KALLELSE KOMMUNFULLMÄKTIGE

Transkript

1 1 (2) KALLELSE KOMMUNFULLMÄKTIGE VÄLKOMMEN Kommunfullmäktige i Höganäs kommun kallas till sammanträde. Datum och tid: , kl 18:30 Plats: Stadshuset, sessionssalen Ledamot som är förhindrad att närvara vid sammanträdet bör snarast anmäla detta till ewa.jacobsson@hoganas.se, , eller niklas.akerstrom@hoganas.se, ÄRENDEN 1. Justering Förslag på plats, datum och tid för justering: Kommunkansliet, tisdagen den 31 mars 2015 kl 13:30-17:00 2. Fastställande av ärendelista 3. Anmälan av ny ersättare i kommunfullmäktige (inga handlingar - avvaktar Länsstyrelsen sammanräkning) 4. Avsägelser, s Fyllnadsval, s Föredragning av årsredovisning 2014, (handlingaråterfinns under ärende 10) 7. Revisionsberättelse för år 2014, s Fråga om ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014 exklusive kommunstyrelsen samt byggnadsnämnden, s Fråga om ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014 för kommunstyrelsen samt byggnadsnämnden, s Godkännande av årsredovisning 2014 (bokslut) för Höganäs kommun, s Revisionsrapport - Granskning av årsbokslut och årsredovisning 2012, s SSvar påå interpellation avseende säkrande av viktiga kulturmiljöer i Höganäs kommun, s Svar på motion om otrygga jobb, s Svar på motion om Öresund som marin nationalpark, s Svar på motion om samordnad varudistribution, s Uppföljning av intern kontroll 2014, s Godkännande av reviderade planer för intern kontroll 2015, s Senareläggning av uppföljning av miljöprogram för Höganäs kommun, s Förskottering av medel för kulvertering av dike i Nyhamnsläge, s Antagande av reglemente för byggnadsnämnden, s forts. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 1

2 2 (2) KALLELSE KOMMUNFULLMÄKTIGE Antagande av reglemente för kommunstyrelsen (med anledning av flytt av folkhälsoärenden från miljö- och folkhälsoutskottet till kultur- och fritidsutskottet), s Utökad borgensram för AB Höganäshem, s Revidering av plan för extraordinära händelser samt antagande av reglemente för krisledningsnämnden s Ny motion, s Kommunfullmäktiges anmälningsärenden, s Höganäs Gustaf Wingårdh Ordförande HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs

3 Ärende 4 Avsägelser 3

4 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE AVSÄGELSER KS/2015/183 Sammanfattning av ärendet Åsa Lindé Tornée (M) har lämnat in en avsägelse avseende sitt uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Avsägelse från Åsa Lindé Tornée, inkommen den 4 mars Kommunfullmäktiges beslut Förslag: Kommunfullmäktige beslutar att Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 4

5 Höganäs kommun Centralgatan Höganäs HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNKANSLIET o 4 1 DNR \)~~z_.::: l ');j ~0 Lerberget Härmed avsäger jag mig uppdraget som ledarnot i Höganäs kommunfullmäktige pga tidsbrist. 5

6 Ärende 5 Fyllnadsval 6

7 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE FYLLNADSVAL KS/2015/115 Sammanfattning av ärendet Fyllnadsval behöver förrättas efter kommunfullmäktiges beslut den 19 februari 2015, 16, att bordlägga valet av ledamot i kommunfullmäktiges valberedning efter Anna Hedbrant (C). Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges beslut den 19 februari 2015, 16. Ytterligare underlag i ärendet Avsägelse från Anna Hedbrant, inkommen den 11 februari. Kommunfullmäktiges beslut Förslag: Kommunfullmäktige beslutar att Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 7

8 8

9 Ärende 7 Revisionsberättelse för år

10 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE REVISIONSBERÄTTELSE FÖR 2014 KS/2015/199 Sammanfattning av ärendet Kommunens revisorer har lämnat revisionsberättelse och redogörelse för revisionen år Revisorerna tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för styrelse, nämnder och beredningar samt enskilda ledmöter i dessa organ. Vidare tillstyrker revisionen att kommunens årsredovisning godkänns. Beslutsunderlag Revisionens revisionsberättelse och redogörelse för år 2014, inkommen den 9 mars Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 10

11 11

12 12

13 Höganäs kommun Revisorerna Till: Kommunfullmäktige Höganäs kommun Redogörelse för revisionen år 2014 Vi har utfört granskning enligt kommunallagen, revisionsreglementet och god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisionsarbetet har avsett både förvaltnings- och redovisningsrevision i enlighet med upprättad revisionsplan och har omfattat all verksamhet som bedrivs i nämnderna. Urvalet av granskningsprojekt har skett efter kriterierna väsentlighet och risk. Förvaltningsrevision avser granskning av om verksamheten bedrivs ändamålsenligt och på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Vi har också granskat om nämndernas styrning och uppföljning varit tillräcklig för att effektivt bedriva verksamheterna. Redovisningsrevision syftar till att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som utövas inom nämnder och styrelse är tillräcklig. Det gäller alltså frågan om tillförlitlighet i räkenskaper och säkerhet i system och rutiner och omfattar dels den löpande redovisningen och dels årsredovisningen. Bedömning görs också avseende om resultatet i årsbokslutet är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Revision av intern kontroll syftar till att utröna om kommunen har analys av och kontroll på riskerna i verksamheterna. Genomförda granskningar Följande visar på de viktigaste resultaten av under året genomförda fördjupade granskningar: Uppföljning av granskning av produktivitet och effektivitet inom socialnämnden. Granskningens syfte har varit att utifrån tidigare iakttagelser, följa upp hur socialnämnden styr, följer upp och utvecklar produktivitet och effektivitet inom sitt ansvarsområde. Efter genomförd granskning identifierades följande förbättringsområden : Vid jämförelse med granskningen 2009 är vår sammanfattande bedömning att få insatser gjorts för att styra nämndens verksamheter mot ökad effektivitet och produktivitet. Detta tydliggörs framför allt av att det saknas uttalade nyckeltal och mätningar kring hur personalens tid används i relation till de resurser som tilldelats, exempelvis vad gäller antal utförda hemvårdstimmar. Det saknas även ett heltäckande resursfördelningssystem vilket enligt uppgift ska införas tidigast Eftersom det vid granskningstillfället saknas mätningar av hur personalens tid används samt behovsmätningar utifrån olika brukarkategorier med en struktur på olika ersättningsmodeller, är granskarnas bedömning att det är osannolikt att ett resursfördelningssystem kommer att införas nästa år. Redogörelse för revisionen år Höganäs kommun 13

14 Vad gäller nämndens arbete med effektivitet finns framtagna nämndsmål samt att nämndens värdegrund, servicedeklaration och den nationella värdighetsgarantin anges utgöra mått på effektivitet. Viss utveckling har skett vad gäller målformulering och framtagande av tydligare indikatorer för hur målen ska mätas, dock kvarstår utvecklingsarbete. Nämndens satsning att utveckla verksamheterna genom Lean-konceptet behöver utvecklas och systematiseras. För att systematisera arbetet bör nämnden utforma en långsiktig strategi med tillhörande mål som tydliggör hur Lean ska integreras i verksamheterna. Vid granskningstillfället saknar socialnämnden ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2011 :9. Det åligger nämnden att snarast införa ett ledningssystem då det utgör en viktig del för att systematisera nämndens kvalitetsarbete och därigenom skapa underlag för att utveckla och följa upp verksamheternas kvalitet. Granskning av kostnader för representation, resor och utbildning. Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma huruvida kommunstyrelse och nämnder har en tillräcklig intern kontroll avseende representation. Efter vår granskning kan vi konstatera att kommunens hantering och arkivering av verifikat tillhörande reseräkningar behöver ses över. Det bör säkerställas att verifikaten arkiveras ordentligt och är tillgängliga i efterhand. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer: Resereglerna bör utvecklas och tydliggöras samt fastställas. Riktlinjer och rekommendationer avseende vilka konton som representation skall konteras på tydliggörs ytterligare för att begränsa felaktig kontering. Ytterligare utbildning av berörd personal utförs, där det tydliggörs vad som avses med representation, vid vilka tillfällen det förekommer samt hur fakturor innehållande flera olika kostnadstyper skall hanteras. Momshantering i samband med representationskostnader stärks. Kommunens hantering och arkivering av verifikat tillhörande reseräkningar ses över. Granskning av förskolornas systematiska kvalitetsarbete och utbildningsnämndens tillsyn över fristående förskolor. Granskningens syfte har varit att bedöma huruvida utbildningsnämnden säkerställer att förskolorna bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med lag och läroplan. l granskningen ingick även att bedöma hur nämnden säkerställer insyn och tillsyn över fristående förskaleverksamheter i enlighet med skollagens krav. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Utbildningsnämnden bör tillse att den pedagogiska dokumentationen fortsatt utvecklas. Utbildningsnämnden kan överväga om nuvarande kvalitetsindikatorer kan vidareutvecklas i relation till förskolans uppdrag. Utbildningsnämnden bör kräva en systematisk återrapportering från förvaltningen över den tillsyn som genomförs av respektive fristående förskola. l tillsynsrapporten bör framgå vilka åtgärder förskolan ska vidta för att komma till rätta med de utvecklingsområden som tillsynsmyndigheten identifierat. Redogörelse för revisionen år Höganäs kommun 2 14

15 Vad gäller nämndens arbete med effektivitet finns framtagna nämndsmål samt att nämndens värdegrund, servicedeklaration och den nationella värdighetsgarantin anges utgöra mått på effektivitet. Viss utveckling har skett vad gäller målformulering och framtagande av tydligare indikatorer för hur målen ska mätas, dock kvarstår utvecklingsarbete. Nämndens satsning att utveckla verksamheterna genom Lean-konceptet behöver utvecklas och systematiseras. För att systematisera arbetet bör nämnden utforma en långsiktig strategi med tillhörande mål som tydliggör hur Lean ska integreras i verksamheterna. Vid granskningstillfället saknar socialnämnden ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2011 :9. Det åligger nämnden att snarast införa ett ledningssystem då det utgör en viktig del för att systematisera nämndens kvalitetsarbete och därigenom skapa underlag för att utveckla och följa upp verksamheternas kvalitet. Granskning av kostnader för representation, resor och utbildning. Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma huruvida kommunstyrelse och nämnder har en tillräcklig intern kontroll avseende representation. Efter vår granskning kan vi konstatera att kommunens hantering och arkivering av verifikat tillhörande reseräkningar behöver ses över. Det bör säkerställas att verifikaten arkiveras ordentligt och är tillgängliga i efterhand. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsom råden/rekommendationer: Resereglerna bör utvecklas och tydliggöras samt fastställas. Riktlinjer och rekommendationer avseende vilka konton som representation skall konteras på tydliggörs ytterligare för att begränsa felaktig kontering. Ytterligare utbildning av berörd personal utförs, där det tydliggörs vad som avses med representation, vid vilka tillfällen det förekommer samt hur fakturor innehållande flera olika kostnadstyper skall hanteras. Momshantering i samband med representationskostnader stärks. Kommunens hantering och arkivering av verifikat tillhörande reseräkningar ses över. Granskning av förskolornas systematiska kvalitetsarbete och utbildningsnämndens tillsyn över fristående förskolor. Granskningens syfte har varit att bedöma huruvida utbildningsnämnden säkerställer att förskolorna bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med lag och läroplan. l granskningen ingick även att bedöma hur nämnden säkerställer insyn och tillsyn över fristående förskoleverksamheter i enlighet med skollagens krav. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Utbildningsnämnden bör tillse att den pedagogiska dokumentationen fortsatt utvecklas. Utbildningsnämnden kan överväga om nuvarande kvalitetsindikatorer kan vidareutvecklas i relation till förskolans uppdrag. Utbildningsnämnden bör kräva en systematisk återrapportering från förvaltningen över den tillsyn som genomförs av respektive fristående förskola. l tillsynsrapporten bör framgå vilka åtgärder förskolan ska vidta för att komma till rätta med de utvecklingsområden som tillsynsmyndigheten identifierat. Redogörelse för revisionen år Höganäs kommun 2 15

16 Tillhörande tillsynsprotokollet kan utbildningsnämnden utveckla nuvarande bedömningskriterier som tydliggör hur de olika målområdena ska bedömas och följas upp. För att stärka nämndens uppföljning, kan utbildningsnämnden överväga om synpunkter från föräldrar och barn i ökad utsträckning kan inhämtas i syfte att synliggöra deras syn kring förskolans arbetssätt och metoder för verksamhetsutveckling. Detta gäller såväl kommunala som fristående förskolor. Utbildningsnämnden kan årligen begära in sammanställningar över synpunkter och klagomål som inkommit till de fristående förskolorna samt en redogörelse för hur dessa har hanterats. Granskning av delårsbokslut En översiktlig granskning av delårsrapporten per har genomförts. Enligt kommunallagen ska fullmäktige ange mål och riktlinjer för verksamheten och finansiella mål kopplade till god ekonomisk hushållning. En uppföljning av dessa skall redovisas i delårsrapporten och årsredovisningen. Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten och årsbokslutet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat. Denna bedömning skall ske skriftligen. Följande konstaterades i bedömningen av delårsrapporten: God redovisningssed har i allt väsentligt följts varför utfallet i delårsrapporten ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Sammantaget bedömer vi att resultatet i delårsrapporten i allt väsentligt är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Redovisningen av pensioner avviker från lagstiftningen vilket innebär att det väsentligt påverkar skulder/avsättningar och eget kapital. Granskning av kommunens arbetsmarknadsåtgärder. Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma om kommunstyrelsen har skapat en ändamålsenlig och effektiv organisation för kommunens arbete med arbetsmarknadsåtgärder. Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsens styrning av arbetsmarknadsenheten är otillräcklig, men att verksamheten i nuläget bedrivs på ett väl fungerande sätt och i nära samverkan med relevanta kommuninterna och externa aktörer. Vi har identifierat följande förbättringsom råden: Kommunstyrelsen bör stärka styrningen av arbetsmarknadsinsatserna genom att formulera mål och definiera prioriterade målgrupper, samt besluta om plan för verksamheten. Här bör särskild hänsyn tas till hur arbetsmarknadsinsatserna kan användas för att minska och förebygga långvarigt försörjningsstödstagande. Kommunstyrelsen bör också se till att det sker en systematisk uppföljning och återrapportering kring inflöde, genomförda insatser och resultat i förhållande till mål och prioriterade målgrupper. Vi föreslår också att arbetsmarknadsenhetens gränser i förhållande till andra kommunala och externa aktörer tydliggörs, och i rimligaste mån slås fast i formella överenskommelser kring vilka uppdrag och insatser som enheten ska bedriva. Redogörelse för revisionen år Höganäs kommun 3 16

17 Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas verkställande av kommunfullmäktiges beslut. Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma om kommunstyrelsen och nämnderna har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll för att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut verkställs och återrapporteras. Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen inte i tillräcklig utsträckning styr, följer upp och kontrollerar verkställigheten av fullmäktigebeslut Vi kan konstatera att vissa riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll avseende verkställighet har formaliserats sedan 201 O års granskning men vår bedömning är att styrnings- och uppföljningsprocessen kan stärkas och utvecklas. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsåtgärder/rekommendationer: Kommunstyrelsen bör upprätta rutiner i enlighet med fullmäktiges beslut och tillse att tidpunkt för återrapportering och information om vem som är ansvarig för återrapporteringen tydligt framgår i beslutsunderlagen som tillhandahålls fullmäktige. Kommunstyrelsen kan i ökad utsträckning tydliggöra kraven på åtgärder i de fall återrapporteringen visar att fullmäktiges beslut ej verkställts. Kommunstyrelsen bör tillse att utvärderingen av policys och program följs upp årligen i enlighet med fullmäktiges beslut. Nämnderna bör tydliggöra formerna för hur, när och i vilken omfattning återrapportering till nämnden ska ske. Intern kontroll Granskningens syfte har varit att belysa hur kommunstyrelsen leder och följer upp det interna kontrollarbetet i fråga om planer, dokumentation och uppföljning samt granska hur nämnderna utför och följer upp sin interna kontroll. Vår bedömning är att Höganäs kommun under 2014 arbetat efter ett fortsatt strukturerat arbetssätt avseende den interna kontrollen. Efter uppföljningen av den interna kontrollen 2014 lämnas följande kommentarer: Kommunstyrelsen och nämnder bör verksamhetsmässiga risker även väsentlighetsanalysen. tillse att ekonomiska, fortsättningen beaktas Det är positivt att nämnderna numera utser två ledamöter som ska sitta med vid förvaltningens risk- och väsentlighetsanalys. Detta stärker förtroendevaldas förutsättningar att utveckla sin roll och betydelse för den interna kontrollen. l uppföljningen av den interna kontrollen har samordnaren för intern kontroll valt att tydliggöra när risken är införd i planen, samt om den ska vara med i kommande års plan. Vi bedömer att detta skapar förutsättningar för att stärka arbetet med den interna kontrollen ytterligare. juridiska riskoch och Uppföljning av under 2013 genomförda granskningar. Syftet med granskningen har varit att följa upp om och på vilket sätt de synpunkter och iakttagelser som gjordes i granskningsrapporterna har fångats av styrelse och förvaltningar/nämnder. Granskning av delårs- och årsbokslut följs upp i samband med den årliga granskningen och hanteras således inte inom ramarna för uppföljningen. Granskning av detaljplan- och bygglovsprocesserna Syftet med granskningen var att bedöma huruvida kommunstyrelsen och byggnadsnämnden bedriver en ändamålsenlig verksamhet rörande detaljplanering och bygglovshandläggning i enlighet med plan- och bygglagen. Redogörelse för revisionen år Höganäs kommun 4 17

18 Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning av detaljplan- och bygglovsprocessen delvis har beaktats av kommunstyrelsen och av byggnadsnämnden. Granskning av kommunstyrelsens styrning och uppföljning av räddningstjänsten Syftet var att bedöma om kommunstyrelsens styrning och uppföljning av räddningstjänsten är ändamålsenlig, samt belysa hur räddningstjänsten arbetar förebyggande och hur operativa insatser följs upp. Vår bedömning efter uppföljningen är att kommunstyrelsen delvis har beaktat de rekommendationer som framföreds i samband med 2013 års granskning av styrning och uppföljning av räddningstjänsten. Granskning av 2014 års bokslut och årsredovisning Se särskilt bilagd rapport. Övrigt Vi har även under året utfört löpande granskning av redovisningen, intern kontroll, fakturagranskning, attester och övriga kontroller av redovisningsrutiner i anslutning till förvaltningsoch redovisningsrevisionella granskningar. Vi har i samband med genomförda granskningar sammanträffat med företrädare för styrelse och nämnder och delgivit våra bedömningar med anledning av granskningarna. Vi har under året medverkat som samtalspartner och rådgivare till olika förvaltningar och nämnder. Vi har även sammanträffat med olika företrädare för förvaltningarna för information om de olika verksamheterna i kommunen. Vi har haft regelbundna möten med kommunfullmäktiges presidium varvid bl a diskuterats planering, aktuella och kommande granskningar m.m. Vi har även presenterat de under året genomförda granskningarna för fullmäktige. Under året har vi även deltagit i externa kurser avseende den revisionella verksamheten. Redogörelse för revisorernas anslag Vi har haft ett anslag på 890 tkr till vårt förfogande. Nettokostnaderna under verksamhetsåret har uppgått till 841 tkr. Höganäs den 5 mars 2015 {~F~ B~ström ~~ l ~gwall ) Redogörelse för revisionen år Höganäs kommun 5 18

19 Ärende 8 Fråga om ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014 exklusive kommunstyrelsen samt byggnadsnämnden 19

20 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2014/954 FRÅGA OM ANSVARSFRIHET FÖR VERKSAMHETSÅRET 2014 EXKLUSIVE KOMMUNSTYRELSEN SAMT BYGGNADSNÄMNDEN Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige har att besluta om ansvarsfrihet för kommunens nämnder samt styrelse enligt kommunallagens 3 kapitel 9 med flera. Kommunens revisorer har tillstyrkt ansvarsfrihet för ledamöter i styrelse och nämnder. Beslutsunderlag Revisionens revisionsberättelse och redogörelse för år 2014, inkommen den 9 mars Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 20

21 Ärende 9 Fråga om ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014 för kommunstyrelsen samt byggnadsnämnden 21

22 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2014/954 FRÅGA OM ANSVARSFRIHET FÖR VERKSAMHETSÅRET 2014 FÖR KOMMUNSTYRELSEN SAMT BYGGNADSNÄMNDEN Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige har att besluta om ansvarsfrihet för kommunens nämnder samt styrelse enligt kommunallagens 3 kapitel 9 med flera. Kommunens revisorer har tillstyrkt ansvarsfrihet för ledamöter i styrelse och nämnder. Beslutsunderlag Revisionens revisionsberättelse och redogörelse för år 2014, inkommen den 9 mars Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 22

23 Ärende 10 Godkännande av årsredovisning 2014 (bokslut) för Höganäs kommun 23

24 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE GODKÄNNANDE AV ÅRSREDOVISNISNIG (BOKSLUT) 2014 FÖR HÖGANÄS KOMMUN KS/2014/954 Sammanfattning av ärendet Kommunledningskontorets ekonomiavdelning har sammanställt Höganäs kommuns årsredovisning för Genom en sammanvägd utvärdering av de kommunövergripande målen gör ekonomiavdelningen bedömningen att Höganäs kommun uppnår god ekonomisk hushållning I årsredovisningen framkommer att det ekonomiska resultatet enligt resultaträkningen uppgick till 13,4 mnkr och balanskravsutredningen visade att det inte finns något balanskravsresultat att återställa. Nettoinvesteringarna uppgick till 87,1 mnkr vilket motsvarade 40 procent av de budgeterade investeringarna. Likviditeten uppgick till 123,3 mnkr. Vidare framkommer i årsredovisningen att renhållningsverksamheten inom teknik- och fastighetsförvaltningen, avgiftsfinansierad verksamhet redovisar 3,5 mnkr i överskott. Helt eller delvis beror detta överskott på kostnadsminskningar som bör föranleda reviderad taxa. Kommunstyrelsens budgetutskott beslutade den 16 februari 2015, 2, att uppdra åt teknik- och fastighetsförvaltningen genomföra en översyn av taxan för renhållningsverksamheten. Ekonomiavdelningen har konstaterat att semesterskulden i bokslut 2013 blev för lågt värderad, vilket fått till följd att semesterskulden i bokslut 2014 blivit högre än tidigare prognostiserat. Allt tyder på en felaktighet i den bokslutsrapport i lönesystemet som beräknar värdet av semesterskulden vid årsskiftet. De enskilda anställdas semesteruttag och sparade semesterdagar påverkas inte av denna rapport. Kommunstyrelsens budgetutskott beslutade den 16 februari 2015, 2, att uppdra åt kommunledningskontorets ekonomiavdelning att genomföra en grundlig utredning om varför semesterskuldsberäkningen blev fel och säkerställa beräkningen för framtiden. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 46, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tjänsteskrivelse den 13 februari 2015, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, utkast till årsredovisning 2014, Socialnämndens beslut den 11 februari 2015, 26, Utbildningsnämndens beslut den 10 februari 2015, 9, Överförmyndarnämndens beslut den 4 februari 2015, 2, Miljötillsynsnämndens beslut den 4 februari 2015, 3, Kommunstyrelsens beslut den 3 februari 2015, 28, Valnämndens beslut den 2 februari 2015, 1, Byggnadsnämndens beslut den 28 januari 2015, 19. Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens budgetutskotts beslut den 16 februari 2015, 2. forts. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 24

25 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att godkänna årsredovisning 2014 för Höganäs kommun. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 25

26 26

27 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNSTYRELSEN SLUTLIG INSTANS: KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2014/954 ÅRSREDOVISNING (BOKSLUT) 2014 FÖR HÖGANÄS KOMMUN Sammanfattning av ärendet Ekonomiavdelningen har sammanställt årsredovisningen för Genom en sammanvägd utvärdering av de kommunövergripande målen bedöms att Höganäs kommun uppnår god ekonomisk hushållning Det ekonomiska resultatet enligt resultaträkningen uppgick till 13,4 mnkr och balanskravsutredningen visade att det inte finns något balanskravsresultat att återställa. Nettoinvesteringarna uppgick till 87,1 mnkr och motsvarande 40 procent av de budgeterade. Likviditeten uppgick till 123,3 mnkr. Beslutsunderlag Utkast till Årsredovisning 2014 Ekonomiavdelningens förslag till beslut Budgetutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna årsredovisning 2014 för Höganäs kommun. Per Broman Ekonomichef Lars Alvén Budgetstrateg HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs

28 PROTOKOLL SOCIALNÄMNDEN HÖGANÄS KOMMUN ~--:: :;:S::.:. id~a l av 35 HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNKANSLIET \<~jz.otv\ ~5"~ NÄRVARANDE BESLUTANDE Ordförande Ledamöter ÖVR IGA Ej ~änstgörande ersättare Övriga närvarande sekreterare Sammanträdestid Paragrafer Peter Schölander (M) Mufida Dizdar (FP) Lars-Anders Ottosson (M) Gunilla T engvall (M) Charlotta Bermhagen (M) Ingemar Narheim (M) Anna Hedbrant (C) Roger Nilsson (S) Ann ~Margreth Larsson (S) Peter Graff (S) Leif Löwegren (SD) Annette Rietz (M) Ulrika Adsersen (FP) Mira Gerxhaliu (M) Leif Örtendahl (M) Asa Deneker (I<.D) Carina Lövstedt (C) Gabriella Andersson (S) Ann Ekelund (MP) Inger Nilsson M Lars Håkansson (SPI) socialchef Lena Landström avdelningschef LSS Monica F allesen avdelningschef IFO Anita Bengtsson avdelningschef VoO Carina Hajzeri administrativ chef Inger Offesson Persson uppdragschef Wenche J on s son enhetschef Cecilia Lindestam-Viebke enhetschef LottaJohansson enhetschef Morrika Heideman utvecklar e J o han Holmer förvaltningssekreterare Sofia Sandberg kl l SIGNATURER 28

29 PROTOKOLL SOCIALNÄMNDEN HÖGANÄS KOMMUN Sida 8 av GODKÄNNA BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 SN/2015/41 Sammanfattning av ärendet Socialförvaltningens förslag till bokslut och verksamhetsberättelse för 2014 presenterades. Socialnämnden redovisar ett överskott jämfört med budget på 2,8 mkr. Av detta överskott föreslås 2 mkr föras över till ett ökat investeringsutrymme Av detta investeringsutrymme avser 0,8 mkr larm för två äldreboenden. Införande av dessa larm skulle enligt tidigare beslut införts under 2014, men det har försenats. Resterande 1,2 mkr avser digitalisering av tid- och insatsrapportering i hemvården. Förutom detta önskar socialnämnden justera indelningen avseende nämndens verksamheter i kommunens gemensamma redovisning. Idag redovisas individ- och familjeomsorgen (IF O) uppdelad i två områden - vux na och ekonomi samt barn, ungdom och fomijj (BUF). Detta med anledning av att BUF under en tid tillhörde en annan nämnd och under denna period ökade verksamhetens kostnader. När sen verksamheten återfördes till socialnämnden önskade man hålla extra koll på kostnadsutvecklingen. Idag har verksamheten en ekonomi i balans vilket innebär att det inte längre finns någon grund för denna uppdelning. Socialnämnden föreslår därför kommunfullmäktige att från och med 2015 hantera IFO, likt nämndens övriga verksamhetsområden, som en gemensam post i den ekonomiska redo Vlsrungen. Beslutsunderlag Bokslut och verksamhetsberättelse 2014, Beslut Socialnämnden beslutar att godkänna bokslut och verksamhetsberättelse för 2014, att att att föreslå kommunfullmäktige att av nämndens överskott föra över 2,0 mkr till ökat investeringsutrymme för ,8 mkr tilllarm för två äldreboenden och 1,2 mkr till digitalisering av tid- och insatsrapportering i hemvården, föreslå kommunfullmäktige att från och med 2015 hantera IFO som en gemensam post i den ekonomiska redovisningen, samt förklara beslutet omedelbart justerat. Fortsättning 29 lut~

30 PROTOKOLL SOCIALNÄMNDEN HÖGANÄS KOMMUN Sida 9 av 35 l ~~h~~~~\~ ~&HHH justeras ordförande Peter Schölander a cx(jjjl- Lu nn.: j ~~ ~ justeras... ~!.!( i :./.? ft~l... ~~~(:.:. ~.l<~j e., namnförtydligande justerare Beslutet ska skickas till Kommunfullmäktige l SIGNATURER 30 IUTD~~~

