Kritiska framgångsfaktorer för att lyckas med att tillföra intäkter till ett hus Uppdraget Vilka lokala förutsä/ningar finns i Skelle5eå för a/ skapa egna eller locka 9ll sig möten, arrangemang och evenemang utanför den kulturella sfären? Vilka krav ställs på Skelle0eå som helhet för a6 kunna ta en del av den marknad som finns och/eller kan Skelle0eå skapa en egen marknad? BJÖRN MASUHR - MASUHR.NU - 0708-566 636 26 SEP 2014 09:57
SKELLEFTEÅ KULTUR-, EVENEMANGS- OCH MÖTESHUS Grundförutsättningar för att lyckas med ett mötes- och evenemangshus Förutsättningen för denna rapport är ett nuläge som i vissa avseenden kan beskrivas som ett 0- läge. Skellefteå är för många - både i Norrland och i landet/världen - en helt okänd mötesort. Därmed kan arbetet med att skapa förutsättningar för ett kultur-, evenemangs- och möteshus både ses som ovanligt gynnsamt eller ovanligt svårt. Den som vill se det som ovanligt svårt pekar på att det idag inte finns tillräckligt stora volymer av möten - konferenser, kongresser - evenemang eller annan efterfrågan för ett nybygge. Detta kan sägas med stor trovärdighet eftersom det bevisligen är sant. Den som vill se möjligheterna ser en ort med världsledande forskning inom flera områden, stora världsledande internationella företag, en expansiv kommun som på många olika sätt arbetar för att växa och bli 80.000 invånare och en region med tusentals aktiva och engagerade invånare som är och kan bli ännu stoltare för vad som finns här, där de bor Att bygga en event- eller mötesarena var för sig i Skellefteå som klarar de krav som respektive marknad kräver går aldrig att försvara ur ekonomiskt eller annat perspektiv. Kombinationen, så som den skissas i denna rapport, gör det dock fullt möjligt. Kritiska framgångsfaktorer - som om de löses - talar för ett offensivt och nytänkande bygge Rapporten tar sin utgångspunkt i att det finns en vilja att se möjligheterna i regionens potential. Nedan följer en sammanställning av de viktigaste insatser som behöver göras för att säkerställa de möjligheter som finns. I samband med varje förutsättning görs också en kort analys/ beskrivning kring Skellefteås specifika möjligheter för att lyckas med respektive insats. Om dessa framgångsfaktorer säkerställs kommer de effekter att kunna uppnås som beskrivs i denna rapport. Framgångsfaktor 1 - En samlad insats behöver göras för att använda möten och evenemang som ett strategiskt utvecklingsverktyg för Skellefteå och Västerbotten De ekonomiska och dynamiska effekter som beskrivs i denna rapport förutsätter att det finns en bred samsyn mellan kommun, campus, näringsliv och region om att möten kan och ska utgöra ett av flera viktiga strategiskt verktyg för att utveckla Skellefteå och Västerbotten. Har Skellefteå förutsättningar att uppnå en samsyn om detta? I arbete med att ta fram en ny vision för Skellefteå - Skellefteå 2030 - finns fyra fokusområden för att nå målet i visionsarbetet. Några exempel: Kompetens & sysselsättning Det här området innefattar bland annat utbildning, kompetensförsörjning, innovationssystem, specialisering, integration, matchning, branschbredd, ägarskiften och internationalisering. Ett välmående näringsliv med tillgång till rätt kompetens för företag, samt människor i arbete är viktiga delar för ett samhälle som vill växa och utvecklas. Med kompetens och sysselsättning menas här att företag och offentlig sektor har tillgång till rätt kompetens och att människor har tillgång till utbildning och arbete. I en allt mer internationaliserad kunskapsekonomi konkurrerar orter och företag inte längre i huvudsak om råvaror och prisbilder utan utvecklingen är avhängig av om det är Sida 2 av 8
möjligt att rekrytera och behålla talang och rätt kompetens. Möten förflyttar och förädlar kunskap samt exponerar orters attraktivitet. Ett Kulturhus med goda möjligheter att genomföra möten och evenemang i skapar bättre förutsättning att förse Skellefteå med kompetens och huset skapar sysselsättning i sig. Kommunikationer Det här området innefattar bland annat resor, transporter och informationsflöde som, järnväg, väg, hamn, flyg, kollektivtrafik, cykel, resvanor, datatrafik och fossilfria transporter. Skellefteå har internationella företag som vill ha tillgänglighet till en internationell marknad. Internationella relationer blir också allt viktigare. Detta ökar kraven på bra kommunikationer såväl lokalt som nationellt och globalt. Möten med internationella investerare, inköpare, kollegor och andra beslutsfattare