Översättning/mk PRINCIPER FÖR ANVÄNDNING OCH BEVILJANDE AV DE UTRYMMEN SOM BILDNINGSNÄMNDEN FÖRFOGAR ÖVER FR.O.M. 1.5.2011
1. Ansökan om användningstur Kommunfullmäktige i Sjundeå har 15.11.2010 93 utgående från 5 i bildningsnämndens och bildningsavdelningens instruktion överfört beslutanderätten gällande sitt uppgiftsområdes taxor, avgifter, inkomstgränser, hyror och övriga ersättningsgrunder på bildningsnämnden fr.o.m. 1.1.2011. Ordinarie- och tillfälliga användningsturer beviljas fr.o.m. 1.1.2011 av bildningsavdelningens enhetschef eller resultatområdets chef. Utgående från ovan nämnda instruktion: - 11 har chefen för småbarnsfostran i uppgift att åt utomstående ge tillstånd att överlåta eller hyra ut lokaler som hör till småbarnsfostran - 12 har fritidschefen i uppgift att ge tillstånd att åt utomstående överlåta eller hyra ut lokaler som hör till ungdoms-, idrotts- och kulturverksamheten - 14 beviljar rektor tillstånd att använda eller hyra skolfastighet åt utomstående Förfrågningar gällande uthyrning och fakturering av de utrymmen som bildningsnämnden förfogar över riktas till: Bildningskansliet Nina Grönroos tfn (09) 2606 1234 fornamn.efternamn@siuntio.fi Användningsturerna ansöks med en för ändamålet avsedd blankett. Ansökningsblanketter fås på Sjundeå kommuns bildningskansli och kommunens webbsidor. Ordinarie turer Med en ordinarie turer avses användningsturer som upprepas under hela reserveringsperioden. Ansökningarna gällande ordinarie turer skickas för alla utrymmens del till bildningskansliet. De årliga ansökningstiderna för ordinarie turer kungörs mera noggrant på kommunens anslagstavla och på webbsidorna. Ansökningar om ordinarie turer som anländer utanför ansökningstiden behandlas inte. Ansökningar gällande ordinarie turer skickas till: SJUNDEÅ KOMMUN Bildningsavdelningen Parkstigen 1 02580 SJUNDEÅ Tillfälliga användningsturer För ordnande av tillfälliga evenemang och tävlingar etc. beviljar kommunen förutom de ordinarie turerna även tillfälliga användningsturer. Man bör ansöka om en tillfällig användningstur senast 14 dygn före turen behövs. För skolornas del ansöks de tillfälliga turerna hos rektor för i fråga varande skola. De tillfälliga turerna beviljas huvudsakligen endast för turer som är lediga. Ansökningar om tillfälliga användningsturer skickas till: SJUNDEÅ KOMMUN Bildningsavdelningen Parkstigen 1 02580 SJUNDEÅ
Eller då det gäller skolornas utrymmen: Aleksis Kiven koulu Rektor Parkstigen 2 02580 SJUNDEÅ Sjundeå svenska skola Rektor Skolvägen 3 02580 SJUNDEÅ Päivärinteen koulu Rektor Päivärinnevägen 39 02570 SJUNDEÅ 2. Principer för utdelning av användningsturer: Användningsturer för idrottsplatserna beviljas utgående från ansökningarna i följande ordning: 1. kommunens egen verksamhet 2. idrottsföreningars i Sjundeå verksamhet som riktar sig till barn och unga (0-20 åringar), specialidrottsförbundens tävlings- och träningsverksamhet 3. idrottsverksamhet inom idrottsföreningar för vuxna i Sjundeå, ungdomsföreningars verksamhet i Sjundeå 4. verksamhet inom den grundläggande konstutbildningen 5. idrottsverksamhet inom övriga sjundeåsamfund (föräldraföreningar, egnahemsföreningar, fria idrottsgrupper etc.) 6. privatpersoners i Sjundeå idrottsverksamhet 7. idrottsverksamhet för icke ortsbor 8. övrig verksamhet Användningsturerna för de övriga utrymmena beviljas utgående från ansökningarna i följande ordning: 1. kommunens egen verksamhet 2. verksamhet i föreningar i Sjundeå vilkas verksamhet riktar sig till barn och unga (0-20 åringar), stödverksamhet för evenemang och tävlingsverksamhet 3. siuntiolaisten järjestöjen aikuistoiminta, siuntiolaisten nuorisojärjestöjen toiminta 4. verksamhet inom den grundläggande konstutbildningen 5. idrottsverksamhet inom övriga sjundeåsamfund (föräldraföreningar, egnahemsföreningar, fria idrottsgrupper etc.) 6. privatpersoners i Sjundeå idrottsverksamhet 7. övrig verksamhet Vid beviljande av användningsturerna beaktas förutom ovan stående ordningsföljd även den betydelse det ansökta evenemanget har samt hur enastående evenemanget är, t.ex. då det är fråga om idrottsevenemang serienivån. Ovan nämnda ordningsföljd gäller endast till tillämpliga delar utdelningen av de användningsturer som baserar sig på ett separat avtal som kommunen ingått med en annan part (t.ex. medborgarinstitutverksamhet). Andrahandsreserveringar: Huvudsakligen beviljas användningsturerna inte i andra hand, t.ex. på grund av väderleksförhållanden, i de fall beviljandet av turen förutsätter inhiberande av en redan beviljad användningstur. I fall en andrahands reservering beviljas uppbärs lokalhyran för alla reserveringar.
