ABCD Samordningsförbundet Norra Dalsland Styrelsens ansvar KPMG AB Antal sidor: 6 FörvrevRapport08.doc 2009 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
ABCD Samordningsförbundet Norra Dalsland Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 1 3. Syfte 2 4. Metod 2 5. Resultat från granskning 2 5.1 Organisationen 2 5.2 Mål och riktlinjer 3 5.3 Ändamålsenlighet och effektivitet 4 5.4 Befintliga avtal 4 5.5 Uppföljning och utvärdering 5 5.6 Intern kontroll 5 6. Vår bedömning 5 Bilaga: Sammanställning befintliga avtal 2009 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
1. Sammanfattning Samordningsförbundet Norra Dalslands förtroendevalda revisorer har beslutat att årets granskning ska fokusera på styrelsens arbete med att följa upp och utvärdera de insatser och aktiviteter som finansierats under året. Granskningen som genomförts har inneburit att vi tagit del av relevanta dokument och intervjuer har genomförts med förbundets tjänsteman och ordförande. Samordningsförbundet ägs av de samverkande parterna som utser styrelsens medlemmar. Förbundet har en tjänsteman till sitt förfogande för att bereda ärenden till styrelsen och verkställa de beslut som styrelsen fattar. Det är styrelsen som beslutar om verksamhetsplan och budget och efter vad vi kunnat konstatera har den verksamhet som bedrivits en god överensstämmelse med dessa styrdokument. Det har genomförts förbättringar av styrelsens interna kontroll och det finns tydliga redovisningar av både verksamhetsresultat och ekonomi. Vår bedömning är därför att styrelsen fungerar väl utifrån det ansvar de förväntas ta i det uppdrag som ett samordningsförbunds styrelse innebär. Verksamhetens ändamålsenlighet bedöms som god, med verksamhetsplan och budget som utgångspunkt, men det är svårt att bedöma om den samlade resursanvändningen inom förbundet är effektiv. Vi menar att de verksamhetsmässiga målen kan utvecklas med effektivitetsmått, som tydligare visar hur många individer som förväntas bli föremål för samordningsförbundets aktiviteter. Vi rekommenderar styrelsen att fortsätta arbetet med utveckling och förstärkning av beredningsgruppens funktion och förmåga, eftersom detta är ett viktigt stöd för samordningsförbundets möjligheter att genomföra sitt uppdrag. 2. Inledning Vid revisionen av ett samordningsförbund skall granskas att räkenskaperna är rättvisande, att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och om den interna kontrollen som görs är tillräcklig, allt enligt bestämmelserna i 9 kap. 4 17 kommunallagen. Förvaltningsrevisionen skall utgå från syfte och mål med finansiell samordning, dvs. verksamheten bör bedömas utifrån om den bedrivs ändamålsenligt i förhållande till mål och syfte med finansiell samordning. Samordningsförbundets förtroendevalda revisorer har, efter samverkan med den av försäkringskassan utsedde revisorn, beslutat att årets granskning ska fokusera på styrelsens arbete med att följa upp och utvärdera de insatser och aktiviteter som finansierats under året. Särskilt fokus skall läggas på avtalens kvalitet, förekomsten av utvärderingar samt styrelsens sätt att använda sig av resultat. 1
Denna rapport redogör för den förvaltningsrevisionella granskning som genomförts och de bedömningar den lett fram till. 3. Syfte Granskningens syfte är att skapa ett underlag för revisorernas årliga bedömning av om styrelsen har skapat förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och uppföljning. 4. Metod Revisionen har genomförts utifrån en överenskommelse med de förtroendevalda revisorerna som innebär att vi tagit del av följande relevanta dokument: Styrelseprotokoll för 2008 Minnesanteckningar från Lokala ledningsgruppen Norra Dalsland Budget och Verksamhetsplan för 2008 Ekonomiska rapporter till styrelsen 2008 Verksamhetsrapporter till styrelsen 2008 Föregående års revisionsberättelse och revisionsrapport eller PM Förbundets avtal med utförare av samverkansinsatser Därefter har intervju genomförts med förbundets tjänsteman och ordförande, som lett fram till en sammanvägd bedömning av styrelsens ansvarstagande för en ändamålsenlig verksamhet, tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten och efterlevnad av lagar, föreskrifter, rutiner, policys, riktlinjer m.m. 5. Resultat från granskning 5.1 Organisationen Samordningsförbundet ägs av de samverkande parterna som utser styrelsens medlemmar. Förbundet har en tjänsteman till sitt förfogande för att bereda ärenden till styrelsen och verkställa de beslut som styrelsen fattar. En beredningsgrupp, som består av företrädare för de samverkande myndigheterna, används för beredning av ärenden till styrelsen och som stöd för tjänstemannens arbete. Vår bedömning är att styrelsen fungerar väl utifrån det ansvar de förväntas ta i det speciella uppdrag som ett samordningsförbunds styrelse innebär. Särskilt viktigt är att ledamöterna i 2
