Innehåll 1. Kvalitetspolitik 4 2. Kvalitetssystemets allmänna beskrivning 5 3. Organisation och ansvar 6 4. Medlemsföreningarnas handledning 6 5. Utbildningssystem 7 5.1 Utbildningssystem för båtfarare 7 5.1.1 Utbildningssystem för barn och ungdom 7 5.1.2 Vuxenutbildning 7 5.2 Utbildning för tävlingsfunktionärer 9 5.3 Utbildarutbildning 9 5.4 Förbundsutbildarutbildning 10 6. Uppföljning och bedömning av utbildning och kompetens 10 7. Utbildningsmaterial 11 8. Kvalitetskontroll 12 8.1 Kontroller 12 8.2 Kontrollmedel 12 8.3 Kvalitetskontroll av utbildarutbildningen 12 8.4 Kvalitetskontroll av utbildningsfunktionens verksamhet 13 8.5 Fordringslikvärdighet 13 9. Korrigering av felaktiga avgöranden 13 9.1 Misstag och deras korrigering 13 9.2 Reklamationer och andra besvär 14 10. Identifiering och uppföljning 14 11. Dokumenthantering 14 11.1 Dokument 15 11.2 Ändring av dokument 15 11.3 Distribution av dokument 15 11.4 Dokumentens exteriör 16 12. Kvalitetsregister 16 13. Behandling av kvalitetsdata 17 14. Personlig utveckling 17 15. Kvalitetsmätare och deras användning 17 16. Interna auditeringar, granskningar och korrigeringar 18 16.1 Interna auditeringar 18 16.2 Utbildningsfunktionens granskningar 18 16.3 Korrigeringsåtgärder 19 Bilagor 19 1 KVALITETSPOLITIK Segling och Båtsport i Finland rf:s (SBF) förbundsstyrelse fungerar som seglings- och båtfararutbildningens och hela organisationens högsta ledning. För seglings- och båtfararutbildningens kvalitetssystems upprätthållning och utveckling koordinerar och övervakar utbildningsfunktionen, som utvecklar kvalitetssystemet och uppföljer dess praktiska förverkligande tillsammans med andra behöriga enheter verksamhet. Dessa är SBF:s övriga kommittéer och funktioner, medlemsföreningar och alla övriga grupperingar, som ger båtfararutbildning. Utbildningsfunktionens uppgift är att öka kunskapsnivån rörande segel- och båtsporten. Funktionen sörjer för den av förbundet stödande kvalitativa utbildningen samt därtillhörande material för förbundets kommittéers, funktionernas och medlemsföreningarnas behov. Utbildningsfunktionen strävar i sin verksamhet att all utbildning inom förbundet är kvalitativt
högtstående, till innehållet specifierad och målmedveten oavsett enskilda utbildningsarrangörer. Utbildningsfunktionen utvecklar och övervakar den utbildning SBF ger och utvecklar och upprätthåller förbundets utbildarutbildning med hjälp av förbundsutbildarnas nätverk. Utbildningsfunktionen ansvarar för uppdateringen av förbundsutbildarnas kunskaper. Utbildningsfunktionen samarbetar med andra organisationer, som utbildar båtfarare, (PORY, Sjöräddningssällskapet, Navigationsförbundet, Scouterna, Röda Korset, Segelfartygsstiftelsen) och jämför de olika organisationers metoders kompatibilitet och motsvarighet på de olika kompetensnivåer och håller kontakt i fråga om utbildning med olika myndigheter såsom Trafiksäkerhetsbyrån TraFi, Gränsbevakningen och polisen samt med andra instanser såsom t.ex. skadeförsäkringsbolag. Förbundets egna utbildningssystem består av båtfararutbildning för barn och ungdom, vuxenutbildning samt utbildning för utbildare, funktionärer och förbundsutbildare. Utbildningssystemet består av kompetensexamen och enskilda kurser, där kompetensintyg ges på basen av uppvisade kunskaper. Till utbildningssystemet hör också specifiering av kursinnehållet och utveckling, utarbeta kursmaterial, utvecklande och publicering samt hålla kompetenskurser samt utveckla dessas innehåll tillsammans med andra funktioner (tävlingsregelnämnden, kappseglingsnämnden samt barn- och ungdomsfunktionen). Utbildningsfunktionen erbjuder SBF:s medlemsföreningar redskap för att arrangera båtfararens grundkurser för barn, ungdom och vuxna. Register över utbildare och examina hålls för att följa upp giltighetstiderna för utbildarcertifikat och för statistik övermängden utbildade båtfarare. Uppmärksamhet fästes