var för sig att bedömas på grundval av uteslutningskriterierna. För att vara behörig att delta i detta anbudsförfarande får anbudsgivarna inte befinna sig i någon av de situationer som omfattas av uteslutningskriterierna (se avsnitt 4, punkt 4.4.2) b- Urval av anbudsgivare Anbudsgivare kommer att väljas ut om de har såväl ekonomisk och finansiell som teknisk och yrkesmässig kapacitet att fullgöra de uppgifter som krävs i denna anbudsinfordran. Anbudsgivarens ekonomiska och finansiella kapacitet kommer att utvärderas på grundval av den senaste årsomsättningen och granskningen av följande tal och kvoter (eget kapital, rörelsekapital, bruttodriftsöverskott, nettoresultat, självfinansieringskapacitet, generell likviditet, skulder, täckning av medel från tredje man genom självfinansieringskapacitet samt lönsamhet). Särskild uppmärksamhet kommer att ägnas åt följande kriterier: egna medel, rörelsekapital, bruttodriftsöverskott, likviditetsgrad och skuldkvot. Anbudsgivarens eller anbudsgivarnas tekniska och yrkesmässiga kapacitet kommer att utvärderas utifrån den föreslagna personalens/experternas kvalifikationer, de viktigaste tjänster som tillhandahållits under de senaste tre åren och eventuella särskilda krav som nämns i upphandlingsspecifikationerna. När det gäller ett gemensamt anbud (konsortium) eller en underentreprenad bedöms anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet på grundval av den sammanlagda kapaciteten hos alla som deltar i anbudet. Bedömningen grundas på anbudet och anbudsgivarnas svar i de obligatoriska svarsformulären. Anbudsgivarna ska lämna alla nödvändiga styrkande handlingar. Det är obligatoriskt att använda formulären i bilagorna till detta dokument. Ofullständiga anbud får avvisas. Kommissionen kan dock begära att officiella handlingar som saknas lämnas med e-post (normalt inom 24 timmar efter begäran). Kommissionen förbehåller sig dessutom rätten att beakta andra upplysningar från offentliga eller specialiserade källor. Avtalstilldelning a- Utvärdering av anbudets tekniska kvalitet Utvärderingskriterierna (dvs. kriterierna för tilldelning) kommer att tillämpas på varje anbud i dess helhet. Den tekniska delen av anbudet (inklusive den del som eventuellt ska läggas ut på entreprenad) ska vara tillräckligt utförlig för att tillåta en utvärdering av anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som anges i avsnitt 2 punkt 2.9. Den ska motsvara de tekniska specifikationerna och omfatta alla aspekter som nämns i dessa specifikationer. Anbudet ska innehålla alla upplysningar som krävs för tilldelningen av avtalet, inklusive 12/14

13 en beskrivning av det planerade arbetslagets sammansättning och rollen för var och en av medlemmarna samt (i tillämpliga fall) modeller, exempel och tekniska lösningar på de problem som tas upp i specifikationerna. Om de krav som anges i specifikationerna endast upprepas utan någon närmare analys och utan att något mervärde tillförs kommer detta att resultera i mycket låga poäng. Kriteriernas uppfyllandegrad kommer att uttryckas med poäng för varje kriterium. Kriteriernas relativa betydelse i förhållande till den sammanlagda poängen framgår av tilldelningskriteriernas viktning. Kontrollera att anbudet är väl dokumenterat i enlighet med tilldelningskriterierna innan anbudet lämnas in. b- Metod för urval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Avtalet kommer att tilldelas det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt följande metod: Anbud som vid utvärderingen av kriterierna i punkt 2.9 i avsnitt 2 får mindre än 65 poäng (det maximala antalet poäng är 100) kommer att anses vara av oacceptabel kvalitet. Endast anbudsgivare vars anbud fått minst 65 poäng vid den tekniska utvärderingen kommer att komma i fråga för granskning av det ekonomiska förslaget. Det sammanlagda antalet poäng