förflyttar de internationella marknaderna hit. Genom att göra Skellefteå till en mer använd mötes- och evenemangsstad kommer fler att vilja och behöva resa till och från staden. Bland annat med flyg. Detta innebär att det skapas bättre förutsättningar för flygplats och flygbolag att investera i säkerhet, att göra kloka miljöinvesteringar samt att förbättra turtäthet och tillföra fler orter att resa till och från. Levnadsmiljö & upplevelser Det här området innefattar bland annat bostäder, naturmiljö, hållbar livsstil, trygghet, attityder, barns och ungas delaktighet, föreningsliv, kultur, handel, nöjen, fritid och mötesplatser. Vår livsstil tenderar att bli mer flexibel, vilket gör det svårare att skilja arbete och fritid åt. Vi kan arbeta hemma och umgås på jobbet, vi kan ha möten i en bar eller en hotellobby och plötsligt har vi mindre tid som är tydligt avdelad till att ägna åt familj och vänner. Samtidigt som gränserna i livet suddas ut blir tiden mer värdefull. Effekterna blir en ökad efterfrågan på olika typer av mötesplatser vilka kan ha formen av kontor likaväl som offentliga rum där vi kan umgås, jobba, vila eller uppleva saker. Ett kultur-, evenemangs- och möteshus kommer att kunna bidra till att Skellefteå blir en attraktivare plats att leva och verka i eftersom vi kommer att kunna gästas av eliten inom våra spetskompetenser. Om och om igen. I Skellefteå pågår ett systematiskt och strategiskt arbete för att göra staden attraktiv för fler att bo, verka och investera i. Läs även mer i avsnittet Marknadsbeskrivning - möten och evenemang. De ovanstående citaten, byggandet av ett Kultur-, evenemangs- och möteshus samt infrastrukturinvesteringar i övrigt samverkar mot att skapa en vilja och ett klimat som talar för att man bjuder in möten. Förutsättningarna kan därför sägas finnas för att det i Skellefteå går att förverkliga denna framgångsfaktor. Sida 3 av 8
Framgångsfaktor 2 - En väl fungerande Convention Bureau som hjälper de lokala värdarna med att bjuda in möten och evenemang Historiskt arbetar Convention Bueauer (CVB) med att sälja in staden som en mötesplats. De senaste årens utveckling i flera delar av Sverige visar att det, genom att sluta sälja och i stället få fler att förstå den strategiska nyttan, går att skapa en större effekt av CVB:ns arbete än tidigare. CVB:n blir på alltfler orter även ett aktivt, långsiktigt finansierat och viktigt verktyg för kommun-, region-, forsknings- och andra ledningar för att nå de mål de satt upp för verksamheten. Kommuner och regioner förstår på allt fler ställen mötets nytta i rekryteringsprocesser, i arbetet med att attrahera och behålla befintliga företag och invånare, i arbetet med att påverka lagstiftning, opinon och inte minst vilken nytta möten gör för att utbilda och stärka kunskapen hos den egna personalen. Kommunala, regionala och andra strategier och handlingsplaner som skrivs nya samt de som dateras upp tillförs avsnitt och beskrivningar om hur möten kan och bör användas för att underlätta måluppfyllelsen. Möten blir ett av flera prioriterade verktyg. Fokus flyttas från att mäta hotellbeläggning till att se nyttan i tillväxtarbetet. Hotellbeläggning och besökarantal blir en, väl så viktig, bieffekt. Genom att fokusförflytta på detta sätt ökar bieffekten, läs besöksnäringens omsättning, i storlek eftersom gästerna anländer i större omfattning på arbetsdagar - året runt. Skellefteå har under flera år arbetat systematiskt med uppbyggnaden av en Convention Bureau inom destinationsbolaget. Under de gångna åren har ett viktigt arbete lagts ner på att få infrastrukturen för möten att fungera i och omkring Skellefteå - utan det arbete hade det inte varit möjligt att ta nästa steg. Förutsättningarna kan därför sägas finnas för att det i Skellefteå går att förverkliga denna framgångsfaktor. Sida 4 av 8
