1(17) Promemoria Diarienummer 2015-06-15 2015/00833 Olof Hallström Konsekvensutredning för en ny föreskrift och allmännt råd (TVFS 2015:XX) om stöd från Europeiska socialfonden (ESF) inom ramen för det nationella socialfondsprogrammet inom målet för investering och tillväxt 2014-2020 1. Bakgrund EU har beslutat om en ny programperiod för den Europeiska socialfonden; 2014-2020, och Europaparlamentet och Rådet har beslutat om nya förordningar vilka bl.a. reglerar hur stöd från den Europeiska socialfonden får beslutas och användas under den nya programperioden. I nu relevant avseende är det främst - Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1303/2013 av den 17 december 2013 om fastställande av gemensamma bestämmelser för Europeiska regionalfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och Europeiska havs- och fiskerifonden om fastställande av allmänna bestämmelser för Europeiska regionalfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden och Europeiska havs- och fiskerifonden samt upphävande av rådets förordning (EG) nr 1083/2006, och - Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1304/2013 av den 17 december 2013 om Europeiska socialfonden och om upphävande av Rådets förordning (EG) nr 1081/2006. Dessa förordningar förkortas nedan med EU:s strukturfondsförordning (1303/2103) och EU:s förordning om socialfonden (1304/2013). Sveriges Regering har den 3 december 2014 beslutat om ett Nationellt socialfondsprogram för investering för tillväxt och sysselsättning 2014-2020. Regeringen har vidare beslutat två nya förordningar; förordningen (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder, vilken trädde ikraft den 1 januari 2015, och förordning (2015:61) om statligt stöd inom det nationella socialfondsprogrammet, vilken trädde ikraft den 1 april 2015. Förordning (2014:1383) kallas nedan för den svenska strukturfondsförordningen. Genom den svenska strukturfondsförordningen upphör förordningen (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder ska gälla och genom förordningen (2015:61) upphör förordningen (2009:982) om statligt stöd inom det nationella strukturfondsprogrammet för regional konkurrenskraft och sysselsättning att gälla. Med anledning härav kan Svenska ESF-rådets nuvarande föreskrift och allmänna råd TVFS (2010:1) om stöd från Europeiska socialfonden (ESF) inom ramen för nationellt strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning i Sverige 2007-2013 inte längre tillämpas på ärenden Svenska ESF-rådet, Huvudkontoret Besöksadress: Rosterigränd 12, 3 tr Postadress: Box 471 41, 100 74 Stockholm Telefon: 08-579 171 00 Fax:08-579 171 01 Webbplats: www.esf.se
2(17) som beslutas under den nya programperioden 2014-2020. Följaktligen måste Svenska ESF-rådet ersätta föreskriften TVFS (2010:1) och ta fram en ny föreskrift för innevarande programperiod. 2. SYFTE Denna konsekvensutredning avser Svenska ESF-rådets föreslagna föreskrift och allmänna råd (2015:xx) om stöd från Europeiska socialfonden (ESF) inom ramen för det nationella socialfondsprogrammet inom målet för investering och tillväxt 2014-2020, vilken är planerad att träda ikraft när den utkommer från trycket och från vilken tidpunkt föreskriften TVFS (2010:1) ska upphöra att gälla. Föreskriften är en verkställighetsföreskrift enligt bemyndigande i 2 kap. 46 förordningen (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder. Förordningens förslag har EU-anknytning har inte finansiell innebörd har organisatorisk innebörd har inte betydelse för miljön. Några konsekvensutredningar avseende Regeringens förordningar (2014:1383) och (2015:61) har inte upprättats eftersom det har bedömts obehövligt med hänsyn till att medel till strukturfonderna hanteras årsvis inom ramen för statsbudgeten. Prioriteringar och förväntade resultat av satsningarna har beslutats av regeringen i den s.k. partnerskapsöverenskommelsen samt i respektive program. Denna bedömning torde också kunna utsträckas till den föreskrift som Svenska ESF-rådet tar fram. Den föreslagna föreskriften är en verkställighetsföreskrift och därtill mindre omfattande denna programperiod än den föregående eftersom många centrala bestämmelser nu återfinns i regeringarnas förordningar och inte som tidigare i myndighetsföreskriften. Eftersom programperioden redan är inledd är det angeläget att föreskriften träder i kraft omgående. 3. METOD De svenska förordningarna (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder och förordningen (2015:61) om statligt stöd inom det nationella socialfondsprogrammet reglerar vad som krävs för att någon ska erhålla stöd ur Europeiska socialfonden, vad sådant stöd ska uppnå samt vilka krav som kan ställas på stödmottagare och på en förvaltande myndighet. I förordningen föreskrivs vidare i detalj vad ett beslut om stöd måste omfatta. För att på ett enkelt och förutsägbart sätt klargöra hur dessa krav säkerställs och hur insatser ska följas upp anser Svenska ESF-rådet att den mest lämpliga metoden är att ta fram en generell verkställighetsföreskrift. Detta metodval stämmer också överens med hur Statens Jordbruksverk och Tillväxtverket valt att reglera motsvarande frågor inom ramen för sina uppdrag.