kommer sedan att jämföras med priset enligt den metod som beskrivs i upphandlingsspecifikationerna (se avsnitt 4, punkt 4.5.2). c- Information till anbudsgivare om de beslut som fattats av den upphandlande myndigheten Eurostat ska snarast möjligt underrätta anbudssökande och anbudsgivare om de beslut som fattas om tilldelningen av ett avtal eller ramavtal. Eurostat ska även informera om skälen till beslutet att inte sluta ett avtal eller ramavtal för vilket det har utgått inbjudan att lämna anbud eller skälen till att börja om upphandlingsförfarandet. Vid upphandling som genomförs i enlighet med artikel 105 i budgetförordningen ska den upphandlande myndigheten snarast möjligt efter beslutet om att tilldela avtalet och i alla händelser senast den påföljande veckan samtidigt och individuellt underrätta alla anbudsgivare eller anbudssökande per brev, fax eller e-post om att deras anbud eller ansökan inte antagits samt anledningen till detta. Eurostat ska, samtidigt som övriga anbudsgivare eller anbudssökande underrättas, underrätta den aktör vars anbud valts ut. Denna underrättelse innebär inte i sig något åtagande från Eurostats sida. Övriga anbudsgivare eller anbudssökande kan på skriftlig begäran erhålla ytterligare upplysningar via brev, fax eller e-post om varför deras anbud eller ansökan inte valts ut, och de anbudsgivare som lämnat ett godtagbart anbud (dvs. ett anbud som uppfyller uteslutnings- och urvalskriterierna) kan få information om de relativa fördelarna med det anbud som valts ut samt få veta namnet på den som lämnat detta anbud. Information behöver dock inte lämnas ut om detta skulle hindra tillämpning av lag, strida mot allmänintresset, skada offentliga eller privata ekonomiska aktörers berättigade kommersiella intressen eller motverka en sund konkurrens dem emellan. Den upphandlande myndigheten ska besvara en begäran inom femton kalenderdagar från det att begäran mottagits. Den upphandlande myndigheten får inte tillsammans med den aktör som tilldelats avtalet underteckna ett avtal eller ramavtal förrän efter två kalenderveckor räknat från dagen 13/14

14 efter det att meddelandena om tilldelning respektive icke-tilldelning av avtalet har skickats ut samtidigt till alla anbudsgivare. Den upphandlande myndigheten får i förekommande fall skjuta upp undertecknandet till dess att en ytterligare genomgång har skett, om detta är motiverat mot bakgrund av de anmärkningar som övriga anbudsgivare eller anbudssökande lämnat in under de två veckor som följt på de individuella meddelandena om tilldelning respektive icke-tilldelning av avtalet, eller mot bakgrund av andra fakta som framkommit under tiden. Om så sker ska samtliga anbudssökande eller anbudsgivare underrättas inom tre dagar räknat från beslutet om att skjuta upp undertecknandet. Om endast ett anbud mottagits är det inte nödvändigt att vänta i två kalenderveckor innan avtalet undertecknas. Om avtalet inte kan ingås med den anbudsgivare som valts ut eller om denne avstår, förbehåller sig Eurostat möjligheten att ompröva sitt tilldelningsbeslut och tilldela en annan anbudsgivare avtalet, avsluta förfarandet eller avstå från att slutföra upphandlingen. En begäran om information och eventuella svar på denna begäran får inte syfta eller leda till en förlängning av tidsfristen för överklagande av tilldelningsbeslutet, som ska ske inom två månader efter det att beslutet meddelats. d- Ingen skyldighet att slutföra upphandlingen Anbudsinfordran och inledandet av anbudsförfarandet medför inte någon som helst skyldighet för kommissionen att tilldela avtal. Anbudsgivare vars anbud inte antagits kan inte kräva någon ersättning av kommissionen. Detsamma gäller om kommissionen beslutar att inte slutföra upphandlingen eller avbryta tilldelningsförfarandet. Detta beslut ska vara motiverat och delges anbudsgivarna. 14/14