SKL:s Dnr 14/6942 Redovisning av region Jämtland Härjedalens handlingsplan för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården Oktober 2015
2015-08-25 2 (12) Nationell satsning på kortare väntetider i cancervården Redovisning i enlighet med överenskommelsen mellan regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting 2015 Regeringen avser att avsätta 500 miljoner kronor per år 2015-2018 för att skapa en mer jämlik och tillgänglig cancervård. I januari 2015 träffade regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) en överenskommelse om kortare väntetider i cancervården (dnr 14/6942). Målet med regeringens cancersatsning och överenskommelsen är att förbättra tillgängligheten inom cancervården genom att korta väntetiderna och minska de regionala skillnaderna. På så sätt skapas en mer jämlik cancervård med ökad kvalitet. Den viktigaste åtgärden för att åstadkomma detta är att införa ett gemensamt nationellt system med standardiserade vårdförlopp (SVF). Samtliga landsting/regioner har i enlighet med överenskommelsen beslutat att införa SVF. Landstingen/regionerna har även tagit fram handlingsplaner för hur de avser att införa systemet. De landsting/regioner som senast den 1 november 2015 redovisar hur de fem pilotdiagnosernas SVF införts i enlighet med handlingsplanen kommer att kunna ta del av de medel som fördelas i november 2015. Följande föreslås ingå i landstingens redovisning: För att landstingen ska få ta del av höstens medel i enlighet med överenskommelsen ska landstingen lämna in en redovisning för hur de har arbetat enligt den handlingsplan som lämnades in under våren 2015. I redovisningen ska det framgå att de fem pilotdiagnosernas SVF 1 har införts. Denna mall ska underlätta landstingens/regionernas strukturering av redovisningen så att det blir tydligt hur SVF har införts. SKL och Socialdepartementet har gemensamt tagit fram mallen. Parterna rekommenderar landstingen att redovisa med stöd av/i enlighet med mallen. Enligt överenskommelsen ska redovisningen knyta an till handlingsplanen, som baserades på sju övergripande frågor. För att underlätta kopplingen till handlingsplanen citeras dessa frågor i rutor under respektive rubrik. De citerade frågorna utgör bakgrundsinformation och ska inte besvaras på nytt. 1 Akut myeloisk leukemi, huvud- och halscancer, matstrupe- och magsäckscancer, prostatacancer samt cancer i urinblåsa och övre urinvägar
2015-08-25 3 (12) Information och förankring i verksamheten Hur tänker landstinget/regionen informera och föra dialog om SVF inom verksamheterna i syfte att skapa förankring och ett effektivt införande av SVF? 1. Hur har landstinget/regionen informerat och fört dialog om SVF inom verksamheterna i syfte att skapa förankring och ett effektivt införande av de fem pilotdiagnosernas SVF? Införandet av SVF i Region Jämtland Härjedalen bedrivs i projektform med fastställt projektdirektiv. Projektet är något försenat till följd av att projektledare tillträdde först 2015-09-01. Styrgruppen för SVF i Region Jämtland Härjedalen består av Hälso- och sjukvårdsdirektören, tillika ordförande i styrgruppen och projektägare, projektledare för SVF, berörda områdeschefer samt chef för beställarenheten som arbetar med uppdrag som berör primärvården och privata vårdgivare. I styrgruppen fattas övergripande beslut. Styrgruppens ordförande har uppdragit till områdescheferna att informera i linjen om SVF samt att utse arbetsgrupper för de fem vårdförloppen. Arbetsgrupperna har i sin tur fått skriftliga uppdrag från resp områdeschef enligt följande: Arbetsgruppernas uppdrag ska vara att utveckla verksamheten så att angivna ledtider/vårdförlopp kan upprätthållas. Med arbetsgrupp avses här; medarbetare med koppling till den kliniska verksamheten för varje ingående vårdförlopp, medicinsk kompetens, kontaktsjuksköterskor, rehabpersonal, vårdutvecklare, koordinator m fl.(representation från diagnostik ingår inte i arbetsgrupperna, men adjungeras). Ansvarig läkare i respektive arbetsgrupp tar i samarbete med ansvarig läkare för primärvården fram sk Zamsynsdokument; en gemensam behandlingsriktlinje i enlighet med respektive SVF. I uppdraget framgår att samtliga fem SVF ska vara implementerade 2015-12-01. Projektgruppens uppdrag från projektägaren ser ut som följer: Det är i verksamheterna som förbättringsarbetet att etablera och implementera SVF ska bedrivas. Projektgruppens uppdrag är att utgöra en stödfunktion till de, i verksamheterna, utsedda arbetsgrupperna. Gruppen består av: projektledare (rapporterar till projektägaren), projektresurs för primärvården, ekonomi och personalstab, kommunikationsstrateg, IT-handläggare, systemadministratör COSMIC (vårdsystem), verksamhetsutvecklingsstrateg ledtider/väntetidssamordnare samt LEAN-coach.
