Sida 1 FÖREDRAGNINGSLISTA 48 Sammankallelse och beslutfördhet 49 Val av protokolljusterare, tidpunkt för justering samt godkännande/ komplettering av föredragningslistan 50 Revisorernas berättelse 51 Revisorernas Protokoll 52 Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2009 53 Fastslåendet av ett dygnspris för icke medlemskommuner 54 Anslagens bindande verkan-godkännare av fakturor 55 Studieledighet, principbeslut 56 Vårdchefens semester sommaren 2010 57 Personalkoordinatorns semester sommaren 2010 58 Ekonomichefens semester sommaren 2010 59 Principerna för tjänstemännens redogörelse för arbetstimmar 60 Uppsägning av tjänst 61 Beslut om ändring av sjukintyg från första dagen 62 Förnyelse av arbetsbeskrivningarna för de olika tjänsterna och befattningarna 63 Omvandling av semesterpenning till ledighet 64 Extra resurs till sysselsättningsterapin 65 Omvandling av befattningen rullande vak till ordinarie rad 66 Mötets avslutande Jomala den 15.04 2010 Harry Jansson Styrelseordförande genom Kerstin Wikgren Vårdchef
X K.f för De Gamlas Hem Sida 2 Sammanträdestid 22.4:2010 kl. 16.00 Sammanträdesplats Beslutande De Gamlas Hem Ledamöter: Jansson Harry, Ordförande Joelsson Annsofi, viceordförande Carlsson Gun Nordberg Susanne Lycke Per Suppleanter: Grönholm Marianne Lundberg Börje Öström Jan-Anders Enberg Camilla Nordlund-White Gunnel Övriga närvarande Ekonomichef Solveig Jansson Förbundsfullmäktigeordförande Eva Dahlén Paragrafer 48-66 Underskrifter Harry Jansson Ordförande Kerstin Wikgren Sekreterare Protokollet justerat Jomala den.4 2010 klo Protokollet framlagt till påseende Intygar Jomala den.4 2010 Kerstin Wikgren
Sida 3 48 SAMMANKALLELSE OCH BESLUTFÖRHET Förslag: Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört.
Sida 4 49 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE, TIDPUNKT FÖR JUSTERING OCH GOD- KÄNNANDE/KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN
Sida 5 50. REVISORERNAS BERÄTTELSE. Bil nr 1. Ekonomichefens förslag: Revisorernas berättelse antecknas tillkännedom som även föres till förbundsfullmäktige till kännedom.
Sida 6 51. REVISORERNAS PROTOKOLL. Bil nr 2. Revisorernas protokoll redogörs muntligt av vårdchefen och ekonomichefen. Angående iakttagelser och förslag 6 i revisorernas protokoll: Grundavtalet Processen för försäljning av vårdplatser till icke medlemskommuner bör klargöras vilket man redan från styrelsens sida haft för avsikt att göra i samband med revidering av grundavtalet. Bokslut. När det gäller tiden för bokslutets färdigställande kan konstateras att tiden enligt grundavtalet är knapp. Det är svårt att erhålla vissa uppgifter till bokslut inom februari. Tiden borde eventuellt ändras i samband med revidering av grundavtalet men man är väl medveten om att det är angeläget för medlemskommunerna att erhålla bokslutsuppgifter i tid för sina egna bokslut. Bokföring. Man kan konstatera att avstämning av reskontran är bristfällig, men redovisningssystemet begränsar möjligheterna till avstämning. Ett nytt ekonomisystem ( reviderat befintligt ekonomisystem inom Abilita) som planeras att tagas i bruk under år 2010 kommer att ge möjligheter till bättre avstämningar och rapporter. Överskottsmedel Det kan konstateras att förbundets har överskottsmedel som trots der låga ränteläget säkert kan placeras på bästa sätt. Ekonomichefens förlag: Revisionsprotokollet antecknas till kännedom samt skall förbättringar av rutiner i mån av möjlighet göras.
Sida 7 52. BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2009 Ekonomichefens förslag: Utgående från revisorernas berättelse och protokoll föreslås inför förbundsfullmäktige att bokslut för år 2009 godkännes.
