Årsrapport 2013 Musik- och kulturskolan 1
2 2013-12-03 Innehåll Innehåll... 2 Inledning... 3 Ledning och samordning... 3 Verksamhetsberättelse... 4 Sammanfattning av VÅGA VISAs resultat hittills... 4 Observationer... 4 Ungefärlig tidplan för en observation... 4 Rekrytering av observatörer... 5 Utbildning och organisation av observatörer...5 Återkoppling, Kick off och fortbildningsdagar... 6 Kundundersökning och Självvärdering... 6 Uppdragen och andra viktiga händelser under året... 6 Styrgruppen...7 Ekonomi VÅGA VISA 2013... 8
3 Inledning VÅGA VISA började som ett samarbete om utvärdering inom utbildningsområdet mellan Danderyd, Ekerö, Nacka, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner. Hösten 2008 startade ett arbete för att utveckla observationer i musik- och kulturskolor. Ekerö, Nacka, Salem, Stockholm, Upplands Väsby och Värmdö kommuner deltog. Utvecklingsarbetet har skett i samarbete med Sveriges musik- och kulturskoleråd, SMOK. Våren 2009 genomfördes pilotobservationer på fyra skolor, och från och med hösten 2009 görs observationer reguljärt i kommunerna. I dagsläget deltar Ekerö, Huddinge, Järfälla, Nacka, Stockholm, Tyresö, Upplands Väsby samt Värmdö. VÅGA VISA innehåller tre delar: observationer kundundersökningar självvärderingar VÅGA VISA ska: utgå ifrån ett elevperspektiv stimulera till erfarenhetsutbyte och ökat lärande ge kommuner och kulturskolor underlag till förbättring och utveckling ge underlag för analyser och jämförelse mellan kommuner och kulturskolor utgöra en viktig del av kvalitetsuppföljningen bidra till ökad måluppfyllelse Denna årsrapport summerar VÅGA VISA-samarbetet inom musik- och kulturskolorna för år 2013 Ledning och samordning Arbetet i VÅGA VISA leds av en styrgrupp, där förvaltningschef eller motsvarande ingår, d.v.s. den tjänsteman som har den politiska nämndens uppdrag att ansvara för kulturfrågor. Varje kommun har dessutom en samordnare för VÅGA VISA. I samordnarnas uppdrag ingår att ansvara för genomförandet av utvärderingen och att säkra kvaliteten. Samordnarna rekryterar och utbildar observatörer, sätter samman observatörslag och gör en tidplan för när observationerna skall genomföras. Samordnarna ansvarar också för att utveckla och uppdatera metoderna, sprida information om VÅGA VISA samt genomföra uppdrag som initieras av styrgruppen. Projektet har sedan i våras en ny gemensam koordinator som svarar för gemensam administration och som är sekreterare i styrgrupp och samordnargrupp. Hennes tjänst påbörjades 15 maj. Styrgrupp och samordnargrupp2013: Varje år utses en kommun till ordförande för VÅGA VISA. År 2013 har Järfälla kommun hållit i ordförandeskapet och lett årets möten och träffar. Kommun Styrgrupp Samordnare Ekerö Elisabeth Lunde Berit Lund (tillika gemensam koordinator) Huddinge Margaretha Lindh Eva Sjögren van Berkel Järfälla Bo Majling Susanne Sörbring
4 Nacka Susanne Nord Anna Hörnsten Stockholm Marion Hauge Lindberg Bengt Staf Tyresö Irene Hededal Christina Holm Upplands Väsby Maria Röstberg Björn Axén Värmdö Lena Gullmert Karin Fernström Samordnargruppen har träffats 10 gånger under året. Dessa tillfällen var: 18 januari, 15 februari, 7 mars, 16 april, 20 maj, 14 juni, 21 augusti, 1 oktober, 25 oktober, 25 november. Styrgruppen har träffats 4 gånger under året. Dessa tillfällen var: 20 februari, 22 april, 16 september och 11 november. Samordnargruppen och styrgruppen har dessutom träffats 2 gånger under året vid följande datum: 14 juni och 16 december. Verksamhetsberättelse Sammanfattning av VÅGA VISAs resultat hittills Sedan starten 2008 har projektet utvecklats till en vital och användbar metod som kommunerna har stor nytta av och fungerar som ett kvalitetsmätnings- och verksamhetsutvecklingsverktyg för skolorna. Metoden har gett vägledning för styrning av kvalitet. Tack vare VÅGA VISA har musikoch kulturskolorna kunnat synliggöra sin verksamhet för politiken. Metoden ska fortsätta säkerställa att elevperspektivet hålls vilket har tydliggjorts i rapportmall och i utbildning av nya observatörer. De uppföljningsmöten med observerade skolor som gjorts i vissa kommuner efter ett år har påvisat att förbättringsområdena arbetats med och att det bidragit till utveckling av skolan. Verksamheternas starka sidor och förbättringsområden kan