3. Mottagande, annullering och användningsavgifter gällande en beviljad tur Mottagande av en användningstur Den tjänsteinnehavare som besluter om användningsturerna skickar beslutet om beviljad användningstur till den sökande för kännedom. Då det gäller ordinarie turer bör sökanden efter att ha fått beslutet separat meddela bildningskansliet att den beviljade turen kommer att mottas. De nycklar som behövs för användandet av utrymmet överlämnas åt användaren mot beviljningsbeslutet. För nycklarna tas en pantavgift om 40 euro. Nyckeln bör returneras omedelbart efter en tillfällig användningstur och för de ordinarie turernas del då säsongen avslutats till den tjänsteinnehavare som har beviljat i fråga varande användningstur. För icke returnerade nycklar faktureras de kostnader som uppstått av den som har reserverat i fråga varande tur. Annullering av användningstur En godtagbar tid för annullering är 14 dygn i följande fall: alla reserveringar av idrottshallen, alla betydande tillfälliga reserveringar (stora evenemang) på andra idrottsplatser samt ordinarie turer på de centrala idrottsplatserna. I andra fall är den godtagbara tiden för annullering 3 dygn. I fall en reservering oberoende av användaren inte blir använd faktureras reserveringen inte. Sådana orsaker kan vara t.ex. väderleksförhållanden på utomhusidrottsplatser eller skolornas egen verksamhet i skolsalarna. För att undgå fakturering bör användaren i dessa fall själv anmäla om saken till bildningskansliet. Annullering av en tillfällig tur bör göras skriftligen eller per e-post till den tjänsteinnehavare som har beviljat användningsturen. För icke annullerad användningstur faktureras en avgift i enlighet med prislistan. Om ett utrymme behövs för ordnande av match, tävling eller evenemang har den tjänsteinnehavare som besluter om uthyrning av utrymmen rätt att annullera en användningstur helt eller tillfälligt. Om kommunen av speciella skäl behöver ett utrymme för sitt eget bruk kan en användningstur annulleras eller ändras genom att anmäla därom till den som reserverat utrymmet senast 7 dygn innan turen börjar. Den tjänsteinnehavare som har beviljat uthyrning av i fråga varande utrymme har rätt att annullera användningsturen antingen helt eller tillfälligt i det fall att användaren orsakar upprepade eller betydande skador i utrymmena eller inventarierna eller om användaren upprepade gånger försummar de direktiv som getts gällande utrymmena. Ersättande av en användningstur som tillfälligt annullerats: I princip beviljas inte någon ersättande användningstur för annullerade ordinarie turer. Ett undantag är specialidrottsförbundens tävlingsverksamhet eller sådan verksamhet som är jämförbar med den. Kommunen ersätter inte de eventuella kostnader som föranleds reserveraren för annullerad användningstur.