31 HÖGANÄS KOMMUN PROTOKOLL UTBILDNINGSNÄMNDEN HÖGANÄS KOMMUN K O MMUNKANSUET 9 o ARSBOKSLUT 2014 Sammanfattning av ärendet I enlighet med kommunens tidplan för bokslut 2014 måste nämnden lämna verksamhetsberättelse, måluppfyllelse, handlingsplan och intern kontroll tillsammans med justerat protokoll till budgetutskottet senast den 13 februari Nämnden har nu att ta ställning till verksamhetsberättelse inklusive måluppfyllelse samt handlingsplan, då uppföljningen av intern kontroll behandlas i ett separat ärende. Beslutsunderlag Utbildningsnämndens verksamhetsberättelse 2014 Utbildningsnämndens handlingsplan 2014 Utbildningsnämndens beslut Utbildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att att godkänna utbildningsnämndens verksamhetsberättelse och redovisning av hur arbetet med handlingsplan har fortgått. Utbildningsnämnden beslutar justera beslutet omedelbart. Beslutet ska skickas till Kommunfullmäktige l SIGNATU~ 3~ 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 '. l HÖGANÄS.l. KOMMUN KOMMUN PROTOKOLL HÖGANÄS MILJÖTILLSYNSNÄMNDEN KOMt-.,1lJ. 'KANSLIET DNR l\5/w 1!-f(q f 't l (31) Ordförande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Daniel Svensson (M) Britt-Inger Hillhammar Ekberg (M) Bertil Ziegler (M) Anita Bäck (KD) Per-Erik Lundberg (S) Nils Rosengren (S) Ros-Mari Paulsson (FP) Ej tjänstgörande ersättare Susanne Mårtensson (C) Barbara Struglics Bogs (KD) Sebastian Larsson (S) Joakim Sundqvist (S) Övriga sekreterare Miljöchefen Anneli Gille Miljöinspektören Maria Fänge ( 9) Miljöinspektören Karl Hallkvist( lo) Nämndsekreteraren Pemilla S~emkvist o FRANVARANDE Ledamöter Ej ~änstgörande ersättare Sammanträdes tid Paragrafer Mårten Wennerholm (FP) Katarina Ljungkvist (M) Christina Linnea Örtendahl (M) kl l SIGNATUR 36

37 - HÖGANÄS KOMMUN PROTOKOLL MILJÖTILLSYNSNÄMNDEN (31) JUSTERING 2015-la,_-_lL_ Utsedd att justera Bertil Ziegler (M) UNDERSKRIFTER sekreterare 3-13 Ordförande Justerande c_) Daniel Svensson (M) - --::< ~ / ctf~-l ;(_... ~ ~..... Bertil Ziegler (M) Tillkännagivandet av justeringen har den år anslagits på kommunens anslagstavla, intygar Anslaget nedtaget den år 37

38 4 (31 ). HÖGANÄS KOMMUN PROTOKOLL MILJÖTI LLSYNSNÄMNDEN BOKSLUT MED VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR /0020 Sammanfattning av ärendet Redovzsningen omfattar dels 2014 års ek onomzska resultat, del.r en avstiimning av målen kopplade till budgeten o h de/j en korifattad verksamhetsberåtte/se med prognos jo'r framtiden. Miljötillsynsnämndens beslut Miljötillsynsnämnden beslutar att överlämna bifogat bokslut och verksamhetsberättelse för 2014 till kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Miljöavdelningens qänsteskrivelse, daterad Verksamhetsberättelse och mål, årsredovisning 2014 Redogörelse för ärendet Miljötillsynsnämndens bokslut för 2014 visar på ett överskott på kr. De viktigaste anledningarna till detta överskott är att intäkterna från tillsynen har varit något högre än budgeterat och att kostnaderna för personal har varit betydligt lägre. Uppsatta åtgärder för att nå målen i verksamhetsplanen har genomförts, men eftersom alla idrottsanläggningar inte besöktes under 2014 och att det fortfarande fmns mer att göra inom energitillsynen räknas två av målen bara som delvis uppfyllda. Beslutet ska skickas till Kommunfullmäktige Förvaltningsekonom Maria Solenlind Akten ~'~============================================= l SIGNATUR 38

39 PROTOKOLLSUTDRAG KOMMUNSTYRELSEN UTDRAG UR PROTOKOLL Sammanträde Kommunstyrelsen, Ordförande Péter Kovács Justerande Anita Söderlind Sekreterare Niklas Åkerström Protokollet har justerats den 5 februari 2015 Anslaget på kommunens anslagstavla den 5 februari 2015 HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se 39

40 PROTOKOLLSUTDRAG KOMMUNSTYRELSEN KS/2014/ GODKÄNNANDE AV KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNINGARS ÅRSREDOVISNING (BOKSLUT) FÖR 2014 Sammanfattning av ärendet Samtliga av kommunstyrelsens förvaltningar har upprättat förslag på årsredovisning för respektive förvaltningar. Kommunstyrelsens arbetsutskott behandlade den 22 januari 2015, 7, räddningstjänstens, samhällsbyggnadsförvaltningens, teknik- och fastighetsförvaltningens samt kommunledningskontorets årsredovisningar (bokslut) för Kultur- och fritidsutskottet behandlade den 19 januari 2015, 67, årsredovisning (bokslut) 2014 för kultur- och fridsförvaltningen. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 22 januari 2015, 7, Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskotts beslut den 19 januari 2015, 67, Kultur- och fritidsförvaltningen, verksamhetsberättelse avseende 2015, Räddningstjänsten, tjänsteskrivelse den 18 januari 2014, Räddningstjänsten, verksamhetsberättelse avseende 2014 den 8 december 2014, Samhällsbyggnadsförvaltningen, tjänsteskrivelse, Teknik- och fastighetsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 19 januari 2014, Teknik- och fastighetsförvaltningen, verksamhetsberättelse avseende 2014 den 8 december 2014, Teknik- och fastighetsförvaltningen, verksamhetsberättelse avseende 2014 den 8 december 2014, Kommunledningskontoret, tjänsteskrivelse den 22 januari 2014, Kommunledningskontoret, verksamhetsberättelse avseende 2014 den 8 december Förslag till beslut på sammanträdet Ordförande Péter Kovács (M) föreslår kommunstyrelsen besluta att ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen ska bjudas in då kommunstyrelsens förvaltningars årsredovisningar presenterar för kommunstyrelsens arbetsutskott. Beslutsgång Ordförande Péter Kovács (M) ställer arbetsutskottets förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen beslutar att bifalla förslagen. Ordförande Péter Kovács (M) ställer kultur- och fritidsutskottets förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen beslutar att bifalla förslagen. Ordförande Péter Kovács (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner att kommunstyrelsen beslutar att bifalla förslagen. HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se 40

41 PROTOKOLLSUTDRAG KOMMUNSTYRELSEN Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att att att att att uppdra kommunstyrelsens budgetutskott att beakta fördelningen i ramarna mellan utbildningsnämnden och samhällsbyggnadsförvaltningen med avseende på kostnaderna för utveckling av kollektivtrafiken/skolskjuts, godkänna bokslut för 2014 för kommunstyrelsens förvaltningar, exklusive kultur- och fritidsförvaltningen, godkänna den preliminära årsredovisningen för 2014 för kultur- och fritidsförvaltningen, överlämna årsredovisningen för 2014 för kultur- och fritidsförvaltningen till kommunstyrelsens budgetutskott, ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen ska bjudas in då kommunstyrelsens förvaltningars årsredovisningar presenterar för kommunstyrelsens arbetsutskott. Beslutet ska skickas till Kommunledningskontoret (ekonomiavdelningen) Kommunstyrelsens budgetutskott HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se 41

42 PROTOKOLL VALNÄMNDEN (6) 1 VALNÄMNDENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Sammanfattning av ärendet Kommunkansliet föredrar verksamhetsberättelsen för valnämnden Beslutsunderlag Verksamhetsberättelse för valnämnden VN/2015/1 Förslag till beslut på sammanträdet Gertrud Green (C) yrkar att verksamhetsberättelsen för 2014 revideras genom att nämndens kostnader för 2014 specificeras och viss text ändras och att under förutsättning att ovanstående revidering är genomförd godkänna verksamhetsberättelsen för Valnämndens beslut Valnämnden beslutar i enlighet med ordförandes förslag att verksamhetsberättelsen för 2014 revideras genom att nämndens kostnader för 2014 specificeras och viss text ändras, att under förutsättning att ovanstående revideringar är genomförda godkänna verksamhetsberättelsen för Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Kommunledningskontoret (ekonomiavdelningen) SIGNATUR 42

43 Ärende 11 Revisionsrapport - Granskning av årsbokslut och årsredovisning

44 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE REVISIONSRAPPORT - GRANSKNING AV ÅRSBOKSLUT OCH ÅRSREDOVISNING 2012 KS/2013/217 Sammanfattning av ärendet Ernst & Young AB har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat årsredovisning för Syftet med granskningen är att bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål som fullmäktige har beslutat. Synpunkterna har sammanställts i en granskningsrapport daterad 3 mars Kommunfullmäktiges presidium har inkommit med förslag till beslut i en skrivelse den 24 februari Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 66, Kommunfullmäktiges presidium, skrivelse den 24 februari 2015, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, yttrande den 12 april 2014, Revisionen, granskning av årsbokslut och årsredovisning den 3 mars Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens budgetutskotts beslut den 22 april 2013, 17. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att lägga rapporten till handlingarna. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN FÖRVALTNING Höganäs kommunen@hoganas.se 44

45 45

46 (1) GRANSKNING AV ÅRSBOKSLUT OCH ÅRSREDOVISNING 2012 KOMMUNFULLMÄKTIGES PRESIDIUMS FÖRSLAG TILL BESLUT AVSEENDE REVISIONSRAPPORTEN Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Höganäs kommun granskat årsbokslut och årsredovisning Förslag till beslut Kommunfullmäktiges presidiums förslag: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att lägga rapporten till handlingarna. Gustaf Wingårdh Pia Möller Wivi-Anne Broberg ordförande 1:e vice ordförande 2:e vice ordförande HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 46

47 YTTRANDE 1 (2) SLUTLIG INSTANS: KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2013/217 YTTRANDE REVISIONSRAPPORT - GRANSKNING AV ÅRSBOKSLUT OCH ÅRSREDOVISNING 2012 Yttrande Ernst & Young AB har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat årsredovisning för Syftet med granskningen är att bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål som fullmäktige har beslutat. Synpunkter har Ernst & Young AB sammanställt i en granskningsrapport daterad Ekonomiavdelningen vill härmed lämna sina kommentarer till innehållet av denna. Ekonomiavdelningen delar revisorerna bedömning att full skuldföring av pensionsförmåner som intjänats före år 1998 visserligen strider mot lagen om kommunal redovisningslag, men följer kommunfullmäktiges beslut. Enligt vår mening ger vårt sätt att redovisa pensionsskulden en mer rättvisande bild av kommunens samlade ekonomi och ställning. Enligt revisorernas bedömning bör kommunen se över redovisningen av exploateringsverksamheten. Ekonomiavdelningen delar revisorernas uppfattning och kommer tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen att beakta detta under nästkommande redovisningsår. Höganäs kommun har under 2012 inte beaktat en försäkringsersättning som kommer att erhållas Försäkringsersättningen avser vattenläcka på Stationshuset år Ekonomiavdelningen bedömer att det inte finns något tydligt samband mellan försäkringsersättningen och framtida kostnader och kommer därför att föreslå åtgärder som undviker att pengarna förbrukas i verksamheten. Renhållningsverksamheten redovisar ett överskott. Höganäs kommun har valt att redovisa detta som en del av eget kapital. Under redovisningsprinciper i kommunens årsredovisning framgår att kommunen valt att göra ett avsteg från rekommendation 18 utgiven av Rådet för kommunal redovisning, dock utan vidare motivering. I rekommendationen framgår bland annat att överskott ska redovisas som en skuld till abonnenterna. Vi är medvetna om att rekommendationen inte har följts Samhällsbyggnadsförvaltningen har fått i uppdrag att ta fram en strategi för att hantera överskott i renhållningsverksamheten. Granskningsrapporten innehåller även synpunkter på huruvida underlagen för reserverade belopp för avsättning till framtida exploateringsåtagande uppfyller kriterier för en avsättning. Ekonomiavdelningen kommer tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen att arbeta med att ta fram bättre underlag för reserveringen. Beslutsunderlag Höganäs kommun, Granskning av årsbokslut och årsredovisning 2012 HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 47

48 2 Förslag till beslut Kommunledningskontorets ekonomiavdelning föreslår kommunstyrelsens budgetutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att uppdra åt ekonomiavdelningen att beakta revisionens synpunkter. Per Broman Ekonomichef Djana Jahic Redovisningsansvarig HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs

49 -""""7:' OANA ' ~<OM MUN t HO \. ~ O~v 20\3-03- o ~lyj.. '~ j <-X'f ::::: l Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2013 Höganäs kommun Granskning av årsbokslut och årsredovisning i!1 frnst & YOUNG Qua/ity In Everything We Do

50 Innehåll 1. Inledning Resultatutfall mot föregående år, budget och prognos totalt Jämförelsestörande poster Kommentarer till balansräkningen Materiella anläggningstillgångar Utgifter för framtida exploateringsåtagande Pensionsskulden Försäkringsersättning Bidrag till statlig infrastruktur God redovisningssed Redovisning av mål och måluppfyllelse enligt KL Inledning Kommunens målstruktur Finansiella mål Avstämning av balanskravet O 6. 5 Verksamhetsmål O 6. 6 Revisorernas sammanfattande bedömning avseende målutvärdering Sammanfattande bedömning

51 ~ 1/ /JIIIilllllllillll'""' ä/ frnst & YOUNG Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Höganäs gjort en granskning av årsbokslut och årsredovisning för Enligt kommunallagen ska revisorerna även bedöma om resultatet i årsbokslutet är förenligt med de mål, kopplade till begreppet god ekonomisk hushållning, som fullmäktige beslutat. Denna rapport behandlar ur revisionssynpunkt väsentliga iakttagelser och belopp. Arets resultat Höganäs kommun redovisar för 2012 ett resultat på 65,8 mnkr jämfört med 9,2 mnkr Vid rensning från jämförelsestörande poster blir resultatet för ,9 mnkr och ,3 mnkr. För 2012 är ökningstakten för skatteintäkter och generella bidrag 3,2 % vilket är en betydande förbättring jämfört med Samtidigt har verksamhetens nettokostnader rensat från jämförelsestörande poster ökat med 3,4 %. ++ Vår granskning visar att bokslutet i alla väsentliga delar är korrekt upprättat och visar en rättvisande bild av kommunens ställning och resultat. Väsentligt avsteg från god redovisningssed/kommunala redovisningslagen föreligger dock, liksom tidigare, genom att pensioner intjänade före 1998 sedan 2006 redovisas som en avsättning i balansräkningen i stället för ansvarsförbindelse. S k fullfondering ger dock enligt vår uppfattning en mer rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. God ekonomisk hushållning Verksamheten har under 2012 bedrivits så att fullmäktiges beslutade mål och inriktningar för god ekonomisk hushållning för verksamheterna till stor del har uppnåtts och att verksamheten därmed ur allmän synpunkt kan anses ha bedrivits enligt god ekonomisk hushållning. Balanskrav Balanskravsresultatet uppgår till 62,2 mnkr. Resultatet innebär att det lagstadgade balanskravet har uppfyllts. God redovisningssed Nya rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning, RKR, avseende Redovisning av finansiella tillgångar och skulder, RKR 20, samt Materiella anläggningstillgångar, RKR 11.3, har börjat gälla fr o m Rekommendationerna ställer ytterligare krav på upplysningar vilket inte beaktats fullt ut i årsredovisningen Vi rekommenderar att redovisningen av exploateringsfastigheter ses över i enlighet med den ideskrift som RKR tagit fram under l denna framgår att inkomster från tomtförsäljningar normalt sett ska intäktsföras i samband med tillträdet. Utgifter för exploatering betraktas normalt sett som en anläggningstillgång som ska skrivas av under nyttjandeperioden. Inga exploateringar har avslutats och inga inkomster från försäljning har intäktsförts under En fordran avseende försäkringsersättning avseende skador i samband med vattenläcka i tekniska kontorets annex 2011 har ej beaktats. Fordran bedöms uppgå till ca 2 mnkr. Erhållen försäkringsersättning, ca 2,5 mnkr, på grund av brand i kommunens flyghangar på Höganäs Flygklubb har ej intäktsförts. Nedlagda kostnader för att återuppbygga hangaren har istället bokförts mot den erhållna försäkringsersättningen. Enligt god redovisningssed ska försäkringsersättningen intäktsföras, hangaren utrangeras (bokfört värde O, 1 m n kr) och uppbyggnaden av en ny hangar ska aktiveras som en ny anläggningstillgång. Detta medför i det aktuella fallet att det redovisade resultatet är ca 2,4 m n kr för lågt. Granskning av årsbokslut Höganäs kommun 51 3

52 ~ /1/lllllllii/11/lllllllllllll"'''' ä/ frnst & YOUNG 1. Inledning På uppdrag av kommunrevisionen i Höganäs kommun har vi gjort en granskning av årsbokslut och årsredovisning för Revisorerna har bland annat till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift är syftet med granskningen av årsredovisningen att bedöma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning och i enlighet med god redovisningssed. Enligt kommunallagen ska revisorerna även bedöma om resultatet i årsbokslutet är förenligt med de mål, kopplade till begreppet god ekonomisk hushållning, som fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning ska biläggas årsbokslutet. Motsvarande gäller för granskning av delårsbokslutet Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i årsredovisningen. 2. Resultatutfall mot föregående år, budget och prognos totalt Tabell 1 Resultaträkning (belopp mnkr) Avvik Avvik Bokslut Budget Bokslut bokslut l 2012/ budget 2011 Verksamhetens intäkter 291,3 266,8 267,5 24,5 23,8 Verksamhetens kostnader , , ,9-9,6-64,7 Jämförelsestörande poster 18,7 0,0-37,9 18,7 56,6 Avskrivningar -52,5-62,5-58,0 10,0 5,5 Verksamhetens nettokostnader , , ,3 43,6 21,2 skatteintäkter 960,9 965,3 939,4-4,4 21,5 Generella statsbidrag, utjämning 143,2 124,6 130,6 18,6 12,6 Summa skatter och utjämning 1104, , ,0 14,2 34,1 Finansiella intäkter 17,1 6,9 15,4 10,2 1,7 Finansiella kostnader -6,3-4,1-5,9-2,2-0,4 Finansnetto 10,8 2,8 9,5 8,0 1,3 Nettoresultat 65,8 0,0 9,2 65,8 56,6 Verks nettokostn l skatteroutjämn 95,0% 100,3% 100,0% Resultat l skatter o utjämning 6,0% 0,0% 0,9% Granskning av årsbokslut Höganäs kommun 52 4

53 ~ /11111////JJ I/ IIIIJIIIIIIIIII'"" ' S!/ frnst & YOUNG Tabell 2 Verksamheternas nettokostnader (belopp mnkr) Avvik Avvik Bokslut Budget Bokslut bokslut l 2012/ budget 2011 Kommunfullmäktige -1,7-1,8-1,9 0,1 0,2 Revision -0,8-0,9-0,8 0,1 0,0 Överförmyndarnämnd -1,4-1,4-1,4 0,0 0,0 Kommunstyrelse -166,3-181,1-166,6 14,8 0,3 Kommunstyrelsens egen verks -9,1-9,1-8,4 0,0-0,7 Kommunledningskontor -45,4-45,4-41,1 0,0-4,3 Samhällsbyggnadsförvaltning 0,0 0,0 -skattefinansierad verks -56,3-60,0-57,7 3,7 1,4 -avgiftsfinansierad verks 5,2 0,0 2,1 5,2 3,1 Fastighetsförvaltning -2,1-7,9-5,7 5,8 3,6 Räddningstjänst -16,7-16,5-15,8-0,2-0,9 Kultur och fritidsförvaltning -41,9-42,2-40,0 0,3-1,9 Byggnadsnämnd -2,2-2,7-3, 1 0,5 0,9 Utbildningsnämnd -518,4-513,1-496,3-5,3-22,1 Socialnämnd -379,8-366,5-363,2-13,3-16,6 Miljötillsynsnämnd -4,7-4,7-4,6 0,0-0,1 Summa ansvarsområden , , ,9-3,1-37,4 Finansförvaltningen 1141, , ,1 68,9 94,0 Resultatbudget totalt 65,8 0,0 9,2 65,8 56,6 Tabell 3 övergripande finansiell analys Belopp i mnkr Ökningstakt skatteintäkter 3,2% 0,4% 5,8% 3,6% Ökningstakt nettokostnader, exkl jämf störande 3,4% 5,6% 6,0% -0,1% Nettokostnadernas andel av skatteintäkter 95% 100% 94,8% 94,6% Eget kapital per invånare, kr Balanskravsresultat, mnkr 62,2 54,2 50,7 63,7 soliditet 36,5% 32,3% 33,1% 29,8% Höganäs kommun redovisar för 2012 ett resultat på 65,8 mnkr jämfört med 9,2 mnkr Vid rensning från jämförelsestörande poster blir resultatet för ,9 mnkr och för ,3 mnkr. För 2012 är ökningstakten för skatteintäkter och generella bidrag 3,2 % vilket är en återhämtning jämfört med Verksamhetens nettokostnader rensat från jämförelsestörande poster har under 2012 ökat med 3,4 %, vilket är i paritet med ökningstakten för skatteintäkterna 3,2 %. De två tidigare årens ökningstakt av nettokostnaderna har därmed minskat. Tabell 2 ovan visar per nämnd utfall av nämndernas nettokostnader för 2012 och 2011 samt budget Totala budgetavvikelsen för verksamheterna är negativ och uppgår till -3,1 mnkr för Finansförvaltningen redovisar däremot en positiv budgetavvikelse för 2012 om 68,9 m n kr varvid den totala budgetavvikelsen för räkenskapsåret 2012 uppgår till 65,8 mnkr. För verksamheterna finns två större budgetunderskott i form av socialnämnden ( -13,3 m n kr, f å -11,8 mnkr) samt utbildningsnämnden (-5,3 mnkr, f å -3,3 mnkr). Granskning av årsbokslut Höganäs kommun 53 5

54 ,... ~ //lllillllllll'"'' H!l frnst & YOUNG Socialnämndens underskott är framförallt hänförlig till LSS-verksamheten (-9,9 mnkr, f å -10,4 m n kr) samt vård- och omsorg ( -4,9 m n kr). Underskottet inom LSS är hänförligt till fler personer med personlig assistans samt fler personer i särskilt boende i form av externa placeringar. Inom vård- och omsorg återfinns underskottet huvudsakligen inom hemvården och korttidsenheten med ökade volymer. Utbildningsnämndens underskott uppgår till totalt -5,3 mnkr för Orsaken härtill är främst omstruktureringskostnader för gymnasieskolan i samband med avveckling av program samt fler barn inom fritidshem och förskola men även inom grundskolan. Finansförvaltningen redovisar för 2012 en positiv avvikelse jämfört med budget med 68,9 mnkr. Detta överskott förklaras bland annat genom att kommunen har outnyttjade reserver och budgeterade överskott, återbetalning av AFA-försäkring, bättre finansnetto samt en bättre skatteprognos. l samband med delårsrapporten per 31 augusti 2012 prognostiserade verksamheterna ett underskott om cirka -10,4 m n kr vilket kan jämföras med utfallet om -3,1 m n kr varvid den största avvikelsen, 10,5 mnkr, återfinns inom kommunstyrelsen. Det konstateras att skillnaden mellan prognos och utfall för verksamheterna totalt sett har fortsatt att minska jämfört med tidigare år. 3. Jämförelsestörande poster Aterbetalning AF A Stormskador Bidrag till statlig infrastruktur Effekter av ändrad diskonteringsränta pensioner Summa resultatpåverkan ,7-4,4-3,8-3,8-37,9 14,9-46,1 Arets resultat justerat för jämförelsestörande poster uppgår till: Redovisat resultat Jämförelsestörande poster "Verkligt" resultat för året 65, ,9 9, ,3 l tabellen ovan vill vi redogöra för de intäkter och kostnader som kan betraktas som jämförelsestörande för att få bättre jämförelse av resultatet mellan åren. Som jämförelsestörande i årsredovisningen redovisas endast återbetalning AFA resp effekter av ändrad diskonteringsränta för pensioner. 4. Kommentarer till balansräkningen 4.1 Materiella anläggningstillgångar Exploateringsfastigheter l balansräkningen bland anläggningstillgångar finns per exploateringsfastigheter till ett bokfört värde om netto 12,3 mnkr (f å 23,1 mnkr). Inga exploateringar har avslutats under 2012 utan minskningen av det bokförda värdet beror på försäljning av exploaterings- Granskning av årsbokslut Höganäs kommun 54 6

55 ~ /IIIII///1////IIIJII!IIfllllll""' i!j frnst & YOUNG mark. Under 2012 har försäljningar skett för minst 14 m n kr utan att någon del har intäktsförts medan minst 2 mnkr har investerats. Kommunen hänvisar till att det i samband med fastighetsaffärerna är förknippat med tillkommande investeringsåtagande varför någon resultatavräkning ej har skett. Detta framtida investeringsåtagande kommer inte att belasta kommunen ett enskilt räkenskapsår utan denna kostnad kommer belasta kommunen genom linjära avskrivningar på år beroende på investeringens karaktär (Vatten/Avlopp, Gata etc.). Enligt vår uppfattning borde reavinsten bokförts och i det fall det finns en legal förpliktelse (inte egna investeringar) ska den redovisas som en avsättning. Rådet för kommunal redovisning, RKR, gav 2012 ut ideskriften Redovisning av kommunal markexploatering. Av denna framgår att markexploatering ska redovisas enligt följande: Erhållen ersättning vid försäljning av mark - intäktsförs normalt vid försäljningen/tillträdet. Som kostnad redovisas det bokförda värdet på den mark som säljs, i förekommande fall även kostnaden för markberedningen. Anslutningsavgifter och gatukostnadsersättningar - periodiseras som en intäkt i takt med att investeringsobjekten skrivs av över sina respektive nyttjandeperioder Utgifter för gata, gång- och cykelväg, grönområde och vatten etc- Under pågående projekt redovisas de som pågående arbete och skrivs därmed inte av. När de olika delarna är färdigställda ska dessa aktiveras och skrivas av systematiskt. Någon uppdelning av exploateringsfastigheterna i anläggnings- resp omsättningstillgång har ej skett. Normalt har kommunen för avsikt att fortsätta äga och ansvara för skötsel av gata, gång- och cykelväg, vatten och grönområden. Därför ska dessa redovisas som anläggningstillgångar men under olika rubriker i noten för materiella anläggningstillgångar i årsredovisningen. Som omsättningstillgång ska redovisas bokfört värde på markreserv som avser tomtmark som ska säljas samt eventuella utgifter för markberedning av tomter. Vi anser att kommunen bör se över sina redovisningsprinciper gällande exploateringsfastigheter. 4.2 Utgifter för framtida exploateringsåtagande Liksom föregående år ingår bland avsättningar 14,3 mnkr avseende reservering för framtida åtagande i samband med exploatering. Av dessa avser 13,7 mnkr Vikens utbyggnad. Ingen del av de reserverade medlen för Vikens utbyggnad har tagits i anspråk Kalkyl saknas för hur mycket exploateringsåtagandet beräknas kosta. Avsättning motsvarar erhållen köpeskilling/exploateringsersättning med avdrag för genomförda åtgärder. Bättre underla'g för reserveringen bör tas fram. Noteringen kvarstår från tidigare år. Vi bedömer att det är tveksamt om avsättningarna för framtida exploateringsåtagande uppfyller kriterierna för en avsättning. 4.3 Pensionsskulden Från och med 2006 sker full skuldfäring av kommunens pensionsåtag ande. Detta innebär ett avsteg från lagen om kommunal redovisning som säger att pensioner intjänade före 1998 endast ska redovisas som en ansvarsförbindelse. Syftet med att redovisa hela pensionsåtagandet i balansräkningen uppges vara för att ge en mer rättvisande bild av kommunens totala skulder. Upplysning om tillämpad redovisningsprincip lämnas öppet i årsredovisningen. Förändringen av pensionsutfästelsen redovisas över resultaträkningen. För 2012 har skulden minskat med 3,6 mnkr inkl löneskatt varför resultatet har påverkats positivt (f å negativ resultateffekt 37,9 mnkr). Granskning av årsbokslut Höganäs kommun 55 7

56 ~ /11111////JJ//IIIIIilllllllli"'". i!j ERNST & YOUNG 4.4 Försäkringsersättning Föregående år fanns en fordran på 1 mnkr för försäkringsersättning avseende skador i samband med vattenläcka i tekniska kontorets annex Någon fordran finns ej upptagen per Enligt uppgift beräknas dock ca 2 mnkr att erhållas i försäkringsersättning vilket således ej har beaktats i bokslutet. På grund av brand i den av kommunen ägda flyghangaren på Höganäs Flygklubb, har försäkringsersättning om ca 2,5 mnkr erhållits. Nedlagda kostnader för att återuppbygga hangaren har bokförts mot den erhållna försäkringsersättningen. Per kvarstår 1,1 mnkr som ännu ej använda och redovisas som en förutbetald intäkt. Enligt god redovisningssed ska försäkringsersättningen intäktsföras, hangaren utrangeras (bokfört värde O, 1 mnkr) och uppbyggnaden av en ny hangar ska aktiveras som en ny anläggningstillgång. Detta medför i det aktuella fallet att det redovisade resultatet är ca 2,4 mnkr för lågt. 4.5 Bidrag till statlig infrastruktur Bidrag till statlig infrastruktur har kostnadsförts som en upplupen kostnad om totalt 7,6 (3,8) mnkr. Kostnaden avser medfinansiering av G/C-väg Höganäs-Jonstorp. Totalt åtagande enligt avtalet med Vägverket uppgår till 14,5 mnkr varav parterna svarar för 50 % vardera. Åtagandet för Höganäs kommun uppgår således till 7,25 mnkr. Enligt Lag om kommunal redovisning 5:7 kan bidrag till statlig infrastruktur redovisas antingen som kostnad eller tas upp i balansräkningen och upplösas i resultaträkningen under högst 25 år. Höganäs kommun har valt att kostnadsföra bidraget. Enligt uppgift finns kostnadsberäkningar på ett utökat åtagande på totalt 36 mnkr varav kommunens andel är 50%. Avtal har ännu ej tecknats på den utökade delen. 5. God redovisningssed Nya rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR) som börjat gälla 2012: RKR 20 Redovisning av finansiella tillgångar och skulder o Pensionsmedelskapital skall nu redovisas som omsättningstillgång o Rubriceringsfrågor mellan kort- och långfristiga skulder o Upplysningsskyldigheten i årsredovisningen utökas Bedömning Upplysningarna i årsredovisningen behöver utökas för att leva upp till den nya rekommendationen. Följande upplysningar ska minst finnas: a) En sammanfattande beskrivning av policy för hantering av för kommunen väsentliga risker förknippade med finansiella tillgångar och finansiella skulder, såsom exempelvis ränterisk, valutarisk, kreditrisk, etc. b) Genomsnittlig upplåningsränta. c) Genomsnittlig räntebindningstid. d) En analys över upplåningens förfallostruktur. e) Marknadsvärde för samtliga finansiella tillgångar som handlas på en aktiv marknad. RKR 11.3 Materiella anläggningstillgångar o Upplysning skall lämnas bl a om nyttjandeperiod, ackumulerade anskaffningsvärden och avskrivningar, beloppsgräns för aktivering mm Granskning av årsbokslut Höganäs kommun 56 8

