Manual för begäran om handräckning från NTE Inrikes uppdrag

Transkript

1 Nationella transportenheten MANUAL FÖR BEGÄRAN OM HANDRÄCKNING FRÅN NTE 1 (10) Manual för begäran om handräckning från NTE Inrikes uppdrag Innehåll 1. Versionshantering Inledning och syfte Avgränsning och förtydligande Process Begäran om handräckning Polisen eller Kriminalvården Innan beställningen registreras... 4 Det är viktigt att du som beställare säkerställer: Manual formulär begäran om handräckning Specifikt för webb-portal Beställarinformation Uppdrag Klientinformation och säkerhetsbedömning Personal och gods Övrig information Hantering av ärendegången och informationssäkerhet Webb-portal E-post Fax Vid behov att komplettera eller återkalla begäran Kontaktinformation Region/verksamhetsställe KVM NTE

2 2 (10) 1. Versionshantering Version Namn Åtgärd Ivan Tomovic, FL NTE Utkast Johan Mellbring, C NTE Fastställer version Ivan Tomovic, FL NTE Justerar kontaktinformation Ivan Tomovic, FL NTE Anpassning för webbformulär Johan Mellbring, C NTE Fastställer version Inledning och syfte Med anledning av lagändringen den 1 april 2017 avseende handräckningsbegäran och framtida hantering av uppdragsflödet, har Kriminalvårdens Nationella Transportenhet (NTE) tagit fram ett standardiserad formulär för begäran om handräckning. Manualen beskriver hur begäran om hanräckning ska ställas mot NTE, samt vilka kommunikationsvägar ska användas. Syftet med standardiseringen är att kvalitetssäkra informationsmängden vid begäran om handräckning och därmed skapa rätt förutsättningar för uppdragens genomförande samt underlätta för samtliga berörda parter. 3. Avgränsning och förtydligande PDF-formulär omfattar alternativ plan för begäran om handräckning i de fall den tekniska lösningen inte är tillgänglig. För myndigheter som saknar åtkomst till webb-portal, ska PDF-formulär användas. PDF-formulär omfattar inte framtida begäran om handräckning av sådana uppdrag som inte ska hanteras av NTE, d.v.s. icke-frihetsberövade klienter vars begäran om handräckning efter lagändringen ska ställas mot Polisen. Dock finns inga hinder att använda framtagen blankett för dessa uppdrag. Efter överlämning av dokumentation, d.v.s. manual samt PDF-formulär, svarar respektive myndighet för förvaring av dessa inom sina IT-miljöer. Information om transporter av frihetsberövade, manual samt formulär finns publicerade på Kriminalvårdens hemsida:

3 3 (10) 4. Process NTE bedriver transportverksamheten enligt processtegen beställa, planera, genomföra och följa upp transporten Bild 1. NTE Huvudprocessteg 4.1 Begäran om handräckning Polisen eller Kriminalvården OBS! Processbeskrivningen visar flödet före och efter lagändringarna. Bild 2. Begäran om handräckning före lagändring

4 4 (10) Bild 3. Begäran om handräckning efter lagändring Begäran om handräckning efter lagändring ska ställas till: Polisen om personen är icke-frihetsberövad och gripande behöver genomföras Kriminalvården om personen är frihetsberövad och befinner sig under uppsikt. Förtydligande: Med under uppsikt menas att personen befinner sig på en institution, förvar, vårdinrättning eller annan plats som till sin utformning är avsedd för att upprätthålla frihetsberövande. 5. Innan beställningen registreras Det är viktigt att du som beställare säkerställer: Att beställningen avser en handräckningstyp som får begäras av Kriminalvården Att du som gör beställningen har befogenhet att begära handräckning Att det p.g.a. särskilda omständigheter kan befaras att transporten inte kan utföras utan Kriminalvårdens särskilda befogenheter eller att det finns synnerliga skäl att beställa den från Kriminalvården

5 5 (10) 6. Manual formulär begäran om handräckning Instruktionen nedan avser både webb-portal och PDF-formulär. Formuläret är utformat på så vis att den innehåller flera områden inom vilken informationen finns grupperad. Skillnader mellan webb-portal och PDFformulär beskrivs under 6.1 samt i tillämpliga delar under respektive punkt därefter. 6.1 Specifikt för webb-portal Webb-portalen skiljer sig från PDF-formuläret genom att användaren redan från start får välja om transporten avser en transport mellan två platser Inrikes enkel, eller om transporten omfattar även ett stationärt bevakningsuppdrag Inrikes tur och retur. Utifrån tekniska möjligheter för webb-portalen, är frågorna mer specifika utifrån respektive myndighet och kategori för den transporterade. Därmed kan vissa frågor vara dolda beroende på vad handräckningen avser. 6.2 Beställarinformation Här anges information om myndigheten som begär handräckning av NTE. OBS! Ange information om den person som NTE kan kontakta för kompletterande frågor och information som är av värde för uppdragets genomförande. Om beställaren är Polisen på uppdrag av annan fylls i av Polismyndigheten när begäran om handräckning har initierats av annan myndighet, d.v.s. att till exempel behörig myndighet efterlyser någon som avvikit eller begär omedelbart omhändertagande och Polisen överlämnar ärendet till NTE när personen har anträffats. I webb-formuläret hanteras frågan om polisens överlämning av transportuppdrag som initierats av annan myndighet genom en bockruta Uppdraget ursprungligen begärt av annan person/myndighet än beställaren. 6.3 Uppdrag Här anges själva uppdraget, d.v.s. lagrum som åberopas, transportens start och slutpunkt, hämtnings- och lämningsdatum samt tidpunkt när klienten kan tidigast alt. senast hämtas eller lämnas.

