Innehållsförteckning I. Resultatrapport 1.1. Institutionens syfte och nordiska nytta 1.2. Institutionens funktioner 1.2.2 Ny språkpolicy 1.2.3 Utvidgning av mobilitets- och residensprogrammet till de baltiska länderna 1.2.4 Informationsförmedling, rådgivning och service 1.2.5 Rapportering och utvärdering 1.2.6 Nordisk kulturforum 1.3 Mål för verksamhetsområden för kontraktsperioden 2008-2010 1.3.1 Utveckling av administrationen av programmen 1.4 Ledning och administration 1.4.1 Ansvarsfördelningen mellan Nordiska ministerrådet, styrelsen och de sakkunniga 1.4.2 Styrelsens arbete 1.5 Finansiering 1.5.1 Kulturkontakt Nords lokaler 1.5.2 Kulturkontakt Nords kontrakt med Nordiska ministerrådet II. Personal-och organisationsutveckling 2.1 Personal-och organisationsutveckling 2008 2.2 Ekonomiförvaltning III: Ekonomi 3.1 Ekonomiska nyckeltal och statistik 3.2 Resumé 3.3 Ekonomisk status 3.4 Ekonomiska nyckeltal för verksamheten 3.5 Resultaträkning 3.6 Balansräkning 3.7 Noter ÅRSrapport 2008 2
ÅRSrapport 2008 3
I. Resultatrapport 1.1. Institutionens syfte och nordiska nytta År 2008 var det första hela verksamhetsåret för Kulturkontakt Nord. I likhet med år 2007 präglades verksamheten av en fortsatt etablering av institutionen och programmen, utvecklingsarbete på alla områden och anställning av personal. Den ökande mängden av ansökningar visar att programmen svarar mot ett reellt behov. Flera spännande projekt har fått bidrag, medan andra måste vänta. Beviljningsprocenten varierar mellan programmen och modulerna, men 15-33 % av ansökningarna får bidrag. Ytterst få projekt får 100 % av det ansökta beloppet. Statistiken för programmen pekar på ett stort behov på fältet och det behovet kommer med stor sannolikhet att öka under 2009. Programmen och Kulturkontakt Nords aktiviteter är fortfarande under utveckling, detsamma gäller också hur Kulturkontakt Nord insamlar och presenterar statistiska uppgifter från programmen. Programmen och modulerma är olika till sin natur och ger därför varierande möjligheter att samla in statistik. t.ex. är det stor skillnad på statistiken från mobilitetsprogrammet, som i regel involverar endast en ansökare, medan projekt som fått bidrag från konst-och kulturprogrammet alltid involverar flera parter från flera länder över flera kalenderår År 2008 var utvecklingen av saksbehandlingssystemet ett av Kulturkontakt Nords viktigaste uppgifter. Parallellt med detta har Kulturkontakt Nord utvecklat arbetet med information och kommunikation. Det kommer bl.a. att resultera i ett ökat samarbete med Nordiska kulturfonden och utvecklingen av en gemensam informationsverksamhet på flera områden. Kulturkontakt Nord anser att det är viktigt med samarbete och informationsutbyte mellan alla organ som arbetar med det nordiska konst- och kultursamarbetet. Vi är övertygade om att samarbetet kan bidra till bättre kunskap om det nordiska kultursamarbetet ute på kulturfältet och att det dessutom kan bidra till att öka kunskapen om det nordiska konst- och kulturlivet internationellt, och på så sätt bli en viktig del av det globaliseringsarbete som pågår i det nordiska samarbetet. Konstnärerna har genom århundraden rört sig över gränserna och oftast har de varit ute långt före andra grupper i samhället. Så kommer det också att fortsätta och det kan vi se i de projekt som söker om medel för att kunna nå ut över våra nordiska nationella och regionala gränser. I en globaliserad värld och i en tid då såväl de nordiska samarbetsministrarna som kulturministrarna har definierat globaliseringen som ett satsningsområde är det glädjande att se att kulturprogrammen stöder de nordiska satsningsområdena. ÅRSrapport 2008 4
Det finns ett Mål- och resultatskontrakt mellan Nordiska ministerrådet och Kulturkontakt Nord för perioden 15.09.2008-31.12.2010. Kontraktet godkändes av institutionens styrelse den 15.08.2008 och av ämbetsmannakommittén för nordiskt kulturellt samarbete den 15.09.2008. 1.2. Institutionens funktioner Institutionens uppdrag är att fungera som ett administrativt och operativt sekretariat för Nordiska ministerrådets ramprogram för kultursamarbete. De centrala uppdragen är: Administration av programmen Informationsförmedling, rådgivning och service Rapportering och utvärdering Arrangera de möten och seminarier under rubriken Nordisk Kulturforum som berör de ramprogram som Kulturkontakt Nord administrerar samt andra Nordiska Kulturforum enlig separat överenskommelse med Nordiska ministerrådet Profilera det nordiska kultursamarbetet i Norden och internationellt. 