SIDAN 1 (16) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Alvesta fredagen den 2 mars 2017 kl. 10.00 14.00 Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Magnus Gunnarsson (M), Ljungby Annika Stacke (L), Växjö Bo Johansson (S), Ronneby, tj.g. ers. Kristina Brundin (S), Lessebo, tj.g. ers. Närvarande ej beslutande ersättare Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Mats Porsklev, sekreterare Elin Jonsson, bevarande strateg Anders Danielsson, informationssäkerhet 9 Bernhard Neuman, arkivchef analoga arkiv 11 Sydarkiveras kontor fredagen den 9 mars 2018 Underskrifter Sekreterare Mats Porsklev Paragrafer: 1-14 Ordförande Per Ribacke (S) Justerande Bo Johansson (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbundsstyrelsen Sammanträdesdat um Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2018-03-02 2018-03-09 Datum för anslags nedtagande Sydarkiveras kontor 2018-04-03 Underskrift
SIDAN 2 (16) 1 Dnr. Sark.2018.30 Ekonomi - rapport Administrationen har tagit fram en ekonomisk rapport till och med den 20 februari 2018. Ekonomisk rapport per den 20 februari 2018. Rapporten godkänns och läggs till protokollet. Expediering
SIDAN 3 (16) 2 Dnr. Sark.2017.31 Årsredovisning 2017 inkl. förvaltningsberättelse, revisorernas berättelse Förvaltningen har upprättat förbundets tredje bokslut inklusive förvaltningsberättelse. Förbundsstyrelsen godkänner bokslutet och översänder detsamma till förbundsfullmäktige för fastställelse. Därefter skickas bokslutet till förbundsmedlemmarna för beslut om ansvarsbefrielse. Årsredovisning inkl. förvaltningsberättelse från den 20 februari 2018. Årsredovisningen godkänns och översänds till revisionen för revisionsutlåtande. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Årsredovisningen fastställs. Årsredovisningen överlämnas till de medlemmar som var medlemmar i förbundet 2017 för beslut om ansvarsfrihet i kommunfullmäktige enligt förbundsordningen. Årsredovisningen översänds till, från och med 2018, nya medlemmar för kännedom. Expediering: Förvaltningen Förbundsfullmäktige
SIDAN 4 (16) 3 Dnr. Sark.2017.80 Intern kontroll, uppföljning Ytterligare ett steg på vägen med att bli ett arkiv/förbund att lita på har tagits i och med En första Intern Kontrollplan har tagits under 2017 och det har genomförts en Intern Kontroll och där tillhörande riskanalysarbete. Nu redovisas uppföljningen på detta kontrollarbete. Uppföljning Intern Kontroll från den 16 februari 2018. Uppföljningen godkänns och läggs till protokollet. Expediering: Förvaltningen Förbundsfullmäktige
SIDAN 5 (16) 4 Dnr. Sark.2018.30 Reviderad budget för 2018 och plan för 2019-2020 Förvaltningen har utarbetat ett förslag till reviderad budget baserat på känt antal medlemmar den 1 januari 2018. Förslag till reviderad budget 2018 och plan för 2019-2020. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktigebeslut Reviderad budgeten för 2018 och plan för 2019 och 2020 antas. Expediering: Förbundsfullmäktige
SIDAN 6 (16) 5 Dnr. Sark.2018.30 Budget 2019 och plan för 2020 2021 Förvaltningen har utarbetat ett förslag till budget baserat på känt antal medlemmar den 1 januari 2018 och inlämnade avsiktsförklaringar för inträde 2019. Förbundschef Mats Porsklev tog upp fråga om särskilda utredningspengar i budgeten för att kunna ha en beredskap på utredningar som är till gagn för verksamhetens utveckling både på bastjänst och anslutande tjänst sidan. Förslag till budget 2019 och plan för 2020 2021. Förvaltningen får i uppdrag att skriva fram ett ärende om särskilda utredningspengar för verksamhetsutveckling. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktigebeslut Budgeten för 2019 och plan för 2020 och 2021 antas. Expediering: Förbundschef Mats Porsklev Förbundsfullmäktige
