Fastighets AB Förvaltaren
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 2 (14) Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1.1 Syfte... 3 1.2 Målsättning... 3 1.3 Uppdatering/ändring av finanspolicyn... 3 2. Ansvarsfördelning... 3 2.1 Styrelsens ansvar... 3 2.2 VD:s ansvar... 4 2.3 Finanschefens ansvar... 4 3. Kapitalförsörjning... 4 3.1 Målsättning... 4 3.2 Låneportfölj... 5 3.3 Säkerhetsportfölj... 5 3.4 Godkända upplåningsformer... 5 3.5 Godkända kreditgivare... 6 3.6 Finansieringsrisk... 6 3.7 Valutarisk... 6 4. Ränterisk... 6 4.1 Val av räntebindningsstrategi... 6 4.2 Kreditrisk... 7 5. Likviditetshantering... 7 5.1 Målsättning... 7 5.2 Likviditetsplanering... 7 5.3 Godkända placeringsalternativ... 8 5.4 Likviditetsrisk... 8 6. Administrativ och operationell risk... 8 6.1 Regler och rutiner... 8 6.2 Motpartsrisk... 9 6.3 Rapportering... 9 Bilagor Bilaga I Normportföljer och riskmandat Bilaga II Motparter och riskbelopp Bilaga III Rapporteringsrutiner Bilaga IV Finansiella mål
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 3 (14) 1. Inledning 1.1 Syfte n fastställer ansvarsfördelning och administrativa regler n anger hur risker i finansverksamheten ska begränsas och vilka finansiella risker Förvaltaren får ta n fastställer hur kontroll och resultatutvärdering ska ske av finansverksamheten n ska fungera som vägledning i det dagliga arbetet för personal inom finansfunktionen 1.2 Målsättning Finansfunktionen är en stödfunktion till affärsverksamheten och skall därför inrikta arbetet på att skapa den finansiella stabilitet som bäst stödjer och underlättar verksamhetens löpande drift och långsiktiga utveckling. Förvaltarens finansiella mål presenteras i bilaga IV. Finansfunktionens primära arbetsuppgifter är Kort- och långsiktig kapitalförsörjning Anpassning av den finansiella strategin och hantering av finansiella risker efter bolagets verksamhet. Likviditetshantering Säkerställa att Förvaltaren är ett finansiellt starkt företag och en attraktiv affärspartner. Arbetsuppgifterna skall hanteras med beaktande av i policyn angivna regler, riktlinjer och ramar på ett sådant sätt att det går att löpande ha god kontroll och uppföljning av företagets finansnetto och riskexponering. 1.3 Uppdatering/ändring av finanspolicyn n fastställs och beslutas av styrelsen. Beslut om policyn skall ske minst årligen och/eller i samband med nya ägardirektiv. Finansfunktionen ansvarar för att löpande bevaka om det finns skäl att föreslå förändringar av finanspolicyns innehåll eller tillämpning. 2. Ansvarsfördelning 2.1 Styrelsens ansvar Minst årligen och/eller i samband med nya ägardirektiv fastställa och besluta om finanspolicyn Godkänna tillämpning av nya upplåningsformer Godkänna tillämpning av nya typer av finansiella instrument (t ex utöver godkända enligt bilaga II) Godkänna strategival för ränteriskhantering
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 4 (14) Genom finansiell rapportering fortlöpande följa finansverksamheten Godkänna inriktningsmål på hantering av underliggande säkerheter i samband med upplåning 2.2 VD:s ansvar Vid behov föreslå komplettering eller revidering av finanspolicyn Vid behov föreslå styrelsen tillämpning av nya upplåningsformer respektive nya finansiella instrument Till styrelsen föreslå strategival för ränteriskhantering Säkerställa att finanspolicyn efterlevs 2.3 Finanschefens ansvar Att effektivisera och säkerställa den finansiella hanteringen genom tillgång till tillräcklig kompetens och erforderligt systemstöd för att operativt kunna tillämpa policyn Att löpande bevaka om det finns skäl att föreslå förändringar av finanspolicyns innehåll eller tillämpning Att finansiella avtal och transaktioner sker inom finanspolicyns ramar Att föreslå inriktningsmål på hantering av underliggande säkerheter i samband med upplåning Att säkerställa en hög grad av tillgänglighet och informationsutbyte gentemot för Förvaltaren relevanta marknadsaktörer Att löpande kontrollera och utvärdera låneportföljens förfallostruktur med avseende på räntebindning och kapitalbindning Att löpande kontrollera, utvärdera och rapportera det finansiella resultatet enligt finanspolicyns instruktioner och riktlinjer Att rapportera avvikelser i förhållande till beslutade bilagor till styrelsen i samband med styrelsemöten och däremellan till styrelsens presidium för godkännande 3. Kapitalförsörjning 3.1 Målsättning Förvaltaren ska vara en attraktiv låntagare och ha en sådan framförhållning att bolaget alltid kan erbjudas finansiering till marknadens bästa villkor för jämförbara låntagare och säkerheter. Kapitalförsörjningen skall syfta till att Säkerställa företagets betalningsförmåga över tiden Utifrån årets finansieringsplan och investeringsbudget planera och genomföra erforderlig upphandling/avvecklingar av krediter Upplåning i direkt syfte att placera likviditet på kapitalmarknaden, utöver eget behov för löpande likviditet och transaktionslikviditet, får inte ske. Förvaltaren ska eftersträva låneavtal som ger möjlighet till ändring av räntebindning före ordinarie räntejusteringstidpunkt till marknadsmässiga villkor med låga transaktionskostnader. Vid finansiering/refinansiering bör lånebelopp ej understiga 100 Mkr.
