Svenska kommuner kan spara 7 miljarder årligen genom att lära av varandra ÖKAD EFFEKTIVITET OCH MINSKADE KOSTNADER GENOM GRÖNA INITIATIV Här finns potentialerna och så här gör andra kommuner Studien är gjord av Exido Finansierad av IBM, Kerfi och TeliaSonera
Sammanfattning Kommuner kan spara 7 miljarder årligen genom att lära av vad andra kommuner har gjort och hur de har effektiviserat sin verksamhet på ett miljöbefrämjande sätt. Av de 7 miljarderna kan 700 miljoner sparas in redan inom 12 månader. Att spara dessa 700 miljoner kräver inte nyinvesteringar, utan bygger på att man utnyttjar dagens resurser mer effektivt och att kommunen strävar och agerar för att verka resurssnålt. Det handlar om enkla åtgärder som att göra dubbelsidiga utskrifter, ställa in energisparlägen på datorerna, ersätta brevutskick med mailutskick och att skapa kunskap om möjligheterna att spara energi, samt att uppmuntra till eftertänksamhet om miljöbefrämjande åtgärder. Besparingspotentialen är beräknad utifrån besparingar som kommuner har gjort och inte från optimistiska antaganden från leverantörer. Med andra ord kan lärandet mellan kommuner innebära betydande besparingar. Den största delen av dessa besparingar kommer ifrån att man arbetar mer flexibelt och att teknik integreras i verksamhetens olika processer och inte bara från att ersätta en kostsam process med en smidigare och billigare. De förvaltningar som varit offensiva att utnyttja IT i sin verksamhet har kunnat minska miljöbelastningen avsevärt i form av minskat resande, bättre planering och bättre lokal- och kapacitetsutnyttjande. Möjligheterna att tillämpa ett flexibelt arbetssätt, som är mer obundet till plats, är i många fall en viktig del i att uppnå besparingar. Initiativen till ett effektivare resursanvändande har ofta tagits av enskilda personer med stark egen drivkraft och i mindre utsträckning genom kommunernas centrala initiativ. I de kommuner där man ligger långt fram med att utnyttja IT proaktivt har en förankring hos politiker och kommunledning varit centralt, liksom samarbete över förvaltningsgränser. Visionen likväl som möjligheten att göra investeringar för hela kommunen som kan utnyttjas av flera förvaltningar är betydelsefulla för att nå dessa samverkansfördelar. Samtidigt behöver kommun- och förvaltningsledning också vara öppna för att kunna hantera en annan typ av ledarskap i och med att man tillåter personalen större frihet i att sköta sina arbetsuppgifter och sina processer, till exempel genom mobilt arbetssätt. Möjligheter till besparingar ligger således inte i att skära, utan att se verksamheten utifrån de processer som genomförs. I många fall kan processer effektiviseras ur både miljöperspektiv och ekonomiskt perspektiv genom att samordna upptagningsområden och GIS-information, planera och optimera resor och insatsbehov, förändra processen för att minska flaskhalsar, utnyttja mobila lösningar för att automatisera uppdragsrapportering och insatsåtgärder, samt koppla ihop e-tjänster med ärendehanteringen. Dessutom kan till exempel IT i hemtjänsten minska behovet av kommunala resurser genom att ge mer stöd åt anhöriga och brukare. Investeringar i olika lösningar får inte önskvärd effekt om inte utvecklingen är förankrad hos personalen. Investeringar med positiva miljöeffekter som dessutom är till gagn för kommun och kommuninvånare har generellt sett lättare att bli accepterade och skapa förändring än investeringar där den tekniska lösningen främst är till för att effektivisera. E-tjänster är i många fall lösningar i den första kategorin och kommuner som synliggjort medborgarnyttan i samband med implementering och utbildning har också lyckas i större utsträckning. 2
I många mindre kommuner har intresset för nya lösningar varit litet, vilket i stor utsträckning beror på de mindre resurser som de kommunerna har. Men trots begränsningarna i ekonomi kan de flesta kommuner dra nytta av IT för miljöbesparingar och/eller ekonomiska besparingar. Inte minst genom samarbeten har flera kommuner lyckats minska kommunens miljöbelastning. 3
