Personalsektionen Dnr: MDH 1.9.2.-495/11 Handläggningsordning för personalansvarsnämnden på Mälardalens högskola
Fastställd genom beslut av rektor 2011-09-27, dnr MDH 1.9.2-495/11 Handläggningsordning för personalansvarsärenden vid Mälardalens högskola 1. Bakgrund Ärenden i Personalansvarsnämnden (PAN) på Mälardalens högskola (MDH) är sällan förekommande och antalet förväntas inte heller öka markant framöver. Denna handläggningsordning syftar dels till att underlätta för PAN:s ledamöter, föredragande och handläggare i arbetet med personalansvarsärenden, dels att säkerställa att alla anställda i dessa situationer behandlas på ett lika och rättsäkert sätt. Ansvarig för innehållet i denna handläggningsordning är högskolans personalchef som även är föredragande i högskolans PAN. Utöver denna handläggningsordning finns det information om PAN på högskolans intranät. 2. Vad är PAN? Enligt 2 kap. 15 högskoleförordningen (1993:100), HF, får högskolans styrelse inrätta en personalansvarsnämnd som ska utföra uppgifter enligt 25 myndighetsförordningen (2007:515). Rektor ska enligt högskoleförordningen vara ordförande och nämnden ska i övrigt bestå av personalföreträdare och ytterligare högst tre ledamöter som styrelsen utser. MDH:s styrelse har den 9 maj 2011 beslutat att PAN består av följande ledamöter: Rektor, ordförande Förvaltningschef, ledamot Chef för akademin för innovation, design och teknik, ledamot Chef för akademin för utbildning, kultur och kommunikation, ledamot Företrädare för SACO-S, ledamot Företrädare för OFR, ledamot Besöksadress: Drottninggatan 12 Besöksadress: Högskoleplan 1 Webb: www.mdh.se Postadress: Box 325, 631 05 Eskilstuna Postadress: Box 883, 721 23 Västerås E-post: registrator@mdh.se Tel: 016-15 36 00 Fax: 016-15 36 30 Tel: 021-10 13 00 Fax: 021-10 14 00 Org.nr: 2021002916
De fackliga företrädarna ska enligt styrelsebeslutet utses av arbetstagarorganisationerna. Styrelsen har slutligen beslutat att chefen för akademin för hälsa vård och välfärd och chefen för akademin för hållbar samhälls- och teknikutveckling är suppleanter för ledamöterna i PAN och att högskolans personalchef ska vara föredragande åt nämnden. 3. Vilka omfattas av PAN:s beslutanderätt? PAN kan besluta i ärenden som rör MDH:s anställda (således ej i ärenden gällande studenter eller uppdragstagare) med undantag av de ärenden som ska beslutas av Statens ansvarsnämnd. Enligt 34 lagen (1994:260) om offentlig anställning, LOA, ska Statens ansvarsnämnd besluta i ärenden som rör arbetstagare som har anställts av regeringen, arbetstagare som har en verksledande eller därmed jämförbar ställning samt i ärenden för vilka regeringen har föreskrivit att nämnden ska besluta i. Regeringen har, för högskolors verksamhet, beslutat att Statens ansvarsnämnd ska besluta i frågor om disciplinansvar, åtalsanmälan och avskedande avseende professorer (16 4 kap. HF). 4. PAN:s uppgifter PAN ska enligt myndighetsförordningen besluta om följande: 1. skiljande av anställning på grund av personliga förhållanden, när anställningen inte är en provanställning 2. disciplinansvar 3. åtalsanmälan 4. avstängning 3.1 Skiljande av anställning Skiljande av anställningen från arbetsgivarens sida kan ske genom antingen avsked eller uppsägning. Den som blir avskedad mister sin anställning med omedelbar verkan medan den anställde vid uppsägning har rätt till uppsägningstid. Uppsägningstidens längd beror på arbetstagarens sammanlagda anställningstid hos högskolan. Ett skiljande av anställningen får 2