Sida 8 53. FASTSLÅENDET AV ETT DYGNSPRIS VID UTHYRNING AV VÅRDPLATSER TILL ICKE MEDLEMSKOMMUNER Enligt grundavtalet 14 ingår planmässiga avskrivningar i betalningsandelen. Eftersom avskrivningen bokförs som en fordran på medlemskommunerna kommer den inte att belasta icke medlemskommuner. För att dygnpriset även skall täcka avskrivningar vid uthyrning av vårdplatser borde styrelsen fastställa en avgift som gäller vid uthyrning, ett fast pris. Förbundsfullmäktige beslutade 25/2008 att samma pris skulle gälla för icke medlemskommuner som för medlemskommuner. Ekonomichefens förslag: Föreslås att priciper för prissättande av dygnspris vid uthyrning diskuteras vid styrelsemötet.
Sida 9 54. ANSLAGENS BINDANDE VERKAN- GODKÄNNARE AV FAKTUROR Förslag bilägges. Bil nr 3. Ekonomichefens förslag: Föreslås att förslaget godkännes.
Sida 10 55. STUDIELEDIGHET, PRINCIPBESLUT På De Gamlas Hem finns för närvarande 4 närvårdare som har studieledigt för att studera till sjukskötare. Studieledigt innebär att man beviljas tjänstledighet under studieterminerna, men inte under sommaren, då studierna inte sker. Sommaren 2009 beviljades två studeranden tjänstledigt utan lön över sommaren, men i styrelsen uttryckte man redan då, att detta inte skall ske i fortsättningen. Varje ordinarie närvårdare har ju sin egen rad, och på den finns en vikarie under studieterminerna. Under sommaren, då det är svårt att få tillräckligt med vikarier, är det naturligt att de som studerar kommer in och jobbar, i stället för att jobba på något annat ställe. Vårdchefens förslag: Styrelsen besluter att de närvårdare som har studieledigt då de studerar till sjukskötare inte beviljas tjänstledighet utan lön under studieuppehållet på sommaren, utan de förutsätts arbeta på sina ordinarie rader..
Sida 11 56. VÅRDCHEFENS SEMESTER SOMMAREN 2010 Vårdchefen kommer att ha semester 7.7 1.8 2010. Undantag kommer att vara kommunernas förskott för augusti månad den 20 juli. Tyvärr är det omöjligt att kunna ta 4 veckor i ett kör, på grund av att vårdchefen och personalkoordinatorn vikarierar varandra, och vardera har uppgifter som inte någon annan klarar av. Senare i augusti tas fortsättning semester, men de datumen är inte ännu bestämda. Vårdchefens förslag: Styrelsen godkänner vårdchefens semester 7.7 1.8 2010, med tillägget att kommunernas förskott för augusti månad görs den 20 juli. Senare i augusti tas en eller två veckor semester, men de datumen är inte i detta skede klara.
Sida 12 57. PERSONALKOORDINATORNS SEMESTER SOMMAREN 2010 Personalkoordinatorn kommer att ha semester 14.6 4.7 2010. Tyvärr är det omöjligt att kunna ta 4 veckor i ett kör, på grund av att vårdchefen och personalkoordinatorn vikarierar varandra, och vardera har uppgifter som inte någon annan klarar av. Senare i augusti tas fortsättning semester, men de datumen är inte ännu bestämda. Vårdchefens förslag: Styrelsen godkänner personalkoordinatorns semester 14.6 4.7 2010, vilket är tre veckor på grund av lönekörning både i juni och juli. Senare i augusti tas en eller två veckor semester, men de datumen är inte i detta skede klara.
Sida 13 58. EKONOMICHEFENS SEMESTER SOMMAREN 2010 Ekonomichefens förslag: Föreslås att ekonomichefen har semester under tiden 28.06.-25.07.2010. Resterande semester meddelas senare.