Innehåll Hitta rätt 6 Studien och rapportens upplägg 7 Grön IT 9 IT och miljö i kommunerna 10 Miljöpåverkan av IT och minskad miljöpåverkan med stöd av IT 11 IT- och telekombranschen 11 IT och telekom i kommuner 12 Var finns potentialerna? 13 Potentialer generellt sett 14 Potentialer inom arbetsplatser 16 Vad ökar miljöbelastningen? 16 Vad görs för att minska miljöbelastningen - fasta arbetsplatser? 17 Hårdvaruval 18 Tunna klienter 19 Distanssupport 20 Vad görs för att minska miljöbelastningen - mobila arbetsplatser? 20 Vad görs för att minska miljöbelastningen - flexibla arbetsplatser? 21 Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering i arbetsplatsen? 22 Potentialer inom infrastruktur datahallar och virtualisering 24 Vad ökar miljöbelastningen? 24 Vad görs för att minska miljöbelastningen av infrastruktur? 24 Virtualisering 24 Serverstrategi och datahallar 25 Shared service centers 26 Växlar / IP-telefoni 27 Cloud computing 28 Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering inom infrastruktur? 29 Potentialer inom transport och logistik 30 Vad ökar miljöbelastningen? 30 Vad görs för att minska miljöbelastningen av transport och logistik? 30 Ruttoptimering av skolskjutsar 31 Ruttoptimering och arbetsplanering inom hemtjänst 31 Digitala lås i hemtjänsten möjligheter att minska kringtiden ytterligare 33 Parkeringsavgifter 33 Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering inom transport och logistik? 33 4
Potentialer inom kommunikation internt och externt 35 Vad ökar miljöbelastningen? 35 Vad görs för att minska miljöbelastningen av kommunikation? 35 Möten och internkommunikation virtuella möten 35 Anhörigvård 36 SMS-bemanning 38 E-post och SMS-påminnelse 38 E-fakturor och autogirering 39 Ärendehantering och eid 40 Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering inom kommunikation? 41 Potentialer inom fastigheter 43 Vad ökar miljöbelastningen? 43 Vad görs för att minska miljöbelastningen av fastigheter? 43 Energianvändning i lokalen 43 Lokalbokning 44 Fastighetsstyrning 44 Långsiktig fastighetsplanering 45 IT som del i stadsplanering 46 Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering inom fastigheter? 46 Miljökrav vid inköp 48 Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering inom inköp? 50 Vilka är de huvudsakliga utmaningarna? 51 Organisationen 53 Behov av nya lösningar 54 Vem bär ansvar för att utnyttja IT bättre ur ett miljöperspektiv 56 Politikernas och kommunledningens roll 56 Förvaltningschefernas roll 57 IT:s roll 57 Hur kan en kommun gå tillväga för att snabbt komma åt miljöeffekterna? 59 Vad är viktigt på tre års sikt? 60 Bilaga 1: Studien 61 Bilaga 2: Intervjuade kommuner 62 Bilaga 3: Handledning till utnyttjande av IT som miljöteknik 63 5
Hitta rätt För att snabbt hitta rätt i rapporten och läsa det som känns mest angeläget ger vi här en överblick över rapportens innehåll. Rapporten är skriven för att skapa en dialog mellan de som behöver vara involverade i beslut såsom politiker, kommunledning, förvaltningschefer, och IT-avdelning. Grön IT Definition av begreppet. IT och miljö i kommunerna Bakgrund till begreppet och hur grön IT passar in i kommunernas verksamhet och inom några av de områden där det finns möjligheter att utnyttja grön IT. Var finns potentialerna med grön IT? Synliggörande av var man kan spara miljön (och i många fall kronor). Praktikfall hur olika kommuner och förvaltningar har gjort investeringar som är positiva ut miljöperspektiv och även ekonomiskt sett. Vi ser till arbetsplatser och hur man arbetar, infrastruktur, transport och logistik, kommunikation (intern och extern), fastigheter och inköp. Huvudsakliga utmaningar Det finns svårigheter både i organisationen och gentemot kommuninvånare att genomföra olika miljöfrämjande satsningar. Flera av dessa belyses. Vem bär ansvaret? Vilket ansvar har politiker, kommunledning, IT- och förvaltningschefer för att minska miljöpåverkan? Hur går en kommun tillväga för att snabbt komma åt miljöeffekterna? Både för små och stora kommuner, för de som kommit en bit på vägen och de som ligger efter visar vi på vad som snabbt kan få effekt och vad som kan ge