PRO Segeltorp Ditt förtroendeuppdrag i PRO Utbildningsdag för styrelse och funktionärer 203-08-5 Dagens program 0:00-0:45 PRO:s grunddokument 0:50-:30 Styrelsens årsplanering, två viktiga möten :30-2:00 Att leda en folkrörelse 2:00-3:00 Lunch 3:00-3:45 Några viktiga förtroendeuppdrag 3:45-4:30 Diskussion om vilka aktiviteter, rapporteringar som tillkommer och hur vi fördelar inom styrelsen 4:30-5:00 Fika 5:00-5:45 Några viktiga komihåg 5:45-6:00 Summering och avslut Uppgjord: Sonja Kvål 2 Uppgjord: Sonja Kvål
PRO:S GRUNDDOKUMENT Stadgar Handlingsplan Uppgjord: Sonja Kvål 3 PRO:s grunddokument PRO:s målsättning, arbete och organisation bestäms av stadgar och handlingsprogram. Båda dessa grunddokument fastställs av PRO:s kongress, som hålls vart tredje år. PRO:s stadgar beskriver hur vi i PRO valt att organisera oss. Varje styrelseledamot måste vara förtrogen med PRO:s stadgar, särskilt de delar som direkt berör föreningarnas former och uppgifter och relation till medlemmarna. Uppgjord: Sonja Kvål 4 Uppgjord: Sonja Kvål 2
Stadgar - Vi pensionärer vill genom PRO medverka till att stärka demokratiska värden och ett medmänskligt synsätt i Sverige och inom den ramen tillvarata pensionärernas intressen Uppgjord: Sonja Kvål 5 Stadgar - 4 Föreningarna Verksamhet och verksamhetsområden Årsmöte Höstmöte Regler för omröstning Styrelsen Firmatecknare Medelsplacering Revision Sammanslagning av föreningar Upplösning Uppgjord: Sonja Kvål 6 Uppgjord: Sonja Kvål 3
Stadgar 4 Mom Föreningarna har följande uppgifter Sammanhållning och stöd mellan olika pensionärsgenerationer Gemenskap mellan medlemmarna Verksamhet som tillvaratar medlemmarnas intresse och leder till aktiviteter Studier, friskvård och kulturell verksamhet Medlemsrekrytering och medlemsvård Uppgjord: Sonja Kvål 7 Stadgar 4 Mom 2-5 Mom 2 Årsmöte Mom 3 Höstmöte Kallelse ska ange vilka frågor som ska behandlas Styrelsens förslag till verksamhetsplan och budget fastställs Föreningens medlemsavgift för det kommande kalenderåret fastställs Mom 4 Regler för omröstning Mom 5 Styrelsen Uppgjord: Sonja Kvål 8 Uppgjord: Sonja Kvål 4
Stadgar 4 Mom 6 Firmatecknare Föreningens styrelse utser de personer som ska teckna föreningens firma. Firmateckning ska för att vara giltig verkställas av två personer i förening. Styrelsen fastställer attest- och delegationsordning Uppgjord: Sonja Kvål 9 Stadgar 4 Mom 7-0 Mom 7 Medelsplacering beslutas av styrelsen endast tillåten i bank eller motsvarande kreditinstitut som står under Finansinspektionens kontroll. Mom 8 Revision Mom 9 Sammanslagning av föreningar Mom 0 Upplösning Uppgjord: Sonja Kvål 0 Uppgjord: Sonja Kvål 5
Stadgar 5 Samorganisationer 6 Distrikten 7 Kongressen högsta beslutande organ 8 Styrelsen (alltså PRO riks) 9 PROs folkhögskola 0 Representantskapet Har till uppgift att utöva tillsyn över riksorganisationens verksamhet och vara rådgivande organ beträffande riksorganisationens förvaltning 4 Överklagande 5 Stadgeändring Uppgjord: Sonja Kvål PRO:s handlingsprogram PRO:s viktigaste politiska dokument är handlingsprogrammet. Det beskriver de delar som utgör huvudsyftet, nämligen Att vara påverkansorganisation i äldrefrågor Att ge medlemmarna möjlighet till gemenskap och meningsfulla aktiviteter Uppgjord: Sonja Kvål 2 Uppgjord: Sonja Kvål 6
