Postenkoncernens uppförandekod

Uppförandekod - 3 Innehållsförteckning Koncernchefen har ordet... 3 Kunder... 4 Leverantörer och ombud... 6 Medarbetare... 8 Miljö... 13 Samhälle...14 Kodens tillämpning...16 Med drygt 30 000 medarbetare och en omsättning på cirka 30 miljarder kronor är Postenkoncernen ett av Nordens största företag inom kommunikationsoch logistiktjänster. Kunderna utgörs av såväl stora som små företag, organisationer, offentlig förvaltning, kommuner, landsting och privatpersoner. Övriga viktiga intressenter är ägare, leverantörer, samarbetspartners samt företrädare för det lokala samhället och olika intresseorganisationer. För att upprätthålla vårt förtroende gentemot dessa intressenter ställs krav på att vi agerar ansvarsfullt. Denna uppförandekod är resultatet av ett gediget internt arbete och den är godkänd av koncernstyrelsen. Koden beskriver de för oss viktigaste områdena för ett ansvarsfullt agerande. Vår framgång bygger bland annat på att vi varje vardag lyckas leverera rätt försändelser från rätt avsändare till rätt mottagare. Vår förmåga att utföra våra arbetsuppgifter med hög kvalitet och kostnadseffektivitet är därför en avgörande framgångsfaktor. En stor koncern av vårt slag behöver väl utvecklade och dokumenterade arbetsmetoder och processer. Samtidigt måste det vara enkelt att göra ett bra jobb och leva upp till våra kunders förväntningar. Därför har vi rensat i Postens flora av policys och instruktioner. Vi varken kan eller vill ta bort alla regler, men vi kan förenkla vår vardag genom färre och tydligare regler med bättre koppling till våra processer. Uppförandekoden ska uttrycka vår kultur och våra värderingar och fungera som kompass för vad vi står för och hur vi vill uppfattas av våra intressenter, både som företag och som individer. Det är därför viktigt att vi har en gemensam syn på hur vi ska agera så att vi kommunicerar en positiv bild av Posten som ett ansvarsfullt företag. Vi har ett gemensamt ansvar för att följa denna kod. I ansvars- och etikfrågor är det ofta svårt att få erkännande för ett bra agerande. Däremot blir konsekvenserna ofta allvarliga om det skulle gå snett. För att underlätta för oss alla att göra rätt beskriver vår uppförandekod hur vi i Posten ska agera när vi arbetar tillsammans och när vi företräder Posten. Låt därför detta tillsammans med sunt förnuft bli en del av vårt dagliga arbete. En av mina första åtgärder som ny koncernchef är att underteckna denna uppförandekod. Det gör jag med glädje. Juli 2008 Lars G Nordström VD och koncernchef

4 - Uppförandekod Uppförandekod - 5 Kunder Våra tjänster och produkter ska utgå från våra kunders behov av kommunikationsoch logistiklösningar. Det ska vara enkelt att vara kund till Posten. Vi ska göra vårt yttersta för att kunderna ska uppleva Posten som ett företag de kan lita på. Kundrelationerna ska baseras på affärsmässighet. Vi ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete. Vi ska ta initiativ till dialog med våra kunder där vi följer upp hur väl vi lyckas tillfredsställa kundernas behov. Vi ska kontinuerligt utvärdera våra kund- och kvalitetsmål. Alla former av marknadsaktiviteter ska ske i enlighet med den affärspraxis och lagstiftning som gäller för de marknader vi agerar på. Vår marknadskommunikation ska vara kundorienterad, affärsstödjande och skapa en positiv bild av koncernen. Kundsynpunkter ska behandlas som källa till förbättringar och hanteringen ska vara snabb, vänlig och professionell. Egna anteckningar Stora och små företag och organisationer inom alla branscher köper tjänster av Postenkoncernen. Tillsammans med privatpersoner köper de tjänster för nära 30 miljarder kronor per år. Varje dag kommer sammanlagt över 100 000 kunder i kontakt med våra företagscenter, kundtjänst i de olika bolagen och våra hemsidor.

