KK-stiftelsen y ^ Sammanträdesdatum 2013-12-13 PROTOKOLL KKS - Styrelse Plats Deltagande styrelseledamöter Närvarande från kansliet Övriga deltagare Personalrepresentant KK-stiftelsen Kerstin Eliasson, ordförande Ola Asplund Eva Cederbalk Lars Ekedahl Kajsa Ellegård Bengt Lennartson l- 5 p. 67/13 Helena Malmqvist Margareta Norell Bergendahl Björn Sundell Gunnar Wetterberg Madelene Sandström, vd Eva Högström, sekr Stefan Östholm Anders Ahl Ulf Hall Christina Huss Linda Gustavsson p. 69/13 Mats Waltré, p. 68/13 Susanne Andersson p. 70/13-74/13 Henrik Hedblom, OPM AB, p. 61/13 Anna Ramel, Ramelkjellander AB, p. 62/13 Ulrika Hasselgren, Ethix SRI Advisors AB, p. 63/13 Gunnar Svedberg p. 70/13-74/13 Björn Tude, Gernandt & Danielsson, p. 78/13 Olle Vogel 1 Fastställande av dagorning Dagordningen fastställdes. 2 Val av justeringspersoner Ola Asplund utsågs att, jämte ordföranden och vd, justera dagens protokoll.
3 Föregående mötesprotokoll (59/13) Protokollet från styrelsemötet den 10 september 2013 godkändes. 4 Jäv Margareta Norell Bergendahl anmälde jäv avseende p. 69/13, 71/13 och 74/13. Helena Malmqvist anmälde jäv avseende p. 72/13. 5 Ärenden för behandling 60/13 Presentation av personalrepresentant Olle Vogel presenterade sig. Han är utsedd av de två fackklubbarna på KK-stiftelsen att vara personalens representant vid styrelsemötena. 61/13 Årlig rapport från riskkontrollfunktionen Henrik Hedblom från OPM AB rapporterade om riskkontrollfunktionens arbete under 2013. KK-stiftelsen har avtal med OPM (Optimized Portfolio Management) om utförande av riskkontrollfunktion för stiftelsens kapitalförvaltning. Riskkontrollfunktionen kontrollerar de limiter som finns angivna i stiftelsens placeringspolicy. Under året har inga limiter brutits. Ett felaktigt underlag har angett antal aktier i stället för antal bolag (stiftelsen måste inneha aktier i minst 30 bolag). Detta rättas från november 2013. Stiftelsen har haft aktier i drygt 50 bolag, d.v.s. långt från limiten. Motpartskontroll hade gjorts men ska inte genomföras förrän rutinen är implementerad. Henrik Hedblom bedömer att stiftelsen har en godtagbar riskkontroll. Riskkontrollrapporten återfinns på dnr 20130058. att godkänna rapporten. 62/13 Årlig rapport från compliancefunktionen Anna Ramel från Kjellanderramel AB rapporterade från compliancefunktionen. Compliancefunktionen arbetar med råd och utbildning för stiftelsen när det gäller regelverk inom det finansiella området. Compliancefunktionen har under året huvudsakligen ägnat sig åt att vara stödjande i implementeringen av de styrdokument för kapitalförvaltningen som styrelsen beslutade om den 10 december 2012. Compliancefunktionen utför också kontroller av att stiftelsen följer gällande regelverk exv. placeringspolicyn. Några förslag till förändringar och förtydliganden har lämnats, bl.a. vad gäller tillåtna marknadsplatser, kontroll av motparter samt kapitalutskottets rådgivande roll. Rapporten från compliancefunktionen återfinns på diarienummer 20130301. att godkänna rapporten.