speciellt på att utveckla utbildarnas kunskaper. Detta sker framför allt genom att stöda medlemsföreningarna och deras utbildare. Gott sjömanskap förutsätter ansvar för människornas och farkosternas säkerhet, och utbildningsfunktionens målsättning är att befrämja båtsportkulturen, som består av ansvarskännande och kunniga båtfarare, som har en positiv inställning till båtsäkerheten. Begreppen gott sjömanskap och sjövett används parallellt i denna kvalitetshandbok. Den centrala delen av SBF:s kvalitetspolitik representerar kvalitetsmålsättningar, som uppföljs och ständigt förbättras. Utbildningsfunktionen har byggt upp, för att förverkliga sin kvalitetspolitik, ett kvalitetssystem, vars huvudansvar den kvalitetschef har, som utbildningsfunktionen valt bland sina medlemmar. Som grund för SBF:s kvalitetssystem ligger den internationella ISO 9001-kvalitetskontrollstandarden. Denna kvalitetshandbok träder i kraft xx.xx.xxxx och gäller tillsvidare. Helsingfors xx.-månad 201x Utbildningsfunktionen Segling och Båtsport i Finland rf 2 KVALITETSSYSTEMETS ALLMÄNNA BESKRIVNING Ändamålet med SBF:s kvalitetssystem för utbildningen är att uppnå hög kundtillfredsställelse och utbildningsfunktionens fortsatta utveckling. Som grund för kvalitetssystemet ligger den internationella kvalitetskontrollstandarden ISO 9001 och den täcker också utbildningsfunktionens ansvarsområden samt alla verksamhetsnivåer, som arrangerande medlemsföreningars utbildning berör. Kvalitetschefen, som utbildningsfunktionens medlemmar utsett inom sin grupp, ansvarar för kvalitetssystemets utveckling och upprätthållning. Vid konfliktsituationer avgör SBF:s
förbundsstyrelse. Utbildningsfunktionens resultat baserar sig till stora delar på föreningarnas utbildares personliga prestationer. Därmed ligger också ansvaret på alla, som deltar i förbundets utbildningsverksamhet. I den dagliga kvalitetshandledningen övervakar varje medlem i utbildningsfunktionen sitt eget arbete och utför överenskomna kontroller. På avvikelser reagerar man genast. Kvalitetsfrågor behandlas också på utbildningsfunktionens stadgeenliga arbetsmöten med cirka två månaders mellanrum. På mötena behandlas kvalitetsdata rörande verksamheten och beslutas om nödiga förbättringar. Granskningar och interna auditeringar samt förändringar baserade på dessa är en del av långsiktig kvalitetskontroll och utbildningsverksamhetens utveckling. Kvalitativ utbildningsverksamhet baserar sig framför allt på utbildningens styrning med hjälp av utbildarutbildning och kursmaterial. Den kvalitetshandledning, som sker i föreningarna kontrolleras i sista hand i samband med kompetensproceduren. De centrala aktiviteterna ur kvalitetssynpunkt är reglerade. I samband med att aktiviteterna utvecklas ändras direktiven vid behov, så att den kvalitativa verksamheten obehindrat kan fortsätta. Varje medlen i utbildningsfunktionen svarar för uppdateringen av sin egen fackkunskap om nöjesbåtsporten. Kunskaper och kunnighet kan också förbättras genom den utbildning förbundet erbjuder. Som utbildning kan betraktas bl.a. introduktion i utbildningsfunktionens verksamhet, kommittéarbete samt egentlig tilläggs- eller specialutbildning. 3 ORGANISATION OCH ANSVAR Utbildningsfunktionen leder en ordförare, som SBF:s höstförbundsmöte valt. Han har till sin hjälp i verksamheten en viceordförande, som likaledes höstförbundsmöte valt. Övriga medlemmar i utbildningsfunktionen utser SBF:s styrelse på gemensamt förslag av funktionens ordförande och viceordförande. Utbildningsfunktionen har i på förbundets kansli en kanslist, som koordinerar verksamheten och rapporterar om verksamheten till verkställande direktören och till ansvarige person i styrelsen. Utbildningsfunktionen väljer internt en kvalitetschef och ansvarig för utbildningsmaterialet. Förbundsutbildarna stöder och leder utbildningsfunktionens fältarbete och ansvarar för utbildningen. Utbildningsfunktionen föreslår för styrelsen personer, som genom styrelsens beslut undertecknar på utbildningsfunktionens vägnar de intyg, som presenteras för behöriga myndigheter. 