2015-08-25 4 (12) Hittills har projektgruppen beträffande information och dialog, utifrån kommunikationsplan och framkomna behov arbetat intensivt med informationsspridning genom: Reportage om SVF som presenteras på Region Jämtland Härjedalens insida v 44. Kontakt med nyckelpersoner inom primärvård, inkl privata vårdgivare, tandvård och företagshälsovård för att hitta lämpliga kanaler för spridning av information. Skapat en projektsida där information och goda exempel ska samlas och vara lättillgängligt för personal inom Region Jämtland Härjedalen. Lanseras v 44. Riktad informationskampanj till primärvården planeras tillsammans med primärvården för november månad. 2. Hur har landstinget/regionen samverkat med regionala cancercentrum (RCC) under införandet av SVF och vilka erfarenheter kan ni dela med er av inför 2016 års arbete? Region Jämtland Härjedalen har haft en nära samverkan med RCC Norr och övriga landsting i regionen under hela processen med utarbetande av handlingsplanen för standardiserade vårdförlopp (SVF) och den fortsatta införandeprocessen. I RCC Norrs styrgrupp ingår två representanter från Region Jämtland Härjedalen, Hälso- och sjukvårdsdirektör och en senior kirurg. Styrgruppen, som normalt har fyra möten per år, hade under perioden januari-juni 2015 möten varannan vecka för samverkan kring först handlingsplanen och därefter införandet av SVF. RCC Norr utarbetade på uppdrag av styrgruppen en mall för handlingsplanen, som användes av alla regionens landsting. En regiongemensam handlingsplan sammanställdes, där Region Jämtland Härjedalens handlingsplan ingår. Under våren utsåg styrgruppen en regional arbetsgrupp för införande av standardiserade vårdförlopp (RAFI), bestående av Region Jämtland Härjedalens projektledare för införande av SVF, övriga regioners/landstings projektledare, samt kommunikatör och biträdande verksamhetschef från RCC Norr (sammankallande). En regiongemensam kommunikatörsgrupp utsågs, bestående av den kommunikatör som Region Jämtland Härjedalen utsett för SVF-arbetet, en kommunikatör från vart och ett av övriga regionlandsting samt RCC Norrs kommunikatör (sammankallande). En regiongemensam kommunikationsplan utarbetades av kommunikatörsgruppen, och den har utgjort grund för den kommunikationsplan som landstinget sedan utarbetat och arbetar efter. RAFI har sedan bildandet haft videomöten ungefär varannan vecka för att få aktuell information från RCC, utbyta erfarenheter och samverka inom olika områden. Under
2015-08-25 5 (12) hösten har bl.a. en regiongemensam instruktionsfilm om SVF riktad till primärvården och tandvården spelats in. Vissa möten hålls gemensamt med RAFI och kommunikatörsgruppen, som även har egna månatliga möten. RAFI har även haft gemensamma möten med RCC Norrs regionala processledare regionlandstingens väntetidssamordnare och kodningskoordinatorer regionala projektgruppen för samverkan inom patologi, som leds av RCC Norr De regionala processarbetsgrupperna, som leds av RCC Norrs regionala processledare, har under året arbetat med att anpassa rutiner inom respektive process till SVF. Processledarna för de SVF som införs under 2015 hade under våren ett videomöte med företrädare för professionen och ledningen i landstinget, där SVF presenterades och diskuterades. RCC håller i ett nätverk för regionens kontaktsjuksköterskor, där bl.a. SVF-frågor tas upp. Samverkan med RCC och de övriga regionlandstingen har varit viktigt för arbetet med SVF-införandet och kommer att fortsätta. Många SVF går över landstingsgränserna i regionen och ett nära regionalt samarbete är därför nödvändigt. En regional utvecklingsplan för cancervården för perioden 2016-2018 processas nu i regionen via RCC Norr, och SVF-införandet ingår i många delar av planen. Dessutom har Region Jämtland Härjedalen visst utbyte med landsting/regioner som i likhet med oss är COCMIC-användare. Involvering Hur avser landstinget/regionen involvera patientrepresentanter och representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? 