betydande effekt på ett par års sikt. Denna rapport ser till hur den verksamhet som normalt sker i alla Sveriges kommuner kan effektiviseras ur ett IT- och miljöperspektiv genom att använda befintliga lösningar på marknaden. Kommuner ligger långt fram när det gäller att utnyttja IT som miljöteknik, vilket innebär att denna rapport med fördel kan läsas av företag och andra organisationer för att hämta inspiration och idéer till den egna verksamheten. Det finns flera projekt som ser till kommunal framtidsplanering där IT och IT-baserad forskning har en stor betydelse, men de ligger utanför ramen av denna rapport. Vi ser inte heller till rena miljömål, såsom till exempel grundvattenkvalitet, rikt odlingslandskap och hur normal IT-användning används för att nå dessa mål. Rapporten fokuserar på hur dagens verksamhet i sitt normala arbete kan bli mindre miljöbelastande. 6
Studien och rapportens upplägg Rapporten syftar till att synliggöra vad en enskild kommun kan göra för att minska kommunens miljöbelastning genom att utnyttja IT, samt vad kommunen kan få ut av IT för att bättre möta de miljöutmaningar som man står inför. Detta samtidigt som kommunen ser till att kommunens egen miljöpåverkan till följd av IT blir begränsad. Fokus är att diskutera frågorna utifrån kommunledningens perspektiv för att därigenom skapa en dialogbas för kommunpolitiker, kommunledning, förvaltningschefer och IT-ledning. För att göra detta utgår vi från kommunens verksamhet och synliggör lösningar som har tillämpats av andra kommuner eller företag med motsvarande processer. Vi ser vidare på hur lätt- respektive svårimplementerbara olika lösningar är. Skriven för att öka dialogen mellan kommunledning, politiker och förvaltningar Stort fokus på gjorda tillämpningar och dess effekter både i kronor och i minskad miljöbelastning Redovisat för arbetsplatser, infrastruktur, flexibelt arbetssätt, logistik, kommunikation och fastigheter Flera kommuner har också utvecklat lösningar, både med företag och med forskningsinstitutioner, som är intressanta för andra kommuner att ta del av. Rapporten kommer att exemplifierar flera av dessa lösningar. För att göra studien så tillämpbar som möjligt struktureras den utifrån sex områden där investeringar generellt sett kan ge mest effekt. Den publika diskussion som har handlat om grön IT har framför allt berört miljöpåverkan av IT från arbetsplatser och IT-infrastruktur. Inom dessa områden handlar det således primärt om att minimera miljöbelastningen. Men det finns även möjlighet att återföra värme från datahallar, vilket i vissa fall även ger ett positivt miljöbidrag. Inom de andra områdena som rapporten belyser ses mer till hur IT kan nyttjas i olika processer för att minska kommunens miljöbelastning inom respektive område. Lösningarna inom dessa områden kräver olika resurser för att kunna implementeras, vilket vi också berör. En betydande faktor inom flera av områdena är kunskap och utbildning. Vi kommer att beröra denna utmaning, men inte fördjupa oss i dess frågeställningar. Arbetsplatser Det finns betydande besparingar att göra på arbetsplatser ur flera perspektiv. En del besparingar kan uppnås genom att förändra inställningar, kompletterande investeringar och krav på leverantörer. Andra besparingar nås främst genom att tydliggöra vad den enskilde användaren kan göra för att minska miljöbelastningen. Men en av de viktigaste aspekterna är hur man arbetar och vilket stöd personalen har för att arbeta flexibelt. 7
Infrastruktur datahallar, virtualisering Idag har många kommuner redan sett till hur man kan minska miljöbelastningen från datahallar genom att virtualisera servrarna. Men det finns ett stort intresse från kommunernas IT-chefer att se vad de kan göra härnäst. Fortfarande finns det betydande möjligheter till miljö- och kostnadsbesparingar både från driften av IT och hur man köper upp IT. Det gäller till exempel telefoniväxlar, serverparkens ålder, serverstrukturen i kommunen, men också hur man kyler datahallen och hur man nyttjar eller inte nyttjar värmen från datahallen. Transport och logistik Redan idag används geografiska