63/13 Årliga rapport Hållbara investeringar Företaget Ethix SRI Advisors AB har i uppdrag att vara stiftelsen behjälplig i frågor om hållbara investeringar. Ulrika Hasselgren från Ethix rapporterade om genomförda åtgärder under 2013. Under året har genomförts en utvärdering av stiftelsens externa hedgefondsförvaltare när det gäller deras hantering av hållbarhet i sina investeringar och i sin egen organisation. Hedgefondemas förvaltare har dels fått ett frågeformulär att besvara, dels har KK-stiftelsens förvaltare och Ethix träffat varje förvaltare för en dialog kring hållbarhetsfrågor. Resultatet av denna utvärdering kommer att sammanfattas i en skriftlig rapport som presenteras vid ett seminarium under första halvåret 2014. Därutöver har gjorts en granskning av KK-stiftelsens svenska aktieportfölj. Granskningen har gjorts enligt två vedertagna metoder: Norm-based screening som identifierar bolag som bedöms vara involverade i överträdelser av globala normer for miljö, mänskliga rättigheter m.m. Sector-based screening som identifierar bolag som bedöms ha mer än 5 % omsättning från vissa branscher (alkohol, tobak, pornografi, spel och vapen) Resultatet av granskningen visades. Granskningen gjordes den 30 november 2013. Screeningen är inte i första hand avsedd som köp- eller säljrekommendation. Resultatet av granskning tas upp vid kommande sammanträde i kapitalutskottet den 31 januari 2014. Rapporten från Ethix SRI Advisors återfinns på dnr 20130326. att godkänna rapporten. 64/13 Val av vice ordförande Styrelsen beslutade att utse Björn Sundell till vice ordförande i KK-stiftelsens styrelse for tiden fram t.o.m. 30 juni 2016. 65/13 Anmälan om protokoll från Kapitalutskottet 2013-11-19 Eva Cederbalk, ordförande i kapitalutskottet, anmälde kapitalutskottets protokoll från den 19 november 2013 (dnr 20130066). Eva Cederbalk gjorde också en kort sammanfattning av årets arbete i kapitalutskottet. Året inleddes med en utvärdering av föregående års kapitalförvaltning. Den utfördes av Stefan Engström vid Apriori AB. Året har i övrigt ägnats åt governancefrågor samt till uppbyggnad av rutiner m.m. efter styrelsens beslut om omorganisation hösten 2012 då kapitalförvaltningen organiserades under vd i stället för under styrelsen. Beslut har fattats som inneburit en diversifiering av portföljen. F.n. förbereder utskottet förslag till ändringar i placeringspolicyn vilka ska föreläggas styrelsen för beslut den 25 mars 2014. Eva Cederbalk uppmärksammade också styrelsen på att det som bilaga till protokollet fmns en uppdaterad version av styrdokumentet "Riktlinjer för rapportering inom kapitalförvaltningen".
Styrelsen bör särskilt lägga märka till de avsnitt som gäller rapportering till styrelsen och anmäla om något saknas. 66/13 VD-rapport inkl rapport från kapitalförvaltningen Utöver utsänd rapport rapporterade vd om beslut om planeringsanslag inom programmet SIDUS. Fem projekt beviljas medel (varav fyra får pengar, det femte har redan fått planeringsanslag tidigare och gör nu omtag). Medel till SIDUS-programmet tas från finansieringskällan IT och samtliga projekt är därför IT-relaterade. Planeringsanslagen används till att ta fram fullständiga ansökningar som kommer att komma in till stiftelsen i juni 2014. Styrelsen kommer därefter att besluta om projektstöd i september 2014. Vd rapporterade också att avtal, efter genomförd upphandling, nu