1(5) Inspektion av arkivvården vid Kungliga Svenska Aeroklubben 1. Sammanfattning Riksarkivet (RA) genomförde den 13 oktober 2011 en inspektion hos Kungliga Svenska Aeroklubben (KSAK). Inspektionen omfattade arkivvården i verksamheten med besiktning och tillsyn av luftfartyg samt utfärdande och förnyande av luftvärdighetsbevis och miljövärdighetsbevis. Riksarkivet har kunnat konstatera att det hos KSAK saknas en strategi för bevarande av elektroniska handlingar samt att det finns åtskilliga handlingar som inte är framställda på åldringsbeständigt papper. Dessutom saknas det en arkivbeskrivning. Delar av arkivet har överförts till Transportstyrelsen. Riksarkivet har ingenting att invända emot att handlingarna förvaras hos en statlig myndighet men understryker att det är viktigt att arkivet hålls samman samt att det fortfarande är KSAK som är arkivbildare och således har ansvaret för de överförda handlingarna. Riksarkivet anser att den nuvarande delegeringen av verksamheten till Motorflygförbundet Kungliga Svenska Aeroklubben (KSAK-M) väcker frågeställningar både ur offentlighetssynpunkt och arkivsynpunkt. 2. Förelägganden 2.1 Med hänvisning till 3 kap. RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) ska det upprättas en strategi för bevarandet av den del av det elektroniska flygplansregistret som tillkommit hos KSAK. 2.2 Med hänvisning till 4 kap. i RA-FS 2006:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering, ska åldringsbeständigt papper användas för arkivering, och KSAK ska därför undersöka huruvida omkopiering av flygplansakterna kan ske utan att handlingarnas autenticitet äventyras. 2.3 KSAK ska upprätta en arkivbeskrivning i enlighet med 6 kap. Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1 ändrad i RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter. Riksarkivet önskar att senast den 25 september 2012 få en skriftlig redogörelse för de åtgärder som KSAK vidtar med anledning av föreläggandena.
2(5) 3. Inspektionen 3.1 Inledning Riksarkivet (RA) har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och ska därför enligt arkivförordningen 5 regelbundet inspektera arkivvården. Av 2 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter, också i tillämpliga delar ska gälla handlingar hos de organ och i de verksamheter som anges i bilagan till lagen. Vid tillämpningen av lagen så jämställs dessa organ med myndigheter. Detta medför även att arkivlagen med följdförfattningar omfattar organen och således har Riksarkivet skyldighet att utöva tillsyn över dem. Riksarkivet (RA) inspekterade den 13 oktober 2011 arkivvården hos Kungliga Svenska Aeroklubben (KSAK). Inspektionen omfattade de delar av verksamheten som tas upp i bilagan till offentlighets och sekretesslagen (2009:400) det vill säga verksamheten med besiktning och tillsyn av luftfartyg samt utfärdande och förnyande av luftvärdighetsbevis och miljövärdighetsbevis. Närvarande: Från Kungliga Svenska Aeroklubben: Generalsekreterare Assistent Från Riksarkivet (RA/KRA): Peter Nordström, 1 arkivarie (KRA) Tomas Wallin, arkivarie (RA) 3.2 Arkivets avgränsning, ansvar och organisation KSAK är en ideell förening vars ändamål är att stödja och utveckla det lätta motordrivna flyget samt att bedriva och stödja kulturell, idrottslig och social verksamhet inom den ideella flygverksamheten. Föreningen härstammar ur det år 1900 bildade Svenska Aeronautiska sällskapet som 1921 ändrade namn till Kungliga Svenska Aeroklubben. Man blev 1937 riksorganisation för landets flygklubbar och från och med år 2004 ändrades verksamhetens inriktning mot ett samordnande av det motordrivna lättare flyget. Från början av 80-talet till och med den 1 januari 2009 hade KSAK viss myndighetsutövning delegerad till sig vilken reglerades i luftfartslagen (1957:297). Det vill säga verksamheten med besiktning och tillsyn av luftfartyg samt utfärdandet och förnyandet av luftvärdighetsbevis och miljövärdighetsbevis. KSAK finns med denna verksamhet upptagen i bilagan till offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Man fanns tidigare upptagen i bilagan till sekretesslagen (1980:100 upphävd genom 2009:400) i vilken man upptogs den 1 januari 1989. Detta genom lag (1988:836) om ändring i sekretesslagen (1980:100).