1.2.1 Administration av ramprogrammen och uppsummering av statistiska uppgifter Kulturkontakt Nords viktigaste uppgift är att administrera Nordiska ministerrådets kulturprogram. Under år 2008 mottog Kulturkontakt Nord totalt 915 ansökningar. Endast 226 beviljades bidrag, dvs 25 %. En del av de 915 ansökningarna fick avslag för att de inte uppfyllde programmens kriterier, andra på grund av att deras kvalitet inte var tillräckligt bra för att klara den hårda konkurrensen. Kulturkontakt Nords bedömning är att ansökningsmängden kommer att växa ytterligare år 2009 och att behovet av bidrag kommer att öka av tre orsaker; kännedomen om programmen har tilltagit, de baltiska ländernas deltagande och den ekonomiska situationen i hela regionen. Kulturkontakt Nord är ett administrativt organ, som bistår de sakkunniga i behandlingen av ansökningarna. Kulturkontakt Nords programrådgivare förser de sakkunniga med översikter över inkomna ansökningar, samlar information, förbereder möten för sakkunniggrupperna samt verkställer de sakkunnigas beslut. Rådgivarna och sakkunniggruppen behandlar ansökningarna primärt via saksbehandlingssystemet. Rådgivarna bistår också ansökarna med rådgivning och information under hela ansökningsprocessen. Utöver detta fungerar de som kontaktpersoner mellan ansökarna och de sakkunniga. ÅRSrapport 2008 5
År 2008 hade Konst- och kulturprogrammet två gemensamma ansökningsfrister för programmets två moduler. Totalt behandlade sakkunniggruppen 309 ansökningar av vilka 49 beviljades bidrag. Gruppen hade två gemensamma möten. Produktionsinriktad verksamhet och förmedling!"#$%&'#()*("*&+,$-./"&),01/+-#21-34"0/$5*(6----------------------!"#$%&'#() 14% 12% Beviljade Avslag Beviljad Ansökt 86% 88% 209 ansökningar 8.055.361,94 totalt 30 beviljade 179 avslag 1.157.109,50 beviljat 6.898.252,44 avslag Kompetensutveckling, kritik och kunskapsförmedling!"#$%&%'()&*%+,-.'/01,2.3,1"+41,)'(,5$(672#%8-.'/1 Kompetens 19% 15% Beviljade Avslag Beviljad Ansökt 81% 85% 101 ansökningar 3.004.740,17 totalt 19 beviljade 82 avslag 536.352,00 beviljat 2.468.388,17 avslag ÅRSrapport 2008 6
År 2008 hade Mobilitets- och nätverksmodulen två ansökningsfrister för kortvarigt nätverksstöd, en för långvarigt nätverksstöd samt fyra ansökningsfrister för mobilitetsstöd. Sakkunniggruppen behandlade totalt 605 ansökningar av vilka 177 beviljades bidrag. Gruppen hade två gemensamma möten. Mobilitet för personer Mobilitet för personer 29% 26% Beviljade Avslag 1 2 71% 74% 515 ansökningar 950.042,22 totalt 147 beviljade 368 avslag 250.454,00 beviljat 699.588,22 avslag Kort- och långvarigt nätverk Nätverk 33% 22% Beviljade Avslag 1 2 67% 78% 99 ansökningar 3.575.346,13 totalt 30 beviljade 69 avslag 795.066,00 beviljat 2.780.280,13 avslag Residensmodulen fattade inga nya bidragsbeslut 2008. Residensgruppen arrangerade ett möte för residenscentra som mottagit bidrag. ÅRSrapport 2008 7
1.2.2 Ny språkpolicy Ministerrådets ämbetsmannakommitté för kultur beslöt på sitt möte på våren 2008 att programmen skall ta emot ansökningar på flera än de centralskandinaviska språken och engelska. Det ledde till att saksbehandlingsystemet måste justeras så att det också kan ta emot ansökningar på finska, isländska, färöiska och grönländska. Kulturkontakt Nord har ingått avtal med flera översättare som översätter ansökningar så att samtliga sakkunniga skall kunna läsa alla ansökningar. Sakkunniggrupperna beslöt att alla ansökningar som behöver översättning skall översättas till engelska. Endast på detta sätt kan man garantera att alla sakkunniga kan läsa alla ansökningar. Under hösten 2008 är det främst finskspråkiga ansökare som har utnyttjat den nya möjligheten. År 2008 var det totala antalet ansökningar 915. Av dessa har 11 ansökningar med bilagor översatts till en kostnad om 4 212. Av dessa 11 fick 7 ansökningar bidrag till ett totalbelopp om 30 111. 1.2.3 Utvidgning av mobilitets- och residensprogrammet till de baltiska länderna I maj 2008 beslöt de nordiska och baltiska kulturministrarna att inleda samarbete om bidrag för mobilitet bl.a. för kultursektorn. Från början av år 2009 deltar Estland, Lettland och Litauen i mobilitetsoch residensprogrammet som fullvärdiga medlemmar. Programmets kriterier har skrivits om och saksbehandlingssystemet har uppdaterats så att det kan hantera ansökningar från Baltikum. Kulturkontakt Nord omarbetar också sin uppsamling av statistiska uppgifter och registrerar de nya samarbetsområden som öppnas i och med att programmets geografiska spännvidd breddas. Programmets sakkunniggrupper kommer också att utvidgas med 3 nya medlemmar från de baltiska länderna. Förändringen av programmet verkställs när de slutliga politiska besluten tas i januari 2009. 1.2.4 Informationsförmedling, rådgivning och service Kulturkontakt Nord använder i stor utsträckning elektroniska verktyg för informationsförmedling, rådgivning och service. På det sättet kan informationen spridas effektivt till en stor allmänhet i hela regionen. Den elektroniska informationsförmedlingen kompletteras med informationstillfällen, informationsmaterial och rådgivning per telefon och e-post. Utvecklingen av informationsstrategi, metoder och verktyg har varit en viktig del av arbetet år 2008. ÅRSrapport 2008 8