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 5 (14) 3.2 Låneportfölj En fungerande kapitalförsörjning kräver en välstrukturerad låneportfölj. Faktorer som t ex lånens storlek, antal, löptider, antal kreditgivare, avtalsvillkor och underliggande säkerheter måste beaktas och ständigt prövas för att uppnå en aktiv och rationell skuldförvaltning. De operativa målen för dessa faktorer redovisas bilaga II. Låneportföljens totala struktur skall kännetecknas av Låg refinansieringsrisk; bl a med en över tiden väl avvägd förfallostruktur samt att Förvaltaren har flera olika kreditgivare. Checkkrediter och kreditlöften begränsar också refinansieringsrisken. Effektiv hantering; bl a med hjälp av att begränsa antalet lån och samtidigt ha rationella belåningsvolymer. Som riktmärke gäller ca 25-35 lån och 5-10 certifikatposter. Tydliga avtalsvillkor och enkel säkerhetshantering ökar effektiviteten. Hög flexibilitet; genom att hanteringsmässigt kunna skilja på ränteriskhantering och kapitalanskaffning. Att kunna ändra räntebindningen i befintliga låneavtal ökar också flexibiliteten och även möjligheten till en aktivare ränteriskhantering. Ökad andel amorteringsfria lån ökar flexibiliteten att amortera vid naturliga låneförfall. Enkel administration. Bekräftade kreditlöften/backup-faciliteter för certifikatprogrammet ska uppgå till minimum 100 % av programmets utnyttjade del av ramvolymen och för övrig lånefinansiering/lånevolym ska bekräftade checkkrediter och kreditlöften uppgå till minimum 25 % av utestående lånevolym. 3.3 Säkerhetsportfölj En strukturerad säkerhetsportfölj är ett krav för att uppnå en aktiv och rationell skuldförvaltning. Som underliggande säkerheter för finansiering ska hela säkerhetsportföljens pantbrev, kommunal borgen och rating nyttjas Arbetet måste löpande inriktas på att dels begränsa antalet pantbrev per fastighet med beaktande av rationella belåningsvolymer, dels få en pantsättning med högst en långivare per fastighet och dessutom att om möjligt kunna hålla ett antal fastigheter obelånade, d v s som en kreditreserv. Uttag av nya pantbrev bör endast ske för att kunna åstadkomma en utskiftning mot kommunal borgen eller för att på sikt uppnå en totalt sett bättre pantbrevsportfölj för belåning. När borgensramen inte är fullt utnyttjad och lägre finansieringskostnad erhålls med borgen som säkerhet bör detta i första hand utnyttjas. 3.4 Godkända upplåningsformer Följande alternativ är godkända Bankupplåning mot pantbrev och/eller kommunal borgen Deltagande i värdepapperisering (en strukturerad pantbrevsportfölj i botten som säkerhet för emittering av obligationer) Direktlån från större kapitalplacerare med pantbrev och/eller kommunal borgen som säkerhet Certifikatfinansiering eget certifikatprogram Obligationsupplåning eget obligationsprogram (lång finansiering)
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 6 (14) Leasingfinansiering, i samband med vissa typer av investeringsobjekt och i kombination med andra nyttoeffekter 3.5 Godkända kreditgivare Tillåtna kreditgivare är svenska banker, hypoteksinstitut, bostadsfinansieringsinstitut, försäkringsbolag, pensionsfonder/pensionsstiftelser, kommuner samt utländska banker och kreditinstitut. 