Protokoll 2015:7 Styrelsemöte 2015:7, Närvarande Förkortning Anna Gottfridsson AGO Karolina Natt och Dag KN Jenny Irwert JI Närvarade från 1.1-2.3, 2.6 Markus Forsgren MF Närvarade från 2.4-2.5 Panagiotis Nikolis PJN Pernilla Niemi PN Närvarade från 1.1-2.5 Magnus Bernhardson MAG Tobias Stellert TS Micael Andreasson MAO Närvarade från 2.6 Frånvarande David Udén Jan Månsson Förkortning DU JAN 1. INLEDNING 1.1 Mötets öppnande AGO förklarar mötet öppnat 1.2 Val av mötesordförande och sekreterare På förslag: AGO mötesordförande KN sekreterare att välja AGO till mötesordförande. att välja KN till sekreterare 1.3 Godkännande av föregående mötesprotokoll 2015:6 att godkänna föregående mötesprotokoll 2015:6 1.4 Actionlistan att AGO går igenom vårens protokoll och uppdaterar actionlistan. 1.5 Rapporter KN rapporterade från träffen med regionala utbildningsgruppen. Det var en givande träff med konstruktiva diskussioner kring utbildningsfrågan. En tydlig diskussion kring vad som har fungerat bra och vad som har fungerar bra under året genomfördes. På träffen närvarade personer från alla samverkansorganisationerna. 1
1.6 Sammanfattning av 2015 hittills AGO höll i en genomgång kring vad som styrelsen har hunnit genomföra i enlighet med verksamhetsplanen under våren. Detta för att säkerställa att styrelsen arbetar mot det som medlemmarna har beslutat om på stämman. 1.7 Kårrelationer En diskussion skedde kring hur distriktet kan utveckla kontakten med kårerna. Detta är något som har tappats de senaste åren. Detta kan sammanfattas i nedan följande punkter: Kårrelationen bör vara en kontinuerlig två vägs kontakt. Det ska vara lätt och naturligt för kårerna att höra av sig till oss. Distriktet ska även hålla kontakt med kårerna. Kårordförande ska inte vara den enda kontakten i kårerna. Utan det ska även finnas kontakt med ledarna. Distriktsstyrelsen vill att distriktet ska kännas som en gemenskap. Distriktet ska vara något som omfamnar kårerna. Distriktet är alla vi. Det ska vara lätt för kårer att höra av sig med idéer. Det ska kännas som att distriktet är en möjlighet att samla fler. Distriktet ska vara mer aktivt i att träffa kårerna. En idé att samla kårer under Livat. Distriktsstyrelsen bjuder in till en kväll/timme med. Det ska vara en möjlighet att lära känna varandra. De från distriktsstyrelsen som är på Livat går runt till kårerna och delar ut en inbjudan. Torsdagskvällen vore en bra dag. På denna träff ska vi prata om möjligheterna distriktet erbjuder. En idé är att i fortsättningen ha lokala kårträffar för att underlätta deltagandet på dessa träffar. 1.8 Kragenäs a. Aktuella läget Läget för sommaren är under kontroll och det är gäster inbokade över hela sommaren. Majoriteten är utländska gäster men det är tyvärr bara en kår från. Detta beror troligen på Livat. Första Kragenäsvärden har varit där och det finns sommarvärdar på plats fram till vecka 33. Scouternas folkhögskola har haft en kajakkurs på Kragenäs. Från midsommarhelgen är det 300 norska scouter som har läger. Det finns kragenasare på plats under fler veckor än det var tänkt från början. V.32 är det än så länge bara 2 kragenasare, de skulle behöva vara några fler då. Det vore bra att lyfta fram att vi behöver fler kragensare. Budgetposten för detta har spräckts men det bedöms som något bra och viktigt, därför kan detta ses som okej. På intäktssidan ligger Kragenäs något under det som budgeteras. JI vill veta hur hon ska förhålla sig till detta. Intäkterna kommer vara svårbudgeterade men i och med att detta syns i vår budget så ökar det förhoppningsvis engagemanget bland kårerna för Kragenäs. Då Kragenäs synliggörs på ett annat sätt. Det kommer hela tiden fler och fler kostnader. JI funderar över hur hon ska förhålla sig till detta. Ska en annan prioritering göra? Ska Kragenäs tillåtas att gå back? Ska det plockas från olika poster ex. programposten kring Kragenäs? Kostnaden för gräsklippning har missat i budgeten men där har stiftelsen sagt att vi kan göra ett tilläggsäskande om vi vill. En fortsatt budgetdiskussion kommer att tas under hösten när det finns en större klarhet i vilka kostnader som finns. Distriktsstyrelsen betonar att det förmodligen kommer ta ett tag att få en helhet i budgetarbetet kring Kragenäs. b. Kvittohantering Det har blivit en del felhanteringar av utläggshanteringen kring Kragenäs vilket beror på att stiftelsen och distriktet har olika krav på hur utlägg ska redovisas