3(17) Myndighetens föreskrift kommer att kompletteras med andra styrdokument såsom handböcker, informationsinsatser och framför allt av myndigheten framtagna formulär och blanketter som stödsökande ska fylla i samband med att de ansöker om stöd om utbetalning om stöd eller annars rapporterar till myndigheten om hur en stödinsats genomförs. På så sätt förenklas handläggning av stödärenden både för myndigheten och för stödsökandena och den administrativa bördan reduceras. Svenska ESF-rådet bedömer att det inte finns något kostnadseffektivt alternativ till verkställighetsföreskrifter. 4. Förordningen (2014:1383) om förvaltning av EU.s strukturfonder Den nya svenska strukturfondsförordningen är en gemensam förordning för förvaltningen av EU:s strukturfonder i Sverige efter EU-rättslig modell. Gemensam i meningen att den omfattar förvaltningen av Europeiska struktur- och investeringsfonder i Sverige, s.k. ESI-fonder. Förordningen innehåller bestämmelser som kompletterar underliggande EU-rättsliga bestämmelser; främst EU:s strukturfondsförordning. Den nya svenska strukturfondsförordningen är förändrad jämfört med den förra programperioden och medför bl.a; - Att centrala bestämmelser som om stödberättigande kostnader föreskrivs i förordningsform jämfört med att som tidigare ha lämnas till myndigheternas verkställighetsföreskrifter. - Ökade krav på samarbete och samordning mellan olika förvaltande myndigheter (Förutom Svenska ESF-rådet främst Statens jordbruksverk och Tillväxtverket.). - Ökat fokus på förenklingsåtgärder som syftar till att minska den administrativa bördan för både stödmottagare och förvaltande myndigheter. - Skärpta krav på resultat och resultatuppföljning. - Skärpta krav på att förvaltande myndigheter att säkerställa att stöd inte används på ett oriktigt sätt. - Skärpta krav på en digital ärendehantering. - Skärpta krav på att Svenska ESF-rådet ska tidigarelägga kontroller och mer proaktivt följa upp hur stödinsatser genomförs inte bara avseende resultat utan också angående hur insatser genomförs. - Ett skärpt fokus på hur stödinsatser bereds och beslutas med beaktande av bestämmelserna om statligt stöd i artikel 107 och 108 i fördraget om Europeiska Unionens funktionssätt. 5. Svenska ESF-rådets föreskrift Den föreslagna föreskriften är mindre omfattande än myndighetens föreskrift för den föregående programperioden eftersom flera centrala bestämmelser som tidigare reglerades i myndighetens föreskrift numera återfinns i den svenska strukturfondsförordningen. Vidare följer av 2 kap. 14 och 15 i nämnda förordning att myndighetens beslut om stöd i större detalj än tidigare programperiod ska innehålla vissa preciserade uppgifter som annars skulle behöva hanteras i föreskriften. Förhållanden
4(17) som sammantaget medför att vissa bestämmelser inte längre behöver tas med i myndighetens föreskrift. De väsentligaste förändringarna i den föreslagna föreskriften jämfört med föreskriften för programperioden 2007-2013 (TVFS 2010:1) är; - ESF-rådet tydliggör och anpassar definitioner till den nya programperioden - tar fram nya allmänna råd, - förenklar kraven på ansökningar om utbetalning av stöd, - klargör vad som avses med förenklade kostnadsalternativ, - inför nya bestämmelser om digital ärendehantering, och - tydliggör att myndigheten i projekt som varar längre än tre år kan se över och ändra villkor med visa specificerade intervall. 6. Förtydligande kommentarer till föreskriftens bestämmelser och sammanfattande bedömningar av konsekvenser och för vilka som berörs 1 Tillämpningsområde Bestämmelsen syftar till att klargöra att föreskriften reglerar ärenden där Svenska ESF-rådet i egenskap av förvaltande myndighet fattar beslut om stöd från Europeiska socialfonden inom ramen för det nationella socialfondsprogrammet inom målet för investering och tillväxt 2014-2020. Bestämmelsen berör samtliga som söker stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för dessa eller andra intresserade eftersom bestämmelsen bara är ett tydliggörande av vad som redan gäller. 2 Grundläggande bestämmelser Bestämmelsen syftar till att klargöra vilka EU-rättsliga och nationella bestämmelser som föreskriften ska komplettera och som utgör grunden för föreskriften. Det förtjänar att lyftas fram att EU.s budgetförordning (EU) 966/2012 omnämns eftersom hanteringen av medel ur den Europeiska socialfonden är en hantering av EU-medel och det mot den bakgrunden i bl.a. Europaparlamentetsoch Rådets förordning (EU) 1303/2013 direkt hänvisas till bestämmelser i EU:s budgetförordning. Bestämmelsen berör samtliga som söker stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för dessa eller andra intresserade eftersom bestämmelsen bara är ett tydliggörande av vad som redan gäller. Bestämmelsen bidrar också till en stärkt fondsamordning med Tillväxtverket