3.6 Finansieringsrisk Förvaltarens finansieringsrisk avser osäkerheten om framtida möjligheter att erhålla dels nya krediter och dels refinansiering av lån som förfaller. Risken kan begränsas genom Låneavtalens förfallostruktur ska förfalla enligt riktlinjer som presenteras i bilaga I God spridning av lånen på flera kreditgivare Möjlighet att i förtid avtala om förutbestämd upplåning/utbetalning Inneha avtalade och bekräftade checkkrediter/kreditlöften Möjlighet att förlänga låneavtalens löptid under gällande avtalstid Goda och upparbetade relationer med relevanta aktörer på kapitalmarknaden Möjlighet att nyttja både pantbrev och kommunal borgen i samband med upplåning Certifikatprogram inklusive avtalade back-up faciliteter ("reservlikvid") Möjlighet till obligationsupplåning egna obligationer 3.7 Valutarisk Förvaltaren får i den finansiella verksamheten inte exponeras för någon valutarisk, vilket innebär att eventuella lån i utländsk valuta endast får ske förutsatt att valutarisken elimineras momentant med en ränte- och valutaswap. 4. Ränterisk Variationer i marknadsräntan kan ha en betydande påverkan på Förvaltarens resultat. Att hantera och begränsa ränterisken är därför av största vikt för finansfunktionens arbete. Tillsammans utgörs grunden för företagets strategival för ränteriskhantering av Val av räntebindningsstrategi Val av derivatinstrument. Att nyttja olika derivatprodukter i olika marknadslägen och i kombination med rådande låneportföljs förfallostruktur möjliggör en väl avvägd riskexponering. 4.1 Val av räntebindningsstrategi Låneportföljens förfallostruktur skall vara en avvägning av kort och lång räntebindning. Generellt sett ger en längre räntebindningstid en lägre risk genom en ökad stabilitet i framtida räntekostnader. Samtidigt kommer en låneportfölj med längre räntebindningstid i jämförelse med kortare räntebindningstid att ha en högre förväntad kostnad. Därmed måste både kostnads- och risksynpunkt bedömas i samband med val av räntebindningstid/förfallostruktur.
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 7 (14) Detta tillsammans med analyser av företagets framtidsprognoser och ekonomiska utveckling utgör underlag för val av önskad förfallostruktur normportfölj (benchmark). I finansfunktionens arbete ligger sedan att löpande följa upp företagets verkliga låneportfölj i förhållande till normportföljen. Normportföljen och intervall för maximal avvikelse samt ränteriskmandat beskrivs i bilaga I. Finanschefen kan vid vissa omständigheter få gå utanför beslutade riskramar, normportföljen, och avvika från vald strategi. Avvikelsen ska godkännas av VD, styrelsens ordförande och vice ordförande. Dessutom skall avvikelsen rapporteras till hela styrelsen. Situationer som kan föranleda avvikelse från vald strategi är: Anpassning till ny strategi Bedömd risk för kraftig ränteuppgång Bedömda överreaktioner i räntemarknaden 4.2 Kreditrisk För att begränsa kreditrisken gäller Finansiella kontrakt avseende derivataffärer får endast ingås med motparter där ramavtal tecknats (beloppsrestriktioner framgår av bilaga II) Likviditetsplaceringar får endast ske enligt gällande bilaga II Kreditlöften ska vara förlängda eller upphandlade senast tre månader innan kreditlöftesavtalets utgång. Endast sådana derivatinstrument som ingår i bilaga II får användas. 5. Likviditetshantering 5.1 Målsättning Finansfunktionen skall i sin likviditetshantering syfta till att Alltid ha tillgång till likvida medel för att fullgöra företagets betalningsåtaganden Ha en effektiv hantering av företagets betalflöden Vid överskottslikviditet använda denna till att lösa/amortera räntebärande lån eller genomföra placeringar enligt givna riktlinjer Ha kreditlöften och checkkrediter som alternativ till egen likviditet Ha så små likvida finansiella tillgångar som är möjligt ur verksamhetssynpunkt 5.2 Likviditetsplanering Arbetet skall främst inriktas på att reducera effekterna av fluktuationer i verksamhetens likvida inoch utflöden. Den löpande likviditetsplaneringen sker med hjälp av en månadsvis likviditetsprognos. Denna redovisar löpande varje månads prognos och utfall avseende betalflöden och saldon.