styrelsen kan frångå sina ordinarie roller och sitt ansvar för huvuduppdraget hos parterna för att fullt ut företräda samordningsförbundets intressen. Viktigt är också att ledamöterna i styrelsen kan hitta fram till konsensusbeslut för att verkställigheten och genomförandet av insatserna ska underlättas. Vårt intryck är att styrelsen klarat av dessa krav på ett tillfredsställande sätt under verksamhetsåret 2008. Närvaron är god, både beträffande ordinarie ledamöter och ersättare och engagemanget i förbundets uppdrag har varit stort. En annan viktig del av organisationen är beredningsgruppen som utses av de samverkande parterna. Beredningsgruppen har inget formellt ansvar i förhållande till styrelsen men utgör ett viktigt stöd för samordningsförbundets genomförande av insatser och därför är det viktigt att personerna i beredningsgruppen har ett beslutsmandat. Här förutsätts en väl fungerande dialog och ansvarstagande mellan alla parter och ett kontinuerligt deltagande i beredningsgruppens arbete och möten. Beredningsgruppens funktion har varit mer problematisk och varierande. Här är det sämre ställt med närvaron och även engagemanget har varierat. Beredningsgruppen är i sig inte föremål för vår granskning, men det bör lyftas fram att styrelsens möjligheter att fatta kloka och ändamålsenliga beslut, till mycket stor del är avhängigt hur beredningsgruppen fungerar. Vi rekommenderar därför styrelsen att arbeta med en utveckling och förstärkning av beredningsgruppens funktion och förmåga till stöd för samordningsförbundets uppdrag. 5.2 Mål och riktlinjer Samordningsförbundets styrelse beslutade vid sitt möte den 17 december 2007 att anta förslag till verksamhetsplan. Verksamhetsplan innehåller bl a beskrivningar av vision, målgrupp, inriktning 2008, finansiella mål och verksamhetsmål. Det finns även en beskrivning av vilka insatser som planeras för 2008 och vilka kostnader de beräknas medföra. Det övergripande finansiella målet är en budget i balans. Dessutom sägs det att det egna kapitalet successivt ska minska för att inom 3 år omfatta högst 10 % av budgeterade medel. De verksamhetsmässiga målen innehåller en principiell beskrivning av hur samordningsförbundet ser på hur insatser ska bedrivas i de tre kommunerna. Det finns även en mätbar målbeskrivning som säger att 30 % av de som får insatser ska nå egen försörjning helt eller delvis efter avslutad insats och att 50 % av de som får del av insatserna ska klara en arbetslivsinriktad rehabilitering efter genomförd insats. Vår bedömning är att de verksamhetsmässiga målen är både relevanta och ändamålsenliga utifrån det uppdrag Samordningsförbundet har. Det är samtidigt svårt att bedöma om samordningsförbundets resursanvändning är effektiv utifrån en eventuell måluppfyllelse av dessa mål. Ett procentuellt mål kan uppfyllas med en mycket liten grupp individer som får insatser samtidigt som samordningsförbundets samlade resursanvändning kan vara betydande. En ytterligare utveckling av de verksamhetsmässiga målen, som vi anser önskvärd, är att styrelsen formulerar effektivitetsmått, som tydligare visar hur många individer som förväntas bli föremål för samordningsförbundets aktiviteter, där syftet är att individen uppnår eller förbättrar sin förmåga att utföra förvärvsarbete. 3
5.3 Ändamålsenlighet och effektivitet Det är styrelsen som beslutar om verksamhetsplan och budget och efter vad vi kunnat konstatera har den verksamhet som bedrivits en god överensstämmelse med dessa styrdokument. Utgångspunkten för vår granskning och för bedömningen av styrelsens ansvar är även överensstämmelsen mellan verksamheten och den förbundsordning som medlemmarna beslutat om. Av förbundsordningen framgår att Samordningsförbundets ändamål är att svara för en finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet i syfte att underlätta och uppnå en effektiv resursanvändning samt att resurserna skall användas för samordnade bedömningar och insatser i syfte att den enskilde skall uppnå eller förbättra sin förmåga att utföra förvärvsarbete. Som vi tidigare påpekat kan vi se ett behov av att styrelsen diskuterar och därefter formulerar mål som styr mot en effektiv resursanvändning i enlighet med förbundsordningen. Vi kan med budget och årsredovisning som stöd konstatera att ungefär en tredjedel av samordningsförbundets medel används till annat än insatser som riktas till individer med behov av rehabilitering. Efter vad vi förstått, utifrån både intervjuer och skriftliga dokument, är detta en medveten strategi, där förhoppningen är att samordningsförbundet på detta sätt kan stödja utvecklingen av metoder och övrig samordning i medlemmarnas ordinarie verksamheter. Verksamhetens ändamålsenlighet måste därför bedömas som god, med verksamhetsplan och budget som utgångspunkt, men det är svårt att bedöma om den samlade resursanvändningen inom förbundet är effektiv. 