Kragenäs styrelse är medvetna om problemen men det har lett till att en del frågor uppstått som inte bara gäller Kragenäs utan hela distriktet. c. Milersättning Önskemål finns att en högre milersättning ska ges när man kör med släpvagn. Distriktet är generöst med milersättningen och det ökar vår administration om milersättningen ökar då den blir skattepliktig. Det måste finnas ett tänk kring hur transport och leverans sker. Vad transporterar vi med släpvagn? Kan vi få det transporterat direkt till platsen när det levereras? Måste det ske transporter varje helg eller kan man samla sakerna på ett ställe? Om hastighetsbegränsningen följs blir inte bränsleförbrukningen så mycket högre med 2
släpvagn. Det finns även andra aspekter som påverkar kostnaden för transporter vilket gör att det är omöjligt att hitta en rättvisa kring milersättning. att distriktet fortsatt ger 18,50 i milersättning för körda mil som ska redovisas som enligt tidigare policy. att körning med släp inte ger någon extra milersättning. d. Hyra saker av privatperson Frågan handlade först om hur vi gör när vi inte får ett korrekt kvitto när man hyr av privatperson då det saknar moms. Efter långa diskussioner kan det konstateras att det inte är redovisningen av kvitto som är ett bekymmer utan ansvarsfrågan. Vad händer om exempelvis ett tält eller släp går sönder? Om något hyrs utan ut ett avtal mellan distriktet och uthyraren så är det den som hyr ut som får ta ansvaret. Distriktet har inga försäkringar som täcker sådana kostnader. Tas egna saker med och det används av den som äger detta så täcks detta av den egna försäkringen. Undvik att låna saker som någon annan ska använda. Vilka behov finns? Går det att hitta andra lösningar för dessa, tex hyra av ett företag? Det är svårt att dra en generell slutsats för olika fall. att distriktet undviker att hyra och låna saker av privatpersoner e. Kragenäs framåt Distriktsstyrelsen diskuterade hur Kragenäs ska utvecklas framåt. Det finns en plan för organisationen men det saknas personer. Det lyftes fram en rad saker som kan underlätta för ett engagemang. En sak som betonades är att planering och utveckling av Kragenäs inte behöver ske på plats på Kragenäs. Vidare nämndes vikten av att utvärderingsmöten efter sommaren hålls. Styrelsen diskuterade också hur distriktet kan underlätta för kårer att ha läger på Kragenäs. f. Verksamhetsplan Kragenäs Fokus för verksamhetsplanen 2016 är att utveckla hemsidan med tydlig information. Redan i augusti bör vi kunna tala om vad vi erbjuder för service, vad som ingår i avgiften. Verksamhetsplan utåt ska vara ganska kort och koncis men Kragenäsgruppen utvecklar den internt. Kiosken och Kragenasare ska tas med i verksamhetsplanen. En tanke är att 2019 ha ett distriktsläger med jubileum för att det var 20 år sedan vi hade det första distriktslägret på vår egna mark. Vi marknadsför två större kragenäshelger per år en gång på hösten och en på våren där är alla välkomna till Kragenäs för att hjälpa till. Transport för detta bör vara med i budgeten så att man tex kan hyra in en buss om man blir många. g. Köpa saker från Livat Det finns önskemål att handla från Liv@t:s efterförsäljning. Kragenässtyrelsen bestämmer vad som ska köpas, inte någon enskild arbetsgrupp. att ge JI och Kragenässtyrelsen i mandat att köpa saker från after sale på Livat som det finns behov av till Kragenäs. 2.1 Ekonomi a. Ökade kanslikostnader Sista juli vill styrelsen ha en specifikation på mejlen på vad den ökade kostnaden beror på och hur vi kan gå vidare. Detta görs av MAG och MAO. b. Lägre bidrag Det beror att på inrapportering från våra arrangemang inte har skett. Detta har missats i överlämning från Karin till Susanne. Tydligare riktlinjer till Susanne kring detta behöver göras. Detta kommer att läggas in i Susannes arbetsbeskrivning. Från med i år 2015 behöver vi styra upp detta. 2.2 Äventyret 2016 En diskussion om arrangemanget Äventyret och hur distriktsstyrelsen vill att det ska vara 2016. Det är viktigt att distriktsstyrelsen ska vara med och exempelvis hålla i en kontroll. I fortsättningen ska distriktsstyrelsen planera för 3