1. Hur har landstinget/regionen involverat patientrepresentanter i arbetet med SVF? Patientrepresentanter har hittills involverats främst i det nära regiongemensamma arbetet. Två patientrepresentanter från RCC Norrs patientråd ingår i RCC Norrs styrgrupp, som utgjort regional styrgrupp för SVF-införandet, och de har därmed varit aktivt delaktiga i styrningen av hela införandeprocessen i regionen. SVF-arbetet har fortlöpande diskuterats vid patient patientrådets möten och synpunkter från rådet har tagits med i det regionala arbetet. I de regionala processarbetsgrupperna ingår patientrepresentanter. Region Jämtland Härjedalen har hittills prioriterat det interna arbetet med implementering av respektive SVF, men avser att kontakta patientrepresentanter längre fram. 2. Hur har landstinget/regionen involverat representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF?
2015-08-25 6 (12) Chef för beställarenheten i Region Jämtland Härjedalen träffar återkommande representanter för privata vårdgivare. I samband med nästa träff i november avsätts tid för information om SVF. De styrdokument som tas fram för primärvården når de privata vårdgivarna via beställarenheten Stöd till verksamheternas utvecklingsarbete Hur avser landstinget/regionen att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med införandet av välgrundad misstanke i primärvården och den specialiserade vården, införande av koordinatorfunktion och obokade/reserverade tider? Det gäller både offentliga och privata vårdgivare. 1. Hur har stödet inom landstinget/regionen sett ut för införandet av välgrundad misstanke i primärvården och den specialiserade vården? - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patientoch verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Region Jämtland Härjedalen arbetar för att SVF för de fem första diagnoserna ska vara infört 215-12-01. 2. Hur har landstinget/regionen löst införandet av koordinatorfunktion för respektive diagnosspecifikt SVF? - Hur har landstinget/regionen definierat koordinatorfunktionens uppdrag? I handlingsplanen för Region Jämtland Härjedalen framgår att koordinatorsfunktionen skulle läggas på kontaktsjuksköterskor. Under hösten har ett förslag om övergripande koordinatorsfunktion, i projektform under 2016, tagits fram och ligger på remiss hos berörda områdeschefer. Beslut tas vid nästa styrgruppsmöte i början av november. Se ovan. Se ovan. - Vid vilken tidpunkt infördes koordinatorfunktionen för respektive pilotdiagnos? - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patientoch verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? 3. Hur har landstinget/regionen löst obokade/reserverade tider för respektive pilotdiagnos? - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patientoch verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Arbetet pågår inom respektive arbetsgrupp i samarbete med representanter för diagnostik. För huvud- och halscancer i Region Jämtland Härjedalen ser det ut som följer: ÖNH-kliniken Östersunds sjukhus har infört reserverade tider markerade FF dubbel förturstid enligt ett standardiserat schema, så att 1-2 FF-tid föreligger varje dag.