1.2.4.1 Webbplatsen Webbplatsen är ett nyckelelement i informationsförmedlingen. Kulturkontakt Nord uppdaterar webbplatsen fortlöpande. Under 2008 har Kulturkontakt Nord publicerat 8 nyhetsbrev på webbplatsen. Samtidigt har Kulturkontakt Nord utvecklat en ny och mer brukarvänlig webbplats, som lanseras i början av 2009. Webbplatsen publiceras på skandinaviska, isländska, finska och engelska. Nordens Hus på Grönland och Färöarna publicerar informationen på sina språk på egna webbplatser. I samband med den nya webbplatsen har Kulturkontakt Nord inlett förberedelser för en portal för konst- och kulturfältet i hela regionen. Domännamnet www.kulturportalen.org är registrerat för Kulturkontakt Nord och det finns en preliminär överenskommelse om samarbete med Nordiska kulturfonden. Utvecklingen av Kulturportalen börjar efter att Kulturkontakt Nords nya webbplats har lanserats. 1.2.4.2 Nyhetsbrev och pressmeddelanden Nyhetsbrevet är Kulturkontakt Nords viktigaste proaktiva verktyg för informationsspridning till målgrupperna. Under hösten 2008 har konceptet utvecklats. Nyhetsbrevet publiceras i regel en gång i månaden och sänds elektroniskt till abonnenterna. Varje nyhetsbrev innehåller korta sammanfattningar av aktuell information på webbplatsen samt länkar till de viktigaste nyheterna. Kulturkontakt Nord publicerade 8 nyhetsbrev år 2008. Nyhetsbreven publiceras på svenska, engelska och finska. I slutet av år 2008 hade nyhetsbrevet 5630 abonnenter. 1.2.4.3 Informationsmaterial Informationsmaterialet kompletterar det elektroniska materialet och bidrar till att göra Nordiska ministerrådets kulturprogram synliga och kända. Ett centralt element i arbetet är utvecklingen av en ny logotyp och grafisk profil för Kulturkontakt Nord, som lanseras i början av 2009. En informationsbroschyr trycktes i oktober och har använts vid flera informationstillfällen under hösten 2008. Förberedelserna för ett omfattande paket med informationsmaterial inleddes i slutet av 2008. Paketet omfattar en uppdaterad broschyr, en roll-up och en powerpoint-presentation. Hela paketet kommer att översättas till 12 språk. 1.2.4.4 Informationstillfällen Kulturkontakt Nord deltar i informationstillfällen som riktar sig till potentiella ansökare. Under 2008 deltog Kulturkontakt Nord i 14 informationsmöten i Finland, Sverige, Norge och Litauen. ÅRSrapport 2008 9
I tillägg har KKNs ledning haft möten med representanter för de nordiska regeringarna och andra offentliga aktörer kommuner, regioner etc. Kulturkontakt Nord besöktes av Nordiska rådets presidium i juni 2008. Kulturkontakt Nord deltog i aktiviteterna kring Nordiska rådets session i oktober i Helsingfors. Kulturkontakt Nord presenterade sin verksamhet och programmen för Nordiska rådets kulturutskott och hade en informationsdesk i sessionens utställningshall. Land Stad Datum Arrangemang Deltagare/Målgrupp Finland Helsingfors 06.02 Nifin Professionella inom litteratur, förlag, översättning osv. Finland Helsingfors 05.03 Finlands riksdag, kulturutskottet, möte Finland Tavastehus 10.04 EU Culture Contact Point, Central-kommissionen för konst, KKN Litauen Vilnius 12.05 Nordic-Baltic Dance Encounter, Touring & Mobility Sverige Lund 19.05 EU Culture Contact Point, seminarium Sverige Stockholm 21.05 EU Culture Contact Point, seminarium Finland Tammerfors 07-08.08 Nordiskt kulturforum Parlamentariker Riksomfattande regionala kulturorganisationer och institutioner i Finland Dansfältet, Norden/Baltikum/ Europa Konst och kulturfältet, Sverige Konst och kulturfältet, Sverige Teaterfolk, Norden Norge Oslo 27.09 Informationsmöte Folkelarm, Norden Finland Helsingfors 01.10 Finlandsinstitutmöte Finska nätverk i världen Finland Helsingfors 27-29.10 Nordiska Rådets session Finland Helsingfors 04.11 Produforum seminarium Nordiska parlamentariker Teaterfältet, Norden Norge Stavanger 07.11 Nordic Music Week Musikfältet, Norden Finland Helsingfors 13.11 Residensseminarium Bildkonstfältet, Finland Finland Helsingfors 03.12 Informationsmöte Teaterfältet, Finland 1.2.4.5 Samarbete med Nordens Hus/Institut Kulturkontakt Nord samarbetar med de nordiska husen och instituten för att koordinera informationsverksamheten i hela regionen. En stor del av samarbetet kanaliseras via husens/institutens informationsmedarbetare. Kulturkontakt Nord ingick år 2008 samarbetsavtal med Nordens hus och institut i Island och de självstyrande områdena, Färöarna, Grönland och Åland. Kulturkontakt Nord organiserade på våren 2008 ett gemensamt möte för dessa för att diskutera det kommande samarbetet och finna de lämpligaste ÅRSrapport 2008 10