6 - Uppförandekod Uppförandekod - 7 Leverantörer och ombud Vi väljer leverantörer och affärspartners utifrån främst två kriterier: Förmågan att leverera tjänster och varor på affärsmässigt riktiga grunder samt förmågan att leva upp till kraven och intentionerna i denna uppförandekod. Vi ska samordna våra inköp och upphandlingar så att vi tar vara på koncernens totala inköpsstyrka och får den bästa totalekonomin. Inköp ska ske från de leverantörer vi har avtal med. Våra post- och frimärksombud är en viktig kontaktyta mot kunder och användare av våra tjänster. Vi ska verka för att ombuden kan leva upp till samma krav på kundbemötande och ansvarsfullt agerande som beskrivs i denna uppförandekod. Vi ska ständigt utveckla de affärsmässiga relationerna till våra ombud för att skapa nytta för kunderna och tillgänglighet för alla användare av våra tjänster. Egna anteckningar Postenkoncernen köper varje år produkter och tjänster för drygt 12 miljarder kronor från cirka 19 000 leverantörer. Dessutom möter våra postombud varje dag 100 000 kunder som vill köpa någon av Postens tjänster eller hämta paket.

8 - Uppförandekod Uppförandekod - 9 Medarbetare Gott arbetsklimat och ömsesidig respekt Alla chefer och medarbetare ska bidra till ett gott arbetsklimat. Då kan vi tillsammans skapa förutsättningar att ge våra kunder bra service. Vår relation till varandra ska präglas av ömsesidig respekt, förtroende och medmänsklighet. Varje medarbetare har rätt att bli respekterad för den hon eller han är. Ingen får diskrimineras eller trakasseras på något sätt, av någon anledning eller i något sammanhang. Arbetsplatsen ska vara fri från hot och kränkningar. Alla medarbetare har rätt att ansluta sig till föreningar och organisationer, rätt att organisera sig i fackliga sammanslutningar och rätt till kollektiva förhandlingar. Ansvarsfullt uppförande Varje medarbetare förväntas uppföra sig som en god ambassadör och agera så att förtroendet för Posten stärks. Detta gäller särskilt när vi företräder företaget, bär företagets kläder eller färdas i företagets fordon. Varje medarbetare ska avstå från situationer där personliga intressen kan vara i konflikt med företagets bästa. Postens samtliga tillgångar ska användas för avsedd verksamhet och får inte användas av någon medarbetare för privat bruk eller för att skaffa sig personlig vinning av något slag. Goda utvecklingsmöjligheter Posten ska uppmuntra och stödja varje medarbetares kontinuerliga utveckling för att säkerställa den enskildes och företagets framtida konkurrenskraft. Varje medarbetare har ett eget ansvar för sin yrkesmässiga utveckling. Chefer och medarbetare har ett ömsesidigt ansvar att säkerställa tillgång till information som behövs för utförande av arbetsuppgifter. Med över 30 000 medarbetare på mer än 1 000 arbetsplatser är Posten en av Sveriges största koncerner. Våra medarbetare finns i flera länder och i alla Sveriges kommuner. Medarbetarnas engagemang är en förutsättning för Postenkoncernens framgång.

10 - Uppförandekod Uppförandekod - 11 Egna anteckningar Friska medarbetare i en säker arbetsmiljö Vi ska alla i det dagliga arbetet ta ett personligt ansvar för vår gemensamma arbetsmiljö samt för vår egen hälsa och säkerhet. Varje chef ska ansvara för att ett systematiskt arbetsmiljöarbete bedrivs där risker identifieras och arbetsmiljön ständigt förbättras. Varje chef ansvarar för att göra medarbetarna medvetna om riskerna och se till att de har rätt kompetens och information för att kunna minimera dessa risker. Varje medarbetare ska ansvara för att utföra sitt arbete på ett säkert sätt och aktivt medverka till att vår gemensamma arbetsmiljö är säker. Hälsoarbetet ska bestå av följande delar; främja medarbetarnas hälsa, förebygga ohälsa och olyckor samt rehabilitera medarbetare under och efter sjukfrånvaro. Ingen medarbetare får utföra arbete eller vistas på arbetsplatsen under påverkan av alkohol eller droger. Medarbetare med alkohol- eller drogrelaterade problem har ett eget ansvar att söka hjälp, privat eller via företagshälsovården. Varje chef har ansvar för att på ett medmänskligt sätt handskas med missbruksrelaterade frågor.