4 MEDLEMSFÖRENINGARNAS HANDLEDNING Med medlemsföreningarnas handledning förstås verksamheter, som berör skapandet av förutsättningar för kurser och arrangerandet av kurser. Med förutsättningar förstås bl.a. utbildarutbildning, organisering av kursmaterial, olika utbildnings- och examenskrav för kurser samt konsultering om förverkligande av kurser. En del av medlemsföreningarnas handledning sker i samband med utbildarutbildningen. I samband med handledningen används bl.a. följande medel: -examenskrav enligt utbildningsnivå (bilaga 1) -utbildningskrav enligt kursnivå (bilaga 2) -utbildningsplaner för kompetenser och kompletterande kurser (bilaga 3) -läro- och utbildningsmaterial (bilaga 4) Den utbildning, som medlemsföreningarna ger, styrs av de kursinformationer, som kursarrangörerna ger och av den kursrapport, som görs efter slutförd kurs. För att kursen skall bli godkänd enligt utbildningssystemet skall ifrågavarande kursinformation göras i tid och vara
saklig. Godkännandet kan vara villkorligt och förutsätta under kursens gång speciellt fastställda handledningsåtgärder av utbildningsfunktionen. 5 UTBILDNINGSSYSTEM 5.1 Båtfararutbildning SBF:s båtfararutbildningssystem baserar sig på praktisk och teoretisk utbildning samt att befästa gott och säkert förhållande till båtlivet. Kompetenser och kurser erbjuds för olika behov och åldersgrupper så att seglare och båtfarare ur olika åldersgrupper kan utbilda sig via förbundets kurser. SBF:s kurser och kompetensnivåer innehåller förutom praktiska färdighetsfordringar även utbildning i teori- och regelkunskap. Genom speciella arrangemang kan dessa även ersättas med utomstående utbildningsprogram med examina och andra kompetensbevis. 5.1.1 Utbildning för barn och ungdom Specifieras senare. 5.1.2 Vuxenutbildning Tyngdpunkten för vuxenutbildningen baserar sig på att lära ut praktiska grundkunskaper för båtfararen och att uppnå tillräklig kunskap angående internationella avtal gällande nöjesbåtsporten. Vuxenutbildningen består av tre kompetensnivåer, vilka alla har sina egna kunskapsmålsättningar och kompetenskrav. 5.1.2.1 Båtsportens grunder Nivå ett, båtsportens grunder, är gemensam för motorbåtsfarare som seglare. Målsättningen är att ge en tillräklig teoretisk kunskapsnivå, som genom kursmaterial och självstudier ger grundkunskaper för motorbåtsport och/eller segling. 5.1.2.2 Båtfarare eller seglare Nivå två, kompetensen för båtfarare eller seglare, är delvis olika för motorbåtsfarare och seglare. Kompetens kan erhållas för båda. Målsättningen är att ge fördjupade kunskaper i motorbåtsport och/eller segling genom kursmaterial, självstudier och praktiska övningar. 5.1.2.3 Befälhavare Nivå tre, alternativen är även här motorbåtsport och/eller segling. Kompetens kan erhållas för båda. Denna befälhavarkompetens motsvarar de kompetenskrav som ställs för det internationella förarbeviset för nöjesfarkost, men har utökats med de grundkunskaper, som fordras för nationsgränsövergång med nöjesfarkost. Andra sätt att uppvisa befälhavarkompetens Befälhavarkompetens kan även uppvisas genom att förevisa intyg av berörda myndigheter (förteckning på intyg bilaga 5). Intyg för att söka internationellt förarbevis för nöjesfarkost a)avlagt befälhavarexamen SBF kan på begäran utfärda ett kompetensintyg, som fordras av berörda myndigheter, åt en person, som enligt förbundets examensregister har avlagt en godkänd befälhavarexamen. Intyget bekräftar att den sökande uppfyller kraven i EU kommissionens kanaltrafikarbetsgrupps resolution nr 40 bilaga 1. b)innehavare av kompetens motsvarande befälhavarexamen Att konstatera kompetensen hos en sökande, vars ansökan om intyg inte innehåller befälhavarexamen kan fastslås på två sätt: 1.presentera en intygsansökan enligt bilaga 6 2.presentera ett båtförarintyg enligt bilaga 7 Om på båda dessa sätt tillfredsställande kan konstatera, att den sökande antingen med en ansökan eller båtförarintyg obestridligt besitter motsvarande kompetenskrav som de som