informationstjänster i betydande utsträckning i kommuner, men det finns ännu fler vinster att hämta när det gäller bättre logistikplanering. Det handlar både om fler områden där man kan utnyttja tjänsterna och möjligheter till ökad samordning inom området. Hur väl man kan effektivisera logistiken beror på kommunens struktur, men även vilket stöd det finns för att arbeta mobilt och förankring hos personalen. En stor del av kommunens personal är i rörelse. I många fall kan arbetet effektiviseras genom att utnyttja till exempel elektronisk nyckelhantering. Men detta ställer samtidigt krav på organisationen att kunna hantera detta, samt att personalen känner sig bekväm med att utnyttja tekniken. En teknisk investering i sig är inte tillräcklig, utan behöver kompletteras med utbildning och anpassningar av teknik och arbetssätt. Kommunikation och mötesformer internt och externt Även om kommuner i relation till andra organisationer har ett begränsat behov av att resa finns det en miljömässig vinst att göra om man ser över sina mötesformer. Hur kommunikationen till kommuninvånarna sker och i vilken utsträckning kommunen utnyttjar och kan utnyttja e-tjänster påverkar också möjliga miljöeffekter och besparingar. Fastigheter Inom många organisationer och företag står lokalerna för en stor del av energianvändningen. Bland kommuner med ett stort antal offentliga lokaler är det den enskilt största delen. Det finns idag många lösningar för att hantera enskilda källor inom fastigheter, såsom ventilation, värme/kyla eller isolerade förbrukningskällor. Problemet är att den totala överblicken över energianvändningen ofta saknas och att energikostnaderna inte belastar brukaren. I stället tas den centralt och fördelas därefter ofta ut till respektive enhet enligt en förutbestämd fördelningsnyckel, vilket innebär att möjligheten att påverka och minska förbrukningen upplevs som låg eller obefintlig. Inköp Genom att se över avtalen och införa miljökrav och miljökriterier i avtal, SLA:er och leverantörsbedömningar kan kommunerna minska miljöbelastningen avsevärt. Dessa krav bör också vara utformade så att kraven skärps löpande. 8
Grön IT Grön IT har i huvudsak två perspektiv: minskad miljöpåverkan med stöd av IT och miljöpåverkan av IT. IT och telekom är verktyg för att minska miljöpåverkan och energianvändning genom till exempel minskat resande, effektivare arbetssätt eller genom effektiva lösningar för att mäta, följa upp och effektivisera energianvändning i fastigheter och kontor. Hur IT och telekom kan användas för att minska miljöbelastningen ytterligare och är ännu i sin linda. Grön IT har två perspektiv: - Minskad miljöpåverkan med stöd av IT - Miljöpåverkan av IT IT i sig påverkar också miljön. Att minska energianvändning och miljöpåverkan av IT är ett ansvar som landar på både leverantörer och användare. IT- och telekombranschen ansvarar för den del som kommer av tillverkning och försäljning, men även för utveckling av nya och energieffektiva lösningar. Hos kunder och användare ligger ansvaret för att använda befintlig utrustning på ett energieffektivt sätt, men även att vara proaktiva i kravställning gentemot leverantörer av hårdvara och tjänster. På så sätt går det att driva utvecklingen av miljöeffektiva lösningar framåt. 9
IT och miljö i kommunerna Miljöfrågan är aktuell. Tidigare handlade den mest om föroreningar och miljöförstöring. Men de senaste årens utveckling av, och fokus på, klimatet har gjort att frågan finns på agendan på ett helt annat sätt idag. Det gäller för såväl kommuner och andra organisationer som för politiker och enskilda individer. Ett innovativt IT-utnyttjande kan kraftigt bidra till att slitaget på miljön minskar, trots att utvecklingen inom IT och telekom utgör en miljöbelastning i sig. Ett grönt ITtänkande handlar dock inte enbart om att ta ansvar för klimatutvecklingen. Det handlar i minst lika hög omfattning om de möjliga nyttor som finns, i form av lägre kostnader, högre effektivitet, bättre personaltrivsel, bättre relationer till kommuninvånare och en stärkt image. Miljöfrågorna blir allt viktigare för kommuner