5(17) 3 Definitioner Bestämmelsen är en utveckling av motsvarande bestämmelse i TVFS 2010:1. Under förra programperioden har ett flertal begrepp utkristalliserats som särkilt betydelsefulla och dessa definieras i den föreslagna bestämmelsen. I punkt 1 - punkt 3 klargörs att en stödsökande måste vara en juridisk person samt att stödsökanden inte också måste vara en stödmottagare. I punkt 2 punkt 3 klargörs att också den som bedriver organiserad ekonomisk verksamhet utan att vara en juridisk person kan omfattas av stöd från socialfonden. Det är anpassning till det nya socialfondsprogrammet enligt vilket också den som bedriver näringsverksamhet i form av enskild firma kan bli föremål för insatser finansierade av den Europeiska socialfonden. I punkt 4 förklaras vad en insats är. Begreppet insats är hämtat ur EU-förordningarna och motsvarar begreppet projekt som används i den svenska förordningen. I punkt 5 definieras begreppet samverkansavtal. Behovet av definitionen följer av att Svenska ESFrådet endast kan ha en stödsökande per projekt och att det ibland förekommer att det finns en gruppering av intressenter bakom en ansökan. I sådana situationer har det visat sig nödvändigt att kunna klargöra när en grupp samarbetar så nära, långsiktigt och så intimt att samtliga är att anse som stödsökanden jämfört med mer lösa samarbetsformer. I punkt 6 klargörs vad en projektdeltagare är i föreskriftens mening. Bestämmelsen berör samtliga som söker stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödsökanden eller andra intresserade eftersom bestämmelsen bara är ett tydliggörande av vad som gäller. Genom bestämmelsen bedömer myndigheten att förutsägbarhet och transparens ökar. 4 Utlysningar Bestämmelsen är en direkt motsvarighet till 4 i TVFS 2010:1. Den föreslagna ordalydelsen är delvis en anpassning till det etablerade begreppet utlysning, delvis ett klargörande av att en utlyst ansökningsomgång reglerar de förutsättningar som gäller för den enskilda utlysningen och slutligen ett tydliggörande av att utlysningar publiceras på Svenska ESF-rådets hemsida. Bestämmelsen berör samtliga som söker stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödsökanden eller andra intresserade eftersom bestämmelsen bara är ett tydliggörande av vad som gäller. Genom bestämmelsen bedömer myndigheten att förutsägbarhet och transparens ökar.
6(17) 5 Ansökan om stöd Bestämmelsen ändrar inte i sak vad som gäller sedan tidigare. Ansökningar ska även fortsättningsvis lämnas på av Svenska ESF-rådet framtagna formulär. Bestämmelsen är dock en utveckling vad avser metodik för den tydliggör att ansökningar i första hand ska lämnas digitalt och vara signerade genom en erkänd digital signatur, genom e-legitimation eller på av Svenska ESF-rådet anvisat sätt. Bestämmelsen är medvetet utformad för att tillåta flera olika alternativa metoder för signering. Detta för att öka stödsökandenas möjlighet att utan tillkommande kostnader lämna digitala ansökningar. Bestämmelsen innehåller dock en möjlighet för Svenska ESF-rådet att lämna ett medgivande till att en sökande vilken inte kan ansöka om stöd ur Europeiska socialfonden på digitalt vis ansöker på annat sätt. Bestämmelsen är en anpassning till de underliggande EU-krav på en digitalisering av ärendeprocessen som följer av de underliggande EU-förordningarna. Bestämmelsen berör samtliga som söker stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några allvarliga konsekvenser för stödsökande eller andra intresserade. Detta eftersom det är möjligt att fortsättningsvis ansöka om stöd på traditionellt vis. En ökad digitaliserad ärendehantering torde även underlätta och förenkla för både stödsökanden och för Svenska ESF-rådet. Det finns inga formella krav i de underliggande förordningarna, varken i den nationella eller de EUrättsliga, på att ansökningar om stöd ska vara undertecknade. Inte heller i Förvaltningslagen (1986:223) finns ett sådant krav. Föreskriftens krav på att en ansökan om stöd ska vara undertecknad syftar till att säkerställa att ansökningar om stöd är autentiska och seriöst menade samt till att säkerställa att de behörighetshandlingar och attesträttigheter etc. som upprättas för anställda i projekten är riktiga. I artikel 114.4.c) i Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) 1303/2013 följer vidare att förvaltande myndigheter ska införa effektiva och proportionella bestämmelser om bedrägeribekämpning. En undertecknad handling kan kopplas till straffansvar enligt Brb 15 kap. 10 och 11, vilket gör att kravet är i linje med ovannämnda underliggande EU-rättsliga krav på förvaltande myndigheter att förebygga och motverka hot mot EU:s finansiella intressen, se även Brb 9 kap. 1 och 3a.. I bestämmelsens avslutande stycke anges att en ansökan om stöd ska ha inkommit inom den tid som föreskrivs i en utlyst ansökningsomgång. Det står alltså inte en sökande fritt att ansöka när som helst utan bara i enlighet med de förutsättningar som Svenska ESF-rådet bestämt för en viss anslutning. Bestämmelsen utgör inte någon egentlig förändring jämfört med vad som gällt tidigare utan tydliggör vad som gäller och får därmed anses förenkla och öka förutsägbarheten för sökandena. 6 Underlag till en ansökan om stöd Bestämmelsen överensstämmer i allt väsentligt med motsvarande bestämmelse i TVFS 2010:1. Bestämmelsen innehåller en katalog av olika sorters underlag som måste bifogas en ansökan om stöd så att Svenska ESF-rådet kan pröva ansökan i enlighet med de krav som föreskriv i 2 kap. 8 i