6 6 (10) Stationär bevakning Gäller ej om begäran om handräckning ställs genom webb-portal och avser Inrikes enkel. Gå vidare till 6.4 Ifylls om transporten kräver stationär bevakning fylls i om personen inte enbart ska transporteras från en punkt till en annan, utan om det under tiden kräver någon form av stationär bevakning. Exempel på sådana bevakningsuppdrag kan vara domstolsförhandlingar, sjukvårds- eller tandläkarbesök, etc. Kriminalvården använder samlingsbegreppet Förrättning för samtliga typer av stationär bevakning. Bevakningsuppdraget är en del av uppdragsbeskrivningen som överlämnas i samband med begäran om handräckning. Tänk på att målnummer måste framgå när förrättningen avser en domstolsförhandling. Specifikt för PDF-formulär Hämtas och lämnas tidigast alt. senast inklusive datum gäller inte om det handlar om stationär bevakning! Om handräckningen avser stationär bevakning ska endast datum och tidpunkt för förrättningens start samt uppskattad tidsåtgång anges. NTE planerar uppdraget utifrån starttidpunkten och beräknar tidsåtgången för att vara på plats vid bestämd tidpunkt. Vid planering med specifik starttidpunkt förbehåller sig NTE rätten att planera uppdraget innehållande samtliga moment utifrån transportlogistiska behov såsom t.ex. lunch, övernattning och kända väghinder. 6.4 Klientinformation och säkerhetsbedömning Ange klientuppgifter enligt fältvärden. Tilltalsnamnet ska i PDF-formuläret skrivas med versaler. Klientinformation av vikt för transporten innehåller frågor om klientens behov och tillstånd. Under Särskild hänsyn på grund av fysiska/psykiska skäl anges sådant som kan påverka valet av transportsätt och färdmedel. Vid längre transporter med förrättning (t.ex. domstolsförhandling) som av naturliga skäl kräver övernattning i anslutning till förrättning, behöver NTE veta om den myndighet som begärt handräckning anser att klienten får övernatta på ett häkte (förvar i de fall lagen tillåter) eller om övernattning har ordnats av myndigheten.

7 7 (10) Att beställande myndighet ordnat nattplats innebär att klienten får övernatta på beställande myndighets verksamhetsställe i närheten av förrättningsorten. Med förvar avses i detta sammanhang insättning i arrest eller annan inlåsning. Behov av förvarsplacering i samband med handräckning kan uppstå i avvaktan på transport sedan ett frihetsberövande verkställts. Det kan också uppkomma ett sådant behov när det måste göras uppehåll för övernattningar, måltider eller andra avbrott i en redan påbörjad transport. Förvar ska användas som en sista utväg och för kortast möjliga tid. För att t.ex. SiS ungdomar och klienter ska få tas i förvar krävs att det är nödvändigt för att en transport i samband med en handräckning ska kunna genomföras. Vid bedömningen av om det är nödvändigt att ta personen i förvar ska hänsyn tas till hans eller hennes fysiska och psykiska status, alternativ till förvarstagande samt hur länge förvarsplaceringen kan väntas pågå. När det gäller handräckning av missbrukare bör placering i förvar inte komma ifråga när vården ska inledas på sjukhus enligt 24 LVM. Den som är under 15 år får inte under några förhållanden tas i förvar. Om en häktesplacering i undantagsfall skulle komma att övervägas behöver NTE få ta del av relevant information som beställande myndighet har om den transporterade och som påverkar bedömningen. Den information NTE behöver ta hänsyn till vid häktesplacering ska anges under Övrig information som kan vara relevant för transporten. Frågor som ställs under säkerhetsbedömning används för att säkerställa val av färdmedel, rätt bemanning och klientkonstellation i fordonet/färdmedlet. Förutom att information behövs för att NTE ska säkerställa en säker transport, används informationen också för att kvalitetssäkra om handräckningsbegäran är befogad, d.v.s. att vålds- och tvångsbefogenheter krävs för transportens genomförande. Uppgifterna kan sedan användas för uppföljning och dialog mellan myndigheterna. Vid framtagning av säkerhetsbedömningen har särskild vikt lagts på vad uppdragsgivaren känner till om klienten och för att undvika missförstånd har begreppet ej känt använts på de flesta frågorna istället för renodlat Nej. Orsaken till valet är att en viss osäkerhet alltid råder när det handlar om en individ berövad friheten och att ingen i processkedjan kan med säkerhet ange sådant som inte går att styrka genom dokumentation och/eller personlig kännedom. Frågor där valaternativ Nej är sådana där dokumenterade incidenter torde finnas samt vid eventuell personlig kännedom om klientsituationen.

