Strategi och Handlingsplan för digitalisering

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr AN 2017/ Sociala nämndernas förvaltning Anne Almqvist Epost: anne.almqvist@vasteras.se Kopia till Strategi och Handlingsplan för digitalisering Förslag till beslut godkänner Strategi och Handlingsplan för digitalisering Ärendebeskrivning Västerås stad har i många år varit en av de ledande kommunerna i Sverige på att införa välfärdsteknologi och e-hälsa. Tidigt såg sociala nämnderna och dess förvaltning digitaliseringens möjligheter. I takt med samhällets ökade krav på att digitaliseringen ska gå ännu fortare initierar nu förvaltningen en strategi och en handlingsplan för digitalisering som ska bidra till en tydlig inriktning och ett strukturerat arbetssätt för att klara utmaningen.

2 Version: 1.0 Strategi för digitalisering Medarbetares associationer från SNF workshop kring digitalisering Soc nämndernas förvaltning Västerås Almqvist, Anne

3 Innehållsförteckning INLEDNING... 3 BAKGRUND... 3 Digitalt utanförskap... 3 Nationella och kommunövergripande program... 4 Om digitaliseringens möjligheter inte tas tillvara... 5 Utmaningar... 6 Innebär digitalisering en kostnadsbesparing?... 7 SYFTE MED STRATEGI FÖR DIGITALISERING... 8 STRATEGI... 9 VISION... 9 MÅL FÖR NÄMNDERNAS ARBETE MED DIGITALISERING... 9 Kund... 9 Kvalitet Medarbetare Ekonomi FRAMGÅNGSFAKTORER Delaktighet Ledning Kompetens Teknisk Infrastruktur Systematiskt arbetssätt FÖRVÄNTADE EFFEKTER UPPFÖLJNING FÖRKLARING

4 Inledning Västerås stad har i många år varit en av de ledande kommunerna i Sverige på att införa välfärdsteknologi och e-hälsa. Tidigt såg de sociala nämnderna och dess förvaltning digitaliseringens möjligheter. I takt med samhällets ökade krav på att digitaliseringen ska gå ännu fortare behövs nu ett mer strukturerat arbetssätt och en tydlig strategi för att klara utmaningen. Bakgrund Sverige står inför betydande samhällsutmaningar som kräver att olika parter samverkar. Digitaliseringen möjliggör en sådan samverkan och är en viktig drivkraft för förändring. Stora delar av det offentliga åtagandet är komplexa samhällsuppdrag som inte kan avgränsas till enskilda myndigheter. En ökad samordning utgör en av de stora utvecklingspotentialerna i den offentliga förvaltningen både för ökad service till invånare och företag och för att minska onödiga kostnader för offentlig sektor. DIGITALT UTANFÖRSKAP Trots att Sverige har bland de bästa förutsättningarna i världen för digitalisering verkar det finnas outnyttjad potential inom offentlig sektor. Internationella undersökningar visar att digitaliseringen av offentlig sektor inte går lika snabbt som i övriga länder. Särskilt gäller det samverkande e-tjänster som utgår från invånarnas behov. Det finns också invånare och delar av samhället som idag inte är digitalt delaktiga. Med digitalt delaktig avses att individen använder och tar till sig ny teknik. Framför allt handlar det om tillgång till internet, men även om till exempel digital- TV, mobiltelefoner och datorspel människor står vid sidan av internet i Sverige. Det motsvarar 7 procent av befolkningen. 1 Inte sällan är de som står vid sidan av internet även beroende av socialtjänst och vård och omsorg vilket medför att de i det här avseendet utsätts för ytterligare begränsningar. För att nå jämlikhet i förhållande till den övriga befolkningen behöver därför den digitala delaktigheten öka. Det finns en rad faktorer som bidrar till ett digitalt utanförskap

