Revisorernas redogörelse för verksamheten 2012 Sammanträden Revisorerna har under året haft 10 sammanträden Utbildningar Under året har samtliga revisorer deltagit i den kommunalekonomiska mässan i Malmö. Samtliga revisorer har deltagit i utbildningsdag i Nässjö ordnat av SKL rörande revisorernas kommunikation med nämnder och styrelser. Nätverk Revisorerna har under året vid tre tillfällen deltagit i informations- och fortbildningsträffar inom ramen för revisorernas regionala nätverk Östrev. Man har dessutom deltagit i tre möten med fyra andra revisorsgrupper i länet för att utveckla kvaliteten i revisionsarbetet. Studiebesök Revisorerna har under 2012 gjort studiebesök på förskola i Mantorp samt vid Hulje återvinningsstation. Närvaro vid KF:s sammanträden Minst en revisor har varit närvarande vid KF:s sammanträden under året Träffar med nämnder och tjänstemän Revisorerna har under året haft överläggningar med Kommunfullmäktiges presidium vid två tillfällen KS och kommunchefen Miljönämndens presidium och förvaltningschef Bygg- och räddningsnämndens presidium samt räddningschef och samhällsbyggnadschef Service- och entreprenadstyrelsen och förvaltningschefen Kommunchefen Personalchefen Tf. tekniska chefen Revisorernas information Revisorernas granskningsrapporter läggs löpande ut på kommunens hemsida och delges fullmäktiges presidium. Granskningsrapporter Revisorerna har under året genomfört nedanstående granskningar inom olika delar av verksamheten. De viktigaste resultaten av granskningarna redovisas i korthet. Granskningsrapporten i sin helhet kan erhållas via kommunens hemsida. 1
Omsorgs- och socialnämndens åtgärder för ekonomisk balans Den revisionsfråga som granskningen ska besvara är följande - Har omsorgs- och socialnämnden under året vidtagit tillräckliga och realistiska åtgärder för att nå ekonomisk balans? Vår bedömning är att de åtgärder som nämnden vidtagit har inte varit tillräckliga för att nå ekonomisk balans 2012. Nämnden har dock under andra halvåret 2012 vidtagit åtgärder för att uppnå ekonomisk balans under 2013. Konkretisering av åtgärderna krävs dock under 2013 för att underskottet i ekonomin ska kunna minskas. När det gäller genomförda granskningsmål konstateras följande; Erhåller nämnden fortlöpande under året väl genomarbetade rapporter om ekonomiskt utfall och årsprognoser? Vi bedömer att nämnden löpande erhåller rapportering om ekonomiskt utfall. Årsprognoser görs i enlighet med kommunens riktlinjer mars, maj, augusti och oktober. Vi kan konstatera att det finns behov av att utveckla budget- och prognosrutinerna och att ett förbättrat IT-stöd krävs. Vi bedömer att utfallssiffror samt prognosvärden är osäkra under året och behöver arbetas igenom, beskrivas och analyseras på ett grundligare vis. De antaganden som görs om prognosvärden kan på så vis ytterligare tydliggöras. Vidtas åtgärder till följd av ekonomiskt utfall och ev. prognostiserade underskott? Vi bedömer att åtgärder delvis vidtagits. Vi bedömer det dock som viktigt att åtgärderna blir konkretiserade och att man tydliggör vilka effekter de beräknas ge. Är nämndens beslutsunderlag om åtgärder väl underbyggt? Resultatet av enkäten till budgetansvariga och politiker visar på brister gällande beslutsunderlagens kvalitet och förankring något som är viktigt för nämnd och förvaltning att åtgärda. Förvaltningen har i viss utsträckning haft svårt att leverera de beslutsunderlag gällande besparingar som nämnden efterfrågat. Granskning av nämndernas uppföljning av verksamhet som bedrivs på entreprenad Revisionsfrågan som ska besvaras är; Har berörda nämnder tydliga och fungerande rutiner för uppföljning av avtalen med externa utförare? Följande delfrågor har granskats: Finns tydliga rutiner för hur uppföljning av avtalen ska ske? Sker uppföljning av det som överenskommits i avtalet? Hur hanteras upptäckta avvikelser från ingångna avtal? Hur sker rapportering av uppföljning till berörd nämnd? Den samlade bilden utifrån granskningen är att de berörda nämnderna i allt väsentligt har fungerande rutiner för uppföljning av den verksamhet som bedrivs av externa entreprenörer. 2