7(17) förordningen (2014:1383). Bestämmelsen anknyter även till de uppgifter som en sökande ska lämna i formuläret för ansökan om stöd som myndigheten tillhandahåller digitalt. Den föreskrivna katalogen av underlag utgör en utvidgning jämfört med vad som gällde under den föregående programperioden. Utvidgningen avser främst uppgifter om sökanden och projektorganisationen som syftar till att myndigheten ska kunna ta ställning till en sökandes genomförandekapacitet, vilket följer av de skärpta krav som de underliggande EU-förordningarna ställer i detta avseende. Utvidgningen innefattar också underlag som ska möjliggöra för Svenska ESF-rådet att mäta om ett projekt uppnår förväntade resultat m.m. Att ett projekt uppnår ett förväntat resultat är en förutsättning för utbetalning av stöd. Genom detta krav säkerställs också att en stödsökande är delaktig i att fastställa det förväntade resultatet och effekterna. Bestämmelsen berör samtliga som söker stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några allvarliga konsekvenser för stödsökande eller andra intresserade. Bestämmelsen torde öka transparensen genom att tydliggöra för sökandena vad för slags uppgifter som efterfrågas i ansökningsformuläret och därmed förenkla framtagandet av nödvändiga underlag. Bestämmelsens utformning bidrar även till fondsamordningen med Tillväxtverket eftersom sistnämnda myndighet utformat motsvarande bestämmelse på ett snarlikt sätt och i enlighet med samma metodik. 7 Stödberättigade utgifter och ett allmänt råd om kostnadseffektivitet. Bestämmelsen är ny och består av två led; dels ett krav på att projekt ska bedrivas kostnadseffektivt, dels en hänvisning till 2 kap. 18-39 i förordningen (2014:1383) vari föreskrivs om stödberättigade kostnader. 2 kap. 18-39 i nämnda förordning innehåller bestämmelser som under föregående programperiod återfanns i myndighetens föreskrift. För tydlighetens skull innehåller föreskriften en direkt hänvisning till bestämmelserna i förordningen. I 2 kap. 20 förordningen (2014:1383) föreskrivs att projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. Vidare föreskrivs att stödmottagare som inte tillämpar bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling ska följa de principer som ges uttryck för i 1 kap. 9 LOU (likabehandling, ickediskriminering, transparens, ömsesidigt erkännande och proportionalitet). Begreppet kostnadseffektivt är ytterst hämtat ur EU:s budgetförordning (EU) nr 966/2012 men används också i EU:s strukturfondsförordning (EU) nr 1303/2013 av vilken följer att EU-medel ska användas med beaktande av principen om sund ekonomisk förvaltning. Begreppet kostnadseffektivitet är således mycket centralt för bedömningen av om kostnader i projekt är stödberättigande. Det finns därför anledning att förklara och tydliggöra vad som avses med begreppet. 7 kompletteras därför av ett allmänt råd i vilket begreppet kostnadseffektivitet förklaras genom att beskriva innebörden i principerna om sparsamhet, ändamålsenlighet och effektivitet.
8(17) Användandet av begreppet kostnadseffektivitet i den svenska strukturfondsförordningen (204:1383) är i mångt en utveckling av begreppet affärsmässiga villkor i den tidigare strukturfondsförordningen (2007:14). Begreppet affärsmässiga villkor har huvudsakligen använts som en kravställning angående hur stödmottagare som inte omfattas av bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling ska köpa in varor och tjänster. Därför anges i det allmänna rådet att den som i en inköps- eller upphandlingssituation utnyttjar de möjligheter som marknaden erbjuder genom t.ex. en konkurrensutsättning normalt antas uppnå ett kostnadseffektivt resultat. Bestämmelsen berör samtliga som söker stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödsökande eller andra intresserade eftersom bestämmelsen bara klargör vad som föreskrivs i den svenska strukturfondsförordningen (2014:1383). Bestämmelsen förenklar för samtliga berörda och ökar förutsägbarhet och transparens till nytta för stödsökande och stödmottagare. 8 Förenklade kostnadsalternativ Enligt artikel 4.10 i EU:s strukturfondsförordning EU nr 1303/2013 ska både Kommissionen och medlemsstaterna utföra sina uppgifter med målsättningen att minska den administrativa bördan för stödmottagarna. Artiklarna 67 till 69 i samma förordning ger även möjlighet att på sätt följer av artikel 14.1. i EU:s socialfondsförordning använda förenklade kostnadsalternativ; enhetskostnader, engångsbelopp och schabloner istället för verkliga kostnader. Avsikten är att förenkla för både stödmottagare och den förvaltande myndigheten vid beräkning och redovisning av kostnader. I 2 kap. 15 i den svenska strukturfondsförordningen föreskrivs att den förvaltande myndigheten i beslutet om beviljande av stöd ska ange hur kostnaderna i ett projekt ska redovisas. Mot den bakgrunden innehåller bestämmelsen en övergripande redogörelse för vad som är förenklade kostnadsalternativ och hur sådana beräknas. Bestämmelsen är utformad på ett övergripande sätt för att inte riskera att den på något sätt kan antas ersätta den individuella utformning av ett beslut om beviljande av stöd i relevant avseende, som ju har en bindande effekt för den enskilde stödmottagaren. Det tydliggörs i bestämmelsens sista mening. Ersättning för kostnader ska normalt betalas i efterskott. När det förenklade kostnadsalternativet engångsbelopp används får det till konsekvens att utbetalning får ske först när ett projekt är genomfört och projektresultatet kan mätas. Av den anledningen innehåller bestämmelsen en möjlighet att i beslutet om beviljande av stöd fastställa mätbara delresultat. Det möjliggör att vid långvariga projekt underlätta en stödmottagares likviditet och betala ut motsvarande del av klumpsumman innan projektet är avslutat, jfr 2 kap. 14 i den svenska strukturförordningen.
