Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid sammanträde Kungsbackarummet, stadshuset Klockan 08.30 10.25 Beslutande Ledamöter Per Ödman (M), ordförande Hans Forsberg (M) Fredrik Hansson (C) Tjänstgörande ersättare Ann Molander (FP) för Ulrika Landergren (FP) Johan Tolinsson (S) för Eva Borg (S) Övriga närvarande Tjänstemän Ann-Charlotte Järnström, kommundirektör Christina Åkesson, sekreterare Sven-Erik Bergström, verksamhetschef Jessica Selin, controller, Service, 135 p1 Jan Berg, administrativ chef, Service, 135 p1maria Rosenberg, enhetschef, Service, 135, p1 Inger Gennerud Björsander, markstrateg, 135 p1, 136 Marianne Westholm, förvaltningschef, Kultur & Turism, 135 p2 Lars Berggren, säkerhetsstrateg, 135 p2 Hasse Andersson, strateg fysisk planering, 140 Övriga samråd med presidiet för Förskola & Grundskola, 140 Anders Ekström (M), ordförande Christian Haneson (FP, 1:e vice ordförande Maj-Britt Rane-Andersson (S), 2:e vice ordförande Udo Weis, utvecklingsledare Plats och tid justering Kommunstyrelsens förvaltning 2014-04-24 Underskrifter Sekreterare Christina Åkesson Paragrafer 135-142 Ordförande Per Ödman (M) Protokolljusterare Fredrik Hansson (C)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2 (11) Organ ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Anslagsdatum då anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Underskrift
Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (11) Innehåll Avstämningsärenden - fortsatt handläggning 4 Avtal om genomförande och överlåtelse av mark, del av Äskatorp 4:19 i Fjärås 5 Generellt gallringsbeslut för handlingar som har skannats 6 Gallring av personal- och ekonomihandlingar 7 Svar på revisionens rapport om löpande granskning 2013 8 Remiss från Skolinspektionen - ansökan från Pontos grundskola väst AB om godkännande som huvudman för fristående skola 9 Samråd - Ny skola i Vallda 10 Information från möten mm 11
Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (11) 135 Avstämningsärenden - fortsatt handläggning Inför fortsatt handläggning eller för information till arbetsutskottet behandlas följande ärenden: Ärende Redovisas av 1. Lokalplan 2015-2019 Jessica Selin, Jan Berg, Maria Rosenberg och Inger Gennerud Björsander 2. Innerstadsbolaget Marianne Westholm 3. Säkerhetsfrågor Lars Berggren
Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (11) 136 KS/2014:153 Avtal om genomförande och överlåtelse av mark, del av Äskatorp 4:19 i Fjärås Beslut - Förslag till kommunstyrelsen Förslag till avtal om genomförande och överlåtelse av mark inom del av Äskatorp 4:19, Äskatorps industriområde, undertecknat av köparen 2014-04-08, godkänns. Kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören eller deras respektive ställföreträdare utses att för kommunens räkning underteckna samtliga i ärendet nödvändiga handlingar. Förslag till avtal har upprättats med Visionsbolaget G 2086 AB (Hot Screen) om överlåtelse av ett område om ca 11 000 m 2 av fastigheten Äskatorp 4:19 inom verksamhetsområdet Äskatorp i Fjärås. Avtalet reglerar villkoren för överlåtelse av mark samt bolagets del av kostnader för åtgärder mm. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2014-04-11 Beslutet skickas till Hot Screen, Fredrik Skanselid
Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (11) 137 KS/2014:1 Generellt gallringsbeslut för handlingar som har skannats Beslut Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att medge gallring, i enlighet med skrivelse daterad 2014-01-17, av allmänna handlingar som inkommit eller upprättats på papper eller liknande format efter att de har skannats. Gallringsbeslutet gäller alla nämnder, bolag och stiftelser som lyder under Kungsbacka kommuns arkivreglemente. Enligt kommunfullmäktiges direktiv ska Kungsbacka kommun införa en modern e- förvaltning. Ett initiativ till detta har nyligen resulterat i upphandling av ärendesystemet Lex. Ett system som i sin funktionalitet möjliggör att ärenden inkommer/upprättas, handläggs, beslutas, kommuniceras och arkiveras elektroniskt. För att möjliggöra en helt elektronisk och papperslös hantering kvarstår de handlingar som fortfarande inkommer på papper. För merparten av dessa handlingar finns inga juridiska eller andra krav att kunna uppvissa handlingen i ursprungligt format, det är informationen i sig som är det centrala. Om dessa handlingar skannas och kan uppvisa i elektroniskt format utan märkbar informationsförlust, samt hanteras i ett säkert och stabilt system (som t.ex. Lex), kan den ursprungliga pappersversionen gallras varpå den skannade versionen utgör det nya originalet. En sådan hantering skulle reducera pappershanteringen till ett minimum och ta Kungsbacka ett steg närmare e-förvaltning enligt kommunfullmäktiges direktiv. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2014-01-17 Beslutet skickas till Nämnder/förvaltningar, Eksta Bostads AB
Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (11) 138 KS/2014:65 Gallring av personal- och ekonomihandlingar Beslut - Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att verifikationer upprättade 1952-1973 som förvaras i kommunarkivet kan gallras enligt gallringsutredning, daterad 2014-01-29. Om verifikationerna består av lönelistor eller annan information om pensionsgrundande inkomst medges gallring under förutsättning att kompletta lönekort finns bevarande som består av motsvarande information alternativt att dessa handlingar först avlägsnas och bevaras. Om lönelistorna skannas och hanteras på betryggande sätt kan även lönelistorna gallras. I kommunarkivet finns en stor mängd personal- och ekonomihandlingar som är utrymmeskrävande samt bedöms vara av ringa betydelse för framtida forskning. Det rör sig om lönelistor 1971-1999 samt verifikationer från 1952-1973. Enligt Riksarkivet kan ovan nämnda handlingar gallras efter tio år under förutsättning att de inte längre behövs för den egna verksamheten. Lönelistor bör kunna gallras efter tio år under förutsättning att de inte behövs för att genomföra pensionsberäkningar, utfärda intyg och betyg och andra åtgärder. Verifikationer upprättade efter 1952 bör kunna gallras efter tio år under förutsättning att grundbokföring och huvudbokföring är bevarad, att personalredovisningen bedöms vara tillfyllest samt att det bland verifikationerna inte ingår åtkomst- (äganderätts-) handlingar och handlingar rörande nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom, verifikationer rörande investeringsutgifter (byggnadsverksamhet, tekniks utrustning) med löpande garantitid, eller donationshandlingar. För att inte riskera att gallring av materialet skulle innebära att information går förlorad som är av fortsatt betydelse för verksamheten har yttrande begärts från kommunstyrelsen förvaltning: avdelningen för planering och exploatering och Service: personal- och ekonomiavdelningarna. Yttrandena ligger till grund för gallringsutredning 2014-01-29. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2014-01-29 Gallringsutredning 2014-01-29 Yttrande från Service: personalavdelningen 2103-12-09 Yttrande från Service: ekonomiavdelningen 2013-06-28 Yttrande från Kommunstyrelsens förvaltning: planering & exploatering 2013-02-20 Begäran om yttrande för gallring av personal- och ekonomihandlingar 2013-01-25
Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (11) 139 KS/2014:90 Svar på revisionens rapport om löpande granskning 2013 Beslut - Förslag till kommunstyrelsen Yttrande, daterat 2014-04-09, godkänns och översänds som kommunens svar på revisionsrapporten. Revisorerna har lämnat sin årliga granskningsrapport över den så kallade Löpande granskningen. Ett antal förbättringsåtgärder har föreslagits och vi kommer noga att se om det är något som vi kan åtgärda. Samråd har skett med förvaltningschefen för nämnden för Service som är den nämnd som utför uppgifterna. Många av punkterna är redan åtgärdade och kommunstyrelsen kommer att fortsätta förbättringsarbetet i enlighet med rapporten där så är möjligt. Beslutsunderlag Rapport Löpande granskning 2013 från Ernst & Young Beslutet skickas till Kommunrevisionen Service
Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (11) 140 KS/2014:55 Remiss från Skolinspektionen - ansökan från Pontos grundskola väst AB om godkännande som huvudman för fristående skola Beslut Förslag till kommunstyrelsen Yttrande från Förskola & Grundskola, daterat 2014-02-26, översänds till Skolinspektionen som kommunens svar på remissen. Kungsbacka kommun har beretts tillfälle att yttra sig till skolinspektionen över ansökan från Pontos Grundskola Väst AB om utökning av verksamheten till att även omfatta skolåren 4-5 och fritidshem från och med läsåret 2015/2016. Beslutsunderlag Förskola & Grundskola, Arbetsutskottet 2014-03-27, 29
Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (11) 141 Samråd - Ny skola i Vallda Beslut Informationen noteras till protokollet. Vid dagens sammanträde diskuteras ny skola i Vallda i samråd med presidiet för Förskola & Grundskola.
Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (11) 142 Information från möten mm Ärende Regionfullmäktige Redovisas av Per Ödman (M)