även identifieras utifrån kundens perspektiv genom de kundundersökningar och självvärderingar som genomförts, nu för tredje året i rad. Det är även viktigt att ännu mer ta till vara på observatörernas intryck och erfarenheter då de kommer tillbaka till sin egen skola. Förhoppningar finns också att bredda VÅGA VISA ytterligare dels med fler deltagande kommuner och dels genom att lyfta VÅGA VISA-metoden till det nationella planet. Observationer I observationen beskrivs och bedöms en musik- eller kulturskolas arbete och resultat inom följande målområden Normer och värden. Utveckling, lärande och konstnärligt skapande. Elevernas inflytande och ansvar. Styrning och ledning. Observationen genomförs av observatörslag, som består av pedagoger från flera kommuner. Observatörerna besöker en enhet i en annan kommun under en period, ofta under en vecka. Lagen observerar verksamheten och intervjuar elever, personal och ledning. Efter själva observationen skriver observatörerna en rapport som de överlämnar till skolan och kommunen. Ungefärlig tidplan för en observation Före/i början : skicka brev till skolans ledning för presentation och förberedelsematerial. Vecka 1:
5 Observatörslaget läser skolans dokument och planerar observationen. Vecka 1 3: Observationen genomförs och rapporten skrivs. Vecka 4-6: Rapporten metodgranskas och faktagranskas. Observatörerna korrigerar rapporten. Ca vecka 7: Överlämningsmöte. De 4 musik- och kulturskolor som observerades under hösten 2012, opponerades på i februari 2013. Under 2013 har sammantaget 24 observatörer observerat 10 st musik- och kulturskolor. Totalt sett har 310 dagar avsatts för observationer och skrivande. Jämför man med tidigare år så uppgick antalet observationsdagar år 2012 till 196 dagar och år 2011 avsattes totalt 467 dagar. Fyra kulturskolor observerades under våren 2013. Det var Värmdö Kulturskola, Stockholm ( Enhet Enskede-Årsta/Skarpnäck), Stockholm (Enhet Farsta/Vantör/Älvsjö) samt Nacka (Enheten Boo KFUM Dans & Musikal). Totalt 12 observatörer arbetade med detta och återkoppling av de skrivna rapporterna genomfördes 14 juni. Under hösten 2013 observerades 6 musik- och kulturskolor av 15 observatörer. Det var Upplands Väsby musikskola, Huddinge kulturskola, Ekerö kulturskola, Nacka (Saltsjöbadens Teaterklubb), Nacka (Enheten Natalies dans och musikstudio) och Stockholm (Enheten Hässelby/Vällingby). Rapporterna som skrivs under hösten ska opponeras på den 21 januari 2014. Sedan våren 2009 har 54 personer utbildats till observatörer inom VÅGA VISA. Fram till och med hösten 2013 hade 28 personer av dessa varit ute på observation mer än en gång. Vilket innebär att vi fortfarande kan arbeta för att observatörerna bör åta sig uppdraget vid fler tillfällen. Rekrytering av observatörer Varje kommun rekryterar det antal observatörer som behövs. VÅGA VISAs samordnare i respektive kommun ansvarar för detta. I samråd med musik- och kulturskolans ledning utses lämpliga personer. Eftersom rapportskrivning är en viktig del av uppdraget om man vill ingå som huvudredaktör bör blivande observatör skicka med exempel på något han/hon skrivit. Det kan vara en rapport, en plan, ett föräldrabrev. Som regel hålls en intervju/ett möte som en del i rekryteringen. Till detta möte tas metodboken och en exempelrapport med för att tydliggöra vilka krav som ställs. Kanske kan samordnarna även bjuda in en observatör som kan beskriva arbetet och föra en diskussion runt uppdraget. Under 2013 har även lärare som varit intresserade av observatörsrollen getts möjlighet att auskultera/jobbskugga vid en observation för att få inblick i hur en observation går till. Intresset för detta har hittills inte varit så stort. Utbildning och organisationen av observatörer Alla observatörer deltar i en utbildning omfattande tre halvdagar innan man är ute på observatörsuppdrag. Syftet med utbildningen är att få en introduktion i vad uppdraget innebär och att få en grundkurs i rapportskrivning. Utbildningen innehåller en presentation av VÅGA VISAkonceptet, en introduktion till observatörsuppdraget och en beskrivning av hur en observation går till, samt utbildning i rapportskrivning. Under 2013 genomfördes en utbildningsomgång i månadsskiftet augusti-september. Sju nya observatörer deltog i utbildningen.
