En guide för Lions i den digitala tiden

En guide för Lions i den digitala tiden

Internet tips En guide för Lions i den digitala tiden Innehåll Varför använda Internet?...3 HurkanLionsanvändaInternet?...3 E-post...3 Elektroniskanyhetsbrev...4 Klubbens webbplats...4 Lions cyberklubbar...6 Chartra en ny cyberklubb...6 Driva klubbens verksamhet via Internet...7 Anslagstavla...7 Chatrum...7 Endastförmedlemmar...7 Bloggar...7 Insamlingsaktiviteter...9 HandlaviaInternet...9 SäljalotterviaInternet...9 Auktion...9 Marknadsfördinklubb...10 Marknadsföringsmaterial tillgängligt på LCI:s webbplats...10 Hantera klubbens medlemslista och rapportera via Internet...12 Förmerinformation...12

Internet tips En guide för Lions i den digitala tiden Denna guide är utformad för att öppna upp de möjligheter Internet kan erbjuda alla lionklubbar i världen. Den erbjuder förslag om hur man använder Internet för att hålla medlemmarna informerade, driva klubbens verksamhet och att marknadsföra din klubb till allmänheten. 2 Internet tips

Varför använda Internet? Att använda Internet är det perfekta sättet att hålla medlemmarna informerade. Oavsett om e-post, webbplatser eller e-nyhetsbrev används kan medlemmarna hålla god kontakt med klubbens ledning tack vare att elektroniska kommunikationssätt används.var och en erhåller samma information, samtidigt och på samma sätt. Hur kan lionklubbarna använda Internet? E-post: Elektronisk post, eller e-post, är ett av de bästa och mest grundläggande sätten att använda Internet för att kommunicera med klubbmedlemmarna. E-post förbättrar kommunikationen mellan möten, då den kan sändas när som helst från var som helst. Den gör det också möjligt för klubbmedlemmarna att skicka samma information till många mottagare, skriven och läst när det passar både avsändaren och mottagaren. Tips att använda e-post: Uppdatera e-postlistor. Be klubbmedlemmarna att regelbundet läsa sin e-post från klubben. Tillhandahåll alternativa kommunikationssätt för medlemmar som inte använder e-post. Använd rätt beteende på Internet Internet har etikettregler som kallas för netikettregler, vilka rekommenderar vad man bör och inte bör göra. Här följer några tips: 1) Använd blindkopia (BCC) när du skickar e-post till en hel grupp mottagare. Detta innebär att den långa listan av e-postadresser inte visas för varje mottagare, säkerställer att virus inte sprids och gör att själva meddelande blir kortare för dem som vill skriva ut. 2) Skriv något meningsfullt på ämnesraden 3) Håll meddelandet kort och formatet enkelt 4) Skriv inte all text med versaler, för då anses det att man SKRIKER! 5) Undvik att bifoga filer.vissa mottagare kanske inte förstår eller är rädda för att öppna de bifogade filerna.andra kanske inte har nödvändig mjukvara för att kunna öppna filen. 6) Svara snabbt på inkommande e-post 7) Undvik att vidarebefordra Skicka meddelandet endast till dem som verkligen behöver informationen. Framför allt: Följ alltid Lions etikregler. Detta gäller alla typer av elektronisk kommunikation. Se till att informationen på ämnesraden är tydlig och meningsfull. En guide för Lions i den digitala tiden 3