57 11/11111/llllliil/1/llfiJIIIII'",.. ~!J frnst & YOUNG Bedömning Bedöms i huvudsak uppfylla rekommendationen. RKR 19 Nedskrivningar- bedöms ej vara aktuellt Ny uppdaterad ideskrift om exploateringsredovisning, är inte rekommendation men utgör ändå en sammanfattning av vad som ska betraktas som god redovisningssed på området. Se kommentarer under avsnitt 4.1 ovan Övriga rekommendationer från RKR som gäller: Enligt rekommendation nummer 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar framgår att beträffanderenhållnings-samt VA-avgifter där verksamhetens avgiftsuttag uttryckligen regleras av självkostnadsprincipen och avgiftsuttaget överskrider självkostnaden, ska intäkten minskas och överuttaget bokföras som en förutbetald intäkt. Effekten är således att överuttaget ska redovisas som en skuld istället för eget kapital. Höganäs kommun följer inte denna rekommendation. Frånsteget från god redovisningssed har kommenterats i årsredovisningen men det framgår ingen motivering till avsteget. Övriga avsteg från god redovisningssed: 2006 beslöt Höganäs kommun att skuldföra hela det totala pensionsåtagandet, dvs även den del som intjänats före 1998 och som enligt kommunala redovisningslagen skall redovisas som ansvarsförbindelse. För 2012 innebär detta att resultatet påverkats av en skuldminskning på netto 3,6 mnkr inklusive särskild löneskatt. Pensionsutbetalningarna har för 2012 uppgått till 21,8 mnkr men har inte påverkat resultatet. 6. Redovisning av mål och måluppfyllelse enligt KL 6.1 Inledning Enligt kommunallagen skall kommunfullmäktige fastställa finansiella mål samt mål och inriktningar för verksamheten utifrån god ekonomisk hushållning. Detta görs i budgeten varefter uppföljning sker av målen i årsredovisningen. 6.2 Kommunens målstruktur Kommunens målstruktur är den samma som gällde för 2011 och beskrivs i budgeten för 2012 enligt följande: Ledstjärna, övergripande mål Budgetmål för budgetperioden: o Kommungemensamma fullmäktigemål, (8 mål inom fyra perspektiv) o Nämndsmål (kopplade till de kommungemensamma målen) o Verksamhetsplaner (på genomförandenivå) För perioden fram till 2015 gäller som "ledstjärna" devisen Från kol till diamant. Som "övergripande mål" för samma period har angetts att befolkningen skall öka till 1 O 000 i tätorten Höganäs och till i kommunen. Granskning av årsbokslut Höganäs kommun 57 9

58 ,.. -~ /lliii//1/iiiiiiji//iiiilllll'"' S!J frnst & YOUNG Utifrån befintlig ledstjärna och övergripande mål för perioden fram till 2015 har kommungemensamma mål fastställts under 2011 som gäller även för Kommunfullmäktige har antagit åtta kommungemensamma mål som är indelade i fyra perspektiv: medborgare, medarbetare, utveckling och ekonomi. Perspektiven speglar olika dimensioner i verksamheten där balansen mellan dessa är viktig. Nämnderna har sedan fastställt mål för verksamheterna, kopplade till de kommungemensamma målen. Det är sedan utifrån nämndsmålens resultat som kommunfullmäktigemålen bedöms uppfyllas eller inte. Nämndsmålen visar riktningen på det nämnderna vill att verksamheterna skall fokusera på inom de olika perspektiven. De åtta kommungemensamma målen följs upp utförligt i förvaltningsberättelsen med en inledande sammanfattning. l nämndernas verksamhetsberättelse redovisas uppföljning av målen inom verksamheterna som underlag för den övergripande utvärderingen. 6.3 Finansiella mål l budgeten 2012 finns angivet ett resonemang om "mål för budgetperioden". En ekonomisk ram i form av två finansiella mål finns angivna. Kommunens egna kapital skall inflationssäkras. Resultatet för 2012 om 65,8 mnkr innebär en ökning av eget kapital med 14% och medför att målet är uppnått. Lånefinansiering av investeringar inom den skattefinansierade verksamheten bör undvikas. Inga lån har tagits upp under räkenskapsåret Alla investeringar har självfinansierats. Målet bedöms uppfyllt. Bedömning Resultatet för 2011 visar att de av fullmäktige antagna finansiella målen har uppfyllts för Således har verksamheten bedrivits inom de ekonomiska ramar som fullmäktige har angivit. 6.4 Avstämning av balanskravet Arets resultat enligt resultaträkningen Arets skulduppräkning pensioner Pensionsutbetalningar Balanskravsresultat 65,8 21 '1-24,7-3_,_,6_ 62,2 Ovanstående utredning av balanskravsresultatet framgår av förvaltningsberättelsen i årsredovisningen. l uppställningen har korrigering gjorts för de poster som resultatförts som en följd av skuldföringen av pensionsförpliktelserna, vilken enligt lagen förutsätts redovisas som ansvarsförbindelse. Det ovan justerade resultatet, 62,2 mnkr, utgör 5,6 % av skatteintäkterna. Vi kan således konstatera att balanskravet har uppfyllts för Verksamhetsmål De kommungemensamma målen har utvärderats i förvaltningsberättelsen. Av de sammanlagt sex målen inom perspektiven medborgare, medarbetare och utveckling har fyra bedömts uppnådda och två bedömts delvis uppnådda. Granskning av årsbokslut Höganäs kommun 58 10

59 //llllllllllllll"",.. ~ ä/ frnst & YOUNG Bedömning l förvaltningsberättelsen görs en kortare beskrivning av kommunens struktur avseende mål för god ekonomisk hushållning. Kommunens bedömning ger att fyra mål är helt uppnådda och två mål är delvis uppnådda vilket är en förbättring jämfört med föregående år. Slutsatsen dras därför att verksamheten har bedrivits utifrån god ekonomisk hushållning. Nämndsrelaterade mål redogörs i samband med respektive verksamhetsberättelse. Vår bedömning är att kommunen bedriver en ändamålsenlig verksamhet kapplatt till begreppet god ekonomisk hushållning. 6.6 Revisorernas sammanfattande bedömning avseende målutvärdering Efter granskningen av årsredovisningen för 2012 är det vår uppfattning att de av kommunfullmäktige antagna finansiella målen för 2012 har uppfyllts, att det lagstadgade balanskravet har uppfyllts, att de av kommunfullmäktige antagna målen för verksamheten till stor del har uppnåtts och att verksamheten därmed ur allmän synpunkt kan anses ha bedrivits enligt god ekonomisk hushållning 7. Sammanfattande bedömning Efter granskningen av årsredovisningen för 2012 är det revisionens uppfattning: att bokslutet och årsredovisningen i alla väsentliga delar är korrekt upprättat och ger en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning, att de av kommunfullmäktige antagna finansiella målen för 2012 har uppfyllts, att det lagstadgade balanskravet har uppfyllts samt att verksamheten bedrivits så att fullmäktiges beslutade mål och inriktningar för god ekonomisk hushållning för verksamheterna till stor del har uppnåtts och att verksamheten därmed ur allmän synpunkt kan anses ha bedrivits enligt god ekonomisk hushållning Höganäs den 4 mars 2013 ~-/~<~ Magnus Helmfrid Auktoriserad/certifierad revisor Alexander Carlsson Godkänd revisor Granskning av årsbokslut Höganäs kommun 59 11

60 Ärende 12 Svar på interpellation avseende säkrande av viktiga kulturmiljöer i Höganäs kommun, 60

61 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2015/148 SVAR PÅ INTERPELLATION AVSEENDE SÄKRANDET AV VIKTIGA KULTURMILJÖER I HÖGANÄS KOMMUN Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 19 februari 2015, 28, att en interpellation väckt av Göran Lock (MP) och Barbro Stigsdotter (MP) avseende säkrandet av viktiga kulturmiljöer i Höganäs kommun fick ställas. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges beslut den 19 februari 2015, 28, Göran Lock och Barbro Stigsdotter: Interpellation till kommunstyrelsens ordförande avseende säkrande av viktiga kulturmiljöer i Höganäs kommun. Kommunfullmäktiges beslut Förslag: Kommunfullmäktige beslutar att Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 61

62 PROTOKOLLSUTDRAG KOMMUNFULLMÄKTIGE UTDRAG UR PROTOKOLL Sammanträde Kommunfullmäktige, Ordförande Gustaf Wingårdh Justerande Ulf Molin Justerande Göran Lock Sekreterare Niklas Åkerström Protokollet har justerats den 3 mars 2015 Anslaget på kommunens anslagstavla den 4 mars 2015 HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se 62

63 PROTOKOLLSUTDRAG KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2015/ NY INTERPELLATION Sammanfattning av ärendet Nedanstående interpellation har inkommit: Göran Lock (MP) och Barbro Stigsdotter (MP): Interpellation till kommunstyrelsens ordförande avseende säkrande av viktiga kulturmiljöer i Höganäs kommun. Beslutsunderlag Göran Lock och Barbro Stigsdotter: Interpellation till kommunstyrelsens ordförande avseende säkrande av viktiga kulturmiljöer i Höganäs kommun. Förslag till beslut på sammanträdet Ordförande Gustaf Wingårdh (M) föreslår kommunfullmäktige besluta att interpellationen får ställas. Beslutsgång Ordförande Gustaf Wingårdh (M) ställer sitt eget förslag till beslut under proposition och finner att kommunfullmäktige beslutar att bifalla förslaget. Kommunfullmäktigess beslut Kommunfullmäktige beslutar att interpellationen får ställas. Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsens ordförande Kommunledningskontoret (kommunkansliet) HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se 63

64 Interpellation från MP Höganäs till kommunstyrelsens ordförande Höganäs kommun har många mycket värdefulla natur- och kulturmiljöer. De är en viktig del i att Höganäs är en attraktiv kommun för turism och för oss som bor här. Hela den del av kommunen som ligger väster om en tänkt linje mellan Lerhamn och Arild är till exempel klassat som riksintresse för kulturmiljön liksom för naturmiljö och friluftsliv. Det betyder att området har ett betydande nationellt värde och ska skyddas mot åtgärder som påtagligt kan skada det. En kommun har ett ansvar att skydda områden som är av nationellt intresse. Riktlinjer för detta finns i en ålderstigen Kulturmiljöplan för Höganäs från Gällande Björkeröd fattade kommunstyrelsen 2005 beslut om att områdesbestämmelser skulle upprättas men fortfarande finns inte några sådana krävde Länsstyrelsen att kommunen skulle göra en plan för Mölle då befintliga planer var åldersstigna och irrelevanta. Tjänsten som stadsantikvarie handlas för närvarande upp vid behov. Sammantaget oroas vi över att Höganäs unika värden inte tas om hand på ett seriöst sätt. Miljöpartiet de gröna undrar nu: vilka detaljplaner/områdesbestämmelser med inriktning på värnande av kulturmiljöer har gjorts under de senaste tre åren? vilka planer med ovannämnda inriktning avser man att prioritera de närmsta tre åren? när planeras områdesbestämmelserna för Björkeröd att upprättas? när tänker kommunen tillmötesgå länsstyrelsens krav på ny planläggning i Mölle? När kommer stadsantikvarietjänsten att återbesättas? Barbro Stigsdotter och Göran Lock Arild den 18 febr Göran Lock Språkrör för MP Höganäs 64

65 Ärende 13 Svar på motion om otrygga jobb 65

66 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE SVAR PÅ MOTION OM OTRYGGA JOBB KS/2014/487 Sammanfattning av ärendet Sven Augustsson (S) inkom den 19 maj 2014 med en motion avseende otrygga jobb. Motionären yrkar att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag att agera för att antalet visstidsanställda och timanställda halveras inom två år och att kommunstyrelsen gör en avrapportering till kommunfullmäktige efter ett respektive två år. Kommunledningskontorets HR-avdelning skriver i ett yttrande den 25 september 2014 att en halvering av andelen timanställda samt visstidsanställda i dagsläget sannolikt är svårt med de krav som finns på bemanning dygnet runt. Vidare skriver HR-avdelningen att det ur ett personalpolitiskt perspektiv finns grund för att se över praxis och rutiner då en hög andel timavlönade strider mot kommunens medarbetarmål om att vara en attraktiv arbetsgivare. Kommunstyrelsens ordförande skriver i ett yttrande den 13 januari 2015 att relevant lagstiftning i dagsläget följs och föreslår således att motionen avslås. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 59, Kommunstyrelsens ordförandes yttrande den 13 januari 2015, Kommunledningskontorets HR-avdelning, yttrande den 25 september 2014, Kommunfullmäktiges beslut den 22 maj 2014, 76, Sven Augustsson (S): Motion avseende otrygga jobb, inkommen den 19 maj Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 17 februari 2015, 13, Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att avslå motionen. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 66

67 67

68 YTTRANDE 1 (1) SLUTLIG INSTANS: KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2014/487 SVAR PÅ MOTION OM OTRYGGA JOBB Sammanfattning av ärendet Motion har inkommit från Sven Augustsson (s) den 19 maj Motionären yrkar att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag att agera för att antalet visstidsanställda och timanställda halveras inom två år och att kommunstyrelsen gör en avrapportering till kommunfullmäktige efter ett respektive två år. Yttrande Vi kan konstatera att kommunen följer det regelverk som finns för visstidsanställningar och att kommunens hållning är att värna anställningstryggheten. HR-chefen skriver i sitt utförliga svar att HR-avdelningen kontinuerligt arbetar med förvaltningarna om hur Höganäs kommun ska trygga en bra personalpolitik ytterligare. Jag instämmer i HRchefens svar på motionen och föreslår att motionen avslås. Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå motionen Péter Kovács (m) Kommunstyrelsens ordförande HÖGANÄS KOMMUN NÄMNDSSERVICE KLK Höganäs kommunen@hoganas.se 68

69 1 (2) SVAR PÅ MOTION ATT HÖGANÄS KOMMUN BÖR HALVERA ANTALET OTRYGGGA ANSTÄLLNINGAR SAMMANFATTNING AV ÄRENDET Sven Augustsson (S) yrkar i en motion inkommen den 19 maj 2014 att kommunstyrelsen får i uppdrag att agera för att antalet visstidsanställda och timanställda halveras inom två år samt att kommunstyrelsen gör en avrapportering till kommunfullmäktige efter respektive två år. BESLUTSUNDERLAG Sven Augustssons (S): Motion om att Höganäs kommun bör halvera antalet otrygga anställningar, inkommen den 19 maj YTTRANDE Kommunens hållning är att det är viktigt att värna om anställningstryggheten och att lagen om anställningsskydd fortsätter hållas. Visstidsanställningar fyller ett viktigt behov hos verksamheter som av olika skäl inte kan tillgodose sitt kompetensbehov med endast tillsvidareanställda medarbetare. Det är alltid verksamhetens krav och behov som styr. Kommunen har en personalintensiv verksamhet som måste fungera även om de anställda är sjuka eller frånvarande av annan anledning. Att halvera den andel av anställningsformen som kommunen har i dagsläget är sannolikt svårt med de krav som finns på bemanning dygnet runt. Höganäs kommuns bemanningsenhet, Kulla Bemanning, har ett övergripande ansvar för vikariehanteringen. I Kulla Bemannings regi finns tillsvidareanställda inom poolen och timavlönade. Genom att ha en centraliserad vikariehantering strävar kommunen efter att i så stor utsträckning som möjligt använda sin fast anställda personal till uppdragen. Kulla Bemanning bevakar även alla vikariers LAS-dagar. En uppföljning av vikarierna görs kontinuerligt med cheferna. Lagen om anställningsskydd (LAS), föreskriver i 5, att om en arbetstagare haft tidsbegränsade anställningar hos samma arbetsgivare, totalt två år under en femårsperiod, så övergår anställningen till en tillsvidareanställning. Efter 720/1080 dagar konverteras vikarien enligt LAS till Kulla Bemanning eller lämplig vakant tjänst inom Höganäskommun. Sammantaget har Höganäs kommun en strategi för hanteringen av tidsbegränsade anställningar. Ur ett personalpolitiskt perspektiv finns grund för att se över praxis och rutiner, inte minst med hänvisning till kommunens medarbetarmål om att vara en attraktiv arbetsgivare - en hög andel timavlönade strider mot detta. HR-avdelningen arbetar kontinuerligt med förvaltningarna om hur Höganäs kommun ska trygga en bra personalpolitik ytterligare. För att minska eller begränsa andelen timtid behöver det tillfälliga behovet organiseras bättre, exempelvis skulle antalet visstidsanställda inom vissa verksamheter kunna minska om den befintliga vikariepoolen byggdes ut med fler antal tillsvidareanställda vikarier. HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se 69

70 2 (2) Kommunkontorets förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till verksamheternas krav avslå motionen i den del som gäller att inom två år halvera antalet visstidsanställningar och timanställningar, samt med hänvisning till den personalpolitiska aspekten härmed anse motionen som besvarad. Karolina Håkansson HR-chef HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se 70

71 71

72 72

73 Ärende 14 Svar på motion om Öresund som marin nationalpark 73

74 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2014/84 SVAR PÅ MOTION OM ÖRESUND SOM MARIN NATIONALPARK Sammanfattning av ärendet Jean-Daniel Maurin (MP), Bodil Cronberg Gordon (MP) och Lars Unger (MP) inkom den 3 februari 2014 med en motion avseende Öresund som marin nationalpark. Motionärerna yrkar att Höganäs kommun ska ställa sig positiv till Öresund som marin nationalpark samt att Höganäs kommun verkar aktivt för att öka skyddet av Öresunds ekologiska värden. Frågan har utretts av samhällsbyggnadsförvaltningen vars slutsatser presenteras i en utredning samt i ett yttrande daterade den 25 november I bägge dessa gör samhällsbyggnadsförvaltningen bedömningen att ett områdesskydd som en marin nationalpark inte fungerar i Öresund. Däremot bör kommunen ställa sig positivt till ett övergripande skydd av dess marina värden, främst mot exploaterade ingrepp. Reglering av mer vittomfattande aktiviteter som bottentrålning, sandsugning, stentäkt, dumpning och utfyllnad ska hanteras av regionala och nationella myndigheter som exempelvis Havs- och vattenmyndigheten. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 58, Samhällsbyggnadsförvaltningen, yttrande den 25 november 2014, Samhällsbyggnadsförvaltningen, utredning den 25 november 2014, Jean-Daniel Maurin (MP), Bodil Cronberg Gordon (MP) och Lars Unger (MP): Motion om Öresund som marin nationalpark, inkommen den 3 februari Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens miljö- och folkhälsoutskotts beslut den 3 februari 2015, 2, Kommunstyrelsens miljö- och folkhälsoutskotts beslut den 3 december 2014, 26. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att att avslå motionen, ställa sig positivt till ett regionalt och nationellt samarbete samt ett förbud av bottentrålning, sandsugning, stentäkt, dumpning eller större utfyllnad i Öresund. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 74

75 75

76 YTTRANDE 1 (1) SLUTLIG INSTANS: KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2014/84 YTTRANDE AVSEENDE MOTION OM ÖRESUND SOM MARIN NATIONALPARK Sammanfattning av ärendet Motion har inkommit från Jean-Daniel Maurin (MP), Bodil Cronberg Gordon (MP) och Lars Unger (MP) den 3 februari Motionärerna yrkar att Höganäs kommun ska ställa sig positiv till Öresund som marin nationalpark samt att Höganäs kommun verkar aktivt för att öka skyddet av Öresunds ekologiska värden. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningen, utredning den 25 november 2014, Jean-Daniel Maurin (MP), Bodil Cronberg Gordon (MP) och Lars Unger (MP): Motion om Öresund som marin nationalpark, inkommen den 3 februari Yttrande Förvaltningen gör bedömningen att ett områdesskydd som en marin nationalpark inte fungerar i Öresund. Däremot bör kommunen ställa sig positivt till ett övergripande skydd av dess marina värden, främst mot exploaterade ingrepp. Reglering av mer vittomfattande aktiviteter som bottentrålning, sandsugning, stentäkt, dumpning och utfyllnad ska hanteras av regionala och nationella myndigheter som exempelvis Havsoch vattenmyndigheten. Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Miljö- och folkhälsoutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att att avslå motionen, med stöd av miljöbalken ställa sig positiv till ett regionalt eller nationellt förbud av bottentrålning, sandsugning, stentäkt, dumpning eller större utfyllnad i Öresund. Sverker Tingdal Stadsmiljöchef Richard Åkesson Miljösakkunnig/ekolog HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 76

77 UTREDNING 1 (5) KS/2014/84 UTREDNING AVSEENDE SKYDD AV ÖRESUNDS MARINA VÄRDEN BAKGRUND Motion har ställts till kommunfullmäktige om att Höganäs kommun ska ställa sig positiv till bildandet av en marin nationalpark, vilket bland annat innebär att kommunen ska verka aktivt för att öka skyddet av sundets ekologiska värden. Eftersom svaret på motionen tangerar mycket komplicerade frågeställningar lämnas svaret i en utredning. I motionen hänvisas till följande brister: - Det rådande trålningsförbudet från 1932 antogs som en säkerhetsåtgärd till skydd för fartygstrafiken, inte för de biologiska värdena - Hot om havshöjning - Befolkningstillväxt med ökat behov av infrastruktur, tätortsutbyggnad mm. i anslutning till sundet - Exploatering generellt - Större olyckor med farligt gods, dels på land och dels i fartygstrafiken Det hänvisas till följande skyddsvärden: - Höga ekologiska och rekreationsvärden - Turism - Unik natur i och kring Öresund, med varierande natur som klippkust, sandstränder och sandrev, grundbottnar, strandängar, musselbankar, ålgräsängar mm. och arter som småfläckig rödhaj, hästmussla m fl. - Livskraftiga fiskbestånd av sill, torsk och plattfisk ÖRESUNDS SPECIFIKA VÄRDEN Öresund är unik så tillvida att: - Sundet utgör tillsammans med Bälten tröskeln mellan Östersjön och Västerhavet, varför sundet i syd återspeglar södra Östersjöns naturmiljöer och i norr, räknat från Landskronadjupet, naturmiljöer i Kattegatt. Havet är kraftigt skiktat genom ett språngskikt (haloklin) i salthalten, där djupet och uppblandningen av resp. söt och salt vatten skiljer sig kraftigt åt i syd resp. norr. - Bredden av naturmiljöerna är stor, största djupet 50 meter till stora grundområden, leriga gyttjiga, sandiga, grusiga bottnar, blåmusselbankar och rev, grundbottnar och klippkust. - Ett av få havsområden i landet där trålning varit förbjuden sedan 1930-talet. - Fiskbeståndens ålders- och storleksfördelningen är så nära ett naturligt tillstånd vi kan komma i landet, i balans - Fler än 3.5 miljoner människor är dess grannar. - Omsättningen av havsvattnet är hög. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 77

78 2 Utöver det bör nämnas: - Stora rekreationsvärden - Bärkraftigt fiske - Stora kulturhistoriska värden VAD FINNS UTANFÖR KOMMUNENS ÖRESUNDSKUST Utmed Höganäs kommuns del av Öresund är havet kraftigt exponerat för vind- ström- och vågpåverkan. Pålandsvindar från sydväst till nordväst dominerar och dessa skapar en kraftig vattenomsättning. Havsbotten domineras därför av hårda substrat som grus, sten och block ut till ett djup av meter, naturtypen kallas rev. Ett stort antal grund och undervattensstenar förekommer. Nedan kort om naturvärdena inom kommunens del av sundet. Algsamhällena En kartläggning av hårdbottnarna, dvs. reven, utmed Öresund har skett på uppdrag av kommunen, inom revideringen av naturvårdsplanen. Den nu kartlagda delen utmed Öresundskusten, ca 3000 hektar, domineras av Natura 2000 naturtypen rev (69 %, ca 2120 hektar), följt av sublittoral sandbank med i huvudsak makroalgsvegetation, sublittoral sandbank fri från vegetation, biogena rev som blåmusselbankar och ålgräs. På sandiga grunda bottnar finns ålgräs Zostera marina, som minskat kraftigt de senaste decennierna. Hårdbottnarna hade en hög täckningsgrad av makroalger, ca 70 procent. Från grunt vatten ökar brunalger som sågtång Fucus serratus och blåstång Fucus vesiculosus ned till 5-6 meters djup för att därefter avta ned till 10 meter och sedan upphöra. Rödalger finns på alla djup men ökar med djupet för att så småningom dominera, men upphör helt på ca meters djup. Stora brunalger som fingertare Laminaria digitata finns på många ställen omkring 10 meters djup och något djupare där vegetation började glesna ersätts denna av skräppetare Saccharina latissima som också är en kallvattenart. Djursamhällena Bottnarna kan vara erosions-, transport- eller ackumulationsbottnar, de senare oftast i djupare vatten där sedimentet kommer till ro och blir liggande kvar. Bottensedimentet inverkar stort på vattnets kemiska, biologiska egenskaper och en stor del av näringsomsättning sker i havsbottnen. Övriga faktorer är saliniteten, temperatur, ljusinstrålning och syresättningen. I bottensedimenten kan ett stort antal djur leva genom att gräva ner sig. Ett antal generella djursamhällen kan urskiljas som - Macoma - samhället, dominerat av östersjömussla Macoma baltica på två till 16 meter - Abra - samhället, med musslan Abra alba resp. A. nitida på ett djup 12 till 20 meter - Venus samhället, musslor av släktet Venus sp., sand- grusbotten på meter - Amphiura - samhället, ormstjärnor som lever nere i oftast leriga - gyttjiga bottnar på 20 meter och djupare - Haploops - samhället, ett släkte av kräftdjur som lever inuti lerrör på 25 meter och djupare - Modiolus - samhället, hästmussla på ca 30 meters djup HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 78

79 3 Fisk Miljöerna, som beskrivits ovan är viktiga födoplatser för många fiskarter varav flera kommersiellt viktiga som torsk Gadus morhua och stenbit Cyclopterus lumpus. Det finns två områden av riksintresse för yrkesfisket, dels utmed Öresundskusten och dels NV om Kullaberg. Andra arter, som kan förväntas i området är stensnultra Ctenlobarus rupestris, rötsimpa Acanthocottus scorpius, skäggsimpa Agonus cataphractus, skärsnultra Crenlilabrus melops, grässnultra Centrolabrus exoletus, paddtorsk Raniceps ranius, större kantnål Syngnatus acus och större havsnål Entelurus aequoreus. Även den ovanliga småfläckiga rödhajen Scyliorhinus caniculus bör kunna finnas här då arten finns i reservatet Grollegrund, då hårdbottnarna här är likartade. Under talet fanns nordlig blåfenad tonfisk Thunnus thynnus som dyker upp ibland, tillsammans med andra ovanligheter som klumpfisk Mola mola (Vikens Havsbad 1990-talet). Däggdjur Tumlare Phocoena phocoena ses frekvent utmed kusten och Kullaberg. Arten föryngrar sig här och uppträder ofta i flock. Sällsynt ses flasknosdelfin Tursiops truncatus. Fågel Ejder Somateria mollissima är vanlig, troligen beroende på rika förekomster av blåmussla Mytilus edulis. Vinter- och vår rastar och sträcker mycket sjöfågel. HOT Hoten mot Öresunds naturmiljöer bedöms främst utgöras av - Närings- och miljögiftsbelastningen från mänskliga aktiviteter, som lant- och skogsbruk, allmänna och enskilda avloppsanläggningar, biltvätt på gata, avvattning av tätort, processutsläpp mm. Hög andel näringsämnen medför stor tillväxt av växtplankton, som i sig medför försämrade ljusförhållanden vid bottnarna, tillväxt av fintrådiga alger på makroalger och syrebrist vid bottnen där planktonen dör och bryts ned. - Olaglig bottentrålning - Nedfall av kväve (kvävedioxider) med nederbörd, ursprungligen från förbränning - Fartygstrafik, som förbränning av tung svavelrik olja, undervattensbuller, utsläpp av avloppsvatten, barlastvatten med främmande arter - Oljeutsläpp, fartygsolyckor - Hormonstörande ämnen och mediciner i avloppsvatten - Dumpning av skräp och muddermassor - Störning från rekreation och turism, främst båttrafik och vattenskoter - Uttag av sand från mjukbottnar - Exploatering med muddring, utfyllnad mm. - Klimatförändring med ex. temperaturhöjning, vilket missgynnar kallvattenarter som skräppetare men gynnar andra ex. badsårsbakterien HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 79