3(5) Från början av 80-talet 1 och till och med den 1 januari 2009 delegerades verksamheten med besiktning av luftfartyg och utfärdandet av luftvärdighetsbevis samt miljövärdighetsbevis från flera olika myndigheter till KSAK (organisationsnummer 556201-6518). Den 1 januari 2009 skedde en omdelegering av ansvaret för verksamheten till grenförbundet Motorflygförbundet Kungliga Svenska Aeroklubben (KSAK-M) (organisationsnummer 802017-3475). Verksamheten delegerades fram till den 1 januari 2005 av Luftfartsverket för att därefter delegeras av Luftfartsstyrelsen vars verksamhet från och med den 1 januari 2009 kom att ingå i Transportstyrelsen som sedan dess har delegerat verksamheten. Riksarkivets bemyndigande att inspektera arkivvården hos KSAK omfattar handlingar tillkomna under perioden 1989-2009. Under denna tid är KSAK i fråga om den delegerade verksamheten jämställd en statlig myndighet vid tillämpningen av 2 kap. Tryckfrihetsförordningen (1949:105), offentlighets och sekretesslagen (2009:400) samt arkivlagen (1990:782). KSAK har ansvaret för de handlingar som tillkommit under den tid man haft verksamheten delegerad till sig och den har funnits upptagen i bilagan till offentlighets och sekretesslagen. Det vill säga mellan den 1 januari 1989 till och med den 1 januari 2009. KSAK och KSAK-M har samma kansli och samma styrelse men är två olika organisationer som är skilda juridiska personer. Generalsekreteraren är arkivansvarig för såväl KSAK:s som KSAK-M och assistenten sköter det löpande arbetet. KSAK-M står varken med i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller i bilagan till förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Riksarkivet saknar därför bemyndigande att inspektera arkivvården hos KSAK-M. Riksarkivet är dock arkivmyndighet för Transportstyrelsen som delegerar verksamheten till KSAK-M. Riksarkivet har enligt 1-3, förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet ansvar för och överinseende över den statliga arkivverksamheten. Dessutom ska man ha en nationell överblick över arkivfrågor och följa arkivverksamheten i landet. Riksarkivet har uppmärksammat att det i KSAK-M:s handbok för den delegerade verksamheten samt i delegeringsavtalet står att de handlingar som i dag kommer in eller upprättas i denna verksamhet är allmänna på grund av delegationen från Transportstyrelsen. Dessutom står det att den delegerade verksamheten är att likställa vid myndighetsutövning. Riksarkivet anser att det inte står helt klart att så är fallet. Handlingarna blir vid nuvarande förfarande dock inte arkivhandlingar förrän de inkommer till Transportstyrelsen. Riksarkivets konstaterar att den delegerade verksamheten hos KSAK-M inte tagits upp i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller i bilagan till förordningen (1994:1495) om 1 Enligt uppgift från generalsekreteraren. Riksarkivet har utan framgång sökt Transportstyrelsen för att ta reda på ett mer exakt datum.