9(17) Genom att använda förenklade kostnadsalternativ slipper stödmottagare en krävande redovisningsprocedur där enskilda kostnader alltid ska styrkas med verifikationer. Nu används i stället i förväg av myndigheten fastställda belopp. Bestämmelsen berör samtliga som söker stöd ur den Europeiska socialfonden och beskriver och förtydligar de förenklade kostnadsalternativ som kan användas i enskilda projekt. Det har ansetts lämpligt mot bakgrund av att 2 kap. 18 p 6 i den svenska strukturförordningen föreskriver att utgifter är stödberättigande om de kan styrkas av stödmottagaren genom fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar som bokförts i enlighet med god redovisningssed eller uppfyller de krav som gäller för förenklade kostnadsalternativ enligt vad som framgår av artiklarna 67-69 och 109 i EU:s strukturfondsförordning eller artikel 14 i EU:s förordning (1304/2013) om socialfonden. Genom bestämmelsen bedömer myndigheten att förståelsen om vad förenklade kostnadsalternativ är ökas hos stödmottagarna och användandet av dessa kostnadsalternativ kommer att förenkla för både stödmottagare och för den förvaltande myndigheten. 9 Indirekta kostnader Av artikel 68 1.b i EU:s strukturfondsförordning följer att medlemsstater får bestämma en schablonsats om högst 15 % av stödberättigande direkta personalkostnader utan något krav på att medlemsstaten ska göra en beräkning för att fastställa den tillämpliga satsen. Med stödberättigade indirekta kostnader avses det som i vardagligt språkbruk kallas för kostnader för overhead/oh-kostnader. Genom bestämmelsen fastställs en bestämd schablonsats om 15 % av stödberättigande direkta personalkostnader. Meningen med att använda en schablonsats är att de faktiska OH-kostnaderna i ett projekt inte behöver verifieras. Avsikten är att förenkla för stödmottagarna. I bilaga 1 till föreskriften specificeras vilka kostnadskategorier som är indirekta kostnader. Bestämmelsen berör samtliga stödmottagare. Genom att använda förenklade kostnadsalternativ slipper stödmottagare en krävande redovisningsprocedur där enskilda kostnader alltid ska styrkas med verifikationer. Nu används i stället en av myndigheten i förväg fastställd schablonsats. Bestämmelsen utgör även ett övergripande förtydligande av beslutet att bevilja stöd eftersom myndigheten i nämnda beslut är skyldig att ange hur kostnaderna i ett projekt ska redovisas. Genom bestämmelsen bedömer myndigheten att förståelsen om vad förenklade kostnadsalternativ är ökas hos stödmottagarna och att användandet kommer att förenkla för både stödmottagare och för den förvaltande myndigheten. 10 Ansökan om utbetalning av stöd Som nämnts ovan (5 ) har kraven på en digital ärendehantering stärkts. Därför föreskrivs att en ansökan om utbetalning av stöd ska lämnas elektroniskt och signerad enligt samma regler som i 5. Vidare föreskrivs att ansökningar om utbetalning ska omfatta perioder om en till tre månader.
10(17) Genom att föreskriva om ett krav på ett bestämt tidsintervall antar myndigheten att projekt med regelbundna intervall kommer att ansöka om utbetalning. Bestämmelsen ska främja regelbundna utbetalningar och ett jämt och förutsägbart flöde till myndigheten. Under förutsättning att det är förenklande för alla berörda införs en bestämmelse enligt vilken myndigheten kan medge att ansökningar får avses andra perioder. Undantaget kan användas vid t.ex. korta projekt eller om det skulle slumpa sig så att det endast återstår fyra månader av en projektperiod efter den nästa sista utbetalningen av stöd. Bestämmelsen berör samtliga som söker stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödmottagare. Bestämmelsen förenklar för samtliga berörda och ökar förutsägbarheten och transparensen till nytta för både stödsökande och stödmottagare. 11 Underlag till en ansökan om stöd och allmänt råd om underlag till ansökan om stöd. Bestämmelsen motsvarar 8 i myndighetens nuvarande föreskrift TVFS (2010:1). Jämfört med den bestämmelsen är 11 något förkortad och mer överskådlig. De uppgifter som krävs in från stödmottagaren är sådana uppgifter som oundgängligen krävs för att myndigheten ska kunna pröva en ansökan om stöd. Vidare så tydliggörs vilka andra former av underlag som beroende på omständigheterna i det enskilda fallet är behövliga. Distinktion är gjord för att förenkla för stödmottagare så att dessa inte behöver ta fram och skicka in underlag som myndigheten inte behöver. I det allmänna rådet förtydligar myndigheten vad som typiskt sätt är adekvata upphandlings- och inköpsunderlag. Motsvarande förtydligande fanns i den förra föreskriften och det torde även fortsättningsvis var till störst nytta för stödmottagare som inte omfattas av bestämmelserna i LOU. Bestämmelsen berör samtliga som får stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödmottagarna eftersom bestämmelsen bara tydliggör vilka slags underlag myndigheten behöver för att pröva en ansökan. Dessa krav överensstämmer med de uppgifter stödsökande måste lämna i det elektroniska formulär som myndigheten tillhandahåller. Bestämmelsen förenklar för samtliga berörda och ökar förutsägbarhet och transparens till nytta för stödsökande och stödmottagare. 12 Utbetalning av stöd Bestämmelsen motsvarar motsvarande bestämmelse i 10 i TVFS (2010:1). Liksom tidigare gäller att utbetalning sker i efterskott. Den ändrade formuleringen motiveras av det denna programperiod finns två principiellt olika sätt att redovisa kostnader, se 2 kap. 18 punkt 6 i den svenska strukturfondsförordningen. En följd härav är att vissa förenklade kostnadsalternativ inte kräver att t.ex. en utgift är betald, eller att den ska verifieras med faktura eller likande underlag.