5 En digital delaktighet tjänar olika syften och är bland annat kopplad till individens behov, förmåga och ambitioner. Flera faktorer anses ha påverkan 2 : Bristande kunskap Kopplingen mellan utbildningsnivå, egenmakt och egenförsörjning är tydlig, och många av de som lever i utanförskap har låg eller ingen utbildning. Bristande förmåga Alla föds inte med tillräckliga fysiska eller intellektuella förmågor att använda befintlig teknik, utan har funktionsnedsättningar som skapar barriärer. Vissa förlorar pga. trauma, sjukdom eller ålder en förvärvad kapacitet att bland annat använda digital teknik. Bristande tillgång till internet Bristande utbyggnad av bredband, bristande motivation om mervärden och bräcklig ekonomi är ett par av orsakerna Bristande tillgång till hårdvara Hälften av de äldsta (över 75 år) är icke-användare. I Västerås motsvarar det ca 6500 personer. Men det sker stora förändringar. För bara några år sedan var en tredjedel mellan år icke-användare mot bara 14 procent i dag. 3 NATIONELLA OCH KOMMUNÖVERGRIPANDE PROGRAM Digitalt först är regeringens program för digital förnyelse av det offentliga Sverige som genomförs under Programmet är en viktig del i arbetet med att stärka styrningen och samordningen på området samt att skapa en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Digitalt först utgör tillsammans med stadens övergripande mål viktiga utvecklingsområden. De nationella målen som prioriterar digital förnyelse ska genomsyra utvecklingen inom stadens verksamheter. Utifrån regeringens program förväntas därför Kommunfullmäktige anta Program för digital förnyelse Program för digital förnyelse är i linje med målet för svensk IT-politik att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens 2 Studie om digitalt utanförskap Program för digital förnyelse 4

6 möjligheter. Det ligger också nära regeringens politik för innovation som handlar om nya eller bättre sätt att skapa värden för individer, företag och samhälle. Arbetet med digitalisering ska drivas utifrån ett antal grundläggande principer, som tillgänglighet, användbarhet, jämlikhet och digital delaktighet, samt med krav på informationssäkerhet och den enskildes rätt till sekretess och integritetsskydd. Alla ska ges möjlighet att vara digitalt delaktiga, oavsett personliga förutsättningar som ålder, funktionsnedsättning och kunskapsnivå eller andra förutsättningar som kan beskrivas som ekonomiska, kulturella och etniska. Digitala tjänster ska i möjligaste mån vara universellt utformade utifrån principen Design för alla. 5 OM DIGITALISERINGENS MÖJLIGHETER INTE TAS TILLVARA I framtiden förväntas befolkningens åldersstruktur förändras. Sveriges befolkning kommer att öka i alla tre åldersklasserna: 0 19, samt 65 och äldre. Störst är ökningen i den äldsta åldersklassen och 2060 förväntas det att vara 1,3 miljoner fler i dessa åldrar än idag. Antalet barn och unga kommer att öka med och antalet i de mest förvärvsaktiva åldrarna med 1 miljon. Denna utveckling medför att andelen äldre väntas öka och andelen i de mest yrkesaktiva åldrarna väntas minska samtidigt som andelen barn och unga kommer att vara lika stor som idag SCB Sveriges framtida befolkning

7 Befolkningsprognosen för Västerås stad är tämligen likartad, se tabell nedan. Tabell 1 Befolkningsprognos Västerås/ Riket Västerås Ålder År 2015 År 2030 Ökning i % % % Riket Ålder År 2015 År 2030 Ökning i % % % UTMANINGAR Det är rimligt att anta att denna förändring i åldersstruktur kommer att få betydande konsekvenser, för de människor som är beroende av den kommunala socialtjänsten och vården och omsorgen, om inte insatser görs. Allt färre händer ska svara för att ge allt fler i behov av stöd. Det är därför helt avgörande att vården och omsorgen måste ta tillvara på digitaliseringens möjligheter för att lösgöra personalresurser och använda dem där de bäst behövs. Medarbetarnas arbetstimmar ska användas där de fysiskt behövs för att skapa en vård och omsorg med hög kvalitet. Med vetskap om att andelen yngre inte kommer öka i samma omfattning som andelen äldre så kommer konkurrensen om tillgänglig arbetskraft framöver bli kännbar. Västerås stad och dess utförare behöver vara attraktiva som arbetsgivare. Det handlar då om att vara en modern organisation som använder ny teknik för att utföra och avlasta arbetsuppgifter. Morgondagens äldre kommer att vara vana vid att använda digitala tjänster på ett helt annat sätt än idag. De äldre kommer att ställa krav på att även tjänster inom de sociala nämndernas område kan hanteras på liknande sätt som övriga tjänster i samhället. 6

