Choose a building block. Kleos Knowledge Center. Version: 1.01 (ML) 28 maj Kleos 6.6 (Juni 2019) Nya & förbättrade funktioner

Transkript

1 Choose a building block. Kleos Knowledge Center Version: 1.01 (ML) 28 maj 2019 Kleos 6.6 (Juni 2019) Nya & förbättrade funktioner

2 MAIL : Förbättringar i Kleos för Outlook) Kleos 6.5 (Mars 2019) kom med en ny version av Kleos för Outlook. På efterfrågan från ett flertal användare kommer nu ett antal förbättringar i Kleos för Outlook. Lägga till beskrivning när ett mail skickas. Efter att ha valt ett ärende, klicka vidare på Beskrivning så dyker fältet upp. Sida 2

3 Lägg till en beskrivning i ett mail vid import till Kleos När du har valt ett ärende kan även en beskrivning läggas till mailet. Lägg till beskrivning till en bifogad fil vid import till Kleos. Om bifogade dokument importeras som separata filer, så kan en beskrivning av själva mailet tillsammans med beskrivningar för samtliga bifogade filer läggas till. Klicka på Lägg till beskrivning för varje dokument: Beskrivning kan därefter läggas till, redigeras och även tas bort. Kleos 6.6 Nya och förbättrade funktioner Page 3

4 Konvertera Word-dokument till PDF i farten När ett Word dokument bifogas dyker alternativet som PDF upp när muspekaren placeras över filnamnet. Klicka på som PDF för att konvertera dokumentet i farten. När konverteringen är färdig så kommer en grön symbol att dyka upp vid slutet av namnet på dokumentfilen. därefter kommer PDF filen läggas till som bifogad fil I meddelandet. Bra att veta : konverteringen kan ta en stund beroende på storleken på filen. Avvakta därmed med att skicka själva mailet så länge PDF filen inte syns som bifogad fil i meddelandet. Sida 4

5 Spara ett som utkast (och alternativt lägga till en delegering) Ett nytt alternativ Spara som utkast dyker upp när ett mail skapas: I detta exempel är mailet inte skickat ännu, men är tillgänglig från ärendet i Kleos ifall det behöver redigeras, skrivas färdigt eller skickas/tas bort. Bra att veta : för att undvika icke-hanterbara felaktigheter mellan Outlook och Kleos, så är utkastet enbart sparad i Kleos (inte i Outlook). I syfte att underlätta skapandet och tillgängligheten av utkast, rekommenderar vi att Nästa steg används innan ett utkast sparas. Detta gör det möjligt att lägga till möten eller registrering av tid, men även lägga till en delegering. Kleos 6.6 Nya och förbättrade funktioner Page 5

6 **---** Genom att göra som ovan, kan man lättare skapa utkast och tillgängliggöra dessa för andra medarbetare (eller för dig själv) i Kleos, för att slutligen skriva färdigt meddelandet och skicka vidare vid senare tillfälle. Sida 6

7 MAIL : Förbättringar när Outlook används som standardprogram för mail Kleos 6.5 (Mars 2019) introducerade möjligheten att välja Outlook som standardprogram för att skapa mail från Kleos. Funktionen är nu utökad så att Outlook används systematiskt vid: - Skapandet av nya från Kleos - Öppnande av existerande i Kleos Bra att veta: : för att ställa in Outlook som standardprogram, går du till Inställningar, Allmänt, Mina inställningar och sen fliken Dokument. Bocka därefter i Använd Outlook för e-post. Kleos 6.6 Nya och förbättrade funktioner Page 7

8 KLEOS CONNECT : enkel åtkomst till ärendet från notifieringar Kleos Connect möjliggör delning av dokument från Kleos till externa mottagare. Externa mottagare har tillgång till de delade dokumenten från en säker portal och kan även ladda upp dokument eller skicka kommentarer. Du blir meddelad i Kleos via notifieringar när externa parter laddar upp dokument eller skriver kommentarer. När du klickar på en notifiering, dyker fönstret Redigera delning av dokument upp. Vad som är nytt: ett förstoringsglas är nu tillgängligt efter ärendenamnet. **---** Klicka på förstoringsglaset för att direkt öppna upp dokumentfliken i relaterade ärende(n). Detta gör det möjligt att enklare bläddra igenom ärendets innehåll. Sida 8

9 KLEOS CONNECT : externa mottagare kan ladda ned flera dokument åt gången Om du använder Kleos Connect till att dela med dig av dokument med externa mottagare (klienter m.fl.) så kommer denna förbättring att vara mycket uppskattad av dem. I Kleos Connect portalen är det nu möjligt att ladda ned flera dokument (upp till 100) i en och samma aktivitet när man tittar på delade dokument i ett ärende: - Nedladdning av valda => Laddar ned enbart de valda dokumenten Nedladdning av samtliga => Laddar ner samtliga dokument i ett ärende **---** Kleos Connect kommer att aggregera samtliga valda dokument i en.zip fil som kan sparas lokalt. Kleos 6.6 Nya och förbättrade funktioner Page 9