Erfarenheterna av den nya observationsorganisationen med en huvudredaktör som är huvudansvarig för rapportskrivandet och en eller två basobservatörer har varit positiva. Syftet med den nya organisationen var att få en jämnare och högre kvalitet på rapporterna och detta syfte har i hög grad uppnåtts. De handböcker som Samordnargruppen har tagit fram för dessa roller har också varit ett bra stöd för observatörerna och vid utbildningen av nya observatörer. Återkoppling, Kick off, fortbildnings- och utbildningsdagar Som ett led i att säkra kvaliteten i rapporterna och höja kompetensen hos observatörerna arrangerades i februari en så kallad återkopplingsträff för de som varit ute och observerat och skrivit rapport under hösten. Två observatörslag läste delar av varandras rapporter och sedan diskuterades texterna där grupperna hade möjlighet att ge återkoppling på innehållet i varandras texter. Samtidigt ordnades också en kick off inför vårens kommande observationer. Även i juni hölls även en återkopplingsförmiddag där observatörerna fick tillfälle att ta del av varandras rapporter och resonera kring dessa. Denna dag gavs även en fortbildande workshop för samordnarna med syftet att säkerställa att vi har en gemensam plattform att utgå från då vi metodgranskar rapporter. Vi har under året utbildat nya observatörer i Våga Visametoden. Utbildningsdagarna gick av stapeln 27/8, 29/8 4/9 och avslutades med Kick off så att de nya observatörerna fick tillfälle att samlas med sina observatörskollegor. Höstens rapporter kommer att ventileras och återkopplas på i januari 2014. 6 Kundundersökning och Självvärdering Ingen övergripande kundundersökning genomfördes under 2013. Kulturskolan i Stockholm genomförde en kundundersökning i juni 2013. Man anlitade företaget Alice Analys AB för att göra en helt webb-baserad enkät, men använde samma grundfrågor som övriga kommuner i Våga Visa. En självvärdering genom webbenkät genomfördes av alla deltagande kommuner under maj och april. Uppdragen och andra viktiga händelser under året Samordnargruppens uppdrag för 2013: a) Metodboken ska bearbetas. Det stora målområdet, nr 2, kan delas upp. Och begreppet samverkan bör bli ett eget målområde. b) Siffrorna i bedömningen måste förklaras tydligare. De upplevs som betyg. Ett förslag är att lägga till en nolla, 10, 20 osv. c) Metodgranskningen ska utvecklas. Kanske genom en workshop tillsammans med styrgrupp, samordnare och huvudredaktörerna. d) Överlämningsmötet. Ta fram en gemensam mall. Värna de observatörer vi har. Ge dem feedback så vi får behålla dem. e) Ettårsuppföljningen ska formaliseras. f) Följa upp nya observationsordningen, hur fungerar den. g) En vägledning för hur observatörerna kan ge sina erfarenheter till sin egen skola efter en observation. Under året har samordnargruppen arbetat med att utveckla metodboken genom att lägga till ett femte målområde, Samverkan med omvärlden. För att ytterligare förenkla och förtydliga
metodboken har gruppen även uppdaterat alla texter, och delat in det omfattande målområdet Utveckling, lärande och konstnärligt skapande i två delar. Utvecklingen av metodboken har lett fram till att även bedömningsmatrisen har omarbetats för att understödja det nya upplägget. Syftet med utvecklingsarbetet har varit att få med samverkansperspektivet i metoden samt att få högre kvalitet på rapporterna genom en tydligare struktur av det största målområdet. Även rapportmallen har reviderats till viss del, bland annat genom en ny rubrik för redovisning av föregående observationsresultat. Syftet med detta tillägg är att det ska bli lättare för skolan att jämföra resultaten av observationerna över tid. Ytterligare en förändring