8 Digitaliseringen medför också möjligheten för beslutsfattare att få tillgång till kvalitetssäkrade underlag genom att manuell inmatning av data kan ersättas med automatiska överföringar och uttag. En förutsättning för att få kvalitetssäkrade underlag är dock att IT-system är interoperabla, d.v.s. kan samverka med varandra. Detta kan endast åstadkommas genom att använda nationella standarder vad gäller informationsinnehåll- och överföring. Det i sin tur medför att arbetssätt behöver förändras och att IT-systemen standardiseras. INNEBÄR DIGITALISERING EN KOSTNADSBESPARING? Digitalisering anses vara den enskilt starkaste förändringsfaktorn i samhället 7. Den kommer att medföra att nämndernas ansvarsområden effektiviseras. Det bör i det sammanhanget förtydligas att det inte, per automatik, medför att kostnaderna för desamma kommer att minska med motsvarande insats för den specifika nämnden. Införande av ny teknik och nya IT-system förväntas ge olika effekter. Vissa tjänster kan direkt ge minskade kostnader i form av att personal kan avlastas vissa arbetsuppgifter. Att införa digitala mötesforum är ett exempel på sådana tjänster; personal behöver inte ägna tid till att resa och förflytta sig och därmed kan andra arbetsuppgifter utföras. Om dessa arbetsuppgifter är av kvalitetshöjande karaktär visar det sig inte som en direkt kostnadsminskning. Annat införande bidrar till ökad livskvalitet för den enskilde i form av ökat självbestämmande, ökad integritet, ökad kontinuitet och minskad risk för felhantering. Dessa kvalitetshöjande effekter ger förmodligen inte en kostnadsbesparing i den egna verksamheten utan ger en besparing någon annan stans i samhället. De tjänster som syftar till att strukturera systemförvaltning av IT-system och välfärdsteknik samt upphandlingar av de samma borde ge en direkt kostnadsminskning. Genom att utgå från funktion täcker upphandlad teknik flera målgruppers behov och antalet upphandlingar borde därför bli färre. Det resulterar i färre licens- och supportkostnader. En effektiv systemförvaltning bidrar till att systemen utvecklas efter behov och risken för att ha flera system med liknande funktionalitet minskar vilken ger samma effekt. Inom andra sektorer och andra myndigheter i samhället har digitaliseringen kommit längre än vad den har gjort inom socialtjänsten, vården och omsorgen. Vissa tjänster kommer att innebära att servicenivån till invånarna inom detta 7 UD:s kansli för strategisk analys, World Economic Forum 7

9 område höjs. Dessa tjänster kommer att bli ett komplement i tillgängligheten men de kommer inte att kunna ersätta dagens kontaktytor helt då det skulle påverka de individer som inte är digitalt delaktiga negativt. I det här fallet kommer digitaliseringen innebära en viss kostnadsökning. Inte sällan visar det sig att det tar längre tid än planerat för verksamheten att ersätta hela processer digitalt. Det kan därför också medverka till en kostnadsökning. Därför är det rimligt att anta att det istället kommer att krävas en större digitaliseringsbudget för nämnden. Implementeringstakten står helt i förhållande till hur digitaliseringen generellt prioriteras i Västerås stad. Det är dock viktigt att komma ihåg att den kostnad som samhället förväntas lägga på digitalisering är långt under den kostnadsökning, i form av nyanställningar, samhället står inför om inga åtgärder vidtas. Svaret på frågan "Varför behöver man digitalisera?" är alltså: Det är något väldigt användbart, och att avstå från det är ungefär lika smart som att försöka klara sig utan elektricitet. /Väino Vaher, vd på bolaget Off-site.se Syfte med strategi för digitalisering Denna strategi visar på de utmaningar som nämnderna står inför i och med de ökade samhällskraven på digitalisering. Utmaningar består i de kostnadsökningar som kan uppstå, krav på uppkoppling till internet, strukturerade arbetsmetoder för att klara en växande systemförvaltning och digitalt utanförskap hos invånarna. Strategin beskriver därför vision, mål och framgångsfaktorer för att lyckas med digitaliseringen för de personer som är beroende av de sociala nämndernas tjänster i Västerås stad. Detta dokument är en digitaliseringsstrategi för och Nämnden för personer med funktionsnedsättning i Västerås stad under perioden Den kompletterar och stödjer övriga styrdokument inom nämndens område. Tillhörande denna strategi finns en handlingsplan för nämnderna. 8