Elektroniska nyhetsbrev: E-nyhetsbrev kan användas i många olika syften, till exempel att rekrytera, för PR och att informera medlemmarna. Det kan skickas till dem i samhället som är intresserade, både företag och privatpersoner, samt till potentiella medlemmar för att informera dem om klubben och dess aktiviteter. Utmärkta ämnen i ditt e-nyhetsbrev är till exempel: Evenemangskalender (Ange kommande projekt och insamlingsaktiviteter) Erkänsla till medlemmar Erkänsla till icke medlemmar Lista över klubbtjänstemän Vem som kan kontaktas gällande medlemskap Resultat av insamlings- och serviceaktiviteter Klubbens webbplatsadress Skapa distributionslistor: Att skapa distributionslistor gör det mycket enklare att sända ut elektronisk kommunikation. Du kan skapa dessa listor genom att använda de program som din e-postleverantör erbjuder och det finns även företag som kan göra detta åt dig. www.lionwap.org är en gratis service för lionmedlemmar för att skapa klubbens egen webbplats och erbjuder även möjlighet att skicka e-post till hela grupper av mottagare. Vid elektronisk kommunikation bör du fundera över att sammanställa följande distributionslistor: Alla klubbmedlemmar Klubbtjänstemän Klubbmedlemmar, personer som stöder Lions, potentiella medlemmar och andra som kan vara intresserade av e-nyhetsbrevet Klubbens webbplats: Webbplatser har blivit mycket populära, eftersom människor där kan finna information snabbt och enkelt. För lionklubbarna är webbplatser inte endast till för att informera medlemmarna, utan även för att sprida information om klubbens aktiviteter till allmänheten och till media. Vad man bör göra på webbplatser: Locka människor till att vidta åtgärder: Om du vill att läsarna skall bli medlemmar i eller donera till klubben måste webbplatsen vara informativ och attraktiv. Berätta hur din klubb gör en skillnad.använd fotografier! 4 Internet tips

Webbsidor har blivit den plats människor besöker för att finna information. Gör det enkelt: Nyckeln är att göra utformningen enkel och tydlig.använd inte för mycket information, då detta gör det svårt att läsa och gör läsarna mindre intresserade. Webbplatsen bör vara attraktiv och enkel att använda. Gör den enkel att uppdatera: Den bör vara enkel att ändra, lägga till nya sidor och ladda upp fotografier. Håll den fräsch: Uppdatera ofta och ge besökarna anledning till att återkomma. Det sista du vill är att låta en potentiell medlem komma till ett möte på fel tid och fel plats. Var noggrann: Se till att all information på webbplatsen om klubben och organisationen presenteras på ett positivt sätt. Fundera över att lösenordsskydda vissa delar. De grundläggande saker en webbplats bör innehålla är: Startsida: Webbplatsens första sida. Startsidan välkomnar läsarna till webbplatsen, ger grundläggande information, till exempel klubbens namn, adress och mötesplats, samt innehåller länkar till annan information. Om oss: Denna sida ger ytterligare information om klubben, till exempel dess syfte och aktiviteter. Här finns ofta även klubbens historia, hur mycket pengar klubben har samlat in, vilka projekt som genomförs och vilka människor som får hjälp. Kalendarium: En lista över evenemang både för klubbmedlemmar och för allmänheten. Medlemsinformation: Grundläggande information om fördelarna med att vara medlem och hur man blir medlem. Inkludera kontaktinformation till klubbens medlemsordförande. Kontakta oss: Denna sida innehåller vanligen en direkt länk för e-post samt telefonnummer. Du kan även ange klubbens mötestid och mötesplats igen. Exempel på annan information: Klubbens aktiviteter: Denna sida bör omfatta klubbens tidigare och nuvarande serviceaktiviteter - inkludera fotografier! Insamlingsaktiviteter: Marknadsför kommande insamlingar och berätta om de tidigare. Fotogalleri Mediarum och informationscenter: Här bör klubbens broschyr, faktablad, historia och pressmeddelanden finnas i PDF-format. E-nyhetsbrev, arkiv: Publicera både aktuella och tidigare nummer av klubbens nyhetsbrev. En guide för Lions i den digitala tiden 5