5.4 Befintliga avtal Samordningsförbundets uppgift är att finansiera aktiviteter och för att säkerställa att dessa aktiviteter bedrivs i enlighet med samordningsförbundets uppdrag och önskade inriktning hart ett antal avtal upprättats. Vi har tagit del av dessa avtal och översiktligt granskat innehåll och kvalitet. En sammanställning av de avtal vi funnit finns i bilaga till denna rapport. Efter vad vi kunnat se är avtalens innehåll relevanta och rimliga utifrån samordningsförbundets uppdrag. De ger en beskrivning av avtalsparternas relation och innehåller i stort de formella delar som bör ingå som, t ex hur de ekonomiska förhållandena regleras och hur en eventuell uppsägning ska gå till. En viss problematik har uppstått i relationen till den kommun som enligt avtal är arbetsgivare för samordningsförbundets ansvarige tjänsteman. Kommunen vill i sitt anställningsavtal reglera vad som ska gälla avseende kommunens ansvar för tjänstemannen i händelse av att förbundet upphör. Det förs en dialog med kommunen för att bevaka samordningsförbundets intresse av att tjänstemannafunktionen fungerar optimalt. Detta tycker vi är viktigt, eftersom tjänstemannens anställningsförhållanden påverkar samordningsförbundets möjligheter att genomföra sitt uppdrag. Att formulera ett skriftligt avtal med hög kvalitet är svårt. Vi kan inte garantera att de avtal som används av Samordningsförbundet Norra Dalsland är helt tillfredsställande i alla avseenden, men utifrån den översiktliga granskning vi gjort ter de sig ändamålsenliga. 4
5.5 Uppföljning och utvärdering Enligt förbundsordningen ska förbundsstyrelsen upprätta kvartalsvisa uppföljningar med helårsprognos för verksamheten och ekonomin som tillställs medlemmarna. Förbundsstyrelsen skall också årligen till medlemmarna i samband med bokslutet redovisa verksamhetens utfall. Efter genomgång av styrelseprotokoll har vi funnit att samordningsförbundet behandlat uppföljningar av ekonomi och verksamhet för 2008 vid två tillfällen. Första gången vid behandlingen av delårsbokslut för januari till mars 2008 som styrelsen behandlade den 8 maj. Den 11e september behandlades delårsbokslut för perioden januari till augusti. Med vetskap om att årsredovisningen för 2008 kommer att behandlas av styrelsen och tillställas medlemmarna innebär detta att verksamheten och ekonomin rapporterats till medlemmarna vid sammanlagt tre tillfällen. Vi konstaterar därmed att förbundsordningens bestämmelser inte uppfylls fullt ut. Eftersom det pågår ett arbete med att se över den nu gällande förbundsordningen är vårt förslag att även denna bestämmelse ses över. Möjligheten kan finnas att medlemmarna kan nöja sig med färre än fyra uppföljningar per år. Däremot har sannolikt samordningsförbundets styrelse ett behov av mer frekventa rapporter än dessa tre bokslutsrapporter, men formerna för denna rapportering bör styrelsen själva besluta om. Årsredovisning, delårsrapport och en särskild rapport om Samverkansteam Norra Dalsland har sammanställts av styrelsen. Delårsbokslutet behandlades av styrelsen den 9 september och delårsrapport från Samverkansteam Norra Dalsland behandlades av styrelsen den 24 oktober. Beträffande verksamhetens sammantagna resultat beskrivs de insatser som genomförts och vilket resultat det haft för individerna i delårsbokslutet och i delårsrapport från Samverkansteam Norra Dalsland finns en mer fördjupad genomgång och beskrivning av insatser och effekter. En särskild utvärdering av Samverkansteam och remissgrupper har startats i samverkan med Samordningsförbundet Vänersborg/Mellerud där bl a Nordiska högskolan för folkhälsovetenskap i Göteborg medverkar. 5.6 Intern kontroll Styrelsen beslutade den 8 maj att godkänna förslag till plan för intern styrning och kontroll. Under pågående granskning har det redovisats ett dokument som visar resultatet av en gjord uppföljning av den interna kontrollen. Här framgår bl a att styrelsen under 2009 prioriterar en utveckling och kontroll av resultatredovisningen i förhållande till förbundets uppsatta mål. 6. Vår bedömning Vi bedömer att styrelsen arbetet i enlighet med både lagstiftningens intentioner och den gällande förbundsordningen. Styrelsen har tagit det ansvar som krävs och det finns en god dokumentation av hur styrelsen arbetat under året. Det har genomförts förbättringar av styrelsens interna kontroll och det finns tydliga redovisningar av både verksamhetsresultat och ekonomi. 5
Vi rekommenderar styrelsen att fortsätta arbetet med utveckling och förstärkning av beredningsgruppens funktion och förmåga, eftersom detta är ett viktigt stöd för samordningsförbundets möjligheter att genomföra sitt uppdrag. Vi menar att de verksamhetsmässiga målen kan utvecklas med effektivitetsmått, som tydligare visar hur många individer som förväntas bli föremål för samordningsförbundets aktiviteter. KPMG Mats Sandström Certifierad kommunal revisor 6