10 Strategin omfattar nämndernas och förvaltningens övergripande arbete med olika former av digitalisering för att stödja invånare, verksamheter, beslutsfattare och medarbetare. Här avses: Välfärdsteknik E-tjänster för invånarna Digitala verksamhetssystem Teknisk infrastruktur Digitalisering är, i sig, inget eget utvecklingsområde. Det är ett stöd för verksamhetsutveckling och därför ska strategin ses som ett komplement till den ordinarie verksamheten. Strategi och erbjuder tjänster av hög kvalitet i en modern verksamhet genom att använda digitaliseringens möjligheter. Vision År 2026 erbjuder de sociala nämnderna tjänster digitalt när det är möjligt, fysiskt när det behövs och alltid med individens behov i centrum. Visionen knyter an och bidrar till stadens värdegrund; Alltid bästa möjliga möte. Mål för nämndernas arbete med digitalisering Nämndernas mål utgår från de övergripande målen i Västerås stad samt ovan nämnda strategi och vision. Indikatorer och mätetal ska kompletteras i nämndens verksamhetsplan. KUND Vi har nöjda kunder och invånare Våra kunder och invånare upplever att de digitala tjänsterna är användbara och fyller deras behov. 9

11 KVALITET Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat De digitala tjänsterna är utvecklade utifrån behov och enligt gällande standarder. De används i bred omfattning i den verksamhet de är utvecklade för. MEDARBETARE Vi har engagerade medarbetare med rätt kompetens Medarbetarna har hög kompetens och känner sig delaktiga i digitaliseringsarbetet. De är goda ambassadörer och använder de tjänster som är införda. EKONOMI Vi har ekonomi i balans De digitala tjänsterna är utvecklade utifrån behov. Tjänsterna effektiviserar stadens verksamhet, frisätter därmed resurser och bidrar till dämpad kostnadsökning. Framgångsfaktorer DELAKTIGHET Individens behov i centrum Digitaliseringen har ständigt individens behov i centrum och involverar användare och blivande användare i utvecklingen. Behovsorientering All utveckling av nya digitala tjänster ska grundas i en systematisk behovsanalys där invånarna och verksamheterna är viktiga parter tillsammans med företrädare för nämnden. 10

12 Samtycke Användning av digital vård och omsorg bygger i första hand på ett informerat samtycke av användaren men där sådant inte går att erhålla används systematisk metodik för att säkerställa att individens bästa sätts i centrum vid val av insats. LEDNING Nämnderna har ett ledarskap som: o kännetecknas av digital nyfikenhet, mod och drivkraft o stödjer digitalisering o fattar nödvändiga beslut o avsätter nödvändiga resurser KOMPETENS Sociala nämndernas medarbetare: o har kompetens för att utveckla och arbeta med digitala lösningar inom ramen för sitt arbetsområde o har kunskap om och förstår effekten av digitala lösningar i verksamheten o använder de digitala verktyg som finns och följer utvecklingen av nya o är en god ambassadör TEKNISK INFRASTRUKTUR De sociala nämndernas verksamheter har rätt teknik och infrastruktur, med hög informationssäkerhet, för digitala lösningar. SYSTEMATISKT ARBETSSÄTT De sociala nämnderna har ett metodiskt och systematiskt arbetssätt för att, i hög takt, införa nya behovsdrivna, digitala lösningar som upplevs enkla att använda. 11