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 8 (14) 5.3 Godkända placeringsalternativ Då endast relativ kort placeringshorisont är relevant för Förvaltaren får överskottslikviditet i förekommande fall endast placeras hos Svenska staten, svenska kommuner och landsting, svenska banker, hypoteks- och bostadsfinansieringsinstitut enligt bilaga II. 5.4 Likviditetsrisk Förvaltaren skall hålla en sådan transaktionslikviditet att företagets löpande betalningsförpliktelser, nettoflödet av in- och utbetalningar, kan infrias. Som riktmärke gäller att likviditeten bör motsvara kommande tre månaders nettoutbetalningar. Som likviditet avses i detta fall medel på koncernkonto, kassa/bank samt bekräftade checkkrediter/kreditlöften där likviditet kan frigöras inom tre bankdagar. För att minska likviditetsrisken kan också pantbrev i eget förvar (helst i obelånade fastigheter) nyttjas för belåning med kort varsel och på så sätt vara en form av en kreditreserv/likviditetsbuffert. För att begränsa likviditetsrisken i samband med likvidplaceringar gäller riktlinjer enligt bilaga II. 6. Administrativ och operationell risk 6.1 Regler och rutiner För att minska den administrativa risken inom finansfunktionen måste det finnas god internkontroll, tillgång till bra informationssystem samt genomarbetade interna administrativa rutiner. För att minska administrativa risker vid transaktioner gällande upplåning, räntebindning, placering eller derivataffär ska ett internt beslutsunderlag innehållande samtliga överenskomna villkor upprättas. I beslutsunderlaget ska motivet till transaktionen framgå och undertecknas av behörig person för att sedan arkiveras. Vidare gäller, för att upprätthålla en god intern kontroll, att samtliga transaktioner omgående läggs in i lånereskontran och kontrolleras/verifieras mot erhållna handlingar och bekräftelser från motparten. Tillgång till följande informationssystem/hjälpsystem ska finnas: Likviditetsplanering, kort- och långsiktig. Lånereskontra Prolån. Registrering och uppföljning av låne- och derivattransaktioner, i huvudsak amorteringar och räntor, vilka kontrolleras/verifieras genom att jämföra att lånereskontrans uppgifter överensstämmer mot erhållna specifikationer från motparten. Elektroniskt pantbrevssystem där samtliga Förvaltarens pantbrev finns i eget registerarkiv och som förvaras i det publika arkivet hos Lantmäteriverket. Datorbaserade system som är kopplade till respektive bank och ger tillgång till engagemangsinformation, marknadsinformation och betalningstjänster. Attestregler, fullmakter, behörighetsregler, avstämningsrutiner och dokumenteringsprinciper finns och uppdateras kontinuerligt.
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 9 (14) 6.2 Motpartsrisk Med motpartsrisk avses risken för att Förvaltarens motpart, med vilken Förvaltaren genomfört lånoch/eller derivattransaktioner eller likviditetsplaceringar, inte kan fullfölja sina åtaganden enligt träffat avtal. Motpartsrisker för lån, derivat och placeringar måste därför begränsas i enlighet med de beloppsgränser som redovisas i bilaga II. 6.3 Rapportering Finansrapporter ska produceras med syfte att dels utgöra underlag för planering och beslut, dels att vara ett styr- och kontrollmedel över hur väl finansfunktionen följer finanspolicyn. Finansrapporternas innehåll, mottagare och frekvens beskrivs i bilaga III.
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 10 (14) I. Normportföljer och riskmandat Ränterisk Den av styrelsen fastställda normportföljen och maximalt tillåtna avvikelser från denna uttryckt i procentenheter följer i tabellen nedan. Normportföljen är den förfallostruktur avseende räntebindningstiden som valts som benchmark med beaktande av företagets ekonomiska och finansiella ställning samt riskbenägenhet. Andel (%) av låneportföljens volym med förfall inom respektive tidsintervall samt angivna maximalt tillåtna avvikelser: År/Löptid <1 1<3 3<5 5<7 7-10 Förfall enl norm 30 30 15 10 15 Max tillåtna avv. ± 10 10 10-5/+15 10 Riskmått: Ränteriskmandat: Den egna låneportföljens avvikelse från normportföljen med avseende på räntebindningstidens förfallostruktur. Utgörs av de maximalt tillåtna avvikelserna inom respektive löptidsintervall. Finansieringsrisk Andel lån med förfall inom 12 månader, med hänsyn taget till bekräftade löften, får inte överstiga 30 %. Genomsnittlig kapitalbindningstid, med hänsyn taget till bekräftade löften, bör inte understiga 3 år.