Diskussionspunkter. där definieras syftet med organisationen. "Hur ser vi på den i vår styrelse?" 2. Hur ser vi på detta att PRO ska hålla sig neutral i förhållande till religiösa och andra organisationer? 3. Vår förenings kontakter med de olika organisationsnivåerna i distriktet. Hur sker samarbetet idag? 4. Hur är vi organiserade? Vilka kommittéer/ansvarsområden har vi? 5. Kontaktombud har vi? 6. Vad är den största bristen i vårdens och omsorgens behandling av äldre i vårt område? 7. Vad kan vi göra för att påverka så att det blir bättre? Uppgjord: Sonja Kvål 3 Kommentarer till bilden vill vi ge av PRO Segeltorp? Trevlig förening med trevliga människor Vi vill jobba bort sosse-stämpeln Samorganisationens bild och hur man vill arbeta med den: Aktiv förening Synlig Insändare, hemsidor, dagar, pins, förtjänsttecken (5 år), namnbrickor Intressepolitiska frågor Politiker på möte Kreativ Nya aktiviteter, nya cirklar Modern Påläst så man vet vad man pratar om, vi hjälps åt Rådgivande äldrefrågor, hälsa, Rådgivande till föreningar vid konflikter och annat Uppgjord: Sonja Kvål 4 Uppgjord: Sonja Kvål 7
STYRELSENS ÅRSPLANERING OCH GEMENSAMMA ARBETE Utvärdering Målformulering Verksamhetsplan Uppgjord: Sonja Kvål 5 Utvärdering Mål Verksamhetsplan Styrelsen ska ha en långsiktig planering av föreningens verksamheter samt en budget där man beräknat hur mycket olika aktiviteter kostar. På novembermötet ska styrelsen lägga fram förslag till Verksamhetsplan Årsavgift till föreningen Budget Men först en utvärdering av det gångna årets verksamhet Uppgjord: Sonja Kvål 6 Uppgjord: Sonja Kvål 8
Utvärdering se checklista i gamla boken sid 8, i nya boken sid 20-2 Vilka frågor är relevanta för oss? nästan alla Relevant: hur når vi dom som inte kommer på mötena? Kontakta med enkät t.ex. för att fråga om personen vill ha information per e- post Uppgjord: Sonja Kvål 7 Målformulering Verksamhetsplan Hur vill vi jobba med detta? Utgå från bilden vi vill ge Presentera 2-3 nya aktiviteter varje år Informationsutbyte och spridning mellan föreningarna Uppgjord: Sonja Kvål 8 Uppgjord: Sonja Kvål 9
TVÅ VIKTIGA MÖTEN Årsmötet Novembermötet Uppgjord: Sonja Kvål 9 Novembermötet Ett av två viktiga möten Styrelsen lägger förslag till Verksamhetsplan Medlemsavgift Budget Kan vi hantera att folk inte vill t.ex. leda cirklar ideellt? Diskutera Hur kan vi förstärka ekonomin? Hur stor medlemsavgift? Införa fler avgifter i verksamheten? Hur får vi fler att ta på sig uppgifter? Uppgjord: Sonja Kvål 20 Uppgjord: Sonja Kvål 0
Årsmötet ett av två viktiga möten Verksamhetsberättelse Rapporter från grupper och kommittéer krävs in Målen från verksamhetsplanen presenterad på novembermötet Ekonomisk redovisning Bokslut Resultaträkning Balansräkning Valberedningens arbete hur kan vi i styrelsen stötta valberedningen? Uppgjord: Sonja Kvål 2 Diskussionspunkten Hur kan vi fördela arbetet bättre i styrelsen? Handbok för styrelsearbete Hur kan vi få fler, även utanför styrelsen, att ansvara för olika uppgifter? Kommittéer Kontaktombud Adjungera för speciella uppdrag Loppmarknad Dagar Har vi bra rutiner för att få in rapporter från ansvariga? Uppgjord: Sonja Kvål 22 Uppgjord: Sonja Kvål
ATT LEDA EN FOLKRÖRELSE En ledare i PRO ska leda En grupp Ett möte En folkrörelse Uppgjord: Sonja Kvål 23 Att leda en folkrörelse Ledarskap i en folkrörelse handlar om att samla synpunkter, önskemål och viljor. Att utifrån dem formulera tydliga mål som får acceptans bland medlemmarna och som medlemmarna känner sig delaktiga i. Det innebär att ledarskap i PRO inte är maktutövning i vanlig bemärkelse. Det är ett ledarskap som utgår från att man har många som interagerar och som fyller på med synpunkter, kunskaper och erfarenheter. Uppgjord: Sonja Kvål 24 Uppgjord: Sonja Kvål 2
Några punkter om jaget och laget Från gröna boken: Alltid fokus på medlemmarnas behov Din åsikt är viktig Ditt arbete är viktigt och ditt engagemang en förutsättning Du är en spelare i laget Var delaktig i framgång och motgång Verka för en bra samarbetsanda Ha roligt! Bemöt de du möter med respekt Utöva ett positivt inflytande på alla du interagerar med. Sträva efter att förbättra det du gör Du ska känna att du tillhör och är stolt över att tillhöra ett vinnande lag. Uppgjord: Sonja Kvål 25 Diskutera Ta fram 3-5 ledord som styrelsen kan enas runt att användas som riktlinje för hur vi ska förhålla oss till varandra i styrelsen Uppgjord: Sonja Kvål 26 Uppgjord: Sonja Kvål 3