11(17) Bestämmelsen berör samtliga som får stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödmottagare eftersom bestämmelsen bara klargör vad som föreskrivs i den svenska strukturfondsförordningen (2014:1383). Bestämmelsen förenklar för samtliga berörda och ökar förutsägbarhet och transparens till nytta för stödsökande och stödmottagare. 13 Förskott Bestämmelsen motsvarar 9 i TVFS (2010:1). Liksom tidigare gäller att Svenska ESF-rådet kan betala ut stöd i förskott. Av 2 kap. 17 i den svenska strukturfondsförordningen följer att det får ske om det föreligger särskilda skäl och det motiveras av en stödsökandes ekonomiska bärkraft. Det är således fråga om en undantagsbestämmelse. Av den anledningen har svenska ESF-rådet valt att utveckla bestämmelsen och att tydliggöra vad en sådan prövning måste omfatta. Därvid har myndigheten tagit hänsyn till de skärpta krav som EU:s strukturfondsförordning ställer på förvaltande myndigheter att beakta stödsökandens genomförandekapacitet ( jfr artikel 125 3. d) och angående att vidta proportionella åtgärder som förebygger oriktigheter och brottslighet (jfr. artikel 125 4. c)). Den ändrade utformningen syftar till att korta och tydliggöra bestämmelsen jämfört med tidigare. Bestämmelsen berör samtliga som ansöker om stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödmottagarna eftersom bestämmelsen bara tydliggör vilka slags överväganden myndigheten behöver göra för att pröva en ansökan om förskott. Bestämmelsen förenklar för samtliga berörda och ökar förutsägbarhet och transparens till nytta för stödsökande och stödmottagare. 14 Redovisning Bestämmelsen motsvarar 11 i den tidigare föreskriften TVFS (2010:1). Den något ändrade formuleringen är avsedd att inrymma förenklade kostnadsalternativ och en hantering av mycket små projekt ett lämpligt sätt och ska inte anses nedföra någon förändring i sak. Bestämmelsen berör samtliga som ansöker om stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödmottagarna eftersom bestämmelsen bara tydliggör vilka slags krav myndigheten behöver göra. Bestämmelsen förenklar för samtliga berörda och ökar förutsägbarhet och transparens till nytta för stödsökande och stödmottagare. 15 Mervärdesskatt Bestämmelsen motsvarar 13 i den tidigare föreskriften TVFS (2010:1).
12(17) Bestämmelsen berör samtliga som ansöker om stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödmottagarna eftersom bestämmelsen bara tydliggör vilka slags överväganden myndigheten behöver göra i det enskilda fallet. 16 Utvärdering Bestämmelsen är ny och av upplysande karaktär. Införandet motiveras av att utvärdering är ett krav som Svenska ESF-rådet har rätt att ställa på projekten. Något om aktualiseras ytterligare i denna programperiod eftersom resultatuppföljning är en mycket väsentlig och prioriterat inslag i myndighetens projektuppföljning. Myndigheten har för detta ändamål upphandlat utvärderare som stödmottagarna ska kunna avropa, men bestämmelsen öppnar också för att om en stödmottagare redan har avtal med en utvärderare ska denne normalt kunna användas. Något som Svenska ESFrådet i såfall fastställer i beslutet om stöd. Bestämmelsen berör samtliga som ansöker om stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödmottagarna eftersom bestämmelsen bara tydliggör vilka slags krav myndigheten behöver ställa. Bestämmelsen förenklar för samtliga berörda och ökar förutsägbarhet och transparens till nytta för stödsökande och stödmottagare. 17 Informationsansvar Bestämmelsen är ny i föreskriften men utgör inte en ny skyldighet för stödsökande och stödmottagare. Detaljerade krav om hur projekt ska redovisa att projekten finansieras med EU-medel har funnits också tidigare i relevanta EU-förordningar. Att införa bestämmelsen i föreskriften motiveras av erfarenheter från den tidigare programperioden där efterlevnaden av informationskravet varit blandat och där många stödmottagare inte förstått betydelsen av att informera om EU:s roll, eller följderna av att inte göra det. Det är viktigt att kunskap sprids om de satsningar som EU gör i Sverige genom den Europeiska socialfonden. Stödsökanden och stödmottagarna har därför en informationsskyldighet. Denna finns föreskriven i bilaga XII till EU:s strukturfondsförordning (EU) nr 1303/2013 och i artikel 20 i EU:s förordningen om Europeiska socialfonden (EU) nr 1303/2013. Svenska ESF-rådet har tagit fram en instruktion och informationsmaterial för detta ändamål till vilket ska hänvisas i beslutet om stöd. Genom beslutet om stöd fastställer Svenska ESF-rådet den faktiska informationsskyldigheten. Bestämmelsen berör samtliga som erhåller stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några konsekvenser för stödmottagarna eftersom bestämmelsen bara tydliggör vilka slags krav myndigheten ställer på dem i informationsavseende.