8 8 (10) Det går inte att understryka tillräckligt vikten av att informationen under säkerhetsbedömningen ska vara så utförlig och uppdaterad som möjligt för att NTE ska kunna hantera uppdraget på rätt sätt. Detta i synnerhet då felaktig planering kan äventyra rättssäkerheten, personalens, klientens och andra klienters säkerhet. 6.5 Personal och gods Ange uppgifter på person/personer som medföljer klienten under transport. Exempel på medföljande personal kan vara behandlingsassistent, ledsagare, vårdare, socialsekreterare, stödperson, etc. Ange om klienten har medföljande gods och beskriv godset samt ange vikt avrundat till kg då det är viktigt ur planeringshänseende. NTE fordon är specialbyggda för att kunna transportera olika kategorier av klienter och därmed är lastutrymmet ytterst begränsat både vad gäller utrymme och vikt. Med anledning av utrymmes- och lastbegränsningar, förbehåller sig NTE rätten att avgöra om hela eller delar av godset kan medfölja transporten. 6.6 Övrig information Om det är någon annan information om klienten som kan vara relevant för transporten och som NTE bör känna till, ska det anges här. Om det finns en legal tidsfrist som anger hur länge klienten får vara frihetsberövad ska det anges här med en precisering av när frihetsberövandet inte längre får bestå. Fältet har förutom ovan nämnt värde även en annan funktion. Utifrån data som anges i fältet kommer ny funktionalitet utvecklas i framtida versioner av formuläret. 7. Hantering av ärendegången och informationssäkerhet 7.1 Webb-portal För myndigheter som har etablerat säker uppkoppling med Kriminalvården och kommer åt webb-portalen, ska denna användas. Respektive myndighet svarar för namngivning av sökväg till portalen och informerar sin personal om aktuell webb-adress. Om portalen inte är tillgänglig på grund av tekniskt fel, ska PDF-formulär används som alternativ kommunikationsväg enligt punkterna nedan.

9 9 (10) 7.2 E-post Vid hantering av PDF filer som skickas genom öppna kanaler, vilket e-post är att anses som, ska dessa filer krypteras enligt respektive myndighets rutiner för kryptering av känslig information som skickas till extern part, och lösenord skickas via annan kanal. OBS! Myndigheter uppkopplade via SGSI 1 behöver inte kryptera då kommunikationen mellan SGSI uppkopplade myndigheter anses säker. När filen har skapats ska den döpas enligt: XXXX.handräckning.yyyyyyy.vvvv XXXX står för beställande myndighetens verksamhetsställe. Yyyyyyy står för telefonnummer NTE kan kontakta om problem skulle uppstå med lösenordsutbytet. Vvvv står för klockslag då begäran om handräckning skapats. Detta i syfte att kunna urskilja beställningarna när ett verksamhetsställe skickar in fler begäran under samma dag. Exempel: Råby.handräckning Kryptera filen Bifoga till e-post och skicka till: NTE.planering.handrackningar@kriminalvarden.se Skicka lösenord via SMS till telefonnummer I meddelandet ange lösenord, verksamhetsställe och klockslag som angetts i filnamnet. 7.3 Fax Om begäran om handräckning inte kan skickas via e-post, ska den skickas via fax till: Fax ska i normalfallet inte användas av Polisen, Migrationsverket och SiS. Dessa myndigheter får använda fax enbart om webb-portal eller e-post inte är tillgängliga. 7.4 Vid behov att komplettera eller återkalla begäran Om behov uppstår att komplettera eller återkalla begäran om handräckning, vänligen kontakta NTE Inrikes Planeringsgrupp enligt kontaktinformation under punkt 7. 1 SGSI Swedish Government Secure Intranet

10 10 (10) 8. Kontaktinformation Vid eventuella frågor, funderingar eller synpunkter, vänligen kontakta: NTE Inrikes Planeringsgrupp Telefon: E-post: Planeringsgruppens öppettider: Måndag fredag Lördag söndag Vid brådskande beställningar som skickas utanför ovanstående tider ska NTE:s beredskap kontaktas på ovanstående telefonnummer och informeras om gjord beställning. Det gäller dock endast brådskande beställningar som inte kan avvakta till nästkommande arbetsdag. Vid akut behov av transport, d.v.s. att risk för liv och hälsa föreligger, kontakta 112.