Sida 14 59. PRINCIPERNA FÖR TJÄNSTEMÄNNENS REDOGÖRELSE FÖR ARBETSTIM- MAR Löneräknaren har presenterat sk. krysslistor, som skulle användas av alla som har kontorsjobb. På dessa krysslistor är det meningen att tjänstemän och befattningsinnehavare skall kryssa för varje arbetstimme, och så skall löneräknaren kunna ha kontroll över allas arbetstimmar och semestrar. Idag fungerar situationen för vårdchef och personalkoordinator på så sätt, att de konkreta timmarna på arbetsplatsen noteras, i almanacka eller på annat sätt, men de timmar som arbete görs hemifrån har inte skrivits upp som övertid. Men om timmarna som man jobbar skall redogöras för, kommer alla timmar att tas med. Detta kommer att innebära för vårdchef och personalkoordinator en stor mängd övertidstimmar. Om man räknar de övertidstimmar som vårdchefen hade vid utgången av år 2009, så var det 75 h. I dessa ingår alltså endast timmar på DGH. Om man sedan fyller i krysslistor för januari, februari och mars, och tar med en del av de timmar som använts på kvällarna, då är timmarnas antal uppe i 122 h. Krysslistorna för vårdchef och personalkoordinator presenteras på mötet. Frågan är då, om detta är det sätt man vill ha det på? Hur skall styrelsen ställa sig till att det finns flera hundra övertidstimmar, som inte betalas ut (åtminstone inte till vårdchefen), och som i praktiken inte heller kommer att kunna tas ut som tid? När det gäller ekonomichefen, som idag jobbar halvtid, kommer det inte heller för hennes del att bli frågan om utbetalning av eventuell övertid. Byråsekreteraren noterar för hennes del endast hela dagar som avvikelser från normal arbetstid vid veckans slut. Det är helt bra med kontroll, men ett beslut måste göras hur tjänstemännens arbetstid skall räknas, och i fall av total kontroll med krysslista, hur skall dessa övertidstimmar tacklas. Vårdchefens förslag: Styrelsen tar del av redogörelsen för kontroll av arbetstiderna, och tar del av de krysslistor som presenteras på mötet, och tar därefter ett beslut på hur tjänstemännens arbetstid skall räknas och redogöras för.
Sida 15 60. UPPSÄGNING AV TJÄNST Minna Eriksson, som är en av de närvårdare som studerar till sjukskötare på fastlandet har lämnat in sin avskedsansökan från sin närvårdartjänst. Uppsägningen sker från och med 7.6 2010 då studierna kommer att ha uppehåll, och Minna Eriksson skulle borda komma in och arbeta på sin rad. Vårdchefens förslag: Styrelsen beviljar Minna Eriksson avsked från sin närvårdarbefattning, och lediganslår befattning.
Sida 16 61. BESLUT OM ÄNDRING AV SJUKINTYG FRÅN FÖRSTA DAGEN De Gamlas Hem har nu haft sjukintyg från första dagen sedan början av år 2009, och i och med det betalat sjukintyget hos företagshälsovården Cityläkarna. Från och med början av år 2010 har de två första läkarintygen betalats, eftersom så många får förlängning på sin sjukskrivning, och Cityläkarna motiverat detta med att det blir en bättre helhetsbild av varför personal är sjukskriven. Nu har det emellertid visat sig att antalet sjukskrivningar rusat i höjden, och ingen som gått till Cityläkarna har någonsin nekats en sjukskrivning, trots att vårdchefen haft en dialog med Cityläkarna många gånger angående detta. Läkarintyg har också skrivits ut endast på basen av telefonsamtal. Nu är det dags att återgå till det system som rådde innan sjukskrivning från första dagen infördes, d.v.s. att sjukintyg fordras efter det att man varit borta från arbetsplatsen 3 dagar. Detta trots att man varit borta under veckoslutet. Då man är hemma med sjukt barn, bör samma sak gälla. Läkarintyget skall omedelbart finnas arbetsgivaren tillhanda på den fjärde dagen, och inte hämtas efter många dagar, eller låta det postas per brev från läkarcentralen. Alla läkarintyg betalar personalen själva. Våedchefens förslag: Styrelsen besluter att frångå läkarintyg från första dagen från och med den 1.8 2010, och samtidigt införa det system som rådde innan 2009, d.v.s. läkarintyg skall omedelbart hämtas till arbetsplatsen den fjärde dagen man är sjuk, och läkarintygen betalar personalen själva. Om man är hemma med sjukt barn så gäller samma sak. Dagarna räknas även under veckosluten.