NÅGRA VIKTIGA FÖRTROENDEUPPDRAG Ordförande väljs särskilt på föreningens årsmöte och hen har därför ett särskilt ansvar inför medlemmarna Kassör väljs av årsmötet Sekreterare Studieorganisatör Informationsansvarig Kontaktombudsansvarig Valberedning Revisorer Övriga uppdrag Uppgjord: Sonja Kvål 27 Ansvar Styrelsen är alltid ansvarig Förslag: Dokumentera ansvarsfördelningen i styrelsen och i kommittéer Dokumentera föreningens rutiner (uppvaktning, rapportering m.m.) Från Gröna boken: En PRO-förening bör präglas av ledorden Öppenhet Gemenskap Delaktighet Inflytande Uppgjord: Sonja Kvål 28 Uppgjord: Sonja Kvål 4
En Ordförande ska Se till att så många som möjligt är delaktiga i genomförandet av beslut Vara föreningens ansikte utåt Ta initiativ till utveckling av föreningen Hålla samman medlemmarna och styrelseledamöterna Planera och leda föreningens möten så att det råder både ordning och öppenhet Uppmuntra och stödja nya styrelseledamöter Vara intresserad av vad övriga i föreningen tycker, säger, vill. Följa upp fattade beslut så att de blir genomförda Uppgjord: Sonja Kvål 29 Kassörens uppgifter Utarbeta budgetförslag för presentation och behandling i styrelsen Sköta föreningens bokföring Medverka till att styrelsen får fortlöpande rapporter om den ekonomiska situationen Upprätta bokslut med resultaträkning samt in- och utgående balansräkning. Med iakttagande av god redovisningssed. Bevaka att föreningen ansöker om och får de kommunala och andra bidrag man kan få Ansvara för att redovisning lämnas till berörda instanser (distriktet, kommunen, ABF, ) Att inom styrelsen medverka till att största möjliga säkerhet uppnås o den ekonomiska förvaltningen Ansvara för föreningens uppgifter i medlemsregistret hos riksorganisationen. Ansvara för att föreningens inventarier och tillgångar förvaras på ett betryggande sätt med godkända låsanordningar. Uppgjord: Sonja Kvål 30 Uppgjord: Sonja Kvål 5
Sekreterarens roll Hålla ordning på och märka föreningens pärmar Rensa bort gammalt material som inte ska sparas Se till (tillsammans med ordföranden) att kallelser går ut i rätt tid till rätt personer Se till att dagordningen tar upp samtliga frågor som ska behandlas Se till att protokollet tydligt anger vad som beslutats, att protokollet bevaras och finns i rätt pärm Säkerställa att skrivelser som kommer till föreningen sätts in i pärm Tillsammans med övriga i styrelsen kontrollera att stadgarna följs. Uppgjord: Sonja Kvål 3 Studieorganisatör Hålla sig informerad om aktuella studiematerial (kontakt med ABF m.fl.) Hålla sig informerad om vilka studiematerial riksorganisationen tagit fram Se vilka utbildningsbehov som följer av uppsatta mål för föreningen På olika sätt och i olika sammanhang efterfråga intressen och behov av studier hos de egna medlemmarna. Ha kontakt med ABF för att lösa ledarfrågor, ekonomi, lokaler m.m. Rekrytera cirkelledare bland medlemmar Göra studieprogram Informera om det fastställda studieutbudet. Planera och genomföra en studieupptakt, där alla medlemmar inbjuds och de olika cirklarna presenteras. Uppgjord: Sonja Kvål 32 Uppgjord: Sonja Kvål 6
Informationsansvarig Information är en angelägenhet för hela styrelsen Informera så att medlemmarna känner att de har insyn Medverka till att organisationen blir mer synlig och får möjlighet att rekrytera nya medlemmar Hålla kontakten med media Ansvara för föreningens webbplats tillsammans med webbredaktören om det är en annan person Se till att all information i föreningen följer PRO:s grafiska profil. Uppgjord: Sonja Kvål 33 Kontaktombudsansvarig Kontaktombuden är styrelsens förlängda arm till medlemmarna. Uppgifter för Kontaktombudsansvarig Samla nya kontaktombud för utbildning Förse kontaktombuden med säsongsprogram Fördela nya medlemmar till kontaktombuden Samla kontaktombuden 2-3 ggr per år Ta in rapport från kontaktombuden om synpunkter från medlemmarna Rapportera till styrelsen om medlemsreaktioner som kontaktombuden fått in Informera kontaktombuden om vad som händer i föreningen och om andra aktuella händelser exempelvis i kommunen. Uppgjord: Sonja Kvål 34 Uppgjord: Sonja Kvål 7