Om din klubb eller ditt distrikt inte har någon med de tekniska kunskaper som krävs finns det hjälp att få: www.lionwap.com, på www.lionnet.com, har mallar för webbplatser som kan användas utan kostnad. Kontakta lokala skolor och/eller universitet. De kan ha studenter som är villiga att hjälpa till. Kontakta företag som utformar webbplatser för att höra efter om de är villiga att donera en design av en webbplats eller att göra det till lägre pris. På samma sätt som tryckt material måste all information korrekturläsas innan den läggs ut på webbplatsen. Lions cyberklubbar En cyberklubb är en klubb som genomför möten och driver sin verksamhet via Internet.Att driva klubbens verksamhet via Internet underlättar kontakten mellan medlemmarna och kan hjälpa till att genomföra aktiviteter snabbare. Fördelar för klubben med att använda Internet Snabbar på administrativa uppgifter Snabbar på beslut Minskar kostnader för möten, utskick, avgifter etc. Ökar mötesnärvaron Gör det enklare för medlemmarna Enklare att sammanträffa ofta om detta krävs Chartra en ny cyberklubb En lionklubb som genomför möten och driver sin verksamhet endast via Internet kan chartras på samma sätt som en traditionell klubb. Det krävs: 20 eller fler chartermedlemmar Fadderskap av en klubb, zon, region, distriktsråd eller distriktskommitté Distriktsguvernörens godkännande Ifylld charteransökan Betalning av charteravgifter En befintlig klubb kan även bilda en klubbfilial som uteslutande använder Internet. Cyberklubbar kan även ha medlemmar från andra delar av världen, vilka alla samarbetar mot ett gemensamt mål. 6 Internet tips

Driva klubbens verksamhet via Internet Cyberklubbar driver verksamheten och hanterar administrationen via Internet och, om så är lämpligt, sammanträffar för att genomföra projekt och serviceaktiviteter. Nedan följer några exempel på hur cyberklubbar kan driva verksamheten via Internet: Anslagstavla En anslagstavla, eller ett forum, är en plats för medlemmarna att kommunicera. Kommunikationen är ofta uppdelad per ämne och ger medlemmarna möjlighet att kommunicera när det passar dem. Meddelanden sparas till dess att de tas bort eller arkiveras av en moderator. Chatrum Chatrum är en mötesplats där medlemmarna kan kommunicera i realtid. De kan användas för att genomföra klubbmöten och diskussioner. De flesta nätverk erbjuder denna möjlighet, oftast utan kostnad.vissa mjukvaror kan till och med sammanställa konversationer från klubbmöten att läsas senare av dem som inte hade möjlighet att delta. Observera - Både anslagstavlor och chatrum måste följas noga och bör vara lösenordsskyddade. Endast för medlemmar Här finns ofta mötesprotokoll, klubbens budget och viktig administrativ information. Denna information bör lösenordsskyddas, men det skall vara enkelt för medlemmarna att nå denna information. Klubbens chatrum kan även finnas i denna avdelning. Blogg: En blogg är som en dagbok på Internet. Bloggar ger klubbarna ytterligare en möjlighet att kommunicera. Ämnen som kan diskuteras i bloggar är till exempel pågående serviceprojekt, fördelarna med att vara lionmedlem, mer detaljerad information om en av klubbens medlemmar och inlägg från dem som har deltagit i klubbens projekt.texten i bloggar skrivs oftast på ett informellt sätt. För att vara effektiva måste bloggar uppdateras regelbundet. Observera - Både anslagstavlor och chatrum måste följas noga och bör vara lösenordsskyddade. En guide för Lions i den digitala tiden 7

Att genomföra effektiva chatsessioner Ett chatrum på klubbens webbplats kan användas på flera olika sätt, till exempel för att genomföra klubbmöten, komma fram med nya idéer, bjuda in gästtalare etc. För att chatten skall bli produktiv och intressant bör du tänka på följande: Informera medlemmarna om datum och tid Fastställ ett intressant ämne Se till att alla medlemmar vet hur man loggar in till chatten Fundera över att genomföra "Webinarium", ett seminarium på webben, med en gästtalare. Utse någon till att vara moderator, så att konversationen är relevant och flyter väl. Om klubbens budget tillåter kan även videokonferenser genomföras. Klubben måste inte vara en cyberklubb för att genomföra en del, eller all, verksamhet via Internet. Även en traditionell lionklubb kan driva sin verksamhet via Internet, under förutsättning att klubben ändrar sina stadgar och arbetsordning. Nedan följer ett exempel på ändringsförslag: BESLUTAS ATT Lions Club (klubbens namn) kan driva sin verksamhet via e-post eller chatrum. Dock får ingen sådan verksamhet träda i kraft innan den har godkänts skriftligen av en majoritet av klubbens medlemmar. Sådant godkännande kan initieras av klubbens president eller klubbstyrelsen i sagda klubb, men rösterna måste, för att vara giltiga, erhållas av sekreteraren inom 10 dagar efter det ursprungliga e-postmeddelandet. Genom att anta ovanstående ändringsförslag kan klubben vidta snabba åtgärder i de frågor som kräver detta. Även om klubben har för avsikt att behålla sina traditionella möten ger detta klubben möjlighet att utföra vissa saker via Internet om så krävs. På samma sätt som vid traditionella klubbmöten måste klubbar som bedriver verksamhet via Internet vara beslutsmässiga för att kunna fatta giltiga beslut. 8 Internet tips

