Rutiner för upplåtelse av kommunens idrottshallar och gymnastiksalar

Transkript

1 1 (5) Rutiner för upplåtelse av kommunens idrottshallar och gymnastiksalar Innehåll Rutiner för upplåtelse av kommunens idrottshallar och gymnastiksalar 2 Prioritering av kundgrupper...2 Vardagskvällar kl. 16:00-22: Vardagar kl. 08:00-16:00 i Idrotts- och Håstahallen...2 Prioritering av verksamhet...3 Idrottshallen, Håstahallen och Broman stora...3 Övriga hallar/salar...3 Fördelning av matchtider...3 Idrottshallen och Håstahallen...3 Övriga hallar/salar...4 Tillfälliga bokningar...4 Avbokningar...4 Löpande/säsongs- bokningar...4 Matcher och tillfälliga bokningar...4 Hel- eller flerdagsarrangemang...4 Brytning av abonnemang vid särskilda arrangemang...4 Regler vid skollov...5 Höst- sport- och påsklov...5 Jullov...5 Sommarlov...5 Postadress: Hudiksvall Besöksadress: Norra Kyrkogatan 9 E-post: social.fritid@hudiksvall.se Tfn växel: Org.nr:

2 (5) Rutiner för upplåtelse av kommunens idrottshallar och gymnastiksalar som administreras av Social och Fritid Kommunens idrottshallar och gymnastiksalar upplåts åt föreningar till en subventionerad hyra. Tillgången på tider är begränsad och därför måste en viss prioritering göras vid fördelningen av träningstider. Begreppen förening och ungdomsverksamhet regleras i kommunens Bidragsregler. Om Bidragsreglerna ändras, ändras också betydelsen i detta dokument. Prioritering av kundgrupper Vardagskvällar kl. 16:00-22:00 Vid fördelning av träningstider från augusti till maj, i samtliga hallar och salar, prioriteras kunderna efter taxeklasserna. A/B Föreningar o Förening med ungdomsverksamhet och tävlingssäsong inomhus under vinterhalvåret o Förening med ungdomsverksamhet och tävlingssäsong utomhus under vinterhalvåret o Förening med motionsverksamhet som bedrivs inomhus o Förening med ungdomsverksamhet och huvudsaklig tävlingssäsong utomhus under sommarhalvåret C D Privatpersoners motionsverksamhet Företags friskvård för egen personal Övrig verksamhet Vardagar kl. 08:00-16:00 i Idrotts- och Håstahallen 1. Kommunens skolor år Specialidrottsprogram och särskolan på kommunens gymnasium 3. Friskolor år Kommunens övriga skolverksamhet 5. Friskolors övriga skolverksamhet

3 (5) Prioritering av verksamhet Föreningarna rekommenderas att ge förtur till ungdomar under 16 år vid fördelning av träningstider före kl. 20:00. Idrottshallen, Håstahallen och Broman stora Vardagar kl. 16:00-22:00 kan bokas för träning av föreningar. Lördagar och söndagar bokas främst för matcher i Idrottshallen och Håstahallen. Önskemål om träningstider ska lämnas in senast 31 maj. Fördelning av träningstider i dessa hallar görs vid möten under juni månad mellan kommunen och de föreningar som har tävlingssäsong inomhus under vinterhalvåret på stor plan. Övriga hallar/salar Kan bokas för träning vardagar 16:00-22:00 samt helger 08:00-22:00. Föreningar har tillgång till salarna från samma vecka skolan börjar i augusti till en vecka innan skolan slutar i juni. Övriga hyresgäster från vecka 37 till en vecka innan skolan slutar i juni. Fördelning av tider görs efter prioriteringsordningen. Önskemål om träningstider för föreningar med inomhus- och motionsverksamhet ska lämnas in senast 31 maj. Besked om tilldelad tid lämnas via e-post under juni månad. Önskemål om träningstider för föreningar med utomhusverksamhet samt för privatpersoner och företag ska lämnas in senast 15 augusti. Besked om tilldelad tid lämnas via e-post i månadsskiftet augusti/september. Fördelning av matchtider Önskemål som inkommer senare än nedan angivna datum, och efter matchfördelningen är klar, får tid i mån av plats. Idrottshallen och Håstahallen Fördelning av matchtider görs i juni månad inför kommande säsong. Fördelningen sker i samarbete mellan kommunen och föreningarna vid träffar. Vid krockar gäller följande prioriteringsordning: 1. Nationella och regionala tävlingar sanktionerade av förbund 2. Seriematcher/sammandrag sanktionerade av förbund 3. Cuper och matcher initierade av förening 4. Träningsmatcher