SIDAN 7 (16) 6 Dnr. Sark.2017.92 Uppföljning nyttorealisering Utvärdering av realiserade nyttor enligt nyttorealiseringsplan har genomförts en gång om året sedan kommunalförbundet Sydarkivera startades 2015. Utvärderingen för 2017 är den första gången som samtliga nyttoprofiler utvärderas. Utredningar inför digitala arkivleveranser har i stort sett genomförts i den takt som planerats. Sydarkivera hanterar från och med 2017 tre leveranstyper: Uttag av journaler/akter som statiska dokument (Pdf) från Omsorg VO/LSS/IFO. Uttag av journaler/akter i befintligt utdataformat från ProCapita VO/LSS/IFO. Insamling av förbundsmedlemmarnas externa webbsidor. Äldre digitalt material. Målet var att starta upp två projekt om året. De tekniska lösningarna gick snabbare att ta fram än planerat, medan det har tagit längre tid än förväntat med förankring och formella beslut. Beslut om att utse Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet dröjde hos en del av de kommuner som varit utsedda som piloter för uttag från gamla journalsystem. Genom de uttag från databaser som genomförts kan vi se att framtagna lösningar kan återanvändas och kostnaderna därigenom minskar andra och tredje gången ett uttag sker från en likadan databas. Samtliga förbundsmedlemmars externa webbsidor har samlats in. Webbarkiveringen prioriterades då det är allmän och offentlig information, vilket innebär att det inte finns hinder i form av sekretess för att hantera insamling. Planerad dokumenthantering Utvärderingen genomfördes i form av en enkät till förbundsmedlemmarnas centrala arkivfunktioner. Det var 21 av 23 förbundsmedlemmar som besvarade enkäten så underlaget är i stort sätt heltäckande. Svaren bekräftar att de flesta myndigheter har beslutade informationsplaner (dokumentationsplaner), men att det är många myndigheter som behöver uppdatera planerna. Arkivinspektion kvalitetskontroll Arbetet har påverkats av osäkerheten kring frågan om arkivmyndighet. Diskussionen som har varit om hel- eller delad arkivmyndighet har inneburit att tillsyn inte kunnat ske hos alla förbundsmedlemmar. Planerad tillsyn har genomförts hos 14 förbundsmedlemmar av 17. Varje år sker tillsynsbesök inom två verksamhetsområden enligt VerkSAM Diarium. Tillsynsbesöken bekräftar behovet av rådgivning, mallar och utbildning.
SIDAN 8 (16) 6, forts. Dnr. Sark.2017.92 Uppföljning nyttorealisering, forts. Tillgänglighet och sökbarhet För att kunna hitta i arkiven så behövs på övergripande nivå beskrivningar av allmänna handlingar (arkivbeskrivningar) och arkivförteckningar. Bestämmelser om att dessa dokument ska finnas finns i arkivlagen. 60 % av förbundsmedlemmarna har svarat att färre än hälften av myndigheterna i kommunen har arkivbeskrivningar. Det är ett fåtal som publicerar sina arkivförteckningar (vanligtvis via webbdiarium). Helt digitalt flöde/interoperabilitet Workshopar för informationskartläggning genomförs 1 2 gånger i månaden. Arbetet utförs systematiskt efter de områden som är aktuella enligt tillsynsplanen. Vid workshoparna identifieras informationsmängder som också klassas när det gäller informationssäkerhet och behandling av personuppgifter. Resultatet används för att ta fram mallar för informationsplaner, som underlag till utredningar om digitala arkivleveranser och som utgångspunkt för rådgivning i samband med upphandlingar. Råd och stöd Utbildningar, nätverksträffar och temadagar som Sydarkivera arrangerar får överlag mycket bra omdömen från deltagarna. Målen för upplevd nytta uppfylls. Så gott som samtliga förbundsmedlemmar har skickat deltagare till en eller flera utbildningstillfällen. Sammantaget har mer än 400 utbildningsplatser utnyttjat av förbundsmedlemmarna 2015 2017. Uppföljningsrapport från den 20 februari 2018. Uppföljningsrapport från den 20 februari 2018 godkänns och läggs till protokollet. Översänds till medlemskommunerna för kännedom. Expediering: Samtliga förbundsmedlemmar.