miljöanpassad verksamhet är krav från invånare, medier och politiker IT är en betydande del i lösningen/arbetet för att minska kommunens miljöbelastning, även om IT även är en del av miljöproblemet För att nå framgång med ITlösningarna måste de också nyttjas av personal, organisation och invånare I takt med att grön IT blir en realitet, kommer också de enskilda kommunernas ansvar för miljön att skärskådas på ett annat sätt än tidigare. Det är inte längre enbart industrin som ses som potentiella miljöbovar, utan alla typer av verksamheter såsom kommuner. Utvecklingen drivs på av medier, politiker, intresseorganisationer, företag och en allt mer miljömedveten allmänhet. Att visa att frågan om grön IT tas på allvar blir därmed en viktig del av kommunledningens ansvar. Idag befinner vi oss i fasen när vi börjar se reella åtgärder inom området grön IT. Frågan flyttar nu in på agendan hos allt fler, från att tidigare enbart ha varit aktuell på konferenser och seminarier där samma exempel har visats gång på gång. Nu ökar intresset för och kunskapen om hur grön IT kan minska miljöpåverkan samtidigt som kostnaderna minskar. Inom kommunerna har många funktioner agerat utifrån de mandat de själva besitter genom att till exempel öka virtualiseringen av servrar. Det är dock få kommuner där ledning och politiker har förstått hur de kan nyttja IT för att både spara pengar och minska kommunens miljöbelastning. Denna rapport syftar till att tydliggöra hur kommunen kan agera både i ett kort perspektiv och ur ett längre perspektiv. Den visar på inom vilka områden man lättast kan hitta miljömässiga såväl som ekonomiska fördelar med grön IT. Rapporten kan med fördel även läsas av företag och andra organisationer, eftersom kommuner i många fall ligger före industrin när det gäller utnyttjande av grön IT. Detta beror främst på att man agerat i samband med att verksamheten haft ett visst behov och mindre på att kommunerna har planerat sin verksamhet så att den samordnat verkar för att minska miljöbelastningen. Genom att göra en översyn av verksamheten finns betydande möjligheter kvar för kommunerna att ytterligare minska sin miljöbelastning. En viktig aspekt för att nå eftersträvad effekt av IT-lösningar är att se till att de passar i organisationen och att personalen kan och förstår hur de utnyttjas. Utbildning och 10
implementering av tjänsterna är centralt, vilket också kräver en betydande samverkan mellan IT-avdelningen och de olika förvaltningarna. En annan utmaning att hantera, som också har stor potential, är att en stor del av energianvändningen är en kollektiv nytta. Brukaren, det vill säga kommun, hyresgäst eller individ, har inte inflytande på eller ansvar för den förbrukning denne står för. En avdelnings eller enhets elförbrukning belastar inte verksamheten direkt utan nycklas ut till verksamheten. Individer, avdelningar och projekt har ingen eller mycket liten möjlighet att påverka sina energikostnader. Det gäller även om de minskar energianvändningen inom sin enhet eller sitt verksamhetsområde. Miljöpåverkan av IT och minskad miljöpåverkan med stöd av IT Minskad energianvändning av IT innebär även minskade kostnader. Många initiativ inom till exempel virtualisering eller ruttoptimering har inte i första hand handlat om att spara energi och miljö utan om ekonomiska besparingspotentialer. Miljöaspekten blir en positiv bieffekt. I det här perspektivet ligger även initiativet och ansvaret för möjligheterna utanför IT-avdelningen. IT-avdelningen verkställer ofta beslut som redan fattats och har begränsad möjlighet att påverka effektivitet eller miljökonsekvenser av beslutet. Ansvaret för att minska miljöpåverkan finns hos flera aktörer såsom tillverkare, leverantörer, inköpare, ITstrateger, kommunledning, förvaltningschefer och användare IT och miljöpolicy är ett centralt redskap för att strukturera arbetet IT- och telekomindustrin står för en stor del av energianvändning och miljöpåverkan. En kraftig expansion och ökad IT-mognad i till exempel Kina, Indien och Latinamerika kommer att medföra ökade utsläpp. En kraftigt ökande tillväxt av PC och