sitt deltagande i god tid. Det kan samtidigt konstateras att vi alla är ideellt engagerade personer och har begränsat med tid. Nästa år ser distriktsstyrelsen positivt att fortsatt ha arrangemanget för alla åldersgrupper under samma helg. Det ska vara gemensamt under söndagen. Arrangemanget ska hållas på våren. Namnet ska behållas i och med att det håller på att sätta sig hos medlemmarna. I och med att året läggs till namnet blir det tydligt. Ett förslag kring projektgrupp för 2016 är att tillfråga ett roverlag. 2.3 Nytt kansli att inte längre aktivt driva projektet nytt kansli. Distriktsstyrelsen är fortsatt positiva till att samlokalisera vårt kansli med västra kansliet. Om något nytt händer tar vi en mer aktiv roll i projektet. att purpursnäckan ska fortsatt skötas om. att ålägga husrådet att ta fram en plan för återvinningen på purpursnäckan. 2.4 Verksamhetsplan 2016 En diskussion kring verksamhetsplanen ägde rum. Verksamhetsplanen kommer nu att redigeras och diskuteras vidare på upptakten i augusti. 2.5 Distriktsstämman 26/9 Två förslag på platser är Mölndal eller Hisingen. Lokal bör kunna ta ca 120 personer. Sittande vid bord och stolar är att föredra. Innan lokal är bokad kollas det först hur man tar sig dit. Detta för att kunna ha en bra start och slut tid. Catering är bra i och med att vi inte ska behöva låsa oss på att lokalen ska kunna ordna mat. Det ska även serveras kaffe och fika. Styrelsen vill att det ska vara billigt och kosta max 25 kr. Stämman ska vara cool. PN kollar med Emil Matsson som kan ha förslag på lämpliga lokaler i Mölndal. Hur ska stämman genomföras? Hearing innan för att alla ska vara förbereda för stämman. Föredra mer punkter i plenum men kortare dragning. Detta för att väcka tankar och diskussion. Sedan ha ett påverkanstorg och avsluta med en längre diskussion i plenum. Påverkanstorg? Hur motiverar vi? Denna ska inte vara under allt för lång tid. Presidium: KN tillfrågar Linda Norberg och Mikael Johansson som mötesordförande samt Anton Engström som mötessekreterare. 2.6 Proposition Distriktsstyrelsen diskuterade när stämman äger rum på året. En utmaning att ha stämman på hösten är att få in bidragsansökningar i tid. Detta är en motivering för att flytta stämman. Detta skulle kräva att styrelsen skulle behöva lägga en proposition om stadgeändring. 3.1 Nya intranätet KN och TS skapar en mappstruktur på det nya intranätet. Fram till augusti ska projektplatsen vara rensad. 3.2 Uppdatering av den ekonomiska policyn att lägga till en punkt i den ekonomiska policyn: Vid köp där moms inte kan redovisas eller inte är en del av kostnaden (ex. köp av privatperson) skall köpet ha godkänts av den som är attestberättigad. att TS och MF skickar ut den nya versionen av policyn till distriktsledningen. 4
3.3 Kulturkalaset Budget, krisplan och projektplan måste tas fram. KN håller fortsatt kontakt med projektgruppen. 3.4 Hjärtstartare Ska vi köpa in en till hjärtstartare i syfte att ha med för att låna ut på arrangemang och dylikt? Är kostnaden motiverad? Vem säkerställer vilket skick hjärtstartaren är i när den kommer tillbaka. att lägga in frågan om hjärtstartaren i verksamhetsplanen och budget för 2016. 3.5 Kansli och anställda Arbetstiden måste struktureras upp. Schema är något som krävs enligt kollektivavtalet. Det blir då även mycket enklare att se hur vår anställda arbetar utifrån ordinarie tid. Nya arbetsbeskrivningar ska skrivas. Det ska bli genomtänkt och bra. Nu har vi möjlighet att exempelvis ha extra kvällsöppet med försäljning utifrån ordinarie öppettider. Det finns en tanke om utökat sortiment till försäljning. Susanne ska komma med förslag när hon har tid. Det går bra för Sandra. Hon jobbar på och ska upp till Kragenäs veckan efter midsommar. Efter sommaren ska hon börja med att marknadsföra Kragenäs. Det vore roligt om hon ville besöka Livat. Diskussion kring förslag på arbetsbeskrivning för Susanne och Sandra. att AGO och MAO renskriver och utvecklar ett förslag på arbetsbeskrivning för Susanne och Sandra. att förslaget skickas till distriktsstyrelsen, Susanne och Sandra för genomläsning innan beslut tas om arbetsbeskrivning. 3.6 Budget Diskussion kring budgeten skedde. AGO bollar budgeten med JAN. Beslut om budgeten tas på upptakten. 3.7 Kommande arrangemang Eskadersegling är denna helg den 13-14/6 Kulturkalaset 11-16 augusti. Var gärna där. Upptakt 15-16 augusti. Västerlanda. Förslag på matlagare behövs. Paddelhajk 11-12 september. AGO tillfrågar personer som kan vara med och planera. Buss till scoutforum 18-20 september. TS bokar buss. Ett pris behöver sättas. Distriktsstämma 26/9 Dsl-träff inget nytt Kalendersynk och glöggmys inget nytt. 3.8 Avslutning En utvärdering av helgen ägde rum och därefter avslutade AGO mötet. 5