avlagt befälhavarexamen, kan han erhålla ett intyg som berörda myndigheter fordrar. Intyget utfärdar den ko-ordinator på förbundet som svarar för utbildningsfunktionen. Kompetenskliniken Medlemsföreningarnas båtfarare betjänas av förbundet genom en sk. kompetensklinik. Kompetenskliniken är en tjänst förbundet erbjuder båtfarare, som önskar söka ett internationellt förarbevis för nöjesfarkost eller uppgradera redan erhållna kompetensbevis för Europas kanal- och flodtrafik med kodbokstaven i. Inom kliniktjänsten bedöms om den sökandes avlagda båtförarexamina och praktiska erfarenheter är tillräkliga för ett kompetensintyg. Vid behov begärs tilläggsutredningar eller att den sökande uppgraderar sina kunskaper. Kompetensanteckningen i förutsätter att den sökande avlägger godkänd examen i Europeiska kanal- och flodtrafikreglementet CEVNI. 5.2 Utbildning av tävlingsfunktionärer SBF arrangerar utbildning för följande segel- och hastighetstävlingsfunktionärer: -hastighetstävlingsfunktionärer -arrangörer av kappseglingar och nationella tävlingschefer -distriktsdomare och nationella domare -skiljedomare För att bli tävlingsfunktionär för SBF bör den sökande deltaga i utbildning för tävlingsfunktionärer. För tävlingsfunktionär- och domarkompetens fordras godkänd examen samt tillräklig praktisk erfarenhet i arrangemang av segel- eller hastighetstävlingar. SBF auktoriserar tävlingsfunktionärerna för fyra år i gången. För att förnya kompetensen bör den sökande ha erfarenhet av att ha fungerat vid kappseglings- eller hastighetstävlingar samt delta i kompletteringskurser för tävlingsfunktionärer vart fjärde år. Kompletteringskursens innehåll finns i bilaga 8. Utbildningsfunktionen ko-ordinerar tävlingsfunktionärernas utbildningssystem, och utvecklar och övervakar skolningstillfällena via inkomna rapporter. Utbildare för tävlingsfunktionärer är SBF:s förbundsutbildare. 5.3 Utbildarskolningssystem SBF utbildar utbildare för ledare och lärare för segling och båtsport. Den som vill bli SBFutbildare bör söka till utbildarskolningen. För att kunna delta bör den sökande vara medlem i en medlemsförening i Förbundet och rekommenderad av sin förening samt besitta tillräklig erfarenhet om sitt eget utbildningsområde. Efter godkänd examen erhåller den deltagande utbildarkompetens, därutöver fordras tillräklig praktisk erfarenhet i att arrangera kurser. SBF auktoriserar utbildarna för fyra år i gången. För att förnya kompetensen bör den sökande ha erfarenhet av att verka som utbildare, samt delta i kompletteringskurser vart fjärde år. Kompletteringskursens innehåll framgår av bilaga 9. Utbildarskolningssystemet ko-ordinerar utbildningsfunktionen, som utvecklar och övervakar skolningstillfällena via inkomna rapporter. För utbildningen svarar SBF:s förbundsutbildare. 5.4 Förbundsutbildarutbildning Förbundsutbildarna är auktoriserade av SBF, vilka ansvarar för utbildningen av segel- och båtfararutbildare, tävlingsfunktionärer samt juniorledare. Förbundsutbildarna bör ha tillräklig kompetens samt god praktisk erfarenhet om det egna utbildningsområdet. Utbildningsfunktionen förbereder för SBF:s förbundsstyrelse förslag på auktoriseringar av förbundsutbildare. SBF:s förbundsstyrelse auktoriserar förbundsutbildare för ett år i taget. För att förnya kompetensen bör förbundsutbildarna aktivt verka i utbildningsuppdrag och delta i kompletteringskurser en gång per år. Kompletteringsutbildningens innehåll finns specifierat i bilaga 10. Förbundsutbildarutbildningen ko-ordinerar utbildningsfunktionen, som utvecklar och övervakar skolningstillfällena via inkomna rapporter samt uppföljer förbundsutbildarresurserna.