inte enbart grundas på omständigheter som arbetsgivaren har känt till mer än två månader före uppsägningen eller avskedandet, enligt 7 och 18 lagen om anställningsskydd (1982:80), LAS. En anställd får inte avskedas eller sägas upp om det inte föreligger sakliga skäl för arbetsgivaren att avsluta anställningen. Vid bedömningen av detta beaktas om den anställde har misskött sig, om denne har varit medveten om sin misskötsel och om misskötseln inneburit någon skada för arbetsgivaren. Ett avsked får därutöver enbart ske om den anställde grovt har åsidosatt sina åliggande gentemot arbetsgivaren (18 LAS). Det betyder att avskedande enbart kan komma ifråga vid allvarlig misskötsel. Vid uppsägning av personliga förhållanden har arbetsgivaren i huvudsak en omplaceringsskyldighet. Omplaceringsskyldigheten vid uppsägning av personliga skäl inträder om det finns någon anledning att tro att de problem som kan ligga bakom misskötseln skulle kunna lösas genom omplacering (Tommy Iseskog, Personaljuridik, s. 168, 2003). Vid avskedande saknas omplaceringsskyldighet helt. 3.2 Disciplinansvar Enligt 14 LOA får en arbetstagare som uppsåtligen eller av oaktsamhet åsidosätter sina skyldigheter i anställningen meddelas disciplinpåföljd för tjänsteförseelse. Är felet med hänsyn tagen till samtliga omständigheter ringa, får någon påföljd inte meddelas. Vid bedömning av om det är ringa ska hänsyn tas till samtliga omständigheter i ärendet, inte bara till felet. Graden av oaktsamhet kan därvid få betydelse. Disciplinpåföljd är antingen varning eller löneavdrag. Arbetstagaren får inte åläggas varning och löneavdrag samtidigt för samma förseelse. Löneavdrag får göras för högst trettio dagar. Löneavdraget får uppgå till högst 25 % av daglönen (15 LOA). En daglön är en trettiondel av månadslönen (13 anställningsförordningen). Beslut om löneavdrag får inte verkställas förrän beslutet har prövats slutligt eller rätten till talan har förlorats (35 LOA), se vidare nedan. 3
Disciplinpåföljd får bara meddelas om arbetstagaren inom två år från förseelsen skriftligen har underrättats om vad som anförs mot honom (17 LOA). 3.3. Åtalsanmälan Om högskolan finner att en anställd är skäligen misstänkt för tjänstefel, mutbrott, brott mot tystnadsplikten eller annat brott som kan antas föranleda någon annan påföljd än böter, är högskolan skyldig att anmäla den anställde till åtal (22 LOA). Om domstolen skulle fastställa att en gärning utgör brott får inte PAN driva ärendet vidare på högskolan den anställde skulle i så fall utsättas för otillåten dubbelbestraffning. Om åklagaren eller domstolen istället konstaterar att det inte föreligger brott (t.ex. pga bristande insikt hos den åtalade) kan PAN återuppta fallet. Det finns ett undantag till detta: om åklagaren eller domstolen kommer fram till att det inte är brott p g a bristande bevisning, får inte PAN pröva ärendet igen. En sådan prövning skulle innebära att åklagarens eller domstolens bevisvärdering ifrågasätts av PAN vilket inte är tillåtet (18 LOA). 3.3.1 Tjänstefel Tjänstefel är, till skillnad från tjänsteförseelse, ett brott. Enligt 20 kap 1 brottsbalken (BrB) ska en person dömas för tjänstefel om denne vid myndighetsutövning uppsåtligen eller av oaktsamhet, genom handling eller underlåtenhet, åsidosätter vad som gäller för uppgiften. Myndighetsutövning på högskolan är t.ex. att examinera studenter, anta dem eller besluta om avstängning pga fusk. Straffansvaret omfattar inte endast gärningar som inneburit myndighetsutövning utan också oriktiga handlingar som har nära anknytning till myndighetsutövning ( vid myndighetsutövning). Orden vad som gäller för uppgiften i 20 kap 1 BrB avser regler som mera konkret tar sikte på hur en viss uppgift ska handläggas; t.ex. regler i förvaltningslagen eller högskolans egna föreskrifter. 4