Insamlingsaktiviteter Tack vare att Internet öppnar nya dörrar till fler läsare kan det bli lättare för klubben att samla in pengar. Oerhört många människor använder Internet varje dag och insamlingsaktiviteter via Internet gör det enklare för allmänheten att delta och att stöda klubben. Följande är några exempel: Handla via Internet: En del klubbar har avtal med företag som säljer via Internet att de erhåller en viss procent på försäljningen om köparen loggar in till företaget i fråga via lionklubbens webbplats. Detta är ett mycket smidigt sätt för allmänheten och för medlemmarna att stöda klubben i samband med inköp via Internet. Kom dock ihåg att alla klubbar måste följa organisationens varumärkespolicy, vilken finns att läsa på LCI:s webbplats eller kan beställas från Legal Division genom att ringa 630-571-5466, anknytning 299 eller genom att skicka e-post till legal@lionsclubs.org. Sälja lotter via Internet: Klubbarna kan sälja lotter via Internet, vilket ger möjlighet att sälja till ännu fler människor. För att kunna göra detta måste klubben erbjuda betalning via bankkort/kreditkort. Det finns många företag som kan erbjuda detta till rimligt pris. FRISKRIVNINGSKLAUSUL: Observera att reglerna för lotterier varierar stort i olika länder.varje land har olika regler om vilka organisationer som kan genomföra lotterier och på vilket sätt de genomförs. Undersök noga vilka lagar och regler som gäller i ditt område, så att ert lotteri genomförs i enlighet med gällande bestämmelser. Informationen i denna guide ersätter inte de råd som kan ges av lokala jurister och/eller advokater. Det rekommenderas att den som anordnar ett lotteri kontaktar jurist/advokat eller lokal myndighet för att ta reda på gällande regler. Inga garantier är underförstådda eller uttryckta. Auktion: Klubbarna kan samla in pengar genom att auktionera ut saker på sin webbplats eller sälja via ebay. Om klubben säljer artiklar med Lions namn och/eller logotyp måste klubben i förväg ansöka om tillåtelse och/eller licens från Club Supplies and Distribution Division vid det internationella huvudkontoret. Ring: 630-571-5466 anknytning 252 eller skicka e-post till clubsupplies@lionsclubs.org. När klubben samlar in pengar på webbplatsen är det viktigt att detta marknadsförs på lämpligt sätt. Ju större uppmärksamhet insamlingsaktiviteten får, desto större är chansen att den blir framgångsrik. En guide för Lions i den digitala tiden 9