Beträffande de olika delfrågorna visar granskningen följande: Finns tydliga rutiner för hur uppföljning av avtalen ska ske? För flertalet nämnder finns rutiner, men när det gäller förskole- och skolnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden finns detta ej inskrivet i alla avtal vilket bör ske fortsättningsvis. Sker uppföljning av det som överenskommits i avtalet? Granskningen visar att samtliga nämnder arbetar aktivt med att följa upp verksamheten. Inom tekniska kontorets fastighetsenhet finns dock vissa brister i uppföljningsrutiner, men ny teknik införs nu för att förbättra situationen. Hur hanteras upptäckta avvikelser från ingångna avtal? De nämnder som upptäckt avvikelser har också vidtagit olika åtgärder för att komma till rätta med problemen. I något falla har ersättning hållits inne medan i flertalet fall har problemen kunnat lösas via dialog med utföraren. Beträffande fastighetsenheten visar granskningen att man sedan flera år har vissa problem med service- och entreprenadkontoret men att man inte fullt ut lyckats lösa detta. Hur sker rapportering av uppföljning till berörd nämnd? Rapportering till respektive nämnd varierar beroende på vilken typ av verksamhet som handlas upp. Omsorgs- och socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden får årlig information om flertalet av de verksamheter som följts upp. Granskning av omsorgs- och socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll Revisionsfrågan som ska besvaras i granskningen är följande Har omsorgs- och socialnämnden en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av den verksamhet man ansvarar för. Granskningen visar att omsorgs- och socialnämnden är mitt uppe i ett omfattande utvecklingsarbete vad gäller både organisation och rutiner och arbetsmetoder för att styra, följa upp och kontrollera sin verksamhet. Det finns på flera områden relativt stor samstämmighet mellan politiker och tjänstemän i de bedömningar man gör av hur styrningen och uppföljningen liksom samverkan mellan nämnd och förvaltning fungerar. Nämnden befinner sig i en brytningstid mellan den tidigare målstrukturen och den nya. Detta medför att det vid granskningen finns en viss osäkerhet kring hur målen ska hanteras och hur man konkret ska arbeta med att följa upp målen. Nämnd och förvaltning bör under året diskutera fram hur man konkret ska arbeta med att följa upp målen och göra tydliga värderingar graden av måluppfyllelse för alla verksamhetsområden. På det ekonomiska området är det viktigt att nämnd och förvaltning fokuserar på att snarast ta fram ett underlag vad gäller ekonomisk uppföljning som är anpassat till politikernas behov och önskemål. Olika verksamhetsmått och nyckeltal samt jämförelser med andra kommuner är också centrala områden som nämnden måste utveckla under året. När det gäller kvalitetsarbetet har nämnd och förvaltning en hel del arbete att göra. Nämnden bör under året påbörja arbetet med att ta fram servicegarantier eller motsvarande för olika verksamheter, liksom tydliga kvalitetsmål utifrån ett brukarperspektiv. 3
Utan denna grund kommer nämnden att få stora svårigheter att kunna utvärdera verksamhetens kvalitet på ett riktigt sätt. Nämnd och förvaltning bör under året lägga fast rutiner för på vilket sätt och i vilken omfattning omvärldsbevakningen ska ske under ledning av den nya utvecklingsstrategen. Nämnden kan också pröva att bjuda in utomstående för att få viktiga och intressanta frågor belysta från utomstående Granskning av kontroll, uppföljning och redovisning av exploateringsverksamheten Granskningen syftar till att bedöma om kommunens redovisning av exploateringsprojekt sker i enlighet med normering och god redovisningssed samt att bedöma ändamålsenligheten i kontroll och uppföljning av exploateringsprojekt. Utifrån syftet har granskningens revisionsfrågor