Det krävs inte att den felaktiga gärningen lett till en otillbörlig förmån eller medfört förfång för någon enskild för att en anställd ska anses ha begått tjänstefel. Om gärningen med hänsyn tagen till den anställdes befogenhet eller uppgiftens samband med myndighetsutövningen i övrigt eller till andra omständigheter är att anse som ringa ska personen inte dömas till ansvar. PAN ska inte ta ställning till om arbetstagaren verkligen har begått tjänstefel eller om det eventuellt är att betrakta som ringa detta är domstolens uppgift. PAN ska endast ta ställning till om arbetstagaren skäligen kan misstänkas för tjänstefel. Uttrycket skäligen misstänkt innebär att åtalsanmälan måste ske även om misstanken inte är så stark. 3.3.2 Mutbrott En arbetstagare som för sig själv eller för annan tar emot, låter åt sig utlova eller begär muta för sin tjänsteutövning döms enligt 20 kap. 2 BrB till böter eller fängelse i högst två år. Vid misstanke om mutbrott ska PAN åtalsanmälan den anställde. 3.3.3 Brott mot tystnadsplikten Om en anställd röjer en uppgift som han eller hon enligt lag eller förordning är skyldig att hemlighålla döms denne för brott mot tystnadsplikten till böter eller fängelse. Högskolans anställda hanterar i vissa fall uppgifter som är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen. Vid misstanke om otillåtet röjande av sådana skyddade uppgifter ska PAN åtalsanmäla den anställde. 5. Initiering och utredning av ett personalansvarsärende Det är högskolans personalsektion, PER, som har utredningsansvar för personalansvarsärenden. Ett sådant ärende kan initieras mot bakgrund av uppgifter från studenter, anställda, media eller på annat vis. När det kommer information till PER:s kännedom som skulle kunna leda till ett personalansvarsärende görs initialt en analys av de uppgifter som är kända. 5
Personalchefen, tillika föredragande i PAN, bedömer om en utredning ska initieras och utser i sådana fall en handläggare i ärendet. Handläggarens uppgift består bl.a. i att inhämta och skriftligen sammanställa de uppgifter som personalchefen finner nödvändiga, att ansvara för alla handlingar registreras på korrekt sätt i ärendet samt för övrig administration i ärendet. I utredningen ska, vid behov, studentkåren höras. Den anställde som berörs i ärendet ska initialt underrättas av föredragande om att en utredning inletts och skälen därför. Den anställda ska alltid få ta del av utredningsmaterialet och beredas möjlighet att lämna skriftligt yttrande och i förekommande fall även muntliga uppgifter. Det är viktigt med en kontinuerlig kontakt mellan handläggaren i ärendet och föredraganden om ärendets fortskridande. 6. Föredragandes beslut Mot bakgrund av handläggarens utredning och med särskild hänsyn tagen till de uppgifter som lämnats av den anställda som är berörd, avgör föredragande om ytterligare uppgifter behöver inhämtas eller om utredningen är tillräcklig. När föredragande beslutar att utredningen är att anse som tillräcklig fattar denne beslut om att antingen hänskjuta ärendet till PAN för avgörande eller avsluta ärendet utan vidare åtgärd. 7. Hänskjutande och kallelse till PAN Om föredragande finner att det föreligger skäl för PAN att avgöra ärendet, ska ärendet hänskjutas till PAN för beslut. Handläggaren i ärendet ansvarar för att ledamöterna i PAN, föredragande, berörd anställd och övriga aktuella personer kallas till PAN:s möte. Med kallelsen ska samtliga handlingar i ärendet bifogas. Kallelserna ska sändas två veckor före PAN:s möte. Till den anställde som är berörd ska kallelsen sändas med rekommenderat brev med mottagningsbevis eller överlämnas på annat sätt mot kvittens. Ledamöterna och övriga kallade ska bekräfta mottagandet av kallelsen till handläggaren och meddela eventuella förhinder minst en vecka före mötet. 6