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 11 (14) II. Motparter och riskbelopp Motparter derivat Ramavtal har träffats med följande banker Skandinaviska Enskilda Banken (1998-05-28) Svenska Handelsbanken (1998-12-07) Nordea (tidigare Nordbanken) (1999-02-18) Swedbank (tidigare FöreningsSparbanken) (1999-03-12) Danske Bank (2010-04-01) Derivat Derivatinstrument som ingår i avtalen (samtliga) Ränteswap Ränte- och valutaswap Räntetak ("cap") Räntegolv ("floor") Räntekrage ("collar") FRA-avtal (framtida ränteavtal) Derivatoptionsavtal (optioner att träffa avtal om ovanstående derivat) Motpartsrisker skall begränsas i enlighet med nedan angivna restriktioner. Derivataffärer som innebär att angiven beloppsgräns överskrids får inte genomföras. Maximal total swapvolym för utestående derivataffärer får inte överstiga total lånevolym. Detta gäller för levande instrument. Instrument med framtida start (forward starts) får tas upp även om den totala swapvolymen då överskrider aktuell lånevolym. Detta om det kan påvisas att dessa tidsmässigt matchar en framtida nyupplåning. Motpart Nominell gräns % av exponering Max löptid SEB 2 400 tkr 70 % 10 år SHB 2 400 tkr 70 % 10 år Nordea 2 400 tkr 70 % 10 år Swedbank 2 400 tkr 70 % 10 år Danske Bank 2 400 tkr 70 % 10 år % av exponering beräknas som kvoten av motpartens swapvolym och total swapvolym. Lån Av alla kreditgivare bör 2-3 vara "huvudleverantörer" med minimum ca 15 20 % var av lånestocken. Ingen enskild långivare får dock ha över 45 % av lånestockens totala volym.
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 12 (14) Placeringar Godkända motparter vid placeringar i värdepapper, total limit 20 % av befintlig lånestock, förutsatt att styrelsen inte beslutat om tillfälligt ökad likviditet. Motpart Min rating Max löptid Instrument Svenska staten 6 mån Statsskuldväxlar Kommuner 6 mån Certifikat Svenska banker 1) A- (S&P) A3 (Moodys) 6 mån Kontoinlåning Certifikat Likvid/depåförvaltn Svenska hypoteksinstitut A- (S&P) 6 mån Certifikat A3 (Moodys) 1) Banker verksamma i Sverige och som är under finansinspektionens tillsyn
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 13 (14) III. Rapporteringsrutiner Finanschefen ansvarar för att till VD månatligen avlägga en likviditetsprognos. Vidare ansvarar finanschefen för att på månadsbasis (med uppföljning per tertialbasis) digitalt förse styrelsen med en skuldhanteringsrapport och styrelserapport. Månadsrapporterna ska distribueras senast den 15:e i varje månad. Rapport Innehåll Mottagare Likviditetsprognos Redovisar löpande under året varje månads prognos och utfall avseende betalflöden och saldon. VD Skuldhanteringsrapport Basfakta Lånevolym Antal lån och lånestorleksfördelning Snitträntor Långivarfördelning Säkerhetsfördelning Förfallostrukturer och normportfölj (räntebindning) Derivat per motpart Kapitalbindning Kapitalbindning (netto lån och löften) mot normportfölj Benchmark Avvikelse i finansportföljens förfallostruktur gällande räntebindning från normportföljen Resultatuppföljning i form av marknadsvärde mellan verklig portfölj och normportfölj VD Styrelserapport Basfakta enligt skuldhanteringsrapport Likvida medel och kreditlöften Förfalloprofil räntebindning Förfalloprofil konvertering Styrelse
FASTIGHETS AB FÖRVALTAREN 14 (14) 2011 2011-10-07 IV. Finansiella mål Bolaget ska arbeta på marknadens villkor med iakttagande av affärsmässighet i sitt handlande. Styrelsen ska över tid verka för att säkerställa och förädla värdet på bolagets tillgångar i form av bostäder, lokaler och mark. Avkastning och utdelning ska anpassas till bolagets utvecklingsmöjligheter, finansiella ställning samt behov av investeringar. Avkastningen ska vara så betryggande och på sådan nivå att ägaren inte behöver tillförsäkra bolaget nytt kapital. Avkastningen ska följa ägardirektiven, vilket för närvarande motsvarar 5,0 % på det egna kapitalet fastställt i balansräkning för moderbolaget och 10 % för dotterbolagen. Den justerade soliditeten ska långsiktigt uppgå till 35 % och den synliga soliditeten till 25-33 %. Storlek på avgiften för borgensåtagandet baseras på lånebehovet och fastställs varje år i samband med kommunfullmäktiges beslut rörande kommunens budget. För närvarande gäller 25 baspunkter på 1 587 mkr.