mobiltelefoner kommer att ställa stora krav på såväl effektiv produktion och råvaruhantering som återvinning för att minska den negativa miljöpåverkan från dessa produkter. IT och telekom är dock även verktyg för att minska energianvändningen i olika verksamheters processer. Det kan bidra till minskat resande, effektivare arbetssätt eller genom effektiva lösningar för att mäta, följa upp och effektivisera energianvändning i fastigheter och kontor. Idag omfattar miljöpolicies och miljöredovisningar bland annat kommuners energiupphandling, transporter och konsumtion. Men området är större än så och bör även omfatta ett bredare miljömedvetet tänkande, såväl som IT. IT- och telekombranschen IT- och telekombranschen har en stor del av ansvaret för att hantera IT:s miljöpåverkan. Val av material, energisnål hårdvara och ansvar för återvinning är några exempel på branschens ansvar och möjligheter. Många företag inom IT-industrin ser idag grön IT som ett säljargument. Det handlar dels om att hjälpa kunder att hantera frågan och dels är det kunddrivet där företag och konsumenter ställer krav på produkter och lösningar. Branschen är idag en stor förbrukare av metaller och mineraler. Utvinningen av dessa har kritiserats och kommer att behöva minska eller moderniseras. Detta sker i första hand genom 11
nationella och internationella myndigheter samt parallell lagstiftning, men kan givetvis även påverkas av kunders och konsumenters val och uppmärksammande. IT- och telekombranschen har även ett proaktivt ansvar i utvecklingen av energieffektiva lösningar samt hur IT kan användas för att minska miljöpåverkan. Här finns stora möjligheter för svensk forskning och svenska företag med en stark position inom miljöteknik att bidra. IT och telekom i kommuner Kommuner har som brukare av IT stora möjligheter att påverka utvecklingen av grön IT. Genom tydliga miljöpolicies som organisationen arbetar efter och krav på leverantörer ökar trycket på energieffektiva och miljövänliga produkter och tjänster. Detta ställer dock krav på organisationen. En viktig del är att de facto utveckla en policy, att få organisationen att arbeta efter den samt att kontinuerligt uppdatera den och tillföra nya krav och arbetssätt. Idag finns det ofta ett stort engagemang i olika kommunala funktioner för dessa frågor, men det krävs stöd från kommunledningen för att skapa samordning och säkerställa att de initiativ som tas kan nå önskad potential. 12
Var finns potentialerna? Var potentialerna finns och hur stora de är skiljer sig mellan olika typer av kommuner. En av de viktigaste faktorerna till hur mycket man kan minska kommunens miljöbelastning är kommunstorlek. Större kommuner har både större stordriftsfördelar och bättre ekonomiska förutsättningar för att skapa miljövinster. Men även mindre kommuner kan få betydande besparingar både genom samverkan med andra kommuner för att dra nytta av stordriftsfördelar och genom att fokusera på effektivitet och kvalitet i det egna arbetet. Gemensamt för alla typer av kommuner är dock att frågan behöver ses över i ett övergripande perspektiv, innan man går för långt med enskilda aktiviteter, investeringar och åtgärder. Det är mycket möjligt att ett initiativ att virtualisera servrar, implementera tunna klienter eller en omfattande videokonferensutrustning är rätt. Då lösningar och produkter ofta hanterar enskilda lösningar är det dock viktigt att se över helheten och göra en första prioritering innan beslut fattas om var arbetet ska börja. Dessutom kan man i många fall börja enklare med lösningar som inte kräver några investeringar, som till exempel telefon- eller webbkonferens. En grundläggande förutsättning är att öka kunskapen om hur energianvändning och miljöpåverkan ser ut för att på så sätt kunna värdera vilka insatser som kan ge bäst effekt. Dessutom ökas möjligheterna att föra kostnader till rätt brukare och på så sätt minska kostnaderna för de kollektiva nyttorna. Många lösningar som spar miljö finns redan i kommunerna, men de tillämpas inte Inom IT-infrastruktur finns främst potentialer inom infrastruktur och personlig utrustning Flexibelt