80 4 DISKUSSION Sundet delas av territorialgränsen, dvs. det svenska territorialhavet möter det danska direkt utan mellankommande internationellt vatten. Sverige kan således enbart reglera användningen i östra halvan av sundet. I motionen föreslås en marin nationalpark, vilket regleras i miljöbalkens 7 kap. 2, vilket är ett områdesskydd som beslutas av regeringen efter riksdagens medgivande. Ett sådant område ska ägas av staten, vara i ett naturligt tillstånd eller i väsentligt oförändrat skick. Även om naturvärdena är höga så berörs sundet av många andra intressen, några i konflikt med en nationalparks syfte, och bedöms inte vara i ett väsentligt oförändrat skick. Närmast är miljöbalkens 7 kap. 4. Ett områdesskydd i form av naturreservat i syfte att bevara biologisk mångfald, vårda och bevara värdefulla naturmiljöer eller tillgodose behov av områden för friluftslivet. Ett sådant skydd beslutas av länsstyrelsen eller kommun och kan omfatta större eller mindre områden. Natura 2000 är det nätverk av områden, baserat på habitat- och fågeldirektivet, EUmedlemmarna anmält till kommissionen. Dessa regleras i 7 kap. miljöbalken och tillstånd krävs för alla åtgärder både i och utanför området som kan skada naturmiljön. Havs- och vattenmyndigheten är den myndighet som ansvarar för regleringen av fisk inom dessa områden. Endast några få marina områden i sundet omfattas av Natura 2000, som grundbottnarna utanför Falsterbohalvön - Klagshamn, Segeåns och Löddeåns mynning, Lundåkrabukten, Kullens Havsbad (till 3 meters djup) och Kullaberg (0-300 m ut från land). Med stöd av miljöbalkens 7 kap får ett större mark- eller vattenområde av regeringen förklaras som miljöskyddsområde, där möjlighet finns att meddela föreskrifter om skyddsåtgärder, begränsningar och andra försiktighetsmått. Förutsättningen för att förklaras som ett sådant område är dock att området eller en del av området är utsatt för föroreningar eller på annat sätt innebär att en miljökvalitetsnorm inte följs. Slutsats Miljöbalken saknar idag lämpliga verktyg för skydd av större arealer med få konkreta begränsningar som ex. trålning. Närmast är områdesskydd enligt 7 kap. 4 miljöbalken men som syftar till ett skydd av naturmiljön och där skydd av en så stor areal som svenska delen av sundet blir svår. Om 7 kap. 4 används bör det begränsas till kärnområden med specifikt höga natur- eller rekreationsvärden. Det hade varit möjligt att använda definitionen i 7 kap miljöbalken om bestämmelsen vidgats till att innefatta även enskilda hot mot naturmiljön som trålning, sandsugning, muddring, fyllning etc. och inte enbart föroreningar eller att en miljökvalitetsnorm inte följs. Det är däremot en nationell fråga. Paragrafen kom till i samband med bottendöden i Laholmsbukten under 1980-talet och har använts få gånger. Det som är möjligt för kommunen är att vara positiv till nationellt eller regionalt beslut med inskränkning av aktiviteter som trålning, sandsugning etc. den dag det blir aktuellt. Fram till dess kan kommunen arbeta vidare med kartläggning och undersökning av de marina värdena, eftersom merparten av kommunens geografiska yta är hav. På norra delen av Själland, mellan Gilleje och Hornbæk finns ett stort marint Natura 2000 område reservat med motsvarande naturtyper som utmed kommunens Öresundskust. Här som där finns tumlaren. Den yta som nu är kartlagd som rev, ca 2100 hektar, bör ingå i Natura 2000 nätverket vilket kommunen kan medverka till och på sikt delar av det som naturreservat. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 80

81 5 FÖRSLAG TILL BESLUT Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att motionen avslås, eftersom det föreslås att en marin nationalpark inrättas. Ett sådant områdesskydd bedöms inte fungera i Öresund. Däremot bör kommunen ställa sig positiv till ett övergripande skydd av dess marina värden, främst mot exploaterade ingrepp. Reglering av mer vittomfattande aktiviteter, som bottentrålning, sandsugning, stentäkt, dumpning och utfyllnad, ska hanteras av regionala och nationella myndigheter som ex. Havs- och vattenmyndigheten. Miljö- och folkhälsoutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att att avslå motionen ställa sig positiv till ett regionalt eller nationellt förbud, med stöd av miljöbalken, av bottentrålning, sandsugning, stentäkt, dumpning eller större utfyllnad i Öresund Chef Sverker Tingdal Stadsmiljöchef Richard Åkesson Miljösakkunnig/ekolog HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 81

82 82

83 miljöpartiet de grö riöganäs KOMMUN 1 KO. 'ET l Motion om Öresund som marin nationalpark Öresund är ett av Sveriges mest intressanta vatten. Det omges av Nordens mest tätbefolkade område samtidigt som det innehåller höga ekologiska värden. Områdets höga miljövärden och särskilda utmaningar gör det lämpligt som marin nationalpark. På många sätt är miljön och naturen i och kring Öresund unik. Kusten rymmer allt från brant klippkust i norr till sandstränder och sandrev i söder. Däremellan finns även grunda sten- och grusstränder liksom mjuka sand- och lerbottnar. Den varierande miljön och inflödet från både Östersjön och Västerhavet skapar ett koncentrat av många olika naturmiljöer. Således finns här ett unikt marint liv. Sedan 1932 har det av säkerhetsskäl varit trålningsförbud i Öresund. Det har skapat förutsättningar för många arter och miljöer att hållas livskraftiga. Därför finns det idag ett relativt bra fiskbestånd kvar av bland annat sill, torsk och rödspätta. Det går också att hitta fiskarter som haj och rocka. Här finns fortfarande viktiga ålgräsängar och musselbankar bevarade. Om trålningsförbudet skulle försvinna skulle många miljöer i Öresund vara hotade. Det finns också en ständig risk att det olagliga trålfisket breder ut sig. Därför finns skäl att undersöka hur skyddet av ekosystemet i Öresund kan utökas och ytterligare förstärkas. Andra utmaningar som tillkornmer är havsnivåhöjningar, fortsatt befolkningsökning och växande intresse för exploateringar. En annan viktig sak är att minimera riskerna för fartygsolyckor och dess följder. Öresund är också betydelsefullt för oss människor som rekreationsområde. Allt detta innebär stora utmaningar för områdets ekologiska system: att vara tillgängligt samtidigt som naturvärdena parallellt måste bevaras för kommande generationer. En marin nationalpark skulle lyfta fram och skapa en medvetenhet om Öresunds viktiga värden. Naturvärdena är mycket höga och intresset för turismen i och omkring området är stort. Nationalpark som begrepp är välkänt internationellt, har hög status och skulle därför kunna användas för att främja besöksnäringen i regionen. Ett skydd skapar också möjlighet att utveckla turismen under mer hållbara förutsättningar. Öresund finns inte med i den nationalparksplan som Naturvårdsverket tog fram Ofta avfärdas Öresund som marin nationalpark eftersom området omfattar två länder. Ändå finns aktörer på båda sidor sundet som lyfter fram Öresund som ett lämpligt område. Det skulle vara betydelsefullt för arbetet om de skånska kommunerna längs Öresund ställde sig bakom iden om en nationalparksbildning. Med anledning av ovanstående föreslår vi Kommunfullmäktige besluta: att Höganäs kommun ställer sig positiv till Öresund som marin nationalpark; samt att Höganäs kommun verkar aktivt för att öka skyddet av Öresunds ekologiska värden. För Miljöpartiet i Höganäs

84 Ärende 15 Svar på motion om samordnad varudistribution 84

85 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE SVAR PÅ MOTION OM SAMORDNAD VARUDISTRIBUTION KS/2014/74 Sammanfattning av ärendet Ulf Molin (C) och Gertrud Green (C) inkom den 30 januari 2014 med en motion avseende samordnad varudistribution. Motionärerna yrkar att kommunstyrelsen ges i uppdrag att undersöka förutsättningarna för att samordna varuleveranser till Höganäs kommun för att på så vis lösa ett antal problemområden. Kommunstyrelsens ordförande skriver i ett yttrande den 5 februari 2015 att motionen tar upp ett viktigt område med betydelse för såväl vår miljö som kommunens ekonomi. Med anledning av detta föreslår kommunstyrelsens ordförande att kommunfullmäktige bifaller motionen. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 17 februari 2015, 14, Kommunstyrelsens ordförandes yttrande den 5 februari 2015, Kommunfullmäktiges beslut den 30 januari 2014, 12, Ulf Molin (C) och Gertrud Green (C): Motion avseende samordnad varudistribution, inkommen den 30 januari Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 17 februari 2015, 14. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att att bifalla motionen, ge uppdrag åt kommunstyrelsen att genomföra en utredning i enlighet med motionens intentioner som ska vara färdig senast den 30 juni Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 85

86 86

87 YTTRANDE 1 (1) SLUTLIG INSTANS: KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2014/74 YTTRANDE ÖVER MOTION OM SAMORDNAD VARUDISTRIBUTION Sammanfattning av ärendet Motion har inkommit från Ulf Molin, (c) och Gertrud Green, (c) den 30 januari Motionärerna yrkar att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag att undersöka förutsättningarna att samordna varuleveranser till Höganäs kommun för att på så vis lösa ett antal problemområden. Yttrande Motionen tar upp ett viktigt område med betydelse för såväl vår miljö som kommunens ekonomi. Med anledning av detta föreslår jag att kommunfullmäktige bifaller motionen. Förvaltningens förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att att bifalla motionen, samt ge uppdrag åt kommunstyrelsen att genomföra en utredning i enlighet med motionens intentioner som ska vara färdig senast den 30 juni 2015 Péter Kovács Kommunstyrelsens ordförande HÖGANÄS KOMMUN NÄMNDSSERVICE KLK Höganäs kommunen@hoganas.se 87

88 88

89 MOTION OM SAMORDNAD VARUDISTRIBUTION BAKGRUND o k5/)ot 1/7-~ CENTERPARTIET För att skapa förutsättningar att uppnå kommunens miljömål om koldioxidutsläpp och övriga emissioner bör Höganäs kommun genomföra samordning av varuleveranser. Andra samordningsvinster finns att göra inom ekonomi, miljö, arbetsmiljö och säkerhet. Ekonomi: Prissänkning av varor med leverans till en leveransadress istället för ett stort antal leveranspunkter. Vidare öppnar en leveransadress upp för lokala livsmedelsproducenter att delta i upphandlingar och leverera till en samordningspunkt. Miljö: Transporter är det som enskilt står för de största koldioxidutsläppen och övriga emissioner. Miljöpåverkan minskar och minskningen kan bli ännu större kommunen väljer att ställa högre krav på leveransfordon vid upphandlingar. Arbetsmiljö: Många enheter inom kommunen har inte lastbrygga och är därmed inte anpassade för att ta emot transporter. En stor del av leveranserna sker i offentlig miljö med negativ påverkan av arbetsmiljön för personalen samt ökad risk för allmänheten att skadas av transportfordon. Säkerhet: Det går att styra transporter så att personal på skolor och förskolor vet när leverans kommer att ske och det är lättare att se till att barn inte vistas i närheten vid dessa tidpunkter. Genom att ta samlat grepp om samordning av varutransporter kan stora fördelar uppnås. YRKANDE Centerpartiet föreslår kommunfullmäktige att ge kommunstyrelsen i uppdrag att undersöka förutsättningarna att samordna varuleveranser till Höganäs kommun för att på så vis lösa ett antal problemområden För Centerpartiet i Högnäs

90 Ärende 16 Uppföljning av intern kontroll

91 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE UPPFÖLJNING AV INTERN KONTROLL 2014 KS/2015/10 Sammanfattning av ärendet Kommunens nämnder och helägda bolag är ansvariga för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden. Samtliga nämnder och styrelser har rapporterat 2014 års uppföljning av utförda kontroller och uppföljning på åtgärder för 2013 års avvikelser. Enligt nämndernas rapporter har föreslagna åtgärder för 2013 års avvikelser genomförts, förutom för teknik- och fastighetsförvaltningen och byggnadsnämnden. När det trots åtgärder kvarstår avvikelser ligger kontrollerna generellt kvar även i 2015 års plan. Det beslutades inte om kommunövergripande kontroller i 2014 års plan. Uppföljningen visar en god kvalitet inom många av kommunens verksamheter. Räddningstjänsten kan numera hålla sina anspänningstider, egenkontrollen inom kommunens kök fungerar väl, rutinerna kring biståndsbeslut avseende särkilt boende och skolplikten sköts på ett bra sätt. Inom kommunens bolag har kontroll gjorts avseende utsläppsrätter för Höganäs Energi AB och inom AB Höganäshem avseende systematiskt brandskyddsarbete med gott resultat. Uppföljningen uppvisar också en del brister där förslag på åtgärder ges. Avvikelser har bland annat visats i rutinbeskrivningar för skade- och händelsehantering vid olycka eller händelse, tillgängligheten vad gäller tjänstemännens besvarande av externa e-postmeddelanden. Uppföljningen visar också att rutinerna inom bygglovsprocessen kan förbättras. Nytt för 2014 års uppföljning är att den internkontrollansvariga har fått ta del av nämndernas material innan beslut i nämnd för att stämma av att uppföljningen är gjord enligt utgivna anvisningar. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 49, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tjänsteskrivelse den 13 februari 2015, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, Rapport med kommunens nämnders och bolags uppföljning av internkontrollplanen 2014 och avvikelserna från 2013 (Rapporten innehåller även reviderade planer som ändrats med anledning av 2014 års uppföljning), Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, analys/sammanfattning av 2014 års uppföljning av intern kontroll. Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens budgetutskotts beslut den 16 februari 2015, 3. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att godkänna uppföljningen av 2014 års interna kontroll inklusive uppföljningen av 2013 års avvikelser. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 91

92 92

93 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNSTYRELSEN SLUTLIG INSTANS: KS/2015/10 UPPFÖLJNING AV INTERN KONTROLLPLAN 2014 FÖR HÖGANÄS KOMMUN Kommunens nämnder och helägda bolag är ansvariga för den interna kontrollen inom sina respektive område. Samtliga nämnder och styrelser har rapporterat 2014 års uppföljning av utförda kontroller och uppföljning på åtgärder för 2013 års avvikelser. Enligt nämndernas rapporter har föreslagna åtgärder för 2013 års avvikelser genomförts, förutom för teknik- och fastighetsförvaltningen och byggnadsnämnden. När det trots åtgärder kvarstår avvikelser ligger kontrollerna generellt kvar även i 2015 års plan. Det beslutades inte om kommunövergripande kontroller i 2014 års plan. Uppföljningen visar en god kvalitet inom många av kommunens verksamheter. Räddningstjänsten kan numera hålla sina anspänningstider, egenkontrollen inom kommunens kök fungerar väl, rutinerna kring biståndsbeslut avseende särkilt boende och skolplikten sköts på ett bra sätt. Inom kommunens bolag har kontroll gjorts avseende utsläppsrätter för Höganäs Energi AB och inom AB Höganäshem avseende systematiskt brandskyddsarbete med gott resultat. Uppföljningen uppvisar också en del brister där förslag på åtgärder ges. Avvikelser har bland annat visats i rutinbeskrivningar för skade- och händelsehantering vid olycka eller händelse, tillgängligheten vad gäller tjänstemännens besvarande av externa mejl. Uppföljningen visar också att rutinerna inom bygglovsprocessen kan förbättras. Nytt för 2014 års uppföljning är att den internkontrollansvariga har fått ta del av nämndernas material innan beslut i nämnd för att stämma av att uppföljningen är gjord enligt utgivna anvisningar. Beslutsunderlag Rapport med kommunens nämnders och bolags uppföljning av internkontrollplanen 2014 och avvikelserna från Rapporten innehåller även reviderade planer som ändrats med anledning av 2014 års uppföljning. Analys/sammanfattning av 2014 års uppföljning. Kommunledningskontorets förslag till beslut Budgetutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna uppföljningen av 2014 års interna kontroll inklusive uppföljningen av 2013 års avvikelser. Herman Crespin Kommunchef Hanna Lööw Ekonom HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 93

94 (2) ANALYS AV 2014 ÅRS INTERNA KONTROLL ÖVERGRIPANDE Principerna för kommunens interna kontroll har kompletterats med beslut om att involvera politiker i riskanalysen och uppföljningen för att på det sätt vidga perspektiven och kunskapen om intern kontroll. Flera nämnder har utsett politiker för detta och det praktiska arbetet kommer att inledas i och med framtagandet av 2016 års plan. Det har också förts in i anvisningarna att alla nämnder och förvaltningar ska göra en avstämning med den person som sammanställer kommunens interna kontroll före beslut i nämnden för att få en så likartad redovisning som möjligt. Alla nämnder och förvaltningar har arbetat efter de centrala anvisningarna och utvecklat sitt arbete med den interna kontrollen. Kommunens helägda bolag redovisar i enlighet med anvisningarna. Enligt nämndernas rapporter har föreslagna åtgärder för 2013 års avvikelser genomförts, förutom för teknik- och fastighetsförvaltningen och byggnadsnämnden. När det trots åtgärder kvarstår avvikelser ligger kontrollerna generellt kvar även i 2015 års plan. Det beslutades inte om kommunövergripande kontroller i 2014 års plan. ÖVERFÖMYNDARNÄMND 2013 års plan innehöll 4 rutiner varav 2 hade avvikelser. Bland annat fanns brister vid bevakning av bouppteckning där omyndigas barn stod under förvaltarskap. Kontroller kring ställföreträdare som tar nya uppdrag fungerar väl. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNINGAR 2014 års plan innehöll 26 rutiner varav 13 hade avvikelser. Brister fanns bland annat i rutinbeskrivningar för skade- och händelsehantering vid olycka eller händelse, tillgängligheten vad gäller tjänstemännens besvarande av externa mejl och förvaltningar brister i rapportering till räddningstjänsten vad gäller uppföljning av tillsyner. Rutiner utan avvikelser var bland annat att räddningstjänsten numera generellt klarar att hålla anspänningstiden, att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar väl vid byggarbetsplatser och att egenkontrollen i kommunens kök sköts på ett bra sätt. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 94

95 2 KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN 2014 års plan innehöll 7 rutiner varav 2 hade avvikelse. Passersystemet på Höganäs Sportcenter inte fungerat tillfredsställande. Rutiner utan avvikelser var bland annat att kontrollen av bidrag till studieförbund fungerar. BYGGNADSNÄMND 2014 års plan innehöll 5 rutiner varav 1 hade avvikelser och två rutiner var inte kontrollerade. Bygglovsprocessen innehåller brister. Delegationsrutinerna fungerar. UTBILDNINGSNÄMND 7 rutiner kontrollerades varav 5 hade avvikelser. Noggrannheten vid ifyllande av anställningsinformation bör förbättras och kommunens skyldighet att erbjuda förskoleplats inom fyra månader följdes inte fullt ut. Kontrollen av skolplikten, det vill säga att eleverna fullgör sin skolgång fungerar väl. Även rutinerna kring klagomålshantering fungerar väl. SOCIALNÄMND 2014 års plan innehöll 18 rutiner varav 11 hade avvikelser. Avvikelser konstaterades bland annat inom rutiner för hantering av vårdtagares privata medel på vårdboende och att biståndsbeslut avseende socialtjänstlagen inom hemvården inte följs upp tillfredsställande. Rutiner utan avvikelser var bland annat delegering av arbetsmiljöuppgifter och hanteringen av biståndsbeslut avseende särskilt boende. MILJÖTILLSYNSNÄMND 2014 års plan innehöll 5 rutiner och samtliga visade avvikelser. Bland annat finns brister vid debiteringar och avseende handläggningstider. HÖGANÄS ENERGI 2014 års plan innehöll 6 rutiner och 1 rutiner visade avvikelser inom lagerhantering. Debiteringsrutinerna fungerar väl liksom hanteringen av utsläppsrätter. AB HÖGANÄSHEM 2014 års plan innehöll 7 rutiner varav 3 hade avvikelse. En brist var fakturabetalningar vid semestertider. Rutiner utan avvikelser var bland hur man följer lagen om offentlig upphandling och systematiskt brandskyddsarbete. HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 95

96 UPPFÖLJNING AV INTERN KONTROLL 2014 HÖGANÄS KOMMUN = Kontrollen visade inga avvikelser = Kontrollen visade avvikelser ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIV- NING Större inköp Om ställföreträdare ska göra uttag från konto med överförmyndarspärr, krävs överförmyndarnämndens samtycke. Kontroll av befintlig ställföreträdare som tar nytt uppdrag. Ställföreträdares tillförlitlighet kontrolleras mot polisens belastningsregister, kronofogdemyndighet och aktuell socialnämnd. Vid nytt uppdrag ska även lämplighetsintyg lämnas in. Omyndiga barn Omyndiga barn rutiner vid arv, ersättning från försäkringsbolag, etc. Handläggningstider för vanliga ställföreträdarskap och godmanskap enligt Lag om god man för ensamkommande barn. Aktuella handläggningstider från ansökan/anmälan om ställföreträdare till sådan finns förordnad. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Kontroll av fem ärenden där större inköp har skett. Kontroll av fem ställföreträdare som har tjänstgjort mer än fem år och som tar ett nytt uppdrag. Genomgång av tio ärenden för omyndiga barn. Genomgång av tio ordinära ställföreträdarskap och fem ärenden för ensamkommande barn. MED I PLAN 2015 JA/NEJ Inga avvikelser har konstaterats Nej Inga avvikelser har konstaterats ja Bouppteckning,arvskifte och redovisning saknas i vissa fall. I något fall saknas kontroller av förmyndarna samt saknas bevakningar och uppföljnng. Vanliga ställföreträdarskap: I något fall har konstaterats att handläggningstiden varit längre än en månad. Ensamkommande barn: I några fall har handläggningstiden varit längre än nämndens mål om att ett ensamkommande barn ska förordnas god man inom tre dygn. Rutiner har tagits fram och tydliggjorts. Rutiner har tagits fram och tydliggjorts Nej 2014 Ja 96

97 KOMMUNLEDNINGSKONTORET RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Kriskommunikation vid olycka eller händelse. Att få kommunens invånare att känna sig trygga i en händelse eller kris skapar trovärdighet för Höganäs kommun. Kontroll av rutinbeskrivning för skade- och händelse hantering. Skadeanmälningsrutiner Genom förebyggande insatser och tidiga upptäckter kan antalet inbrott, stölder, skador och skadegörelse minskas samt konsekvenserna av dem begränsas. Kontroll av egendomförsäkring, konstförsäkring och anmälningsrutiner för försäkringsskada. Kommunens inköp och upphandlingspolicy I vilken grad sker inköp/upphandlingar utanför kommunens ramavtal. Tillgänglighet Kommunens kvalitet i korthet, KKIK Mejl till kommunen ska besvaras skyndsamt. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Kontrollera: Hur informerar kommunen vid en händelse eller olycka? Finns nedskrivna rutiner vid kris i varje verksamhet? Rutiner kontrolleras en gång årligen. Alla skador och incidenter ska kontinuerligt rapporteras i datasystem Marsh. Kontrollera att skadeanmälningsrutiner fungerar. Redovisning av incident och skaderapporteringen ska ske en gång årligen. Kontrollera om det finns utsedd beställare på varje avdelning en gång om året. Kommunens kvalitet i korthet kommer i undersökningen för 2014 att skicka 54 mejl till förvaltningarna där man bland annat kontrollerar om och hur snabbt man får svar. RESUL- TAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER MED I PLAN 2015 JA/ NEJ Alla förvaltningar har inte egna rutiner vid kriser, vilket kan innebära en fördröjning av hantering av en händelse. Systemet Marsh har inte implementerats på grund av förseningar hos leverantören. Endast ett fåtal avdelningar saknar en utsedd beställare. 67 procent av de som mejlar kommunen en enkel fråga får svar inom två arbetsdagar. Medel inom riket enligt KKIK var 83 procent besvarades 76 procent inom två dagar och medel inom riket var 80 procent. 97 Kommunchefen och krisoch beredsskapssamordnaren ska diskutera detta på ett koncernmöte. Fortsätta arbetet med implementering. Utbilda berörda avdelningar. Frågan är av stor vikt och kommunikationsavdelningen ska se över vilka åtgärder som ska tas för att förbättra resultatet. Nej, funktionen överflyttas till räddningstjänsten. Nej, funktionen överflyttas till räddningstjänsten. INFÖRD I PLAN Ja 2014 Ja 2013

98 Fortsättning KOMMUNLEDNINGSKONTORET RUTIN MED EN KORT KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS RUTINBESKRIVNING Direktupphandling. Jämförelse mellan fakturerande leverantörer och leverantörer som vunnit direktupphandlingar. Kontroll av att LAS (Lagen om anställningsskydd) följs. Genom stickprov två gånger årligen på fakturor på över kr ute i verksamheten. Genom att ta ut LAS listor kontinuerligt, kontrollera och spara dem i en pärm. RESUL- TAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER MED I PLAN 2015 JA/ NEJ INFÖRD I PLAN Ja 2012 Nej 2008 Kontroll av att leverantörsfakturor betalas i tid såvida fakturan inte är tvistig. Då ska detta anges i IP. Tillgänglighet Mejl till kommunen ska besvaras skyndsamt. Genom stickprov två gånger årligen. Tillgänglighet och kommunikation med allmänheten är viktig för förtroendet för kommunen. En gång om året Tämligen vanligt (löpande cirka 20 stycken) att det finns förfallna fakturor som inte attesterats och skickats för betalning, vilket kan skada kommunens förtroende. Har inte följt upp då den kontrollerar samma sak som tillgänglighetskontrollen via KKIK ovan. Fortsätta att särskilt utbilda och informera berörda. Information bör ges vid olika sammankomster, tex ledarforum, koncernledning och ekonomträffar. Ja 2012 Nej

99 Fortsättning: KOMMUNLEDNINGSKONTORET RUTIN MED EN KORT KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS RUTINBESKRIVNING Tillgänglighet. Kontroll i vilken omfattning respektive anknytning svarar vid koppling av samtal via växeln. Stämpling och registrering av inkomna handlingar. Varje månad följs den kommunövergripande statistiken upp. Genom 25 stickprov i kommunledningskontorets postlista 2 ggr per år. RESUL- TAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER MED I PLAN 2015 JA/ NEJ Av de kopplade samtalen besvaras cirka 60 %. Samtalen som kommer tillbaka till huvudväxeln beror till 75 % på att ingen svarar, 25 % att det är upptaget. Ett fåtal handlingar har registrerats en eller flera dagar för sent och några inte alls. Återupprepa informationen till förvaltningarna om hur viktigt det är att stänga av sin telefon när man är på möte, har gått för dagen eller är på semester. Justeringar har gjorts i organisationen för att snabbare kunna svara på en fråga i en kundtjänst/reception utan att koppla vidare samtalet. Utifrån lämnad statistik har förvaltningar köpt in fler telefoner för att öka tillgängligheten. Information delges nyanställda. Förtydliga rutin för stämpling. INFÖRD I PLAN Ja 2010 Nej 2014 Översyn av öppna och avslutade ärenden i kommunstyrelsens diarium. Genom 25 stickprov Hur många ärenden borde ha avslutats? Vilka bör slutföras? Kontrolleras 2 ggr per år. Ett antal ärenden saknar handläggare. Många äldre ärenden som borde vara avslutade ligger öppna, med konsekvens att arkivering och gallring inte sker enligt bestämmelser. Förtydliga rutin och utbilda hur avslut av ärenden ska skötas. Nej

100 RÄDDNINGSTJÄNSTEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Uppföljning av tillsyner LSO och LBE. För att säkerställa att de påpekande med gradering 2 blir åtgärdade efter att tillsynen är gjord. Räddningstjänsten skall följa upp dessa objekt 2 ggr/år. Mätning av anspänningstider för deltidspersonalen. Anspänningstiden är avgörande för att kunna nå insatstiden på 10 min vid brand i byggnad inom den bebyggelse som omfattas av den tiden. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Kontrollera i Daedalos en gång/månad om svarskort inkommet för sammanställning och uppföljning 2 gg/år. Vid alla larm på tidpunkter då icke utryckningspersonal är i tjänst. Kontrollen sker på utryckningsrapporterna samt på tidtagaruret på utryckningsskärmarna. RESUL- TAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER MED I PLAN 2015 JA/ NEJ Svarskort inkommer inte i tid, åtgärder vid brister dröjer och ibland uteblir dessa tills nästa påminnelse. Det har varit vid ett fåtal (5) ggr att någon deltidsbrandman loggat in mellan 5 och 10 minuter efter inkommande larm, detta beror oftast på att trafiken varit besvärlig. Bättre dialog vid tillsyn om hur förfarandet skall vara. Tydliggöra att detta är en myndighetsutövning och att de påpekande som kan uppstå måste åtgärdas. Tillämpa föreläggande i högre grad. För 2015 har räddningstjänsten fått en utökning av heltidspersonal och således minskat på deltidsorganistaionen. Organisationen är så att på dagtid alla veckans sju dagar kommer vi inte att vara så beroende av deltidspersonal. Nattetid kommer vi dock fortfarande att vara beroende av deltidspersonal men då är oftast inte trafiken så tung. INFÖRD I PLAN Ja 2014 Nej 2011 Övningsuppföljning. Övningsuppföljning av kravövningar. Räddningstjänsten har ett antal kravövningar som årligen måste genomföras. Det moment som av Arbetsmiljöverket beskrivs som den farligaste arbetsuppgiften man får utföra i Sverige är rökdykning. Enligt AFS 2007:7 skall ett antal moment genomföras under året för att man ska få genomföra rökdykning. Kontroll av dokumentation i övningsdatabas efter varje övning enligt övningsschema Inga Nej