13(17) Bestämmelsen förenklar för samtliga berörda och ökar förutsägbarhet och transparens till nytta för stödsökande och stödmottagare. 18 Handlingars tillgänglighet och kontroll Bestämmelsen motsvarar 29 i den tidigare föreskriften och har blivit något mer omfattande. Delvis beroende av ändringar i artikel 140 i EU:s strukturförordning jämfört med motsvarande bestämmelser i äldre förordningar, delvis för att göra bestämmelsen lättare att förstå för stödmottagare och delvis för att tydliggöra att den förvaltande myndigheten har fått en skärpt roll avseende att förebygga och upptäcka oriktigheter oc h eventuella brott. I första stycket redogörs för bakgrunden till bestämmelsen. Andra stycket motsvarar första stycket i första stycket i den förra föreskriften men ger ESF-rådet en rätt att ta del av handlingar och uppgifter av betydelse för projektet. Kretsen för hos vilka organisationer som tillträdet gäller är utökad jämfört med tidigare. Tredje stycket tydliggör att berörda organisationer är skyldiga att hålla relevanta handlingar och underlag tillgängliga för Svenska ESF-rådet. Bestämmelsen motsvarar andra stycket i den förra föreskriften. Fjärde stycket föreskriver hur länge en stödsökande/stödmottagare ska hålla original tillgängliga, på bestyrkta kopior eller godkända databärare. Artikel 140 i EU:s strukturförordning anger två metoder för att beräkna bevarandetiden. Svenska ESF-rådet har valt den modell som myndigheten bedömer är enklast att kommunicera till projekten. Femte stycket är nytt och tydliggör att skyldigheten gentemot Svenska ESF-rådet också gäller mot EU-kommissionen och mot specificerade nationella- och EU-revisionsorgan samt att bevarandetiden kan förlängas under vissa omständigheter. Slutligen tydliggörs att en särskild preskriptionstid som avviker för vad som annars gäller för socialfonden gäller för beslut om stöd som aktualiserar EU:s statstödsregler. Bestämmelsen berör samtliga som erhåller stöd ur den Europeiska socialfonden. Bestämmelsens syfte är att klargöra och förtydliga att Svenska ESF-rådet och andra specificerade organ har rätt att genom kontroller i stödsökandens m.fl. lokaler ta del av handingar av betydelse för projektgenomförande samt hur länge berörda organisationer är skyldiga att bevara handlingar om projektgenomförandet efter att projekten är avslutade. Bestämmelsen förenklar för samtliga berörda och ökar förutsägbarhet och transparens till nytta för stödsökande och stödmottagare. 19 Förändringar i projekt
14(17) Bestämmelsen motsvarar 28 i den tidigare föreskriften TVFS (2010:1). Den mest väsentliga förändringen som följer är ett krav på skriftlighet och skyndsamhet i första och andra styckena. Oavsett att utformningen kravet på skriftlighet och skyndsamhet har i sak inte förändrats på något betydande sätt. Den nya utformningen uttrycker tydligare vad som gällt sedan tidigare. Bestämmelsen berör samtliga som erhåller stöd ur den Europeiska socialfonden. Bestämmelsens syfte är att klargöra och förtydliga att stödsökanden och stödmottagare har en skyldighet att skyndsamt informera Svenska ESF-rådet om väsentliga förändringar i förutsättningarna för hur projektet genomförs. Kravet på skriftlighet torde med beaktande av det underliggande kravet på ökad digital hantering och med beaktande av att den mesta kommuniceringen numera sker per mail inte vara en betungande förändring jämfört med vad som gällt tidigare. Bestämmelsen förenklar för samtliga berörda och ökar förutsägbarhet och transparens till nytta för stödsökande och stödmottagare och för den förvaltande myndigheten. 20 Bestämmelsen är ny och avser att tydligöra att Svenska ESF-rådet kan göra en översyn av beslutade villkor och i förekommande fall revidera och besluta om ändrade villkor och förutsättningar för beslut. Bestämmelsen avser projekt som pågår längre tid än ett år. Av 14 i den svenska stödförordningen följer att Svenska ESF-rådet ska fastställa villkor. I och för sig kan motsvarande bestämmelse utformas som ett beslutsvillkor redan i vid beslutet att bevilja stöd men myndigheten bedömer att genom att ta med bestämmelsen i föreskriften ökas förutsägbarheten för vad en eventuell villkorsöversyn kan avse och vad som därvid ska beaktas. Bestämmelsen motiveras av att det vid beslutstillfället kan vara svårt att förutse förändrade förutsättningar för fleråriga projekt som inträffar under projekttiden och att myndigheten under den löpande uppföljningen kan identifiera behov av ändrade villkor avseende projektorganisation, resultatuppfyllelse eller något annat som följer av den utlysta ansökningsomgång enligt vars kriterier projektet beviljats stöd. Bestämmelsen berör samtliga flerårsprojekt som erhåller stöd ur den Europeiska socialfonden. Bestämmelsens syfte är att klargöra och förtydliga att myndigheten i fleråriga projekt kan göra översyn av beslutade villkor och inom vissa ramar revidera dessa. Under den tidigare programperioden har projekt kunnat ansöka om reviderade villkor men nu möjliggörs också för den förvaltande myndigheten att initiera en sådan översyn. Detta är ett led i de skärpta krav som ställs på myndigheten att följa upp projekten avseende genomförandekapacitet, att förebygga och identifiera oriktigheter samt att säkerställa resultatuppfyllelse.