verktygen för informationsutbytet. I fortsättningen kommer ett liknande möte att årligen organiseras i syfte att granska det gångna året och definiera nya, gemensamma målsättningar för samarbetet. Samarbetet mellan husen, instituten och Kulturkontakt Nord, i framtiden också Nordiska ministerrådets kontor i de baltiska länderna blir ett viktigt nätverk som bidrar till förmedling av information runt om i hela regionen. Den information som samlas är viktig för allt kommunikationsarbete på Kulturkontakt Nord och bidrar till att skapa en helhetsbild av konst- och kulturlivet i regionen. Informationsarbetet som husen och instituten gör på sitt område är av stor betydelse för konstnärer och kulturaktörer i de självstyrande områdena, och bidrar till att information om Nordiska ministerrådets kulturprogram blir tillgänglig på flere språk. År 2008 ordnade husen och instituten flera informationstillfällen om Nordiska ministerrådets konst- och kulturprogram. På Island 6, Färöarna 3, Åland 3 och Grönland 2. I tillägg ordnades diverse aktiviteter för att hjälpa ansökarna i ansökningsprocessen. Vidare spred de via lokala medier och e-post information om ansökningsfrister och annat aktuellt om programmen. 1.2.5 Rapportering och utvärdering Kulturkontakt Nord använder modern teknologi för programadministrationen. I maj 2007 tog Kulturkontakt Nord i bruk det databas och saksbehandlingssystem (SBS) som utvecklats i ett samarbete mellan Kulturkontakt Nord och det finska företaget Mederra Oy. Systemet är elektroniskt och täcker hela processen och alla arbetsfaser från ansökning till utbetalning och rapportering. Systemets offentliga del, dvs. den del som brukarna använder för sina ansökningar, utgör den primära informationskällan för rapportering och utvärdering. Genom den insamlar Kulturkontakt Nord information om ansökarna och ansökningarna. Den offentliga delen består bl.a. av modulernas elektroniska ansökningsformulär, som samlar in information om ansökarens projekt, och registreringsformuläret, som samlar information om ansökaren. Den sekundära informationskällan för rapportering och utvärdering är systemets administrativa del, dvs. den del av SBS som används av rådgivarna och de sakkunniga under ansökningsprocessens olika faser. Kulturkontakt Nord använder informationen för att sammanställa rapporter och statistik. Det publiceras en översikt över beviljade bidrag på Kulturkontakt Nords webbsida efter varje ansökningsomgång. Systemets har kontinuerligt utvecklats under år 2008 på basen av erfarenheterna från år 2007 och 2008. Utvecklingsarbetet har främst byggt på den feedback som kommit från systemets brukare; ansökarna, de sakkunniga och personalen på sekretariatet. Under år 2008 har utvecklingsarbetet prioriterat de elektroniska ansökningsformulärens brukbarhet och korrigerat de brister som funnits i systemet. Ansökningsformulären har omarbetats för att bli ännu mer överskådliga och brukarvänliga. Ansökningsformulärens frågor har pre- ÅRSrapport 2008 11
ciserats och utökats med helpdesk-funktioner, vilket gör att man kan samla in mer detaljerad och korrekt information om de projekt som ansöker om bidrag. Även registreringsformuläret har omarbetats för att samla in detaljerad information om ansökaren. 1.2.6 Nordisk kulturforum 1.2.6.1 Nordiskt kulturforum om dramatik På uppdrag av Nordiska ministerrådet arrangerade Kulturkontakt Nord Nordiskt kulturforum i Tammerfors i samband med Tammerfors teatersommar, som i år hade nordisk teater som tema. Nordiskt kulturforum om dramatik planerades i samarbete med Informationscentralen för teater i Finland, Riksteatern i Sverige och Tammerfors Teatersommar. Nordiskt kulturforum ingick som två seminariedagar i den seminariehelhet som hade rubriken Nordic Showcase & Drama Forum och som omfattade 11 sessioner under tiden 5-9.8.2008. Nordic Showcase & Drama Forum var öppet för alla som deltog i Tammerfors teatersommar. I Nordiskt kulturforum deltog totalt 165 personer. Rapport och ytterligare material från Nordiskt Forum om dramatik finns på Kulturkontakt Nords hemsidor, www.kulturkontaktnord.org Nordiska ministerrådet avsatte 500.000 DKK för forumet och ingick ett projektkontrakt med Kulturkontakt Nord. Informationscentralen för teater i Finland skötte allt det praktiska kring deltagarnas resor, hotell och teaterbiljetter. Informationscentralen lämnar räkenskaper till Kulturkontakt Nord i mars 2009. 1.2.6.2 Andra Nordiska kulturforum Vissa av de sakkunniga och Kulturkontakt Nords personal har deltagit i de möten och seminarier som arrangerats under rubriken Nordisk kulturforum under år 2008. Årets kulturfora har gällt Kulturarv, Artist-in-Production och Globalisering. 1.3 Mål för verksamhetsområden för kontraktsperioden 2008-2010 1.3.1 Utveckling av administrationen av programmen Kulturkontakt Nords huvuduppdrag är att administrera Nordiska ministerrådets program för konst och kultur och mobilitet och residens. Institutionen skall på ett kvalitativt sätt sköta alla administrativa funktioner som behövs för att programmen skall utvecklas och administreras i enlighet med Nordiska minister- ÅRSrapport 2008 12