besvarats enligt nedan: Har kommunstyrelsen en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av exploateringsprojekt? Riktlinjerna ger förutsättningar för en fungerande kontroll och uppföljning av projekt. Dessa riktlinjer har ej varit aktuella fullt ut för granskade projekt. Vår bedömning är att KS i nuläget endast delvis har en ändamålsenlig kontroll och uppföljning av exploateringsprojekten. Utveckling behöver enligt vår bedömning ske av såväl kalkylunderlag som uppföljningsdokument. Följer redovisningen av exploateringsprojekt lag om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning? Redovisningen följer i huvudsak lag om kommunal redovisning samt gällande rekommendationer från RKR. Gällande riktlinjer kan dock med fördel uppdateras till följd av under 2012 utgiven idéskrift inom exploateringsområdet. Avgränsning mellan driftoch investeringskostnad behöver tydliggöras. Arbetet med kalkylunderlag måste utvecklas och bli mer strukturerat för att riktlinjerna ska följas fullt ut. Detta är också viktigt till följd av att exploateringsprojekten uppgår till stora belopp. Följsamheten mot riktlinjerna bör förbättras när det gäller uppföljning av exploateringsprojektens utfall. Enligt granskningens iakttagelser har arbetet med uppföljningar förbättrats under de senaste åren och vi ser det som betydelsefullt med fortsatt utveckling. Vår bedömning är att granskade underlag i allt väsentligt ger en rättvisande totalkostnad per projekt. Vi har dock konstaterat att en transaktion som vi bedömer som driftskostnad har bokförts som investeringskostnad. Då ny idéskrift gällande redovisning av markexploatering publicerats av Rådet för Kommunal Redovisning i mars 2012 så behöver riktlinjerna uppdateras till följd av detta. Granskning av uppföljning av elevernas kunskapsutveckling inom grundskolan Den revisionsfråga som granskningen ska besvara är följande: säkerställer utbildningsnämnden att elevernas kunskapsutveckling och måluppfyllelse under hela grundskoletiden följs på ett ändamålsenligt sätt. Beträffande de olika delfrågor som ska besvaras visar granskningen följande: 4
Finns det ändamålsenliga rutiner och verktyg för att följa och utvärdera elevernas kunskapsutveckling på både individ- och aggregerad nivå? Nämnden har tagit tydliga och mätbara mål för elevernas kunskapsutveckling och man har rutiner och verktyg för att kunna följa upp detta på skol- och kommunnivå. Förvaltningen har utarbetat en excelmodell där man för varje skola, i varje årskurs, i varje ämne och för pojkar och flickor separat ska kunna följa upp andelen elever som beräknas nå förväntade mål enligt läroplanen. Från centralt håll följs inte eleverna upp på individnivå detta sker på respektive skola. Ges eleverna och deras vårdnadshavare en tydlig information om elevernas kunskapsutveckling och vilka mål eleverna ska uppnå? I huvudsak fungerar informationsöverföringen till elever och vårdnadshavare bra. Samtidigt framkommer att rutinerna för hur de skriftliga omdömena ska utformas och vad de bör innehålla inte är helt tydliga och skolorna gör lite olika enligt lärare och rektorer. Någon central rutin har enligt uppgift inte tagits fram och någon gemensam diskussion bland rektorerna har inte heller skett. Finns det fungerande rutiner för att dokumentera vilka stödåtgärder som sätts in för elever som befarar att inte nå målen? I de fall de generella insatserna som görs på varje skola inte är tillräckliga utan en elev behöver ytterligare stödinsatser, finns en centralt utarbetad rutin för hur skolorna ska agera. Rutinen är känd av rektorer och lärare och används i linje med vad som fastlagts i skollagen. Får nämnden återrapportering av hur elevernas kunskapsutveckling ser ut? De mål om elevernas kunskapsutveckling som nämnden fastställt följs upp och återrapporteras till nämnden i samband med årsredovisningen. Granskningen visar att nämnden själv inte tagit några ytterligare initiativ för att informera sig om hur kunskapsutvecklingen