är att det ska finnas en kort sammanfattning av rapporten i inledningen, för att underlätta för läsaren. Samordnargruppen har inte genomfört några förändringar gällande sifferskalan i bedömningen. Ett tidigare förslag var att lägga till en nolla, 10, 20 osv. Detta är något som behöver beslutas innan den reviderade metodboken ska tryckas upp i början av år 2014. Under året har riktlinjer tagits fram med syfte att underlätta metodgranskningen och bidra till en högre och jämnare kvalitet av rapporterna. En vägledning för hur observatörerna kan sprida sina erfarenheter av observationen till sin egen skola har också tagits fram, liksom mallar med frågor för ettårsuppföljningen av observationen. Samordnargruppen har även sammanställt en mall för hur en överlämning kan gå till, samt tagit fram en exempelsamling med intervjufrågor för respektive målområde som kan användas som stöd för observatörerna. 7 Berit Lund, Ekerö, har haft ett uppdrag på 20 % som gemensam koordinator för VÅGA VISA musik- och kulturskola. I Koordinatoruppdraget ingår bl.a. att vara sekreterare i styrgrupp och samordnargrupp, ansvara för gemensamma utskick och information till samordnare och observatörer samt administrera vår gemensamma hemsida på nätet, www.ekero.se/vagavisa Styrgruppen Styrgruppen har under 2013 haft sina möten på kulturförvaltningen i Stockholm. Något av det som avhandlats är: * Intresseförfrågningar har gjorts hos andra kommuner om viljan att ansluta sig till Våga Visa. Sollentuna, Botkyrka, Täby och Haninge har fått förfrågningar. Av dessa har Haninge valt att ansöka om att få ansluta sig från och med 2014. * En diskussion kring kundenkäten har förts. Dels en genomgång av den senast genomförda enkäten - svarsfrekvensen, resultat som sticker ut och tolkning av vissa ord bland de svarande var några av de frågor som togs upp. Frågan om tidpunkten för genomförandet av enkäten har diskuterats. Är det mer lämpligt att ha den vartannat år i stället för, som nu, varje år? Är hösten en bättre tid för kundenkäten än våren? Det hela har landat i att genomföra den vartannat år men att den i fortsättningen genomförs på våren. Inför enkäten 2016 bestämdes att frågorna ska ses över i och med att målområdena har reviderats. * En revidering av den enkät som ligger till grund för självvärderingen gjordes under våren 2013. * Uppföljning av de uppdrag som legat på samordnarna har gjorts.
* Information om andra utvärderingsmetoder av kulturskoleverksamhet har sökts. Kontakt har skett med Håkan Sand på SMOK. Även utvärderingsverktyget Qualis har varit uppe för diskussion. En demonstration av Stockholms enkätsammanställning via InFocus och de möjligheter till olika slag av gruppindelningar av svaren har gjorts. En rapport hur Våga Visa-skola arbetat med utvärdering av sin metod samt resultatet av denna har givits. 8 Ekonomi VÅGA VISA 2013 Kostnaderna för år 2013 var följande: Koordinator lön Resor Projektplatsen (hemsida) Kick off /återkoppling Utbildning/namnbrickor Summa 110 036 kronor 1 287kronor 19 680 kronor 24 435kronor 20 420 + 990= 21 410 kronor 176 848 kronor Kostnaderna fördelas på kommunerna enligt en fördelningsnyckel. Och Kick off, återkoppling och utbildning fördelas efter antal deltagare. För utförligare redovisning kontakta koordinator Berit Lund. Denna kostnad faktureras två gånger per år vid halvårsredovisningen då även en balansering av kostnad för observatörerna görs. Om en kommun ger fler observationstimmar än vad de får tillbaks så balanseras det ut, d v s de kommuner som får fler timmar än vad de ger betalar för dem. Det tillkommer även kostnader för vikarieersättning för de kommuner som har observatörer ute på sitt uppdrag.