rådets riktlinjer och enligt principen om armslängdsavstånd. Kulturkontakt Nord har ansvaret för förvaltningen av programmen och kommunikationen med sakkunniggrupperna och skall sörja för transparens i alla faser av arbetet. Kulturkontakt Nord skall kontinuerligt evaluera och vidareutveckla alla administrativa rutiner kring arbetet med programmen. Huvudfokus i utvecklingen av programmen har gällt en kvalitetssäkring av själva saksbehandlingssystemet med fokus på söknadsprosessen och själva saksbehandlingen och den ekonomiska prosessen med utbetalningar av bidrag. Saksbehandlingssystemet är under kontinuerlig utveckling och justeras fortlöpande så att det harmonierar med programmens behov och fokus. Kring frågan om evaluering och utveckling har det uppstått diskussioner om fördelningen mellan bidrag och administrativa kostnader i programmen. 1.4 Ledning och administration Arbetet med att etablera och utveckla en institution har både för- och nackdelar. En institution utan historia och nedärvda rutiner ställer höga krav på alla anställda som måste bidra till att etablera institutionens arbetssätt och bygga upp allt från arkivsystem till webblösningar. Samtidigt ställs det höga personliga krav på samarbete och tillit i en grupp där alla är nykomlingar. Kulturkontakt Nord har definierats som en projektorganisation och det innebär att både fastanställda och projektanställda måste vara flexibla när det gäller olika arbetsuppgifter. 1.4.1 Ansvarsfördelningen mellan Nordiska ministerrådet, styrelsen och de sakkunniga Under året fortsatte de ingående diskussionerna om ansvarsfördelningen mellan Nordiska ministerrådet, dess sekretariat, de sakkunniga och Kulturkontakt Nords styrelse. Det är viktigt att under 2009 ytterligare klargöra arbets- och ansvarsfördelningen. Transparensen i arbetsfördelningen kan vidareutvecklas, det samma gäller palnläggningshorisonten i anknytning till flera av de uppgifter som Kulturkontakt Nord skall handha enligt önskemål från Nordiska ministerrådets sekretariat. Mål-och resultatkontraktet från 2008 bidrar till ökad transparens och en klarare arbetsfördelning mellan parterna. Med nya samarbetspartners blir det avgörande att ha klara riktlinjer för hur man skall administrera och utveckla programmens kvalitet. ÅRSrapport 2008 13
1.4.2 Styrelsens arbete Styrelsen har under verksamhetsåret hållit 5 möten. I början av året hade Kulturkontakt Nords styrelse 6 medlemmar varav 3 var personliga suppleanter. I början av år 2008 avgick styrelseordförande Hanne Esmann på grund av privata orsaker, och detsamma gjorde ordinarie medlemmen Veikko Kunnas. I sin skriftliga avskedsansökan uppmuntrade styrelseordförande Esmann Nordiska ministerrådet att komma med en uppklaring av arbets- och ansvarsfördelningen mellan Nordiska ministerrådet, dess sekretariat och Kulturkontakt Nord. Esmanns och Kunnas avgång ledde till att deras personliga suppleanter inträdde i styrelsen som ordinarie medlemmar i februari 2008. Nordiska ministerrådet hade fram till utgången av 2008 inte utnämnt några nya suppleanter. 1.5 Finansiering 1.5.1 Kulturkontakt Nords lokaler Kulturkontakt Nord har verksamhetsutrymmen på Sveaborg utanför Helsingfors. Lokalerna har av finska staten ställts till Nordiska ministerrådets disposition för Kulturkontakt Nords bruk. Kulturkontakt Nord har i maj 2008 undertecknat hyresavtal med Förvaltningsnämnden för Sveaborg, enligt vilket en årlig hyra betalas. Hyresutgifterna täcks av ett bidrag som undervisningsministeriet beviljar Kulturkontakt Nord och som motsvarar hyran för lokalerna. Vidare hyr Kulturkontakt Nord tre tjänstebostäder för sin personal av Förvaltningsnämnden för Sveaborg. Förvaltningsnämnden för Sveaborg inledde i november 2008 renoveringsarbeten (bl.a. målning, luftkonditionering) av verksamhetsutrymmen, som inte renoverats sedan de togs i bruk för det nordiska kultursamarbete 1985. Kulturkontakt Nord har under verksamhetsåret tömt sådana lokaler som tidigare använts av Nordiska konstcentret och dess efterträdare Nifca, och överlåtit dem till Förvaltningsnämnden för Sveaborg under sommaren 2008. Från och med augusti 2008 har Kulturkontakt Nord endast ansvar för de lokaler som institutionen använder för sitt eget sekretariat. 1.5.1.1 Flyttning av konstsamlingen I Kulturkontakt Nords lokaler på Sveaborg uppbevarades den konstsamling om ca 650 verk som sedan Nordiska konstcentrets grundats samlats på Sveaborg. Kulturkontakt Nord fick i uppdrag av Nordiska ministerrådet att inventera samlingen och att komma med förslag till hur samlingen kunde disponeras i framtiden. För detta ändamål beviljade Nordiska ministerrådet 75 000 DKK. ÅRSrapport 2008 14