4 (5) Önskemål om tävlingar som är en hel dag eller helg ska lämnas in senast 31 maj. Föreningar med lag i seriespel ska lämna besked om hur många lag de anmält, och därmed behöver matchtider åt, senast 31 maj. Matcher som spelas vardagar ska spelas på föreningens egen träningstid. Om man lånar tid av en annan förening ska den förening som lånar ut avboka sin tid. Övriga hallar/salar Önskemål om tävlingar i övriga hallar ska lämnas in senast 31 maj för att ha förtur före träningar. Tillfälliga bokningar Är alla ansökningar om bokning som inkommer under pågående säsong. Bokningsförfrågningar som skickas via e-post från bokningssidan tas om hand under kontorstid på vardagar. Bokningen gäller när hyresgästen fått en bekräftelse via e- post, telefon eller post. Bokningar måste vara Fritiden tillhanda två vardagar före önskad tid, inför helger senast torsdag morgon, för att hinna tas om hand. Undantag, se skollov. Avbokningar Löpande/säsongs- bokningar Kan bokas av fram till ett dygn före bokad tid. För helger gäller att meddelande om avbokning ska ha nått Fritiden senast fredag morgon. Lämnas träningstid till annat lag inom föreningen ska det meddelas till Fritiden. Tilldelad träningstid får inte överlämnas till annan förening utan ska avbokas. Matcher och tillfälliga bokningar Kan bokas av fram till ett dygn före bokad tid. För helger gäller att meddelande om avbokning ska ha nått Fritiden senast fredag morgon. Avbokning i efterhand kan medges i undantagsfall vid sjukdom eller annan extrem händelse. Hel- eller flerdagsarrangemang Ska avbokas minst en vecka före bokad tid. Samma gäller om tiden ska justeras. Brytning av abonnemang vid särskilda arrangemang Social och Fritid förbehåller sig rätten att bryta ordinarie bokningar för att disponera lokalerna för andra ändamål av allmänt intresse.

5 (5) Regler vid skollov Höst- sport- och påsklov På dessa lov gäller ordinarie bokningar i alla hallar och salar. Tider som inte ska utnyttjas ska bokas av i god tid, helst vid terminsstart, men senast måndag veckan innan lovet startar. Nya bokningar ska vara Fritiden tillhanda senast måndag veckan innan lovet startar. Jullov Ordinarie bokningar gäller i alla hallar och salar utom Idrottshall A och B, Håstahallen och Broman stora. Tider som inte ska utnyttjas i övriga hallar/salar ska bokas av i god tid, helst vid terminsstart, men senast en vecka innan lovet startar. Nya bokningar ska vara Fritiden tillhanda senast måndag veckan innan lovet startar. Önskemål om träningstider under jullovet på Idrottshallen, Håstahallen och Broman stora, som inkommer fram till vecka 44, fördelas under vecka 45 efter prioriteringsordningen, och bokas in i schemat. Mellan vecka 45 till 50 kan alla boka kvarvarande lediga tider. Sommarlov Under sommaren hyrs inte skolornas salar/hallar ut. I Idrottshallen och Håstahallen kan föreningarna göra sommarbokningar. I dessa hallar delas sommarperioden upp i två delar, den första från 1 maj till midsommar och den andra från veckan efter midsommar fram till skolan startar omkring 20 augusti. Idrottshall B har samma bokningsperiod som skolorna men hyrs även ut under sommarlovet. För båda perioderna gäller att ansökan ska vara inlämnad senast 30 april. Under den första perioden kan nya bokningar tas emot löpande om det finns möjlighet p.g.a. underhåll av lokalerna. Under den sista perioden är möjligheten att ta emot nya bokningar starkt begränsad. Social och Fritid