SIDAN 9 (16) 7 Dnr. Sark.2018.36 Anslutning av nya medlemmar. Under år 2016 har diskussioner skett med ett antal kommuner om medlemskap i vårt förbund. Dessa diskussioner har utmynnat i att Lomma, Mörbylånga och Nybro kommuner har tagit beslut om anslutning till vårt förbund och har inlämnat avsiktsförklaringar. Ingen kommun har ännu tecknat anslutningsöverenskommelse. Diskussioner har förts med nuvarande landstinget Blekinge och Region Blekinge i och med deras samgående. Förvaltningen förväntar sig att en avsiktsförklaring lämnas under 2: a halvan av mars månad av landstingsstyrelsen Blekinge. I och med att ett landsting/ region eventuellt vill bli medlem bör en diskussion tas om medlemsavgift för en landstings- / regionorganisation. Avsiktsförklaringar från Lomma, Mörbylånga och Lomma kommuner. Förbundschef Mats Porsklev ges i uppdrag att utarbeta förslag till medlemsavgift och anslutningsavgift för Region Blekinge (under bildande) utifrån förbundsstyrelsens diskussion samt eventuell representation i styrelsen. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Lomma, Mörbylånga, Nybro kommuner godkänns som medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera och nya bilagor ett och två i förbundsordningen godkänns. Expediering Fullmäktige
SIDAN 10 (16) 8 Dnr. Sark.2017.30 Förbundsordning, förändringar i samband med Växjös utträde 2018-01-01, bl.a. Växjö har begärt utträde ur förbundet. Växjö tog beslut i oktober 2016. Förhandlingar har genomförts med Växjö kommun om den överenskommelse som ska tecknas mellan förbundet och den utträdande kommunen enligt förbundets förbundsordning. Detta har resulterat i en överenskommelse som ska godkännas av förbundsfullmäktige och samtliga medlemmar. Förbundsordningen måste dessutom revideras i samband med Växjös utträde. Vidare har kommunallagen förändrats varför viss revidering av förbundsordningen behöver göras därav. Presidiet har utarbetat förslag till ny utträdesparagraf ( 13). Förslag till ny förbundsordning från den 6 oktober 2017 Protokoll från styrelsemöte 2017-10-06, 31 Protokoll från förbundsfullmäktige 2017-11-10, 20 Protokoll från styrelsemöte 2017-12-01, 40 Presidiets förslag till förändring av 13 från den 16 januari 2018. Förbundsstyrelsens förslag till förbundsfullmäktige Förslag till ny förbundsordning från den 6 oktober 2017 godkänns. I ovanstående förslag godkänns presidiets förslag till ny 13 och nya bilagor ett och två. Förbundsordningen skickas till samtliga nya och gamla förbundsmedlemmar för antagande då förändringarna är av sådan art att alla förbundsmedlemmar ska godkänna förändringarna. Växjö kommuns utträde 2019 godkänns i och med att förbundsfullmäktige antar denna förbundsordning. Älmhults kommuns utträde kan först godkännas efter det att en undertecknad överenskommelse enligt förbundsordningens 13 föreligger förbundsfullmäktige. Expediering: Förbundsfullmäktige,
SIDAN 11 (16) 9 Dnr. Sark.2017.85 Dataskyddsdirektivet, förfrågningar från medlemmar om att Sydarkivera kan åta sig vara dataskyddsombud Ett antal medlemmar har ställt frågan till administrationen huruvida Sydarkivera kan åta sig uppdrag utifrån förbundsordningen att vara dataskyddsombud som anslutande tjänst och uppdelat på ett antal medlemmar. Dataskyddsombud är en ny befattning som behöver tillsättas inom samtliga kommuner och landsting utifrån att dataskyddsdirektivet träder ikraft från och med den 25 maj 2018. Protokoll från styrelsen 35 från den 6 oktober 2017. Utredning om dataskyddsombud från den 26 februari 2018. Förbundsmedlemmarna ska erbjudas en anslutande tjänst från förbundet avseende dataskyddsombud. Ersättningsnivåer enligt utredning. Dock bör avtal först tecknas för två år därefter ska utvärdering ske av tjänsten och dess omfattning. Efter utvärdering ska nya avtal tecknas med nya ersättningsnivåer med en löpande avtalstid om minst 3 år och med tre års förlängning vid varje avtals slut, om ej uppsägning sker. Rekrytering av dataskyddsombud med mera ska skyndsamt göras enligt upprättad plan i ovanstående utredning. Expediering Förbundschef Mats Porsklev Informationssäkerhetsavsvarig Anders Danielsson