arbetssätt ökar tillgänglighet, minskar resande och ökar personalens trivsel, men ställer nya krav på ledarskapet Samverkan mellan förvaltningar och IT-avdelning möjliggör att många potentialer kan realiseras inom resande, arbetssätt, kommunikation och e-tjänster Inom fastigheter och lokaler finns betydande miljöeffektiviseringspotentialer Inom teknikområdet finns potentialer i huvudsak i två perspektiv: infrastruktur och personlig utrustning. I båda fallen är val av energieffektiva system och lösningar av stor vikt. Att utveckla krav och mål i inköpsprocesserna bidrar till att energieffektiva lösningar kommer till marknaden snabbare. När det gäller den personliga utrustningen kan det i många fall också handla om ett förändrat och mer flexibelt arbetssätt, vilket också ställer nya krav på ledarskapet i kommunen. En personal som i större utsträckning arbetar mobilt blir också mindre närvarande på kontoret, vilket i sin tur ställer andra krav på bland annat samordning, ansvarsfördelning, kommunikation, information och rapportering. Inom fastigheter och lokaler finns i många fall stora potentialer i att effektivisera och minska energianvändningen. Det kan dels vara genom direkta åtgärder för belysning, uppvärmning, kyla med mera. Det kan också handla om att tydliggöra hur energianvändningen ser ut och därmed öka den enskilde medarbetarens möjlighet att (upplevt) påverka och minska energianvändningen. 13
Ett tredje område med stora potentialer är kommunikation, resor och samverkan. Allt fler kommuner ändrar både sin mötespolicy och sin resepolicy till att vara mer miljöeffektiva och därigenom även minska onödiga kostnader. Resande ska minskas eller ske på ett mer miljöeffektivt sätt, samtidigt som man måste värna om arbetstid och effektivitet, vilket ökar intresset för telefon- och webbmöten och investeringar i till exempel videokonferens. I många fall är detta aktiviteter som inte är fullt sammankopplade. Störst effekt uppnås när ägaren av policyn arbetar tillsammans med den som äger och har kunskap om verktygen. Idag går mycket av fältpersonalens arbetstid inom kommuner åt till planering, rapportering och koordinering. I många fall kan IT-stöd effektivisera arbetssättet, vilket innebär att resandet kan minska avsevärt, samtidigt som arbetsrutter kan optimeras utifrån olika typer av behov. Detta spar både transportkostnader och tid. Under de senaste åren har antalet e-tjänster ökat, men många är fortfarande inte automatiserade. En del i att få ut mer av de potentialer e-tjänsterna innebär är att möjliggöra identifiering av de som nyttjar e-tjänsten och även möjligheten till signering av blanketter elektroniskt. Potentialer generellt sett Beräkningar som redovisas i rapporten visar på att det finns besparingar på i storleksordningen 7 miljarder kronor årligen för Sveriges kommuner genom att ta ett bredare grepp om IT och miljö. Många besparingar är mycket enkla att få genomförda. Andra besparingar kräver betydande investeringar och/eller ett omfattande behov av anpassning till den gjorda investeringen, vilket generellt ökar med kommunstorlek och/eller komplexiteten i investeringen. Sveriges kommuner kan spara 7 miljarder kronor per år genom att investera i IT som miljöteknik Besparingarna finns i begränsad omfattning på IT avdelning, utan i stället främst ute i verksamheten Beräkningarna när det gäller potentialer är konservativa, eftersom vi bara i begränsad omfattning ser vilka effekter IToch miljöinvesteringar får i effektivare arbetsprocesser. Vi har också genomgående räknat med en lägre besparingspotential när vi räknat upp olika kommuners faktiska besparingar till besparingar på nationell nivå. Det vill säga att om en kommun har en besparing på mellan 20 och 30 procent, så har vi genomgående använt 20 procent. Vi har också för varje besparing gjort en bedömning, baserad på tidigare undersökningar som Exido gjort, avseende vilken andel av Sveriges kommuner som kan ta del av olika typer av lösningar. Vi har således inte automatiskt beräknat upp en besparing med 100 procent. I många fall har vi inte heller kunnat kvantifiera en