2015-08-25 7 (12) Detta har dock medfört pga sjuksköterskebrist på öronmottagningen, att obokade tider som inte har utnyttjats utav FF-patienter, inte har hunnit att bokas till andra patienter pga kort varsel eller att patienter som har varit tilltänkta har avböjt att komma med kort varsel, varvid den obokade tiden har fått stå tom. Detta har medfört en icke oväsentlig undanträngningseffekt. Planeringen har varit att på eftermiddagen, dagen före den obokade tiden, boka patient av annan kategori än cancermisstanke på den reserverade FF-tiden. Arbete pågår för att minimera denna undanträngningseffekt med målet att minimera den när förstärkning av kontaktsjuksköterskefunktionen har skett, då kontaktsjukskötersketid då frigöres genom resursförstärkning som kan överföras till bokningsövervakning. Implementering av de fem standardiserade vårdförloppen Hur avser landstinget/regionen implementera de fem pilotdiagnosernas SVF under 2015? 1. Om och i så fall hur har landstinget/regionen implementerat de fem pilotdiagnosernas SVF under 2015? Inkludera om möjligt följande i beskrivningen: - Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter beslut om välgrundad misstanke (ange tidsperiod 2015)? - Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått diagnosen: Akut myeloisk leukemi Huvud- och halscancer Matstrupe- och magsäckscancer Prostatacancer Cancer i urinblåsa och övre urinvägar - Hur många patienter inom respektive SVF har avslutats genom start av behandling? - Hur många patienter har avslutat SVF av annan anledning exempelvis av medicinska skäl eller annat? - Finns delar av SVF som inte implementerats och hur ser tidplanen ut för att det ska genomföras? - Finns det rutiner för överföring utan fördröjning av patient till behandlande enhet när denna är annan än utredande? Region Jämtland Härjedalen kan inte till fullo besvara ovanstående frågor i nuläget. Manuell genomgång har endast utförts för huvud- och halscancer, se sammanställning nedan. I övrigt har vi valt att rikta befintliga, personella, resurser till implementeringsarbetet istället. Ett intensivt arbete pågår i de utsedda arbetsgrupperna för att SVF ska vara igång 2015-12-01. Huvud- och halscancer Region Jämtland Härjedalen
2015-08-25 8 (12) FINNS DELAR AV SVF SOM INTE IMPLEMENTERATS OCH HUR SER TIDPLANEN UT FÖR ATT DET SKA GENOMFÖRAS? Kravet att uppfylla, att varje patient skall ha en kontaktsjuksköterska pågår. Tillsättning av kontaktsjuksköterskeresurs på öronmottagningen pågår och beräknas kunna vara i funktion med täckning så tillvida att alla med huvud- och halscancer utom hudcancrar av basaliom- och skivepitelcancertyp, har en kontaktsjuksköterska på öronmottagningen för samordning och uppföljning av kontroller och omvårdnad. Detta bör kunna vara genomfört 2016-03. HUR MÅNGA PATIENTER HAR AVSLUTAT SVF AV ANNAN ANLEDNING, EX-VIS AV MEDICINSKA SKÄL ELLER ANNAT? Patienter enrollerade i Standardiserat Vårdförlopp där utredning inte har påvisat cancer, utgör under perioden 1501 t.o.m 1508-9%. HUR MÅNGA PATIENTER INOM RESPEKTIVE SVF HAR AVSLUTATS GENOM START AV BEHANDLING? Under perioden 1501 t.o.m 1508 har ca 77% av de Standardiserad Vårförlopp-enrollerade patienter påbörjat sin strålning respektive kirurgiska behandling eller kombination av dem. Cirka 10% av patienterna väntar f.n.på start av behandling/op/strålning.. Inom ÖNH norra regionen pågår arbete med att delanalysera flödet från välgrundad misstanke till MDK-beslut. Hämmande i detta arbete har varit bristen på ett användbart övergripande registrerings/dataprogram där varje enskild patient som har enrollerats i det Standardiserade Vårdförloppet, kan på enkelt sätt beräkna tidsåtgång, väntan, utförandetid etc. för varje delundersökning som krävs för att kunna upptagas på multidiciplinär konferens för beslut, samt också tidsmässigt följas under behandling och rehabiliteringsprocessen. Hitintills har handskrivna listor fått föras på patienter med de luckor och brister som handregistrering innebär, inklusive svårigheter att få exakta tidsuppgifter för undersökningar som utföres på servicekliniker, röntgen, skopier etc. F.n pågår arbete inom ÖNH Norra regionen, för att standardisera överföring/meddelande till patient om behandlingsförslag från MDK-konferensen NUS. MDK hålles 1 gång per vecka. ÖNH-kliniken Östersund deltar pervideo- länk i denna MDK-konferens, dels för att medverka i besluten men också för att få kunskap om beslutsunderlaget vid MDKkonferensen, då MDK-konferensen i Norra regionen har beslutat att behandlingsbeskedet/rekommendationen till patienten meddelas samma vecka som MDK-konferensens beslut föreligger, på hemortssjukhuset, dvs i Region Jämtland/Härjedalen på ÖNH-kliniken Östersunds sjukhus, av patientens ansvarige läkare, PAL. Vid detta mottagningsbesök förmedlas patienten MDK-konferensens beslut/rekommendation. Patienten får därefter ta sitt beslut beslut/acceptans av