slutits med DAMVAD Danmark A/S avseende utvärderingar av program. Avtalet är ett ramavtal varifrån avrop kan göras för olika uppdrag under avtalsperioden. Närmast kommer en utvärdering att beställas som behandlar frågan om stiftelsens åtgärder och program åstadkommit profilering av verksamheten vid de nya universiteten och högskolorna. Anders Ahl rapporterade om resultatet i kapitalförvaltningen under 2013. Marknadsvärdet på kapitalet har sedan årsskiftet ökat med knappt 900 mnkr tom november 2013. Marknadsvärdet är nu 7,9 miljarder kr. Totalavkastningen är 15,1 %. Alla tillgångsslag har visat positiv avkastning. Bufferten (räntebärande, hedgefonder och kassa) uppgick den 30 nov 3,167 miljarder kr. att godkänna vd:s rapport. 67/13 Kapitalutskottets sammansättning Styrelsen gav vid sitt sammanträde den 10 september 2013 kapitalutskottet i uppdrag att föreslå ytterligare en expertledamot till utskottet. Kapitalutskottet diskuterade frågan den 19 november och beslöt att tills vidare inte föreslå någon ytterligare ledamot. att tillsvidare inte utse någon ytterligare expertledamot till kapitalutskottet. 68/13 Beslut om stöd till programmet företags forskarskolor Programmet utlystes våren 2013 och två ansökningar inkom. Ansökningarna har bedömts av den externa bedömargruppen och av vetenskapliga bedömare. Därutöver har en hearing genomförts med representanter från sökande lärosäten och medverkande företag. Bedömargruppen - och vd - rekommenderar beslut om stöd till en av ansökningarna och avslag av den andra. att 1. avsätta högst 18 miljoner kr (inkl. overhead) ur den ekonomiska ramen 30200013 (Företagsforskarskolor KUB) till forskarskolan ProWOOD vid Tekniska Högskolan i Jönköping AB (dnr 20130245)
2. uppdra till vd att inleda förhandlingar samt sluta avtal med Tekniska Högskolan i Jönköping AB med beaktande av bedömningsgruppens rekommendationer i protokoll från 2013-10-28 3. avslå ansökan om stöd till företagsforskarskolan INTERFACES (dnr 20130243) från Malmö högskola. 69/13 Beslut om stöd till pilotprojekt "Lic-skola för specialister" Styrelsen uppdrog den 26 september 2012 till vd att vidareutveckla stiftelsens verksamhet inom området avancerad kompetensutveckling. Som ett led i utvecklingsarbetet har utarbetats linjer för ett program för specialister i näringslivet som skulle ge möjlighet för dessa att ta en licenciatexamen. Arbetet har gjorts tillsammans med KTH. Det nya programmet speglar näringslivets behov av en kortare utbildning (jfr doktorsexamen som normalt tar fyra år). I det inledande skedet bör ett pilotprojekt genomföras som omfattar både ett gammalt och ett par nyare lärosäten. Det forskningsområde som piloten ska behandla är Cyberphysical Systems (CPS). att 1. uppdra till vd att initiera pilotprojektet "Professional Licentiate of Engineering" med en total budget på högst 16 mnkr 2. avsätta högst 8,1 mnkr (inkl. OH) ur den ekonomiska ramen 30210113 Lic-skola för specialister (KUB) till pilotprojektet "Professional Licentiate of Engineering" vid Kungliga Tekniska Högskolan i samarbete med Blekinge Tekniska Högskola och Örebro Universitet, dnr 20130295 3. uppdra till vd att inleda avtalsförhandlingar ang. projektet med Kungliga Tekniska Högskolan 4. uppdra till vd att, inom ramen för pilotsatsningen, fatta beslut om medel till övriga deltagare (Blekinge Tekniska Högskola och Örebro Universitet) efter vederbörlig granskning 5. uppdra till vd återrapportera till styrelsen om utvecklingen av piloten. Punkten förklarades omedelbart justerad. Margareta Norell Bergendahl deltog inte i beslutet. 