13 Förväntade effekter De nya digitala tjänsterna förväntas ge effekter av olika slag inom de sociala nämndernas områden: Omfördelning av resurser genom att fysisk närvaro kan minskas. Exempel på detta kan vara robottekniken eller digitala tjänster för tillsyn. I förlängningen kommer detta att medföra att färre antal personer kommer att behöva anställas och att personalen kan lägga tid på mer kvalitativa uppgifter. Denna resurstillgång kommer även att medföra att antal nyanställningar kan minskas. Ökad kvalitet genom att tekniken minskar risker för fel som orsakas av den mänskliga faktorn. Kvaliteten ökar också genom att tid kan läggas på fysisk närvaro där det behövs. Ökad kontinuitet genom att insatser inte blir beroende av att personal hinner till den enskilde på utsatt tid. Ökad integritet för den enskilde. Välfärdsteknik kan utföra uppgifter som annars kan kännas besvärande om de utförs av personal. Som exempel kan nämnas teknik för hygien och mat. Ökat självbestämmande och oberoende. Med hjälp av e-tjänster kan den enskilde välja tider som passar denne för att komma i kontakt med verksamheten. Detta gäller även då teknik används för att bistå den enskilde vid t.ex. personlig omvårdnad. Den enskilde kan då själv välja tidpunkt för insatsen. Ökad delaktighet. Digitala självhjälpstjänster bidrar till ökad delaktighet och möjlighet till självhjälp för den enskilde men även för närstående som är involverade. Tjänster som är utvecklade efter den enskildes behov minskar det digitala utanförskapet genom att bidra till kommunikativ tillgänglighet. Minskade kostnader vid upphandlingar och systemförvaltning av ITsystem och digital teknik. Genom att utgå från funktion täcker upphandlad teknik flera målgruppers behov och antalet upphandlingar borde därför bli färre. En effektiv systemförvaltning bidrar till att risken för att ha flera system med liknande funktionalitet minskar. Det ger då lägre support- och licenskostnader. Bättre arbetsmiljö genom avlastning av tyngre arbetsuppgifter hos personalen. Positiva miljöeffekter då användning av pappersprodukter minskar och resor kan undvikas i högre omfattning. Vid införande av nya tjänster ska effekterna beskrivas mer detaljerat. 12

14 Uppföljning Strategin för digitalisering följs upp och rapporteras till respektive nämnd årligen. Ansvarig för uppföljningen är digitaliseringsstrategen på Sociala nämndernas förvaltning. Förklaring Med avsikt har invånare och verksamhet inte definierats. I olika situationer får dessa benämningar olika innebörd. Invånaren kan vara den som redan erhåller hjälp och stöd men också den som t.ex. bistår en närstående eller en invånare som ännu inte har behov men som ändå vill kommunicera med förvaltningen. Det kan därför även innebära att personen inte är boende i Västerås stad. Detsamma gäller för benämningen verksamhet ; det kan både avse Sociala nämndernas förvaltning men även utförarverksamheten. I mer detaljerade planer är det därför viktigt att definiera vad som avses. 13

15 Version: 1.0 Handlingsplan för digitalisering Medarbetares associationer från SNF workshop kring digitalisering Soc nämndernas förvaltning Västerås Almqvist, Anne

16 Handlingsplan för digitalisering Innehållsförteckning INLEDNING... 3 SYFTE... 3 AKTIVITETSPLAN... 4 UPPFÖLJNING... 6 FÖRKLARING

17 Handlingsplan för digitalisering Inledning Västerås stad har i många år varit en av de ledande kommunerna i Sverige på att införa välfärdsteknologi och e-hälsa. Tidigt såg de sociala nämnderna och dess förvaltning digitaliseringens möjligheter. I takt med samhällets ökade krav på att digitaliseringen ska gå ännu fortare behövs nu ett mer strukturerat arbetssätt och en tydlig handlingsplan för att klara utmaningen. Svaret på frågan "Varför behöver man digitalisera?" är alltså: Det är något väldigt användbart, och att avstå från det är ungefär lika smart som att försöka klara sig utan elektricitet. /Väino Vaher, vd på bolaget Off-site.se Syfte Denna handlingsplan utgår ifrån Strategin för digitalisering som och parallellt har beslutat om. Handlingsplanen visar på det planerade genomförandet som ska ske inom ramen för nämndernas ansvarsområde under åren