101 Fortsättning räddningstjänsten RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Uppföljning av tillbudsrapporter. Tillbudsrapporter är en viktig del i Räddningstjänstens systematiska arbetsmiljöarbete. Hur dessa följs upp är viktigt för att personalen ska känna förtroende för att rapporteringen fyller ett syfte och för att vi ska kunna åtgärda felaktiga rutiner eller utrustning. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Tillbudsrapporter är en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vid en skriven tillbudsrapport skall den diarieföras samt hanteras och kommuniceras. Frekvensen utgår från hur många tillbudsrapporter som inkommer. RESUL- TAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER MED I PLAN 2015 JA/ NEJ Det har under året endast inkommit 3 tillbudsrapporter och dessa har varit av låg karaktär. Saknat rutin och system för handläggningen av inkomna rapporter. Med den nya arbetsmiljöplanen och fördelningen av densamma så kommer detta att skötas på ett bättre sätt från 2015 och framåt. INFÖRD I PLAN Ja 2012 SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Delegation av beslutanderätt. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER MED I PLAN 2015 JA/NEJ Att gällande delegationsbestämmelser är kända och efterlevs. Information och utbildning samt löpande granskning. INFÖRD I PLAN Nej dagarsgaranti i planärenden. Att garantin följs. Löpande granskning. Nej 2014 Uppföljning av avtalad projektering. Systematiskt arbetsmiljöarbete. Att det finns en säkerställd rutin för att kontrollera att den projektering som är beställd erhålls enligt avtal. Utvecklingsarbete Kontrolleras 1 gång om året. Att gällande skydds- och säkerhetsföreskrifter följs vid mätning på byggarbetsplatser. Stickprovskontroll 3 gånger per år. Nej 2014 Nej

102 TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Hyresavtal, syfte och innehåll Städkontroll enligt Insta 800 Egenkontrollprogram i samtliga kök KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS En gång under året ska tre externa och tre interna hyreskontrakt granskas. En gång under året ska i tre slumpmässiga objekt kontrolleras att städkontroll gjorts enligt Insta 800. Grundförutsättning för att servera säker mat. Kontrolleras 2 ggr/år. RESUL- TAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Det finns inget hyresavtal för lokal Delfinen, inte heller för Höganäs Energis gamla förråd. Har inte prioriterats/hunnits med. Se över rutinerna och prioritera Nej 2013 Nej 2014 Nej MED I PLAN 2015 JA/NEJ Kontroll av skötselkartor inför vinterväghållningen är aktuella och uppdaterade. Heta arbeten utbildning Kontroll av att skötselkartor inför vinterväghållningen är aktuella och uppdaterade. Kontrolleras 1 gång/år. Behörig personal ska ha giltig utbildning. Kontrolleras 2 ggr/år. Genomgång och justeringar av befintliga kartor mot bakgrund av bland annat nya områden som tillkommit, nya avtal och slopade avtal har inte genomförts fullt ut. Att rutinen fortsätter med att gå igenom och uppdatera kartorna årligen innan vinterväghållningen startar i vecka Nej 2014 Nej Sekretess Biosteget. Driftspersonal kontrollerar onlinevärden från bioreaktorn Sekretesshandlingar ska inte vara tillgängliga för obehörig personal. Kontrolleras 1 gång/år. Processen i bioreaktorn är väsentlig för att processen i hela reningsverket ska fungera optimalt. Värdena bedöms och jämförs dagligen med resultat från lab. analyser. Utifrån detta bestäms uttagsstorlek av överskottsslam. Stickprovskontroll 3 ggr/år. Handlingarna finns i låsbara skåp men som inte är brand- eller stöldsäkra. Låsbara skåp som är brandoch stöldsäkra har beställts Nej 2014 Nej 102

103 KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN RUTIN MED EN KORT RUTINBE- SKRIVNING Meröppet - Biblioteket i Jonstorp Huvudmannaskap Jonstorp Telefontillgänglighet Höganäs Bibliotek Etapp 2 Internt felanmälanssystem Höganäs sportcenter Bidrag till studieförbund Passersystem Höganäs Sportcenter KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Kontinuerlig dokumentation av lånefrekvensen. 1 gång om året ska intervjuer med skoloch bibliotekspersonal genomföras för att se hur kvalitet och service uppnås. Genom stickprov 5 ggr per år undersöka frekvensen av nåbarhet, samt granskning av växelns statistik. Terminsvis granskning av flödet av tider på konstgräsplaner, samt intervjuer med två slumpmässigt utvalda föreningar. Granskning av fem slumpmässigt utvalda ärenden. Granskning av tre slumpmässigt utvalda föreningar att de genomfört studiecirklar de sökt bidrag för. Kontinuerlig dokumentation av avvikelser. Inga 2014 Nej Inga 2014 Nej Vid två tillfällen då stickprov gjordes genom uppringning svarade inte någon. Inköp av fler telefoner, genomgång av kalanderkoppling och telefonsvarare Nej Inga 2014 Nej Inga 2014 Nej Inga 2013 Ja Avvikelser har konstaterats. Nytt passersystem är beställt 2013 Ja MED I PLAN 2015 JA/ NEJ 103

104 BYGGNADSNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBE- SKRIVNING Bygglovsprocessen är en komplex och omfångsrik process som kräver särskild kompetens samt ett strukturerat och systematiskt arbetssätt. För att möjliggöra detta samt att under-lätta för ny eller tillfällig personal behövs tydliga rutiner för varje steg i bygglovsprocessen. Balansrutiner Delegationsrutin Registrera handlingar på ett korrekt sätt. (Inscanning av inkommande post) KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Genomförs genom att fem slumpmässigt utvalda bygglovsärenden gås igenom från ankomststämpling till slutbevis. Avstämning vid varje månadsskifte Genomgång och revidering av gällande delegationsordning. Processkartläggning påbörjas under dec 2013 och fortsätter första halvåret Kontroll efter internutbildning i Offentlighet och sekretess. RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Felskannade dokument, grannar inte hörda inför beslut, dokument inte expedierade, ej relevanta ärendemeningar, ej tjänsteanteckningar vid kommunicering med parter. Omfattande brister och avvikelser. Ingen kontroll gjord pga flertal bygglovschefsbyte. Fortsatt internutbildning och implementering av processer och rutiner Ja 2014 Nej 2014 Nej Ingen 2012 Ja MED I PLAN 2015 JA/NEJ Rutinen för beslut Uppföljning att beslut fattas och meddelas sökande inom 10 veckor från registreringsdatum (inscanningsdatum) under förutsättning att ärendet är komplett. Fem ärenden slumpmässigt utvalda. Ingen kontroll gjord pga flertal bygglovschefsbyte. Ingen 2012 Ja 104

105 UTBILDNINGSNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Hantering av anställningsinformation. Alla handlingar som rör anställningen ska finnas tillgängliga och hanteras korrekt. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Granska 10 slumpvis utvalda anställningshandlingar och se till att informationen hanteras korrekt. RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Noggrannheten vid ifyllandet av anställningsinformationerna bör förbättras Genomgång av rutiner med berörda handläggare 2012 JA MED I PLAN 2015 JA/NEJ Anmälan av kränkande behandling. Personal har en skyldighet att anmäla till rektor/ förskolechef och rektor/förskolechef har därefter en skyldighet att anmäla till huvudman. All personal ska känna till hur ett ärende som rör kränkande behandling hanteras. Stickprov på varje skolområde och avstämning mot månadsrapport. Rutinerna kring anmälan vid kränkande behandling fungerar men avstämning mot månadsrapport och avstämningen har inte alltid varit överensstämmande. Verksamhetsledare för grundskola repeterar rutinerna med cheferna JA Klagomålshantering. Enligt 4 kap. 8 Skollagen ska huvudmannen ha skriftliga rutiner för att ta emot och utreda klagomål och synpunkter mot utbildningen. Information om rutinerna ska lämnas på lämpligt sätt. Skolplikt. Kommunen ska se till att eleverna i deras grundskola och grundsärskola fullgör sin skolgång. I skollagen står det också att kommunen är skyldig att kontrollera att eleverna finns i skolan. Granskning av månadsrapporterna. Kontroll av månadsrapporten och uppföljning med rektorsgruppen NEJ 2014 NEJ 105

106 Fortsättning UTBILDNINGSNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Erbjudande av förskoleplats inom 4 månader. Kommunen är skyldig att erbjuda plats inom fyra månader från det datum ansökan kommit in. Arkivering. För fristående skolor gäller att elevernas slutbetyg efter grundskolan ska överlämnas till kommunen. Representation. Syfte, deltagarförteckning och moms ska redovisas särskilt samt att fakturan är korrekt attesterad. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Granskning av månadsrapporterna. Kontroll av alla fristående skolor som har åk 9. Stickprov där minst tio slumpvis utvalda fakturor granskas. RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Totalt har 202 barn placerats i kommunal förskola under av dessa placeringar har registrerats som att kommunen inte har erbjudit plats inom garantitiden. Den vanligaste orsaken till försenade placeringar har varit att garantitiden inte anpassats då vårdnadshavare valt att senarelägga barnets start i förskola. Däremot har kommunen inte erbjudit 8 barn plats inom garantiden. Avvikelsen i tid har varit 1-7 dagar. Alla utom en av dessa 8 placeringar har haft garantitid som gått ut under semesterperioder. Två av de granskade skolorna har inte lämnat in sina avgångselevers betyg för arkivering. Syfte, deltagarförteckning och moms samt korrekt attest var på nio av de slumpvis utvalda fakturorna. En faktura saknade syfte och fel person hade attesterat. Under kvartal kommer en genomgång och uppdatering av gällande placeringsrutiner att göras så att kommunen framöver ska erbjuda plats i förskolan inom lagstadgad garantitid. Fortsätta kontakta skolorna via vanlig post, telefon, e- post eller besök. Upplysa dem om vilka skyldigheter de har samt begära in slutbetygen för arkivering. Utbildning och information i samband med rektorsmöten och administratörsmöten JA 2014 JA 2009 JA MED I PLAN 2015 JA/NEJ 106

107 SOCIALNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBE- SKRIVNING Brandskydd. Det ska finnas en utsedd brandskyddsansvarig med adekvat kompetens på varje enhet. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Att det finns brandskyddsansvarig med adekvat kompetens på resp enhet. 1 ggr/år RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Några brandskyddsansvariga saknar utbildning i systematiskt brandskyddsarbete. Genomföra utbildning för berörd personal. MED I PLAN 2015? JA/NEJ 2012 Nej Arbetsmiljöuppgifter ska delegeras till respektive chef. Vårdtagares privata medel på vårdboende ska hanteras enligt antagna rutiner. Individuell genomförandeplan inom hemvård och vårdboende. Det ska upprättas en individuell genomförandeplan inom 4 veckor efter verkställt beslut. Biståndsbeslut avseende särskilt boende. Lägenhet i särskilt boende inom vård och omsorg ska erbjudas inom två månader från beslut. Att delegering av arbetsmiljöuppgifter har gjorts till respektive chef. Samtliga 1 ggr/år. Att hanteringen av vårdtagarnas privata medel följer antagen rutin. Stickprov på samtliga enheter 1 gång under året. Att genomförandeplan har upprättats inom 4 veckor efter verkställt beslut och att uppföljning har gjorts då brukarens behov förändrats dock minst var 6:e månad. Samtliga beslut per år. Att lägenhet i särskilt boende har erbjudits inom två månader från beslutsdatum. Samtliga beslut per år. Några av personalen saknar kännedom om hur privata medel ska hanteras. På en del blanketter avseende överenskommelse att hantera privata medel saknas underskrifter. På flera enheter saknas förteckning över vem som har tillgång till nyckelskåp. Det saknas genomförandeplan för en del brukare och för endel har inte genomförandeplanen uppdaterats. Avsaknad av eller ouppdaterad plan kan medföra oklarheter eller fel i genomförande av insatser. Information/utbildning av personalen. Utarbeta rutiner och utbilda personalen avseende upprättande och uppföljning av Individuell genomförandeplan Nej 2008 Ja 2009 Nej 2009 Nej 107

108 Fortsättning SOCIALNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBE- SKRIVNING Biståndsbeslut avseende Socialtjänstlagen (SoL) inom hemvården ska följas upp/omprövas minst en gång per år. (exkl de med endast trygghetslarm) Omflyttningskö för särskilt boende inom vård och omsorg. Vårdtagare som önskar flytta till annat boende inom kommunen ska erbjudas detta så snart det är möjligt. Inflyttning i särskilt boende ska ske inom 10 dagar från det att lägenheten är tillgänglig. Samtliga beslut per år. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Att uppföljning/omprövning av biståndsbeslut avseende hemvård har gjorts minst en gång per år. (exkl de med endast trygghetslarm) Stickprov på minst. 10 % av alla biståndsbeslut Att de vårdtagare som så önskar har erbjudits plats i annat vårdboende Samtliga beslut per år Att inflyttning i vårdboende har gjorts inom 10 dagar från det att lägenheten är tillgänglig. Samtliga beslut per år RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Av ca 400 personer som har beslut om fler insatser än trygghetslarm är det ca 9% som inte är uppföljda pga sjukfrånvaro och hög arbetsbelastning. Det finns en risk att personerna inte får rätt insatser, för mycket eller för lite insatser. Inflyttning till vårdboende tar i några fall längre tid än 10 dagar. Det finns olika orsaker till fördröjningen. Ibland beror det på renovoering av lägenhet eller att person tackar nej.och ibland av andra orsaker. Det medför att korttidsplatser respektive hemvårdsinsatser används längre än nödvändigt. I genomsnitt har det under 2014 tagit 16 dagar från att en lägenhet blivit ledig till att nästa boende flyttat in vilket är en förbättring jämfört med 2013 då det i genomsnitt tog 22 dagar. Ibland saknas dokumentation i Procapita att person flyttat till vårdboende, tackat ja eller nej, datum för inflyttning etc. 108 Nya rutiner för uppföljning infördes under hösten 2013 vilka fungerar bra. Om inte någon längre sjukfrånvaro uppstår förväntas uppföljningen genomföras enligt riktlinjerna. Följa gällande rutin. Ansvar: respektive enhetschef Ja MED I PLAN 2015? JA/NEJ 2009 Nej 2013 Ja

109 Fortsättning SOCIALNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBE- SKRIVNING Mat på vårdboende och i hemvården. Mat som serveras på vårdboende och i hemvården ska vara vällagad, näringsriktig, smaka gott och se aptitlig ut. Hygienföreskrifter. Hygienrutiner ska följas enligt riktlinjer för Hälsooch sjukvårdslagen (HSL). Dokumentation enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Dokumentation ska göras enligt riktlinjer för HSL. Rutin för avvikelsehantering inom socialförvaltningen. Målgrupp är brukare med insatser enligt Socialtjänstlagen (SoL), Hälsooch sjukvårdslagen (HSL), Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) samt Lag om vård av missbrukare (LVM) Frihetskränkande skyddsåtgärder för vårdtagare. Bedömning, uppföljning och dokumentationen ska göras enligt riktlinjerna för Häslooch sjukvårdslagen (HSL). KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Att mat som serveras på vårdboende och i hemvården är vällagad, näringsriktig, smakar gott och ser aptitlig ut. Stickprov, enkäter. Att hygienföreskrifterna följs. Stickprov 2 ggr/år. Att dokumentationen är gjord enl riktlinjerna. Slumpmässig kontroll av journaler. 2 ggr/år. Kontrollera att avvikelsehanteringen är gjord enligt rutin. Stickprov 2 ggr/år. Att dokumentationen är gjord enl riktlinjerna. 2 ggr/år. RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Följsamheten till hygienrutinen är stor och inga större brister har noterats dock har inte alla enheter lämnat protokoll. I en del journaler saknas: kontaktuppgifter, källangivelse avseende bl a hälsohistoria samt uppdatering av status. Beträffande SoL och LSS är rutinen under omarbetning av den nya uppdragsavdelningen som startade under september månad. Beräknas vara klar våren kommer uppdragsavdelningen att ta fram nya rutiner för uppföljning. Handlingsplan har upprättats för att åtgärda bristerna. Beträffande HSL rapporterar enheterna avvikelser, dock i olika utsträckning. Beträffande LVU och LVM har inga avvikelser noterats. Uppdragsavdelningen ansvara för att ta fram nya rutiner för avvikelsehantering. Rutinen har reviderats då flertalet av åtgärderna faller under SoL att följa upp. MED I PLAN 2015? JA/NEJ 2009 Nej 2009 Ja 2011 Nej 2011 Ja 2012 Nej 109

110 Fortsättning SOCIALNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBE- SKRIVNING Individuell genomförandeplan inom LSS-verksamheten, (Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS). En individuell genomförandeplan ska ha påbörjats 4 veckor efter verkställt beslut. Handläggning av ansökan om insats enl Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Att upprättande av genomförandeplan har påbörjats 4 veckor efter verkställt beslut och att uppföljning har gjorts då brukarens behov förändrats dock minst var 6:e månad. Samtliga beslut per år. Att beslut om insats har fattats inom tre månader efter att ansökan har gjorts. 2 ggr per år. RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Individuell genomförandeplan saknas för några personer och för en del är de inte uppdaterade. Kan leda till oklarheter i hur insatseran ska utföras. Utarbeta rutiner och utbilda personalen avseende upprättande och uppföljning av Individuell genomförandeplan. MED I PLAN 2015? JA/NEJ 2011 Nej 2009 Nej Beslut om insats ska göras inom 3 månader efter ansökan. Avtal med externa institutioner inom LSS-verksamheten. Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Innehåll, omfattning, uppsägningstider och ersättningsnivå. Samtliga avtal en gång per år. Det saknas giltiga avtal i en del fall vilket kan medföra att det görs felaktiga utbetalningar. Se över rutinerna och teckna avtal där sådana saknas Ja Kontroll av innehåll, omfattning, uppsägningstider och ersättningsnivå. Avtal med externa institutioner inom individ- och familjeomsorg (IFO) Kontroll av innehåll, omfattning, uppsägningstider och ersättningsnivå. Beslut om familjehemsplacering Uppföljning av familjehems-placeringar ska göras minst var tredje månad. Innehåll, omfattning, uppsägningstider och ersättningsnivå. Samtliga avtal en gång per år. Att uppföljning av familjehemsplaceringar har gjorts. Samtliga per år. 110 I ett par fall har övervägande inte gjorts inom 6 månader. Fr o m görs utökning med 35% social-sekreterartjänst för bättre uppföljning Nej 2009 Ja

111 MILJÖTILLSYNSNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Saknade eller felaktiga debiteringar. Granskning av hur många felaktiga debiteringar som görs. Handläggningstid. Kontrollera att handläggningstiden är rimlig. Tillsynsplan Tillsynen följer den plan som tas fram inför varje år. Systematiskt arbetsmiljöarbete Kontroll av att det systematiska arbetsmiljöarbetet är känt och efterlevs. Balansrutiner. Översyn över avslutade och pågående ärenden. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Samla alla makuleringsunderlag och räkna dem en gång per år. Granska femton slumpmässigt utvalda ärenden per år. Respektive handläggare kontrollerar sin egen tillsynsplan varje kvartal. Miljöchef följer upp två gånger per år. Planen tas upp på APT minst en gång per halvår. Medarbetarenkäten. Skyddsrond genomförs minst en gång per år. Kontrolleras av respektive handläggare i samband med uppföljning av tillsynsplanen en gång per kvartal. Miljöchef följer upp två gånger per år. RESUL- TAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Trots information vid föregående års interna kontroll av denna punkt, är inte alla på avdelningen införstådda med att alla makuleringar skall samlas i en pärm, trots att detta egentligen är en gammal rutin. Avvikelsen beror troligtvis på att det har varit ganska stor omsättning på personalen och många nya som kommit in och där denna kunskap tappats bort. Felaktiga debiteringar beror till stor del på att vi har felaktiga adressuppgifter i MiljöReda. När en verksamhetsutövare till exempel adressändrar hos Livs, ändras adressen på Livsobjekten, men utövaren har kanske objekt även på andra områden som miljö och hälsa och då ändras inte adressen på dessa objekt. Bekräftelse på att vi har mottagit rapport för köldmedia ska inte ta mellan två och fyra månader att skicka ut. Effekten är irritation hos verksamhetsutövaren som väntar på bekräftelsen. Tidsbrist på grund andra arbetsuppgifter som tagit tid från ordinarie arbete. Flera handläggare har inte redovisat utfallet av sin tillsynsplan. Skyddsombudet vet inte om vi tog upp systematiskt arbetsmiljöarbete SAM två gånger på våra APT. Det har inte varit någon skyddsrond under 2014 eftersom skyddsronden för 2013 gjordes sent på året. Skyddsrond är inplanerad till den 4 februari Handläggarna har upptäckt ärenden som egentligen borde vara avslutade, men som fortfarande var öppna. Eftersom verksamhetsutövaren/ brukaren fått svar på sina frågor har det inte varit någon fara för dem. Orsak är glömska eller slarv vid avslut av ärendet. 111 Om vi hade ett huvudobjekt/ huvudkundbild på verksamhetsutövaren där adress- och kontaktuppgifter hade funnits och vid adressändringar ändrats där och sen underobjekt för livs, miljö och hälsa hade många av debiteringarna till fel adress kunnat undvikas. I den nya versionen av MiljöReda, Vision, är detta åtgärdat och det är en anledning till att miljöavdelningen behöver göra den uppdateringen. Tydligare styrning av att arbetet görs i rimlig tid för verksamhetsutövaren. Tydligare uppföljning av att tillsynsplanen genomförs. Punkten förs över till 2015 år plan för intern kontroll. Tydligare rutiner hur ärenden som avslutas ska hanteras. MED I PLAN 2015 JA/NEJ 2013 Nej 2014 Nej 2014 Ja 2014 Ja 2014 Nej

112 HÖGANÄS ENERGI RUTIN MED EN KORT RUTINBE- SKRIVNING Lager. Med upprättad rutin säkerställa lagerfört materials rätta värde. Debiteringsrutin. Rutinbeskrivning över hur kundfakturering, av de olika nyttigheterna, ska utföras i KIS. Elsmart. Säkerställa att alla nyanslutningar och ändringar som görs av elinstallatör kommer in och administreras hela vägen till debiterbar kund. Anläggningsregister. Registret ska vara korrekt uppdaterat samt förberedas inför K Utsläppsrätter. Kontrollsystem för hantering av utsläppsrätter. Kontroll före drifttagning. Detta ska göras innan drifttagning av nya anläggningar så att vi uppfyller gällande lagar och förordningar KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Kontroll genom stickprovskontroll av hur material skrivs in och ut från lager samt slumpvis inventering av lagerkort ska ske kvartalsvis under räkenskapsåret. Vid två faktureringstillfällen under året kontrolleras det att upprättad rutinbeskrivning följs och att uppdatering av rutinbeskrivningen har skett. Kontrollera en gång per månad att inga ärenden ligger och är stoppade eller ej åtgärdade i Elsmart. Investeringar och utrangeringar ska registreras årligen. Avskrivningar ska göras periodvis under året. Under andra halvåret 2013 ska förberedelse inför K3 påbörjas. Kontroll en gång/år (höst) att kontrollsystem och övervaknings-plan efterlevs. Kontrollen ska protokollföras så att den är möjlig att redovisa för extern granskare. Protokoll över kontrollen upprättas varje gång och ska följa med ärendet i Elsmart. Kontrollerar varje gång att protokollet är skrivet. Fysiskt och bokfört lager missstämmer. Materiel har inte blivit bokfört på rätt projekt Nya manualer och rutinbeskrivningar, utbildning och information till all berörd personal har genomförts. Ny beställning och retursedel ska tas fram 2013 JA Inga avvikelser 2014 NEJ Inga avvikelser 2014 NEJ Inga avvikelser 2014 NEJ Inga avvikelser 2014 NEJ Inga avvikelser 2014 NEJ MED I PLAN 2015 JA/NEJ 112

113 AB HÖGANÄS HEM RUTIN MED EN KORT RUTIN- BESKRIVNING Fakturahantering Lagen om offentlig upphandling Svarsfrekvens växel och felanmälan 90 % Skatter, moms och deklaration Övergripande mål Systematiskt brandskyddsarbete Personuppgiftslagen KONTROLLMOMENT OCH FREK- VENS En gång per månad titta på fem fakturor för att stämma av så att moms, belopp, rätt avtalspriser mm är korrekta. En gång per år titta på en upphandling och se om lagen om offentlig uppföljning följts. En gång per månad titta på hur statistiken vad gäller besvarade telefonsamtal ser ut. Varje månad följa upp så att deklaration, inbetalning samt andra viktiga händelser sker enligt skatteverkets anvisningar. Att AB Höganäshem arbetar fram och beslutar övergripande mål för bolaget som samstämmer med ägares intentioner. Att slumpmässigt välja ut ett område per bovärd samt lokalförvaltare för att titta på att rutinen kring systematiskt brandskyddsarbete utförts Att under första halvåret 2014 införa rutinbeskrivning för att kontrollera att hantering av personuppgifter sker enligt personuppgiftslagens intentioner. RESULTAT AVVIKELSER ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN Smärre fel har inträffat. Förfallodatum har maximalt överskridits med två dagar. Utöver det har två fakturor blivit försent betalda på grund av lägre bemanning under semestern. Se över rutinerna vid semestrar JA Inga avvikelser har konstaterats 2013 JA Mål nästan uppnått, 88,1 % Mål i princip uppnått, tidigare åtgärder har givit resultat JA Inga avvikelser har konstaterats 2014 JA MED I PLAN 2015 JA/ NEJ Inga avvikelser har konstaterats 2014 NEJ Inga avvikelser har konstaterats 2014 JA Istället för att ha skrivit egen rutinbeskrivning används SABO:s rekommendationer. Höganäshem är anslutna till branschorganisationen SABO (Sveriges allmännyttiga bostadsföretag). Skriva egen rutin utifrån SABO:s rekommendationer under JA 113

114 UPPFÖLJNING AV AVVIKELSER SOM KONSTATERADES I UPPFÖLJNINGEN AV 2013 ÅRS PLAN KOMMUNLEDNINGSKONTORET RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Direktupphandling. Jämförelse mellan fakturerande leverantörer och leverantörer som vunnit direktupphandlingar. Kontroll av fakturor med litet belopp (<150 kr). Exempelvis bör samlingsfaktura kunna fås från leverantör. Kontroll av att leverantörsfakturor betalas i tid såvida fakturan inte är tvistig. Då ska detta anges i IP. Tillgänglighet. Kontroll i vilken omfattning respektive anknytning svarar vid koppling av samtal via växeln. Kontroll av att LAS (Lagen om anställningsskydd) följs. KONSTATERADE VIKELSER 2013 AV- Genom stickprov två gånger årligen på fakturor på över kr ute i verksamheten. Genom att två gånger årligen kontrollera antalet fakturor <150 kr i kombination med stickprov avseende möjlig sambeställning och avtalstrohet. Varje månad följs den kommunövergripande statistiken upp. Genom att ta ut LAS listor kontinuerligt, kontroller och spara dem i en pärm. ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJNING UTFÖRDA ÅTGÄRDER MED I PLAN 2015 JA/ NEJ Verksamheten har lämnat acceptabla förklaringar till sitt agerande och visar med sina svar att det känner till och har för avsikt att följa de regler som finns för upphandling. Ibland gör dock händelser i verkligheten och tidigare beteende att frånsteg från reglerna görs. Utbildning hjälper verksamheten att anpassa sina köp mer till regelverket. Dessa småfakturor innebär en kostnad i fakturahantering som vida överskrider fakturera belopp. Detta gäller även för leverantören. Här bör sättas in resurser såsom information och utbildning, för att få våra avropare att ändra beteende vid beställningar. Många små fakturor som kan minskas i antal! 1. Informera om att även före ledigheter bör alla göra en extra granskning om det finns fakturor som förfaller under ledigheten och i så fall bör dessa åtgärdas. 2. Sätta in extra hjälp till de personer som återkommande har förfallna fakturor. 3. Vidareutbilda personer i hur man låser en tvistig faktura. Återupprepa informationen om hur viktigt det är att stänga av sin telefon när man är på möte eller har gått för dagen. Diskutera om de öppettider som finns i våra receptioner/kundtjänster är tillräckliga, både i huvudväxeln, men också i organisationen. Att öppna huvudväxeln på exempelvis lunchen förbättrar inte tillgängligheten om det inte finns en mottagare av samtal i organisationen. En annan fråga är om det är så att vissa samtal kan besvaras i ett tidigare skede så att vidarekoppling till handläggare i organisationen inte behövs. Planerat att ta fram ett arbetssätt som vi alla följer och har gemensamt. En gemensam struktur ang. LAS listor. 114 Stickprov gjorda utan anmärkning. Leveransavgift i livsmedelsavtalet för beställningar under 500 kr. Information för ledigheter har gått ut och hjälp och utbildning erbjuds, dock har ingen särskild utbildning hållits. Information om vikten att betala i tid ges vid olika sammankomster tex KC, assistent- och ekonomträffar. Kommunikationsavdelningen följer varje månad upp statistiken och förmedlar till organisationen. Under 2013 inleddes diskussioner för att eventuellt förändra öppettider och hitta ett sätt att tidigare besvara frågor. Kullabemanning utför kontrollen kontinuerligt. Inga avvikelser INFÖRD I PLAN Ja 2012 Ja 2012 Ja 2012 Ja 2010 Nej 2008