70/13 Information om programmet KK-miljöer Ordföranden i expertgruppen för KK-miljöer, Gunnar Svedberg, informerade om programmet KK-miljöer. KK-milj öprogrammet skiljer sig på flera punkter från sedvanliga forskningsprogram. Det vänder sig till lärosätet och inte till den enskilde forskaren, det avser flera insatser, inte enskilda projekt. Målet är att utveckla en hel miljö. Det fmns krav på att lärosätet självt ska kvalitetssäkra insatserna. En beskrivning av programmet återfinns i dm 20070441. F.n. finns tre KK-miljöer: Högskolan i Skövde, Högskolan i Halmstad och Mittuniversitetet. Programmet har en årscykel som innebär att verksamhetsplaner för planerade insatser det nästkommande året skickas in till stiftelsen under oktober. Expertgruppen har nu gått igenom planerna med följande frågeställningar för ögonen:
1. Är KK-miljön på väg mot de uppsatta målen? 2. Hur styr insatserna mot målen? 3. Hur fungerar kvalitetssäkringssystemet? Är det fullt ut infört? 4. Hur går samproduktionen? 5. Hur är kvalitén i samproduktionen? Expertgruppen har också gjort heldags platsbesök hos respektive KK-miljö inkl. hearing. Expertgruppens rekommendationer till vd framgår nedan under p. 72/13-74/13. 71/13 Täckning av vissa kostnader inom KK-miljöprogrammet Lärosäten som är KK-miljöer har, inom ramen för programmet, fått särskilda medel för att kunna utveckla och bygga upp miljön och kvalitetssäkringssystemet. Detta arbete har nu kommit så pass långt att utvecklingsbehovet minskar och insatserna i stället syftar till att genomföra kvalitetssäkringar av de insatser som planeras inom miljöerna. Detta kräver också resurser. att vissa ökade kostnader för kvalitetssäkring vid lärosäten som beviljats en KK-miljö täcks genom ett ökat OH-påslag från 20 % till 23 %. Påslaget ska göras på alla beslutade insatser i KK-miljöprogrammet framöver. Punkten förklarades omedelbart justerad. Margareta Norell Bergendahl deltog inte i beslutet. 72/13 Beslut om stöd inom programmet KK-miljöer, Högskolan i Skövde Expertgruppen för KK-miljöer har rekommenderat att verksamhetsplanen 2014-2016 för KKmiljön vid Högskolan i Skövde ska godkännas samt att finansiering ska ske av insatserna i verksamhetsplanen. Vd instämmer i expertgruppens rekommendationer. att 1. uppdra till vd att godkänna verksamhetsplanen 2014-2016 för KK-miljön vid Högskolan i Skövde 2. avsätta högst 30 595 000 kr (inkl. OH) till KK-miljön vid Högskolan i Skövde från den ekonomiska ramen 20310113 (KK-miljö HÖG) 3. avsätta högst 3 976 000 kr (inkl. OH) till KK-miljön vid Högskolan i Skövde från den ekonomiska ramen 30283013 (KK-miljö KUB) 4. uppdra till vd att skriva avtal med Högskolan i Skövde om finansiering av insatser i högskolans verksamhetsplan för 2014 i KK-miljön. Punkten förklarades omedelbart justerad. Helena Malmqvist deltog inte i beslutet. 73/13 Beslut om stöd inom programmet KK-miljöer, Högskolan i Halmstad Expertgruppen för KK-miljöer har rekommenderat att verksamhetsplanen 2014-2016 för KKmiljön vid Högskolan i Halmstad ska godkännas samt att finansiering ska ske av insatserna i verksamhetsplanen. En insats, Lean Innovation, bör dock först granskas särskilt. Vd instämmer i expertgruppens rekommendationer.