2015-08-25 9 (12) behandlingsrekommendationen. Dessutom meddelas patienten vid detta möte om det föreligger behov av ytterligare/ kompletterande undersökningar inför behandlingsstart. Ex-vis tandsanering via Specialisttandpoliklinik, förmedlandet av stödkontakter, kurator, logoped, vilket då även utgör en uppstart av rehabiliteringen efter avslutad behandling, oavsett op och/eller strålning. Det är av hög vikt att ex-vis tandsaneringen sker snarast då strålning inte kan ske förrän 2 veckor efter en sanerande tandbehandling, detta pga att sår i munhålan måste vara läkta före start av strålbehandling. Öronkliniken Östersunds sjukhus/region Jämtland har således startat arbetet och även initierat rutiner för ett standardiserat flöde för samtliga diagnoser inom head- and neckcancer. Arbetet pågår nu med att analysera varje delkomponent i utredningen, dess tidsåtgång och möjlig optimering för att nå de angivna målen från diagnos till behandlingsstart. Man upplever en svårighet i detta arbete pga ett bristande övergripande statistikprogram, vari patienter som enrolleras i ett Standardiserat Vårdförlopp kan registreras och där samtliga delundersökningars tidsåtgång, väntetider på respektive undersökning för den enskilde patienten kan registreras på ett enkelt sätt och beredas tillgängligt för dels Östersunds sjukhus, men också mottagande regionssjukhus, dvs NUS, så att varje del i utredningskedjan kan analyseras. Ett sådant regiser/dataprogram säkerställer också att inga patienter tappas bort i registreringen. KVÅ-koder säkerställer start och avslut och minimerar i sig denna risk, men ger inte några hjälpmedel till att analysera de olika tidsåtgångarna vid olika undersökningar och väntetid till dessa. Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativa system Hur tänker landstinget/regionen tillse att det vårdadministrativa systemet går att använda för uppföljning av den ledtid som ska följas nationellt? 1. Hur har landstinget/regionen tillsett att SVF från välgrundad misstanke till start av behandling går att följa i de vårdadministrativa systemen? Finns åtgärder som ska genomföras för att uppföljningen ska kunna ske och hur ser tidplanen för dessa ut? RJH har ur ett tekniskt perspektiv undersökt möjliga lösningar och jämfört med lösningar i andra landsting/regioner med samma vårdsysten som vårt (COSMIC). De tekniska lösningarnas konsekvenser för verksamheternas användare stäms nu av med verksamhetsrepresentanter. Därefter fattas beslut om vägval av styrgruppen och konstruktionsarbetet kan påbörjas. Konstruktionsarbetet består av flera steg: Konfiguration av vårdsystem Utveckling och verifiering av datalager
2015-08-25 10 (12) Utveckling och verifiering av leverans till nationella väntetidsdatabasen. I nästa steg eller parallellt med ovanstående kommer den interna ledtidsuppföljningen att behöva definieras och konstrueras: Krav, utveckling och verifiering av intern ledtidsuppföljning Krav, utveckling och verifiering av översiktsbild över pågående SVF Ev krav, utveckling och verifiering av översiktsbild över patienter med aktuell diagnos för SVF, men som av någon anledning inte ingår i SVF (eget val, medicinsk orsak etc) 2. Vilka av de nationella ledtiderna kan redovisas via vårdadministrativt system för SVF vid rapportskrivandet? Inga ledtider kan, i nuläget, tas fram med automatik. Det kräver manuell genomgång av uppgifter avseende patienter med diagnos som omfattas av SVF. Ansvar och aktiviteter för att IT- stöd blir funktionellt Hur avser landstinget/regionen definiera ansvar och aktiviteter för att utveckla och införa stödprocesser för att följa och följa upp SVF i landstingens IT stöd? 1. Hur har landstinget/regionen utvecklat de stödprocesser som behövs för att följa och följa upp SVF i respektive IT-stöd? Stödprocesserna behöver utarbetas av berörda verksamheter.. Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016 Hur avser landstinget/regionen planera för införande av fler SVF 2016? 1. Hur har landstinget/regionen planerat för införandet av fler SVF 2016? I de uppdrag som berörda områdeschefer fått ingår att redan nu utse arbetsgrupper för kommande SVF. 2. Hur har landstinget/regionen samverkat och löst övergångar för patienter som går över landstingsgränserna? Arbetet pågår regionalt, men också lokalt. Ingen färdig lösning finns ännu.