12 - Uppförandekod Uppförandekod - 13 Miljö Att integrera miljöansvaret i vår kärnverksamhet är en viktig konkurrensfördel idag och i framtiden. Vår viktigaste miljöinsats är därför att erbjuda kunderna miljömässigt hållbara kommunikationsoch logistiklösningar. Vi ska bedriva ett systematiskt miljöarbete där resultaten av vårt eget och våra kunders miljöarbete ständigt förbättras. När vi utvecklar nya tjänster, processer och produkter ska vi säkerställa miljöhänsyn i ett helhets- och livscykelperspektiv. Vi ska arbeta förebyggande genom att undvika användning av material och metoder som kan medföra miljö- och hälsorisker. Vi ska använda energi och andra naturresurser på ett effektivt sätt. Vi ska kontinuerligt minska användningen av fossila energikällor och hitta andra metoder som kan bidra till att begränsa den globala uppvärmningen. Vi ska vara förberedda på miljörelaterade hot och de eventuella konsekvenser dessa kan få för vår verksamhet och infrastruktur. Varje dag hanterar Posten över 20 miljoner försändelser i Sverige och över 240 000 paket i Norden. Strålfors producerar cirka 800 miljoner adresserade utskick inom Norden varje år. Vårt samhällsuppdrag innebär bland annat att ett brev som läggs på en brevlåda ska delas ut nästa dag oavsett vart i Sverige det ska. Omfattningen på verksamheten gör att varje liten miljöförbättring i allt från transporter till tryckprocesser ger stora miljövinster.

14 - Uppförandekod Uppförandekod - 15 Samhälle Hållbar samhällsutveckling Vi ska bidra till en hållbar utveckling genom att förena lönsamhet med socialt ansvarstagande och aktivt miljöarbete. Vi eftersträvar en balans mellan finansiella och icke-finansiella mål. Vårt viktigaste bidrag är att tillhandahålla hållbara kommunikationsoch logistiklösningar och upprätthålla en effektiv infrastruktur för brev- och paketdistribution. Våra sponsorsamarbeten ska vara till nytta för både den sponsrade organisationen och för Posten. Effektiva processer och aktiv riskhantering Vi ska ha en god intern kontroll. Den baseras på en analys av risker och möjligheter. Den stöttas av effektiva processer och effektiv informationshantering. Vi ska skydda koncernens medarbetare, processer och tillgångar genom aktiv riskhantering och högt säkerhetsmedvetande. Öppen, trovärdig kommunikation och redovisning Vi ska upprätthålla och utveckla goda relationer med alla koncernens intressenter. Kommunikationen med våra intressenter ska präglas av respekt och lyhördhet samt vara öppen, trovärdig och relevant. Mottagaren ska få en rättvisande och begriplig bild av vår verksamhet. Vår kommunikation ska stödja affärerna genom att stärka koncernens varumärke, attraktivitet och konkurrenskraft. Vi ska följa allmänt accepterade redovisningsprinciper och vår finansiella rapportering ska vara korrekt, fullständig, öppen, relevant och begriplig. Postens års- och hållbarhetsredovisning samt delårsrapporter är utgångspunkten för vår övriga externa kommunikation om koncernens utveckling. Otillbörlig påverkan Vi motsätter oss alla former av försök till otillbörlig påverkan från leverantörer och samarbetspartners gentemot våra chefer och medarbetare. Ingen medarbetare eller chef får acceptera någon form av ersättning som kan uppfattas som muta, bestickning eller penningtvätt. Vi får på motsvarande sätt inte göra oss skyldiga till handlingar som kan uppfattas som försök till att otillbörligt påverka mottagarens beslut. All representation måste vara i enlighet med den affärspraxis och lagstiftning som gäller för de marknader vi agerar på. Vi intar en neutral ställning i fråga om politiska organisationer. Koncernens företagsnamn och tillgångar får inte användas för att främja politiska organisationer eller politiska företrädares intressen. Posten levererar post till 4,5 miljoner hushåll och 900 000 företag i Sverige varje dag. Postenkoncernen är ett av Nordens största företag inom kommunikationsoch logistiklösningar och har ett logistiknätverk som spänner över hela Europa. Det är viktigt att alla våra intressenter har förtroende för oss.