att 1. uppdra till vd att godkänna verksamhetsplanen 2014-2016 för KK-miljön vid Högskolan i Halmstad 2. avsätta högst 25 745 000 kr till KK-miljön vid Högskolan i Halmstad från den ekonomiska ramen 20310113 (KK-miljö HÖG) 3. avsätta högst 1 064 000 kr till KK-miljön vid Högskolan i Halmstad från den ekonomiska ramen 30283013 (KK-miljö KUB) 4. uppdra till vd att genomföra en granskning av ansökan Lean Innovation 5. avsätta högst 6 393 055 kr ur den ekonomiska ramen 20310113 (KK-miljö HÖG) för möjligt beslut om insatsen Lean Innovation efter granskning enligt p.4. Beslutet ska bekräftas "per capsulam" av styrelsen. Om negativ bedömning återförs medlen. 6. uppdra till vd att skriva avtal med Högskolan i Halmstad om finansiering av insatser i högskolans verksamhetsplan för 2014 för KK-miljön. Punkten förklarades omedelbart justerad. 74/13 Beslut om stöd inom programmet KK-miljöer, Mittuniversitetet Expertgruppen för KK-miljöer har rekommenderat att verksamhetsplanen 2014-2016 för KKmiljön vid Mittuniversitetet ska godkännas samt att finansiering ska ske av fem insatser i verksamhetsplanen. För ytterligare fem insatser rekommenderas avslag. Rekommendationerna framgår av protokollet från Expertgruppen från den 21 november 2013. Vd har föreslagit och expertgruppen instämmer i bedömningen att förslaget om en företagsforskarskola "FORIC" inom KK-miljön bör granskas av bedömargruppen för företagsforskarskolor innan slutligt beslut om finansiering fattas. Vd instämmer i expertgruppens rekommendationer. att 1. uppdra till vd att godkänna verksamhetsplanen 2014-2016 för KK-miljön vid Mittuniversitetet 2. avsätta högst 22 401 000 kr (inkl. OH) till KK-miljön vid Mittuniversitetet från den ekonomiska ramen 20310113 (KK-miljö HÖG) 3. avslå ansökningar om finansiering av fem forskningsprojekt inom ramen för KKmiljön. Projekten framgår av expertgruppens protokoll från den 21 november 2013 4. uppdra till vd att låta genomföra en granskning, med stöd av bedömargruppen för Företagsforskarskolor, av ansökan om företagsforskarskolan FORIC 5. avsätta en ram på högst 22 140 000 kr ur den ekonomiska ramen 30283013 (KK-miljö KUB) för möjligt beslut om företagsforskarskolan FORIC efter granskning. 6. uppdra till vd att skriva avtal med Mittuniversitetet om finansiering av universitetets verksamhetsplan för KK-miljön. Avtal avseende p.5 får skrivas först efter det att styrelsen bekräftat beslutet om företagsforskarskolan FORIC "per capsulam". Punkten förklarades omedelbart justerad. Margareta Norell Bergendahl deltog inte i beslutet.
75/13 Verksamhetsplan för 2014-2016 Vd kommenterade det utsända förslaget till verksamhetsplan för 2014-2016. Under 2013 har kansliet arbetat med utveckling av området kompetensutveckling på avancerad nivå (i enlighet med styrelsens uppdrag från den 26 september 2012). Ett nytt program - lic-skola - har tagits fram och konstruktionen av vissa befintliga program har ändrats något. Dock är fortfarande antalet ansökningar till några av programmen allt för få. Arbetet fortsätter under 2014. Inriktningen på verksamheten i övrigt är oförändrad sett till de senaste årens strategi - att stödja de nya lärosätenas uppbyggnad av profilerade forskningsmiljöer. Profilering står i fokus för verksamheten 2014. En utvärdering av hur långt vi kommit i att fullfölja uppdraget i stadgarna kommer att genomföras under året - har lärosätena kunnat bygga upp starka forskningsmiljöer med hjälp av våra program? Eva Högström redogjorde för förslaget till kanslibudget och Ulf Hall presenterade planerade aktiviteter i samband med att stiftelsen fyller 20 år under 2014. Styrelsen framförde att det är viktigt att lärosätena får en framträdande roll i de olika aktiviteterna under jubileumsåret, snarare än stiftelsen. Styrelsen avser att återkomma till strategiska frågor om verksamhetens inriktning vid internatsammanträdet i september 2014. Styrelsens ordförande uppmanade ledamöterna att fundera vidare på strategiska frågor som bör diskuteras. att fastställa verksamhetsplanen för 2014-2016 inkl. budget för kansliet samt budget för projektstöd för 2014 med vissa smärre ändringar, framför allt språkliga, se bilaga 1. 