6 UPPFÖLJNING OCH BEDÖMNING AV UTBILDNING OCH KOMPETENS Uppföljningen och bedömningen av utbildningen och examen sker genom att registrera utbildningstillfällena och upprätthålla examensregister. Förbundets utbildningar beviljade kompetensintyg kan arkiveras och följa upp bl.a. på följande sätt: -upprätthålla statistik över utbildningen -upprätthålla examensregister -registrera utbildarlicenserna -informera om nya bestämmelser och/eller förändringar i utbildningsfrågor för innehavare av utbildarlicenser -sammanställning och behandling av responser från utbildningstillfällen Upprätthållningen av examensregistret och utbildarlicenserna är viktig, för att kunna säkerställa, att båtfarare, som avlagt kompetensexamen och deltagit i kurser, senare skall kunna få intyg över avlagda examina. Med hjälp av statistiken övervakas de kurser, som förbundet och medlemsföreningar arrangerar samt hur kvalitativt framgångsrik utbildningen varit. Målsättningen är fortsatt utveckling av utbildningen och kompetensnivåer. Förbundets kansli har hand om statistiken. Kansliet printar ut åt funktionens ordförande på begäran för utvecklingsmöten behövlig statistik. Registreringen av utbildningstillfällen och vilka, som avlagt examen arkiveras i form av kursrapporter. Beslut angående arkiveringen av utbildningsstatistiken och direktiv finns i bilaga 11. 7 UTBILDNINGSMATERIAL I utbildningen används främst material, som utbildningsfunktionen eller andra funktioner och kommittéer planerat och producerat och godkända av utbildningsfunktionen. Utöver material producerat av funktionen kan även i stället användas material producerat av utomstående. Bilaga 12 innehåller en lista på exempel på utbildningsmaterial. Den medlem, som är ansvarig för utbildningsfunktionens kursmaterial, förbereder planeringen av utbildningsmaterial och produceringen samt förslag till anskaffningar och gör förslag på anskaffningarna för utbildningsfunktionen. Utbildningsfunktionen behandlar förslaget och beslutar om nödiga åtgärder. Utbildningsfunktionen svarar för uppdateringen och förändringen av utbildningsmaterialet samt tidpunkterna i samarbete med andra behöriga kommittéer och funktioner. 8 KVALITETSKONTROLL 8.1 Kontroller Inom utbildningsfunktionen och i allmänhet inom seglings- och båtfararutbildningen ligger ansvaret för verksamhetens felfrihet, kostnader och överenskomna tidtabeller på alla, som deltar i utbildningstillfället. Alla, som utför ett utbildningsuppdrag bör känna till målsättningsnivån för förbundets utbildningstillfälle i allmänhet och särskilt för den ifrågavarande kursen.