115 Fortsättning: KOMMUNLEDNINGSKONTORET RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Direktupphandling. Jämförelse mellan fakturerande leverantörer och leverantörer som vunnit direktupphandlingar. KONSTATERADE AVVIKELSER 2013 Genom stickprov två gånger årligen på fakturor på över kr ute i verksamheten. ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJNING UTFÖRDA ÅTGÄRDER MED I PLAN 2015 JA/ NEJ Verksamheten har lämnat acceptabla förklaringar till sitt agerande och visar med sina svar att det känner till och har för avsikt att följa de regler som finns för upphandling. Ibland gör dock händelser i verkligheten och tidigare beteende att frånsteg från reglerna görs. Utbildning hjälper verksamheten att anpassa sina köp mer till regelverket. Stickprov gjorda utan anmärkning. INFÖRD I PLAN Ja 2012 RÄDDNINGSTJÄNSTEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING KONSTATERADE AVVI- KELSER 2013 Mätning av anspänningstider för deltidspersonalen. Anspänningstiden är avgörande för att kunna nå insatstiden på 10 min vid brand i byggnad inom den bebyggelse som omfattas av den tiden. Uppföljning av tillbudsrapporter. Tillbudsrapporter är en viktig del i Räddningstjänstens systematiska arbetsmiljöarbete. Hur dessa följs upp är viktigt för att personalen ska känna förtroende för att rapporteringen fyller ett syfte och för att vi ska kunna åtgärda felaktiga rutiner eller utrustning. Övningsuppföljning. Övningsuppföljning av kravövningar. Räddningstjänsten har ett antal kravövningar som årligen måste genomföras. Det moment som av Arbetsmiljöverket beskrivs som den farligaste arbetsuppgiften man får utföra i Sverige är rökdykning. Enligt AFS 2007:7 skall ett antal moment genomföras under året för att man ska få genomföra rökdykning. Flera av deltidspersonalen har svårt att hålla anspänningstiden på 5 och 7 minuter ibland med tider uppemot 10 minuter, detta beror på att deltidspersonal har fått rekryterats länge och längre från brandstation. Detta påverkar insatstiden i tätorter med 10 min insatstid. Alla tillbudsrapporter hanteras och kommuniceras med utsatt personal men blir inte dokumenterade på ett bra sätt. Vi har inte hunnit med på grund av resursbrist under året att installera övningsdatabasen som är kopplad till individen. Däremot är alla övningar dokumenterade utifrån övningsschema. ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJNING Utredning pågår angående räddningstjänstens framtida bemanning. Tillämpa gängse regler för kommunen. Är prioriterat och kommer att vara åtgärdat under våren Alla övningar är dokumenterade men ej i övningsmodulen Daedalos som är räddningstjänstens verksamhetsstöd. 115 UTFÖRDA ÅTGÄRDER För 2015 har räddningstjänsten fått en utökning av heltidspersonal och således minskat på deltidsorganistaionen. Organisationen är så att på dagtid alla veckans sju dagar kommer vi inte att vara så beroende av deltidspersonal. Nattetid kommer vi dock fortfarande att vara beroende av deltidspersonal men då är oftast inte trafiken så tung. Har inte kommit fram till ett för vår verksamhet lämpligt digitalt system. Övningsdatabasen i Daedalos är implementerad och används fullt ut utan avikelser. MED I PLAN 2015 JA/NEJ IN- FÖRD I PLAN Nej 2011 Ja 2012 Nej 2011

116 TEKNINK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN RUTIN MED EN KORT KONSTATERADE AVVIKELSER RUTINBESKRIVNING Hyresavtal, syfte och innehåll Det finns inget hyresavtal för lokal Delfinen. Det har inte hunnits med / prioriterats. ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJ- NING UTFÖRDA ÅTGÄRDER MED I PLAN 2015 JA/NEJ INFÖRD I PLAN Se över rutinerna Inga Nej 2013 Städkontroll enligt Insta 800 En gång under året ska i tre slumpmässiga objekt kontrolleras att städkontroll gjorts enligt Insta 800 Med i plan 2014 Inga Nej 2013 KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN RUTIN MED EN KORT RUTINBE- SKRIVNING Passersystem Höganäs sportcenter KONSTATERADE AVVIKELSER 2013 Vid löpande dokumentation av brister i systemet är det påtagligt att det inte fungerar tillfredsställande. ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJ- NING Leverantören är kontaktad och systemet ska uppdateras. UTFÖRDA ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN KVARSTÅR RUTI- NEN 2015? Leverantören har felsökt och uppdaterat systemet utan att bristerna blivit åtgärdade. Systemet har reklamerats. Nytt passersystem är beställt Nej 116

117 BYGGNADSNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIV- NING Registrera handlingar på ett korrekt sätt (Inscanning av inkommande post) KONSTATERADE AVVIKEL- SER 2013 Rutin fungerar men är i behov av utveckling. ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJNING Internutbildning i Offentlighet och sekretess. Process-kartläggning påbörjas under dec 2013 och fortsätter första halvåret Rutinen för beslut Rutin för tjänsteanteckningar. Internutbildning i Offentlighet och sekretess. Process-kartläggning påbörjas under dec 2013 och fortsätter första halvåret Bygglovsprocessen är en komplex och omfångsrik process som kräver särskild kompetens samt ett strukturerat och systematiskt arbetssätt. För att möjliggöra detta samt att underlätta för ny eller tillfällig personal behövs tydliga rutiner för varje steg i bygglovsprocessen. Dokument ej daterade, dokument saknades, ej notering om kommunicering med sökande. Bygglovsavdelningen kommer att delta i en internutbildning med syfte att genomföra en processkartläggning. UTFÖRDA ÅTGÄRDER Inga pga flertal bygglovschefsbyte. Inga pga flertal bygglovschefsbyte Internutbildning har skett, fortsatt implementering av processer och rutiner. INFÖRD I MED I PLAN PLAN 2015? 2012 Ja 2012 Ja 2013 Ja 117

118 UTBILDNINGSNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBE- SKRIVNING Hantering av anställningsinformation. Alla handlingar som rör anställningen ska finnas tillgängliga och hanteras korrekt. Representation. Syfte, deltagarförteckning och moms ska redovisas särskilt samt att fakturan är korrekt attesterad. KONSTATERADE AVVIKELSER 2013 Av tio granskade anställningsinformationer saknades två anställningsavtal. Av tio granskade fakturor var sju helt korrekta, vilket är en klar förbättring sedan ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJNING Avtalen rörde två personer som är anställda sedan många år tillbaka och rutinerna har därefter ändrats. Fortsätta upplysa alla berörda om vilka redovisningsrekommenda-tioner som gäller och att vi är skyldiga att följa dem. Informera om vad attestering innebär. Uppmana de som upprättat felaktiga fakturor att rätta dem. UTFÖRDA ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN KVARSTÅR RUTI- NEN 2015? Inga. Nya rutiner har upprättats. Genomgångar med skolassistenter och chefer. Med i plan för 2014 och Nej 2009 Ja 118

119 SOCIALNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RU- TINBESKRIVNING KONSTATERADE AVVIKELSER 2013 Uppdatering av delegeringar saknas bland annat på grund av att en revidering av blanketten har avvaktats. ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJ- NING Uppdatera delegeringar samt komplettera checklista i samband med anställning av ny chef. UTFÖRDA ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN KVARSTÅR RUTI- NEN 2015? Alla delegeringar är uppdaterade. Checklista för introduktion av nya chefer är kompletterad Nej Arbetsmiljöuppgifter ska delegeras till respektive chef. Brandskydd. Det ska finnas en utsedd brandskyddsansvarig med adekvat kompetens på varje enhet. Några brandssansvariga saknar utbildning Genomföra utbildning för aktuell personal. Utbildning har genomförts men fortfarande saknar några personer en komplett utbildning Nej. Följs upp i kvalitetsrevisionen. Vårdtagares privata medel på vårdboende ska hanteras enligt antagna rutiner. Kontrollen visar att det överlag fungerar bra. På vissa enheter fanns det enskilda avvikelser från riktlinjerna. Dessa berodde främst på att personal inte själva hade läst underlaget för detta arbete utan arbetar utifrån muntliga instruktioner. Sammanfattningsvis kan sägas att kontanthanteringen fungerar väl och personal på plats har god kontroll över vårdtagarnas privata medel. Rutinen fungerar men är i behov av utveckling. Att årligen gå igenom rutinerna för hantering av vårdtagarnas privata medel med personalen i. Några enheter har haft genomgång med personalen avseende rutiner för hantering av vårdtagarnas privata medel Ja 119

120 Fortsättning SOCIALNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RU- TINBESKRIVNING Individuell genomförandeplan inom hemvård och vårdboende. Det ska upprättas en individuell genomförandeplan inom 4 veckor efter verkställt beslut. Biståndsbeslut avseende Socialtjänstlagen (SoL) inom hemvården ska följas upp/ omprövas minst en gång per år. (exkl de med endast trygghetslarm) Inflyttning i särskilt boende ska ske inom 10 dagar från det att lägenheten är tillgänglig. Samtliga beslut per år. KONSTATERADE AVVIKELSER 2013 Alla har inte en genomförandeplan och alla har inte fått en uppdaterad genomförandeplan. Alla beslut är inte uppföljda pga för hög arbetsbelastning. Av 225 beslut om personlig omvårdnad är det 48 st som inte är uppföljda, vilket kan medföra att det inte är rätt insatser, kan vara för mycket eller för lite. Skyldigheten att följa upp besluten en gång per år handlar om rättssäkerhet för den enskilde, att han/hon får rätt insatser och är nöjd med hur de utförs. Ledig lägenhet meddelas inte direkt till boendesamordnare. Fördröjning av städning och visning av ledig lägenhet. Brukare dröjer med svar. Korttidsplats och hemvårdsinsatser används längre än nödvändigt. ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJ- NING Att säkerställa att alla medarbetare förstår betydelsen av att brukarena har en aktuell genomförandeplan och vet hur de ska fylla i den. Att implementera nya rutiner för uppföljning som gäller sen oktober Biståndshandläggare och enhetschef träffas en gång i månaden för utvärdering/uppföljning. Kontroll görs av beslutad kvantitet jämfört med planerad kvantitet. Att säkerställa att rutinen för inflyttning i särskilt boende följs. UTFÖRDA ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN KVARSTÅR RUTI- NEN 2015? Arbete pågår för att säkerställa att alla medarbetare har kunskap om vikten av hur genomförandeplanen ska skrivas. Avdelningschef kommer via enhetscheferna och med stöd av kvalitetsrevisionerna säkerställa att det finns aktuella genomförandeplaner för samtliga vårdtagare. Ny rutin för uppföljning har implementerats vilken fungerar bra. Dock är inte alla beslut uppföljda pga längre sjukfrånvaro. Det finns brister i rutinen. Ledig lägenhet meddelas inte direkt till boendesamordnare. Fördröjning av städning och visning av ledig lägenhet. Brukare dröjer med svar. Korttidsplats och hemvårdsinsatser används längre än nödvändigt Nej. Följs upp i kvalitetsrevisionen Ja 2013 Ja 120

121 Fortsättning SOCIALNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RU- TINBESKRIVNING Hygienföreskrifter. Hygienrutiner ska följas enligt riktlinjer för HSL. Dokumentation enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) KONSTATERADE AVVIKELSER 2013 Få hygienrondsprotokoll har kommit in. Det har framkommit att missförsånd har skett om vem som ska ansvara för att utföra hygienrond. Det finns brister i ofullständig och inaktuell anamnes och status. ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJ- NING Att genomföra hygienronder enligt anvisningar. Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska upprättar en mall som stöd till enhetschefernas uppföljning. Att följa rutinerna avseende dokumentation. UTFÖRDA ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN KVARSTÅR RUTI- NEN 2015? Hygienronder har genomförts och mall för hygienronder har tagits fram. Dokumentation har blivit bättre. Dock kvarstår brister. Stöd till legitimerad HSL-personal har getts regelbundet under 2014 avseende dokumentation Ja 2011 Nej. Följs upp i kvalitetsrevisionen Dokumentation ska göras enligt riktlinjer för HSL Avvikelsehantering. Avvikelsehanteringen ska göras enligt riktlinjerna för Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Frihetskränkande skyddsåtgärder för vårdtagare. Bedömning, uppföljning och dokumentationen ska göras enligt riktlinjerna för för Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Strukturerad uppföljning av verksamheterna med punkter från alla lagrum med fasta intervaller. Förslagsvids med de punkter som finns i kvalitetskontrollplanen samt andra prioriterade punkter som bestäms av förvaltningsledningen. Det behövs utbildning av enhetschefer både inom vård och omsorg och LSS i avvikelsehantering samt revidering av avvikelserutinen och implementering av processen hos chefer och personal. Uppgifter har inte redovisats för alla enheter. Detta kan bero på bristande rutiner. Strukturerad uppföljning av verksamheterna. Utbildning av enhetschefer både inom vård och omsorg och LSS. Revidering av avvikelserutinen och implementering av processen hos chefer och personal. Att rapportera avvikelser enligt riktlinjer och anvisningar. Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska upprättar en mall som stöd till enhetschefernas uppföljning. Strukturerad uppföljning av verksamheterna har gjorts. Revidering av avvikelserutinen och implementering av processen pågår. Rutinen har reviderats under 2014 då flertalet åtgärder faller under annan lagstiftning Ja 2012 Nej. Följs upp i kvalitetsrevisionen. 121

122 Fortsättning: SOCIALNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RU- TINBESKRIVNING Individuell genomförandeplan inom LSS-verksamheten, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) KONSTATERADE AVVIKELSER 2013 Det finns oklarheter i hur insatser ska utföras. För en del brukare saknas individuell genomförandeplan och för en del saknas uppdatering av planen. ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJ- NING Att utarbeta rutin för upprättande av individuell genomförandeplan. UTFÖRDA ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN KVARSTÅR RUTI- NEN 2015? Framtagning av rutin och införande av IGP i Procapita pågår. Personalen har fått information om hur IGP ska upprättas Nej. Följs upp i kvalitetsrevisionen. En individuell genomförandeplan (IGP) ska ha påbörjats 4 veckor efter verkställt beslut. Avtal med externa institutioner inom LSS. Kontroll av innehåll, omfattning, uppsägningstider och ersättningsnivå. Det saknas giltiga avtal i en del ärende. Det saknas en tydlig rutin. Att ta fram tydliga rutiner samt se till att det finns avtal för samtliga placeringar. Rutin ej framtagen. Det finns inte avtal för alla placeringar Ja 122

123 123

124 124

125 HÖGANÄS ENERGI RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Lager. Med upprättad rutin säkerställa lagerfört materiels rätta värde. KONSTATERADE AVVIKELSER 2013 Fysiskt och bokfört lager missstämmer. Materiel har inte blivit bokfört på rätt projekt ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJ- NING Nya manualer och rutinbeskrivningar, utbildning och information till all berörd personal har genomförts. Ny beställning och retursedel ska tas fram UTFÖRDA ÅTGÄRDER En projektgrupp på 6 personer, med både adm-personal och elmontörer, är tillsatt och den jobbar fram nya rutiner som ska underlätta lagerhanteringen samt säkerställa att det sköts på rätt sätt. Stickprovsinventeringar har gjorts under året och en fullständig processbeskrivning håller på att tas fram INFÖRD I PLAN KVARSTÅR RU- TINEN 2015? 2013 Ja, fysiskt och bokfört lager misstämmer fortfarande. AB HÖGANÄS HEM RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Fakturahantering Lagen om offentlig upphandling Svarsfrekvens växel och felanmälan 90 % KONSTATERADE AVVIKELSER 2013 ÅTGÄRDER ENLIGT 2013 ÅRS UPPFÖLJ- NING Fortsätta stämma av samt kontroll UTFÖRDA ÅTGÄRDER INFÖRD I PLAN KVARSTÅR RU- TINEN 2015? Några smärre fel har konstaterats vid betalning av fakturor Fortsatt avstämning och kontroll JA Inga avvikelser 2013 JA Svarsfrekvens 85 %. Se över rutinerna för hur kundservice samt ekonomiavdelning kan vara påloggad på växeltelefonen i större utsträckning. Sett över rutinerna kring hur och när medarbetare är påkopplade JA 125

126 Ärende 17 Godkännande av reviderade planer för intern kontroll

127 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE GODKÄNNANDE AV REVIDERADE PLANER FÖR INTERN KONTROLL 2015 KS/2014/706 Sammanfattning av ärendet Kommunens nämnder och helägda bolag är ansvariga för den interna kontrollen inom sina respektive område. Kommunfullmäktige beslutade den 17 december 2014, 146, att godkänna nämndernas och bolagens interna kontrollplaner för Med anledning av uppföljningen av 2014 års plan har byggnadsnämnden och utbildningsnämnden reviderat sina planer. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 30, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, Rapport med reviderade planer som ändrats med anledning av 2014 års uppföljning. Ytterligare underlag i ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 17 december 2014, 146. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att godkänna byggnadsnämndens och utbildningsnämndens reviderade planer för internkontroll för Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 127

128 128

129 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNSTYRELSEN SLUTLIG INSTANS: KS/2014/706 REVIDERING AV INTERN KONTROLLPLAN 2015 FÖR BYGGNADSNÄMNDEN OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Sammanfattning av ärendet Kommunens nämnder och helägda bolag är ansvariga för den interna kontrollen inom sina respektive område. I januari i år godkände fullmäktige nämndernas och bolagens interna kontrollplaner för Med anledning av uppföljningen av 2014 års plan har byggnadsnämnden och utbildningsnämnden reviderat sina planer. Beslutsunderlag Rapport med reviderade planer som ändrats med anledning av 2014 års uppföljning. Kommunledningskontorets förslag till beslut Budgetutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna byggnadsnämndens och utbildningsnämndens reviderade planer för internkontroll för Herman Crespin Kommunchef Hanna Lööw Ekonom HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 129

130 REVIDERADE PLANER FÖR 2015 (kursiverat markerar ny kontroll och överstruket borttagna kontroller jämfört med den av KF antagna planen i januari 2015) BYGGNADSNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Bygglovsprocessen är en komplex och omfattande process vilken kräver särskild kompetens samt ett strukturerat och systematiskt arbetssätt. För att möjliggöra detta samt att underlätta för ny eller tillfällig personal behövs tydliga rutiner för varje steg i processen. Tillsynsrutin Uppföljning och kontroll av att olovliga byggnationer med mera har en kontinuerlig och lämplig tillsyn. Tillsynsplan ska tas fram Registrera handlingar på ett korrekt sätt (Inscanning av inkommande post) Rutinen för beslut. Uppföljning att beslut fattas och meddelas sökande inom 10 veckor från registreringsdatum (inscanningsdatum) under förutsättning att ärendet är komplett. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Tre ärenden i månaden ska kontrolleras om bygglovsprocessen följs. Kontrollpunkter har tagits fram. Kontrollera att en tillsynsplan tagits fram. Processkartläggning påbörjas under dec 2013 och fortsätter halvåret Kontroll efter internutbildning i Offentlighet och sekretess. Stickprov 5 ärenden. Kontroll efter intern-utbildning i Offentlighet och sekretess. Stickprov 5 beslut. RISK- KONTROLL- INFÖRD KONTROLL- TIDPUNKT GRAD KONTROLL-ANSVARIG UTFÖRARE 5 Chefen för förvaltningen Bygglovschefen Varje månad Chefen för förvaltningen Bygglovschefen Oktober Chefen för förvaltningen Bygglovschefen Kont 2012, tillägg till kontrollplan Chefen för förvaltningen Bygglovschefen Kontinuerlig 2012, tillägg till kontrollplan

131 NÄMND: UTBILDNINGSNÄMNDEN RUTIN MED EN KORT RUTINBESKRIVNING Klagomålshantering Personuppgifter utlämnande av listor mm Representation Rutiner kränkande behandling Skolplikt Behörighet inom skola/förskola. Svårt att rekrytera personal till utlysta tjänster. Svårighet med att behålla behörig personal om tjänsterna inte är heltid. Arkivering. För fristående skolor gäller att elevernas slutbetyg efter grundskolan ska överlämnas till kommunen. Erbjudande av förskoleplats inom 4 månader. Kommunen är skyldig att erbjuda plats inom fyra månader från det datum ansökan kommit in. Hantering av anställningsinformation Alla handlingar som rör anställningen ska finnas tillgängliga och hanteras korrekt. KONTROLLMOMENT OCH FREKVENS Månadsvis via månadsrapporterna, se över så att rutinerna fungerar för skolområden/förvaltning där info från skola till förvaltning vad gäller klagomål ibland har saknats. RISK- KONTROLL-AN- SVARIG KONTROLL-UTFÖ- RARE KONTROLL- INFÖRD GRAD TIDPUNKT 4 Utbildningschef Verksamhetsledare Varje månad 2015 Stickprov, skolassistenter. 4 Utbildningschef Nämndsekreterare Löpande under året 2015 Stickprov fakturor 10 st interna, 10 st externa. Anmälan från rektor/ förskolechef till huvudman måste ske korrekt. Uppföljningen månadsvis behöver ses över. Anmälan från rektor till huvudman måste ske korrekt. Uppföljningen månadsvis behöver ses över. Översyn över behörighet, därefter kartläggning av nuläge och behov framåt. Kontroll av alla fristående skolor som har åk 9. Kontrolleras en gång om året. 4 Utbildningschef Ekonomihandläggare Löpande under året Utbildningschef Verksamhetsledare Varje månad Utbildningschef Verksamhetsledare grundskola samt elevhälsochef Varje månad Utbildningschef HR-strateg Löpande under året Utbildningschef Nämndsekreterare Varje månad 2014 Granskning av månadsrapporterna. 4 Utbildningschef Verksamhetsledare förskola Granska 10 slumpvis utvalda anställningshandlingar och se till att informationen hanteras korrekt. Löpande under året Utbildningschef HR-strateg Löpande under året

132 Ärende 18 Senareläggning av uppföljning av miljöprogram för Höganäs kommun 132

133 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2012/585 SENARELÄGGNING AV UPPFÖLJNING AV MILJÖPROGRAM FÖR HÖGANÄS KOMMUN Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 18 oktober 2012, 108, att aktualitetsförklara 2005-års miljöprogram som ska följas upp årligen. I miljöprogrammet står att det ska följas upp i samband med bokslutet. Enligt samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar kommunens förvaltningar och bolag för stunden aktivt med att ta fram förslag till åtgärder till det nya miljöprogrammet under våren Därför föreslår förvaltningen att uppföljningen av det förra miljöprogrammet flyttas till hösten Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 57 Samhällsbyggnadsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 23 januari Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens miljö- och folkhälsoutskotts beslut den 3 februari 2015, 3, Miljöprogram Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att godkänna att uppföljningen av 2014 års resultat av Miljöprogram 2012 rapporteras till hösten Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 133

134 134

135 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNSTYRELSEN SLUTLIG INSTANS: KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2012/585 UPPFÖLJNING AV MILJÖPROGRAM 2012 Sammanfattning av ärendet Kommunen antog ett miljöprogram 2012 som ska följas upp årligen. I miljöprogrammet står att det ska följas upp i samband med bokslutet. Kommunens förvaltningar och bolag arbetar aktivt med att ta fram förslag till åtgärder till det nya miljöprogrammet under våren Därför föreslås att uppföljningen av det förra miljöprogrammet flyttas till hösten Ytterligare underlag i ärendet Miljöprogram 2012 Miljöavdelningens förslag till beslut Miljö- och folkhälsoutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna att uppföljningen av 2014 års resultat av Miljöprogram 2012 rapporteras till hösten Anneli Gille Miljöchef Annica Owesson Miljöstrateg HÖGANÄS KOMMUN SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se 135

136 Ärende 19 Förskottering av medel för kulvertering av dike i Nyhamnsläge 136

137 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE FÖRSKOTTERING AV MEDEL FÖR KULVERTERING AV DIKE I NYHAMNSLÄGE KS/2014/861 Sammanfattning av ärendet Teknik- och fastighetsförvaltningen skriver i en tjänsteskrivelse den 9 februari 2015 att i samband med byggnation av ny förskola i Nyhamnsläge behöver ett öppet dike för dagvatten flyttas. Diket kan inte förläggas på kommunal mark utan anslutande privat mark måste tas i anspråk. Denna mark ingår sedan tidigare i ett optionsavtal, där kommunen har möjlighet att arrendera marken. Markägaren motsätter sig att ett öppet dike anläggs på marken och kräver att diket kulverteras. Teknik- och fastighetsförvaltningen uppskattar merkostnaden för att kulvertera diket till 1100 tkr. Förvaltningen har inte kunnat förutspå denna kostnad varför den inte återfinns i de kostnadsberedningar som genomförts inom ramen för projektet. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 64, Teknik- och fastighetsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 9 februari Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 17 december 2015, 12. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att tidigarelägga en utgift på 1100 tkr kronor till 2015 års investeringsbudget för exploateringsprojektet Nyhamnsläge etapp 1 för att finansiera förberedande åtgärder för flytten av Nyhamnsläges idrottsplats såsom kulvertering av dike intill planerad förskola i Nyhamnsläge. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 137

138 138

139 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNSTYRELSEN SLUTLIG INSTANS: KS/2014/861 BEGÄRAN OM TILLÄGGSANSLAG FÖR KULVERTERING AV DIKE Sammanfattning av ärendet I samband med byggnation av ny förskola i Nyhamnsläge behöver ett öppet dike för dagvatten flyttas. Diket kan inte förläggas på kommunal mark utan anslutande privat mark måste tas i anspråk. Denna mark ingår sedan tidigare i ett optionsavtal, där kommunen har möjlighet att arrendera marken. Markägaren emotsätter sig att ett öppet dike anläggs på marken och kräver kulvertering. Att kulvertera istället för att anlägga ett öppet dike medför en merkostnad på 1100 tkr. Denna kostnad har inte kunnat förutsägas i den kostnadsberäkning som ligger som underlag för byggnationen. Teknik- och fastighetsförvaltningen begär därför ett tilläggsanslag på 1100 tkr för att kunna bygga förskolan enligt planerna. Förslag till beslut Teknik- och fastighetsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att att tilldela teknik- och fastighetsförvaltningen ett tilläggsanslag på 1100 tkr för att finansiera kulvertering av dike intill planerad ny förskola i Nyhamnsläge, finansiera anslaget med 1100 tkr från kommunens rörelsekapital. Margareta Engkvist Björkenhall Förvaltningschef Teknik- och fastighetsförvaltningen HÖGANÄS KOMMUN TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se 139

140 Ärende 20 Antagande av reglemente för byggnadsnämnden 140

141 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE ANTAGANDE AV REGLEMENTE FÖR BYGGNADSNÄMNDEN KS/2015/46 Sammanfattning av ärendet Byggnadsnämnden har utarbetat förslag på nytt reglemente för nämnden. Förslaget innebär att utgår och vilket innebär att nämndens arbetsutskott avskaffas. I föreslaget reglemente revideras även 14 för att tydliggöra hur justeringsperson väljs. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens bbeslut den 3 mars 2015, 2, Byggnadsnämndens beslut den 7 januari 2015, 8, Samhällsbyggnadsförvaltningens bygglovsavdelning, förslag på reglemente för byggnadsnämnden. Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 17 februari 2015, 17. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att anta reglemente för byggnadsnämnden. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 141

142 142

143 143

144 144

145 145

146 HÖGANÄS KOMMUN Ersätter KFS 2011:14 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING XXXXXX REGLEMENTE FÖR BYGGNADSNÄMNDEN NÄMNDENS ÖVERGRIPANDE UPPGIFTER 1 Nämnden fullgör kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet och har det närmaste inseendet över byggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen. Nämnden ansvarar för samråd, dispensprövning och tillsyn av efterlevnaden av strandskydd enligt miljöbalken m fl bestämmelser. Nämnden fullgör också de övriga uppgifter som enligt annan lag skall fullgöras av den kommunala nämnden inom plan- och byggnadsväsendet, med undantag för de uppgifter enligt PBL 4-5 kap som enligt reglemente fullgörs av kommunstyrelsen i egenskap av planmyndighet. Byggnadsnämnden är dock planmyndighet för ärenden som anges i 4, punkterna I och II nedan. NÄMNDENS ÖVRIGA VERKSAMHETER Uppgifter enligt speciallagstiftning 2 Nämnden fullgör de trafikuppgifter som avses i 1 lagen (1978:234) om nämnder för vissa trafikfrågor vad gäller uppgifter som innebär åläggande för kommunen. Nämnden svarar för brandsyn vid kommunens byggnader och anläggningar. Vidare prövar byggnadsnämnden frågor om tillstånd enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor. (2010:1011) Nämnden handhar vidare kommunens uppgifter enligt lagen (2006:378) om lägenhetsregister och lagen (2006:985) om energideklaration för byggnader. Nämnden är vidare personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom nämndens verksamhet. 146

