Flyktingsituationen 2015/2016

Transkript

1 Flyktingsituationen 2015/2016

2 Linda Nordgren Kommunikationsavdelningen Stadskontoret I KRIS: Bra på att ta beslut, identifiera insatser, strukturera och leda

3 förvaltningar medarbetare Mångfald, möten och möjligheter Malmöbor 17,5 miljarder chefer Jobbannonser Ansökningar under 35 år nationaliteter pendlar över bron till personalkostnader

4

5 Malmö stads ansvar

6 Antalet nyanlända ensamkommande barn per månad till Malmö Antalet nyanlända till Malmö, SRF , 156 barn 2007, 343 barn 2008, 391 barn 2009, 701 barn 2010, 1056 barn 2011, 1186 barn 2012, 1540 barn 2013, 889 barn 2014, 1567 barn 2015 (1/1-30/11, barn) Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

7 Krisorganisationen aktiveras 2015 Maj 2015 Ensamkommande barn ökar kraftigt, nu runt 40 barn/vecka. Augusti 2015 Från 40 barn/vecka till 40 barn/dygn. Läget är ansträngt september 2015 Social jour larmar om att ensamkommande barn får missvisande information. Malmö stad Krisnivå 1 = Störning över helgen och den centrala krisledningen aktiveras 14 september 2015 Sociala resursförvaltningen meddelar att de inte längre klarar hantera situationen med personal och boenden för ensamkommande barn. Sociala resursförvaltingen aktiverar sin egen krisorganisation. Kommunen befinner sig fortsatt i krisnivå 1 = störning 6 oktober 2015 Fler än 100 ensamkommande barn/dygn. Malmö stad Krisnivå 2 = Allvarlig händelse

8 Hur allvarlig var händelsen? Krisläge 1: Störning Kris som huvudsakligen hanteras inom berörd förvaltnings krisledningsorganisation, men som kräver stöd och/eller samordning på central nivå. Krisläge 2: Allvarlig händelse Kris som inte hanteras inom berörd förvaltnings krisledningsorganisation på ett tillfredsställande sätt. En allvarlig händelse kräver stöd och/eller samordning på central nivå. Krisläge 3: Extraordinär händelse Kris som drabbar många människor och stora delar av samhället, avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner, samt kräver skyndsamma insatser av kommunen. En extraordinär händelse kan inte hanteras inom ramen för den berörda förvaltningens krisledningsorganisation och kräver stöd och/eller samordning på central nivå.

9 Stödorganisation: Kriskommunikation

10 Stödorganisation: Kriskommunikation Kommunikationsplanering: Linda Nordgren, stadskontoret (gruppledare) Annika Abrahamson, gatukontoret (bitr. gruppledare) Lisa Janzon, stadskontoret Helene Persson, stadskontoret Press och media: Jenny Ränzlöw, förskoleförvaltningen Thobias Ligneman, serviceförvaltningen Johan Edgren, gatukontoret Kajsa Sigvardsson, grundskoleförvaltningen Innehållshantering: Caroline Franzén, fastighetskontoret Linda Kapusta, kulturförvaltningen Mikael Hellman, stadskontoret Daniel Skog, miljöförvaltningen Emma Ricci, kulturförvaltningen Tina Fransson Krook, stadskontoret Åsa Björklund, kulturförvaltningen Bemanning 2 2,5 resurser i tjänst åt gången 1 heltids resurs i tjänst åt gången 1,5 2,5 resurs i tjänst åt gången

11 Kommunikationen Strategisk nivå och konsekvenser för helheten Ankomstcentral Posthusplatsen Ensamkommande barn Ankomstcentral Vintergatan

12 Ankomstcentral Posthusplatsen öppnar 8 oktober Ett tryggare, värdigare och mer rättssäkert flyktingmottagande Migrationsverket Polisen Malmö stad Hjälporganisationer Frivilliga aktörer

13

14 Samverkansmöten Malmö stad Migrationsverket Polisen Region Skåne Skånetrafiken Trafikverket Jernhusen SJ Räddningstjänst Syd Röda korset Frälsningsarmén Refugees Welcome to Malmö