För att garantera en effektiv verksamhet bör utöver den personliga kontrollen även följande kontrollmedel användas, vilka blir antecknade i ifrågavarande dokument. 8.2 Kontrollmedel Kontrollmedel är rapporter och protokollanteckningar från utbildningsfunktionens möten, vilka berör utförda kontroller. Mätare Utbildningsfunktionens verksamhet och den båtfararutbildning, som funktionens ledning utför, bedöms med effektivitets- och kvalitetsmätare. Kvalitetsmålsättningarna har presenterats i kvalitetspolitiken. Feedback För att upprätthålla och utveckla kvalitetssystemet insamlas regelbundet från medlemsföreningarna och andra samarbetspartner, såsom myndigheter, och användare av kvalitetssystemet feedback om systemets ändamålsenlighet. Utbildningsfunktionen avger ett utlåtande om kontrollverksamheten, som styrelsen för SBF behandlar. 8.3 Kvalitetskontroll av utbildarutbildningen Utbildningsfunktionen övervakar kvaliteten på utbildarutbildningen i samband med det årliga utvecklingsmötet, som utbildningsfunktionen håller. Erhållen feedback och statistiken över utbildade utbildare, deras arrangerade kurser och avlagda kompetensexamina fungerar som redskap för kvalitetskontrollen. Utbildningsfunktionen presenterar vid behov kvalitetsdata, som berör utbildarutbildningen, för SBF:s styrelse. 8.4 Kvalitetskontroll av utbildningsfunktionens verksamhet Kvaliteten på utbildningsfunktionens verksamhet övervakar den opartiska förbundsstyrelsen för SBF på sätt som förbundets direktiv förutsätter. Vid bedömning av utbildningsfunktionens verksamhet kan också vid behov användas utomstående funktionärer. 8.5 Fordringlikvärdighet Utbildningsfunktionen och dess ledda utbildning bör ständigt uppfylla de krav kvalitetssystemet fordrar. Utbildningsfunktionens verksamhet och den fordringslikvärdighet framgår i punkterna 8.1 8.4 genom de dokument, statistik och rapporter, som där anges. 9 Korrigering av felaktiga avgöranden I utbildningsverksamheten uppstår nu och då misstag, men målsättningen är, att samma fel inte får upprepas. Verksamheten är beskriven i kvalitetshandboken och i direktiven, för att fel skall kunna undvikas och att eftersträvade resultat skulle vara lika oavsett utbildare. Verksamhetens beskrivningar utvecklas i och med att nya bättre handelsmönster upptäcks. Att undvika misstag ansvarar var och en person för, som deltar i utbildningsfunktionens ledda utbildningsverksamhet. Alla delaktiga är även ansvariga att ständigt utveckla allt bättre handlingsmodeller.
9.1 Misstag och deras korrigering Var och en strävar i sin verksamhet till felfrihet. Misstag, som uppstår vid utbildningstillfällen bör korrigeras på eget initiativ. Fel eller utvecklingsförslag, som beror på kvalitetshandbokens eller direktivens felaktigheter, bristfälligheter eller tolkningar, bör alltid meddelas utbildningsfunktionen. Fel eller utvecklingsförslag och åtgärder, som beror på utbildningsfunktionens beslut, bör antecknas i utbildningsfunktionens följande mötesprotokoll. Som en följd ändras handlingsmodellen omedelbart, genom ändring av arbetsdirektivet. Om ifrågavarande punkt inte sedan tidigare har ett handlingsdirektiv, är det kvalitetschefens sak, att om möjligt utforma ett nytt direktiv. Felaktigheter får inte gå vidare okorrigerade, och efter korrigeringen görs en kontroll för att säkerställa kvaliteten. 9.2 Reklamationer och andra besvär Som reklamationer rubriceras sådana besvär mot utbildningsfunktionen, som innehåller någon sorts krav. Besvär mot utbildningsfunktionen kan även göras utan krav på förändring. Reklamationen mottas av den person, som svarar för förbundets utbildning. Hans skyldighet är att bokföra reklamationen och föra den vidare till utbildningsfunktionen, som besluter om kontaktperson. Kontaktpersonen utför alla nödiga åtgärder angående händelsen. 10 Identifiering och uppföljning Identifiering behövs för att undvika förväxlingar och för att upprätthålla kvaliteten. De dokument, som hör till kvalitetssystemet namnges och förses med datum, och de, som deltar i den utbildningsverksamhet, som utbildningsfunktionen leder, bör alltid använda egna id-koder vid bearbetningen av dokument. Id-koder, som används och därtillhörande direktiv finns i ett separat verksamhetsdirektiv (bilaga 13). 