Framgångsfaktor 3 - Husets storlek i kombination med dess funktioner Utformningen, storleken, logistiken i huset och inte minst dess spektakularitet avgör de teoretiska och praktiska förutsättningarna och begränsningarna. Grundläggande förutsättningar i sammanfattning: 1. För att huset skall fungera väl behöver det konstrueras som flera separata enheter - som går att samnyttja. Orsaken till detta är att ett väl fungerande hus kräver en jämn ström av gäster över tid. Detta innebär att huset, så få dagar som möjligt, får vara en plats där man endast kan bygga upp eller riva ner. Om ett hus har endast en ingång eller en mötesavdelning blir resultatet 2 dagars byggnation + 2-5 dagars genomförande + 1 dags nedmontering och städning. Detta innebär att huset inte klarar av att bära operatörernas personalkostnader och andra kostnader som exempelvis ett kök av god kvalité, teknikinveseringar och specialistpersonal av annat slag genererar. Huset behöver därför utformas så att det går att användas till flera parallella möten/ evenemang men ändå vid något tillfälle per år kan användas till riktigt stora - prestigefulla och för staden som helhet - lönsamma arrangemang. 2. Logistik och säkerhet måste från första stund byggas in i huset med separata ingångar, separata garderober, separata trapphus, hissar, toaletter etc för att kunna genomföra parallella föreställningar, möten och arrangemang. Dessutom krävs en flexibilitet i storlek och kombinationer av lokaler. Man kan inte få allt men det gäller att bygga med så få kompromisser som möjligt. 3. Största salen 1.200 gäster - 1.500 vid ståplats. Storleken är angiven i kommunstyrelsens beslut om kulturhus och här sammanfaller behoven för kulturen, evenemang och möten. Att kombinera flera halvstora salar, som de flesta av årets dagar kan användas till annat, skapar ett riktigt stort mötesrum. Genom att ha denna storlek på största salen, samtidigt som det dessutom går att bygga om en del av lokalen för en ståplatspublik, skapas möjligheter för att genomföra konserter och kulturarrangemang som blir lönsamma för arrangörerna med upp till 1.500 gäster. Skapas denna förutsättning kan huset fungera även utanför den kommunala budgeten som anslås till kulturen och kan på så sätt tillföra staden många fler dimensioner och attraktioner än annars. Vidare är många av de möten som innebär prestige och mycket media av denna storlek. Politiska partier, arbetsgivar- och fackliga organisationer samt många andra möten lockar detta antal. 4. Spektakulärt är inget egenvärde. Funktionerna är viktigast. Men om ett funktionellt hus dessutom skapar diskussion, etsar sig fast som idé eller som design tillför det staden ytterligare en dimension och något för Skellefteåborna att vara stolta för och som man därför gärna pratar om och besöker. 5. Möte + måltid + utställning. Det går inte att räkna bort någon av dessa tre delar och de måste nästan alltid finnas med samtidigt. Annars går det inte att locka de lönsamma mötena och evenemangen till staden. 6. Kombinationer skapar dynamik och lönsamhet för huset. Kultur och möten går utmärkt att förena. Universitet/Högskola kan ha stor nytta av att nyttja lokalerna och ett nära samarbete med näringslivet bör eftersträvas. Förutsättningarna kan därför sägas finnas för att det i Skellefteå går att förverkliga denna framgångsfaktor. Sida 5 av 8
SKELLEFTEÅ KULTUR-, EVENEMANGS- OCH MÖTESHUS Framgångsfaktor 4 - Tillräcklig infrastruktur i form av hotell, flyg, sociala program etc Ett möteshus möjligheter till påverkan på samhället i ekonomiska och dynamiska termer påverkas naturligtvis även av omkringliggande logistik och förutsättningar. Den kapacitet som idag finns inom hotellsektorn är för liten för att Skellefteå ska kunna utnyttja ett nytt kultur-, evenemangs- och möteshus till fullo. Analysen visar på ett ökat behov av hotellkapacitet. Ett nytt hotell på samma tomt som kultur- och möteshuset bör därför planeras in från början. Läs mer i bilaga. Eftersom dagens hotellbeläggning är väldigt varierande - mellan veckans olika dagar och mellan olika veckor - kommer kanske en oro att infinna sig hos befintliga hotellägare då förslag om flera hotell presenteras. Om inga insatser görs för att utöka befintligt antal besökare så blir framtiden bekymmersam för hotellens driftsekonomi. Det är därför viktigt att dessa, och andra, engageras tidigit i arbete och att de får insyn kring helheten i denna satsning inklusive vilka insatser som görs för att locka fler gäster till staden. För att hotellen skall kunna bibehålla, eller till och med öka, sin snittbeläggning och sitt snittpris, i konkurrens med andra orter i region och nation - är det av avgörande betydelse att fler övernattningsorsaker skapas. Detta kommer till stor del att ske med hjälp av ett utökat program- och mötesutbud, men framförallt genom att kommun, region mfl börjar använda möten som ett strategiskt verktyg - enligt ovan. Möten pågår, nästan uteslutande, på arbetstid/dagtid. På kvällstid krävs det att ett utbud av sociala programaktiviteter för upp till 1.200-1.500 personer skapas som finns tillgängliga året runt. Ytterligare möten kommer att ställa krav på ytterligare faciliteter och att fler koncept kommer att utvecklas inom 30-60 minuter från Skellefteå centrum. Befintliga och nya miljöer kommer att kunna tillföra överraskande inslag som sammantaget stärker Skellefteå som evenemangsort ytterligare och ger ökad lönsamhet på dessa arenor och för nya eller befintliga evenemangsföretag. Skellefteå har nära till en egen flygplats med god kapacitet. Förutsättningarna kan därför sägas finnas för att det i Skellefteå går att förverkliga denna framgångsfaktor. Sida 6 av 8