Valberedningen Valberedningen Väljs av årsmötet Ska ha minst 3 ledamöter En av ledamöterna ska utses till sammankallande För att valberedningen ska kunna göra ett bra jobb behöver dom kännedom om föreningens medlemmar. Ett första planeringsmöte i valberedningen bör vara före sommaren. Valberedningen ska föreslå ev. arvoden till de förtroendevalda. Valberedningen ska föreslå mötesfunktionärer för årsmötet. Uppgjord: Sonja Kvål 35 Valberedningen forts. Hur förbereder vi val av valberedning? Styrelsens ansvar. Är valberedningen inblandad i att avgöra hur många ledamöter det ska finnas i styrelsen? Vilka uppdrag mer än till styrelsen ska valberedningen ha förslag till? - Revisorerna Uppgjord: Sonja Kvål 36 Uppgjord: Sonja Kvål 8
Revisorerna Revisorerna har fått årsmötets uppdrag att granska föreningsstyrelsens verksamhet och föreningens räkenskaper. Revision av räkenskaperna: Bokslut och att tillgångarna i balansräkningen finns i verkligheten Kassa och att bokförda saldon stämmer med saldobesked Avskrivningar och skulder Revision av verksamheten Att styrelsens beslut inte strider emot PRO:s stadgar Att protokoll är skrivna och utformade på godtagbart sätt Att genomförda åtgärder inte strider mot fattade beslut enligt protokoll Att det finns en inventarieförteckning och en förteckning av hur nycklar förvaras Uppgjord: Sonja Kvål 37 Övriga särskilda uppdrag i PRO-föreningen Föreningen bör ha en policy för när någon går bort. Kontakt med anhöriga Begravningen närvarande, fanbärare? Äldreforskningsfonden? Bör finnas någon ansvarig för att besluten genomförs. Styrelsen! Kan utse person. Lotterier, bingo, försäljningar - lämplig person ges uppdraget att utforma, stimulera och organisera Uppgjord: Sonja Kvål 38 Uppgjord: Sonja Kvål 9
Övriga ombud Konsumentombud prisundersökningen Trafikombud Försäkringsombud Medlemsansvarig (ansvarig för medlemsregistret) Hemsidesansvarig (kan vara men behöver inte vara samma som informationsansvarig) Uppgjord: Sonja Kvål 39 NÅGRA VIKTIGA KOMIHÅG Plus lite tillbakablick Uppgjord: Sonja Kvål 40 Uppgjord: Sonja Kvål 20
Några viktiga komihåg Hantering av andras pengar Subventioner Ska något subventioneras? Vad? Hur mycket? Större subventioner ska/bör beslutas på novembermötet Kontanthantering inträden, lotterier m.m. Redovisa till kassören snarast Förs in i bokföringen Alla redovisningar från respektive aktivitet ska ske med kvitto undertecknat av två personer som deltagit vid tillfället Styrelsen ytterst ansvarig för verksamheten och för intäkter och utgifter förknippade med föreningens verksamhet Uppgjord: Sonja Kvål 4 Tillbakablick Ditt förtroendeuppdrag i Varje styrelseledamot måste vara förtrogen med PRO:s stadgar, särskilt de delar som direkt berör föreningarnas former och uppgifter och relation till medlemmarna. Styrelsen är alltid ansvarig för verksamhet inom föreningen Förslag: Dokumentera ansvarsfördelningen i styrelsen och i kommittéer Dokumentera föreningens rutiner (uppvaktning, rapportering m.m.) Uppgjord: Sonja Kvål 42 Uppgjord: Sonja Kvål 2
PRO-föreningarnas uppgifter Enligt stadgarna - 4 Mom : Sammanhållning och stöd mellan olika pensionärsgenerationer Gemenskap mellan medlemmarna Verksamhet som tillvaratar medlemmarnas intresse och leder till aktiviteter Studier, friskvård och kulturell verksamhet Medlemsrekrytering och medlemsvård Uppgjord: Sonja Kvål 43 Hur går vi vidare?? Uppgjord: Sonja Kvål 44 Uppgjord: Sonja Kvål 22
Avslut Uppgjord: Sonja Kvål 45 Uppgjord: Sonja Kvål 23