Kulturkontakt Nord gav inventeringsuppdraget till kurator Susanne Eriksson från Sverige. Eriksson kände samlingen väl från den tid hon arbetade vid Nordiska konstcentret. Eriksson inventerade hela samlingen och de verk som inte hör till samlingen, som ägs av Nordiska ministerrådet, har återbördats till sina rätta ägare. Hela samlingen flyttades i november 2008 till TransArt, Varberg, Göteborg. Eriksson fortsatte arbetet i TransArts lokaler i december 2008 och januari 2009. Arbetet gick ut på att registrera alla verk och göra förteckningar som svarar till verkens registreringsnummer, dvs. en total inventering och registrering av samlingen. Nordiska ministerrådet tillsätter en expertgrupp som skall komma med förslag till hur samlingen kan delas upp i meningsfulla helheter och därefter doneras/deponeras på lämpliga museer och institutioner runtom i Norden. 1.5.1.2 De nedlagda institutionernas arkiv I Kulturkontakt Nords lokaler finns det ca 160 hyllmeter arkiv från Nordiska konstcentret, Nifca och Sleipnir, samt ca 20 kubik flyttlådor som innehåller arkiven från de nedlagda institutionerna NordScen, Nomus och Nordbok. Kulturkontakt Nord har under 2008 inkallat experter från Riksarkivet i Finland och inbegärt offert för sortering och uppbevaring av dessa arkiv. Riksarkivets förslag accepterades inte av Nordiska ministerrådet. Kulturkontakt Nord väntar på direktiv från Nordiska ministerrådet om hur arkiven skall hanteras. 1.5.1.3 Röjning i lokaler som fram till 31.12.2006 disponerats av Nifca Nifca disponerade 9 residenser, varav 4 gästrum och 5 residenser med ateljé. Dessutom disponerade Nifca den andra flygeln i Sveaborg B 28, kallad Augusta, och som omfattar totalt 800 kvadratmeter. Residenserna och Augusta har tömts på allt lösöre som fanns i dem. På Sveaborg hade residenserna och Augusta under de senaste 30 åren belamrats med bråte. Augusta, residenserna och Kulturkontakt Nords lokaliteter tömdes på totalt 12 ton avfall. Användbart lösöre från Augusta överläts åt lokala konstnärsorganisationer. I residenserna kvarlämnades möbler och lösöre som fortfarande kan användas, t.ex. sängar, bord, stolar, köksutrustning etc. enligt avtal med Sveaborgs förvaltningsnämnd. Augusta och residenserna överläts den 30.6. till Sveaborgs förvaltningsnämnd. Sveaborgs förvaltningsnämnd har inlett arbetet med att omjustera elmätare etc. så att förbruket i de överlåtna lokalerna inte längre belastar Kulturkontakt Nord. I samband med röjningen utförde Kulturkontakt Nord också en grovstädning i lagret som finns i det sk. bombskyddet på Sveaborg och som omfattar ca 100 kvadratmeter. Även detta utrymme hade fungerat som avställningsyta under de senaste 30 åren. ÅRSrapport 2008 15
För röjnings- och arkivarbetet beslöt Nordiska ministerrådet att Kulturkontakt Nord skulle reservera 50.000 av sina budgetmedel för 2008. På grund av att arkivfrågan inte kunde lösas under år 2008 och arbetet därför inte slutförts har Kulturkontakt Nord inte använt hela summan. De icke-använda medlen överförs därför till verksamhetsåret 2009. 1.5.2 Kulturkontakt Nords kontrakt med Nordiska ministerrådet A) Mål- och resultatkontrakt för institutionens drift: 682 550 / DKK 5 085 000 B) Projektkontrakt för att förvalta mobilitets- och residensprogrammet: 1 346 174 / DKK 10 029 000 C) Projektkontrakt för att förvalta konst- och kulturprogrammet: 1 842 000 / DKK 13 722 900 Enligt ÄK-Ks beslut har institutionen också för programmet förvalta 795 573 / DKK 5 927 016 frigjorda medel från de nedlagda institutionerna. En del av de beviljade bidragen år 2007 kommer till utbetalning under perioden 2007-2010. D) Projektkontrakt för utvecklingen av saksbehandlingssystemet och hemsidan: 141 363 / DKK 1 056 695 E) Projektkontrakt för att år 2008 arrangera Nordiskt Kulturforum om nordisk dramatik: 67 114 / DKK 500 000 F) Projektkontrakt för att hantera de nedlagda institionernas konstsamling: 10 067 / DKK 75 000 G) Beslut i ÄK-K angående budgetöverföring i KKNs budget för att hantera de nedlagda institionernas arkiv och leasingavtal: 50 000 H) Beslut i ÄK-K angående stöd för leasingavtal som Nifca ingått år 2004: 52 348 / DKK 390 000 ÅRSrapport 2008 16
II. Personal-och organisationsutveckling Årsverk ANSTÄLLDA I alt Adminstration Kvinnor (K) Män (M) 7,5 1 5,5 2 8 NORDISK PROFIL (Könsfördelat antal anställda enligt nation): DK FIN IS NO SVE Självstyrda områden Antal Andra K M K M K M K M K M K M K M 1 4 1 1 1 De anställdas ålderfördelning och avtalsvillkor (Tal i antal anställda) 20 30 år 31-40 år 41-50 år 51-60 år 61+ år Totalt K M K M K M K M K M K M Nordiska villkor 1 2 1 1 4 1 Fast anställda 0 0 Projektanställda 2 1 2 1 Totalantal anställda 3 1 2 0 1 0 1 0 0 0 6 2 REKRYTERING / AVSLUTNING AV ANSTÄLLNINGSAVTAL Antal avslutade i rapporteringsåret Antal påbörjade i rapporteringsåret Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt 0 0 0 5 0 5 Är det problem med att rekrytera nya medarbetare? Det är relativt lätt att rekrytera kompentent personal i Finland, men det är svårare att göra rekryteringar från de andra nordiska länderna. I vilken grad får insitutionen anökningar från kandidater utanför domicillandet? Under 2007 då de anställda som började 2008 rekryterades fick KKN ett fåtal ansökningar av kandidater utanför domicillandet. SJUKFRÅNVARO Hur hög sjukfrånvaro i % (anställdas frånvaro pga. egen sjukdom) har institutionen? År Kvinnor Män Totalt 2008 6 4 5,5 2007 2 0 2 2006 0 0 0 Hur uppfattas sjukfrånvaron? Sjukfrånvaron är inom normala gränser. Institutionens litenhet gör att enskilda anställdas sjukfrånvaro ger kraftigt utslag i statistiken. Vad gör institutionen för sjukfrånvaron? KKN har under 2008 arbetat med att förbättra den fysiska arbetsmiljön och beslutat stöda de anställdas motionsaktiviteter. PERSONALPOLITIK KKN har under 2008 utarbetat en personalhandbok, som innefattar personalpolitisk plan. ÅRSrapport 2008 18