besparing eftersom den eller de kommuner som gjort effektiviseringen inte har gjort en extrapolerbar bedömning av investeringen. Det är tydligt att den största delen av besparingarna inte kommer från IT-avdelningen, utan i stället från verksamheten. Detta har gjort att vi i många fall varit tvungna att intervjua flera personer i varje kommun för att skapa en bild över de verkliga besparingarna. Detta har också medfört att vi tagit bort förväntade besparingar där lösningarna inte har varit tillräckligt bra kvalitetsmässigt eller de facto inte genererat den förväntade besparingen avseende miljö eller ekonomi. I vissa fall har vi också undvikit att göra en potentialberäkning eftersom jämförelser inte låter sig göras. Detta beror på att omvärlden och förutsättningarna för investeringen 14
förändrats. Därmed skulle en jämförelse vara felaktig. I flera fall har vi valt att beskriva dessa besparingar verbalt för att man ska förstå vad som kan göras, men utan att synliggöra den faktiska potentialen av investeringsalternativet. Figur 1 - Störst besparingspotential i verksamheten 15
Potentialer inom arbetsplatser Hur kommuner ser på arbetsplatser idag skiljer sig i stor utsträckning från hur man såg på arbetsplatser för tio år sedan. Tidigare var en arbetsplats en fysisk plats där varje person hade sin namnskylt, bord, stol, telefon och dator. Idag delas ofta arbetsplatser mellan anställda. Dessutom behöver en arbetsplats inte vara en stationär fysisk plats. Den kan lika gärna vara en mobiltelefon eller en dator som man registrerar sig via. I kommuner har en stor del av personalen inte en egen fast arbetsplats, eftersom många arbetar i hemtjänst, skola eller på det tekniska kontoret. Deras behov av en arbetsplats består ofta i att dokumentera ett ärende, en arbetsinsats eller att kommunicera till olika personer - internt inom kommunen eller till kommuninvånare. Det gör att mobila arbetsplatser (mobiltelefon/bärbar dator) och delade arbetsplatser är allt vanligare lösningar. Vad ökar miljöbelastningen? Ser man till stationära arbetsplatser, oavsett om de används av en eller flera personer, finns det flera faktorer som ökar energiåtgången. Mest påtagligt och synligt är hårdvaror bestående av framför allt dator, skärm, skrivare, belysning, laddare och reglerbara arbetsbord. Idag har de flesta hårdvaror ett stand-by läge, vilket innebär att de drar el oavsett om de används eller inte. Många PC står fortfarande på dygnet runt. En anledning kan vara att det krävs för att till exempel säkerhetsuppdateringar genomförs nattetid, en annan att behörighetssystemen inte klarar av en stor mängd användare som skall logga på samtidigt på morgonen. Fasta arbetsplatsers miljöpåverkan kan med enkla medel minskas genom att stänga av datorerna eller utnyttja energisparprogram. Besparingspotentialen att utnyttja energisparprogram är 136 miljoner kwh eller 139 miljoner kronor per år Om alla landets kommuner genomgående anammar dubbelsidiga pappersutskrifter minskas pappersförbrukningen med 500 miljoner pappersark, motsvarande ungefär 50 miljoner kronor per år Byte från stationära datorer till bärbara eller tunna klienter kan medföra en årlig besparingar för landets kommuner på upp till 142 miljoner kronor Genom ett flexibelt arbetssätt kan Sveriges kommuner årligen spara mer än 700 miljoner kronor En IT-struktur som underlättar distanssupport kan minska behovet av antalet tekniker från en tekniker per 100/150 användare till en per 600 Både i stand-by läge och i användning är det skillnad på energiförbrukning. Vissa hårdvaror drar betydligt mer energi än andra hårdvaror med samma funktion. CRT-skärmar drar till exempel betydligt mer än LCD-skärmar. Dessa hårdvaror kan i allmänhet fasas ut över tid. I andra fall kräver förändringarna mer eftertanke eftersom en förändring för att minska energiåtgången på arbetsplatsen kan få ökade kostnader eller andra konsekvenser för organisationen eller IT-strukturen. Ser man till klienternas programvaror så är det skillnader i vilken utsträckning olika programvaror utnyttjar datorernas processorer och minne, men det är osäkert vilken 16