16 - Uppförandekod Uppförandekod - 17 Kodens tillämpning Denna uppförandekod beskriver de för oss viktigaste områdena för ett ansvarsfullt agerande. När det i denna kod står Posten menas hela koncernen med samtliga rörelsegrenar och ingående dotterbolag. Innehållet i denna uppförandekod gäller för samtliga medarbetare i alla länder där vi har verksamhet. Delar av koden är även styrande för vilka krav vi ställer på våra leverantörer och affärspartners. Uppförandekoden tillsammans med Postens verksamhetssystem ersätter den tidigare interna regelstrukturen med koncernpolicys, koncerninstruktioner och koncernanvisningar. Posten ägs av svenska staten. Vi styrs ytterst av statens ägarpolitik och de mål som årsstämman fastställer. Denna kod utgör en viktig del för att säkerställa att vi följer de lagar, förordningar, internationella konventioner, avtal och överenskommelser som berör vår verksamhet. Vi ställer oss bakom och bedriver vår verksamhet i enlighet med de tio principerna för ansvarsfullt företagande i FN:s Global Compact (unglobalcompact.org) och OECD:s riktlinjer för multinationella företag (oecd.org). Dessa riktlinjer baseras i sin tur på FN:s deklaration om mänskliga rättigheter (un.org) samt ILO:s deklaration om grundläggande rättigheter och principer i arbetslivet (ilo.org). Denna uppförandekod förtydligar hur vi upprätthåller ovanstående principer och riktlinjer i vår verksamhet. Postens hållbarhetsredovisning (posten.se) följer upp hur väl vi lyckas och redovisningen sker i enlighet med GRI:s riktlinjer (globalreporting.org). Orden i denna uppförandekod betyder något endast om vi tillsammans klarar av att överföra dem till vår vardag. Förutom att läsa texten behöver vi därför samtala med varandra om vad uppförandekoden innebär för vårt arbete. Som medarbetare är ditt engagemang och resultatinriktade arbete förutsättningen för Postens utveckling nu och i framtiden. Det är därför av största vikt att du både förstår och följer denna uppförandekod. Du bör därför läsa hela dokumentet för att identifiera vilka delar som berör dig mest. Utgångspunkten för kodens skrivningar är tillit till var och ens goda omdöme och sunda förnuft. Men i vissa situationer kan det vara svårt att klara ut vilket agerande som är rätt eller fel. Innan du agerar i en sådan situation bör du därför tänka till ordentligt om vilka konsekvenser ditt agerande kan få och om du kan stå för dessa konsekvenser. Om du känner dig osäker är det klokt att be din närmaste chef om råd för hur du ska göra. Som blivande medarbetare ska du få en introduktion till denna uppförandekod för att säkerställa att du är beredd att leva upp till dess innehåll. Som chef behöver du förstå vad denna uppförandekod betyder för ditt ansvarsområde och för koncernen i sin helhet. Ta hänsyn till denna uppförandekod när du gör dina planer för verksamheten. Som chef är du också ansvarig för att ge dina medarbetare rätt förutsättningar för att uppfylla kraven i denna uppförandekod. När det gäller dessa frågor är det extra viktigt att du leder genom att vara ett gott föredöme. Dina medarbetare kommer att se hur du i ord och handling lever i enlighet med både skrivningarna och andemeningen i uppförandekoden. Prata med dina medarbetare och säkerställ att de också förstår och arbetar i enlighet med uppförandekoden. Fortsätt att hålla samtalet om ansvar och etik vid liv.

18 - Uppförandekod Egna anteckningar

Posten AB (publ) 105 00 Stockholm POS1 (jul 08) - PB 6376