147 Övrig verksamhet 3 Nämnden har vidare hand om - information till allmänheten om nämndens verksamhet - reformering av nämndens regelbestånd Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål eller ärenden inom sitt verksamhetsområde. Nämndens befogenhet att besluta om upphandling inom sitt verksamhetsområde omfattar inte varor, tjänster eller entreprenader som skall upphandlas samordnat med stöd av kommunstyrelsens reglemente. Delegering från kommunfullmäktige 4 Nämnden skall besluta i följande grupper av ärenden Antagande, ändring eller upphävande av detaljplan enligt 5 kap 29 och 32 PBL a) då följande förutsättningar är uppfyllda: 1. förfrågan om ny eller ändrad detaljplan har initierats genom bygglovs- ansökan som inte kan beviljas med stöd av gällande planförhållanden, 2. detaljplanen omfattar ett mindre antal fastigheter, 3. detaljplanen försvårar inte kommande planläggning av omgivande område 4. detaljplanen är inte av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt eller b) då följande förutsättningar är uppfyllda 1. kommunstyrelsen har hänskjutit planärendet till byggnadsnämnden 2. detaljplanen är inte av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt eller c) som, på sätt som kommunfullmäktige i sitt beslut närmare anger, överensstämmer med fullmäktiges direktiv i gällande översiktsplan eller motsvarande översiktlig plan En förutsättning för byggnadsnämndens befogenhet är att planen inte reglerar exploateringssamverkan. 147

148 Antagande, ändring eller upphävande av områdesbestämmelser enligt 5 kap 29 och 33 PBL a) områdesbestämmelserna är inte av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt eller b) som, på sätt som kommunfullmäktige i sitt beslut närmare anger, överensstämmer med fullmäktiges direktiv i gällande översiktsplan eller motsvarande översiktlig plan. Förlängning eller förnyelse av detaljplanens genomförandetid enligt 5 kap 14 PBL. En förutsättning för byggnadsnämndens befogenhet är att kommunstyrel-sen inte har någon erinran mot åtgärden. Rätt att påkalla förrättning enligt 18 anläggningslagen. Kommunens beslutanderätt att fastställa kvartersnamn och gatu- och vägnamn. Avgiftstaxor och bidragsnormer samt ändringar i sådana taxor och normer i enlighet med direktiv som beslutats av kommunfullmäktige. ANSVAR OCH RAPPORTERINGSSKYLDIGHET 5 Nämnden skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Nämnden skall regelmässigt till fullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. NÄMNDENS ARBETSFORMER Sammansättning 6 Nämnden består av sju ledamöter och sju ersättare. 148

149 Ersättarnas tjänstgöring 7 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. 8 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Ersättare har rätt att delta i överläggningarna. Inkallande av ersättare 9 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid nämndens kansli som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordföranden 10 Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfälliga ordföranden har utsetts. 149

150 Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena Tidpunkt 11 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Kallelse 12 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen skall åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. Ordföranden 13 Det åligger nämndens ordförande att - med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor - representera nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat i ett särskilt fall. 150

151 Justering av protokoll 14 Nämnden väljer en ledamot samt en ersättare som tillsammans med ordföranden justerar protokollet från sammanträdet. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Reservation 15 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill lämna skriftlig motivering, skall ledamoten lämna motiveringen till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Delgivning 16 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer. Undertecknande av handlingar 17 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som skall underteckna handlingar. Utskott 18 Inom nämnden skall finnas ett arbetsutskott bestående av tre ledamöter och tre ersättare. De ärenden som skall avgöras av nämnden i dess helhet skall beredas av utskottet om beredning behövs. När ärendet beretts skall utskottet lägga fram förslag till beslut

152 Nämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskott på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. 20 Ersättare skall inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskott, som inte utsetts vid proportionellt val, skall fyllnadsval snarast förrättas. 21 Utskottet sammanträder på dag och tid som utskottet själv bestämmer. Sammanträden skall också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Antaget av kommunfullmäktige , 125, med ändring , 91 samt tillägg i 1 enligt kf-beslut , ändrad enligt beslut i kommunfullmäktige , 103. Ändrad enligt beslut i kommunfullmäktige , 133. Ändrad genom beslut i fullmäktige 2015-XX-XX Gäller fr o m 2015-XX-XX 152

153 Ärende 21 Antagande av reglemente för kommunstyrelsen (med anledning av flytt av folkhälsoärenden från miljö- och folkhälsoutskottet till kultur- och fritidsutskottet) 153

154 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2014/919 ANTAGANDE AV REGLEMENTE FÖR KOMMUNSTYRELSEN (MED ANLEDNING AV FLYTT AV FOLKHÄLSOÄRENDEN FRÅN MILJÖ- OCH FOLKHÄLSOUTSKOTTET TILL KULTUR- OCH FRITIDSUTSKOTTET) Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 13 januari 2015, 9, att ärenden gällande folkhälsofrågor ska flyttas från miljö- och folkhälsoutskottet till kultur- och fritidsutskottet, att miljö- och folkhälsoutskottet byter namn till miljöutskottet att ge kommunledningskontoret i uppgift att göra nödvändiga ändringar i kommunstyrelsens reglemente. Kommunledningskontorets kommunkansli har utarbetat förslag på reglemente för kommunstyrelsen i enlighet med kommunstyrelsens beslut. Utöver de förändringar som kommunstyrelsen beslutade om vid sitt sammanträde den 13 januari har vissa redaktionella ändringar genomförts i reglementet. Förändringarna i reglementet innebär att KFS 2013:24 ersätts av KFS 2015:13 Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 63, Kommunledningskontorets kommunkansli, tjänsteskrivelse den 3 februari 2015, Kommunledningskontorets kommunkansli, förslag på reglemente för kommunstyrelsen KFS 2015:13. Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 17 februari 2015, 18, Kommunstyrelsens beslut den 13 januari 2015, 9. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att att att att kommunstyrelsens reglemente 28 ändras under rubriken kultur och fritidsutskottet genom att följande punkt läggs till under utskottets uppgifter: att bereda ärenden avseende folkhälsa, kommunstyrelsens reglemente 28 ändras genom att miljö- och folkhälsoutskottet byter namn till miljöutskottet, namnet miljö- och folkhälsoutskottet ändras till miljöutskottet på samtliga ställen där det förekommer, sista meningen utskottet har vidare att bereda ärenden avseende folkhälsa i tredje stycket under rubriken miljö- och folkhälsoutskott stryks, forts. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 154

155 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE att att med ovanstående förändringar genomförda anta reglemente för kommunstyrelsen, KFS 2015:13, ändringarna träder ikraft i och med justering av kommunfullmäktiges protokoll. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 155

156 156

157 157

158 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNSTYRELSEN SLUTLIG INSTANS: KS/2014/919 ÄNDRING AV KOMMUNSTYRELSENS REGLEMENTE AVSEENDE UTSKOTTSORGANISATION Sammanfattning av ärendet Under de gångna fyra åren konstaterats att det vore bättre om folkhälsofrågorna låg under kulturoch fritidsutskottet eftersom mycket av den verksamhet kultur- och fritidsutskottet är ansvarig för handlar om olika delar av folkhälsoarbetet som till exempel vikten av en aktiv fritid, motionens betydelse för skolarbetet, ANDT-arbete med mera. En flytt av dessa frågor skulle också ge miljö- och folkhälsoutskottet möjlighet att fullt ut koncentrera sitt arbete på miljöfrågorna. I samband med flytten bör också utskottets namn ändras till miljöutskottet. Förslaget är kommunicerat med miljö- och folkhälsoutskottets ordförande som inte haft något att erinra mot förslaget. I samband med att dessa ändringar tas upp för beslut har kommunkansliet även sett över reglementet och gjort vissa redaktionella ändringar. Förändringarna i reglementet innebär att KFS 2013:24 ersätts av KFS xxxx:xx. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsutskottets ordförande, skrivelse den 24 november Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskotts beslut den 1 december 2014, 70, Kommunstyrelsens beslut , 9. Fröslag till reglemente ?? HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 158

159 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNSTYRELSEN SLUTLIG INSTANS: KS/2014/919 Kommunledningskontoret/ kansliavdelningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att att att att kommunstyrelsens reglemente 28 ändras under rubriken kultur och fritidsutskottet genom att följande punkt läggs till under utskottets uppgifter: att bereda ärenden avseende folkhälsa, kommunstyrelsens reglemente 28 ändras genom att miljö- och folkhälsoutskottet byter namn till miljöutskottet, namnet miljö- och folkhälsoutskottet ändras till miljöutskottet på samtliga ställen där det förekommer, sista meningen utskottet har vidare att bereda ärenden avseende folkhälsa i tredje stycket under rubriken miljö- och folkhälsoutskott stryks, att de redaktionella ändringar som gjorts, och som återfinns i förslag till reglemente ?? antas, att ändringarna träder ikraft i och med justering av kommunfullmäktiges protokoll. Herman Crespin Kommundirektör Martin Fransson Kanslichef HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 159

160 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSAMLING 1 (16) Ersätter KFS 2013: :13 REGLEMENTE FÖR KOMMUNSTYRELSEN Utöver det som föreskrivs om kommunstyrelsen i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. KOMMUNSTYRELSENS ÖVERGRIPANDE UPPGIFTER Ledningsfunktionen 1 Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. 2 I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna bl.a. utvecklingen av den kommunala demokratin personalpolitiken lokalförsörjningen den översiktliga planeringen av användningen av mark och vatten mark- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls samt att bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet främjas energiplaneringen samt främja energihushållningen övergripande miljö- och naturvårdsfrågor och verka för en god miljö i kommunen trafikpolitiken och verka för en tillfredsställande trafikförsörjning kultur- och fritidspolitiken och verka för en god kultur- och fritidsverksamhet i kommunen kommunens folkhälsoarbete turismverksamheten räddningstjänst krisberedskap den interna och externa informationsverksamheten utvecklingen av informationssystem, IT-strategi och kommunikation arbetet med att reformera det kommunala regelbeståndet arbetet med att effektivisera administrationen utvecklingen av brukarinflytande samt HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 160

161 2 måltiderna inom skola och äldreomsorg Kommunstyrelsen ska vidare med uppmärksamhet följa socialtjänsten och verka för att socialtjänstlagens mål kan uppfyllas den kommunala hälso- och sjukvården och verka för en god kommunal hälso- och sjukvård skolväsendet och verka för att skollagstiftningens mål kan uppfyllas. Styrfunktionen 3 I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att leda arbetet med att samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt tillse att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder om hur verk-samheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret ansvara för samordningsträffar med nämndspresidierna och förvaltningscheferna ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. KOMMUNSTYRELSENS ÖVRIGA VERKSAMHETER Ekonomisk förvaltning 4 Kommunstyrelsen ska ha hand om kommunens medelsförvaltning och därvid följa av fullmäktige meddelade föreskrifter för detta. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. I kommunstyrelsens befogenhet ingår att HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 161

162 3 till skydd för kommunens panträtt eller nyttjanderätt inropa fastighet på exekutiv auktion. Kommunstyrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bl.a. att tillse att kommunens fasta och lösa egendom underhålles och förvaltas tillse att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett handha egen donationsförvaltning samt efter samtycke från annan nämnd placera sådana medel som ingår i donation som förvaltas av den nämnden. Kommunstyrelsen har vidare till uppgift att bereda års- och flerårsbudgeten för de egna förvaltningarna: Räddningstjänsten, samhällsbyggnadsförvaltningen, fastighetsförvaltningen och kommunledningskontoret. Personalpolitiken 5 Kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Det innebär att befogenheten att förhandla tillkommer kommunstyrelsen. Den verksamhetsansvariga nämnden har att tillämpa avtal eller andra bestämmelser i personalfrågor, med hänsyn till de generella föreskrifter som kommunstyrelsen utfärdar. Från nämndens arbetsgivaransvar undantas följande.: Kommunstyrelsen har bl.a. att verka och svara för utveckling och samordning av kommunens personalpolitik och personalförsörjning utfärda kommungemensamma riktlinjer och policydokument och i övrigt ge råd och biträde i personalpolitiska frågor med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt utom vad gäller och 38 lagen om medbestämmande i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden besluta om stridsåtgärd avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal, kommungemensamma riktlinjer och policydokument och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare lämna uppdrag som avses i den kommunala delegationslagen (1954:130) besluta om anställning av förvaltningschef, efter hörande av respektive nämnd, samt besluta om anställningsvillkor för förvaltningschef besluta i pensionsfrågor för all personal verkställa samråd före tillsvidareanställning inom hela kommunen besluta i förflyttnings- och omplaceringsärenden från en nämnd till en annan, efter hörande av respektive nämnd HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 162

163 4 såsom verksamhetsansvarig nämnd utöva arbetsgivaransvaret, innefattande bl a arbetsmiljöansvaret, avseende personal anställd inom kommunstyrelsens förvaltning. När flera förvaltningars personal arbetar på samma arbetsställe ligger samordningsansvaret på den nämnd som råder över arbetsstället ansvara för att det finns den företagshälsovård som krävs för kommunens samlade verksamheter. Teknisk verksamhet 6 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens renhållningsväsen, vatten- och avloppsförsörjning och väghållning inklusive vägbelysning. Kommunstyrelsen ansvarar också bl a för följande kommunala verksamheter: projektering och genomförande av ny- och ombyggnader samt förvaltning av fastigheter, byggnader och övriga anläggningar skötsel av gator samt gång- och cykelvägar, parker, grön- och rekreationsområden trafiksäkerhetsfrågor Övrig förvaltning 7 Uppgifter enligt plan- och bygglagen Kommunstyrelsen fullgör i egenskap av planmyndighet kommunens uppgifter enligt 3-5 kap. plan- och bygglagen, med undantag för de uppgifter som kommunfullmäktige delegerat i byggnadsnämndens reglemente. 8 Uppgifter enligt miljöbalken Utifrån miljöbalkens bestämmelser ska kommunstyrelsen svara för avfallsplaneringen i kommunen och utarbeta de förslag och bereda de ärenden som är påkallade vad gäller renhållningsordning och annan reglering av avfallshanteringen i kommunen svara för transport, återvinning och bortskaffande av avfall som ankommer på kommunen enligt miljöbalken handlägga frågor om renhållningsabonnemang och svara för debitering av renhållningsavgifter HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 163

164 5 svara för gaturenhållning och för renhållning i övrigt utomhus som ankommer på kommunen enligt lagen med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning handlägga frågor om undantag från skyldighet att svara för gångbanerenhållning som kan ha ålagts fastighetsinnehavare svara för att initiera och bereda ärenden om inrättande av skyddsområden enligt 7 kap. miljöbalken som är påkallade och svara för förvaltning av sådana områden i den mån uppgiften inte lagts på annan. 9 Uppgifter enligt övrig speciallagstiftning Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd. Under höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. Kommunstyrelsen svarar för räddningstjänsten, med undantag för brandskydd och systematiskt brandskyddsarbete vid kommunens byggnader och anläggningar. I sådana ärenden ansvarar byggnadsnämnden. Kommunstyrelsen fullgör även de övriga uppgifter som enligt lag ska fullgöras av den kommunala nämnd som svarar för räddningstjänsten samt uppgifter enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor. Kommunstyrelsen prövar vidare frågor om tillsyn enligt lagen (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor. Kommunstyrelsen är trafiknämnd, med undantag för de uppgifter som innebär åläggande för kommunen. I sådana ärenden utgör byggnadsnämnden trafiknämnd. Kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter enligt alkohollagen i ärenden avseende tillsyn och tillstånd i verksamhet bedriven av socialnämnden. Kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter att svara för låne- och bidragsgivningen till bostadsförsörjningen. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i arkivreglemente. Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom styrelsens verksamhet. Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens anslagstavla. HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 164

165 6 Kommunstyrelsen svarar för tillhandahållandet av måltider till Vikenskolan, Norra Hage förskola, Lerbergsskolan, Kullagymnasiet, Bruksskolan, Jonstorpsskolan, Revets förskola, Havets förskola samt Nyhamnskolan enligt Skollagen samt till äldreboenden som drivs i kommunal regi enligt Socialtjänstlagen, Livsmedelslagen samt Hälso- och sjukvårdslagen. 10 Övrig verksamhet Kommunstyrelsen har vidare hand om sysselsättnings- och näringslivsfrågor och ansvarar för åtgärder för att allmänt främja sysselsättningen och näringslivet i kommunen ärenden angående kommunens heraldiska vapen de uppgifter som ligger på kommunen enligt lotterilagstiftningen verkställighetsuppgifter för turismverksamhet bevakning av kommunens intressen vid fastighetsbildning, fastighetsbestämning, planläggning och byggnadsväsen m.m. kommunens samordnade upphandlingsfunktion de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd. 11 Förvaltningsorganisation Följande förvaltningar lyder under kommunstyrelsen: kommunledningskontor, samhällsbyggnadsförvaltning, fastighetsförvaltning, kultur- och fritidsförvaltning och räddningstjänst. Byggnadsnämndens och miljönämndens administration ombesörjs av samhällsbyggnadsförvaltningen och valnämndens och överförmyndarnämndens administration av kommunledningskontoret. Kommunchefen är överordnad övriga förvaltningschefer, men inte dem underställd personal. Delegering från kommunfullmäktige 12 Kommunstyrelsen ska besluta i följande grupper av ärenden upptagande, förlängning, inlösen eller konvertering av lån inom den totala beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 165

166 7 i enlighet med kommunfullmäktiges principbeslut och inom beslutad beloppsram beviljande av blancolån (utan säkerhet) på affärsmässiga villkor till kommunens aktiebolag styrelsens förvaltningsorganisation inom de riktlinjer som fullmäktige fastställt, innefattande rätt för kommunstyrelsen att vidta förändringar som berör flera förvaltningar/nämnder beslut om nämnds- eller förvaltningsövergripande förändringar av förvaltnings- organisationen, efter hörande av respektive nämnd på begäran av en nämnd omfördelning av medel som anslagits till nämnden inom den budgeterade verksamhetsvolymen och av fullmäktige fastställd beloppsram och andra riktlinjer antagande, ändring eller upphävande av detaljplan och områdesbestämmelser enligt 5 kap. 27 och 38 plan- och bygglagen med undantag för de uppgifter som kommunfullmäktige delegerat i byggnadsnämndens reglemente a) som, på sätt som kommunfullmäktige i sitt beslut närmare anger, överensstämmer med fullmäktiges direktiv i gällande översiktsplan eller motsvarande översiktlig plan eller b) då detaljplanen inte är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt rätt att tillstyrka eller avstyrka ansökan om tillstånd till uppförande av anläggning för vindkraftverk enligt 16 kap. 4 miljöbalken; delegationen gäller dock inte ärenden som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen; tillståndsärenden ska alltid beredas av funktionerna för plan, bygglov och miljö. utarrendering, uthyrning eller annan upplåtelse av fastighet som förvaltas av kommunstyrelsen upplåtelse av tomträtt enligt av kommunfullmäktige fastställda riktlinjer förvärv eller överlåtelse av fastighet eller fastighetsdel som sker för att genomföra detaljplan i vad avser mark för gata, väg eller annan allmän plats, samt godkännande av till kommunen överlämnade gåvobrev rörande fast egendom för samma ändamål köp, försäljning, byte, fastighetsreglering, expropriation eller inlösen med stöd av plan- och bygglagen av fastighet eller fastighetsdel enligt av kommunfullmäktige fastställda riktlinjer avgiftstaxor och bidragsnormer samt ändringar i sådana taxor och normer i enlighet med direktiv som beslutats av kommunfullmäktige stöd och bidrag till utomstående organisationer inom ramen för anvisade medel och i enlighet med normer eller riktlinjer beslutade av fullmäktige i sådana mål och ärenden, där det ankommer på kommunstyrelsen att föra kommunens talan på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal avge yttrande som ankommer på kommunfullmäktige om inte yttrandet är av principiell betydelse för den kommunala självstyrelsen. Kommunstyrelsen får också besluta i sistnämnda slag av yttranden om remisstiden inte medger att yttrandet behandlas på ordinarie sammanträde med fullmäktige. HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 166

167 8 ANSVAR OCH RAPPORTERINGSSKYLDIGHET 13 Kommunstyrelsen ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Kommunstyrelsen ska regelmässigt till fullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. KOMMUNSTYRELSENS ARBETSFORMER Sammansättning 14 Kommunstyrelsen består av elva ledamöter och elva ersättare. Ersättarnas tjänstgöring 15 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av full-mäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. 16 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 167

168 9 Ersättare har rätt att ställa fråga eller lämna upplysning under överläggningarna. Inkallande av ersättare 17 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till kommunstyrelsens sekreterare eller någon annan anställd vid kommunstyrelsens kansli som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordföranden 18 Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser styrelsen en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfälliga ordföranden har utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena Tidpunkt 19 Kommunstyrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen bestämmer. Kallelse 20 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 168

169 10 I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. Ordföranden 21 Det åligger kommunstyrelsens ordförande att närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över kommunens hela nämndsförvaltning med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor främja samverkan mellan kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder samt representera kommunstyrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte kommunstyrelsen bestämt annat i ett särskilt fall. Kommunalråd 22 Kommunstyrelsens ordförande ska också vara kommunalråd med arbetstid motsvarande heltidsanställning. Kommunstyrelsens 1:e vice ordförande ska vara biträdande kommunalråd med arbetstid motsvarande 0,35 anställning. Kommunstyrelsens 2:e vice ordförande ska vara kommunalråd, såsom oppositionsföreträdare, med arbetstid motsvarande halvtidsanställning. Justering av protokoll 23 Protokoll justeras av ordföranden och en ledamot. Kommunstyrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan styrelsen justerar den. HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 169

170 11 Reservation 24 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill lämna skriftlig motivering, ska ledamoten lämna motiveringen till sekreteraren före justeringen av protokollet. Delgivning 25 Delgivning med kommunstyrelsen sker med ordföranden, förvaltningschef, styrelsens sekreterare eller annan anställd som styrelsen bestämmer. Undertecknande av handlingar 26 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av kommunstyrelsen ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av respektive förvaltningschef, styrelsens sekreterare eller annan anställd som styrelsen bestämmer. I övrigt bestämmer kommunstyrelsen vem som ska underteckna handlingar. Närvarorätt 27 Vid kommunstyrelsens och utskottens sammanträden får, i den mån inte styrelsen eller utskott för särskilt fall beslutar annat, förvaltningschefer och motsvarande vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärende som berör vederbörandes verksamhetsområde. Kommunchefen har alltid rätt att närvara. Var och en av ledamöterna i kommunstyrelsens presidium får närvara vid sammanträde med de nämnder som fullmäktige angett i särskilt beslut. Ledamoten får därvid delta i överläggningarna men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. KOMMUNSTYRELSENS UTSKOTT 28 För fullgörandet av kommunstyrelsens uppdrag inom angivna ansvarsområden ska inom styrelsen finnas följande utskott: ett arbetsutskott, ett budgetutskott, ett kultur- och fritidsutskott, ett planutskott, ett näringslivsutskott och ett miljö- och folkhälsoutskott. HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 170

171 12 Kommunstyrelsens sekreterare ansvarar för fördelningen av kommunstyrelsens ärenden till utskotten. Arbetsutskott Inom kommunstyrelsen ska finnas ett arbetsutskott bestående av fem ledamöter och fem ersättare. Kommunstyrelsens ordförande ska vara ordförande för arbetsutskottet. Kommunstyrelsen väljer bland utskottets ledamöter en vice ordförande. Ärenden som inte bereds av annat utskott bereds av arbetsutskottet. Vid behandling och beredning av verksamhets- och ekonomisk planering samt målarbete för hela kommunen benämns arbetsutskottet budgetutskott. Budgetutskott Budgetutskottet ska fungera som beredande organ till styrelsen och ska som sådant samordna kommunens samlade budget- och bokslutsprocess såsom till exempel års- och flerårsbudget samt års- och delårsbokslut med tonvikt på långsiktig ekonomisk planering. Budgetutskottet ska också bereda och samordna det kommunala målarbetet. Budgetutskottet ska särskilt arbeta med att bereda, utveckla och implementera de kommunövergripande planeringsförutsättningarna, med sikte på en god ekonomisk hushållning över tid och i överensstämmelse med kommunfullmäktiges mål och anvisningar. Budgetutskottet ska även vara beredande organ för ombudgeteringar och i förekommande fall lämna avvikelserapporter till styrelsen med förslag till beslut med åtgärdsplan. Kultur- och fritidsutskott Kommunstyrelsen ska ha ett kultur- och fritidsutskott om fem ledamöter samt tre ersättare. Ordförande och vice ordförande i kultur- och fritidsutskottet utses av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens ordförande kan inte väljas till ordförande i utskottet. Kultur- och fritidsutskottet ansvarar för kommunens kultur- och fritidsverksamhet. I utskottets uppgifter ingår att med uppmärksamhet följa utvecklingen i de frågor som gäller kultur- och fritidsverksamheten i kommunen och i det sammanhanget ta de initiativ och framlägga de förslag utskottet finner påkallade att bedriva biblioteks- och annan kommunal kulturverksamhet HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 171

172 13 att bedriva fritids- och rekreationsverksamhet att bereda ärenden avseende folkhälsa att handlägga kommunens stöd till föreningar och andra organisationer inom utskottets ansvarsområde att verka för dokumentation och bevarande av estetiskt och kulturhistoriskt värdefulla byggnader, anläggningar och miljöer att ansvara för information till allmänheten om utskottets verksamhet och reformering av utskottets regelbestånd att bereda kultur- och fritidsförvaltningens budget att ansvara för lokalvård på Höganäs Sportcenter. Kultur- och fritidsutskottet ska besluta i följande grupper av ärenden bidrag till studieorganisationer, ungdomsorganisationer, byalag, kulturella organisationer och andra utomstående organisationer inom ramen för anvisade medel och enligt normer och riktlinjer som beslutas av fullmäktige utdelning av kommunens kulturpris, hederspris och ungdomspris utarrendera, uthyra eller annars upplåta fastighet som disponeras av kultur- och fritidsutskottet. Planutskott Kommunstyrelsen ska ha ett planutskott om fem ledamöter samt tre ersättare. Kommunstyrelsens ordförande ska vara ordförande för utskottet. Vice ordförande i planutskottet utses av kommunstyrelsen. Byggnadsnämndens ordförande får närvara vid utskottets sammanträden även om hon eller han inte är ledamot eller ersättare i utskottet. Planutskottet har att till kommunstyrelsen bereda ärenden avseende översiktlig fysisk planering, detaljplaner och områdesbestämmelser samt svara för planering inom områdena bostadsförsörjning och energi samt övrig infrastrukturplanering. Utskottet har vidare att bereda ärenden avseende exploateringsfrågor och vindkraft. Regler för förfarande och beslutsgång vid upprättande av översiktsplaner, program samt detaljplaner ska antas av kommunstyrelsen. Näringslivsutskott Kommunstyrelsen ska ha ett näringslivsutskott om tre ledamöter samt tre ersättare. Kommunstyrelsens ordförande ska vara ordförande för utskottet. Vice ordförande i HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 172

173 14 näringslivsutskottet utses av kommunstyrelsen. Näringslivsutskottet har att till kommunstyrelsen bereda näringslivsfrågor av principiell art eller med inte obetydliga ekonomiska konsekvenser för kommunen samt vidtar åtgärder för att allmänt främja näringslivet och därigenom sysselsättningen. Näringslivsutskottet bereder och handlägger frågor angående att på lokal nivå aktivt bidra till förverkligandet av EU:s övergripande mål och ska verka för att kommunen och dess invånare får största möjliga utbyte av medlemskapet i EU. Näringslivsutskottet har vidare att till kommunstyrelsen bereda frågor angående intern- och extern information, marknadsföring respektive turism. Miljöutskott Kommunstyrelsen ska ha ett miljöutskott om fem ledamöter samt tre ersättare. Ordförande och vice ordförande i miljöutskottet utses av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens ordförande kan inte utses till ordförande i utskottet. Miljöutskottet har att till kommunstyrelsen bereda ärenden för det övergripande miljö- och naturvårdsarbetet och ska med uppmärksamhet följa utvecklingen på miljöområdet. Utskottet ska inte bereda ärenden av myndighetskaraktär. Utskottens arbetssätt 29 De ärenden som ska avgöras av kommunstyrelsen i dess helhet ska beredas av utskott om inte annat beslutas. Ärenden till utskotten ska regelmässigt beredas av respektive ordförande. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut. 30 Utskott får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. 31 Utskott har ansvar för att dess verksamhet bedrivs inom de ekonomiska ramar och enligt de mål som kommunfullmäktige och kommunstyrelsen fastställt för verksamheten. HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 173

174 15 32 Utöver den beslutanderätt, som enligt lag tillkommer ordförande eller vice ordförande i kommunstyrelsen, äger kommunstyrelsen inom ramen för gällande lagstiftning, kommunfullmäktiges beslut och anvisade anslag, rätt att uppdra åt utskott, dess ordförande, ledamot eller tjänsteman, att på utskottets/styrelsens vägnar fatta beslut i ärenden enligt antagna delegationsregler. Av kommunstyrelsen delegerad beslutanderätt får inte utövas i ärenden av principiell natur eller i ärenden av större vikt eller avse framställning eller yttrande till kommunfullmäktige. Beslut som fattas enligt delegation ska anmälas vid kommunstyrelsens/utskottens närmast följande sammanträde. 33 Kommunstyrelsens ordförande har rätt att närvara vid utskotts sammanträde och delta i överläggningarna men inte i besluten även om denne inte tillhör utskottet. 34 För utskotten ska i övrigt i tillämpliga delar gälla vad 6 kap. kommunallagen (1991:900) stadgar om kommunala nämnder. Ordförande 35 I anslutning till vad i lag och i detta reglemente stadgas åligger det utskottsordförande att: närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över hela utskottets verksamhetsområde och med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för dess arbete ta nödvändiga initiativ i övrigt se till att kommunstyrelsens uppgifter som delegerats till utskottet fullgörs. 36 Om en ordförande i ett utskott på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättare 37 Ersättare har alltid närvarorätt vid utskottens allmänna beredningssammanträden inför kommunstyrelsen. HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 174