Användaravgift och fakturering Användargrupperna och prisen för de olika användningsturerna användargruppsvis har bestämts i handlingen Användningsavgifter för de utrymmen som bildningsväsendet förfogar över som bildningsnämnden 15.12.2010 77 och undervisningsnämnden16.12.2010 140 har godkänt. Faktureringen av de ordinarie turerna sker fyra gånger i året eller enligt överenskommelse. Räkningen skickas till den adress som sökanden meddelat. Faktureringen av tillfälliga användingsturer sker efter att turen har varit. Betalning för inte annullerad användningstur returneras och gottgörs inte. Om reserveringen inte har annullerats i god tid eller man inte har fått en annan användargrupp i stället debiteras för outnyttjad reservering normal avgift eller minst 10 euro (t.ex. avgiftsfria turer). Av den som avsiktligt har uppgett felaktiga uppgifter eller har brutit mot direktiven kan en tredubbel avgift debiteras. 4. Användningstiden, öppettiderna och det huvudsakliga användningsändamålet för utrymmena Utrymmena bör användas i enlighet med den beviljade användningstiden. Larmsystemen följer användningstiderna. I huvudsak beviljas användningsrätt till utrymmena i enlighet med användningsändamålet enligt följande presentation. Den tjänsteinnehavare som besluter om uthyrning av utrymmet styr vid behov sökanden till det utrymme som bäst motsvarar behovet. 4.1. Sporthallen 1 044 m2, konditionssalen Vinterperioden från början av augusti till slutet av maj Sommarperioden från början av juni till slutet av juli måndag - fredag kl. 15-23 lördag - söndag kl. 6 23 Huvudsaklig användning: bollspel, konditionssal 4.2 Användningstider för skolornas idrottssalar och andra utrymmen under läsåret: Höstterminen veckorna 33 50 Vårterminen veckorna 2 21 Huvudsaklig användning: Motionsutrymmena: inomhusmotion; Övriga utrymmen: möten, utbildning, klubbverksamhet 4.2.1 Motionssalen och övriga utrymmen i Aleksis Kiven koulu: måndag - fredag kl. 16.00-21.45 4.2.2 Motionssalen och övriga utrymmen i Päivärinteen koulu och Sjundeå Svenska skola: måndag - fredag kl. 16.00-21.45 lördag och söndag kl. 09.00-21.45
4.3 Användningstiden för sportplanen och andra gräsplaner Sommarsäsongen från mitten av maj till slutet av september 17.5. 30.9.2010 Går att reservera måndag söndag kl. 7.00 21.00 Huvudsakligt användningsändamål: friidrott, bollspel 4.4 Tennisplanen i kommuncentrum Måndag söndag 7.00 22.00 Skidskobanans omklädningshytt öppen kl. 9-20 Bildningschefen har 28.4.2003 45 beslutat att en del av tennisplanen i kommuncentrum under sommaren kan användas för skateboardåkning Huvudsakligt användningsändamål: Tennis, vintertid skridskobana, skateboardsåkning 4.5 Daghemmens grupputrymmen Måndag - fredag kl. 17.00 21.00 Huvudsakligt användningsändamål: möten, klubbverksamhet 4.6 Åvalla För Åvalla finns följande beslut av bestående karaktär: Bildningschefen har 22.7.2008 144 beslutat att Siuntion Koskikarat ry Sjundeå Strömstarar rf tillsvidare har rätt att använda två större och ett mindre rum i nedre våningen av Åvalla. Dessutom har de till sitt förfogande ett förrådsutrymme. Det kök som finns i fastigheten används gemensamt av andra som använder fastigheten. Ingen hyra debiteras för utrymmena. Användning: scoutrörelse, mötesutrymmen 4.7 Loket Huvudsakligt användningsändamål: mötesutrymmen, bastuutrymmen 4.8 Ungdomsutrymmet måndag fredag 17.00 23.00 Huvudsakligt användningsändamål: ungdomsverksamhet 4.9 Simstränder På simstränderena görs servicebesök veckovis. Störsviks simstrand fungerar om vintrarna som vinterbadställe. Nyckeln till vinterbadets omklädningshytt bör hämtas på bildningskansliet. Övriga simstränder har inte vinterunderhåll. 4.10 Spånbanan / skidspåret 1,8 kilometer Spånbanan är belyst kl. 06.00 22.00. Då snösituationen vintertid tillåter är skidspåret på spånbanan belyst. 4.11 Övriga skidspår Beroende på snösituationen finns det skidspår invid Sjundbyvägen och på sportplanen i kommuncentrum.