2.1 Personal-och organisationsutveckling 2008 Under 2008 har följande anställda inlett sitt arbete: Rådgivare Ann-Magritt Bekink/NO, inledde 15.2.2008 Rådgivare Annika Söderlund/FI, bosatt i Sverige, inledde 7.1.2008 Rådgivare inom webbkommunikation Steffen Ørsted/DK, bosatt i Finland, inledde 1.1.2008 Rådgivare för kommunikation (från 1.12.2008 kommunikationschef) Mira Banerjee/FI, bosatt i Sverige, inledde 1.8.2008 Ann-Magritt Bekink har varit ledig på grund av moderskap från oktober 2008. Hon sade 2008 upp sin befattning att upphöra per 20.1.2009 för att återflytta till Norge. Som hennes vikarie som rådgivare anställdes Annu Kevarinmäki/FI bosatt i Finland från och med 01.10.2008. Kulturkontakt Nords ledning är nöjd med personalens sammansättning då det gäller ålder, språkkunskaper och erfarenheter från tidigare arbetsuppgifter. Fördelningen mellan kön och nationalitet kunde vara bättre. Styrelsen har under årer godkänt arbetsordning för styrelsen och direktören samt personalpolitisk plan. Utgångspunkter för personalpolitisk plan är Nordiska ministerrådets institutionshandbok och finsk lagstiftning. Personalen har under år 2008 haft följande sammansättning: Namn Nationalitet Anställningstid Bergljót Jónsdóttir IS 01.04.07 - Jonas Lång FI 01.12.07 - Eija Mäkivuoti FI 01.08,07 - Vava Lunabba FI 15.10.07 - Steffen Ørsted DK 01.01.08 - Annika Söderlund FI 07.01.08 - Ann-Magritt Bekink NO 15.02.08-20.01.09 Mira Banerjee FI 01.08.08 - Annu Kevarinmäki FI 01.10.08- Därtill har tillfällig personal anlitats i samband med städningen av de nedlagda institutionernas utrymmen och översättningar. ÅRSrapport 2008 19
2.2 Ekonomiförvaltning Kulturkontakt Nord inledde sin verksamhet med att internt använda de elektroniska verktyg för bokföring och ekonomiförvaltning som övertagits av Nifca. Under år 2008 visade det sig att dessa verktyg var sårbara och inte lämpade sig för Kulturkontakt Nords verksamhet. Kulturkontakt Nord valde därför att övergå till att använda ett nätbaserat externt system för bokföring och löneräkning. Efter att ha inbegärt anbud beslöt man i oktober 2008 att inleda samarbete med Visma- koncernen. Bokföring och fakturahantering handläggs av Visma Ab Aleatus, medan löneräkningen sköts av Visma Oy Infocon. Följande nätbaserade verktyg används: Visma Business, bokföring; Proceedo, fakturahantering samt M2, reseräkningar. Genom ett omfattande ännu fortgående arbete anpassas systemet till de särskilda krav som Nordiska ministerrådets ekonomiska regelverk ställer. Systemet har även integrerats med saksbehandlingsystemet. I samband med övergången till nytt system godkände styrelsen en ekonomiordning för Kulturkontakt Nord. Det finns en inventarieförteckning över de inventarier som anskaffats av Kulturkontakt Nord. Institutionen har dessutom utnyttjat de inventarier som kvarlämnades av Nifca. Över dessa finns inventarieförteckningar uppgjorda av Nifca. I samband med arbetet med städning av de nedlagda institutionernas arkiv, konstsamling och inventarier har arbetet med att uppgöra inventarieförteckning över den egendom som överförs till Kulturkontakt Nord inletts, men inte slutförts på grund av att arbetet med arkivet och biblioteket ännu inte slutförts pga. omständighetr utanför Kulturkontakt Nords kontroll. Inventariearbetet beräknas vara klart under början av 2009. Kulturkontakt Nord har tagit de försäkringar som förutsätts av finsk lag samt försäkringar för insitutionens lösöre och reseförsäkringar för personalen. Kulturkontakt Nords ekonomi och administration revideras av Statens revisionsverk, som revisor fungerar överrevisor Klaus Krokfors. ÅRSrapport 2008 20
III. Ekonomi 3.1 Ekonomiska nyckeltal och statistik Översikt over intäkter och utgifter fördelat på verksamhetsområden ledning/administration Tabell 2: Driftsräkenskap (i 1.000 EUR) INTÄKTER NMRs ordinarie budget Andra bidrag från NMR Prog. admin.och information Kulturforum De nedlagda inst. Konstsaml. Verksamhetsområden 2008 De nedlagda inst. Städning Ledning och admin. Totalt 2008 2007 682 0 0 0 0 682 680 0 67 10 0 0 77 226 Nationella bidrag 100 0 0 0 0 100 0 Projektbidrag från andra 0 0 0 0 0 0 0 Övriga intäkter 45 0 0 0 0 45 10 INTÄKTER TOTALT KOSTNADER TOTALT ÅRETS NETTO- RESULTAT 827 67 10 0 0 904 916 939 63 10 31 164 1.207 481-112 4 0-31 -164-303 435 ÅRSrapport 2008 22