175 16 Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av kommunstyrelsen vid valet bestämda ordningen. 38 Avgår en ledamot eller en ersättare i något utav utskotten, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. Sammanträden 39 Utskottens sammanträdesschema bereds av arbetsutskottet och beslutas av kommunstyrelsen inför nytt år. Utskotten får också sammanträda när ordföranden i respektive utskott anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Kallelse, justering av protokoll och reservation 40 Se 20 och Antaget av kommunfullmäktige , , 13 och 19 ändrade enligt beslut i KF , 118. Ändrat av kommunfullmäktige , 68, , 91 (avseende 12 ), , 38 (avseende 11; träder i kraft ), (avseende 5 ). Ändrat av kommunfullmäktige , att träda i kraft Ändrat av kommunfullmäktige (11 o 27 ) Ändrad av kommunfullmäktige (6 ) samt , 6 (9 ) och 8 borttagen. Ändrad av kommunfullmäktige (12 ) Ändrad av kommunfullmäktige , 68 (6 ) Ändrad av kommunfullmäktige , 133 samt , 14. Ändrad av kommunfullmäktige , 100, bilaga nummer 44. Ersätter KFS 2013:24 HÖGANÄS KOMMUN ERROR! REFERENCE SOURCE NOT FOUND Höganäs kommunen@hoganas.se 175

176 Ärende 22 Godkänannde av utökad borgensram för AB Höganäshem 176

177 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE GODKÄNNANDE AV UTÖKAD BORGENSRAM FÖR AB HÖGANÄSHEM KS/2014/956 Sammanfattning av ärendet Kommunledningskontorets ekonomiavdelning skriver i en tjänsteskrivelse den 14 december 2014 att AB Höganäshems nuvarande totala låneskuld uppgår till 370 mnkr. Av låneskulden är 181 mnkr upplånade med kommunal borgen, 34 mnkr ett lån hos kommunen och resterade 155 mnkr är upplånat med fastighetsinteckningar som säkerhet. Kommunfullmäktige beslutade den 16 december 2010, 150, att fastställa nytt ägardirektiv för AB Höganäshem där det framgår att AB Höganäshem skall erbjudas kommunal borgen. När kommunen lämnar borgen debiteras AB Höganäshem en borgensavgift. Vidare beslutade kommunfullmäktige den 15 mars 2012, 27, att fastställa borgensramen för AB Höganäshem till 250 mnkr. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning konstaterar i sin tjänsteskrivelse att då borgensramen om 250 mnkr understiger den totala låneskulden för AB Höganäshem behöver borgensramen höjas till 370 mnkr. Höjningen är nödvändig för att möta bolagets behov av nyupplåning vid nybyggnation och att bolaget ska välja kommunal borgen framför fastighetsinteckningar. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 65, Kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tjänsteskrivelse den 14 december Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 17 februari 2015, 19. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att godkänna att såsom för egen skuld ingå borgen för AB Höganäshems låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 370 mnkr, jämte därpå löpande ränta och kostnader. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 177

178 178

179 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNSTYRELSEN SLUTLIG INSTANS: Kommunfullmäktige KS/2014/956 UTÖKAD BORGENSRAM FÖR HÖGANÄSHEM Sammanfattning av ärendet AB Höganäshem total låneskuld uppgår till 370 mnkr, varav 181 mnkr är upplånade med kommunal borgen, 34 mnkr ett lån hos kommunen och resterade 155 mnkr är upplånat med fastighetsinteckningar som säkerhet. Vid sammanträde beslöt kommunfullmäktige 150 att fastställa nytt ägardirektiv för AB Höganäshem, varvid framgår att AB Höganäshem skall erbjudas kommunal borgen. När kommunen lämnar borgen debiteras AB Höganäshem en borgensavgift. Vid sammanträde beslöt kommunfullmäktige att fastställa en borgensram för AB Höganäshem till 250 mnkr. Eftersom borgensramen 250 mnkr understiger den totala låneskulden för AB Höganäshem föreslår ekonomiavdelningen att borgensramen höjs till 370 mnkr. Denna höjning av borgensramen är nödvändig för att möta behovet av nyupplåning vid nybyggnation. En höjning är även angelägen för att kunna erbjuda AB Höganäshem möjlighet att lämna upplåning via fastighetsinteckningar och i stället välja kommunal borgen. Enligt delegationsreglerna för kommunstyrelsen har kommunchefen rätt att besluta om bevilja av blancolån( utan säkerhet) på affärsmässiga villkor till kommunens bolag inom ramen för av kommunfullmäktige beslutade borgensåtagande. Ekonomiavdelningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna att såsom för egen skuld ingå borgen för AB Höganäshems låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 370 mnkr, jämte därpå löpande ränta och kostnader Herman Crespin Kommunchef Tommy Lindvall Ekonom HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 179

180 Ärende 23 Revidering av plan för extraordinära händelser samt antagande av reglemente för krisledningsnämnden 180

181 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNFULLMÄKTIGE REVIDERING AV PLAN FÖR EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER SAMT ANTAGANDE AV REGLEMENTE FÖR KRISLEDNINGSNÄMNDEN KS/2014/264 Sammanfattning av ärendet Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska kommunen för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur kommunen ska hantera extraordinära händelser. Utifrån lagstiftningen har räddningstjänsten utarbetat ett förslag på reviderad plan för extraordinära händelser samt förslag på reglemente för krisledningsnämnden. Räddningstjänsten beskriver i en tjänsteskrivelse den 20 januari 2015 förändringarna i planen samt reglementet i förhållande till ny gällande plan samt reglemente. Förändringarna i planen innebär att kommunens stab/beredningsgrupp utgörs av koncernledningsgruppen, att funktionen sekreterare är tillagd i stab/beredningsgruppen, ett förtydligande av att det är kommunstyrelsens arbetsutskott som är krisledningsnämnd samt att sociala medier finns som ett stödgrupp till kriskommunikationsorganisationen. Förändringarna i krisledningsnämndens reglemente innebär att en paragraf, 5, har lagts till. Tillägget reglerar krisledningsnämndens möjlighet att besluta om att lämna hjälp till andra kommuner, landsting och enskilda personer. Kommunen har då rätt till skälig ersättning från drabbad kommun och landsting. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 3 mars 2015, 42, Räddningstjänsten, tjänsteskrivelse den 20 januari 2015, Räddningstjänsten, ledningsplan vid extraordinära händelser, Räddningstjänsten, reglemente för krisledningsnämnden. Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 17 februari 2015, 16. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsens förslag: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag att att anta reviderad plan vid extraordinära händelser, anta reviderat reglemente för krisledningsnämnden. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 181

182 182

183 TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNSTYRELSEN SLUTLIG INSTANS: KOMMUNFULLMÄKTIGE KS/2014/264 REVIDERING AV PLAN VID EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER OCH KRISLEDNINGSNÄMNDENS REGLEMENTE Sammanfattning av ärendet Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur de skall hantera extraordinära händelser. I den reviderade planen finns följande förändringar: - Kommunens stab/beredningsgrupp bör utgöras av koncernledningsgruppen. Det är viktigt att alla förvaltningschefer och bolagschefer får samma förstahandsinformation i en händelse av kris. - Sekreterare är tillagd i stab/beredningsgruppen. Det är viktigt med dokumentation i ett krisläge ur olika aspekter, dels för att säkerställa kvalitén på arbetet och dels för att det krävs en omfattande dokumentation om kommunerna vill söka ekonomiskt stöd för vissa skador (tex oljeskador) av staten. - Kommunstyrelsens arbetsutskott blir krisledningsnämnd. I den nuvarande antagna planen har det varit otydligt om vem som är krisledningsnämnd. - Sociala medier finns som en stödgrupp till kriskommunikationsorganisationen. Idag sprids information på sociala medier oerhört fort och kommunikation via sociala medier är mycket viktigt för att nå olika grupper. Krisledningsnämndens reglemente I reglementet har det lagts till en paragraf, paragraf 5 Bistånd mellan kommuner och kommuner och landsting. Kommunen får genom krisledningsnämndens beslut, lämna hjälp till andra kommuner, landsting och enskilda personer och då har kommunen rätt till skälig ersättning från drabbad kommun och landsting. Beslutsunderlag Reviderad ledningsplan vid extraordinära händelser Reviderat reglemente för krisledningsnämnden Räddningstjänstens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att att anta reviderad plan vid extraordinära händelser anta reviderat reglemente för krisledningsnämnden Lars Scotte Räddningschef Jonna Ahlberg Beredskaps- o säkerhetssamordnare HÖGANÄS KOMMUN RÄDDNINGSTJÄNSTEN Höganäs kommunen@hoganas.se 183

184 LEDNINGSPLAN VID EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER 184

185 Fastställt av: Datum: För revidering ansvarar: Beredskaps- och säkerhetssamordnare För eventuell uppföljning och tidplan ansvarar: Beredskaps- och säkerhetssamordnare Dokumentet gäller för: Höganäs kommun Dokumentet gäller till och med: Tills vidare 185

186 3 (20) Innehållsförteckning 1. INLEDNING Syfte Ansvar och uppföljning Definition MÅLSÄTTNING Övergripande mål för den kommunala beredskapen Verksamhetsmål vid extraordinära händelser PRINCIPER FÖR KRISLEDNING Beslutsbefogenhet Uppstart Omfall alternativ händelseutveckling KRISORGANISATION Krisledningsnämnden Stab/Beredningsgrupp Ersättare Stödfunktioner Stödpersoner till stab/beredningsgruppen Samverkan Kriskommunikation Mål och strategi Intern kommunikation Extern kommunikation kommunikationskanaler Växeln Upplysningscentralen Presscentrum Analys- och dokumentationsenheten (Fältenhet) Sociala medier LEDNINGSPLATSER HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 186

187 4 (20) 7. AVVECKLING Efterarbete HÖJD BEREDSKAP Information vid höjd beredskap ÖVNING OCH UTBILDNING ÖVRIGA PLANER HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 187

188 5 (20) 1. INLEDNING Den 1 september 2006 trädde en ny lag i kraft: Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Lagen är en del i ett nytt nationellt krishanteringssystem som bygger på tre principer. Dessa innebär i korthet att den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden skall ha motsvarande ansvar under kris- och krigssituationer (ansvarsprincipen). Verksamhet och organisation skall så långt som möjligt överensstämma oberoende av fred, kris och krig (likhetsprincipen). Kriser skall hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället (närhetsprincipen). Den nya lagen anger att kommunfullmäktige skall utse en krisledningsnämnd. Kommunfullmäktige i Höganäs har beslutat om ett reglemente för krisledningsnämnd. 1.1 SYFTE Syftet med ledningsplanen är att utifrån Höganäs kommuns förhållanden säkerställa ledningsförmågan och vidtaga de åtgärder som är nödvändiga, när kommunen måste övergå i en anpassad organisation vid extraordinära händelser och svåra påfrestningar. Ledningsplanen talar således om hur kommunens ledningsarbete ska bedrivas vid en så kallad extraordinär händelse. 1.2 ANSVAR OCH UPPFÖLJNING Ledningsplanen och data i alla medföljande bilagor revideras årligen. Vid genomgripande förändringar i planens innehåll tas beslut av kommunfullmäktige. Ledningsplanen ska underställas kommunfullmäktige för beslut en gång per mandatperiod. Revidering av planen görs av beredskaps- och säkerhetssamordnare. 1.3 DEFINITION I lagen definieras en extraordinär händelse som en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. Tillämpningen av lagen aktualiseras vid en större händelse som hotar liv, miljö och egendom. Det kan exempelvis röra sig om hot mot energiförsörjningen, vatten- och avloppsnätet, svåra olyckor, omfattande skador med farligt gods, svåra och långvariga snöoväder etc. Händelsernas stora omfattning, det snabba händelseförloppet och svårigheterna att överblicka kräver snabba beslut, som ställer speciella krav på den kommunala organisationen. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 188

189 6 (20) 2. MÅLSÄTTNING 2.1 ÖVERGRIPANDE MÅL FÖR DEN KOMMUNALA BEREDSKAPEN Kommunen skall värna befolkningen genom att aktivt verka för ökad trygghet och säkerhet. Kommunen skall trygga en livsnödvändig försörjning samt verka för att de viktigaste samhällsfunktionerna upprätthålls. Kommunens ledningsorganisation skall ha förmågan att utifrån risker kunna utöva ledning och samordning i kommunen med uthållighet över tiden. Kommunen skall ha en väl anpassad förmåga till effektiv information till kommunens invånare. Kommunen skall verka för enhetliga beredskapsförberedelser. Dessa ska genomsyras av ett högt säkerhetstänkande i såväl fred som vid höjd beredskap. Kommunen ska i största möjliga utsträckning fungera enligt sin nuvarande organisation. Kommunens ledningsorganisation skall övas minst en gång per år. 2.2 VERKSAMHETSMÅL VID EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER Krisledningsnämnden och beredningsgruppen eller delar av dessa skall kunna inställa sig för tjänstgöring inom 4 timmar. (Förvaltningsspecifik ledning, typ räddningstjänst, utövas med omedelbar verkan). Kommunens telefonväxel ska kunna bemannas snarast, dock senast inom 2 timmar. Den kommunala upplysningscentralen ska kunna bemannas inom 4 timmar. Kommunens informationsorganisation ska vid behov snabbt kunna förstärkas. När beslut har fattats om att krisledningsnämnden skall träda i funktion, skall information om detta gå ut såväl internt som externt. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 189

190 7 (20) 3. PRINCIPER FÖR KRISLEDNING Vid extraordinära händelser eller svåra påfrestningar, som inte faller under ansvaret enligt lagen för räddningstjänst, tas beslutsbefogenheter och ansvaret för åtgärder och ledning över av krisledningsnämnden. Minsta möjliga avvikelse från ordinarie ledningsorganisation och ansvarsfördelning samt tydlig ansvarsfördelning mellan politiker och tjänstemän är en viktig grund för ett tydligt och bra ledningsarbete. Politisk enighet och goda personrelationer underlättar ledningsarbetet under svåra förhållanden. Krisledningsnämnden består av: Kommunstyrelsens arbetsutskott Stab/beredningsgrupp består av: Kommunchef Räddningschef Kommunikationschef Samhällsbyggnadschef Ekonomichef Utbildningschef Beredskapssamordnare Socialchef Teknik-och fastighetschef HR-chef VD Höganäshem AB VD Höganäs Energi AB Kulturchef Sekreterare 3.1 BESLUTSBEFOGENHET För att denna plan skall träda i kraft krävs att situationen/händelsen är av sådan art att samordning av kommunens samlade resurser måste ske och att det är brådskande. Med detta dokument delegerar kommunfullmäktige till krisledningsnämnden sin egen beslutsbefogenhet beträffande frågor som enligt kommunallagen kan delegeras, samt styrelsers och nämnders beslutsbefogenhet, inklusive sådan rätt som normalt HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 190

191 8 (20) ankommer på specialnämnd genom speciallagstiftning. Frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen kan inte delegeras. Krisledningsnämnden får således fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Övertagandet av verksamhetsansvaret enligt ovanstående inskränker sig till det som oundgängligt erfordras för att komma till rätta med situationen och avser bara de beslutsbefogenheter som är nödvändiga för att hantera situationen. Denna beslutsbefogenhet är anpassad efter kommunallagens 6 kapitel, paragraf 36, om brådskande beslut. Ordföranden i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och beslutar i sådana fall om så skall ske. Ordföranden får också besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Vid läge då ordföranden är förhindrad att närvara, äger 1:e vice ordföranden. Vid förfall för 1:e vice ordföranden äger ordinarie ledamot av kommunstyrelsens arbetsutskott motsvarande befogenhet i ordning efter levnadsålder. Bemyndigandet sträcker sig till beslut som inte kan vänta och som måste fattas omedelbart. Inledningsvis har krisledningsnämnden ovanstående beslutsbefogenhet under den tid som erfordras så länge en händelse utvecklas, dock högst under 14 dagar. Beslutsbefogenhet om återgång till normal organisation har nämnden själv eller kommunfullmäktige. Övergång till normal beslutsordning skall ske så snart situationen medger detta. Anmälan om fattade beslut skall göras till normal beslutsinstans så fort som möjligt. De beslut som fattas av krisledningsnämnden måste uppfylla de formella kraven i kommunallagen vad gäller t ex beslutsrätt, förande av protokoll, justering och tillkännagivande. Delegationsbeslut skall anmälas till den som delegerat beslutsrätten. 3.2 UPPSTART Vid en extraordinär händelse i kommunen måste ledningsarbetet starta snabbt och på ett strukturerat sätt. Det inledande arbetet skall vara planerat och övat. Räddningsledare och samtliga medlemmar i krisledningsnämnden och staben har rätt att kalla in stabs- och beredningsgruppen. Vid ordförandes beslut om att krisledningsnämnden ska sammanträda ska även nämndens ersättare kallas samt beredas möjlighet att vid nämndens initierande sammanträde informeras om den situation som föreligger ordförandes beslut. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 191

192 9 (20) Krisledningsnämnden skall inställa sig på särskild, iordningsställd ledningsplats snarast möjligt, dock senast 4 timmar efter att kallelse gått ut. Krisledningsnämndens ordförande eller vice ordförande fattar beslut om att krisledningsnämnden skall träda i funktion. När beslut har fattats om att krisledningsnämnden skall träda i funktion, skall information om detta gå ut, såväl internt som externt. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 192

193 10 (20) 3.3 OMFALL ALTERNATIV HÄNDELSEUTVECKLING Det är viktigt att krisledningsnämnden och dess stab/beredningsgrupp har beredskap för omfall, d v s en annan händelseutveckling än den mest sannolika. Omfallet kan bygga på olika variabler: händelsens varaktighet, skadornas omfattning, tidsåtgång för reparation och hur allmänheten berörs. En eller flera personer avdelas för att fristående från det löpande stabsarbetet göra en översiktlig planering för några alternativ med en svårare händelseutveckling än den krisledningsnämnden arbetar med. Omfallsplaneringen bör omfatta t ex behov av politiska beslut, resurser, uthållighet, samverkan, information till allmänheten. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 193

194 11 (20) 4. KRISORGANISATION 4.1 KRISLEDNINGSNÄMNDEN Denna ledningsorganisation som träder i kraft utgörs av kommunstyrelsens arbetsutskott, som bemyndigas att fatta alla erforderliga beslut, inkluderande även sådana som vid normala förhållanden ankommer på annan nämnd. Krisledningsnämndens uppgift är att: Tolka kommunens roll vid svåra påfrestningar eller extraordinära händelser Företräda kommunen och ge en samlad bild av läget Fatta beslut rörande den kommunala organisationen avseende uppgifter och resurser Ange inriktning, bedöma behovet av och verka för samordning eller prioritering beträffande samhällsverksamheten på kommunens geografiska område Fatta beslut som drabbar enskilda eller grupper av människor Ta ställning i frågor som påkallas av t ex en grannkommun, länsstyrelsen eller annat samverkande organ Prioritera och samordna knappa resurser Samordna ledningen Samordna informationen Samverka med externa intressenter efter krav/behov I övrigt förekommande uppgifter som är nödvändiga för samhällets funktionsduglighet Fatta beslut om återgång till normal organisation 4.2 STAB/BEREDNINGSGRUPP Krisledningsnämnden biträds av en stab/beredningsgrupp bestående av tjänstemän med nyckelfunktioner inom kommunens förvaltningar. En väl fungerande stab förutsätter att personalen har utsetts i förväg, är väl medvetna om sina roller och arbetsuppgifter samt har utbildats och övats. Exempel på uppgifter är följande: Hålla samband med olika ledningsorgan i och utanför kommunen Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 194

195 12 (20) Arbeta med konsekvensfrågor Bedöma utvecklingen på sikt Bedöma behovet och förbereda föredragningar för och beslut av de förtroendevalda Omsätta beslut i order Se till att beslut når sina mottagare Följa upp order och direktiv Dokumentera beslut och händelser Kommunchefen fungerar som stabschef. Stabschefens uppgift är att: Leda och samordna arbetet i staben Genomföra föredragningar Leda stabsorienteringar Ansvara för att samverkan sker Omsätta chefs beslut i order och kontrollera att dessa blir genomförda Kontrollera att dokumentation sker samt upprätta erfarenhetsberättelse Vid avlösning tjänstgör avgående och tillträdande personal samtidigt under en period för att möjliggöra överlämning. Den avgående personalen ansvarar dels för att kartor, tabeller och dagböcker är uppdaterade, dels för att man i en genomgång tar upp läget i stort, fattade beslut och förestående åtgärder, dels också förväntad utveckling ERSÄTTARE I situationer som kräver att kommunens ledning måste upprätthållas fortlöpande finns ställföreträdande medlemmar utsedda. 4.3 STÖDFUNKTIONER Ansvaret för att kalla in personalen i stödfunktionerna har stabschefen. Dessa skall infinna sig på arbetsplatsen snarast möjligt STÖDPERSONER TILL STAB/BEREDNINGSGRUPPEN Till staben kan representanter för andra förvaltningar adjungeras och även extern kompetens från t.ex. Höganäs Energi AB, Höganäs AB, länsstyrelsen, svenska kyrkan med flera, beroende på den aktuella händelsen eller händelseutvecklingen. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 195

196 13 (20) SAMVERKAN Kommunen har det geografiska områdesansvaret och ska därför verka för samordning i planering inför samt hantering av extraordinära händelser. Särskilt ska samverkan med Länsstyrelsen, Polisen och Region Skåne uppmärksammas. En viktig samverkanspart är POSOM, gruppen för psykiskt och socialt omhändertagande. I kommunen finns en frivillig resursgrupp (FRG) som kan bistå vid en extraordinär händelse. FRG kan till exempel hjälpa till med evakueringar, information, administration och andra praktiska uppgifter. FRG kallas in av räddningschef, beredskapssamordnare, kommunchef, krisledningsnämndens ordförande och/eller POSOM-ansvarig. 4.4 KRISKOMMUNIKATION När samhällsstörningar av olika slag inträffar spelar information och kommunikation en central roll. Allmänhet, organisationer, myndigheter och andra samhällsorgan har alla behov av snabb, relevant och korrekt information för att kunna bedöma hur situationen ska hanteras MÅL OCH STRATEGI Målet med Höganäs kommuns information vid en kris är att bidra till att alla aktörer i krisen, medier och allmänhet får en så korrekt och aktuell bild av händelsen som möjligt. Informationen skall på detta sätt ge bästa möjliga förståelse av situationen och dess olika konsekvenser, så att aktörerna i krisen och den enskilda individen, får bästa möjliga förutsättningar att fatta beslut inom de områden man har ansvar för eller berörs av. Även de individer, myndigheter och organisationer som inte är direkt berörda ska få sina behov av saklig och aktuell information om händelsen uppfyllda. Nyckelorden och strategin för informationsarbetet är: Entydighet Enkelhet Lättillgänglighet Snabbhet Korrekthet Kontinuitet Öppenhet HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 196

197 14 (20) INTERN KOMMUNIKATION Den interna informationen, som riktar sig mot de anställda, har två huvudfunktioner: att utgöra en bas för den utåtriktade verksamheten att svara för den operativa informationsförsörjningen inom organisationen Interninformationen har en avgörande betydelse för att ett rationellt och effektivt arbete ska kunna utföras inom organisationen. Den är också en förutsättning för att lyckas med den externa informationen EXTERN KOMMUNIKATION Den externa informationen, som i första hand riktar sig mot allmänheten, har två huvudfunktioner: att åstadkomma beteenden som är rationella för att liv, egendom och miljö ska skyddas mot skador att förmedla samhällets attityd till det som inträffat och skapa förtroende och tillit till de åtgärder som vidtas för att skydda medborgarna KOMMUNIKATIONSKANALER Syftet med kommunikationen, till vem den ska lämnas och den tid man har till sitt förfogande påverkar valet av kommunikationskanaler. Radio och TV prioriteras när det gäller att varna många människor samtidigt och snabbt nå ut med akut information. För att ovanstående ska kunna utföras består kriskommunikationsgruppen av flera stödfunktioner. Dessa är: VÄXELN Vid krissituationer och större olyckor sätts så snabbt som möjligt kommunens växel i funktion. Växeln bemannas med ordinarie växelpersonal. Åtgärder vidtas tidigt för att säkerställa avlösning av personal under ett utdraget skede. Vid stort förfrågningstryck upprättas omgående upplysningscentral så att inte ordinarie växelfunktion går förlorad. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 197

198 15 (20) UPPLYSNINGSCENTRALEN Upplysningscentralens huvuduppgift är att svara för hela kommunens externa information till allmänhet, medier och samverkande myndigheter. Vid behov och efter överenskommelse kan informationsinsatserna med samverkande myndigheter samordnas. Upplysningscentralens telefonnummer är PRESSCENTRUM Huvuduppgiften för ett presscentrum är att ge service till massmedierna för att underlätta deras arbete. Här finns arbetsplatser för journalister, sal för presskonferenser, möjlighet att bevaka nyhetsutbudet via Internet och TV, samt teknisk utrustning. Till presscentrum kan, vid behov, även företrädare för samverkande myndigheter knytas för att underlätta samordningen av service till massmedierna ANALYS- OCH DOKUMENTATIONSENHETEN (FÄLTENHET) Analys- och dokumentationsenheten består av en eller flera personer som följer, sammanfattar och analyserar mediernas rapportering kring den aktuella händelsen. Syftet är dels att kontrollera hur kommunens information återges i medierna dels att uppmärksamma ryktesspridning och annan felaktig information och förmedla detta till krisledningen för eventuella åtgärder. Vid behov upprättas en fältenhet, bestående av en eller flera personer från analysoch dokumentationsenheten. Den/dessa arbetar i sådana fall på platsen för det inträffade med konkret service åt myndighetsrepresentanter, medier och andra som är berättigade att besöka olycksplatsen SOCIALA MEDIER Sociala medier består av personer som ansvarar för att den information kommunen publicerar externt är uppdaterad och korrekt. Gruppen uppdaterar också informationen på hemsidan samt i de sociala medier som kommunen är aktiv i, bland annat Twitter och Facebook. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 198

199 16 (20) 5. LEDNINGSPLATSER Ledningsplats för krisledningsnämnden och staben är i första hand Stadshuset i Höganäs. Som reservplats finns förberedda lokaler i brandstationen. Dessutom kan under höjd beredskap, om så erfordras, ledning utövas från skyddsrum i stadshuset. Stationärt reservkraftaggregat finns för Stadshuset. Stabschefen tillsammans med räddningschefen eller ställföreträdare ansvarar för att lokalerna för krisledningsnämnden och staben är iordningsställda. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 199

200 17 (20) 7. AVVECKLING Utgångspunkten för krisledningsnämndens ikraftträdande är tidsaspekten. När någon tidspress inte längre föreligger och så snart den ordinarie organisationen har förutsättningar att leda verksamheten, skall kommunen återgå till normala verksamhetsformer. Krisledningsnämnden måste alltid fatta ett formellt beslut om avveckling. Ett beslut om att krisledningsnämndens verksamhet skall upphöra kan även fattas av fullmäktige. När det formella beslutet är fattat, har stabschefen ansvaret för att avvecklingen genomförs. Avvecklingsarbetet inbegriper dels den fysiska avvecklingen av ledningsplatsen, dels att alla berörda får besked om att ledningsorganisationen är avvecklad. De berörda är, förutom de kommunala förvaltningarna och kommunens växel, t ex Länsstyrelsen och andra samverkande myndigheter samt media. 7.1 EFTERARBETE Utvärderingen av händelsen bör påbörjas så snart som möjligt efter det att kommunen återgått till normal verksamhet. En eller flera personer utses att ansvara för utvärderingens genomförande. I utvärderingsarbetet bör allt material i form av t ex dokument och anteckningar samlas in och katalogiseras. All personal som deltagit i ledningsarbetet bör intervjuas och samverkande myndigheters och organisationers synpunkter på det genomförda arbetet inhämtas. Med stöd av de insamlade uppgifterna görs en analys av arbetet, som kan resultera i förslag på revideringar i organisation och planer. Analysen med slutsatser och förslag på förändringar föreläggs kommunstyrelsen, som beslutar om åtgärder. Utvärderingen delges andra berörda parter. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 200

201 18 (20) 8 HÖJD BEREDSKAP Ledningsplanen för Höganäs kommun skall efter viss komplettering under den s.k. anpassningsperioden kunna användas vid höjd beredskap och krig. Under höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsens arbetsutskott för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunerna skall bedriva. 8.1 INFORMATION VID HÖJD BEREDSKAP Utöver vad som gäller vid en extraordinär händelse skall hänsyn tas till ytterligare behov av: samverkan med ledning, förvaltningar, andra myndigheter, företag och organisationer. ytterligare bemanning gruppering informationskanaler utrustning HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 201

202 19 (20) 9. ÖVNING OCH UTBILDNING Krisberedskapsövning bör anordnas en gång per år och relevant utbildning efter behov. HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs

203 20 (20) 10. ÖVRIGA PLANER Ledningsplanen används i alla extraordinära händelser. För att underlätta arbetet med specifika händelser finns följande planer att tillgå: Nödvattenplan Oljeskyddsplan POSOMplan HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Höganäs kommunen@hoganas.se 203