4.12 Motocross banan För motocrossbanans verksamhet svarar Siuntion moottorikerho ry. 4.13 Övriga skridsko- och sandplaner Sandplanerna invid Päivärinteen koulu och Sjundeå Svenska skola samt bollhallens plan fungerar under vintermånaderna som skridskobanor. Belysning till kl. 22.00. 5. Redskap och utrustning Användaren har rätt att under den beviljade användningsturen, i enlighet med de anvisningar som följer med beviljandet av utrymmet, använda de redskap (t.ex. mål, gymnastikmattor, anläggningar) som kommunen äger och som hör till utrymmet. Redskapen får användas endast för avsedd motionsgren och avsett ändamål. Efter användningsturen returneras redskapen till respektive plats. Även användarens egna redskap bör samlas ihop vid användningsturens slut. Sådana redskap och sådan utrustning som orsakar skada i utrymmena får inte användas. Om skador gällande redskap eller utrymmen bör omedelbart meddelas till den tjänsteinnehavare som beviljat användningsturen. 6. Förbindelse om överlåtande av nycklar Nycklarna till det hyrda utrymmet hämtas på bildningskansliet. En skriftlig förbindelse om användning och innehav av nycklarna görs med den som ansvarar för användningsturen. Ansvarspersonen överlämnar 40 euro i pant för nycklarna till den tjänsteinnehavare som beviljat utrymmet. Nyckeln får inte utan bildningsväsendets samtycke överlåtas till en annan person. Kopiering av nyckeln är strängt förbjudet. Ansvarspersonen ansvarar för förvaringen av nyckeln. Kostnader föranledda av att nycklar har förkommit debiteras användaren av turen. Om nyckeln returneras efter överenskommen tidpunkt har kommunen rätt att behålla pantavgiften. 7. Ansvarspersonens uppgifter 7.1. Den av gruppen utnämnda ansvarspersonen I sin ansökan ska gruppen utse en fullvuxen person som fungerar som gruppens ansvarsperson. Om den tjänsteinnehavare som beviljar användningsturen så besluter kan även en minderårig fungera som ansvarsperson. Om en ansvarsperson byts bör därom genast meddelas till bildningskansliet. 7.2. Ansvarspersonens uppgifter är : Att hålla dörrarna stängda under användningsturen och försäkra sig om att dörrarna stängs efteråt. Att sköta om att utrymmets fönster, dörrar och utrustning är stängda och ljusen släckta. Att se till att gruppens medlemmar använder utrymmena och dess redskap i enlighet med beviljat lov och att de uppföljer de användningstider som nämns i beslutet om turen. Att se till att det inte under användningstiden finns sådana personer i utrymmena som inte hör till gruppen.
Att se till att gruppmedlemmarna inte röker, använder rusmedel eller uppträder berusade i utrymmena. Att se till att gruppmedlemmarna använder lämpliga inneskor som inte skadar golvytan. Att sköta om att utrymmena och utrustningen är i skick under användningsturen. Att anmäla om eventuella brister gällande utrymmena och redskapen till bildningskansliet. Att övervaka att redskap och inventarier returneras till sina respektive platser efter användningsturen. Att svara för att de använda utrymmena städas upp. Att ansvara för ordningen under användningsturen genom att följa de direktiv som den tjänsteinnehavare som beviljade turen separat gett. 8. Ersättning av skada och ansvar Om skador som inträffat i utrymmen eller på redskap bör omdelbart anmälas till bildningskansliet. Användaren ersätter de skador som orsakats fastigheten eller inventarierna avsiktligt eller på grund av oaktsamhet. För förorsakat larm och för kostnaderna för detta svarar den som orsakat larmet. Sjundeå kommun ansvarar inte för olycksfall som sker i de utrymmen som bildningsväsendet förfogar över och som uthyrts under användningsturen. Sjundeå kommun ansvarar inte för användarnas personliga ägodelar och inte heller för föreningarnas egna redskap och utrustning under användningsturerna. Den tjänsteinnehavare som har beviljat uthyrning av i fråga varande utrymme har rätt att annullera användningsturen antingen helt eller tillfälligt i det fall att användaren orsakar upprepade eller betydande skador i utrymmena eller inventarierna eller om användaren upprepade gånger försummar de direktiv som getts gällande utrymmena.