Föredragande ansvarar för att upprätta förslag till beslut till PAN vilket delges PAN:s ledmöter och berörd anställd i rimlig tid före mötet. 8. Protokoll Vid PAN:s möte ska protokoll föras av protokollförare som utsetts av föredragande. Protokollförare är i normalfallet handläggaren i ärendet. Protokollet ska justeras av ordförande i PAN. 9. Beslutsmötet Den anställdes närvaro är viktig för PAN:s beslutsfattande men inte obligatorisk. Om den anställde emellertid har laga förfall ska beslutsmötet inte genomföras utan uppskjutas till annat datum. Vid beslutsmötet inleder nämnden mötet enskilt varvid föredragande föredrar ärendet. Därefter får den anställde och övriga kallade närvara. Vid mötet ska den anställde, utöver att svara på nämndens frågor, beredas möjlighet att yttra sig. När PAN anser sig ha fått det underlag som behövs för beslutsfattande håller PAN enskild överläggning vid vilket beslut fattas. 10. PAN:s beslutsförhet PAN är beslutsför när ordförande och minst hälften av övriga ledamöter är närvarande (26 myndighetsförordningen). 11. Omröstningsregler När PAN beslutar ska det ske genom omröstning. Vid omröstning ska den mening gälla som omfattas av mer än hälften av ledamöterna. Om någon mening har fått hälften av rösterna och denna är den lindrigaste eller minst ingripande för den tilltalade ska den meningen gälla. Kan ingen mening anses som lindrigare eller mindre ingripande gäller den mening som fått hälften av rösterna och däribland ordförandens. Detta gäller enligt 29 kap 3 rättegångsbalken, som enligt 20 anställningsförordningen (1994:373) ska tillämpas på omröstningen i PAN. 7
Om en ledamot inte delar majoritetens mening i beslutet kan denne anteckna sin avvikande mening till beslutet. Om så inte sker anses ledamoten ha biträtt beslutet enligt 19 1 st. förvaltningslagen (1986:223), FL. Även föredragande och andra tjänstemän som är med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet har rätt att få avvikande mening antecknad (19 2 st. FL). Den som vill lämna avvikande mening ska senast inom en vecka efter beslutsmötet överlämna denna skriftligen till föredragande. 12. Efter PAN:s möte Efter att PAN sammanträtt och fattat beslut tillser föredragande att beslutet formuleras i enlighet med vad PAN beslutat vid beslutsmötet. Med beslutet, om detta gått den anställde emot, ska erforderlig information om möjligheterna att klaga på beslutet medfölja. Före beslutet skrivs under ska beslutsförslaget tillsändas samtliga PAN-ledamöter för möjlighet till genomläsning. Ledamöterna ska inom angiven tid återkomma till föredragande med eventuella synpunkter. Efter eventuella justeringar ska ordförande och föredragande skriva under beslutet. Beslutet ska därefter omgående expedieras till den anställde och övriga berörda. Föredragande ska tillse att den anställde antingen tar emot beslutet personligen eller att beslutet sänds med rekommenderat brev med mottagningsbevis. Föredragande kan överlåta detta på handläggaren i ärendet. Föredragande är ansvarig för att tillse att löneavdrag sker, om PAN beslutat om löneavdrag, eller att åtalsanmälan upprättas och lämnas till Polismyndigheten i Västmanland, om PAN beslutat därom. Vid åtalsanmälan är det föredragande som är kontaktperson gentemot Polismyndigheten. Föredragande är även ansvarig att tillse att uppsägning eller avsked genomförs, om PAN beslutat därom. Föredragande är efter PAN:s beslut ansvarig att vid behov hjälpa den anställde att upprätta kontakt med Previas företagshälsovård. 8
13. Den anställdes möjlighet att klaga på PAN:s beslut om disciplinpåföljd Av 37 LOA följer att en arbetstagare som fått disciplinpåföljd meddelad av PAN inte kan överklaga beslutet. Om arbetstagaren vill klaga på PAN:s beslut om disciplinpåföljd ska han/hon istället väcka talan vid domstol. Talan ska väckas inom tre veckor från det att arbetstagaren fick del av PAN:s beslut (39 LOA). Delgivning bör ske enligt delgivningslagen (1970:428) vilket innebär att beslutet ska sändas mottagningsbevis. Om arbetstagaren inte företräds av sin arbetstagarorganisation ska talas väckas vid tingsrätt, i annat fall vid Arbetsdomstolen. 9