ser ut på olika skolor. Granskning av fastighetsunderhållet Den fråga som granskningen ska belysa är följande: Säkerställer kommunstyrelsen att förvaltningen av kommunens verksamhetsfastigheter organiseras och genomförs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? Granskningen visar följande: - Det saknas dokumenterade riktlinjer i form av en fastighetsstrategi och lokalförsörjningsplan till underlag för såväl anskaffning och avveckling av lokaler som strategiska överväganden inför större underhållsåtgärder och investering i fastigheter och flerårsplanering av fastighetsunderhållet - En större andel av underhållsmedlen har under de senaste tre åren gått till felavhjälpande underhåll i stället för till planerat underhåll, vilket indikerar att underhållsåtgärder i stor utsträckning är händelsestyrt och inte i enlighet med en väl övertänkt årscykel. Detta tillsammans med den kritik som riktats mot Tekniska kontoret från de större lokalnyttjande förvaltningarna leder till slutsatsen att organisationen för fastighetsförvaltning inte fungerar optimalt. - I budget 2012 för fastighetsförvaltningen upptar felavhjälpande underhåll en större andel av de sammantagna underhållskostnaderna (felavhjälpande och planerat un- 5
derhåll). Budgeterade kostnader för felavhjälpande underhåll överstiger väsentligt riktvärden för kommunal fastighetsförvaltning medan budget för planerat underhåll understiger motsvarande riktvärden. - Tekniska kontoret uppger att det finns ackumulerat eftersatt underhåll, vilket vi tolkar som ytterligare en förklaring förutom brister i organisationen, till att underhållet i stor utsträckning är händelsestyrt. Vi konstaterar emellertid att eventuellt behov av särskilda medel för eftersatt underhåll eller nivåhöjning av underhållsbudgeten inte beaktats inför den sänkning av internhyran som genomfördes vid ingången av 2012. Vår slutsats mot bakgrund av Tekniska kontorets uppgift om eftersatt underhåll är att vi ifrågasätter om den ekonomiska planeringen av fastighetsförvaltningens kostnader och intäkter bygger på en realistisk bedömning. - Den uppfattning som lämnats från lokalnyttjare är att underhållsstatusen för kommunens fastigheter är hanterbar. Däremot riktas kritik mot Tekniska kontorets hantering av sitt förvaltaruppdrag avseende bl. a. brister i kommunikationen med lokalnyttjare och att åtgärder inte blir utförda. Sammanfattningsvis är vår revisionella bedömning att förvaltningen av kommunens verksamhetsfastigheter inte är ändamålsenligt organiserat och att underhållsplanering inte utförs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Vi rekommenderar att - Kommunstyrelsen tar fram en ägarstrategi för fastigheter och en lokalförsörjningsplan som kan ligga till grund för strategiska överväganden rörande anskaffning och avveckling av lokaler men också flerårig planering av större underhållsåtgärder och reinvesteringar - Organisationen för fastighetsförvaltning inom Tekniska kontoret bör ses över för att skapa tydligt operativt ansvar för fastigheternas förvaltning inkluderande ansvar för drift och underhåll och för att återskapa förtroendet för fastighetsförvaltningen hos verksamheterna/lokalnyttjarna. I översynen bör också ingå fördelningen av roller och ansvar mellan Tekniska kontoret och Serviceförvaltningen i syfte att skapa ett bättre och mer kostnadseffektivt samspel mellan parterna. - Tekniska kontoret bör redovisa en inventering av aktuell underhållsstatus för verksamhetsfastigheterna tillsammans med en analys av orsaker till höga kostnader för felavhjälpande underhåll. Analysen bör innehålla förslag till åtgärder, inkluderande eventuellt behov av ytterligare underhållsmedel, för att uppnå en fördelning mellan felavhjälpande och planerat underhåll som överensstämmer med förekommande för kommunal fastighetsförvaltning. Utöver dessa granskningar har kommunens delårsrapport och årsredovisning granskats i enlighet med kraven i kommunallagen och kommunala redovisningslagen. 6