4(5) överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Riksarkivet anser sig därför inte ha bemyndigande att utöva tillsyn över KSAK-M Understrykas bör dock att det är Justitiekanslern och inte Riksarkivet som har överinseende över tryckfrihetsförordningen och vad som är allmänna handlingar hos myndigheter. 3.3 Arkivbildning De handlingar som tillkommit inom den delegerade verksamheten förvaras i så kallade flygplansakter. Dessa är sorterade i tre huvudgrupper nämligen amatörbyggda plan, fabriksbyggda plan, samt ultralätta klass A plan (Trike). Inom grupperna är akterna sorterade i bokstavsordning efter flygplanens registreringsbeteckningar. Inkomna och upprättade handlingar som rör enskilda flygplan har registrerats i aktjournaler och lagts kronologiskt i respektive flygplans akt. Akterna är öppna så länge ett flygplan är i drift. När en akt har setts som död det vill säga att planet tagits ur drift levereras den till Transportstyrelsen. Hittills har akter levererats till Transportstyrelsen vid två tillfällen. Ingen åtskillnad av handlingar tillkomna hos KSAK och KSAK-M har gjorts utan akterna innehåller handlingar från båda arkivbildarna. Handlingarna i akterna har tillkommit under en tidsperiod så verksamheten delegerats till KSAK från tre olika myndigheter nämligen Luftfartsverket, Luftfartsstyrelsen och Transportstyrelsen. KSAK:s arkivbildning omfattar dock endast den tid som verksamheten delegerats av Luftfartsverket och Luftfartsstyrelsen. KSAK respektive KSAK-M har som arkivbildare fortfarande ansvaret för de handlingar som överförts till Transportstyrelsen. Handlingarna bör hos Transportstyrelsen förtecknas som ett eget arkiv eller åtminstone som en egen serie med tydliga hänvisningar. Uppgifter och historik om delegeringen av verksamheten ska även tas upp i en arkivbeskrivning. Det finns hos organisationen ett elektroniskt flygplansregister upprättat. I detta kan man förutom på registreringsnummer även söka efter flygplan och göra sammanställningar med andra urvalskriterier som till exempel flygplansmodell. Det elektroniska flygplansregistret är att anse som en allmän handling och tillhörande såväl KSAK:s som KSAK-M:s arkivbildning gällande den delegerade verksamheten. Registret finns hos Internetplatsen.se men det är fortfarande KSAK respektive KSAK-M som är ansvariga för uppgifterna i systemet. Det ska upprättas en strategi för bevarandet av den del av det elektroniska registret som tillkommit hos KSAK detta i enlighet med 3 kap RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
5(5) 3.4 Framställning och hantering av handlingar Riksarkivet kunde konstatera att åtskilliga papper i flygplansakterna inte är framställda på åldringsbeständigt papper i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4 ändrad genom RA-FS 2008:1) om tekniska krav och certifiering, varför omkopiering till åldringsbeständigt papper måste ske. I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:1 ändrad genom RA-FS 2010:2) om handlingar på papper, framgår att kopiering ska ske enkelsidigt. Handlingarna på icke åldringsbeständigt papper är emellertid ofta försedda med originalunderskrift, varför KSAK först måste undersöka huruvida omkopiering kan ske utan att autenticiteten äventyras. 3.5 Arkivredovisning Ingen arkivförteckning eller arkivbeskrivning finns och heller inget manuellt register över flygplansakterna. I varje akt finns en aktjournal där handlingarna i akten registrerats i kronologisk ordning. Det finns dock ett digitalt luftfartygsregister som kan användas som sökingång till flygplansakterna. Då arkivbildningen för verksamheten är relativt liten får aktjournalerna och det digitala registret sägas vara tillräckligt som sökmedel och ingen ytterligare arkivförteckning behöver upprättas för de handlingar i akterna som fortfarande är öppna. KSAK ska dock upprätta en arkivbeskrivning i enlighet med 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1 ändrad i RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter. 3.6 Arkivlokaler Flygplansakterna förvaras i hängmappar i två dragskåp av fabrikatet Rosengren. Dessa håller brandklass EI 120. 3.7 Gallring Inget tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6 (omtryckt i 1997:6) finns men ingen gallring sker heller av handlingarna från verksamheten med besiktning och tillsyn av luftfartyg samt utfärdande och förnyande av luftvärdighetsbevis och miljövärdighetsbevis. I Riksarkivet den 27 mars 2012, Peter Nordström Tomas Wallin 1:e arkivarie Arkivarie