15 Hur går det till? Vid gränsen Väntplats Väntplats Migrationsverket Tillfälligt Boende

16 9 oktober 2015 Sociala resursförvaltningen har transitplatser i drift och anställt över 700 nya medarbetare till boenden för ensamkommande barn. Som jämförelse fanns det i april 2015 endast 73 transitplatser i Malmö. Samma kväll tas en första idrottshall i bruk som temporärt boende. 6 november 2015 Sociala resursförvaltningens bemanningsenhet har flyttat till Östergatan och där arbetar nu 14 rekryterare, en chef och två timavlönade. Över 1000 personer rekryteras. 22 november 2015 Cirka 2300 transitplatser för ensamkommande barn är i drift av Malmö stad. December 2015 Malmö stad har cirka 2500 transitplatser för ensamkommande barn i drift och för bemanningen har runt 1400 personer rekryterats.

17 Tillfälliga boenden Skolor Idrottshallar Före detta sjukhus Förskolor Hotell/vandrarhem

18

19 Sekretessmarkering för boende

20

21 Hur påverkades vår organisation? Omprioritering av arbetsuppgifter Många nyrekryteringar + personalbrist Ökade kostnader Nya samarbeten Svara på frågor och bemöta irritation Känsla av otillräcklighet, trots stora ansträngningar när blir allt som vanligt igen?

22 Kommunikationsplanering Kommunikationsplan (levande dokument tre versioner) Gruppledare och bitr. gruppledare Schemaplanering Representant i staben Ta fram beslutsunderlag Ta fram underlag till stadsdirektörens brev till chefer Dokumentation Flödesschema Avstämningsmöten med kriskommunikationsfunktionen

23 Pressfunktion Egen sida för pressen på malmo.se (pressbilder, statistik, kontaktinfo, frågor och svar) Funktionsmejl och funktionstelefonnummer enbart för press kopplat till flyktingsituationen dygnet runt! Utsedda talespersoner Dagliga medierapport med kort analys till stab, krisledningsgrupp och kriskommunikatörer

24 Internationell press Antal artiklar: Total räckvidd: (124 miljoner lästillfällen)

25 Impression score: mäter kvalité baserat på medievinkling, förekomst och frekvens i artikeln, placering i tidningen och storlek på artikeln. Tillsammans utgör det sannolikheten för att artikeln blev läst och budskapen ihågkomna på ett neutralt/positivt sätt.

26 Innehållsfunktion Planering Nyheter / artiklar Webb / intranät Inlägg i sociala medier Frågor och svar till webben / intranät / volontärer Skyltar Broschyr / infoblad Filmer Presentationsmaterial med talarmanus till chefer

27 unika visningar

28

29 Egen sida till cheferna Sidan under arbetsfält Chef som samlat ihop information kring flyktingsituationen riktad direkt till Malmö stads chefer har haft totalt 1200 unika sidvisningar Sidan på arbetsfält Chef där presentationsmaterialet fanns för nedladdning, hade cirka 400 besök den 9 november. Lästoppar vid publicering av brev från stadsdirektören riktat till alla chefer

30 Sociala medier

31

32 Observera få länkklick jämfört med räckvidden. Användare vill inte gärna klicka på länkar. Lägg så mycket information som möjligt i själva inlägget. Störst räckvidd på Malmö stads Facebooksida 2015

33 3:e största räckvidd på Malmö stads Facebooksida 2015

34 Årets Twitterinlägg på Malmö stads Twitterkonto

35 Växeln är viktig

36 Volontärernas betydelse

37 Uppföljning och utvärdering Enkät till chefer Medieanalys Statistik webb Statistik sociala medier Utvärderingsworkshop Debriefing

38 Lärdomar Kontakta registratorer och växel tidigt Våra checklistor och rutiner inte anpassade för långvariga högintensiva kriser Viktigt med överlämningar vid byte av personal Bra presservice många hämtar sin info från traditionell media. Förse dem med statistik, kontakt med talespersoner, bilder, FAQ m.m. Var tillgänglig Semantiken är oerhört viktig Kommunikationen hade för lång väg till krisledningsgruppen Vi borde sitta fysiskt tillsammans med sociala resursförvaltningen Behövs kommunikatörer med språkkompetens Debriefing viktigt och behövs löpande

39 Vad händer nu?

40 Linda Nordgren Kommunikationsavdelningen Stadskontoret