2015-08-25 11 (12) Utmaningar och åtgärder 1. Vilka har varit de stora utmaningarna vid införandet av de fem första SVF och hur har ni hanterat dem? Synkronisering mellan verksamhetsutveckling och teknisk utveckling Hantering av KVÅ-kodregistrering, särskilt då vissa KVÅ-koder inte är direkt kopplade till kontakt med patient eller direkt patientrelaterad åtgärd. T ex KVÅ-koder för MDK eller vissa åtgärder som utförs i annat landsting/region Utbyte av information mellan landsting/regioner och registrering i varandras vårdsystem för att möjliggöra för landsting/region som övertar patient att rapportera hela förloppets mätpunkter (även de som startat o/e slutat i annat landsting/region) till nationella väntetidsdatabasen Att hitta lämpliga informations- vägar och fora, som inte krockar med vår linjeorganisation Att utforma olika informationsmaterial som passar olika verksamheter, som har olika behov Att söka finna lämplig metod att följa den oro som uttrycks för undanträngningseffekter Vi ser i Region Jämtland Härjedalen att vi på flera sätt är sent ute, men att vi till viss del har nytta av det, då vi fått mycket bra draghjälp från landsting/regioner som, likt oss, är COSMIC-användare. Region Jämtland Härjedalen bytte journalsystem från VAS till COSMIC 150318. Vi arbetar med samtliga punkter ovan, men kan inte i nuläget redovisa svar på hur vi hanterat dem. 2. Vilka goda exempel på lösningar har ni erfarenhet av från införandet under 2015? Då vi står inför start 2015-12-01 lämnas frågan obesvarad. 3. Vilka utmaningar ser ni inför kommande SVF 2016? Område kirurgi, ögon, öron har redan nu fyra av fem SVF och av kommande är det ytterligare fem (sex om man tar med att malignt melanom även involverar kirurgi) som ska införas. Flera omfattar stora patientgrupper vilket verkligen sätter verksamheten på prov. En framgångsfaktor kan vara att de som införs innevarande år bidrar till goda exempel att överföra till 2016 års arbetsgrupper. För diagnostik kan det innebära en del större förändringar för att styra flöden så att de stämmer med alla SVF.
2015-08-25 12 (12) Ekonomi Ge en översiktlig bild av hur stimulansmedlen har använts (exempelvis projektmedel, medel för åtgärdande av tillgänglighet och andra utmaningar, medel för införande av koordinatorsfunktion) och vad återstående stimulansmedel kommer att användas till. Hur mycket medel från 2015 kommer att överföras till 2016? Projektledarens lön Inget beslut finns ännu om överföring av medel från 2015 till 2016. Utredning pågår om det, då det bl a behövs för inrättande av den föreslagna koordinatorsfunktionen, som initialt ska vara i projektform Ev kökortning urologi och andra tillfälliga insatser som kan komma att avropas från de arbetsgrupper som arbetar med respektive SVF. Beroende på beslut om gemensam koordinatorsfunktion i projektform kan medel komma användas för finansiering. Hur medlen har använts kommer inte att påverka utbetalning av medel i november 2015 men är av värde inför diskussion av ny överenskommelse mellan regeringen och SKL 2016. 2015-10-29/elwn