11 Dokumenthantering Med dokument förstås de skrivna texter, vilka är uppgjorda för att leda verksamheten, och är en del av förbundets kvalitetssystem. Dokumenthantering betyder, att viktiga funktioner, som påverkar kvaliteten, är beskrivna och att beskrivningarna är aktuella, tillgängliga hos ansvarsfulla personer och tillgängliga där de behövs. Dokumenten är: -kvalitetshandbok -kursbeskrivningar -utbildnings- och läromedel -verksamhetsdirektiv -arbets- och handlingsdirektiv -referensdirektiv Direktiv för verksamheten är -uppgifter om elever -faktureringsuppgifter -planer 11.1 Dokument
Dokument, som hör till detta kvalitetssystem, som i främsta hand bör användas, finns nämnda i bilaga 14. Förteckningen upprätthåller kvalitetschefen. Dokumenten är i elektrisk form. Alla funktionens medlemmar gör upp och kontrollerar dokumenten och vid behov även utomstående sakkunniga. Godkännande bekräftas vid utbildningsfunktionens möte. Kvalitetshandboken beskriver kvalitetssystemet, där kvalitetspolitiken och målsättningen förverkligas. Kvalitetschefen eller person på hans befallning upprätthåller kvalitetshandboken. Förändringar i kvalitetshandboken godkänner utbildningsfunktionen och vid behov förbundsstyrelsen. Verksamhets- och handlingsdirektiven är skriftliga direktiv för dem, som håller utbildningar och kurser, och preciserar kvalitetshandbokens beskrivningar. Här preciseras också de olika funktionärers ansvarsområden. Handlingsdirektiven gör kvalitetschefen eller person, som han, upp. Utbildningsfunktionen godkänner handlingsdirektiven. Arbetsdirektiven är arbetsbeskrivningar för en enskild persons enskilda arbetsprestation. Dessa uppgör kvalitetschefen samt förbundets utbildare och funktionärer. Arbetsdirektivet godkänner utbildningsfunktionen. 11.2 Ändring av dokument Dokumenten förändras i och med att verksamheten utvecklas. En ny handlingsmodell testas först i praktiken och när det blivit praxis förändras möjliga redan gjorda direktiv eller uppgörs helt nya. Texten till förändringen gör kvalitetschefen. Förändringarna liksom de nya texterna godkännes. Ett dokument kan med tiden bli onödigt. Makuleringen besluter utbildningsfunktionens möte om på förslag av kvalitetschefen. Efter ett beslut om makulering är handlingsmönstret detsamma, som vid en förändring. 11.3 Distrubution av dokument Kvalitetshandboken finns på förbundets internetsidor i en form tillgänglig för alla SBF:s medlemmar i elektrisk form, och en säkerhetskopia finns på SFB:s kansli. All övrig kvalitetsinformation finns i elektrisk form hos de ansvarspersoner för utbildningen, som uppräknats i avdelning 3. Medlemmarna i utbildningsfunktionen och utbildarna håller själva reda på att de har en aktuell version av kvalitetshandboken. 11.4 Dokumentens exteriör Identifieringsuppgifterna om dokument är följande: Rubrik: Segling och Båtsport i Finland rf / Utbildningsfunktionen Typ av dokument: - Kvalitetshandbok (LK), - Arbets- och verksamhetsdirektiv (TO), - Kvalitetsdirektiv (LO), - Handlingsdirektiv (MO) Dokumentets id- och versionsnummer Datum för godkännande
Upphovsperson Godkännarens initialer 12 Kvalitetsregister Kvalitetsregistren visar att utbildningsverksamhet försiggår, och att den förverkligade verksamheten motsvarar givna beskrivningar. Med hjälp av kvalitetsregistren kan man följa att målsättningarna uppnås. Kvalitetsregister är bl.a. -program över utbildarutbildningstillfällen -ifyllda blanketter -examens- och kompetensprotokoll -utbildningsplaneringar -protokoll över granskningar -interna auditeringsrapporter -kvalitetsuppföljningsrapporter Kvalitetsregistren, ansvar för deras uppgörande och bevarande samt deras uppbevaringstid finns upplistade i bilaga 15. 