Exempel där möten används som strategiskt verktyg För att visa att det är fullt möjligt från kommun och region att agera offensivt listas här de bästa exemplen i Sverige just nu. Möten för tillväxt i Västra Götalandsregionen Sedan 2013 arbetar VGR med ett strategiskt arbete - kallat Möten för tillväxt - som innebär att regionala utvecklingsnämnden har fattat beslut om att uppdra åt Västsvenska Turistrådets avdelning som arbetar med Mötesindustriutveckling att fokusera på att hjälpa regionen att använda kunskapsförflyttande och förädlande möten som ett tillväxtverktyg. Regionen består av 49 kommuner med omkring 55.000 anställda och har inom sig 4 kommunalförbund. Fyra personer arbetar idag heltid med att analysera fattade regionala strategi- och handlingsplansbeslut, söka upp och informera om den politiska och administrativa ledningens inställning till att möten kan och bör bidra till att målen i arbetet uppnås och att aktörer som man samarbetar med och vill stötta - exempelvis forskningsinstitut, högskolor och universitet - även de kan få stöd och hjälp med att värva möten till regionen. Samtidigt finns, eller byggs det just nu upp, starka CVB:er som alla är på väg att börja arbeta som CVB 3.0 ovan beskriver och dessa drar stor nytta av det arbete som görs på regional nivå på så sätt att arbetet på regional nivå först och främst öppnar dörrar som de lokala CVB:erna aldrig lyckats öppna tidigare. Arbetet syftar i praktiken till att öka förståelsen för mötet strategiska betydelse och att ledningen uppmuntrar fler att vilja, våga och kunna bjuda in till möten. De lokala CVB:erna - som bäst kan förutsättningarna på sina respektive orter - arbetar med allt det praktiska inför att ansöka om ett möte. Arbetet fokuseras under 2013-14 på ledarskapet inom regionen men redan har konkreta möten bjudits in och det som i februari 2013 inleddes som ett projekt permanentades redan i budgeten för 2014. Trollhättans Stad Trollhättan Stad har, med anledningen av situationen inom SAAB, ett akut behov av att snabbt få igång hjulen och fokusera på framtiden samtidigt som man bland sina invånare och i omvärlden behöver gjuta mod och skapa stolthet för de många kvaliteter Trollhättan har även utan SAAB. Kommunstyrelsen fattade under våren 2012 beslut om att uppdra åt samtliga sina medarbetare att bjuda in till möten och att premiera dem som lyckas. En affärsplan som är integrerad med högskolans, regionens och näringslivets behov, möjligheter och önskemål är framtagen och just nu pågår arbetet med att formera en Convention Bureau - som en del av näringslivskontoret - som skall kunna hjälpa till på bästa möjliga vis. Sida 7 av 8
I Trollhättan har man börjat i rätt ända - beslut och förankring i ledarskapet och därmed blir mötesindustrin snabbt accepterad och välkomnad som ett stöd i arbetet med att nå strategiska och praktiska mål. Därefter formas organisation och personal anställs. Gävle Convention Bureau - landets mest framgångsrika CVB På bara några år har Gävle gått från att vara en relativt liten och i de flesta sammanhang okänd mötesort till att bli en av de orter som oftast nämns som en ort för kommande nationella möten. Orsaken är att man gjort - precis som i Trollhättan ovan - och dessutom målmedvetet, professionellt och systematiskt arbetat utifrån en antagen affärsplan som alla strävar mot att förverkliga. Dessutom har verksamheten setts som ett strategiskt tillväxtverktyg för Gävle kommun och regionen och verksamheten är en - i mycket nära samarbete med besöksnäringens aktörer - viktig del av Näringslivskontorets verksamhet. Möten för hundratals miljoner kronor har tillförts Gävle redan på tre år och mängder av andra positiva effekter - icke mätbara i ekonomiska termer - har åstadkommits. Inte minst den stolthet som många ledande Gävlebor nu känner, kan visa upp och bjuda in till har skapats på mycket kort tid. I ekonomiska termer har man vida överträffat det som man trodde var möjligt då man inledde arbetet. Sida 8 av 8