18 Handlingsplan för digitalisering Aktivitetsplan För att uppnå målen i strategin för digitalisering behövs ett strukturerat genomförande. En rad aktiviteter är identifierade för att åstadkomma en effektiv digitalisering. Aktiviteterna är grupperade utifrån verksamhet, invånare och teknisk infrastruktur för att skapa mer läsvänlighet. Varje aktivitet kan däremot svara upp mot flera av målen i handlingsplanen. De är även sammanställda utifrån det år de planeras att starta, genomföras och utifrån om de är inom ramen för befintlig verksamhet eller om de ska bedrivas i projekt. Aktiviteter gällande verksamhet År Kommentar Genomförs i befintlig verksamhet En gemensam yta för kommunikationsmaterial finns framtagen för digitalisering Plan finns för omvärldbevakning av kommande nya lösningar Genomförda pilotprojekt breddinförs i verksamheten tex Västeråsmodellen, mobilt arbetssätt, individanpassad tillsyn osv Medarbetarnas kompetens höjs inom området digitalisering Upphandlad och införd välfärdsteknik används i högre grad i både ordinärt och särskilt boende Systemutveckling utgår från användarnas behov och styrs av utpekade områden i nämndens verksamhetsplan Genomförs som projekt Inventering är gjord av vilka processer i befintlig verksamhet som kan digitaliseras

19 Handlingsplan för digitalisering Dokument signeras digitalt 2018 Ev upphandling av IT-stöd Fax är ersatt av en digital tjänst Utveckling av krav- och ersättningsmodell gentemot utförare för att uppmuntra till digitalisering Automatiserat handläggarstöd används för lämpliga processer Medarbetare kan använda sig av talteknik istället för skrivteknik för att föra in information i verksamhetssystem Upphandling av ITstöd 2019 Upphandling av ITstöd Digitala nyckelfria lås används Upphandling av ITstöd Aktiviteter gällande invånare År Kommentar Genomförs i befintlig verksamhet Det digitala utanförskapet minskas genom tillgång till mötesplatser för utbildning och där lån av teknisk utrustning (såsom dator eller läsplattor) är möjlig i den offentliga lokalen. Genomförs som projekt Invånarna erhåller digitala brev istället för brev utskrivna på papper Invånarna kan, i större utsträckning, använda e-tjänster för kommunikation Invånarna kan kommunicera via videomöten istället för fysiska möten med verksamheten Invånare och verksamhet kan kommunicera via säker e-post Invånare kan få sin medicin via en automatiserad läkemedelsdoserare 2019 Köp av hårdvara (datorer, läsplattor osv) tillkommer 2018 IT- stöd finns i staden 2018 IT- stöd finns i staden 2019 IT- stöd finns i staden. Ev investeringskostnad 2019 IT- stöd finns i staden 2019 Upphandling 5

20 Handlingsplan för digitalisering Aktiviteter- Teknisk infrastruktur År Kommentar Genomförs i befintlig verksamhet Plan för kommande systemförvaltning finns vid nyutveckling. Systemförvaltning för välfärdsteknik finns etablerat Upphandling av tekniska lösningar utgår från funktionskrav Genomförs som projekt Bredband och tillgång till internet om minst 100 Mbit/ s installeras i samtliga fastigheter där verksamhet bedrivs Gemensam teknisk plattform för välfärdsteknik installeras Verksamhetssystem utvecklas enligt standarder Information kan i hög grad utbytas mellan system via integrationer Investeringskostnader 2019 Upphandling av ITstöd Investeringskostnader Uppföljning Handlingsplanen för digitalisering följs upp och rapporteras till årligen. Ansvarig för uppföljningen är digitaliseringsstrategen på Sociala nämndernas förvaltning. Förklaring Med avsikt har invånare och verksamhet inte definierats. I olika situationer får dessa benämningar olika innebörd. Invånaren kan vara den som redan erhåller hjälp och stöd men också den som t.ex. bistår en närstående eller en invånare som inte ännu har behov men som vill 6

21 Handlingsplan för digitalisering kommunicera med förvaltningen. Det kan därför även innebära att personen inte är boende i Västerås stad. Detsamma gäller för benämningen verksamhet ; det kan både avse Sociala nämndernas förvaltning men även utförarverksamheten. I mer detaljerade planer är det därför viktigt att definiera vad som avses. 7