13 Behandling av kvalitetsdata Utbildningsfunktionens kvalitativa arbete uppföljs genom kvalitetsuppföljningsrapporter. I rapporterna beskrivs t.ex. kvalitetsavvikelser, och innehållet i dessa rapporter leder till omedelbara åtgärder. Uppgifter insamlade genom rapporterna behandlas vid funktionens regelbundna möten. Vid varje möte konstateras, om mätdata bildats och ifall, till vilka åtgärder de förorsakat. Händelserna analyseras inom utbildningsfunktionen, och med hjälp av dessa utvecklas utbildningsverksamheten. 14 Personlig utveckling Den utbildningskvalitet, som SBF erbjuder baserar sig på enskilda personers prestationer. Utbildningsfunktionens medlemmar ansvarar själva för att utveckla de egna kunskaper och färdigheter. Den egna personliga utvecklingen kan uppföljas genom rapporterna. Vid utbildningsfunktionens möten kan utvecklingsbehov behandlas bilateralt på samma sätt som utvecklingsdiskussioner förs mellan förmän och arbetstagare. Sådana diskussioner har en speciell funktion då det sker förändringar i utbildningsfunktionens medlemskår och man måste klarlägga dels funktionsmedlemmarnas personliga intresseområden och dels deras beredskap att sköta olika uppdrag. 15 Kvalitetsmätare och deras användning Följande mätare, som används för SBF:s utbildningskvalitetssystem är: Kvalitetsambitioner Kvalitetsambitionerna bestäms av synen vid utbildningsfunktionens möte och de är påvisbara i mötesprotokollet. Specifieringar kan göras vid utbildningsfunktionens möten. Andra mätbara data - antalet fel vid granskningarna -antalet reklamationer -antalet beviljade kompetensintyg -medianvärdeuppföljning, som erhållits genom feedback från kurstillfällen
-antalet utbildningar på årsnivå, som medlemsföreningarna arrangerat 16 Interna auditeringar, granskningar och korrigeringar 16.1 Interna auditeringar Meningen med interna auditeringar är att säkerställa att ISO 9001-kvalitetsstandarden och utbildningsverksamhetens egna krav ständigt fortsätter. I auditeringen ingår all verksamhet, som berör utbildningen. Interna auditeringar utförs två gånger mellan externa auditeringar, i praktiken vart annat eller vart tredje år. Vid behov kan ordföraren för utbildningsfunktionen påbjuda en extra auditering. Vid utbildningsfunktionens möte bestäms tidpunkt för auditeringen, verksamhetshelheterna och auditorerna. Tidpunkten väljs så, att korrigeringen av möjliga avvikelser kan göras före följande syn. För utförandet av auditeringen i praktiken finns ett skriftligt direktiv i bilaga 16. Där beskrivs förberedelserna, auditeringens genomförande samt avvikelsernas rapportering och korrigering. Den ansvarige personen för den interna auditeringen ombesörjer att auditeringsprogrammet görs, auditorerna instrueras samt avvikelsernas korrigeringar. Som intern auditor fungerar turvis varje medlem av kommittén. Ordförande för utbildningsfunktionen övervakar att tidtabellen för auditeringen följs och rapporterarom auditerngens utförande och avvikelsernas korrigeringar. 16.2 Utbildningsfunktionens granskningar Utbildningsfunktionens syn är funktionens högsta kvalitetsevenemang. Den hålls alltid genast efter den interna auditeringen. I samband med utbildningsfunktionens syn behandlas följande: 1. Kvalitetspolitik 2. Kvalitetsambitioner 3. Kvalitetssystemets effektivitet och funktion 4. Interna auditeringens rapport 5. Projekt, som berör kvalitetsutvecklingen 6. Uppgifter om kvaliteten enligt kvalitetschefens val 7. Övriga framtagna ärenden Vid utbildnigsfunktionens syn deltar hela funktionen under ledning av ordföranden. En kort anteckning om besluten görs i protokollet. 16.3 Korrigeringsåtgärder Med korrigeringsåtgärder menas alla de utvecklingsåtgärder, där orsakerna till felaktiga eller effektlösa åtgärder gås igenom, och vilka görs i förebyggande syfte. Felaktigheter och effektlöshet kan konstateras vid reguljära granskningar eller slumpmässigt. Korrigering av felaktiga åtgärder är beskrivna under punkt 9. Om korrigerande åtgärder besluts på årsbasis i samband med auditeringarna och utbildningsfunktionens syn.
BILAGOR Specifieras senare. Vid tolkningsfrågor är den finskspråkiga riktgivande Wirbergh svensk översättning Peter