SIDAN 12 (16) 10 Dnr. Sark.2017. 55 Sydarkiveras framtid - gemensam målbild för förbundets utveckling, projekt Förbundsstyrelsen beslutade den 2 juni att ge förvaltningen i uppdrag att driva projektet Sydarkiveras utveckling tillsammans med förbundsmedlemmarna. Projektet syftar till att uppnå samsyn inom förbundet när det gäller förbundets utveckling och uppfattning/avgränsning av bastjänster och anslutande tjänster. Projektet genomförs som en del i nyttorealiseringsprocessen. Det är dags för ett omtag med att identifiera och specificera nyttor med en gemensam arkivorganisation utifrån: Förbundets utökning av medlemmar och anslutande tjänster. Påverkan genom händelser i omvärlden och juridiska frågor som uppkommit efter förbundets start. Erfarenheter från genomförd uppföljning av realiserade nyttor 2015 2016. Utredningen har slutförts och är utskickad på remiss till förbundsmedlemmarna. Sammanställning av remissyttranden återstår Protokoll från styrelsen den 2 juni 2017, 17 Protokoll från styrelsen den 1 december 2017, 41 Utredning, Sydarkiveras framtid - gemensam målbild för förbundets utveckling från den 20 februari 2018. Ärendet ska tas upp till beslut på nästa styrelsemöte. Informationen godkänns och läggs till protokollet. Expediering
SIDAN 13 (16) 11 Dnr. Sark.2017. 88 Anslutande tjänst pappersarkiv, information Oskarshamns kommun har skickat ut en förfrågan till samtliga medlemmar om det finns intresse att initiera en utredning kring en eventuell samordning av de fysiska pappersarkiven med tillhörande tjänster under ledning av Sydarkivera. Denna förfrågan har hittills resulterat i att ett relativ stort antal medlemmar visat intresse av att delta i utredningen. Förbundet är hel arkivmyndighet åt bl.a. Oskarshamns och Östra Göinge kommuner vilket har inneburit att förbundet har anställt personer att sköta dessa organisationers pappersarkiv som anslutande tjänst. Då det även finns stort intresse av att Sydarkivera ska överta pappersarkiven från flera andra organisationer inom medlemsfamiljen (bolag, kommunalförbund, kommuner). För att leda och samordna denna anslutande tjänst behöver förvaltningen anställa en person arbeta med detta och även är behjälplig inom ordinarie verksamhet. Personen ska även handleda personalen som är anställd att sköta pappersarkiven. Härefter har förvaltningen skickat ut förfrågan till samtliga medlemmar och har startat utredningen då tillräckligt många har svarat att de är villiga att ta kostnaden för en utredning. Informationen godkänns och läggs till protokollet. Expediering
SIDAN 14 (16) 12 Dnr. Sark.2017.33 och Sark.2017.28 Rapporter anslutningar 2017, systeminventering och tillsynsrapport Kommunalförbundet Sydarkivera bildades den 1 januari 2015 av 10 kommuner och ett regionförbund i Kronoberg och Blekinge. Hässleholm, Eslöv, Vadstena, Borgholm, Åtvidaberg och Vellinge kommuner har efter inlämnad avsiktsförklaring godkänts som medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Ärendet behandlades vid Sydarkiveras förbundsfullmäktige i april 2017. Beslutet var att kommunerna godkändes som medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera och en ny bilaga ett i förbundsordningen godkändes. En anslutningsrapport har tagits fram och likaså en systeminventering har genomförts. Tillsynsrapport över gjorda tillsyner 2017 har skickats till styrelsen och muntligen presenterats. Anslutningsrapport från den 21 februari 2018. Systeminventering från den 21 februari 2018. Tillsynsrapport från den 26 februari 2018. Förbundsstyrelsen noterar informationen och lägger desamma till protokollet. Expediering: Samtliga förbundsmedlemmar inkl. ovanstående rapporter.
SIDAN 15 (16) 13 Dnr. Sark.2018.37 Diskussion om utredning av digitalt arbetssätt hos medlemskommunerna. Vid förbundschefens årliga rundresa till medlemmarna i ett led i dialogen avseende budget som förbundet ska göra har fråga uppkommit om att det vore önskvärt om förbundet tog på sig att göra en utredning om digitalt arbetssätt. Vid förfrågan på kontaktpersonträff har ett flertal kontaktpersoner uttryckt att det vore en bra utredning att göra och bra om förbundet kunde ta hand om den med tanke på den expertis som förbundet besitter. Förvaltningen ska avvakta med att åta sig nya externa utredningar under återstoden av 2018. Expediering:
SIDAN 16 (16) 14 Dnr. Sark.2018.36 Information om anslutningar Förvaltningen ger muntlig information om hur arbetet fortskrider för Sydarkiveras del och de anslutande kommunernas arbete med att ansluta 2019. Informeras om att Ödeshögs kommun i Östergötland och kommuner i Sörmland har framfört önskemål om att påbörja diskussion om anslutning till Sydarkivera. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Förbundet ska under ett år avvakta med att godkänna nya avsiktsförklaringar. Avsiktsförklaringar som lämnas in under 2018 kan först godkännas år 2020 och ny ansökande medlem kan först bli fullvärdig medlem år 2021. Expediering Förbundsfullmäktige