3.2 Resumé År 2008 var det första hela verksamhetsåret för Kulturkontakt Nord. I likhet med år 2007 präglades verksamheten av en fortsatt etablering av institutionen och programmen, utvecklingsarbete på alla områden och anställning av personal. År 2008 administrerade Kulturkontakt Nord totalt 915 ansökningar. Den ökande mängden visar att programmen svarar mot ett reellt behov och att konst- och kulturfältet i Norden har kunskap om programmen och Kulturkontakt Nord. Beviljningsprocenten varierar mellan programmen och modulerna, men endast 15-33 % av ansökningarna får bidrag. Kulturkontakt har under det gångna året idkat en aktiv informationsverksamhet, dels med elektroniska medel och dels genom informations- och diskussionstillfällen för olika konstnärliga och kulturella miljöer i de nordiska länderna och de självstyrande områdena. Enligt Kulturkontakt Nords mål- och resultatkontrakt för perioden 15.09.2008-31.12.2010 är Kulturkontakt Nords främsta uppdrag att fungera som ett administrativt och operativt sekretariat för Nordiska ministerrådets ramprogram för kultursamarbete. De centrala uppdragen är: administration av programmen informationsförmedling, rådgivning och service rapportering och utvärdering profilera det nordiska kultursamarbetet i Norden och internationellt arrangera Nordisk Kulturforum som berör de ramprogram som Kulturkontakt Nord administrerar, andra Nordiska Kulturforum enligt separata projektkontrakt med Nordiska ministerrådet och övriga projekt som Nordiska ministerrådet delegerar till Kulturkontakt Nord enligt särskilda överenskommelser och kontrakt. ÅRSrapport 2008 23
3.3 Ekonomisk status Tabell 3: Balans per 31.12.2008 (i 1.000 EUR) Aktiva Passiva Lager 0 Skulder 0 Fordringar 0 Projektförskott 0 Projektfordringar 33 Periodavgränsningar 98 Periodreglering 41 Överförda medel 132 Egen kapital 01.01.2008 435 Bank och kassa 156 Årets resultat 31.12.2008-303 Totalt 230 Totalt 230 3.4 Ekonomiska nyckeltal för verksamheten Tabell 4: Nyckeltal (i 1.000 EUR) Totalt 2008 2007 INTÄKTER 1. NMRs ordinarie budget 682 680 2. Projektstöd från NMR 77 226 3. Nationella stöd, internationella org. etc 100 0 4. Övriga intäkter 45 10 INTÄKTER TOTALT 904 916 UTGIFTER 5. Administrativa kostnader 164 66 6. Verksamhetskostnader 939 324 7. Projektkostnader 103 91 TOTAL UTGIFTER 1.206 481 ÅRETS NETTORESULTAT -302 435 EGET KAPITAL PER 31.12 132 435 ÅRSrapport 2008 24
3.5 Resultaträkning BUDGET 2008 RESULTAT 2008 INTÄKTER NMRs ordinarie budget 682.500 682.500 Nationella bidrag 100.000 100.000 Övriga intäkter 0 0 Finansiella intäkter 8.875 45.212 Projektmedel från NMR 57.047 77.078 Andra externa projektmedel 0 0 Överfört från 2007 434.815 434.815 INTÄKTER TOTALT 1.283.236,88 1.339.605 KOSTNADER Personalkostnader -460.000-499.300 Varor och tjänster -708.521-602.198 Bidrag till externa projekt -107.382-103.049 Övriga kostnader -6.000-2.195 KOSTNADER TOTALT -1.281.903-1.206.742 ÖVERFÖRDA MEDEL 1.334 132.863 FUNKTIONSUPPDELADE KOSTNADER Basaktivitet totalt -939.166 Externt finansierade projektkostnader -103.049 Administrativa kostnader -164.527-1.206.742 ÅRSrapport 2008 25
3.6 Balansräkning Aktiva 31.12.2008 Försäljningslager 0,00 Fordringar 0,00 Projektfordringar 33.003,71 Periodavgränsningar 41.743,84 Bank och kassa 156.343,66 Aktiva totalt 231.091,21 Passiva 31.12.2008 Skulder 0,00 Projektförskott 0,00 Projektförpliktelser 0,00 Periodavgränsningar 98.228,03 Överförda medel 132.863,18 Passiva totalt 231.091,21 ÅRSrapport 2008 26
3.7 Noter Redogörelse för bokföringsprinciper Bokslutet är uppgjort enligt den modiferade bokföringsprincipen. KKN har under året övergått från det gamla bokföringssytemet som övertagits av NIFCA till det nätbaserad Visma Business systemet. Alla inköp och leasingkostnader har kostnadsförts under året och inga anläggningstillgångar har aktiverats i balansen. Not 1: Fria tjänster och hyror 2008 Fria hyror 0,00 Fria tjänster 0,00 Andra fria driftsaktiviteter 0,00 Totalt 0,00 Not 2: Hyror och leasing 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Lokalhyra 122.968 122.968 122.968 122.968 122.968 122.968 Andra hyror 0 0 0 0 0 0 Leasingavtal 113.932,36 0 0 0 0 0 Totalt 236.900,36 122.968 122.968 122.968 122.968 122.968 Lokalhyran utgörs av NMRs hyra av följande utrymmen på Sveaborg: För kontorshyran får Kulturkontakt Nord ett hyresbidrag på 100 000 euro av finska staten. Hyrorna för 2009-2013 är uppskattningar. Leasingavtalskostnaderna utgörs av NIFCAs leasingavtal för kopieringsmaskin och telefonsystem som Kulturkontakt Nord övertagit enlig överenskomelse med NMR. Kulturkontakt Nord har 2008 löst in leasingavtalen. ÅRSrapport 2008 27
Not 4: Överföring från 2007 Överföringen från 2007 består av Obrukade medel från NMRs ordinarie budget 364.534,88 Obrukade medel från NMRs projektkontrakt "saksbehandling och web" 70.280,00 Totalt 434.814,88 Not 5: Funktionsuppdelade kostnader Som administrativa kostnader har upptagits styrelsens kostnader samt hälften av direktörens och den administartiva chefens löner och kostnader som hänför sig till ledning. De externt finansierade kostnaderna är kostnader för Nordisk kulturforum och för arbetet med de nedlagda institutionernas konstsamlingar. Helsingfors 30.04.2009 Pia Rothberg-Olofsson Styrelseordförande Signý Ormarsdóttir Styrelsemedlem Steinar Lien Styrelsemedlem Bergljót Jónsdóttir Direktör ÅRSrapport 2008 28