Marknadsför din klubb Internet är en viktig del i klubbens kommunikationsstrategi. Klubbens främsta sätt att kommunicera med allmänheten är klubbens webbplats och detta är anledningen till att det är så viktigt att den är aktuell, välskriven, välorganiserad och enkel att använda. Ange namnet på klubbens webbplats på allt material som klubben producerar: Brevpapper, flygblad, affischer, pressmeddelanden, broschyrer, visitkort etc. Ju fler ställen webbplatsens namn publiceras, desto större är sannolikheten att människor kommer att använda den för att söka efter information. När klubben publicerar information om aktiviteter bör medlemmarna även fundera över hur Internet kan användas för att kommunicera ut viktiga budskap: Skapa ett avsnitt med rubriken "Nytt" på webbplatsen för att belysa kommande evenemang. Länka respektive nyhet till tillhörande pressmeddelande eller till ytterligare information. Gör så att antal mottagare av klubbens information ökar genom att skapa en gästbok eller möjlighet att registrera sig till klubbens nyhetsbrev. Sänd ut meddelanden i lämplig tid. Medlemmarna kan även efterfråga andra personers kontaktinformation i samband med projekt och insamlingsaktiviteter. Ju fler människor din klubb kan nå ut till, desto bättre. Använde e-post för att skicka pressmeddelanden till media. Länka klubbens webbplats till andra lämpliga webbplatser.titta närmare på andra organisationers webbplatser, till exempel handelskammaren, och länka dem när så är lämpligt. Använd det PR-material som finns tillgängligt på LCI:s eller multipeldistriktets webbplats. Marknadsföringsmaterial tillgängligt på LCI:s webbplats LCI:s webbplats www.lionsclubs.org innehåller ett stort utbud av marknadsföringsinformation och resurser. Genom att använda de PR-verktyg och resurser som anges nedan kan klubben sammanställa en PR-plan. Klicka på Resurser och därefter på PR-verktyg på LCI:s webbplats. Genom att använda PR-verktyg och resurser på webbplatsen kan din klubb sammanställa en PR-plan. 10 Internet tips

PR-verktyg och resurser: Gå igenom LCI:s kalendarium för kommande program och marknadsför dem lokalt. Anpassa de exempel på pressmeddelanden som finns till era lokala aktiviteter och program. De tomma mallarna ger riktlinjer för meddelandets innehåll, layout och längd. Lokalanpassa och skicka meddelandet om ert nästa lionsevenemang till media. Ställ samman klubbens eget faktablad genom att använda den mall som finns på webbplatsen eller använd den för att skapa ett faktablad för distriktet eller multipeldistriktet. Håll det uppdaterat och skicka med det med allt mediamaterial. Klubbens faktablad är också användbart för utdelning vid klubb- och samhällsevenemang till medlemmar och till tänkbara medlemmar. Visa audiovisuella presentationer vid kommande möten och evenemang. Det finns många för både medlemmar och icke medlemmar. Skicka ut servicemeddelanden till allmänheten som finns för TV och radio. Använd broschyrer, tryckta annonser och affischer för att marknadsföra Lions på hemorten. Skapa en webbplats för klubben för att marknadsföra kommande evenemang och locka nya medlemmar. Ytterligare resurser finns i PR-verktyg på LCI:s webbplats. LCI tillhandahåller material för medlemskommunikation och värdefulla verktyg som hjälper klubbarna i samband med sina PR-aktiviteter. Kommunikation på webbplatsen omfattar: LCI:s faktablad, historia och pressmeddelanden LCI:s viktigaste information samt frågor och svar Tidningen THE LION, vilken ges ut tio gånger per år och vissa artiklar finns på webbplatsen. Läs publikationen Hur man kommer med i THE LION för att lära dig mer om hur man skickar in text och foton från klubbar, distrikt och multipeldistrikt E-nyhetsbrev, ett månatligt nyhetsbrev på webbplatsen med den senaste informationen från det internationella huvudkontoret Presidentens månadsbrev Lions på gång berättar om unika klubbprojekt och är en resurs för nya idéer som kan genomföras på din hemort. Handbok för klubbens PR-ordförande (PR-710) och Handbok för distriktets PR-ordförande(PR-730) innehåller ytterligare information och exempel på hur du kan sammanställa en PR-plan. Läs publikationen Hur man kommer med i THE LION för att lära dig mer om hur man skickar in text och foton från klubbar, distrikt och multipeldistrikt. En guide för Lions i den digitala tiden 11

LIONS CLUBS INTERNATIONAL 300 W 22ND ST OAK BROOK IL 60523-8842 www.lionsclubs.org MK-71 SW 8/08