Sida 17 62. FÖRNYELSE AV ARBETSBESKRIVNINGARNA FÖR DE OLIKA TJÄNSTERNA OCH BEFATTNINGARNA Arbetsbeskrivningen för de olika befattningarna och tjänsterna borde skrivas om, så att de blir mera jämförbara och mera enhetliga. Detta är ett stort arbete och skall påbörjas under våren. Samtidigt skall en diskussion föras huruvida systemet med en avdelningsskötare är det bästa, eller om man borde införa en avdelningsskötare per avdelning, då sjukskötarna redan i praktiken leder sina egna avdelningar. Vårdchefens förslag: Styrelsen ser det som en positiv sak att göra alla arbetsbeskrivningar mera enhetliga och mera jämförbara, och styrelsen inväntar en redogörelse för hur det skulle vara i praktiken om det skulle finnas en avdelningsskötare per avdelning.
Sida 18 63. OMVANDLING AV SEMESTERPENNING TILL LEDIGHET Semesterpenningen, eller en del av den, kan på frivillig basis efter kommunalförbundets prövning, omvandlas till ledighet med lön. Det är arbetsgivaren som fattar beslut om den praktiska tillämpningen. Ledigheten ges inom ramen för vad arbetsuppgifterna och arbetstidsarrangemangen på arbetsplatsen medger. Hittills har De Gamlas Hem gått inför att inte använda sig av denna möjlighet att kunna omvandla semesterpenning till ledighet med motiveringen att det blir svårt att ordna vikarier till en så stor personalstyrka, som i huvudsak består av befattningar som fordrar vikarier. Eftersom arbetets art inom vården är den att arbetet är tungt, finns det en stor risk för att väldigt många skulle välja denna möjlighet. Detta kunde i värsta fall innebära att största delen av sommaren endast vikarier finns på plats. Vårdchefens förslag: Styrelsen besluter att kommunalförbundet inte går in för att omvandla semesterpenning till ledighet under semesterkvalifikationsåret 2009 2010 med den motiveringen att risken för att många skulle välja detta system finns, och detta kunde innebära att det finns endast vikarier en stor del av semestermånaderna.
Sida 19 64. EXTRA RESURS TILL SYSSELSÄTTNINGSTERAPIN TRE MÅNADER UNDER HÖSTEN För att kunna se hur sysselsättningen kunde utvecklas i framtiden, och hur verksamheten kan utökas med två personer mm., vore det bra att kunna få en utredning inför kommande budget. Ergoterapeut Agneta Jansson har erbjudit sig att under oktober till december komma med och hjälpa till att strukturera upp verksamheten. Den extra resursen skulle kunna vara t.ex. 80 % av heltid, och detta skulle innebära en utgift på 1660,86 /mån. För ca tre månader blir utgiften ca 4982,59. Cirka utgift då det inte är helt klart vilket datum Agneta Jansson kan sluta sin nuvarande tillfälliga anställning. Vårdchefens förslag: Styrelsen godkänner att Agneta Jansson, ergoterapeut, anställs som en tilläggsresurs under tiden 15.9 15.12 2010, 80 % av heltid, för att hjälpa till att strukturera upp sysselsättningsterapin. Lönen 1660,86 /mån.
Sida 20 65. OMVANDLING AV RULLANDE VAK TILL NATTJÄNST 100 % På De Gamlas Hem har det länge funnits en nattjänstgöring som kallats Rullande vak. Grundidén har varit att det har funnits en befattning för nattjänstgöring, som har besatts ca 4 mån i taget, och som har varit en möjlighet för olika att vaka. Nu har det emellertid visat sig att intresset för Rullande vak har varit väldigt litet under det senaste året. Det är en närvårdare i huset som skött detta rullande vak. Eftersom det inte mera är det optimala att ha en person anställd i fyra månader i taget, och den närvårdarens vikarie på dagtid under motsvarande tid, är det bäst att omvandla detta rullande vak till en nattjänst 100 % i arbetsavtalsförhållande, och då lediganslå dagtjänsten. Förändringen innebär ingen ekonomisk förändring. Vårdchefens förslag: Styrelsen besluter att omvandla det sk rullande vaket till en nattjänst 100 % i arbetsavtalsförhållande från och med 1.5 2010.
Sida 21 66. MÖTETS AVSLUTANDE Mötet avslutades klo