76/13 Information om upphandling av revisorer Eva Högström informerade om den kommande upphandlingen av revisionstjänster. Avtalet med nuvarande revisionsbyrå, PwC, går ut den 24 augusti 2014. Upphandlingen påbörjas i januari 2014 med sikte på att styrelsen ska fatta beslut den 20 maj 2014. Förordnandet för den förtroendevalda revisorn med suppleant går ut den 30 juni 2014. att 1. den önskade ta del av de inkomna anbuden 2. ta upp frågan om förtroendevald revisor vid styrelsemötet den 25 mars 2014. 77/13 Rutiner inom kapitalförvaltningen Eva Cederbalk informerade om att kapitalutskottet under hösten arbetat vidare med implementeringen av de olika styrdokumenten för kapitalförvaltningen. Stiftelsens compliancefunktion har föreslagit ändringar och förbättringar på två områden: 1. Hur egna affärer hos berörda anställda ska rapporteras samt villkor kring detta 2. En arbetsbeskrivning för riskkontrollfunktionen bör utarbetas För båda dessa områden bör styrdokument upprättas. Styrdokumenten ska, liksom övriga styrdokument under placeringspolicyn, beslutas av kapitalutskottet. För att kunna genomföra detta behöver instruktionen för kapitalutskottet ändras.
att 1. ställa sig bakom förslaget att upprätta två nya styrdokument enligt ovan 2. ändra instruktionen för kapitalutskottet i enlighet med bilaga 2. 78/13 Firmateckning, diskussion och beslut Styrelsen, tillsammans med KK-stiftelsens advokat, Björn Tude, diskuterade frågan om firmateckning för stiftelsen utifrån utsänt underlag. I underlaget fanns olika alternativ enligt styrelsens direktiv från den 10 september 2013. Ett alternativ med vd som ensam firmatecknare för löpande förvaltning och ett alternativ med två personer i förening samt en rad alternativ därtill. att 1. tillsätta en arbetsgrupp för en fortsatt utredning om firmateckningsrätten 2. till arbetsgruppen utse Kerstin Eliasson, Björn Sundell, Madelene Sandström och Björn Tude 3. att den firmateckningsrätt som beslutades den 10 september ska fortsätta att gälla dvs 4. till firmatecknare utse Vd Madelene Sandström ensam eller styrelseordförande Kerstin Eliasson och ledamot i styrelsen i förening eller styrelseordförande Kerstin Eliasson och vd Madelene Sandström i förening. 58/13 Remissvar Högskolestiftelser - En ny verksamhetsform för ökad handlingsfrihet (Ds 2013:49) Slutligt remissvar från stiftelsen redovisades. 79/13 Granskningsrapport från KVA över Stiftelsen för Internationella Institutet för industriell miljöekonomi vid Lunds universitet För kännedom överlämnades KVA:s granskningsrapport. Granskningen är gjord inom ramen för de föreskrifter i stadgarna som fmns för ett flertal löntagarfondsstiftelser om rätt för IVA och KVA att granska stiftelserna. 6 Övriga frågor Remiss från miljöpartiet, dnr 20130290 En remiss, "Grönt universitet - grön framtid" har inkommit från miljöpartiet. att inte besvara remissen.
Avtal om granskning av stiftelsens verksamhet, dnr 20110268 Enligt 19 i stiftelsens stadgar har Kungliga Vetenskapsakademien och Ingenjörsvetenskapsakademien rätt att granska stiftelsens verksamhet. Ett avtal har slutits med KVA och IVA angående former, ekonomi, rapportering m.m. for granskningarna. Avtalet delades ut. Enligt tidplanen ska KK-stiftelsen granskas våren 2015. Vid protokollet: Eva Högström Justeras Kerstin Eliasson 10