15(17) Bestämmelsen ökar förutsägbarhet och transparens till nytta för stödsökande och stödmottagare och för den förvaltande myndigheten samt stärker myndighetens möjligheter att säkerställa resultatuppfyllelse. 21 23 Rapportering och avslutande av projekt m.m. Bestämmelserna motsvarar 25-27 i den förra myndighetsföreskriften TVFS (2010:1). Den enda förändringen i sak som föreskrivs är att projekt med anledning av utvärderingsskyldigheten i 16 nu även åläggs skyldighet att redogöra för utvärderingen och de eventuella åtgärder som vidtagits med anledning därav. Bestämmelsen berör samtliga som erhåller stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några betungande konsekvenser för dessa eftersom bestämmelsen i huvudsak bara är ett tydliggörande av vad som redan gäller. Att bestämmelsen utvidgas att avse också en redogörelse för genomförd utvärdering torde medföra försumbart merarbete för de som berörs men förstärker myndighetens förutsättningar att säkerställa en effektiv projektutvärdering och projektägarens delaktighet däri. 24 Undantag Bestämmelserna motsvarar 31 i den förra myndighetsföreskriften TVFS (2010:1) och är oförändrad. Bestämmelsen berör samtliga som erhåller stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några betungande konsekvenser för dessa. Bestämmelsen ska tillämpas undantagsvis. 25 Krav på återbetalning Bestämmelsen är ny och införs med anledning av artikel 143 i EU:s strukturförordning och 2 kap. 40-41 i den svenska strukturfondsförordningen. Innebörden av bestämmelsen är inte heller den ny utan den ger uttryck för vad som också gällt under den föregående programperioden. Bestämmelsens syfte är att tydliggöra för stödsökande och stödmottagare att återkrav kan beslutas under projekttiden och efter att projektet har avslutats samt att återkrävda medel inte på nytt får återanvändas i samma projekt. Bestämmelsen införs dels som ett led i fondsamordningen med framförallt Tillväxtverket men också för att tydliggöra att konsekvenser av ett oriktigt användande av medel ur socialfonden. Vidare klargörs att myndigheten kan inleda ett återkrav inom 10 år från det att ett stöd har betalats ut. Bestämmelsen berör samtliga som erhåller stöd ur den Europeiska socialfonden men torde inte medföra några betungande konsekvenser för dessa eftersom den bara är ett tydliggörande av vad
16(17) som gäller. Att ta med bestämmelsen i föreskriften menar myndigheten bör underlätta för stödsökande och stödmottagare att förstå vilka krav som ställs på den som erhåller stöd ur socialfonden. Det ökar förutsebarheten för berörda angående konsekvenser av en felaktig användning av stödet. Sammantaget bör införandet av bestämmelsen underlätta för stödsökande och stödmottagare eftersom att de annars är hänvisade till att sätta sig in i betydligt mer svårgenomträngliga rättsakter som t.ex. EU:s strukturfondsförordning. Övergångsbestämmelser och ikraftträdande Den nya föreskriften föreslås att träda ikraft samma dag som den kommer ut från trycket. Det är angeläget med ett skyndsamt ikraftträdande eftersom programperioden inleddes redan den 1 januari 2015. Den gamla föreskriften föreslås upphöra samma dag med undantag för ärenden som härrör från programperioden 2007-2014. Denna ordning överensstämmer med vad som gäller enligt förordningen (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder. Övrigt Trots att den det föreslås införas några nya bestämmelser i den nya föreskriften är den mindre omfattande än den motsvarande föreskrift för den förra programperioden. Det förklaras främst med att den svenska strukturfondsförordningen utökats jämfört med förordningen för den föregående programperioden. Främst angående detaljerade bestämmelser om stödberättigande kostnader. Således täcker 2 kap. 18-39 i den svenska strukturfondsförordningen sådana bestämmelser som tidigare återfunnits i myndighetsföreskriften. 7. Sammanfattande konsekvensbeskrivning Svenska ESF-rådet bedömer att myndigheten genom att samla bestämmelser om hur man ansöker om stöd ur Europeiska socialfonden m.m. i en föreskrift underlättar för de organisationer som ansöker om stöd och administrerar sådana projekt. Genom föreskriften blir det lättare för berörda organisationer att förutse och förstå vilka bestämmelser som är av direkt betydelse för deras projektverksamhet. Den nya föreskriften torde vidare medföra att den administrativa bördan för deltagande projekt reduceras. Främst genom det ökade fokuset på digital ärendehantering och genm användning av de förenklade redovisningsalternativ som den nya programperioden möjliggör; enhetskostnader, engångsbelopp och schablonsatser. Därtill är den nya föreskriften mindre omfattande än den som gällde för den förra programperioden. 8. Uppgifter om vilka som berörs av regleringen Följande organisationer bedöms beröras av föreskriften och ska därför beredas tillfälla att synpunkter på föreskriften; Organisationer och ledamöter i Socialfondens övervakningskommitté 2014-2020 Strukturfondspartnerskapens sekretariat
17(17) Andra myndigheter såsom Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Tillväxtverket och Statens Jordbruksverk Stödsökanden. En öppen remiss kommer också att läggas ut på Svenska ESF-rådets hemsida. 9. Kontaktperson Svenska ESF-rådet Olof Hallström Tel: 08-579 171 29 E-post: olof.hallstrom@esf.se